Lignes directrices sur les postes de direction ou de confiance exclus
1. Introduction
Le présent document renferme l'essentiel des formalités à suivre pour exclure des postes de direction ou de confiance.
2. Fondement législatif
La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP, articles 59 à 63 et 71 à 78), tel qu'elle a été promulguée par la Loi sur la modernisation de la fonction publique, contient le cadre législatif qui permet d'établir quels postes de direction ou de confiance doivent être exclus.
3. Champ d'application
Les présentes lignes directrices s'appliquent aux ministères et organismes qui sont énumérés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques et pour lesquels le Conseil du Trésor fait office d'employeur.
4. Terminologie
Les définitions des divers termes (p. ex., agent négociateur, unité de négociation, commission (CRTFP), fonctionnaire, employeur) qui sont employés dans les présentes lignes directrices se trouvent dans la LRTFP.
5. Rôles et responsabilités
Les gestionnaires des ministères doivent, après avoir reçu les avis et les conseils des responsables ministériels des ressources humaines (p. ex., relations de travail) :
- déterminer les postes de direction ou de confiance devant être exclus;
- justifier les propositions et les décisions prises à cet effet;
- produire la documentation voulue.
Les responsables ministériels des ressources humaines doivent, après avoir reçu les avis et les conseils des agents du SCT :
- donner les avis et les conseils nécessaires aux gestionnaires ministériels;
- aider à la préparation de la documentation et des justifications;
- consulter les représentants des agents négociateurs pour tenter de parvenir à un accord sur les propositions;
- présenter les propositions au SCT;
- fournir des témoins pour l'employeur pendant les audiences de la CRTFP;
- veiller à ce que les employés qui occupent des postes exclus soient désignés comme tels dans les systèmes ministériels de RH, la base de données du SCT et le système de paie de TPSGC.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) doit :
- donner des avis et des conseils aux responsables ministériels des exclusions;
- revoir les propositions ministérielles et leur contenu;
- préparer les présentations et veiller à ce qu'elles soient communiquées d'une manière appropriée aux intéressés (c'est-à-dire aux agents négociateurs et à la CRTFP);
- suivre le processus et l'évolution des propositions et tenir les ministères au courant de l'état des propositions;
- négocier des accords;
- préparer les témoins et présenter l'exposé de l'employeur à la CRTFP avec l'aide du groupe Services juridiques du SCT, le cas échéant;
- tenir une base de données centrale et des données statistiques sur les postes exclus;
- voir dans quelle mesure les ministères se conforment à la LRTFP;
- revoir au besoin les instruments de politique.
Malgré tous leurs efforts, il peut arriver que les parties soient incapables de s'entendre sur toutes les questions liées à une proposition d'exclusion d'un poste de direction ou de confiance. Les agents négociateurs peuvent par exemple s'opposer à une exclusion qui est proposée par l'employeur. En pareil cas, l'employeur demanderait à la CRTFP de trancher la question et la CRTFP devient alors l'arbitre impartial. Vous trouverez de plus amples détails à ce sujet à la section 6.1.2 du présent document.
6. Processus d'exclusion des postes de direction ou de confiance
6.1 Qualification des postes
Ce sont les postes qui sont exclus, et non les personnes. Les critères d'exclusion sont énumérés au paragraphe 59(1) de la LRTFP. L'annexe A présente une analyse des modifications par rapport à l'ancienne loi, une brève explication de la désignation des postes à exclure et un lien avec les codes du système de paie de TPSGC pour faciliter la consultation du matériel de référence. Vous pouvez obtenir des explications plus poussées auprès du SCT en vous adressant au personnel des RT du ministère. À l'annexe B, il y a un diagramme illustrant le processus.
6.1.1 Absence d'opposition
Un poste à exclure aux termes de la LRTFP et qui ne fait l'objet d'aucune opposition est exclu dès que la CRTFP a fait une déclaration à cet effet et que le SCT en a informé le ministère. Le titulaire est alors considéré comme exclu et le ministère devrait prendre les dispositions pour arrêter de percevoir les cotisations syndicales, comme le précise la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.
6.1.2 Avis d'opposition
Aux termes des articles 61 et 74 de la LRTFP, un agent négociateur peut s'opposer à une exclusion proposée par l'employeur et demander à la CRTFP de se prononcer sur la validité de la désignation. Si une opposition est déposée, le SCT en informe le ministère visé et la CRTFP donne aux parties la possibilité de présenter leurs arguments, généralement dans le cadre d'une audience. Cependant, les représentants du ministère et de l'agent négociateur devraient continuer à se rencontrer pour essayer de régler le problème.
S'il n'y a pas d'accord, les parties sont invitées à présenter leurs arguments à la CRTFP qui décide si les fonctions du poste en justifient l'exclusion et communique sa décision au SCT. La charge de la preuve varie selon la disposition de la LRTFP qui est invoquée pour exclure le poste.
La charge de la preuve incombe à l'agent négociateur lorsqu'il s'agit de postes décrits aux alinéas 59(1)a), b) ou c). Toutefois, la charge de la preuve revient au ministère et au SCT lorsqu'il s'agit de postes décrits aux alinéas 59(1)d) à h).
La CRTFP peut nommer un examinateur qui recueille les faits et les éléments de preuve auprès des témoins des ministères, et qui soumet ensuite un rapport aux parties. Voici certains des renseignements qui peuvent faire l'objet de l'examen
- le mandat, les objectifs généraux et le type d'activité de l'organisation;
- les liens hiérarchiques;
- les budgets et l'affectation des ressources;
- la gestion et l'utilisation des ressources;
- l'étendue du pouvoir de décision et les répercussions de celui-ci;
- le degré de confidentialité;
- la probabilité de véritables conflits d'intérêts.
Après avoir pris connaissance du rapport de l'examinateur, si les parties n'en sont pas arrivées à une solution, la CRTFP convoque une audience officielle pour qualifier l'exclusion.
Il faudrait signaler que, dans les cas relevant de l'article 77 de la LRTFP où l'agent négociateur demande la révocation d'une ordonnance déclarant un poste exclu (p. ex., lorsque l'agent négociateur estime que les attributions d'un poste ont changé au point que le poste n'est plus compris dans les postes de direction ou de confiance exclus), la charge de la preuve appartient à l'agent négociateur. Le processus de contestation à cet égard est le même.
Dans l'attente d'une décision sur l'exclusion d'un poste, le titulaire du poste continue de faire partie de l'unité de négociation et d'être assujetti aux conditions d'emploi applicables. Conformément à l'article 76 de la LRTFP, pendant cette période, un montant équivalant aux cotisations syndicales liées au poste est retenu sur la paie et conservé pour être remis ultérieurement au titulaire ou à l'agent négociateur. Si la CRTFP décide que le poste doit être exclu, le montant retenu est rendu au fonctionnaire et cette déduction n'est plus effectuée sur sa paie. Par ailleurs, si la CRTFP décide que le poste devrait rester rattaché à l'unité de négociation, le montant est remis à l'agent négociateur. Les responsables du SCT informent les responsables ministériels des ressources humaines de toute opposition pour veiller à ce que les mesures voulues soient prises au sujet du prélèvement des cotisations syndicales.
6.2 Documentation exigée
Les ministères doivent fournir la documentation suivante au SCT lorsqu'ils présentent des propositions d'exclusion :
Trois exemplaires des documents justificatifs ci-après sont requis dans tous les cas :
- formulaire (TBS\CTS 340-10 (Rév. 1993/06)), « Postes de direction ou de confiance »;
- description de poste;
- organigramme.
En vertu des alinéas 59(1)d) à h) de la LRTFP, trois exemplaires des documents justificatifs ciaprès sont également requis :
- lettre de délégation des pouvoirs d'entendre les griefs et procédure de règlement des griefs, lorsque l'exclusion vise un fonctionnaire dont les attributions l'amènent à s'occuper de griefs, tel que le précise l'alinéa 59(1)e);
- description de poste du superviseur, lorsque l'exclusion concerne un poste de confiance visé à l'alinéa 59(1)h).
7. Affectations
Généralement, une seule personne peut être le titulaire d'un poste exclu. Ainsi, lorsqu'une personne quitte un poste exclu pour une période temporaire et qu'une autre personne occupant un poste d'une unité de négociation la remplace, c'est l'employé qui exerce les fonctions du poste de gestion ou du poste de confiance qui est exclu. Vous trouverez des détails sur les dates d'entrée en vigueur et les changements des cotisations syndicales dans les cas de nomination intérimaire, de détachement ou d'autres affectations en consultant la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.
8. Cotisations syndicales
Vous trouverez des détails sur les répercussions des exclusions sur les cotisations syndicales dans la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.
Il est très important de signaler qu'il faut prévenir les responsables ministériels de la rémunération des modifications qui sont apportées au statut d'exclusion d'un poste dès qu'elles sont connues pour que les mesures voulues soient prises dans les meilleurs délais pour rajuster les cotisations syndicales.
9. Information à l'intention des fonctionnaires
Lorsqu'il est proposé qu'un poste soit exclu, les responsables ministériels doivent en informer le titulaire et lui remettre des renseignements sur son admissibilité au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et les formulaires d'adhésion.
10. Collecte de données
Il incombe au SCT de contrôler et de mettre à jour les dossiers d'exclusion au moyen du Système d'exclusion des postes (module ministériel) (SEPMM). Les ministères se servent de ce module pour communiquer au SCT les modifications qui ont été apportées aux postes exclus et aux postes qui ne seront plus exclus et les postes qu'il est proposé d'exclure. Ce travail se fait une fois par mois ou encore selon les besoins. Le SCT doit examiner la base de données et donner son aval aux modifications ou aux suppressions qui ont été faites dans le système. Il modifie également le statut d'un poste proposé en confirmant que l'agent négociateur a donné son accord et en demandant une ordonnance à la CRTFP, ordonnance qui rend effective la date d'arrêt des déductions. Le SCT modifie aussi le statut de postes proposés qui font l'objet d'une opposition lorsque l'agent négociateur n'est pas d'accord sur une désignation. Une fois la mise à jour terminée, le SCT fait parvenir la version révisée aux ministères. Le SCT envoie également des mises à jour mensuelles aux agents négociateurs.
11. Textes de référence
Loi sur la modernisation de la fonction publique
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
Loi sur la gestion des finances publiques
Règlement et règles de procédure de la Commission des relations de travail dans la fonction publique.
12. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements sur le processus d'exclusion devraient être adressées aux agents ministériels des ressources humaines qui, à leur tour, peuvent s'adresser au :
Secteur des relations de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Annexes
A. Notes explicatives sur l'exclusion de postes de direction ou de confiance
B. Diagramme du processus d'exclusion des postes de direction ou de confiance
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