ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2004-07) - Archivé

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Partie 8  Services et accueil

8.1  Stationnement

Une aire de stationnement appartenant à l'État est attribuée pour le véhicule du ministre, à proximité de son cabinet.

Le chef de cabinet d'un ministre a droit à une remise de 50 p. 100 de ses frais mensuels de stationnement, que ce soit dans un stationnement appartenant à l'État ou loué par celui-ci ou encore dans un stationnement commercial. Cependant, le montant remboursé pour le stationnement commercial ne doit pas dépasser la moitié du taux mensuel établi pour le stationnement dans un stationnement appartenant à l'État ou loué par celui-ci dans le secteur. Ce remboursement est considéré comme un avantage imposable lorsque le taux payé par l'employé ne correspond pas à la juste valeur marchande.

Tous les autres membres du personnel doivent payer leur stationnement dans les zones de stationnement de l'État aux taux fixés pour les fonctionnaires.

8.2  Aide à la réinstallation

Un ministre ou un ministre d'État peut, à sa discrétion, rembourser les frais de réinstallation des personnes nommées qui acceptent un emploi à titre de membre du personnel exonéré. Les frais de réinstallation ne sont habituellement pas remboursés à une personne qui en est à une première nomination à titre d'employé exonéré à un poste inférieur à celui de chef de cabinet, de conseiller principal en politiques, de directeur des communications ou de directeur des affaires parlementaires. Cependant, une telle aide peut être négociée entre le ministre ou le ministre d'État et la personne concernée en vertu des Dispositions spéciales sur la réinstallation (partie 3 – Frais de réinstallation – Personnel du cabinet des ministres) qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/menu-travel-voyage-fra.asp.  L'aide à la réinstallation qui a été négociée pour ces personnes serait payée à même le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État. L'aide à la réinstallation offerte aux personnes nommées à un poste de chef de cabinet, de conseiller principal en politiques, de directeur des communications ou de directeur des affaires parlementaires par le ministre ou le ministre d'État peut inclure toutes les dispositions de la Directive sur le programme de réinstallation intégré (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/menu-travel-voyage-fra.asp). Un tiers fournisseur de services offre des services d'aide professionnelle qui sont coordonnés par chaque coordonnateur ministériel national qui devrait être la première personne-ressource pour toute demande d'information au sujet de la réinstallation ou pour de l'aide. La lettre d'offre ou toute autre correspondance à verser au dossier de la personne nommée devrait clairement indiquer les frais exacts de réinstallation à rembourser à la personne, y compris une disposition pour le recouvrement au prorata des dépenses dans le cadre d'une cessation d'emploi volontaire hâtive. Il n'y a aucune disposition pour le remboursement des frais de réinstallation à la fin de l'emploi. Aucuns frais de réinstallation ne devraient être engagés par la personne avant d'obtenir une autorisation officielle.

8.3  Accueil et cadeaux

8.3.1  Accueil – Ministres et ministres d'État

La Politique du Conseil du Trésor sur l'accueil se trouve à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12190. Bien que les événements pour lesquels un ministre ou un ministre d'État fait fonction d'hôte à titre personnel soient exclus des dispositions de la politique, les lignes directrices énoncées dans cette politique sont jugées satisfaisantes pour l'accueil assuré au nom de l'État. Ces lignes directrices énumèrent les occasions légitimes, les diverses formes d'accueil et les types d'installations, de préférence les installations de l'État, mais il est interdit d'utiliser les installations commerciales dont les pratiques sont discriminatoires.

En raison des avantages personnels qu'ils pourraient donner l'impression de tirer de l'exercice des fonctions d'accueil, les ministres et les ministres d'État doivent être conscients des normes élevées qu'on attend d'eux et, par conséquent, de la nécessité d'éviter de susciter le moindre doute quant à l'utilisation des installations ou des fonds publics à des fins autres que purement officielles.

8.3.1.1  Comptabilité

Lorsqu'ils demandent le remboursement de frais d'accueil, les ministres et les ministres d'État doivent déposer l'attestation suivante :

« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour affaires officielles au cours de (mois) (année). »

Signature du ministre

Cette attestation est conforme à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1^er janvier 2004, les ministres et les ministres d'État sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• le montant total des frais d'accueil engagés;
• l'établissement/le restaurant où l'accueil a eu lieu.

Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel/personnel exonéré d'un ministre et d'un ministre d'État seront également tenus d'afficher tous les frais d'accueil sur le site Web du ministère (voir la section 8.3.2).

Les ministres et les ministres d'État devraient conserver des dossiers complets de chaque cas d'accueil afin d'être en mesure de répondre à toute question ultérieure.

8.3.2  Accueil – Membres du personnel des ministres et des ministres d'État

Il peut arriver qu'un secrétaire parlementaire ou un membre du personnel d'un ministre ou d'un ministre d'État soient chargés par ce dernier de s'acquitter de fonctions d'accueil au nom du ministre, du ministre d'État ou du ministère. Ces fonctions d'accueil peuvent être nécessaires parce que cela sera un moyen économique de faciliter la conduite des affaires du ministère ou de l'organisme, ou que cela est jugé essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole. Il faut alors se conformer à la Politique du Conseil du Trésor sur l'accueil et satisfaire à toutes les exigences en matière de justification. Les demandes de remboursement devraient être approuvées par le chef de cabinet, le ministre ou le ministre d'État (selon le cas).

Il faudrait soumettre des demandes de remboursement distinctes à l'égard des fonctions d'accueil pour les dépenses engagées par un membre du cabinet du ministre ou du ministre d'État au nom du ministre ou du ministre d'État et en son propre nom. Les dépenses du membre du cabinet du ministre ou du ministre d'État devraient être comptabilisées séparément, incluses dans tout rapport sur les dépenses de son cabinet et accompagnées de l'attestation signée par le ministre ou le ministre d'État.

Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1^er janvier 2004, les secrétaires parlementaires et les membres du personnel/personnel exonéré des ministres et des ministres d'État sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• le nom du membre du personnel/personnel exonéré qui a assuré l'accueil;
• le montant total des frais d'accueil engagés;
• l'établissement/le restaurant où l'accueil a eu lieu.

8.3.3  Cadeaux reçus

Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, http://www.parl.gc.ca/oec/en/public_office_holders/conflict_of_interest/,(articles 20 à 22) précise que les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages qui pourraient influencer les titulaires de charge publique dans leur jugement et l'exécution de fonctions officielles doivent être refusés. Sous réserve de cette condition, les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'au plus 200 $ reçus par un ministre ou un ministre d'État ou par un membre du personnel exonéré et provenant d'une même source au cours d'une période de 12 mois n'ont pas à être divulgués au Bureau du commissaire à l'éthique.

Les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur de plus de 200 $ doivent être divulgués au Bureau du commissaire à l'éthique. Les titulaires d'une charge publique peuvent les accepter à l'occasion d'activités liées à leurs fonctions et à leurs responsabilités si ceux-ci :

a)  sont conformes aux règles habituelles de bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l'hospitalité;

b)  ne sont pas de nature à laisser planer des doutes quant à l'objectivité ou à l'impartialité du ministre ou du ministre d'État;

c)  ne compromettent aucunement l'intégrité du gouvernement.

De plus, les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur raisonnable provenant des gouvernements ou à l'occasion d'une fonction officielle ou d'un événement public sont également permis de même que des cadeaux, des marques d'hospitalité et d'autres avantages des membres de la famille et des amis personnels intimes. Les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur de plus de 1 000 $ sont acceptables s'ils respectent les exigences susmentionnées. Cependant, s'ils ne proviennent pas d'un membre de la famille ou d'un ami personnel, ils ne peuvent être acceptés qu'au nom du gouvernement du Canada et doivent être inscrits dans le répertoire du gouvernement plutôt que conservés par le ministre ou le ministre d'État. Ils peuvent être utilisés ou exposés dans le cabinet du ministre ou du ministre d'État ou dans le ministère, mais doivent être laissés au ministère au moment de quitter la charge publique.

Le code exige que les cadeaux, les marques d'hospitalité et autres avantages d'une valeur de plus de 200 $ provenant d'autres personnes qu'un membre de la famille ou qu'un ami personnel soient rendus publics. À cette fin, le ministre ou le ministre d'État est tenu d'aviser le commissaire à l'éthique au sujet du cadeau, du donateur et des circonstances du don. Le Bureau du commissaire à l'éthique préparera une déclaration publique devant être signée par le ministre ou le ministre d'État. Une fois qu'elle sera signée, cette déclaration sera accessible pour le public en consultant le registre public qui se trouve sur le site Web du commissaire à l'éthique (http://www.parl.gc.ca/oec/en/public_office_holders/conflict_of_interest/).

8.3.4  Cadeaux offerts

Le gouvernement a pour politique de n'offrir des cadeaux et des souvenirs officiels que :

• lorsqu'ils favorisent les relations internationales;
• lorsqu'il y a accueil officiel à l'étranger;
• lorsque des visiteurs ou des délégations de l'étranger sont reçus au Canada.

Dans ces circonstances, un membre du personnel du ministre ou du ministre d'État devrait communiquer avec la Banque de cadeaux exploitée par la Direction du cérémonial d'État du ministère du Patrimoine canadien. La Banque veille aussi à ce que les cadeaux soient typiquement canadiens. Parmi les cadeaux convenables, mentionnons des objets contemporains et d'artisanat ou des articles représentatifs de la culture ou de l'industrie canadienne. La Banque de cadeaux peut fournir des conseils sur les types de cadeaux appropriés. Il lui incombe de veiller à ce que les cadeaux officiels soient d'une valeur correspondant au statut de la personne à qui ils sont offerts.

Pour offrir des cadeaux autres que ceux de la Banque, et en dernier recours et dans des circonstances exceptionnelles, il faut parfois obtenir certaines autorisations, notamment le pouvoir d'envisager l'acquisition du cadeau comme une dépense légitime de deniers publics. Il en va de même pour le transfert de cadeaux. Il faut parfois soumettre une présentation au Conseil du Trésor pour recommander au gouverneur en conseil d'obtenir ces autorisations.

8.4  Cotisations

Conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les cotisations et les frais d'adhésion énoncée sous « Déboursements d'octrois aux employés », qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/chap6_1-fra.asp , le personnel exonéré des ministres et des ministres d'État peut se faire rembourser les frais des cotisations ou d'adhésion par le ministère ou l'organisme visé. Les cotisations se limitent à celles exigées par les affaires du ministère et, dans la mesure du possible, devraient être versées au nom du ministère. Celles qui ne constituent pas une exigence de poste prévue par une disposition législative et dont le but principal est de permettre un contact accru du public avec les activités des ministères ne devraient être autorisées que dans des circonstances tout à fait exceptionnelles. La justification de ces cotisations doit être incontestable, en particulier lorsqu'elles ont trait à des activités sociales ou récréatives, compte tenu du fait que le personnel exonéré peut avoir des exigences particulières dans ses fonctions politiques qui sont distinctes des exigences du ministère.

8.5  Conférences

Dans la mesure du possible, il faudrait limiter à huit personnes de nationalité canadienne, incluant le personnel du ministre ou du ministre d'État, mais excluant le personnel technique essentiel, le nombre de délégués qui participent à d'importantes conférences gouvernementales internationales dirigées par un ministre ou un ministre d'État.

Il faut informer le sous-ministre des Affaires étrangères lorsque les délégués proviennent de plus d'un ministère, afin que la représentation canadienne globale puisse être coordonnée.

Il incombe au ministre ou au ministre d'État du ministère parrain qui dirige la délégation de décider du nombre définitif de délégués qui en feront partie.

8.6  Services juridiques

En vertu du Règlement sur les marchés de l'État, les marchés relatifs à la prestation de services juridiques ne doivent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.

8.6.1  Indemnisation et aide juridique

Cette protection est actuellement identique à celle qui est offerte aux préposés de l'État, conformément à la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers qui se trouve à l'adresse Internet suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12338. Les ministres, les ministres d'État et leur personnel exonéré sont admissibles à une indemnisation en ce qui concerne leur responsabilité civile et ont droit à une aide juridique pourvu qu'ils respectent les exigences de base de la politique, c'est-à-dire, qu'ils ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs fonctions et qu'ils ont raisonnablement satisfait aux attentes. Ce besoin peut découler d'une action ou d'une omission du ministre ou du membre du personnel exerçant des activités du portefeuille ou d'autres fonctions officielles de l'État.