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ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

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Sommaire

Contexte

Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) a effectué une vérification de la tenue des documents électroniques au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) dans le cadre d'une vérification horizontale de plus grande portée entreprise par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Le présent rapport traite uniquement du Secrétariat en tant que grand organisme. Si le BCG a élaboré le programme de vérification, le BVIE a pour sa part exécuté l'examen détaillé et les procédures de vérification supplémentaires afin de permettre la présentation d'un rapport de vérification autonome pour le Secrétariat.

Objectif et portée

La vérification visait à fournir l'assurance selon laquelle le cadre de contrôle de gestion pour la tenue des documents électroniques est en place et donne accès à des renseignements actuels et pertinents à l'appui du processus décisionnel à l'échelle organisationnelle.

La portée de la vérification s'est limitée aux données électroniques non structurées (données qui ne sont pas produites par les systèmes intégrés, comme le SAP) et était divisée selon les cinq champs d'enquête suivants relevés par le BCG au cours de l'étape de la planification :

  • Politique et gouvernance;
  • Ressources humaines et capacité;
  • Architecture d'information intégrée;
  • Outils et applications de la gestion de l'information;
  • Gestion de l'information et prestation des services.

Principales constatations

Voici les principales constatations découlant de la vérification :

  • Politique et gouvernance : Le Secrétariat dispose d'un cadre de gouvernance qui définit les rôles et les responsabilités en matière de gestion de l'information à l'appui de la tenue non structurée des documents électroniques à chaque palier. Même si d'importants processus de surveillance et de rapport sont en place, l'amélioration de la planification, de la mesure du rendement et du suivi de la conformité permettrait de renforcer davantage le cadre de gouvernance.
  • Ressources humaines et capacité : Certains processus favorisent le perfectionnement d'une main-d'œuvre hautement qualifiée, mais des améliorations sont possibles. En particulier, les membres du personnel ne tirent pas tous profit des ressources d'apprentissage mises à leur disposition et il est possible d'améliorer la planification de ces activités.
  • Architecture d'information intégrée : Le Secrétariat n'a pas systématiquement mis au point des processus et une architecture d'information qui tiennent compte des risques, des mécanismes de contrôle et des exigences opérationnelles liés à la gestion de l'information. Les pratiques utilisées varient d'un secteur et d'un groupe d'utilisateurs à un autre.
  • Outils et applications de la gestion de l'information : La mesure dans laquelle les méthodes, les mécanismes et les outils clés ont été élaborés et adoptés pour faciliter la tenue des documents ministériels au Secrétariat varie d'un secteur à l'autre et peu de pratiques harmonisées sont utilisées à l'échelle de l'organisme.
  • Gestion de l'information et prestation des services : Les pratiques en matière de tenue de documents n'ont pas été adoptées dans l'ensemble de l'organisation afin d'assurer le caractère actuel, l'exactitude et l'accessibilité de l'information.

Conclusion

Nous concluons avec un haut degré d'assurance que, même si les principaux éléments d'un cadre de contrôle de gestion pour la tenue non structurée des documents électroniques sont en place au sein du Secrétariat, quelques améliorations significatives doivent être apportées afin de permettre la communication de renseignements actuels et pertinents à l'appui de la prise de décisions et des pratiques générales de gestion de l'information.

Recommandations

Les recommandations suivantes ont trait à la gestion des renseignements électroniques non structurés et sont présentées au dirigeant principal de l'information (DPI) du Secrétariat. Il est entendu que, même si notre vérification portait principalement sur la tenue des documents électroniques en général, les recommandations suivantes pourraient tout aussi bien servir à la gestion de l'information dans son ensemble.

  1. Que le DPI définisse les attentes et les mesures de rendement relatives aux stratégies et activités opérationnelles en matière de gestion de l'information et que, régulièrement, il examine les résultats obtenus au regard de ces attentes (y compris en ce qui concerne la conformité) et en fasse rapport.
  2. Que le DPI définisse les rôles et les responsabilités en matière de surveillance et de présentation de rapports pour la gestion de l'information afin de répondre aux besoins du Secrétariat et de s'assurer que les stratégies liées à la gestion de l'information sont mises en œuvre et que les objectifs connexes sont atteints. À cette fin, il devrait tirer parti des connaissances des secteurs et définir les responsabilités de ces derniers à l'égard de la gestion de l'information, et ce, tout en respectant les responsabilités générales de régie de la gestion de l'information assumées par les Services de gestion de l'information de l'entreprise (SGIE) du Secrétariat. Lorsque ces rôles et responsabilités seront définis, il faudra les faire approuver par les comités de gouvernance du Secrétariat afin de s'assurer qu'ils seront acceptés.
  3. Que le DPI recense les pratiques de gestion de l'information existantes et qu'il détermine les pratiques pouvant être adoptées dans l'ensemble du Secrétariat. Sur cette base, les SGIE devraient élaborer des pratiques et outils de gestion de l'information à l'échelle de l'organisme, s'il y a lieu, en s'assurant de mettre à contribution les capacités de chaque secteur afin de faciliter leur élaboration et leur mise en œuvre.
  4. Que le DPI, en collaboration avec les secteurs, effectue une analyse des lacunes inhérentes au cycle de vie de la gestion de l'information pour les documents électroniques afin de garantir l'adoption de pratiques uniformes en ce qui concerne le cycle de vie de la gestion de l'information à l'échelle du Secrétariat et des dépôts d'information. Il veillera ainsi à ce que :
    • les besoins et les processus en matière d'information soient définis, consignés et examinés régulièrement pour tous les groupes d'utilisateurs du Secrétariat;
    • les politiques et le programme de formation soient mis à jour afin de soutenir la mise en application uniforme des pratiques et de répondre aux besoins des utilisateurs du Secrétariat.

La réponse et le plan d'action de la direction élaborés par le Secrétariat sont présentés à l'Annexe D.