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Dans la présente section, nous décrivons une démarche révisée que nous recommandons en matière de planification stratégique et qui traite de tous les secteurs à améliorer dont il a été question dans les sections précédentes. Cette démarche mettra à profit les progrès réalisés au cours de deux dernières années, ce qui comprend l'établissement d'un processus de planification stratégique au SCT et la création du Réseau de planification stratégique. Nous avons également tenu compte de l'environnement unique du SCT. Notre démarche recommande l'élaboration périodique d'un plan stratégique approuvé (peut‑être aux trois ans) et l'exécution d'un processus annuel de planification ministérielle qui se penche sur le plan stratégique et alimente les autres activités de planification au SCT.
Comme nous l'avons indiqué dans la section précédente, compte tenu des critères relatifs aux pratiques de pointe, le processus de planification stratégique n'a pas donné lieu à un plan stratégique pour le SCT. Nous recommandons au SCT d'élaborer, tous les trois ans, un plan stratégique couvrant une période de 3 à 5 ans qui soit conforme aux critères de planification stratégique des pratiques de pointe.
Un plan stratégique désigne un document par écrit officiel qui énonce la mission, la vision, les valeurs et les objectifs d'une organisation et qui montre comment cette dernière les atteindra. Il résume les hypothèses en matière d'environnement et de ressources qui sous‑tendent les choix stratégiques et cerne les risques associés à ces choix. L'annexe C résume le genre de renseignements que contient d'ordinaire un plan stratégique. Certains de ces renseignements ont déjà été compilés dans le cadre des exercices antérieurs de planification stratégique. Les éléments de planification stratégique manquants qui ont été mentionnés dans la section précédente devraient être intégrés au plan. Il s'agit plus précisément des éléments suivants :
Le plan stratégique contribuerait à fournir au SCT une orientation pour traiter des points suivants :
Grâce à ce plan stratégique, le SCT pourrait continuer de se concentrer sur ses priorités stratégiques à long terme tout en tenant compte des priorités à court terme qui changent souvent.
Le processus de planification ministérielle proposé serait exécuté chaque année, les efforts concernant certaines activités, comme l'examen de l'environnement et l'établissement des priorités, étant dirigés par des facteurs organisationnels ou externes qui influent sur le SCT. Il s'agit d'un processus de planification hybride qui intègre des éléments de la planification stratégique au cycle de planification annuelle du SCT. Cette démarche a été adoptée afin d'assurer l'intégration avec les autres exigences et activités de planification au SCT et d'aider le SCT à composer avec les fréquents changements de l'environnement.
La prochaine section décrit un processus futur proposé qui adoptera les critères relatifs aux pratiques de pointe en matière de planification stratégique et fournira des recommandations pratiques en vue de l'intégration aux autres processus de planification du SCT qui suivent :
facteurs habilitants de l'organisation – participation des principaux intervenants du SCT;
facteurs habilitants du processus – choix du moment, ordonnancement et efficacité des activités et des extrants;
facteurs habilitants des communications – approbation, adoption et communication du plan ministériel du SCT.
Des recommandations ont été élaborées pour traiter de ces points; elles sont représentées d'abord à la figure 2, accompagnées d'une description du processus proposé de planification ministérielle annuelle du SCT. Le rapport aborde ensuite les facteurs habilitants du processus, de l'organisation et des communications pour le processus proposé de planification annuelle.
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Voici une brève description de l'acheminement du processus de planification ministérielle du
SCT :
Le succès de la planification ministérielle repose sur l'établissement de l'orientation par la haute direction et la participation au processus des principaux intervenants du SCT.
Comité exécutif de planification – LeComité exécutif de planification, créé officiellement et dirigé par le secrétaire, assumerait la responsabilité générale et la propriété du plan ministériel du SCT. La planification ministérielle commencerait par l'orientation descendante fournie par le Comité. Ce dernier serait composé du secrétaire, des dirigeants des secteurs d'activités et de membres clés de la Direction de la politique stratégique et des communications ainsi que de la Direction des services ministériels. Il doit exister une distinction bien précise entre les rôles et responsabilités de la Direction de la politique stratégique et des communications et ceux du Comité exécutif de planification proposé.
Président du CT – Dans le cadre de son adoption par l'organisation, il conviendrait que le plan soit officiellement approuvé par le président du Conseil du Trésor.
Direction de la politique stratégique et des communications – La Direction de la politique stratégique et des communications assumerait la responsabilité générale de surveiller les efforts du processus de planification. Elle travaillerait en étroite collaboration avec les cadres de direction supérieurs pour veiller à ce que l'engagement de l'organisation envers les processus de planification ministérielle soit bien communiqué à tous les employés. Il lui incomberait de veiller à ce que les principaux décideurs participent activement aux étapes de préparation et de planification qui mènent au processus de planification.
Comité exécutif du SCT – La tenue de réunions périodiques du Comité exécutif s'est révélée une démarche efficace pour communiquer l'orientation et les priorités du SCT. Pour appuyer le processus de planification, le Comité exécutif participerait proactivement au processus pour élaborer un plan ministériel qui combinerait une démarche descendante et une démarche ascendante. Le Comité exécutif servirait de tribune où discuter des questions et stratégies visant l'ensemble du SCT et où les diriger et prendre des décisions les concernant. Des séances officielles auraient lieu trimestriellement (à tout le moins) à mesure que le plan est élaboré et finalisé.
Réseau de planification ministérielle –Le Réseau de planification, dans sa version de 2003, devrait être démantelé. Un nouveau Réseau de planification ministérielle se verrait confier plus de pouvoirs en matière de prise de décisions au nom de l'organisation et servirait d'organe de collaboration pour la mise en œuvre des stratégies et la remise en question de celles‑ci du point de vue de l'ensemble du SCT. Le réseau assurerait un soutien actif des dirigeants des secteurs d'activités dans la tenue des examens internes et externes ainsi que dans l'exécution de la planification ascendante, le tout en conformité avec les priorités établies par le Comité exécutif de planification.
Principaux intervenants externes – Le SCT devrait identifier officiellement les principaux intervenants externes et établir un processus efficace pour obtenir leurs commentaires sur les examens de l'environnement et les évaluations des risques. Les intervenants peuvent comprendre les ministres du Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé, le ministre des Finances et les administrateurs généraux des ministères clés. Le plan approuvé serait communiqué à ce groupe d'intervenants.
Employés du SCT – Certains employés du SCT participeraient au processus ascendant de planification ministérielle et appuieraient les dirigeants des secteurs d'activités. Le résultat du processus de planification serait diffusé et communiqué à large échelle à tous les employés du SCT grâce à de multiples voies de communication.
Nous avons montré à la figure 2 des recommandations relatives à des modifications à apporter aux processus des processus actuels de planification du SCT. Ces changements traiteront de questions cernées dans le cadre de notre vérification. Voici quelques faits saillants relatifs au processus :
Le plan ministériel doit être bien défini, distribué et compris par les employés du SCT et les principaux intervenants externes. Il importe d'assurer des communications permanentes à mesure que le processus de planification ministériel est mené. Voici de brèves descriptions des principaux facteurs habilitants des communications présentés à la figure 2 :
Documentation de la planification ministérielle – Le plan ministériel représenterait le document de planification pour l'ensemble de l'organisation au SCT et établirait les priorités, la vision et les stratégies à l'appui du mandat du SCT. Il serait remis à tous les employés et fournirait un lien entre le mandat, la vision et les stratégies permettant d'atteindre les résultats. Le moment de présenter les résultats et de répartir les ressources serait facile à déterminer à partir de ce document de planification.
Assemblée générale – Le Cadre de planification stratégique et de résultats a déjà été remis à tous les employés lors d'une assemblée générale du SCT, qui a eu lieu en avril 2003. D'autres assemblées générales devraient servir de tribune pour la présentation d'un aperçu du plan ministériel et des progrès réalisés par rapport au plan.
Liens avec d'autres processus de planification et de rapport du SCT – La conformité des extrants aux processus de planification ministérielle et aux autres processus de planification doit être bien définie et communiquée. Des processus redondants et des écarts des stratégies peuvent survenir s'ils ne sont pas bien compris et communiqués à l'intérieur du SCT.
Autres démarches de communication – Des mécanismes officiels de rétroaction avec les intervenants externes par l'entremise d'examens de l'environnement sont essentiels à la poursuite de la planification et de l'analyse. Compte tenu du caractère dynamique de l'environnement et des priorités changeantes qui ont marqué le SCT ces dernières années, les activités de planification permanentes du SCT et de présentation de rapports en regard des priorités représentent des activités internes essentielles au processus de planification du SCT.
Autres démarches de communication – Des mécanismes officiels de rétroaction avec les intervenants externes par l'entremise d'examens de l'environnement sont essentiels à la poursuite de la planification et de l'analyse. Compte tenu du caractère dynamique de l'environnement et des priorités changeantes qui ont marqué le SCT ces dernières années, les activités de planification permanentes du SCT et de présentation de rapports en regard des priorités représentent des activités internes essentielles au processus de planification du SCT.