Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Vérification interne du processus d'élaboration du plan stratégique

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous Â».


4.0  Recommandations

Aperçu

Dans la présente section, nous décrivons une démarche révisée que nous recommandons en matière de planification stratégique et qui traite de tous les secteurs à améliorer dont il a été question dans les sections précédentes. Cette démarche mettra à profit les progrès réalisés au cours de deux dernières années, ce qui comprend l'établissement d'un processus de planification stratégique au SCT et la création du Réseau de planification stratégique. Nous avons également tenu compte de l'environnement unique du SCT. Notre démarche recommande l'élaboration périodique d'un plan stratégique approuvé (peut‑être aux trois ans) et l'exécution d'un processus annuel de planification ministérielle qui se penche sur le plan stratégique et alimente les autres activités de planification au SCT.

4.1  Élaborer un plan stratégique

Comme nous l'avons indiqué dans la section précédente, compte tenu des critères relatifs aux pratiques de pointe, le processus de planification stratégique n'a pas donné lieu à un plan stratégique pour le SCT. Nous recommandons au SCT d'élaborer, tous les trois ans, un plan stratégique couvrant une période de 3 à 5 ans qui soit conforme aux critères de planification stratégique des pratiques de pointe.

Un plan stratégique désigne un document par écrit officiel qui énonce la mission, la vision, les valeurs et les objectifs d'une organisation et qui montre comment cette dernière les atteindra. Il résume les hypothèses en matière d'environnement et de ressources qui sous‑tendent les choix stratégiques et cerne les risques associés à ces choix. L'annexe C résume le genre de renseignements que contient d'ordinaire un plan stratégique. Certains de ces renseignements ont déjà été compilés dans le cadre des exercices antérieurs de planification stratégique. Les éléments de planification stratégique manquants qui ont été mentionnés dans la section précédente devraient être intégrés au plan. Il s'agit plus précisément des éléments suivants :

  • des résultats et extrants qu'il a été convenu de tirer du processus;
  • une définition claire des rôles des principaux intervenants;
  • l'identification et l'analyse des intervenants externes;
  • l'intégration de la planification stratégique aux autres activités de planification du SCT;
  • l'intégration des examens de l'environnement au plan stratégique;
  • l'intégration à l'échelle du SCT et de tous les secteurs d'activités;
  • des résultats mesurables assortis d'objectifs précis;
  • des stratégies proposées d'atteinte des résultats;
  • l'adoption officielle du plan stratégique.

Le plan stratégique contribuerait à fournir au SCT une orientation pour traiter des points suivants :

  • l'établissement des niveaux de ressources;
  • la détermination des habiletés requises;
  • l'adaptation à l'environnement changeant du SCT;
  • la définition des rapports entre le SCT et les ministères;
  • la définition des rapports entre le SCT et les ministres du CT.

Grâce à ce plan stratégique, le SCT pourrait continuer de se concentrer sur ses priorités stratégiques à long terme tout en tenant compte des priorités à court terme qui changent souvent.

4.2  Plan ministériel annuel

Le processus de planification ministérielle proposé serait exécuté chaque année, les efforts concernant certaines activités, comme l'examen de l'environnement et l'établissement des priorités, étant dirigés par des facteurs organisationnels ou externes qui influent sur le SCT. Il s'agit d'un processus de planification hybride qui intègre des éléments de la planification stratégique au cycle de planification annuelle du SCT. Cette démarche a été adoptée afin d'assurer l'intégration avec les autres exigences et activités de planification au SCT et d'aider le SCT à composer avec les fréquents changements de l'environnement.

La prochaine section décrit un processus futur proposé qui adoptera les critères relatifs aux pratiques de pointe en matière de planification stratégique et fournira des recommandations pratiques en vue de l'intégration aux autres processus de planification du SCT qui suivent :

facteurs habilitants de l'organisation – participation des principaux intervenants du SCT;

facteurs habilitants du processus – choix du moment, ordonnancement et efficacité des activités et des extrants;

facteurs habilitants des communications – approbation, adoption et communication du plan ministériel du SCT.

Des recommandations ont été élaborées pour traiter de ces points; elles sont représentées d'abord à la figure 2, accompagnées d'une description du processus proposé de planification ministérielle annuelle du SCT. Le rapport aborde ensuite les facteurs habilitants du processus, de l'organisation et des communications pour le processus proposé de planification annuelle.

Afficher l'image pleine dimension

Diagramme des principales composantes d'un processus de planification stratégique.
Voici une brève description de l'acheminement du processus de planification ministérielle du SCT :

  1. Planification de la planification – Les préparatifs menés par la Direction de la politique stratégique et des communications et parrainés par le Comité exécutif de planification sont essentiels au processus de planification ministérielle. Ces travaux devraient être exécutés tout au début du premier trimestre de l'exercice. Les principaux intervenants devraient être identifiés selon les secteurs d'activités et leur niveau de participation devrait être établi. Les membres du Réseau de planification ministérielle et du Comité exécutif et les dirigeants des secteurs d'activités devraient être connus et leurs rôles et fonctions, définis. Les principales mesures de planification à suivre ainsi que la forme des rapports et le moment de les présenter devraient être précisés et acceptés avant qu'ils ne soient exécutés. Des communications permanentes de l'équipe exécutive concernant le moment, la signification et les jalons du processus sont essentielles pour assurer le maintien du ciblage du processus et de l'engagement envers celui‑ci. Les résultats finals prévus du processus de planification ministérielle devraient être définis et acceptés.
  2. Confirmation du mandat – Les mandats législatifs influent sur le SCT. Tout au début du processus, le SCT devrait examiner et évaluer le rôle et la signification du mandat en ce qui a trait aux activités quotidiennes et futures. Le président du Conseil du Trésor et le Comité de planification ministérielle devraient confirmer le mandat.
  3. 3.      Consultation des intervenants externes et mise à jour de l'examen de l'environnement et de l'évaluation des risques – Des examens de l'environnement et des évaluations des risques devraient être exécutés, accompagnés des intrants des principaux intervenants externes, par la Direction de la politique stratégique et des communications en collaboration avec le Comité exécutif de planification. Ces produits cerneraient les questions et attentes fondamentales relatives au SCT et dirigeraient l'établissement de la vision et de l'orientation.
  4. Vision et établissement des priorités par le Comité exécutif de planification du SCT – Les priorités et les risques qui confrontent le SCT seraient d'abord envisagés par le Comité exécutif de planification, ce qui donnerait à l'équipe de la haute direction l'occasion de résumer les résultats provenant de l'analyse des intervenants et d'établir l'orientation, la vision et les cibles depuis le sommet vers la base. Le résultat serait la vision ministérielle ou pour l'ensemble du SCT.

    La vision décrit l'apparence que devrait prendre le SCT lorsqu'il aura réussi à mettre en œuvre ses stratégies et qu'il aura atteint tout son potentiel. Cette vision permettrait de cibler les efforts de planification sur les facteurs au premier rang des priorités et d'amorcer un effort de planification ministérielle dirigé depuis la base vers le sommet.
  5. Définition des stratégies des secteurs d'activités pour atteindre les résultats et les mesures – Des mesures devraient être prises pour structurer le processus qui veille à ce que les résultats de l'examen de l'environnement et de l'analyse des intervenants soient mis à la disposition de tous les participants du processus de planification ministérielle au SCT. Les dirigeants des secteurs d'activités et le Réseau de planification devraient effectuer une évaluation interne des forces, faiblesses et risques associés à l'atteinte de l'orientation établie par le Comité exécutif de planification. Des modèles de planification établis d'avance faciliteraient la préparation des résumés. Il n'en résulterait pas de plan opérationnel ni de plan détaillé.

    Les résumés à l'intérieur des secteurs d'activités et à l'échelle de ceux‑ci seraient rédigés à cette étape. Chaque secteur d'activités serait tenu d'élaborer ses propres stratégies initiales pour atteindre les résultats et les mesures visées et de fournir des estimations de haut niveau de ses besoins en ressources. Des évaluations complètes des risques internes ainsi que des stratégies novatrices et souples découleraient de cette analyse.
  6. Établissement des stratégies, résultats et mesures préliminaires du SCT par le Comité exécutif – Les dirigeants des secteurs d'activités et le Comité exécutif de planification mèneraient des séances ciblées pour évaluer et examiner les stratégies initiales des secteurs d'activités. Le Comité exécutif effectuerait également une analyse complète et résumerait les résultats des analyses des intervenants et des évaluations des risques et remettraient en question la manière dont la mise en œuvre de ces stratégies permettrait de respecter les priorités établies par le Comité exécutif de planification. Le Comité exécutif formulerait des recommandations sur la répartition des ressources (budgétisation) et la quantification des services et des produits (résultats).
  7. Perfectionnement des stratégies, résultats et mesures des secteurs d'activités – En se fondant sur les stratégies, ressources et résultats préliminaires établis par le Comité exécutif, les dirigeants des secteurs d'activités rajusteraient les plans des secteurs d'activités et mèneraient une autre itération de ces plans.
  8. Achèvement du plan ministériel préliminaire du SCT – Les résultats de la révision des stratégies des secteurs d'activités seraient regroupés dans un document de planification du SCT intitulé le « plan ministériel du SCT », qui serait présenté de manière concise et qui aurait du sens pour ceux qui doivent exécuter le plan dans les opérations.
  9. Examen et approbation du plan ministériel du SCT par le Comité exécutif –Le plan ministériel du SCT serait examiné et approuvé par le Comité exécutif de planification. L'évaluation veillerait à ce que les résultats du processus ascendant soient conformes et à ce que la vision et les priorités établies au début du processus soient bien indiquées. Tout changement des facteurs externes ou des priorités devrait être pris en compte avant que le plan ministériel ne fasse l'objet d'une approbation ou d'une adoption finales.
  10. Approbation par le présidentLe président du CT examinerait et approuverait le plan ministériel présenté par le Comité exécutif de planification.
  11. Présentation du plan ministériel final au Comité exécutif – Le plan ministériel final serait présenté dans le cadre d'une réunion du Comité exécutif qui aurait lieu tout au début du troisième trimestre de l'exercice et ferait alors l'objet de discussions.
  12. Communication des résultats au SCT – Le plan ministériel du SCT serait remis aux employés (affiché sur le site Web ou peut‑être distribué lors d'une assemblée générale).
  13. Liens avec d'autres processus de planification et de rapport du SCT – Les divers autres processus et documents de planification et de rapport du SCT devraient être conformes à l'extrant du processus de planification ministérielle, ce qui veillerait à ce que le plan ministériel soit de fait intégré aux opérations et communiqué uniformément à tous les niveaux. Au cours du troisième trimestre de l'exercice, d'autres processus de planification et de rapport (par exemple, les accords de gestion du rendement, le RPP, le Rapport ministériel sur le rendement et les plans opérationnels des secteurs d'activités) seront achevés et alignés sur les priorités, stratégies, ressources et résultats mentionnés dans le plan ministériel.
  14. Communication aux intervenants externes – Cette activité met l'accent sur les principaux intervenants externes (par exemple, les administrateurs généraux des ministères clés, le Bureau du Conseil privé) à qui seront envoyés le plan ministériel du SCT.

Facteurs habilitants de l'organisation

Le succès de la planification ministérielle repose sur l'établissement de l'orientation par la haute direction et la participation au processus des principaux intervenants du SCT.

Comité exécutif de planification – LeComité exécutif de planification, créé officiellement et dirigé par le secrétaire, assumerait la responsabilité générale et la propriété du plan ministériel du SCT. La planification ministérielle commencerait par l'orientation descendante fournie par le Comité. Ce dernier serait composé du secrétaire, des dirigeants des secteurs d'activités et de membres clés de la Direction de la politique stratégique et des communications ainsi que de la Direction des services ministériels. Il doit exister une distinction bien précise entre les rôles et responsabilités de la Direction de la politique stratégique et des communications et ceux du Comité exécutif de planification proposé.

Président du CT – Dans le cadre de son adoption par l'organisation, il conviendrait que le plan soit officiellement approuvé par le président du Conseil du Trésor.

Direction de la politique stratégique et des communications – La Direction de la politique stratégique et des communications assumerait la responsabilité générale de surveiller les efforts du processus de planification. Elle travaillerait en étroite collaboration avec les cadres de direction supérieurs pour veiller à ce que l'engagement de l'organisation envers les processus de planification ministérielle soit bien communiqué à tous les employés. Il lui incomberait de veiller à ce que les principaux décideurs participent activement aux étapes de préparation et de planification qui mènent au processus de planification.

Comité exécutif du SCT – La tenue de réunions périodiques du Comité exécutif s'est révélée une démarche efficace pour communiquer l'orientation et les priorités du SCT. Pour appuyer le processus de planification, le Comité exécutif participerait proactivement au processus pour élaborer un plan ministériel qui combinerait une démarche descendante et une démarche ascendante. Le Comité exécutif servirait de tribune où discuter des questions et stratégies visant l'ensemble du SCT et où les diriger et prendre des décisions les concernant. Des séances officielles auraient lieu trimestriellement (à tout le moins) à mesure que le plan est élaboré et finalisé.

Réseau de planification ministérielle –Le Réseau de planification, dans sa version de 2003, devrait être démantelé. Un nouveau Réseau de planification ministérielle se verrait confier plus de pouvoirs en matière de prise de décisions au nom de l'organisation et servirait d'organe de collaboration pour la mise en œuvre des stratégies et la remise en question de celles‑ci du point de vue de l'ensemble du SCT. Le réseau assurerait un soutien actif des dirigeants des secteurs d'activités dans la tenue des examens internes et externes ainsi que dans l'exécution de la planification ascendante, le tout en conformité avec les priorités établies par le Comité exécutif de planification.  

Principaux intervenants externes – Le SCT devrait identifier officiellement les principaux intervenants externes et établir un processus efficace pour obtenir leurs commentaires sur les examens de l'environnement et les évaluations des risques. Les intervenants peuvent comprendre les ministres du Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé, le ministre des Finances et les administrateurs généraux des ministères clés. Le plan approuvé serait communiqué à ce groupe d'intervenants.

Employés du SCT – Certains employés du SCT participeraient au processus ascendant de planification ministérielle et appuieraient les dirigeants des secteurs d'activités. Le résultat du processus de planification serait diffusé et communiqué à large échelle à tous les employés du SCT grâce à de multiples voies de communication.

Facteurs habilitants du processus

Nous avons montré à la figure 2 des recommandations relatives à des modifications à apporter aux processus des processus actuels de planification du SCT. Ces changements traiteront de questions cernées dans le cadre de notre vérification. Voici quelques faits saillants relatifs au processus :

  • Choix du moment où exécuter le processus – Le processus devrait être amorcé au cours du premier trimestre de l'exercice, et ce, bien avant que ne soient finalisées les activités de planification ministérielle menées par les secteurs d'activités du SCT. Les activités principales à ce moment comprendraient la planification du processus, la confirmation du mandat du SCT, l'identification des priorités du SCT par le secrétaire et les dirigeants des secteurs d'activités, l'analyse des intervenants et la mise à jour de l'examen de l'environnement. Le processus serait achevé au début du troisième trimestre de l'exercice et s'alignerait sur l'élaboration des autres plans des activités et des opérations ainsi que sur la préparation du Budget des dépenses.
  • Analyse des intervenants externes – L'analyse des intervenants externes et l'évaluation des examens de l'environnement seraient effectuées et alimenteraient l'orientation descendante fournie par le Comité exécutif de planification.
  • Processus itératif avec le Comité exécutif – De multiples réunions du Comité exécutif seraient tenues pour établir les priorités, discuter des risques et contraintes et adopter des stratégies afin de veiller à ce que le plan soit conforme, compris et accepté à l'échelle du SCT.
  • Approbation et adoption officielles – Le président du Conseil du Trésor devrait adopter et approuver officiellement le plan. Le plan sera communiqué aux principaux intervenants externes (par exemple, les principaux ministères intervenants, le Bureau du Conseil privé).
  • Extrant bien défini – Le processus de planification ministérielle donnerait lieu à un document ministériel bien défini.

Facteurs habilitants des communications

Le plan ministériel doit être bien défini, distribué et compris par les employés du SCT et les principaux intervenants externes. Il importe d'assurer des communications permanentes à mesure que le processus de planification ministériel est mené. Voici de brèves descriptions des principaux facteurs habilitants des communications présentés à la figure 2 :

Documentation de la planification ministérielle – Le plan ministériel représenterait le document de planification pour l'ensemble de l'organisation au SCT et établirait les priorités, la vision et les stratégies à l'appui du mandat du SCT. Il serait remis à tous les employés et fournirait un lien entre le mandat, la vision et les stratégies permettant d'atteindre les résultats. Le moment de présenter les résultats et de répartir les ressources serait facile à déterminer à partir de ce document de planification.

Assemblée générale – Le Cadre de planification stratégique et de résultats a déjà été remis à tous les employés lors d'une assemblée générale du SCT, qui a eu lieu en avril 2003. D'autres assemblées générales devraient servir de tribune pour la présentation d'un aperçu du plan ministériel et des progrès réalisés par rapport au plan.

Liens avec d'autres processus de planification et de rapport du SCT – La conformité des extrants aux processus de planification ministérielle et aux autres processus de planification doit être bien définie et communiquée. Des processus redondants et des écarts des stratégies peuvent survenir s'ils ne sont pas bien compris et communiqués à l'intérieur du SCT.

Autres démarches de communication – Des mécanismes officiels de rétroaction avec les intervenants externes par l'entremise d'examens de l'environnement sont essentiels à la poursuite de la planification et de l'analyse. Compte tenu du caractère dynamique de l'environnement et des priorités changeantes qui ont marqué le SCT ces dernières années, les activités de planification permanentes du SCT et de présentation de rapports en regard des priorités représentent des activités internes essentielles au processus de planification du SCT.

Autres démarches de communication – Des mécanismes officiels de rétroaction avec les intervenants externes par l'entremise d'examens de l'environnement sont essentiels à la poursuite de la planification et de l'analyse. Compte tenu du caractère dynamique de l'environnement et des priorités changeantes qui ont marqué le SCT ces dernières années, les activités de planification permanentes du SCT et de présentation de rapports en regard des priorités représentent des activités internes essentielles au processus de planification du SCT.