ARCHIVÉ - Guide de gestion des Risques (Guide de revue) - le 1 novembre 1994

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(7) RÉCLAMATIONS ET PAIEMENTS À TITRE GRACIEUX

Objectif

7.0 Assurer le règlement efficient et efficace des réclamations faites par l'État ou contre celui-ci relativement à des opérations gouvernementales.

Nota : Les domaines précis de la gestion des risques comme les réclamations et les paiements à titre gracieux sont implicites et couverts dans le cadre général de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 à 4 du présent guide. Cette section renferme les critères qui sont propres à la vérification de la politique sur les réclamations et les paiements à titre gracieux. Pour la vérification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 à 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 à 9, qui s'appliquent à la vérification particulière visée.

Critères

7.1 L'organisme a mené des enquêtes sur les incidents qui pourraient donner lieu à une réclamation contre l'État ou contre un fonctionnaire, dès que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

Critères détaillés/procédures de vérification

7.1.1 Établir si l'enquête a été menée dès que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

7.1.2 Établir si le niveau des dépenses consacrées aux enquêtes était en rapport avec le montant des réclamations.

7.1.3 Vérifier que les enquêtes ont permis de recueillir les renseignements requis pour permettre d'obtenir un avis juridique. Le rapport d'enquête devrait comprendre ce qui suit :

a) un énoncé exhaustif des fonctions des fonctionnaires ou des bénévoles en cause;

b) des renseignements détaillés au sujet des biens de l'État, le cas échéant.

c) une déclaration de la part des fonctionnaires et des autres personnes au courant des circonstances de la réclamation;

d) les rapports soumis à la police relativement à l'incident;

e) une description de l'incident, ainsi que des plans, croquis ou photographies nécessaires pour comprendre la nature exacte de l'incident;

f) tout autre renseignement et tout autre matériel nécessaires pour émettre un avis juridique.

Critères

7.2 L'organisme a réagi à une réclamation contre l'État d'une manière qui respecte les procédures et les montants limites prévus dans la politique.

Critères détaillés/procédures de vérification

7.2.1 Vérifier que les réclamations ont été renvoyées au ministère de la Justice, s'il y avait lieu.

7.2.2 Établir si l'organisme a suivi les lignes directrices générales qui sont précisées dans la Politique pour les divers genres de réclamation, c.-à-d. les réclamations fondées sur un délit ou un quasi-délit, les réclamations liées à un contrat, les réclamations faites contre des fonctionnaires de l'État, les réclamations entre organismes de l'État et les réclamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

a) Vérifier que la documentats précisées pour les réclamations dépassant les montants limites précisés oion requise était complète.

b) Vérifier que les activitént été menées.

c) Là où il y a lieu d'obtenir des avis juridiques, vérifier qu'ils sont obtenus de la source appropriée.

7.2.3 Établir si les réclamations contre l'État étaient étayées par des énoncés détaillés des circonstances et des copies des pièces justificatives.

7.2.4 Vérifier que les avis juridiques obtenus portaient sur la responsabilité de l'État, et vérifier les mesures qui auraient dû être prises pour régler la réclamation et les modalités selon lesquelles il aurait été souhaitable de régler la réclamation.

a) Établir si les avis juridiques ont porté sur la rentabilité de l'adoption d'une ligne de conduite donnée.

7.2.5 Évaluer si, pour décider de verser des indemnités, les administrateurs généraux ont tenu compte des aspects juridiques et des autres valeurs de la réclamation et de la rentabilité et du caractère opportun de la mesure sur le plan administratif. Vérifier qu'une quittance a été obtenue contre le versement de l'indemnité.

7.2.6 Évaluer si, pour décider s'il y avait lieu de faire un paiement à titre gracieux, les administrateurs généraux ont déterminé s'il existait un autre mode d'indemnisation acceptable.

7.2.7 Vérifier que l'indemnisation pour la perte d'effets personnels du fonctionnaire était fondée sur le coût intégral du remplacement des effets, ou sur le coût raisonnable de leur réparation, et que les paiements ne visaient que les articles rattachés aux fonctions du fonctionnaire au moment de l'incident.

7.2.8 Vérifier que les sommes d'argent utilisées pour effectuer le règlement de réclamations contre l'État provenaient du fonds approprié et que l'organisme contre lequel la réclamation était faite a été tenu de rendre compte de ces fonds.

7.2.9 Vérifier que les dépenses liées à la défense d'un organisme contre une réclamation ont été imputées au crédit de cet organisme.

Critères

7.3 L'organisme a donné suite aux réclamations contre la Couronne d'une manière qui est conforme aux procédures et aux montants limites fixés dans la Politique.

Critères détaillés/procédures de vérification

7.3.1 Évaluer si l'administrateur général a fait tous les efforts raisonnables en vue d'obtenir satisfaction pour les réclamations contre la Couronne, tout en tenant compte de la rentabilité et de l'efficacité du processus sur le plan administratif.

7.3.2 Vérifier que l'administrateur général a sollicité des avis juridiques lorsque des montants d'argent élevés sont en jeu, ou lorsque les faits pertinents ou les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

7.3.3 Lorsque l'État effectue une réclamation contre un fonctionnaire et que l'administrateur général a l'intention d'autoriser la retenue du montant de la réclamation par le biais d'une retenue sur la paie ou d'une réduction de toute somme due ou payable au fonctionnaire, vérifier que l'administrateur général a avisé le fonctionnaire de son intention d'autoriser la retenue et du droit du fonctionnaire de contester auprès de l'administrateur général, dans un délai de 30 jours, la retenue proposée et qu'il a examiné les arguments du fonctionnaire, le cas échéant, avant de prendre une décision.

7.3.4 Vérifier que les sommes recouvrées au titre d'une réclamation de l'État ont été déposées au crédit du receveur général et non portées de nouveau à un crédit de l'organisme. (Nota : Il y a des exceptions à cette règle générale, comme dans le cas du produit d'assurance résultant de contrats de construction.)

Critères

7.4 Les réclamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne sont traitées conformément aux dispositions de la politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux.

Critères détaillés/procédures de vérification

7.4.1 Évaluer si l'organisme respecte les procédures d'enquête et de conciliation exposées dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.2 Vérifier que l'organisme a traité comme un quasi-délit une plainte de pratiques discriminatoires faite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.3 Vérifier que les paiements pour les ordonnances de Tribunal n'ayant pas rang d'ordonnances de la Cour fédérale ont été traitées comme une imputation statutaire sur le Trésor.

7.4.4 Là où les administrateurs généraux ont désigné des autorités d'approbation des paiements au sein de leur ministère, établir si cela a été fait avec discrétion et d'une manière compatible avec les pratiques du ministère et le caractère délicat des questions de droits de la personne.

Critères

7.5 Les réclamations faites entre organismes de l'État sont traitées conformément à la politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux.

Critères détaillés/procédures de vérification

7.5.1 Là où il n'y avait pas d'autre organisme de l'État ou organisme non gouvernemental en cause dans un incident donnant lieu à des dommages à des biens publics, vérifier que l'indemnisation et la restauration ont été traités par l'organisme responsable.

7.5.2 Là où y avait des réclamations entre organismes de l'État, vérifier que les organismes se sont abstenus de se demander mutuellement réparation.

7.5.3 Là où y avait des réclamations entre ministères et sociétés d'État :

a) établir si les parties se sont de plein gré communiqué toute l'information dont elles disposaient;

b) évaluer si les parties se sont efforcées d'en arriver à une entente négociée, soit par correspondance soit par l'intervention de leurs conseillers juridiques;

c) là où la négociation a échoué, établir si les questions de fait et de droit sur lesquelles il y a désaccord ont été soumises au sous-procureur général du Canada; et vérifier que des arbitres ont été nommés conformément à la politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux.

(8) POLITIQUE SUR LA PROTECTION CONTRE LES INCENDIES, ENQUÊTES ET RAPPORTS

Objectif

8.0 S'assurer de protéger les employés et les biens de l'État contre les risques d'incendie.

Nota : Les domaines précis de la gestion des risques comme la politique sur la protection contre les incendies, enquêtes et rapports sont implicites et couverts dans le cadre général de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 à 4 du présent guide. Cette section renferme les critères qui sont propres à la vérification de la politique sur la protection contre les incendies, enquêtes et rapports. Dans la vérification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 à 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 à 9, qui s'appliquent à la vérification particulière visée.

Critères

8.1 L'organisme s'est conformé aux normes de protection contre les incendies émises dans le cadre des politiques du Conseil du Trésor relatives à la santé et à la sécurité du personnel au travail, et aux dispositions régissant les enquêtes et les rapports sur les incendies.

Critères détaillés/procédures de vérification

8.1.1 Établir si l'organisme a informé, dans les 12 heures, le Commissaire aux incendies de tout incendie répondant aux critères suivants :

a) ayant causé la mort ou des blessures

b) d'origine suspecte

c) ayant causé une perte égale ou supérieure à 250 000 $

d) ayant causé l'interruption de services fédéraux essentiels

e) ayant nécessité des mesures immédiates pour empêcher sa répétition

f) s'étant déclaré dans un édifice de prestige ou du patrimoine.

8.1.2 Établir si l'organisme a pris les mesures suivantes dans les 14 jours suivant un incendie ou une alarme :

a) procédé à un examen préliminaire de l'incendie et soumis un rapport au bureau régional ou de district pertinent de Travail Canada;

b) soumis un rapport pour toute blessure ou tout décès découlant d'un incendie;

c) soumis des rapports traitant des enquêtes formelles effectuées à la suite de l'examen préliminaire;

d) étudié et enregistré les alarmes données par les avertisseurs d'incendie déclenchés sans raison.

8.1.3 Vérifier que l'organisme a collaboré avec les enquêteurs autorisés et les a aidés à s'acquitter des fonctions découlant de la présente politique.

8.1.4 Établir si l'organisme a appliqué les recommandations résultant des enquêtes sur les incendies.

8.1.5 Vérifier que l'organisme a estimé les pertes dues aux incendies conformément aux lignes directrices de la politique.

8.1.6 Vérifier que l'organisme a consulté le Commissaire aux incendies relativement à la nécessité d'inspecter un édifice endommagé par le feu.

Critères

8.2 Le Commissaire aux incendies du Canada a administré et appliqué les dispositions de la présente politique. (Ces critères ne s'appliquent qu'au ministère du Travail.)

Critères détaillés/procédures de vérification

8.2.1 Vérifier que le Commissaire aux incendies s'est entendu avec d'autres autorités pour ce qui est des enquêtes et des rapports sur les biens détruits par le feu, et qu'il a notamment :

a) Enquêté ou fait enquêter, par des enquêteurs compétents, sur la cause, l'origine et les circonstances de tout incendie.

b) Examiné et traité tous les rapports d'incendie.

c) Surveillé l'application des recommandations formulées dans des documents comme les rapports d'enquête et les rapports du coroner et notifié les organismes, et signalé au Secrétariat du Conseil du Trésor les cas d'insoumission considérés comme contraires à la politique ou aux normes du Conseil du Trésor portant sur la protection contre les incendies. Les commentaires des organismes concernés devraient être joints aux rapports au Conseil du Trésor.

d) Évalué et appliqué les critères de qualification des enquêteurs et décidé quand il faut faire une enquête officielle sur un incendie.

e) Mis en corrélation et diffusé les statistiques nationales et fédérales relatives aux pertes causées par les incendies.

f) Soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor, dans les 90 jours faisant suite à la fin de l'exercice financier, un rapport global sur les pertes dues à l'incendie de biens immobiliers de l'administration fédérale, indiquant :

- les grandes tendances décelables en ce qui concerne les pertes dues aux incendies;

- les mesures de prévention des incendies qui sont recommandées pour minimiser les pertes à l'avenir;

- le nombre total d'incendies, de décès et de blessures, ainsi que la valeur totale des pertes;

- les pertes importantes, en précisant les emplacements, la description des biens, les dates et les causes des incendies et les pertes estimées.

(9) PRESTATION DE SERVICES JURIDIQUES AUX FONCTIONNAIRES DE L'ÉTAT

Objectif

9.0 S'assurer de fournir aux fonctionnaires, s'ils ont agi dans les limites de leurs fonctions ou attributions et, de façon générale, conformément aux attentes du ministère, les services d'un conseiller juridique dans les circonstances suivantes :

a) lorsqu'ils doivent comparaître devant un tribunal de justice, une commission d'enquête, ou tout autre organisme à caractère judiciaire, ou encore, lorsqu'ils doivent être interrogés relativement à une telle enquête;

b) lorsqu'ils sont poursuivis devant les tribunaux civils, ou menacés de l'être;

c) lorsqu'ils sont accusés d'un délit, ou risquent de l'être; ou

d) lorsque, en raison d'autres circonstances suffisamment graves, ils se voient contraints de recourir aux services juridiques.

Nota : Les domaines précis de la gestion des risques comme la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État sont implicites et couverts dans le cadre général de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 à 4 du présent guide. Cette section renferme les critères qui sont propres à la vérification de la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État. Dans la vérification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 à 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 à 9, qui s'appliquent à la vérification particulière visée.

Critères

9.1 L'organisme a suivi la procédure exposée dans la Politique pour décider d'accorder des services juridiques, ainsi que le genre de services juridiques à accorder.

Critères détaillés/procédures de vérification

9.1.1 Vérifier que les fonctionnaires qui demandent des services juridiques aux frais de l'État ont rempli un rapport complet sur l'incident qui a donné lieu à la demande, et qu'ils l'ont soumis à la direction de l'organisme.

9.1.2 Vérifier que les fonctionnaires ont informé leurs surveillants de tout incident pouvant nécessiter le recours aux services d'un conseiller juridique ou entraîner une demande d'indemnisation contre la Couronne.

9.1.3 Vérifier que l'organisme a garanti que les fonctionnaires reçoivent des conseils opportuns concernant leurs droits éventuels en vertu de la présente politique.

9.1.4 Vérifier que l'administrateur général, ou son délégué, a obtenu l'avis du ministère de la Justice sur la nécessité de recourir aux services juridiques, et sur l'opportunité de faire appel au ministère de la Justice, à un de ses mandataires ou à un conseiller juridique du secteur privé, selon le cas.

9.1.5 Vérifier que les fonctionnaires auxquels on a refusé des services juridiques aux frais de l'État ont été informés qu'ils peuvent demander le réexamen de leur demande au cours des étapes ultérieures de la procédure judiciaire.

9.1.6 Dans les cas où l'on a décidé d'engager un conseiller juridique du secteur privé, vérifier que le paiement de ses honoraires et des frais connexes a été autorisé conformément aux montants limites qui sont prévus par la politique.

Critères

9.2 Le paiement des frais de jugement a été effectué conformément à la Politique.

Critères détaillés/procédures de vérification

9.2.1 Vérifier que les fonctionnaires pour lesquels des paiements ont été effectués avaient droit à l'indemnisation en vertu de la politique pour l'indemnisation des fonctionnaires de l'État.

9.2.2 Vérifier que le règlement d'une réclamation et les coûts liés à la défense d'un fonctionnaire de l'État ont été imputés aux comptes appropriés.

9.2.3 Vérifier que l'organisme n'a pas remboursé d'honoraires et de dépenses connexes lorsqu'un fonctionnaire s'est vu refuser des services juridiques, même s'il y a eu acquittement ou renvoi.

9.2.4 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur privé avant d'obtenir l'approbation de l'administrateur général, vérifier que l'on a étudié la possibilité de l'obliger à payer les honoraires de l'avocat. Comme une nouvelle demande de paiement des honoraires doit être faite et évaluée à chaque stade du processus judiciaire, cet examen peut devoir être fait plusieurs fois dans une même affaire.

9.2.5 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur privé alors que, de l'avis du ministère de la Justice, il n'existait aucun conflit d'intérêts ni d'autres éléments qui empêchaient le ministère de la Justice d'assurer la défense, vérifier que le paiement des honoraires, des frais de jugement et des autres frais a été effectué par le fonctionnaire à moins que l'organisme employeur n'ait présenté une demande de remboursement partiel ou intégral.

9.2.6 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur privé, que l'administrateur général n'est pas convaincu que le choix du conseiller juridique était raisonnable et que le fonctionnaire a décidé néanmoins de retenir les services de ce conseiller juridique, vérifier que le fonctionnaire a été tenu personnellement responsable de toute partie des honoraires qui a été jugée excessive.

9.2.7 Lorsqu'un fonctionnaire a obtenu la permission de retenir les services d'un conseiller juridique du secteur privé, vérifier que l'organisme a avisé par écrit le fonctionnaire et le conseiller juridique des limites de l'engagement de la Couronne, en ce qui concerne les dépenses totales et les barèmes d'honoraires approuvés, ainsi que de l'obligation de soumettre les comptes à l'examen du ministère de la Justice.

9.2.8 Dans les cas concernant des délits, vérifier que le paiement de la Couronne ne comprenait pas d'amende ni de coûts de poursuites judiciaires.

9.2.9 Comme il faut une nouvelle demande de paiement des honoraires du conseiller juridique, demande qui sera évaluée pour chacune des étapes de la procédure judiciaire, vérifier si une nouvelle demande de paiement est faite comme il se doit.

Critères

9.3 L'organisme a fourni des services juridiques conformément à la Politique.

Critères détaillés/procédures de vérification

9.3.1 Lorsqu'il y a eu des causes civiles et que le ministère de la Justice a assumé la prestation des services juridiques, y compris la conduite du procès, vérifier que c'est le ministère, et non le fonctionnaire, qui a choisi le conseiller juridique et l'a instruit sur les données de la cause.

9.3.2 Lorsque le ministère de la Justice a estimé qu'il y a un conflit d'intérêts, et que le fonctionnaire obtient la permission de retenir lui-même les services d'un conseiller juridique, vérifier que le nom et le barème d'honoraires du conseiller juridique du secteur privé ont été approuvés par l'administrateur général avant que le fonctionnaire ne retienne les services du conseiller juridique.

Critères

9.4 L'organisme a maintenu des registres des montants réels versés en honoraires juridiques et en dépenses connexes.

Critères détaillés/procédures de vérification

9.4.1 S'assurer que l'organisme a conservé des dossiers appropriés pour documenter les montants versés en honoraires d'avocat, les dépenses connexes, les causes concernées, et les leçons tirées pour prévenir la répétition de l'incident.