ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

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Message de l'administrateur en chef

Le présent Rapport sur les plans et priorités pour l'exercice 2010-2011 démontre l'engagement continu du Service administratif des tribunaux judiciaires (le Service) à fournir un excellent service aux quatre cours supérieures fédérales d'archives distinctes qu'il soutient ainsi qu'à leurs clients, tout en préservant l'indépendance de ces tribunaux envers la branche exécutive du gouvernement.

Le Service continue à concentrer ses énergies sur les personnes, la technologie et les pratiques de saine gestion. Ces éléments sont importants pour maintenir le niveau et les types de soutien à la magistrature et aux plaideurs canadiens qui ont valu au Service d'être reconnu sur le plan international pour sa qualité et son efficacité. Nos partenaires internationaux, y compris les tribunaux et leurs représentants de pays comme l'Ukraine, ont également profité de l'investissement que nous avons fait dans l'excellence au nom des Canadiens.

Le Service continue de répondre aux attentes en évolution des plaideurs et de la magistrature en renouvelant sa prestation de services et en tirant avantage des nouvelles technologies dans la mesure du possible. Les clients et les juges s'attendent de plus en plus à disposer d'outils automatisés : les clients pour interagir avec les cours, et les juges pour s'acquitter de leurs fonctions judiciaires.

Pour satisfaire ces attentes, le Service continue à prendre des initiatives en vue de l'amélioration des services, à adopter les technologies courantes, à établir des normes de haut niveau et à investir dans l'infrastructure afin d'appuyer ces initiatives. Il est important d'investir dans les personnes qui fournissent les services à nos clients; nous devons continuer à attirer, à former et à retenir ceux qui possèdent les compétences et l'expérience nécessaires pour remplir notre mandat. Enfin, afin de s'assurer que nous gérons de façon efficace et responsable, le Service renforce ses cadres de planification et de reddition de comptes et ajoute de nouvelles capacités.

En ce début d'une autre étape de notre développement, les défis auxquels est confronté le Service sont anciens et nouveaux. Nous devons maintenir le niveau élevé des services que nous offrons habituellement aux juges, aux usagers des cours et au public, tout en modernisant en même temps nos processus et nos technologies avec des ressources limitées. Nos effectifs hautement compétents et mobilisés relèvent ce défi avec un effort accru – les résultats accomplis ont été vraiment remarquables. Les nouvelles technologies posent même de plus grands défis en changeant la façon dont nous fournissons des services, ce qui exige que nous mettions à jour nos connaissances à mesure que nous appliquons ces initiatives.

Je loue le dévouement des employés qui constituent le Service et je présente à la population canadienne les plans et les priorités du Service administratif des tribunaux judiciaires pour l'exercice 2010-2011.

Section I – Survol du Service

Raison d'être et responsabilités

Les fonctions du Service

• offrant aux juges, aux plaideurs et aux avocats des services relatifs aux audiences;
• informant les plaideurs à propos des règles de pratique, des directives et de la procédure des tribunaux;
• conservant les dossiers des tribunaux;
• assurant la liaison entre les juges, les avocats et les plaideurs profanes;
• traitant les documents déposés par les plaideurs ou signifiés à ces derniers;
• enregistrant toutes les instances judiciaires;
• faisant fonction de dépositaire auprès duquel les personnes qui cherchent à faire exécuter des décisions rendues par les cours et par des tribunaux administratifs fédéraux, comme le Conseil canadien des relations industrielles et le Tribunal canadien des droits de la personne, peuvent déposer les documents pertinents;
• fournissant des services de bibliothèque, des installations appropriées et des mesures de sécurité aux juges, aux protonotaires et au personnel;
• offrant des services de soutien à la magistrature.

Pour faciliter l'accessibilité des parties aux tribunaux, le Service compte  environ 630 employés répartis dans 10 bureaux permanents en Nouvelle‑Écosse, au Nouveau‑Brunswick, au Québec, en Ontario, au Manitoba, en Alberta et en Colombie‑Britannique. En plus, des partenaires provinciaux et territoriaux avec qui nous avons conclu des ententes fournissent des services de greffe et des salles d'audience dans d'autres endroits à Terre‑Neuve‑et‑Labrador, à l'Île‑du‑Prince‑Édouard, au Nouveau‑Brunswick, en Saskatchewan, au Nunavut, dans les Territoires du Nord‑Ouest et au Yukon.

Résultat stratégique et architecture des activités des programmes (AAP)

Dans son architecture d'activités de programme (AAP), le Service n'a qu'un résultat stratégique appuyé par trois activités de programme. Elles reflètent la structure organisationnelle du Service.

[D]

SERVICE ADMINISTRATIF DES TRIBUNAUX JUDICIAIRES

RÉSULTAT STRATÉGIQUE
Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.
TROIS ACTIVITÉS DE PROGRAMME
Services du greffe	Services judiciaires
Prestation de services de greffier - Cour d'appel fédérale et Cour d'appel de la cour martiale du Canada, Cour fédérale et Cour canadienne de l'impôt Prestation de services du greffe pour les quatre cours	Services des cadres judiciaires Services des adjointes judiciaires Services des auxiliaires juridiques Services de distribution, traduction et de révision Services de bibliothèque Services des chauffeurs et des préposés à l'audience
Services internes
Services de gestion et de surveillance Services des communications Services juridiques Services de gestion des ressources humaines Services de gestion des finances Services de gestion de l'information Services des technologies de l'information Services de gestion des biens Services de gestion du matériel Services de gestion des acquisitions Services de gestion des voyages et autres services administratifs

Sommaire - Planification

Ressources financières (en millions de dollars)

2010-2011	2011-2012	2012-2013
59,7	59,7	59,7

 

Ressources humaines (Équivalent temps-plein - ETP)

2010-2011	2011-2012	2012-2013
615	615	615

 

Résultat stratégique : Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.

Indicateurs de rendement	Objectifs
Taux de satisfaction à l'égard du SATJ, quant à l'accès, exprimée par les parties participant au processus judiciaire	Sondages auprès de la clientèle et des juges – taux de satisfaction de 85 p. 100
L'évaluation des indicateurs commencera en 2010-2011 (En millions de dollars)

Activité de programme 1	Dépenses projetées 2009-2010	Dépenses prévues			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2010-2011	2011-2012	2012-2013
Services du greffe	26,3	29,6	24,6	24,6	Le Service appuie la magistrature fédérale qui constitue un élément essentiel du système fédéral de gouvernance. Ainsi, nos travaux ont une incidence sur plusieurs domaines généraux de résultats, notamment en matière d'affaires économiques, sociales, internationales et gouvernementales.
Services judiciaires	19,3	20,6	18,9	18,9
Services internes	15,5	16,3	16,2	16,2
Dépenses totales prévues	66,5	59,7	59,7	59,7

Veuillez vous référer au tableau Tendance relative aux dépenses de l'organisation, pour les changements d'un exercice à l'autre.

1. Pour une description de l'activité de programme, veuillez accédez au Budget principal des dépenses en ligne à http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20092010/me-bd/JUS-fra.asp#bm05.

 

Contribution des priorités à l'atteinte du résultat stratégique

Priorités opérationnelles	Type	Liens avec les résultat stratégique	Description
Initiatives relatives à l'amélioration des services	Déjà établie	Cette priorité contribue directement à l'atteinte du seul résultat stratégique du Service : Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.	Le Service continuera de poursuivre une gamme d'initiatives axées sur les changements et améliorations d'importance quant à la manière dont il fournit des services à ses clients, aux juges et aux plaideurs. ●  Mise en place du plan d'action faisant suite au sondage réalisé auprès des juges et des employés concernant la qualité des services de greffe ●  Élaboration d'un plan pour atteindre un taux de dépôt électronique de 100 p. 100 pour les cours ●  Promotion du dépôt électronique des documents judiciaires ●  Travail continu concernant l'élaboration et l'appréciation d'un projet de normes relatives au service de greffe ●  Travail continu concernant l'harmonisation des politiques et des procédures (nombre de procédures ont été révisées et adoptées) ●  Sondage auprès des juges et des clients ●  Élaboration du nouveau Système de gestion des instances ●  Élaboration d'un plan pour la mise en place d'une salle d'audience électronique ●  Révision de la formation opérationnelle, des méthodes de prestation de services et des outils ●  Élaboration et mise en place d'un nouveau modèle de gestion de l'information (GI) ●  Investissement dans l'infrastructure pour appuyer les initiatives relatives aux services
Investissement dans nos gens	Nouvelle	Cette priorité contribue directement à l'atteinte du seul résultat stratégique du Service : Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.	Le Service examine et évalue constamment ses effectifs et ses pratiques en milieu de travail pour atteindre son objectif d'avoir un personnel averti, bien formé, mobilisé et productif – offrant aux Canadiens un niveau élevé de services afin de s'assurer de leur confiance et de leur satisfaction continues. Le Service a élaboré un plan d'action en réponse aux résultats du Sondage réalisé en 2008 auprès des fonctionnaires fédéraux. 1. Leadership et gestion du rendement. La haute gestion s'engage à appuyer et à valoriser les employés, sur les plans individuel et collectif. Elle investira dans son personnel de direction et ses gestionnaires afin de leur offrir la formation, les outils, le temps et l'encouragement pour qu'ils appuient de manière proactive leurs employés et qu'ils les gèrent efficacement. 2. Priorités relatives au milieu de travail et aux effectifs. Le Service soutiendra des initiatives dans des domaines tels que la diversité, les valeurs et l'éthique, le harcèlement et la discrimination, la conciliation travail‑vie ainsi que l'apprentissage et le développement de carrière. Des plans sont en place afin d'élaborer des initiatives ayant pour but de rendre le milieu de travail plus sain et plus favorable à l'attraction et à la rétention d'employés qualifiés.

Priorités en matière de gestion	Type	Liens avec les résultats stratégiques	Description
Faciliter la planification et renforcer l'obligation de rendre compte	Déjà établie	Cette priorité contribue directement à l'atteinte du seul résultat stratégique du Service : Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.	Le Service a révisé sa capacité relativement à la planification et à l'obligation de rendre compte et a entrepris un processus visant à officialiser et à renforcer certaines pratiques clés de gestion interne, y compris l'amélioration du processus de décision fondé sur des données probantes, de l'établissement de rapports et de la reddition de compte. ●   Un cadre de gestion du risque sera élaboré et intégré à l'ensemble des initiatives de planification ●   Un modèle innovant sera mis en place pour la vérification interne avec l'appui du Bureau du contrôleur général ●   Un engagement permanent sera pris envers la facilitation de la planification intégrée ●   ●Une intention sera affirmée en vue d'établir un Bureau de projet au cours des prochaines années ●   Une évaluation de la menace et des risques ainsi qu'un processus d'homologation et d'accréditation seront entrepris à l'égard du réseau TI du Service afin qu'il prenne en charge la sécurité de réseau de niveau Protégé B

 

Analyse du risque

Contexte organisationnel
Comme les technologies électroniques deviennent la norme dans la plupart des environnements opérationnels, y compris dans le contexte judiciaire, le Service reconnaît qu'il est nécessaire de répondre aux attentes des juges et des plaideurs. L'investissement requis pose un défi important pour le Service, qui doit rationaliser les ressources existantes pour les activités courantes, tout en trouvant et en affectant de nouvelles ressources pour changer le modèle de prestation des services. Tout au long de cette période de transition importante, le Service continuera de se concentrer sur l'excellence des services offerts à la magistrature et à la population. Pour réussir, il sera essentiel de disposer d'un environnement de travail positif qui appuie les gens possédant les bonnes compétences ainsi que l'expérience.

Gestion du risque
Le Service est en train d'élaborer un cadre formel de gestion du risque pour la planification et la prise de décisions pour toutes ses activités. L'analyse du risque et les stratégies connexes d'atténuation sont prêtes à être communiquées dans l'ensemble de l'organisation, et elles seront révisées et mises à jour régulièrement.

Sécurité physique et des technologies de l'information (TI)
Un niveau de sécurité adéquat est fondamental pour le fonctionnement efficace du système de justice. La sécurité physique des locaux et la protection des juges, du personnel et des autres participants au processus judiciaire impliquent la prise de mesures à l'égard des risques importants et croissants. Il est essentiel pour le Service d'offrir des mesures de sécurité normalisées partout au pays, non seulement pour les installations dédiées aux cours, mais aussi pour les installations empruntées ou louées pour les audiences se tenant dans des agglomérations plus petites. Le Service a élaboré une stratégie de sécurité nationale pour répondre à ses exigences ainsi qu'à un éventail d'autres exigences en matière de sécurité, dont la sécurité du réseau TI. Le Service a défini comme priorité l'obtention des ressources nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie.

Gestion de l'information
La gestion des documents papier et électroniques du Service constitue un défi important en raison de la nature de l'organisation et des cours qu'elle appuie. Les dossiers judiciaires sont de grande ampleur et exigent des ressources considérables pour les créer, les gérer et les entreposer. Le Service procède actuellement à la rationalisation de ses calendriers de rétention et de disposition, en conformité avec les lignes directrices du gouvernement du Canada, et à la numérisation des dossiers en fonction de sa capacité et de ses ressources. L'élaboration d'un modèle de gestion de l'information plus solide est en cours; cela comprendra des stratégies pour la garde des dossiers en lieu sûr, une composante de base essentielle dans le cadre de l'utilisation accrue des technologies de l'information au greffe et dans les salles d'audience.

Le personnel
Attirer et retenir des employés représente un défi important pour le Service. L'organisation repose sur des employés hautement spécialisés, qualifiés et mobilisés. Bon nombre des compétences requises appartiennent exclusivement à l'environnement judiciaire ou quasi judiciaire, et les employés doivent répondre à beaucoup de demandes. Le personnel de gestion lutte contre les problèmes clés dégagés dans le plus récent sondage effectué auprès des fonctionnaires fédéraux par une série d'initiatives visant à améliorer le milieu de travail et valoriser les effectifs – elles sont décrites dans la section ci‑dessus des priorités en matière de gestion. Elles comprennent une concentration sur les gestionnaires et leur capacité à appuyer et valoriser efficacement les employés, notamment par l'apprentissage et le développement de carrière, ainsi que l'examen de questions liées au milieu de travail en rapport avec le harcèlement et la discrimination, la diversité, de même que les valeurs et l'éthique.

Ressources/Capacité
Le Service est confronté à des défis importants quant à sa capacité et quant aux ressources requises pour offrir l'infrastructure nécessaire à la poursuite d'une gamme d'initiatives. Des investissements à cet égard ont été qualifiés comme essentiels au renforcement de cette capacité. Des plans dégageant clairement les exigences, les résultats attendus et les calendriers ont été élaborés pour s'assurer que l'on répond aux priorités en fonction des ressources. Le Service tentera d'obtenir le financement requis pour ces importantes initiatives, mais mettra ses plans en place pour garantir le maintien de l'excellence opérationnelle des cours.

Possibilités
Sécurité et intégrité des cours dans la RCN
Le Service continuera de poursuivre son objectif qui consiste à centraliser la majorité de ses bureaux dans la région de la capitale nationale (la RCN), dans l'immeuble Thomas D'Arcy McGee (TDM) au cours des prochaines années, à mesure que l'espace se libérera. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a déterminé que l'immeuble TDM était une solution d'emplacement à long terme pour le Service.

Cette initiative améliorera l'efficacité des activités des cours et du greffe, facilitera leur modernisation, aidera à garantir la continuité des activités des cours, contribuera à l'amélioration de la sécurité du personnel, des juges et des plaideurs, de même qu'à l'amélioration du moral des employés.

Technologies / amélioration des services
Comme il a été mentionné dans des documents budgétaires et des rapports annuels antérieurs, le Service poursuit ses initiatives d'amélioration des services par la mise en place et l'intégration de nouvelles technologies. La mise à niveau de l'infrastructure technologique et de la capacité de gestion de l'information facilitera le recours accru à l'enregistrement audionumérique, à la vidéoconférence, au dépôt électronique, ainsi qu'à la numérisation et à l'entreposage de documents. Le but final est d'offrir aux juges et au personnel du greffe un accès électronique à tous les documents contenus dans un dossier de la cour en particulier. Un autre but est d'établir des « salles d'audience électroniques » faisant une pleine utilisation des ordinateurs, de l'accès Internet, des logiciels de gestion de la preuve et d'autres technologies connexes aux tribunaux.

Le Service ira de l'avant vers l'atteinte de cet objectif ambitieux d'une manière planifiée et mesurée, en s'assurant que l'infrastructure TI physique est en place, et que les ressources fonctionnelles et ministérielles connexes sont disponibles pour soutenir la mise en place de ces technologies. La consolidation des locaux à bureaux dans l'immeuble TDM fournit l'occasion d'apporter des améliorations aux salles d'audience existantes pour permettre la mise en place de l'infrastructure technique nécessaire.

Planification et obligation de rendre compte
Pour renforcer la planification partout dans l'organisation, le personnel de gestion a appuyé une approche intégrée. Les initiatives actuelles comprennent le renouvellement de la fonction de vérification interne, la finalisation de la mise en œuvre d'un cadre de gestion du risque, le renforcement de la planification opérationnelle, l'intention de créer un Bureau de projet, de même que l'offre d'une formation en gestion de projets dans toute l'organisation. Il en résultera un meilleur processus de décision fondé sur des données probantes et une meilleure reddition de compte dans tout le Service.

Profil des dépenses

Tendances au chapitre des dépenses ministérielles

[D]

Notes :
Certains écarts importants entre les années sont expliqués de manière plus détaillée ci‑dessous. Toutefois, d'autres éléments causent des écarts d'une année à l'autre, dont : les augmentations et diminutions des reports à un exercice ultérieur dans le cadre du budget annuel d'exploitation, les déficits au chapitre de la rémunération, les taux applicables pour le régime d'avantages sociaux des employés (le RASE), certaines questions relatives au financement pour l'intégrité des programmes, de même que les compressions à l'échelle du gouvernement découlant de la réforme du régime d'approvisionnement et de la rémunération prévue dans les conventions collectives nouvellement signées.

2007-2008
Les écarts importants entre les années 2007-2008 et 2006-2007 sont principalement dus à :
- la diminution de 4,5 M$ dans le financement prenant fin pour les exigences d'aménagement relatives au Centre judiciaire fédéral (CJF) du SATJ à Toronto
- la diminution de 0,3 M$ dans le financement prenant fin pour faire face aux pressions d'immigration à court terme afin de réduire le nombre des demandes pendantes d'octroi et de preuve de citoyenneté, de même que des demandes en instance de parents et de grands‑parents parrainés

2008-2009
Les écarts importants entre les années 2008-2009 et 2007-2008 sont principalement dus à :
+ l'augmentation de 3,5 M$ dans le financement de la rémunération relative aux conventions collectives
+ l'augmentation de 2,2 M$ dans le financement pour la mise en application du projet de loi C-3, Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés
+ l'augmentation de 1,3 M$ dans le financement pour la réinstallation des employés dans la région de la capitale nationale au 90, rue Sparks, à Ottawa
- la diminution de 0,8 M$ dans le financement pour les questions relatives à l'intégrité des programmes

2009-2010
Les écarts importants entre les années 2009-2010 et 2008-2009 sont principalement dus à : 
- la diminution de 2,3 M$ dans le financement pour les questions relatives à l'intégrité des programmes
- la diminution de 1,3 M$ dans le financement prenant fin pour la réinstallation des employés dans la région de la capitale nationale au 90, rue Sparks, à Ottawa
- la diminution de 0,3 M$ dans le financement prenant fin pour la mise en application de la Loi sur la modernisation de la fonction publique
+ l'augmentation de 0,3 M$ dans le financement de la rémunération relative aux conventions collectives
+ l'augmentation de 1,5 M$ dans le financement pour la mise en application du projet de loi C-3, Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés

2010-2011
Les écarts importants entre les années 2010-2011 et 2009-2010 sont principalement dus à :
- la diminution de 3,7 M$ dans le financement prenant fin pour la mise en application du projet de loi C-3, Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés
- la diminution de 2,2 M$, du fait qu'aucun montant n'est inclus pour les reports à un exercice ultérieur dans le cadre du budget d'exploitation
- la diminution de 1,3 M$, du fait qu'aucun montant n'est inclus pour les déficits au chapitre de la rémunération
- la diminution de 0,3 M$, du fait qu'aucun montant relatif à la rémunération prévue dans les conventions collectives nouvellement signées n'est inclus dans les dépenses prévues

Crédits votés et postes législatifs dans le budget principal des dépenses
(en millions de dollars)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	2009-2010 Budget principal des dépenses	2010-2011 Budget principal des dépenses
30	Dépenses de fonctionnement	55,0	53,3
(L)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	6,1	6,4
Total		61,1	59,7

L'écart de 1,4 M$ entre les deux années est due à :
- une diminution de 3,6 M$ en financement temporaire en 2009-2010 pour mettre en oeuvre le projet de loi C-3, Loi modifiant la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés
+ un ajout de 2,5 M$ pour la négociation collective et les régimes d'avantages sociaux connexes