ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

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Section II – Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique

Le public a accès de façon rapide et adéquate aux processus judiciaires de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l’impôt.

Le Service n’a qu’un seul résultat stratégique d’ensemble qui décrit sa raison d’être. Un système judiciaire efficace et efficient dépend d’un accès facile, pour les plaideurs, au greffe des cours et d’une gestion efficace des dossiers et des audiences pour aider les juges à exercer leurs fonctions judiciaires. Le Service axe ses efforts sur la modernisation et l’amélioration des services tant pour le public que pour les juges.

Pour y arriver, le Service a établi un objectif à long terme visant à garder des dossiers complètement électroniques. Cela permettra un accès plus facile et plus opportun aux documents, réduira les copies papiers produites et gardées et rendra plus efficace la gestion des dossiers.

Le Service s’emploie donc à mettre à l’essai et à mettre en œvre des technologies habilitantes telles que le dépôt électronique, l’enregistrement audionumérique, la numérisation de documents et la transmission électronique de décisions aux parties et aux éditeurs. L’élaboration du SGI, qui vise la réception, la conservation et la gestion des documents et d’autres renseignements des dossiers de la cour, est au cœur de cette initiative.

Simultanément, l’organisme examine continuellement ses processus internes pour éliminer les retards et les incohérences et élabore des normes de service internes et externes pour garantir que les plaideurs et les juges reçoivent un soutien efficace et efficient de la part du Service.

Activité de programme par résultat stratégique

Activité de programme – Services du greffe

Les Services du greffe traitent les documents légaux ainsi que les demandes de contrôle judiciaire sous la juridiction de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.  Ces services assurent la gestion des dossiers de cour et le fonctionnement adéquat du processus judiciaire et de l'accès aux cours.

Les Services du greffe sont fournis par l’entremise de dix points de service partout au Canada et des protocoles d’entente ont été négociés avec plusieurs organismes provinciaux et territoriaux pour la réception de documents judiciaires et l’utilisation de salles d’audience dans huit endroits additionnels.

Activité de programme : Services du greffe
Ressources financières 2008-2009 (millions de dollars)			Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
39,5	44,0	42,2	409	377	32

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement	Sommaire du rendement
Sensibilisation aux processus judiciaires et compréhension de ceux-ci afin de garantir que le public et les parties aient accès aux cours	Niveau de sensibilisation au processus judiciaire et compréhension du processus	Amélioration de la formation opérationnelle des employés	Satisfait dans une certaine mesure	Formation des nouveaux employés et des employés existants  Améliorations ciblées au programme de formation
		Soutien accru aux plaideurs qui se représentent euxâ€'mêmes	Satisfait à presque tous	Amélioration du contenu du site Web de la Cour fédérale Clarté accrue des lettres de renseignements envoyés aux plaideurs Ordinateurs pour le public installés dans les régions de l'Ouest, à Toronto et à Ottawa
	Quantité et qualité des produits de renseignement	Examen des brochures d'information et du contenu du site Web	Satisfait à tous	Renseignements examinés et mis à jour
				Brochures mises à jour
Accès aux cours aussi rapidement que possible, avec le moins de difficultés possible grâce au service à la clientèle, à la qualité des conseils, aux processus efficaces et opportuns et à la prestation d'un service impartial	Quantité et type de procédures en fonction de l'adresse du bureau et de la langue	Parité avec 2007â€'2008	Dépassé	Augmentation générale de 2,8 % par rapport à 2007â€'2008
	Délais moyens des procédures par type et par niveau de complexité	Identification des fonctions clés du greffe et ébauche des normes de service	Satisfait à presque tous	Ébauche des normes de service terminée
	Quantité d'inscriptions enregistrées par région	Parité avec 2007â€'2008	Satisfait à tous	99,7 % des résultats de 2007â€'2008
Déroulement fluide et approprié des audiences	Niveau de satisfaction des tribunaux et des parties aux audiences en ce qui a trait aux principaux services à la clientèle tels que le caractère adéquat des installations, des employés, de l'équipement, de la sûreté et de la sécurité aux audiences, etc.	Augmentation du niveau de satisfaction	Satisfait à tous	Un suivi informel auprès des juges a démontré une augmentation de la satisfaction et un niveau d'erreur très bas
		Préparation d'un sondage pour les juges	Satisfait à tous	Le sondage a été préparé et les juges en chef l'ont approuvé – doit être diffusé en 2009-2010
		Préparation d'un sondage pour les employés	Satisfait à tous	Sondage préparé – doit être diffusé en 2009-2010
Un système durable de services pour les cours qui permet une meilleure utilisation de la technologie, une optimisation des ressources et une optimisation de la valeur de l'argent dépensé	Résultats des initiatives en matière de modernisation en fonction des améliorations aux processus internes, à la gestion des instances et à la meilleure utilisation de la technologie, etc	Mise en œuvre de la phase 1 du SGI	Satisfait à tous	Phase 1 du SGI mise en œuvre
		Élaboration de la phase 2 du SGI	Satisfait à tous	Phase 2 du SGI élaborée – doit être mise en œuvre au cours de l'année à venir Ressources prévues et plan établi pour l'élaboration des cinq phases restantes
		Augmentation de l'utilisation des nouvelles technologies	Satisfait à tous	Utilisation étendue du dépôt électronique, de la transmission électronique des jugements et du balayage électronique Demande de propositions préparée pour le système d'enregistrement audionumérique
	Étendue des processus intégrés dans les cours	Harmonisation des processus du greffe dans tous les bureaux, tout en respectant les différences des cours	Satisfait à tous	Processus clés harmonisés, comptoir unique pour la CAF, la CF et la CACM à l'immeuble TDM Rôle des greffiers clarifié au sujet des procédures dans la RCN et dans les régions

Avantages pour les Canadiens

La prestation opportune et efficace de services de greffe aux Canadiens facilite leur accès au système judiciaire. Les parties qui comparaissent devant les cours – qu’il s’agisse d’avocats, d’agents ou de membres du public – s’attendent à des services de grande qualité pour que leur affaire soit entendue et tranchée avec effort et délai minimaux. Le greffe fournit des services tels que les renseignements sur les procédures, la réception de documents, la création et la conservation de dossiers, l’établissement du calendrier des audiences, le soutien en cours d’audience, la préparation et l’émission de décisions, et ainsi de suite. Les particuliers peuvent obtenir l’accès aux Services du greffe en personne dans dix bureaux permanents au pays, par téléphone ou sur les sites Web des cours. Dans l’année à venir, une vision pour la transition stratégique et prudente vers des dossiers complètement électroniques pour les quatre cours sera énoncée, ce qui améliorera grandement la qualité des services offerts aux Canadiens.

Analyse du rendement

Pendant la période d’examen, la gouvernance du projet du SGI s’est grandement renforcée et cela a permis un progrès important, soit la mise en place de la phase 1 du projet en mai 2008 et la mise en place à venir de la phase 2 en 2009-2010.

L’étendue du dépôt électronique de documents a grandement augmenté en 2008-2009. La Cour canadienne de l’impôt permet le dépôt électronique de tous les documents, et un Avis à la communauté juridique de la Cour fédérale, en novembre 2008, a annoncé que les documents pour tous les types de procédures pouvaient maintenant être déposés par voie électronique. De plus, un groupe de travail avec l’Agence du revenu du Canada a été constitué afin que l’Agence augmente le nombre de documents qu’elle dépose par voie électronique. Par conséquent, le nombre de documents reçus électroniquement a plus que doublé, passant de 6 673 en 2007‑2008 à 15 020 en 2008‑2009.

Comme le dépôt électronique est la méthode privilégiée pour la saisie numérique des documents, une évaluation des différentes approches de dépôt électronique aura lieu au cours de l’année à venir et les résultats aideront le Service à élaborer une stratégie à long terme.

Le déménagement des opérations du greffe de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada à l’immeuble Thomas D’Arcy McGee en décembre 2008 a permis d’établir un comptoir unique permettant au public d’obtenir les Services du greffe de ces cours.

Des ébauches de normes de services ont été préparées au cours de l’année, après un examen des processus internes qui a ciblé les pratiques exemplaires et les occasions d’harmoniser et de simplifier la façon dont nous menons nos activités. Ces normes de service seront finalisées, approuvées, mises en application et suivies au cours de l’exercice financier à venir.

Leçons apprises

Le projet du SGI a été financé à l’interne par le Service au cours des dernières années. Des problèmes techniques et du changement dans le personnel ont entraîné des retards dans la date de livraison prévue. Les Services conseils du gouvernement ont signé un contrat vers la fin de l’exercice 2008-2009 pour entreprendre un examen de tiers indépendant de la gestion du projet. On s’attend à ce que les résultats de cet examen donnent des renseignements au sujet de la gouvernance du projet et le renforcent afin de garantir que le produit final répond aux exigences des utilisateurs, optimise les ressources et ne subisse aucun autre retard.

Au cours de l’année, les Services du greffe ont eu à composer avec un taux important de postes vacants, ce qui a entraîné une augmentation des heures supplémentaires ainsi que de la fatigue chez les employés et des efforts soutenus ont été déployés pour la tenue d’activités de dotation. En travaillant de près avec les Services des ressources humaines, ces processus de dotation devraient être complétés tôt au cours de l’année à venir, ce qui apportera stabilité et soulagement à l’équipe. Le perfectionnement des compétences essentielles pour les Services du greffe est en cours et la mise en place d’un plan des ressources humaines permettra la mise en œuvre d’une stratégie proactive en matière de dotation.

Activité de programme – Services judiciaires

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges grâce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, des chauffeurs, des huissiers-audienciers et du personnel de la bibliothèque. Sont notamment offerts du soutien administratif, des services de recherche, de documentation, de révision, d’édition, et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de prêter main-forte aux juges afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs fonctions juridiques en temps opportun.

Activité de programme : Services judiciaires
Ressources financières 2008-2009 (millions de dollars)			Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
23,1	27,2	25,9	221	218	3

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement	Sommaire du rendement
Les juges ont les outils et les ressources dont ils ont besoin afin d'exercer leurs fonctions en temps opportun	Degré de satisfaction des tribunaux en ce qui a trait aux services offerts	Soutien des adjointes judiciaires et des auxiliaires juridiques disponible dans les 24 heures	Satisfait à presque tous	Système instauré de soutien continu d’adjointes judiciaires Système d’alternance instauré pour assurer la disponibilité des auxiliaires juridiques
		Réponse de la bibliothèque dans les deux heures	Satisfait à presque tous	Étudiants, employés occasionnels et personnel d’agences utilisés selon les besoins pour garantir un service en temps opportun Amélioration du niveau de satisfaction des juges
Les membres du Barreau et les plaideurs comprennent mieux le fonctionnement des cours et y sont sensibilisés	Rétroaction du Barreau et des plaideurs	Réunions périodiques de la magistrature et du Barreau et de divers comités spécialisés de liaison du Barreau	Satisfait à tous	Modifications périodiques aux Règles en fonction des commentaires des intervenants
		Réunions périodiques du Comité des règles	Satisfait à tous	Élaboration de lignes directrices spécialisées en matière de pratique à la Cour fédérale pour aider les plaideurs
		Séances portes ouvertes des cours	Satisfait à tous	Élaboration d’outils de soutien pour les plaideurs qui se représentent eux‑mêmes
Les intervenants principaux et le public reçoivent des renseignements à temps pour les affaires présentées à la cour au sujet de l'état de la procédure et des jugements	Niveau de satisfaction des intervenants principaux et du public en ce qui a trait à la présentation opportune des renseignements et à la précision des renseignements	Décisions affichées sur le site Web dans les 48 heures suivant la communication	Satisfait à presque tous	Les problèmes en matière de processus qui pourraient causer des délais ont été ciblés et réglés
		Traductions affichées sur le site Web dans les six mois suivant la décision	Satisfait à presque tous	Les causes des retards entre la réception des traductions et l’affichage ont été identifiées
		Communication de bulletins spéciaux pour les médias pour les décisions qui ont un intérêt public particulier	Satisfait à presque tous	Environ 50 bulletins pour les médias ont été communiqués ou affichés. Certaines décisions qui présentaient un grand intérêt n’ont pas été visées par le processus des bulletins
		Réponses aux demandes de renseignements du public et des médiats pour la Cour fédérale dans les 24 heures	Satisfait à tous	Plus de 500 réponses en temps opportun aux demandes de renseignements du public et des médias; rétroaction positive de la Tribune de la presse parlementaire
Une meilleure réponse aux besoins du Barreau et des plaideurs via une meilleure compréhension de leurs besoins	Portée de la mise en application par le Service des suggestions présentées par le Barreau et les plaideurs	Suivi au sujet de la rétroaction du Comité de liaison entre la magistrature et le Barreau, d’autres comités spécialisés de liaison avec le Barreau et des réunions du Comité des règles dans les six mois	Satisfait à presque tous	Élaboration des lignes directrices en matière de pratique de la Cour fédérale (p. ex. les litiges complexes en propriété intellectuelle ou le droit autochtone) pour aider les plaideurs
	Niveau de satisfaction du Barreau et des plaideurs quant à la volonté du Service d’agir	Lancement du processus pour la publication des modifications aux Règles de procédure dans les six mois suivant la réunion semestrielle	Satisfait à presque tous	Résolution d’autres problèmes en matière de pratique du greffe et de la Cour identifiés par le Barreau

Avantages pour les Canadiens

Les Services judiciaires fournissent une gamme de services et de soutien direct aux juges des quatre cours. Ces services comprennent le soutien administratif, les services de bibliothèque, la recherche juridique, les services des chauffeurs et à des préposés à l’audience, la traduction et la révision. Le bon déroulement des procédures judiciaires et la capacité des juges d’entendre et de trancher des affaires de façon efficace et opportune sont essentiels au bon fonctionnement du système judiciaire. Le Service travaille en étroite collaboration avec les juges afin de garantir qu’il répond à leurs besoins pour qu’ils puissent consacrer leur temps et leur énergie à l’audition d’affaires et au prononcé de décisions, ce qui est à l’avantage des plaideurs.

Analyse du rendement

Les Services judiciaires ont travaillé en étroite collaboration avec la magistrature en 2008‑2009 afin de cibler les irritants et les problèmes qui ont des répercussions négatives sur la capacité des juges de remplir leurs fonctions de façon opportune et efficace. Du point de vue organisationnel, il a été décidé de transférer aux Services judiciaires les unités responsables de la traduction, de la révision, de la distribution et de l’affichage des jugements à partir des Services internes afin de mieux gérer ces processus. Un examen complet de l’affichage des jugements et de l’affichage subséquent des traductions a été entrepris et des points importants ont été ciblés. La rationalisation du processus d’embauche d’adjointes judiciaires qualifiées pour aider les juges était une priorité et les Services judiciaires ont travaillé en collaboration avec les Services des ressources humaines pour trouver des solutions. En général, les juges ont été satisfaits à ce jour des progrès atteints dans ces domaines importants.

Leçons apprises

Les Services judiciaires ont noté plusieurs problèmes en matière de rendement, qui ont été réglés ou qui sont en voie de l’être. Certains retards entre l’émission des décisions et leur affichage sur le site Web étaient liés à des processus de communications internes, qui ont en général été réglés. Les causes des délais entre la réception de la traduction d’une décision et son affichage sur le site Web ont été ciblées. Les causes qui relèvent du Service sont en voie d’être réglées, alors que dans certains cas, une intervention judiciaire est requise. Enfin, des moyens novateurs et proactifs de répondre aux délais en matière de dotation des postes d’adjointes judiciaires ont été examinés et mis en place afin de réduire les délais dans l’embauche de personnel qualifié.