ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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Message de la ministre

Avec ses 37 ans d'expertise, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) assure les services techniques et administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales partout au Canada.

Les conférences intergouvernementales sont des outils essentiels pour la fédération canadienne. Elles offrent l'occasion aux gouvernements de se consulter au sujet de leurs politiques et de leurs programmes.

Le Secrétariat est un organisme financé par les gouvernements fédéral et provinciaux et il est composé d'employés provenant de ces deux paliers de gouvernements. Son mandat et son programme unique permettent de fournir des services professionnels et de grande qualité à l'égard de l'organisation de réunions intergouvernementales de haut niveau.

À titre de présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, c'est avec plaisir que je présente le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat pour l'exercice financier 2010-2011.

L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la Francophonie

SECTION I – SURVOL

Raison d'être et responsabilités

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et territoriaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux,  provinciaux et territoriaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus à ces réunions.

Résultats stratégiques

Pour s'acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :

L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Architecture des activités du programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme n'ayant qu'un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l'architecture des activités de son programme.

	Niveau de l'AAP	Renseignements sur le rendement : résultats attendus
Ministère/organisme	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
Résultats stratégiques	Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activités du programme (Même présentation que celle du budget)	Services aux conférences	Planification et déroulement sans faille des activités, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.
		Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales qu'il dessert.

Sommaire de la Planification

La priorité première du SCIC pour 2010-2011 est de planifier, d'organiser et d'assurer le déroulement sans faille des conférences intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat reçoit un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences.

Le succès et la crédibilité d'une organisation comme le SCIC s'appuie sur un rendement répondant aux plus hautes normes établies. C'est pourquoi le SCIC recherche constamment des moyens de relever le niveau de son service à la clientèle.

Afin de bien s'adapter au contexte dans lequel il évolue, le SCIC se dote actuellement d'un plan stratégique intégré qui permettra d'établir les objectifs et priorités à long terme qui assureront en permanence le succès et la pertinence de l'organisme. Cette initiative jouera un rôle de premier plan dans le perfectionnement du Plan intégré des activités et des ressources humaines et au soutien du processus décisionnel de la haute direction. Elle aidera également à définir les priorités à court et à long terme, tout en offrant un maximum de possibilités et en permettant de relever certains défis comme la planification de la relève.

Dans la foulée de l'exercice de modernisation lancé en 2009, le SCIC poursuivra en 2010-2011 la mise en œuvre d'une série d'initiatives visant à moderniser la gestion de ses ressources humaines et de ses principaux processus En fait, ce qui était au départ un projet d'examen de l'organisation et de planification de la relève a donné naissance à une série de solides principes de gestion de projets et de gestion du changement pour le Secrétariat.

Le SCIC améliorera aussi sa capacité de présentation de rapports en 2010-2011de manière à pouvoir satisfaire en temps et lieu aux exigences des organismes centraux et d'autres organismes, notamment en matière de plans d'urgence et de plans de continuité des opérations.

Ressources financières ($ millions)

2010-11	2011-12	2012-13
6,6	6,6	6,6

Ressources humaines (Équivalents temps-plein - (ETP)

2010-2011	2011-2012	2012-2013
36	36	36

Résultat stratégique 1 : L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Indicateurs de rendement	Objectifs
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l'organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC

Activité de programme	Dépenses projetées 2009-2010	Dépenses prévues			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2010-2011	2011-2012	2012-2013
Services aux conférences intergouvernementales.	3,7M $	4,4M $	4,4M $	4,4M $	Contribuer à la réalisation des affaires gouvernementales : soutenir les synergies, le dialogue, les interactions efficaces entre les secteurs gouvernementaux dans le contexte intergouvernemental par la prestation impartiale de services de soutien aux conférences et à la gestion de l'information.
Services internes	1,8M $	2,2M $	2,2M $	2,2M $	Répondre aux besoins du programme des services aux conférences.
Total	5,5M $	6,6M $	6,6M $	6,6M $

Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques

Priorités opérationnelles	Type	Liens avec les résultats stratégiques	Description
Amélioration et documentation constante des pratiques et procédures touchant la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales	En cours	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres	Cette priorité est un moyen de recueillir le savoir collectif, de noter les pratiques exemplaires et de favoriser l'innovation au sein de l'organisation. Ainsi, tous les clients des gouvernements bénéficient de services de la plus haute qualité année après année et de secteur en secteur. Plans en vue de donner suite à la priorité Leadership et soutien constant des communautés de pratique Examen des processus d'activité
Engagement accru auprès des intervenants et des clients pour faire en sorte que le Secrétariat demeure le premier choix en matière de soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau.	Nouveau	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres	Cette priorité tient compte du fait que les besoins de nos clients évoluent. Elle assurera le maintient d'une communication ouverte et constante. Elle nous permettra d'examiner nos pratiques à la lumière des besoins de nos clients pour ainsi faire en sorte que nos services restent pertinents et de la plus haute qualité. Plans en vue de donner suite à la priorité Trouver des moyens d'atteindre les intervenants afin d'en arriver à un engagement renouvelé envers le Secrétariat; Consultations d'ordre général auprès des clients et intervenants

Priorités en matière de gestion	Type	Liens avec les résultats stratégiques	Description
Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC	En cours : poids plus grand	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres	Cette priorité contribuera à assurer l'excellence des pratiques de gestion, ce qui aura pour effet d'optimiser l'utilisation des ressources au soutien de la prestation des services aux conférences. De plus, les pratiques financières et non financières seront revues afin d'assurer la transparence et la responsabilisation. Travail et initiatives de renouveau qui permettront de donner suite à cette priorité Mise en œuvre d'une plus vaste et plus solide stratégie de mesure du rendement; Examen des modèles de gestion des ressources humaines et de gestion des finances en vue de les harmoniser avec les saines pratiques; Renforcement de l'intégration des ressources humaines dans la planification des activités.

Analyse des risques

À titre d'organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n'exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an Toutefois, l'incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n'est possible que grâce au dévouement et à l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l'abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l'exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l'appareil intergouvernemental.

Étant donné qu'il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d'une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d'autre part et d'autant plus important, qu'ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé.

C'est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l'importance des questions de gestion des risques et qu'il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité du SCIC d'offrir des services aux conférences et le maintien de son infrastructure de soutien;
3. l'obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l'accent mis aujourd'hui sur la responsabilisation et la gestion des ressources;
4. la capacité du SCIC de réagir et de s'adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
5. l'accès au personnel compétent;
6. la conservation de la mémoire et des pratiques collectives.

Profil des dépenses

En tant que petit organisme ayant un mandat unique, le SCIC doit être doté d'une structure organisationnelle capable de desservir annuellement jusqu'à 120 conférences différentes. Les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. En vertu d'une entente, les provinces contribuent jusqu'à concurrence de 50 % des coûts de fonctionnement du SCIC, moins les régimes d'avantages sociaux des employés, les frais de traduction et les services aux locataires. Ces contributions sont déposées au Trésor public, au crédit du receveur général du Canada. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues des prochaines années.

Postes votés et législatifs

Le tableau ci-dessous illustre la façon dont le Parlement a approuvé les ressources du SCIC et les changements apportés aux ressources découlant du budget supplémentaire des dépenses et des autres autorisations, ainsi que la manière dont les sommes ont été dépensées.

Postes votés et législatifs figurant dans le budget supplémentaire des dépenses
(en millions $)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	Budget principal des dépenses 2009-2010	Budget principal des dépenses 2010-2011
1	Dépenses de fonctionnement	6,1	6,2
5	Subventions et contributions	0,0	0,0
(L)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	0,4	0,4
Total		6,5	6,6