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ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques
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Énoncé d'assurance
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) a effectué une vérification de la tenue des documents électroniques au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) dans le cadre d'une vérification horizontale de plus grande portée entreprise par le Bureau du contrôleur général (BCG). La vérification du BCG porte sur les responsabilités de trois organismes centraux et d'un échantillon de 17 grands ministères et organismes et donnera lieu à la publication d'un rapport de vérification distinct mettant l'accent sur les résultats à l'échelle du gouvernement.
Le présent rapport traite uniquement du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant que grand organisme. Si le BCG a élaboré le programme de vérification, le BVIE a pour sa part exécuté l'examen détaillé et les procédures de vérification supplémentaires afin de permettre la présentation d'un rapport de vérification autonome pour le Secrétariat.
La présente vérification visait à fournir l'assurance selon laquelle le cadre de contrôle de gestion pour la tenue des documents électroniques est en place et donne accès à des renseignements actuels et pertinents à l'appui du processus décisionnel à l'échelle organisationnelle. La vérification a eu lieu de février 2011 à juillet 2011 et portait sur des activités accomplies au cours des exercices 2010-2011 et 2011-2012. En particulier, la vérification a porté sur les cinq champs d'enquête suivants :
- Politique et gouvernance;
- Ressources humaines et capacité;
- Architecture d'information intégrée;
- Outils et applications de la gestion de l'information;
- Gestion de l'information et prestation des services.
Nous concluons avec un haut degré d'assurance que, même si les principaux éléments d'un cadre de contrôle de gestion pour la tenue non structurée des documents électroniques sont en place au sein du Secrétariat, quelques améliorations significatives doivent être apportées à l'Architecture d'information intégrée, aux outils et applications de gestion de l'information et à la gestion de l'information et à la prestation des services afin de permettre la communication de renseignements actuels et pertinents à l'appui de la prise de décisions et des pratiques générales de gestion de l'information.
La réponse et le plan d'action de la direction élaborés par le Secrétariat sont présentés à l'Annexe D.
La démarche de vérification comprenait des entrevues avec des fonctionnaires du Secrétariat, un examen de la documentation ainsi que le contrôle et l'analyse détaillés de données administratives. Nous avons interrogé certains membres du personnel afin de bien saisir les pratiques de gestion de l'information employées au sein du Secrétariat et avons examiné divers documents pour confirmer nos constatations. Le BCG a fourni un plan de travail et un programme pour la première étape de l'examen. Le plan de travail faisait état des autres travaux liés à la vérification que devaient accomplir les membres du personnel du BVIE au cours de la deuxième étape afin de donner des assurances supplémentaires dans certains domaines. D'autres entrevues et un examen de la documentation ont aussi été réalisés. Lorsque cela était justifié, des contrôles par sondages dépassant les exigences du BCG étaient effectués pour faciliter l'élaboration d'un rapport de vérification distinct pour le Secrétariat.
L'approche et la méthodologie inhérentes à la présente vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l'Institut des vérificateurs internes.
De l'avis professionnel du dirigeant principal de la vérification, un nombre suffisant de procédures de vérification pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion présentée dans ce rapport. Cette opinion repose sur une comparaison de la situation au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification préétablis. Elle s'applique uniquement aux entités examinées et à la période précisée.
