ARCHIVÉ - Vérification interne du processus d'élaboration du plan stratégique

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2.0  Introduction

Dans l'environnement d'aujourd'hui marqué par l'évolution rapide, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit, pour s'acquitter de son mandat, être en mesure de penser de manière stratégique, d'élaborer des stratégies efficaces lui permettant de composer avec les circonstances nouvelles et faire en sorte que la gestion soit dotée de la capacité d'adopter et de mettre en œuvre des stratégies. Le Comité de vérification interne et d'évaluation du SCT a demandé la tenue de la présente vérification afin de fournir à la direction du Secrétariat une évaluation indépendante du processus de planification stratégique du SCT et de cerner les secteurs à améliorer.

2.1  Contexte

Le Conseil du Trésor est le comité du Cabinet à qui a été confiée la responsabilité d'assurer la gestion générale des ressources du gouvernement du Canada. Il est présidé par le président du Conseil du Trésor et se compose du ministre des Finances et d'autres ministres nommés par le gouverneur en conseil. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (le SCT ou le Secrétariat) est le ministère assurant le soutien du Conseil du Trésor. Il est dirigé par le secrétaire, qui relève du président du Conseil du Trésor.

Le SCT œuvre dans un environnement de politique publique en constante évolution. Les décisions concernant la répartition des ressources ou la prestation des services doivent prendre en compte un vaste éventail de facteurs différents à l'intérieur tout autant qu'à l'extérieur du gouvernement. Le Conseil du Trésor, par l'entremise du SCT, travaille de concert avec les ministères et organismes pour respecter les engagements du gouvernement.

Le processus de planification stratégique du SCT a été officiellement instauré en juin 2002, et la responsabilité à son égard a été confiée à la Direction des politiques et de la planification stratégiques du SCT. En juillet 2002, un réseau de planification stratégique (le Réseau de planification), composé de représentants de tous les secteurs d'activités, directions et secteurs du SCT, a été rétabli. La Direction des politiques et de la planification stratégiques, forte du soutien des dirigeants des secteurs d'activités et du Réseau de planification, a mis au point en 2003 le Cadre de planification stratégique et de résultats du SCT et assumé la direction des retraites du Comité exécutif dans le cadre desquelles sont discutées l'information et les priorités se rapportant à la planification stratégique du SCT.

2.2  Objectifs et portée de la vérification

Dans l'ensemble, la vérification de la planification stratégique avait pour objectif de déterminer l'efficacité des procédés de préparation, d'élaboration et de mise en œuvre du plan stratégique du SCT, ce qui comprend les critères suivants :

• le processus de planification stratégique du SCT satisfait aux critères en matière de pratiques de pointe^[1];
• les documents de planification stratégique indiquent clairement les résultats du processus de planification stratégique et comprennent toutes les composantes nécessaires;
• le plan stratégique est efficacement communiqué aux différents secteurs du Secrétariat et bien compris par eux;
• le plan stratégique contient suffisamment de directives pour veiller à ce que les plans annuels de fonctionnement établissent la priorité des initiatives, répartissent les ressources, fixent les résultats et cernent les stratégies de mise en œuvre.

La portée de la vérification a été établie en deux étapes.

Plan de vérification de 2003‑2004 — Première étape. Préparation et élaboration du plan stratégique du SCT

La première étape est comprise dans le plan de vérification interne du SCT pour 2003‑2004 et constitue la portée du présent rapport. Elle porte sur la préparation et l'élaboration du plan stratégique du SCT et comprend une comparaison au regard des critères suivants relatifs aux pratiques de pointe :

• prévoir planifier, ce qui comprend identifier les principaux intervenants;
• cerner les mandats organisationnels;
• préciser la mission et la vision de l'organisation;
• mener un examen de l'environnement (externe et interne), ce qui comprend une évaluation des risques;
• déterminer les résultats stratégiques et les mesures;
• déterminer les résultats et les mesures;
• mener un examen et adopter des stratégies.

Remarque : L'étape de la collecte des données de la présente vérification était déjà terminée lorsqu'est survenu le changement organisationnel d'envergure au SCT en décembre 2003.

Deuxième étape À déterminer : Mise en œuvre du plan stratégique du SCT

La deuxième étape n'a pas encore été prévue en raison de la réorganisation du SCT en décembre 2003. L'efficacité de la mise en œuvre du plan stratégique sera évaluée au regard des critères suivants relatifs aux pratiques de pointe :

• élaborer des plans d'action pour mettre en œuvre les stratégies;
• élaborer des budgets à l'appui des plans d'action;
• évaluer la nécessité de changer des lois ou des politiques afin d'atteindre les résultats;
• comparer les résultats obtenus aux mesures prévues et aux indicateurs de rendement clés (IRC);
• réévaluer les stratégies et le processus de planification stratégique.

Le moment auquel sera menée la vérification devra être examiné compte tenu des constatations et des recommandations de la présente vérification.

2.3  Démarches et méthodes de vérification

Démarche

La démarche retenue pour mener la vérification comprend les étapes suivantes :

• cerner et documenter les activités et les processus utilisés dans le cadre de la planification stratégique au SCT;
• cerner les critères relatifs aux pratiques de pointe en faisant des recherches dans des publications externes et en examinant les démarches documentées d'autres organisations;
• évaluer le processus de planification stratégique du SCT au regard des pratiques de pointe;
• cerner les secteurs à améliorer du processus de planification stratégique.

En nous inspirant des étapes susmentionnées, nous avons formulé des recommandations pratiques qui orienteront le processus de planification stratégique du SCT.

Méthodes

L'équipe de vérification a mené des recherches à l'extérieur de la fonction publique pour connaître les pratiques de pointe en matière de planification stratégique et pour élaborer une démarche de vérification qui satisfait aux exigences du SCT. Les critères relatifs à ces pratiques de pointe ont été examinés et approuvés par le Comité de vérification interne et d'évaluation.

L'équipe de vérification a interviewé des membres clés de la Direction des politiques et de la planification stratégiques et du Réseau de planification du SCT, ce qui lui a permis de comprendre le processus de planification stratégique et les questions qui se posent au SCT à cet égard.

Des entrevues ont également été menées avec le secrétaire, les dirigeants des secteurs d'activités et les secrétaires adjoints afin de discuter des principales questions qui se posent à l'égard du processus de planification stratégique, des pratiques efficaces et des secteurs à améliorer. La liste des personnes interviewées est reproduite à l'annexe B.

Un examen des documents publiés sur le sujet a été mené et a notamment porté sur le matériel suivant :

• le cahier de la retraite de planification stratégique du Comité exécutif (octobre 2003) qui comprend :
  • l'exposé du secrétaire du SCT – Faire le point;
  • le programme de gestion – plan d'action;
  • l'examen de l'environnement du SCT – automne 2003 – résultats des entrevues;
  • les exposés sur le plan stratégique des secteurs d'activités;
  • le cycle de planification stratégique du SCT de 2003‑2004; Survol : Lignes directrices à l'intention des chefs des secteurs d'activités;
  • le Cadre de planification stratégique et de résultats (ébauche);
  • l'examen de l'environnement du SCT – partie 1; Examen de la littérature 2003.
• D'autres documents clés du SCT, dont le Rapport sur les plans et les priorités, Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes et le Programme d'action.

Les constatations et les recommandations de la vérification interne sont présentées dans les deux sections suivantes :

Section 3 – Constatations de la vérification, ce qui comprend les pratiques de pointe (utilisées à titre de critères de vérification), un aperçu du processus de planification stratégique du SCT pour 2002‑2003 et 2003‑2004, les activités exécutées par le SCT qui sont conformes aux pratiques de pointe et les secteurs à améliorer.

Section 4 – Recommandations.