Archivée [2008-09-01] - Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers

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Date d'entréé en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1er juin 2001. Elle remplace la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers du 6 mai 1998 qui remplaçait la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et la Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État. La politique a été révisée pour inclure les modifications corrélatives requises par la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail du 1er juin 2001.

Appendice D, approuvé le 16 juillet 2004 et qui est rétroactif au 10 février 2004, prévoitl'application de la présente Politique dans le cadre d'une procédure judiciaire ou parlementaire et de la Commission d'enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires, établie le 19 février 2004 sous le régime de la partie I de la Loi sur les enquêtes relativement au Rapport de 2003 de la vérificatrice générale.

La présente politique s'applique aux mesures d'indemnisation et aux services juridiques qui sont demandés à compter de la date d'entrée en vigueur, peu importe la date où a eu lieu l'acte ou l'omission auquel se rapportent ces mesures ou ces services.

2. Préface

  1. Par cette politique, l'État reconnaît que, en sa qualité d'employeur, il devrait indemniser ses fonctionnaires et leur offrir une protection à l'égard de certains coûts financiers rattachés à l'exercice de leurs fonctions. Les administrateurs généraux et les fonctionnaires désignés sont autorisés à approuver l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et la prestation de services juridiques à ces fonctionnaires, suivant les conseils du ministère de la Justice Canada. Généralement, le ministère de la Justice Canada ou un de ses mandataires fournira les services juridiques. Toutefois, lorsque la situation le demande (par exemple, lorsqu'il y a un conflit d'intérêts entre la Couronne et le fonctionnaire ou lorsque le fonctionnaire est accusé d'un délit), la présente politique confère le pouvoir d'approuver l'engagement d'un avocat du secteur privé.
  2. La présente politique vise à réunir et à clarifier deux politiques qui portaient sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques (dans le cadre de l'ensemble des politiques du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers, le matériel et la gestion des risques). Elle énonce en outre la procédure d'approbation de l'indemnisation et de la prestation de services juridiques à l'intention des premiers ministres, ministres, administrateurs généraux et personnel exonéré – encore en poste ou non.

3. Objectifs de la politique

Protéger les intérêts des fonctionnaires de l'État en ce qui concerne leur responsabilité à l'égard de l'État et des tiers et leur fournir des services juridiques s'il y a lieu.

Protéger les intérêts de l'État en ce qui concerne sa responsabilité réelle ou éventuelle résultant des actes ou des omissions de ses fonctionnaires.

4. Énoncé de la politique

  1. Dans la mesure où les fonctionnaires de l'État ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs fonctions ou de leur emploi et qu'ils ont raisonnablement satisfait aux attentes du ministère, le gouvernement a pour politique :
    1. d'indemniser ses fonctionnaires en ce qui concerne leur responsabilité civile;
    2. de ne pas réclamer de dommages.intérêts à ses fonctionnaires au titre de cette responsabilité civile;
    3. d'entériner le pouvoir d'approbation énoncé à l'article 7.2 au regard de l'indemnisation de ses fonctionnaires;
    4. d'entériner le pouvoir d'approbation énoncé à l'article 7.2 au regard de la prestation de services juridiques à ses fonctionnaires dans les circonstances suivantes :
      • lorsque les fonctionnaires doivent comparaître devant un organisme à caractère judiciaire, ou encore, lorsqu'ils doivent être interrogés en rapport avec une enquête;
      • lorsqu'ils sont poursuivis devant les tribunaux civils, ou qu'ils sont menacés de l'être;
      • lorsqu'ils sont accusés d'un délit, ou qu'ils risquent de l'être;
      • lorsque, en raison d'autres circonstances suffisamment graves, ils se voient contraints de recourir à des services juridiques.
  2. Dans les cas qui ne satisfont pas aux critères exposés à l'alinéa précédent, lorsqu'il y a des circonstances atténuantes, le gouvernement a pour politique d'entériner le pouvoir d'approbation énoncé à l'article 7.2 en vue d'établir l'indemnité ou les services juridiques auxquels le fonctionnaire a droit, sous réserve des restrictions financières indiquées à l'alinéa 7.2c).
  3. L'État a pour politique de ne pas fournir de services juridiques en cas de réclamations ou de poursuites dont le fonctionnaire prend l'initiative. Toute exception à la présente politique doit faire l'objet d'une approbation préalable du Conseil du Trésor.
  4. La présente politique n'a pas pour effet de soustraire les fonctionnaires de l'État à leurs responsabilités en ce qui concerne la garde, la protection et le contrôle des fonds publics, ou, dans le cas des Forces canadiennes, à l'application de l'article 38 des Ordonnances et Règlements royaux applicables aux Forces canadiennes.
  5. L'État a pour politique de se réserver le droit, malgré la présente politique, de prendre des mesures disciplinaires à l'endroit d'un fonctionnaire relativement à un incident faisant l'objet d'une réclamation ou d'une action en justice.
  6. L'État a pour politique que si une plainte de harcèlement déposée en vertu de la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail est jugée non fondée au niveau ministériel et est portée devant une cour ou un tribunal, le ministère ou l'organisme fournira des services juridiques à la mise en cause qui travaille pour un ministère ou un organisme énuméré à l'annexe I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

5. Application

La présente politique s'applique aux fonctionnaires de l'État, selon la définition donnée à l'article 6, ainsi qu'aux ministères et aux établissements publics, tels que définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux Forces canadiennes et à la Gendarmerie royale du Canada. Pour les services juridiques fournis en vertu de l'alinéa 4f), la politique s'applique uniquement aux ministères et organismes figurant à l'annexe I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

6. Définitions

Les définitions qui suivent s'appliquent aux fins de la présente politique :

Administrateur général (deputy head) – Comprend les titulaires de postes équivalents. En outre, pour l'exercice du pouvoir d'approbation seulement, ce terme inclut le délégué de l'administrateur général.

Fonctionnaire de l'État (Crown servant) :

  1. particulier qui est, ou qui était, au service d'un ministère, des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada;
  2. particulier qui est nommé (ou qui a été nommé anciennement) par le gouverneur en conseil, un ministre ou un administrateur général;
  3. actuels ou anciens premiers ministres, ministres, administrateurs généraux ou membres du personnel exonéré;
  4. mandataire autorisé de l'une des personnes déjà mentionnées;
  5. succession d'un fonctionnaire décédé.

N'est pas un fonctionnaire de l'État :

  1. la personne engagée dans le cadre d'un marché de services, à l'exception du personnel exonéré;
  2. la personne nommée ou employée aux termes d'une ordonnance du territoire du Yukon ou des Territoires du Nord.Ouest.

Personnel exonéré (minister's exempt staff) – Font partie du personnel exonéré les particuliers nommés par un ministre ou un secrétaire d'État conformément à l'article 39 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou aux termes d'un marché de services dont les modalités sont similaires à celles qui s'appliquent aux particuliers nommés en vertu de l'article 39.

Services juridiques (legal assistance) – Ces services englobent les services parajuridiques, à condition que ceux.ci aient été autorisés par le ministère de la Justice Canada.

7. Exigences de la politique

7.1 Notification

  1. Pour avoir droit à une indemnisation et à des services juridiques, le fonctionnaire de l'État doit :
    1. informer dès que possible son employeur après avoir pris connaissance d'une réclamation effective ou éventuelle, résultant d'un acte ou d'une omission présumés qu'il aurait censément commis dans l'exercice de ses fonctions;
    2. présenter un rapport complet à la direction du ministère à propos de l'incident pour lequel une indemnisation ou des services juridiques sont requis;
    3. sur demande de l'employeur, remplir le formulaire approprié se trouvant à l'appendice A en vue d'autoriser le procureur général ou toute personne désignée par lui à assurer sa défense.
  2. Afin d'obtenir des services juridiques prévus à l'alinéa 4f), la mise en cause dans une plainte de harcèlement jugée non fondée au niveau ministériel doit :
    1. informer dès que possible son employeur après avoir pris connaissance qu'une plainte est portée devant une cour ou un tribunal;
    2. sur demande de l'employeur, remplir le formulaire approprié se trouvant à l'appendice A en vue d'autoriser le procureur général ou toute personne désignée par lui à assurer sa défense.

7.2 Autorisation

  1. Les administrateurs généraux ont le pouvoir d'approuver l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et la prestation de services juridiques par le ministère de la Justice Canada ou un avocat du secteur privé. Lorsque ces mesures touchent des ministres, encore en poste ou non, de même que les premiers ministres, les administrateurs généraux et le personnel exonéré, l'approbation requise est celle exposée à l'alinéa 7.2d).
  2. À l'exception des services juridiques visés à l'alinéa 4f), seule l'autorité approbatrice, ou son délégué, peut autoriser que les fonds publics soient utilisés pour la prestation de services juridiques uniquement dans les cas où il a été établi que le fonctionnaire a agi honnêtement et sans malice dans l'exercice de ses fonctions, et qu'il a raisonnablement satisfait aux attentes du ministère. Cette condition s'applique dès le départ, lors de la demande de services juridiques, et demeure applicable dans la suite du processus.

    Il appartient aux responsables du ministère d'établir si le fonctionnaire a agi honnêtement et sans malice, et s'il s'est généralement conformé aux attentes du ministère et ce, avant que le fonctionnaire rencontre le conseiller juridique. Le but est d'éviter que l'avocat du ministère de la Justice Canada ne soit empêché de fournir subséquemment des conseils juridiques au ministère parce que le fonctionnaire lui aurait confié des renseignements en confidence, d'où le risque de conflit d'intérêts.

  3. Dans les situations où les conditions de base (c'est-à-dire que le fonctionnaire agit avec honnêteté et absence de malice dans l'exercice de ses fonctions et se conforme généralement aux attentes du ministère) ne sont pas réunies ou ne sont pas visées par l'alinéa 4f), mais où il existe des circonstances atténuantes, l'autorité approbatrice compétente peut déterminer dans quelle mesure le fonctionnaire aura droit à une indemnité et à des services juridiques. Dans ce cas-là, l'autorité approbatrice est l'administrateur général, et le montant maximal de l'indemnité, y compris le coût des services juridiques, ne peut dépasser 25 000 $, sous réserve de l'article 7.3.4. Les montants supérieurs à 25 000 $ doivent être approuvés par le Conseil du Trésor. Si l'autorité approbatrice n'est pas l'administrateur général (c'est-à-dire, le premier ministre, le greffier du Conseil Privé ou le Conseil du Trésor), l'autorité désignée aura plein pouvoir.
  4. Des approbations spéciales sont requises à l'égard de l'indemnité et des services juridiques fournis par le ministère de la Justice Canada ou par des avocats du secteur privé à d'actuels ou anciens ministres, premiers ministres, administrateurs généraux ou membres du personnel exonéré. Il en est de même pour la succession de ces personnes. Les autorités approbatrices sont les suivantes :
    1. dans le cas de ministres, l'autorité approbatrice est le premier ministre;
    2. dans le cas des administrateurs généraux ou de titulaires de postes équivalents, l'autorité approbatrice est le greffier du Conseil privé ou son délégué;
    3. pour le personnel exonéré des ministres, l'autorité approbatrice est le Conseil du Trésor.

Remarque :

Il ne faut jamais autoriser de fournir des services juridiques dans le cas de réclamations ou de poursuites dont le fonctionnaire de l'État prend l'initiative.

Un tableau des autorités approbatrices est présenté à l'appendice C.

7.3 Conflits d'intérêts, conseillers juridiques du secteur privé et autres formes de services juridiques

7.3.1 Avis

  1. Avant d'approuver une demande de services juridiques, l'autorité approbatrice doit obtenir l'avis du ministère de la Justice Canada quant à la nécessité d'offrir ces services juridiques ainsi qu'à la façon de les fournir – conseiller juridique ou mandataire du ministère de la Justice Canada ou, s'il y a lieu, avocat du secteur privé ou autre personne fournissant des services juridiques.
  2. Dans certains cas, comme lorsqu'il y a conflit d'intérêts, le procureur général pourrait refuser de désigner un avocat pour qu'il défende le fonctionnaire, ou encore il pourrait demander à un avocat défendant le fonctionnaire de cesser son plaidoyer, même si la prestation de services juridiques a été auparavant autorisée ou même si son client a ou peut avoir droit à l'indemnisation prescrite par la présente politique.
  3. Lorsque le ministère de la Justice Canada estime qu'il y a conflit d'intérêts, ou lorsque le fonctionnaire est accusé d'un délit, le fonctionnaire peut être autorisé à retenir les services d'un avocat du secteur privé ou d'autres services juridiques.

7.3.2 Instructions au conseiller juridique

  1. a) En cas de réclamation ou de poursuites, le procureur général du Canada a le pouvoir de choisir et d'informer un avocat pour assurer la défense du fonctionnaire. Cet avocat doit, dans la mesure du possible et compte tenu de son obligation de protéger les intérêts de l'État, traiter confidentiellement toutes les communications entre le fonctionnaire et lui-même. L'État ne pourra pas utiliser les renseignements ainsi communiqués à l'avocat sous le sceau du secret pour prendre des mesures disciplinaires ou des actions civiles à l'endroit du fonctionnaire concerné.
  2. b) Le procureur général du Canada doit approuver le nom et le barème d'honoraires d'un conseiller juridique du secteur privé avant que l'on s'engage dans de telles causes.

7.3.3 Responsabilité personnelle du fonctionnaire

  1. Pour les causes civiles, le fonctionnaire doit indiquer, dans la demande, s'il consent à être défendu par le ministère de la Justice du Canada. Le fonctionnaire qui préfère être représenté par un conseiller juridique du secteur privé doit indiquer, outre les raisons qui motivent cette préférence, le nom et le barème d'honoraires du conseiller juridique. Il ne doit pas retenir les services d'un conseiller juridique sans avoir obtenu, au préalable, l'approbation de l'autorité compétente. Le fonctionnaire qui donne le feu vert à son conseiller juridique avant d'avoir obtenu l'approbation de son ministère ou du ministre compétent s'expose à payer lui-même ses honoraires.
  2. Lorsque l'autorité approbatrice n'est pas convaincue que le choix du conseiller juridique est raisonnable, on devrait demander au fonctionnaire de procéder à un autre choix. Il se peut que le fonctionnaire préfère s'en tenir à son premier choix, auquel cas il assumera la responsabilité personnelle du montant d'honoraires qui est jugé excessif.
  3. Lorsque le fonctionnaire a opté pour le recours à un conseiller juridique du secteur privé alors que, de l'avis du ministère de la Justice Canada, il n'existe aucun conflit d'intérêts ou autre élément qui empêche ce ministère d'assurer la défense, c'est au fonctionnaire qu'il incombe de payer les honoraires d'avocat et les frais de jugement. Si le ministère employeur estime qu'il existe des circonstances atténuantes, il peut soumettre une présentation au Conseil du Trésor en vue d'obtenir un remboursement partiel ou intégral.

7.3.4 Coût des services d'un conseiller juridique du secteur privé

  1. Dans les cas où l'on décide d'engager un conseiller juridique du secteur privé, que les critères de base sont réunis et que l'autorité approbatrice est l'administrateur général, celui.ci peut autoriser le paiement d'honoraires au conseiller juridique et de frais connexes dont des frais de voyage, conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages, jusqu'à concurrence de 10 000 $. Sous réserve de l'alinéa 7.2c), l'autorisation du ministre compétent doit être obtenue si l'on dépasse ce plafond à l'égard d'un fonctionnaire pour un seul et même incident, ou encore pour payer des honoraires de plus de 1 200 $ par jour. Si on peut s'attendre à ce que les procédures durent un certain temps, que les frais juridiques aient à faire périodiquement l'objet d'un examen ministériel et d'une approbation de la part du ministre, et que le barème des honoraires a été approuvé par le ministre, il n'est pas nécessaire d'obtenir une approbation particulière du ministre pour chaque coût en sus des montants maximums qui sont indiqués. Il faut prévoir des mesures pour informer régulièrement le ministre de l'état de la situation et des coûts.

    Dans le cas de conseillers juridiques du secteur privé devant fournir des services à un ministre, à un premier ministre, à un administrateur général ou à un membre du personnel exonéré, encore en poste ou non, il faut obtenir l'aval de l'autorité approbatrice conformément à l'alinéa 7.2d).

  2. L'autorisation de payer la totalité ou une partie des frais qui ont été engagés par un fonctionnaire au titre des honoraires d'un conseiller juridique doit être présentée par écrit et est assujettie aux conditions suivantes :
    1. le choix du conseiller juridique par le fonctionnaire doit être approuvé conformément à la présente politique avant que le conseiller juridique ne soit engagé;
    2. le ministère doit aviser par écrit le fonctionnaire et le conseiller juridique choisi des limites de l'engagement de la Couronne, en ce qui concerne les dépenses totales et les barèmes d'honoraires approuvés, ainsi que de l'obligation de soumettre les comptes à l'examen du ministère de la Justice Canada;
    3. Dans les cas concernant des délits, le paiement par la Couronne ne doit pas comprendre d'amende ou de coûts de poursuites judiciaires;
    4. si, en cours de procédure, il est établi que le fonctionnaire ayant eu droit à des services juridiques n'agissait pas dans l'exercice de ses fonctions lorsqu'a eu lieu l'acte ou l'omission à l'égard duquel ces services juridiques sont fournis, ceux.ci doivent être interrompus, et le fonctionnaire doit rembourser l'aide reçue. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire soit au fait de cette condition et qu'il accorde son consentement avant qu'il y ait prestation de services juridiques. La procédure de recouvrement vise la totalité des services juridiques fournis, et non uniquement les honoraires du conseiller juridique du secteur privé.

7.3.5 Étapes du processus judiciaire

Il faut soumettre, pour chacune des étapes du processus judiciaire ou lors de tout changement important entourant les circonstances liées à la cause, une nouvelle demande de paiement des honoraires du conseiller juridique, demande qui sera évaluée conformément aux considérations qui sont énoncées à l'article 7.3. Le fonctionnaire qui engage son conseiller juridique dans une nouvelle étape sans avoir obtenu au préalable l'approbation nécessaire peut s'exposer à payer lui-même ses honoraires.

7.4 Conseiller juridique choisi par le ministère de la Justice Canada

Dans la plupart des causes civiles, le ministère de la Justice Canada assumera la prestation des services juridiques, y compris la conduite du procès, par l'entremise du conseiller juridique du ministère ou d'un conseiller juridique du secteur privé qui a été retenu comme mandataire du procureur général. Dans ces cas-là, c'est le ministre de la Justice, et non le fonctionnaire, qui a la responsabilité ultime de choisir le conseiller juridique et de l'instruire sur les données de la cause. D'habitude, quand une action est intentée contre deux fonctionnaires ou plus en même temps, un seul conseiller juridique assurera la défense de tous les accusés.

7.5 Provenance des fonds

Il est d'usage que le gouvernement paie, à l'aide des fonds publics, les dépenses du jugement qui a été rendu contre le fonctionnaire, y compris les frais, à condition que le fonctionnaire ait droit à l'indemnisation en vertu de la présente politique.

L'indemnisation et les coûts des services juridiques doivent être assumés à même le budget de l'organisme pour lequel travaillait le fonctionnaire au moment où les incidents se sont produits. Si cet organisme n'existe plus, l'organisme à qui sont confiées les responsabilités liées à l'acte ou à l'omission pour laquelle la demande d'indemnisation et de services juridiques a été présentée devrait assumer les coûts.

7.6 Paiements à titre gracieux

Les services juridiques ne peuvent être approuvés et leur coût, être acquitté sous la forme de paiements à titre gracieux. En effet, les paiements à titre gracieux sont interdits lorsque d'autres politiques sont applicables à la situation selon la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux. Dès lors, lorsqu'une situation se présente où il semble approprié de fournir des services juridiques mais que ce n'est pas possible en vertu des dispositions de la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers, il faut demander au Conseil du Trésor d'autoriser une exception pour l'application de la présente politique.

8. Droits et responsabilités

  1. Les ministères doivent s'assurer que les fonctionnaires sont au courant de la nécessité d'informer leur superviseur lorsque survient un incident pouvant conduire à une réclamation contre l'État et rendre nécessaire la prestation de services juridiques. Les ministères doivent aussi veiller à ce que les fonctionnaires reçoivent rapidement des conseils sur la protection à laquelle ils peuvent avoir droit en vertu de la présente politique.
  2. Tous les fonctionnaires de l'État peuvent demander que des services juridiques leur soient fournis. Cela ne signifie cependant pas qu'ils y ont forcément droit sauf pour les services juridiques énoncés à l'alinéa 4f). Les faits qui sont propres à chaque situation seront pris en compte par la direction ministérielle en vue d'évaluer dans quelle mesure les conditions applicables sont réunies aux fins de l'approbation des services juridiques.
  3. Le fonctionnaire auquel on a refusé des services juridiques aux frais de l'État peut demander le réexamen de sa demande au cours des étapes ultérieures du processus judiciaire. Il convient de noter, toutefois, que ni l'acquittement dans les cas de délits, ni le renvoi d'un procès au civil ne rendent le fonctionnaire admissible au remboursement des honoraires d'un conseiller juridique et des frais judiciaires qui lui avaient été refusés.
  4. Le fait qu'un ministère décide de fournir des services juridiques à un fonctionnaire aux frais de l'État n'exclut en rien, quelle que soit l'issue de la poursuite, la prise des mesures disciplinaires jugées appropriées.

9. Surveillance

Les ministères doivent tenir des registres indiquant le montants réel des demandes de dommages-intérêts, des sommes attribuées par les tribunaux de juridiction territoriale, provinciale ou fédérale et payées par l'État, ainsi que des honoraires et des coûts connexes qui sont assumés en application de la présente politique. La présente politique sera surveillée conformément aux dispositions de la Politique sur la gestion des risques.

10. Références

10.1 Autorisation

La présente politique est établie en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

10.2 Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

La présente politique devrait être appliquée dans le contexte de la gestion des risques. Se reporter à l'ensemble des politiques du Conseil du Trésor sur la gestion des risques en accédant au site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/

Le manuel intitulé Pratiques administratives : lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres peut aider les personnes qui doivent répondre à des questions sur l'indemnisation et la prestation de services juridiques à des ministres ou à leur personnel exonéré.

11. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements à propos de la présente politique devraient être adressées aux fonctionnaires responsables à l'administration centrale du ministère. Souvent, les unités ministérielles des services juridiques sont à même de répondre à ces questions. Des représentants de ces unités peuvent communiquer avec les Services juridiques du Conseil du Trésor, tandis que les fonctionnaires de l'administration centrale du ministère peuvent s'adresser à :

Bureau des valeurs et de l'éthique de la fonction publique
Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
Téléphone: (613) 954-4039
Télécopieur: (613) 941-5311


Appendice A – Formulaires d'autorisation

Option 1

    Je,          (nom)           , de     (village/ville)     , au   (province/territoire)  ,
défendeur (défenderesse) dans une poursuite portée devant (cour ou tribunal) et dans laquelle le plaignant est    (nom du plaignant)    , autorise par la présente le procureur général du Canada, ou toute autre personne désignée par le procureur général du Canada ou son mandataire, à me représenter et à prendre toute mesure ou action en justice que le procureur général jugera nécessaire pour me défendre et pour protéger les intérêts de l'État.

DATÉE à        (lieu)        , ce  (date)  jour du   (mois)   de l'année  (année)  .

Option 2

     Je,          (nom)           , de     (village/ville)     , au   (province/territoire)  ,
autorise par la présente le procureur général du Canada, ou toute autre personne désignée par le procureur général du Canada ou son mandataire, à me représenter dans l'affaire (demande de dommages.intérêts ou poursuite judiciaire) intentée par                          contre moi et fondée sur (allégations du plaignant), ainsi qu'à prendre toute mesure ou action en justice que le procureur général jugera nécessaire pour me défendre et pour protéger les intérêts de l'État.

DATÉE à        (lieu)        , ce  (date)  jour du   (mois)   de l'année  (année)  .

Option 3

     Je,          (nom)           , de     (village/ville)     , au   (province/territoire)  ,
fonctionnaire de l'État, autorise par la présente le procureur général du Canada, ou toute autre personne désignée par le procureur général du Canada ou son mandataire, à assurer ma défense dans la poursuite intentée contre moi par                                 
devant (cour ou tribunal/section ou division), (numéro de dossier :            ), et à prendre toute mesure ou action en justice que le procureur général ou l'avocat désigné jugera nécessaire pour me défendre et pour protéger les intérêts de l'État. À ce titre, je renonce à me prévaloir du privilège du secret professionnel de l'avocat à l'égard de l'État et des codéfendeurs              (noms)              , qui sont également représentés par le procureur général du Canada, et j'autorise le partage de toute information importante avec l'État (et avec les codéfendeurs susnommés). Je suis conscient(e) que l'avocat qui représente mes intérêts traitera toute l'information que nous échangerons de façon confidentielle dans toute la mesure du possible, compte tenu de l'obligation de l'avocat de protéger les intérêts de l'État. L'information que je communique et qui est divulguée dans l'intérêt, de l'État ne peut être utilisée par l'État dans le cadre de mesures disciplinaires ou de poursuites civiles contre moi.

J'ai été informé(e) et je comprends que j'ai le droit d'annuler ce mandat de représentation en justice à tout moment, et que je peux retenir, à mes frais, les services d'un conseiller juridique du secteur privé. J'ai également été informé(e) que, en cas de conflit entre mes intérêts et ceux de l'État (ou de l'un des codéfendeurs susnommés) survenant à n'importe quelle étape de la procédure, je devrai retenir les services d'un conseiller juridique du secteur privé. Je suis également au fait que je peux présenter une demande en vue de retenir les services d'un conseiller juridique du secteur privé aux frais de l'État en vertu de la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers du Conseil du Trésor.

DATÉE à        (lieu)        , ce  (date)  jour du   (mois)   de l'année  (année)  .

Accusé de réception

J'ai reçu copie de la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers du Conseil du Trésor et j'ai pris connaissance de son contenu. Je comprends que j'aurai droit à une indemnité quant à la responsabilité civile qui est associée à tout acte ou à toute omission de ma part dans l'exercice de mes fonctions si j'ai agi honnêtement et sans malice.

Appendice B – Lignes directrices sur la prestation de services juridiques

Considérations pour la prestation de services juridiques

L'autorité approbatrice devrait tenir compte des considérations suivantes :

  1. L'action accomplie par le fonctionnaire doit s'inscrire dans le cadre de ses fonctions ou de son emploi - c'est-à-dire qu'elle doit avoir été accomplie dans l'exécution d'une tâche ou d'une fonction autorisée par le ministère employeur ou présenter le même caractère que des tâches ou des fonctions déjà autorisées ou exécutées, et le fonctionnaire doit avoir agi honnêtement et sans malice. En l'absence de circonstances atténuantes, le fonctionnaire qui a nettement outrepassé le cadre de ses fonctions n'a pas droit à des services juridiques aux frais de l'État.
  2. Le fonctionnaire devrait être dûment informé qu'il devra rembourser le coût des services juridiques qui ont été assumés par l'État s'il est établi en cours de procédure qu'il a outrepassé le cadre de ses fonctions ou dans le cas des mises en cause visées à l'alinéa 4f) lorsque la cour ou le tribunal a établi que la plainte de harcèlement était fondée. Le fonctionnaire doit saisir le sens de cette condition et exprimer son accord. Cette condition demeure applicable même lorsqu'il y a eu autorisation initiale à l'égard des services juridiques.
  3. Il peut arriver dans certaines circonstances que l'État, en tant qu'employeur, soit tenu responsable civilement des actions de ses fonctionnaires; cette responsabilité éventuelle peut justifier la dépense de fonds publics pour assurer une défense compétente.
  4. Si l'on n'aide pas un fonctionnaire qui a dû courir un risque dans l'exercice de ses fonctions, les autres fonctionnaires peuvent hésiter à s'exposer à des risques semblables. Dans ce cas-là, il se peut qu'on doive assumer la défense du fonctionnaire, aux frais de l'État, afin d'assurer l'exécution efficace du programme concerné.

Choix d'un conseiller juridique du secteur privé

  1. Il peut arriver dans certains cas qu'il y ait conflit entre les intérêts de la Couronne, d'une part, et ceux du fonctionnaire, d'autre part, ou entre les intérêts d'au moins deux fonctionnaires codéfendeurs. Si le ministère de la Justice Canada estime que tel est le cas, le fonctionnaire doit retenir les services d'un avocat du secteur privé auquel il fournira les instructions voulues sur la cause. Ainsi, le ministère de la Justice Canada a pour principe de ne pas assumer la défense d'un fonctionnaire qui est accusé d'une infraction à une loi fédérale ou qui est susceptible de l'être. Lorsqu'un fonctionnaire a été accusé d'une telle infraction, son intérêt personnel dans l'issue de l'accusation est tel qu'on doit le laisser libre de choisir un conseiller juridique en qui il a confiance, et d'instruire ce dernier sur les données de la cause. Contrairement aux causes civiles, où la présente politique prévoit le paiement des dépenses d'un jugement rendu contre un fonctionnaire à l'aide des fonds publics, les poursuites criminelles ont un caractère personnel dont les conséquences doivent être entièrement assumées par la personne qui est trouvée coupable. Lorsqu'il représente un fonctionnaire dans une poursuite criminelle, le conseiller juridique doit donc être en mesure de recevoir des instructions de ce fonctionnaire, que ces instructions soient conformes ou non aux instructions, politiques ou désirs du gouvernement. Les services du conseiller juridique sont donc fournis au fonctionnaire, et non au gouvernement. De plus, le fait que la Couronne du chef du Canada ou d'une province assume la poursuite pourrait être perçu comme cause de conflit d'intérêts si la défense était également assumée par la Couronne, représentée par le ministère de la Justice Canada.
  2. Avant d'autoriser la prestation de services juridiques aux frais de l'État, y compris les services juridiques visés à l'alinéa 4f), l'autorité approbatrice devrait être d'avis que le choix du conseiller juridique est raisonnable, compte tenu des circonstances. Les critères suivants peuvent être utilisés aux fins du choix d'un conseiller juridique du secteur privé :
    • l'avocat réside dans la région où le procès aura lieu;
    • on ne devrait pas faire appel à un juriste d'échelon supérieur pour des accusations d'importance mineure;
    • le barème d'honoraires proposé devrait correspondre à l'expérience et à l'ancienneté de l'avocat. À cette fin, le ministère de la Justice a établi un barème d'honoraires et peut aider à déterminer si les honoraires de l'avocat sont raisonnables.

Appendice C – Autorités approbatrices en matière d'indemnisation et de prestation de services juridiques

Encore en poste ou non Approbation de l'indemnisation Approbation des services juridiques fournis par le ministère de la Justice Canada Approbation des services juridiques fournis par un conseiller juridique du secteur privé
Fonctionnaires de l'État+
(si les conditions de base énoncées dans la politique sont réunies et les mises en cause visés à l'alinéa 4f)
Administrateur général Administrateur général Administrateur général
(jusqu'à concurrence de 10 000 $, ou honoraires jusqu'à 1 200 $ par jour)
Ministre
(plus de 10 000 $ ou honoraires de plus de 1 200 $ par jour)
[référence : alinéa 4a) et 4f)]     [référence : art. 7.3.4]
Fonctionnaires de l'État+
(si les conditions de base ne sont pas réunies et qu'il existe des circonstances atténuantes)
Administrateur général
(jusqu'à concurrence de 25 000 $ *)

Conseil du Trésor
(plus de 25 000 $)
Administrateur général
(jusqu'à concurrence de 25 000 $ *)

Conseil du Trésor
(plus de 25 000 $)
Administrateur général
(jusqu'à concurrence de 10 000 $, ou honoraires jusqu'à 1 200 $ par jour, jusqu'à concurrence de 25 000 $)
Ministre
(de 10 000 $ à 25 000 $, ou honoraires de plus de 1 200 $ par jour, jusqu'à concurrence de 25 000 $*)
Conseil du Trésor
(plus de 25 000 $)
[référence : alinéa 4b) et 7.2c)] [référence : alinéa 7.2c)] [référence : alinéa 7.2c)] [référence : alinéa 7.2c) et art. 7.3.4]
Ministres
(y compris les premiers ministres)
Premier ministre Premier ministre Premier ministre
Administrateurs généraux Greffier du Conseil privé Greffier du Conseil privé Greffier du Conseil privé
Personnel exonéré Conseil du Trésor Conseil du Trésor Conseil du Trésor

+ À l'exclusion des premiers ministres, des ministres, des administrateurs généraux et du personnel exonéré.

*  Le seuil de 25 000 $ s'applique au total des indemnités et du coût des services juridiques.

Appendice D – Résumé de l'application de la présente Politique dans le cadre d'une procédure judiciaire ou parlementaire et de la Commission d'enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires, établie le 19 février 2004 sous le régime de la partie I de la Loi sur les enquêtes relativement au Rapport de 2003 de la vérificatrice générale, avec effet rétroactif au 10 février 2004

Les dispositions spécifiques du présent appendice s'appliquent uniquement dans le contexte susmentionné. Par ailleurs, la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers continue de s'appliquer dans le contexte susmentionné pour toutes les questions non expressément citées dans le présent appendice.

Étendue des pouvoirs

  1. Le présent appendice s'applique dans le cadre d'une procédure judiciaire ou parlementaire ou d'une enquête sous le régime de la partie I de la Loi sur les enquêtes relativement au Rapport de 2003 de la vérificatrice générale, avec effet rétroactif au 10 février 2004.
  2. Dans le cadre de ces procédures, le Président du Conseil du Trésor, ou le suppléant qu'il aura désigné, est l'autorité approbatrice en vertu de l'alinéa 7.2 d) pour les actuels ou anciens ministres et membres du personnel exonéré. Dans le cas de tous les autres fonctionnaires de l'État, l'autorité approbatrice est celle qui est stipulée dans le corps de la Politique.
  3. Dans le cas du Président du Conseil du Trésor et des actuels ou anciens membres du personnel exonéré qui faisaient rapport au Président du Conseil du Trésor durant la période visée par les procédures, l'autorité approbatrice est le ministre désigné comme suppléant du Président du Conseil du Trésor par décret « CPM – Nomination de ministres suppléants » qui est émis périodiquement.

    Les services juridiques et leurs coûts

  4. Si l'autorité approbatrice approuve une demande d'indemnisation ou des services juridiques et détermine que les circonstances justifient le recours aux services d'un avocat du secteur privé, ou sur recommandation du ministère de la Justice en cas de conflit d'intérêts, le fonctionnaire de l'État peut être autorisé à retenir les services d'un avocat du secteur privé.
  5. Si des honoraires spécifiques à des services juridiques sont encourus avant la prise d'une décision concernant l'indemnisation et l'approbation des services juridiques, l'autorité approbatrice peut déterminer dans quelle mesure le fonctionnaire de l'État peut être remboursé et recevoir des services juridiques. Dans ce cas, l'autorité approbatrice prend en compte les recommandations du ministère de la Justice concernant les honoraires et les coûts relatifs aux services juridiques qui peuvent être payés au nom du fonctionnaire de l'État. Pour plus de certitude, l'autorité approbatrice peut déterminer le montant des services juridiques à rembourser sans tenir compte des montants maximaux et des seuils établis dans le corps de la Politique.
  6. L'autorité approbatrice peut déterminer dans quelle mesure un fonctionnaire de l'État peut être remboursé ou recevoir des services juridiques, si le recours aux services d'un avocat du secteur privé est réputé justifié par les circonstances. L'autorité approbatrice doit alors tenir compte des recommandations du ministère de la Justice concernant les honoraires et les coûts des services juridiques qui peuvent être payés par le ministère responsable au nom du fonctionnaire de l'État.  Pour plus de certitude, l'autorité approbatrice peut déterminer le montant des services juridiques à rembourser sans tenir compte des montants maximaux et des seuils établis dans le corps de la Politique.
  7. Lorsque l'autorité approbatrice a indemnisé un fonctionnaire de l'État ou a approuvé les services juridiques reçus par ce dernier, elle peut en tout temps, d'après les éléments de preuve présentés à la commission, les résultats des enquêtes menées par la Couronne ou l'information obtenue par la Couronne, revoir sa décision d'offrir des services juridiques si elle détermine que le fonctionnaire de l'État n'agissait pas dans le cadre de ses fonctions ou de son emploi en ce qui a trait à la question pour laquelle les services juridiques ont été demandés. L'autorité approbatrice peut également envisager de récupérer une partie ou la totalité des sommes payées en vertu de la présente Politique.
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