ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
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2010-2011
Rapport sur les plans et les priorités
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
La version originale a été signée par
L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la Francophonie
Table des matières
- Raison d'être et responsabilités
- Résultats stratégiques
- Architecture des activités du programme (AAP)
- Sommaire de la planification
- Contribution des priorités à l'atteinte du résultat stratégique
- Analyse des risques
- Profil des dépenses
- Postes votés et législatifs
Section II - ANALYSE DES ACTIVITÉS DU PROGRAMMES PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE
SECTION III - RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES
Message de la ministre
Avec ses 37 ans d'expertise, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) assure les services techniques et administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales partout au Canada.
Les conférences intergouvernementales sont des outils essentiels pour la fédération canadienne. Elles offrent l'occasion aux gouvernements de se consulter au sujet de leurs politiques et de leurs programmes.
Le Secrétariat est un organisme financé par les gouvernements fédéral et provinciaux et il est composé d'employés provenant de ces deux paliers de gouvernements. Son mandat et son programme unique permettent de fournir des services professionnels et de grande qualité à l'égard de l'organisation de réunions intergouvernementales de haut niveau.
À titre de présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, c'est avec plaisir que je présente le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat pour l'exercice financier 2010-2011.
L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la Francophonie
SECTION I – SURVOL
Raison d'être et responsabilités
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et territoriaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus à ces réunions.
Résultats stratégiques
Pour s'acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :
L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Architecture des activités du programme (AAP)
Le SCIC est un micro-organisme n'ayant qu'un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l'architecture des activités de son programme.
| Niveau de l'AAP | Renseignements sur le rendement : résultats attendus | |
|---|---|---|
| Ministère/organisme | Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes | Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes |
| Résultats stratégiques | Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. | |
| Activités du programme (Même présentation que celle du budget) | Services aux conférences | Planification et déroulement sans faille des activités, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus. |
| Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales qu'il dessert. |
Sommaire de la Planification
La priorité première du SCIC pour 2010-2011 est de planifier, d'organiser et d'assurer le déroulement sans faille des conférences intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat reçoit un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences.
Le succès et la crédibilité d'une organisation comme le SCIC s'appuie sur un rendement répondant aux plus hautes normes établies. C'est pourquoi le SCIC recherche constamment des moyens de relever le niveau de son service à la clientèle.
Afin de bien s'adapter au contexte dans lequel il évolue, le SCIC se dote actuellement d'un plan stratégique intégré qui permettra d'établir les objectifs et priorités à long terme qui assureront en permanence le succès et la pertinence de l'organisme. Cette initiative jouera un rôle de premier plan dans le perfectionnement du Plan intégré des activités et des ressources humaines et au soutien du processus décisionnel de la haute direction. Elle aidera également à définir les priorités à court et à long terme, tout en offrant un maximum de possibilités et en permettant de relever certains défis comme la planification de la relève.
Dans la foulée de l'exercice de modernisation lancé en 2009, le SCIC poursuivra en 2010-2011 la mise en œuvre d'une série d'initiatives visant à moderniser la gestion de ses ressources humaines et de ses principaux processus En fait, ce qui était au départ un projet d'examen de l'organisation et de planification de la relève a donné naissance à une série de solides principes de gestion de projets et de gestion du changement pour le Secrétariat.
Le SCIC améliorera aussi sa capacité de présentation de rapports en 2010-2011de manière à pouvoir satisfaire en temps et lieu aux exigences des organismes centraux et d'autres organismes, notamment en matière de plans d'urgence et de plans de continuité des opérations.
| 2010-11 | 2011-12 | 2012-13 |
|---|---|---|
| 6,6 | 6,6 | 6,6 |
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 |
|---|---|---|
| 36 | 36 | 36 |
| Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|
| Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l'organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres | 90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC |
| Activité de programme | Dépenses projetées 2009-2010 | Dépenses prévues | Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 | |||
| Services aux conférences intergouvernementales. | 3,7M $ | 4,4M $ | 4,4M $ | 4,4M $ | Contribuer à la réalisation des affaires gouvernementales : soutenir les synergies, le dialogue, les interactions efficaces entre les secteurs gouvernementaux dans le contexte intergouvernemental par la prestation impartiale de services de soutien aux conférences et à la gestion de l'information. |
| Services internes | 1,8M $ | 2,2M $ | 2,2M $ | 2,2M $ | Répondre aux besoins du programme des services aux conférences. |
| Total | 5,5M $ | 6,6M $ | 6,6M $ | 6,6M $ | |
Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques
| Priorités opérationnelles | Type | Liens avec les résultats stratégiques | Description |
|---|---|---|---|
| Amélioration et documentation constante des pratiques et procédures touchant la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales | En cours | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres | Cette priorité est un moyen de recueillir le savoir collectif, de noter les pratiques exemplaires et de favoriser l'innovation au sein de l'organisation. Ainsi, tous les clients des gouvernements bénéficient de services de la plus haute qualité année après année et de secteur en secteur. Plans en vue de donner suite à la priorité
|
| Engagement accru auprès des intervenants et des clients pour faire en sorte que le Secrétariat demeure le premier choix en matière de soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau. | Nouveau | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres | Cette priorité tient compte du fait que les besoins de nos clients évoluent. Elle assurera le maintient d'une communication ouverte et constante. Elle nous permettra d'examiner nos pratiques à la lumière des besoins de nos clients pour ainsi faire en sorte que nos services restent pertinents et de la plus haute qualité. Plans en vue de donner suite à la priorité
|
| Priorités en matière de gestion | Type | Liens avec les résultats stratégiques | Description |
|---|---|---|---|
| Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC | En cours : poids plus grand | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres | Cette priorité contribuera à assurer l'excellence des pratiques de gestion, ce qui aura pour effet d'optimiser l'utilisation des ressources au soutien de la prestation des services aux conférences. De plus, les pratiques financières et non financières seront revues afin d'assurer la transparence et la responsabilisation. Travail et initiatives de renouveau qui permettront de donner suite à cette priorité
|
Analyse des risques
À titre d'organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n'exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an Toutefois, l'incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années
La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n'est possible que grâce au dévouement et à l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l'abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l'exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l'appareil intergouvernemental.
Étant donné qu'il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d'une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d'autre part et d'autant plus important, qu'ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé.
C'est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l'importance des questions de gestion des risques et qu'il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :
- le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
- le maintien de la capacité du SCIC d'offrir des services aux conférences et le maintien de son infrastructure de soutien;
- l'obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l'accent mis aujourd'hui sur la responsabilisation et la gestion des ressources;
- la capacité du SCIC de réagir et de s'adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
- l'accès au personnel compétent;
- la conservation de la mémoire et des pratiques collectives.
Profil des dépenses
En tant que petit organisme ayant un mandat unique, le SCIC doit être doté d'une structure organisationnelle capable de desservir annuellement jusqu'à 120 conférences différentes. Les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. En vertu d'une entente, les provinces contribuent jusqu'à concurrence de 50 % des coûts de fonctionnement du SCIC, moins les régimes d'avantages sociaux des employés, les frais de traduction et les services aux locataires. Ces contributions sont déposées au Trésor public, au crédit du receveur général du Canada. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues des prochaines années.
Postes votés et législatifs
Le tableau ci-dessous illustre la façon dont le Parlement a approuvé les ressources du SCIC et les changements apportés aux ressources découlant du budget supplémentaire des dépenses et des autres autorisations, ainsi que la manière dont les sommes ont été dépensées.
| Poste voté ou législatif (L) | Libellé tronqué du poste voté ou législatif | Budget principal des dépenses 2009-2010 |
Budget principal des dépenses 2010-2011 |
|---|---|---|---|
| 1 | Dépenses de fonctionnement | 6,1 | 6,2 |
| 5 | Subventions et contributions | 0,0 | 0,0 |
| (L) | Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés | 0,4 | 0,4 |
| Total | 6,5 | 6,6 | |
Section II : ANALYSE DES ACTIVITÉS DU PROGRAMMES PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE
Résultats stratégique
L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Nom de l'activité du programme :
Services aux conférences
Description de l'activité du programme :
Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l'organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs
Au cours des trois prochaines années, le SCIC prévoit desservir environ 110 à 120 conférences par an.
| Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 20 | 4,4 | 20 | 4,4 | 20 | 4,4 |
| Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|---|
| Organisation et déroulement sans faille des activités. | Résultats des sondages, lettres de satisfaction des clients, nombre stable ou accru de ministères clients faisant appel aux services du SCIC. | Maintenir le plus haut degré de satisfaction de la clientèle. |
Nom de l'activité du programme :
Services internes
Description de l'activité du programme :
Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.
| Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 16 | 2,2 | 16 | 2,2 | 16 | 2,2 |
| Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|---|
| Soutien efficace des Services aux conférences dans leur prestation de services aux réunions intergouvernementales de haut niveau, ainsi que de la direction du Secrétariat qui doit répondre aux obligations de l'organisation en tant qu'organisme du gouvernement du Canada. Les activités de soutien interne permettent aux Services aux conférences d'offrir des services de grande qualité aux gouvernements. Les services internes jouent un rôle important dans la présentation en temps opportun, et dans les délais prescrits, de rapports précis aux organismes centraux. | Résultats favorables des sondages menés auprès des clients, rapports de vérification, rapports aux organismes centraux. | Assurer le plus haut niveau de satisfaction en répondant aux besoins des clients et en s'acquittant des obligations de l'organisme |
| Assurer une saine gestion et l'intendance consciencieuse des biens, des ressources financières et humaines, et des services de TI, conformément aux principes de la fonction de contrôleur moderne. | Résultats positifs d'examens et de vérifications. | Preuves solides de saine gestion dans ce domaine. |
Faits saillants de la planification
Le Secrétariat profitera des pratiques plus normalisées et plus stratégiques découlant du Plan intégré des activités et des ressources humaines, ainsi que de la mise en oeuvre des principes des pratiques exemplaires.
L'amélioration des pratiques touchant les ressources humaines au sein des Services aux conférences, grâce à un recrutement stratégique et à une formation et un mentorat systématiques, augmentera la capacité du SCIC d'atteindre l'objectif qui consiste à desservir sans faille les réunions intergouvernementales de haut niveau.
L'élaboration et la mise en œuvre du plan stratégique du SCIC facilitera la mise au point de son processus de planification des activités en mettant l'accent sur l'obtention de résultats à long terme et en tenant compte des priorités découlant de l'évolution de son environnement. Cela aidera également le SCIC à réfléchir à la façon dont les priorités et les orientations doivent être établies, à la manière de prendre les décisions sur les affectations et les réaffectations de fonds, et à la façon dont les progrès doivent être coordonnés et gérés en vue de l'atteinte des résultats attendus.
Le SCIC maintiendra aussi la saine démarche globale qu'il a adoptée à l'égard de son fonds unique de documents de conférences intergouvernementales, qui porte sur pratiquement tous les aspects de l'activité intergouvernementale et qui constitue les seules archives complètes de ce genre au Canada.
Les grandes priorités du SCIC pour 2010-2011 seront les suivantes :
- l'amélioration et la documentation constante de toutes les procédures et pratiques auxquelles le Secrétariat a recours pour la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau;
- un engagement accru auprès des intervenants et des clients pour faire en sorte que le Secrétariat demeure le premier choix en matière de soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau;
- le renforcement des pratiques de gestion interne du SCIC.
Avantages pour les Canadiens
L'organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une société démocratique, soit la communication, et il constitue l'un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne.
En assurant avec doigté et professionnalisme l'organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet à ces entités de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'expérience et la neutralité du Secrétariat qui, grâce à son expertise technique et à sa compréhension de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, ajoutera à l'efficacité de ces rencontres.
Les intérêts de chaque Canadien sont représentés par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succès de chacun de ces ordres à réaliser son mandat dépend de la réussite de l'ensemble à déterminer les orientations à prendre relativement aux politiques nationales et provinciales ou territoriales, et à répondre aux besoins grâce à la collaboration et à la négociation.
En tant qu'organisme multilatéral ayant pour but d'appuyer des activités contribuant à susciter et à soutenir l'esprit de collaboration et de négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l'avantage de tous les Canadiens.
SECTION III - RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES
Liste des tableaux supplémentaires
Tous les tableaux d'information supplémentaire du Rapport ministériel sur le rendement de 2008-2009 se trouvent sous forme électronique sur le site du Conseil du Trésor du Canada, à l'adresse suivante :http://www.tbs-sct.gc.ca/rpp/st-ts-eng.asp
Tableau 1 : Sources des revenus non disponibles
Tableau 2 : Vérification interne
Autres sujets d'intérêt
Le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Le Secrétariat produit un rapport annuel aux gouvernements dans lequel il fait état en détail de ses activités. On peut consulter ce rapport sur le site Web du SCIC à l'adresse suivante : www.scics.gc.ca.
POUR PLUS D'INFORMATION
Daniel Plourde
Secrétaire adjoint
Téléphone : (613) 995-2344
Courriel : dplourde@scics.gc.ca