Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

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Annexe C : Liste des principales pratiques de gestion de l'information

Au cours de notre vérification, nous avons relevé plusieurs pratiques de pointe ou rigoureuses à l'appui des activités de gestion de l'information. Nous avons recensé ces pratiques dans le cadre de nos entretiens et de l'examen de la documentation, puis les avons confirmées auprès des Services de gestion de l'information de l'entreprise (SGIE) de la Direction de la gestion de l'information et de la technologie (DGIT).

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des pratiques employées par le Secrétariat et nous sommes conscients que d'autres pratiques de pointe ou rigoureuses peuvent être utilisées par les secteurs visés par notre vérification ainsi que par d'autres groupes du Secrétariat.

Résumé Éléments du CRG Description et analyse

1. Champion, représentant responsable de la gestion de l'information ou groupe de travail sur la gestion de l'information

  • Responsabilités
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement

Plusieurs secteurs et divisions ont commencé à définir et à déléguer des responsabilités précises en matière de gestion de l'information au sein de leur organisation et, ce faisant, elles ont eu tendance à élaborer des pratiques plus rigoureuses. Les personnes auxquelles des responsabilités étaient déléguées ont souvent été appelées à orienter, à élaborer ou à mettre en œuvre de nouveaux outils ou processus de gestion de l'information dans le but d'améliorer les pratiques en la matière au sein des secteurs.

Les responsables de la gestion de l'information pourraient tirer profit de ces outils et pratiques afin de favoriser la diffusion ou la mise au point de pratiques de gestion de l'information, et de combler leurs besoins sur les plans de la surveillance et de l'établissement de rapports.

2. Système de gestion des dossiers
  • Gérance

Nous avons constaté que plusieurs groupes au sein du Secrétariat chargés d'effectuer des examens, de prodiguer des conseils et de formuler des commentaires ont élaboré un système électronique désigné « système de gestion des dossiers » pour assurer un suivi de leurs activités. De tels systèmes servent à exercer un contrôle sur le processus de partage de l'information et à s'assurer que les activités accomplies sont uniformes et consignées.

Les organisations ayant mis en place des systèmes de gestion des dossiers avaient souvent obtenu l'appui de la haute direction et demandé la collaboration des utilisateurs afin de mettre au point une solution qui répondrait à leurs besoins en matière de gestion de l'information et, par conséquent, qui appuierait plus efficacement leurs pratiques inhérentes au cycle de vie de la gestion de l'information. Elles ont :

  • planifié en fonction de leurs besoins;
  • trouvé une solution;
  • mis en œuvre la solution;
  • mis au point et défini les outils (manuels, guides de consultation rapide, etc.) qui simplifient l'emploi des pratiques de gestion de l'information.

Si nous avons observé que plusieurs genres de systèmes étaient utilisés, il y aurait peut-être lieu, étant donné qu'il s'agit d'une pratique commune pour les secteurs du Secrétariat, de donner à d'autres groupes l'accès à ces systèmes.

3. Formation obligatoire
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement

Les secteurs et divisions qui emploient des pratiques de gestion de l'information plus avancées par rapport à d'autres groupes du Secrétariat ont élaboré et instauré des activités obligatoires d'apprentissage pour s'assurer que le personnel responsable de la gestion de l'information est au fait de ses responsabilités et des outils et pratiques du domaine, ainsi que de la façon de les utiliser. Qui plus est, les activités d'apprentissage étaient souvent élaborées en raison d'un changement imminent aux processus et servaient donc à soutenir les activités de gestion du changement.

4. Documentation sur la gestion de l'information
  • Gérance

Le Secrétariat possède des documents de portée générale qui encouragent le recours à de bonnes pratiques en matière de gestion de l'information. Ces outils renferment des conseils généraux à l'intention de tous les employés du Secrétariat sur des sujets liés à la gestion de l'information (comme les attentes, les rôles et responsabilités, et la façon d'établir des pratiques plus précises en la matière).

Les documents propres aux secteurs et aux divisions ont été préparés par plusieurs secteurs et divisions et sont inspirés d'autres guides traitant de la gestion de l'information. Dans certains cas, ces documents regroupent une série de documents stratégiques qui permettent aux utilisateurs de trouver en un seul et même endroit toute l'information dont ils ont besoin. Ils fournissent en outre des conseils précis sur :

  • le stockage de l'information pour faciliter les activités de recherche et d'extraction au sein du secteur;
  • la documentation du cheminement de l'information de la division.
5. Convention normalisée de dénomination des documents
  • Gérance

Plusieurs secteurs ont adopté ou élaborent des conventions normalisées de dénomination. Grâce à une convention normalisée de dénomination des documents, les utilisateurs peuvent plus facilement procéder au stockage, à la recherche et à l'extraction de données. 

La mise en place d'une norme ministérielle rendrait les activités de stockage, de recherche et d'extraction beaucoup plus efficaces à l'échelle du Secrétariat. Les processus individuels et indépendants peuvent constituer des obstacles artificiels au stockage, à la recherche et à l'extraction de l'information parmi les groupes d'utilisateurs.

6. Politiques et procédures sur la désaffectation et la disposition des documents
  • Gérance
  • Responsabilisation

Différents groupes au sein de l'organisme ont adopté des pratiques pour la disposition des ressources documentaires et le transfert de ces ressources depuis leur secteur. La disposition permet de garantir que les coûts d'entreposage cessent d'augmenter et correspondent aux besoins.

Toutefois, si le Secrétariat ne met pas en place des activités de disposition, la quantité d'information en sa possession continuera d'augmenter.