ARCHIVÉ - Guide de gestion des Risques (Guide de revue) - le 1 novembre 1994

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(4) DÉDOMMAGEMENT OU REMISE EN ÉTAT ET RÉTABLISSEMENT

Objectif

4.0 S'assurer que l'organisme s'est donné les moyens : d'enquêter sur les sinistres pour en déterminer les causes; d'évaluer l'étendue et le coût des dommages et de déterminer la responsabilité juridique éventuelle; de tirer des enseignements des sinistres survenus afin d'en prévenir la répétition; et d'élaborer et de maintenir les systèmes voulus pour régler efficacement les réclamations et dédommager ceux qui ont été victimes d'opérations gouvernementales.

Nota : Voir des critères et procédures de vérification plus précis aux sections 5 à 9.

Critères

4.1 L'organisme a les moyens d'enquêter sur les sinistres, d'évaluer l'étendue des dommages et d'en déterminer les causes ainsi que la responsabilité éventuelle.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.1.1 Établir si l'organisme a enquêté sur les sinistres dans le passé et s'il l'a fait de façon appropriée et opportune.

4.1.2 Évaluer si le personnel a la capacité et la formation et l'information voulues pour évaluer les dommages et en déterminer les causes et la responsabilité éventuelle.

4.1.3 Établir si l'organisme a évalué l'étendue et le coût des dommages.

4.1.4 Évaluer si l'organisme a déterminé la responsabilité juridique d'un sinistre ou s'il a des plans pour le faire si le besoin s'en fait sentir.

4.1.5 Dans la mesure du possible, établir les déterminations juridiques de responsabilité faites par le personnel et voir si ces déterminations ont été effectuées de façon appropriée et conformément à la politique gouvernementale. (Pour des critères plus détaillés, voir la section ci-après sur les réclamations et les paiements à titre gracieux.)

4.1.6 Établir si le personnel a accès à ceux qui ont la responsabilité des services juridiques et que les services fournis répondent aux questions posées.

4.1.7 Évaluer si les services juridiques sont assurés d'une manière rentable par rapport aux autres solutions possibles.

Critères

4.2 Les résultats des enquêtes sont utilisés de manière à prévenir la répétition des sinistres.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.2.1 Établir si les résultats des enquêtes et les recommandations sur la nature des paiements ou des réclamations sont mises à la disposition des décideurs.

4.2.2 Établir si les résultats des enquêtes et les recommandations sur la nature des paiements ou des réclamations sont utilisés par les décideurs.

4.2.3 Évaluer s'il y a répétition de réclamations semblables.

Critères

4.3 Les employés et les bénévoles qui sont admissibles aux services juridiques les ont reçus.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.3.1 Établir si les services ont été accordés conformément à la Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État et que les avis ont été communiqués rapidement à l'employé ou au bénévole.

4.3.2 S'assurer que la documentation à l'appui d'une demande de services juridiques était complète (avec le rapport de l'employé ou du bénévole, la nomination du conseiller juridique, et l'avis reçu du ministère de la Justice).

4.3.3 S'assurer que les montants autorisés pour les services juridiques respectent les limites fixées par la politique.

4.3.4 Voir si l'organisme a étudié la possibilité de conflits d'intérêts et l'a traitée de façon appropriée.

Critères

4.4 L'organisme a les moyens d'élaborer et de maintenir les systèmes appropriés pour traiter efficacement les réclamations et dédommager les victimes d'opérations gouvernementales.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.4.1 Établir si le personnel participant au processus est convenablement formé et informé pour créer et maintenir le système.

4.4.2 Établir ce que sont (ou seront) les exigences à l'endroit du système.

4.4.3 Établir le coût de l'élaboration du système.

4.4.4 Établir le coût du maintien du système après son élaboration.

4.4.5 Établir si d'autres organismes ont déjà élaboré un système du même genre; et évaluer s'il serait plus économique d'acquérir ce genre de système de l'un de ces organismes.

4.4.6 Établir s'il serait ou pas rentable d'utiliser les systèmes exploités par d'autres organismes.

Critères

4.5 L'organisme peut traiter efficacement les réclamations et dédommager les victimes d'opérations gouvernementales.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.5.1 Établir si les lignes directrices applicables en matière de politique sur les rapports ont été respectées et si les rapports sont complets.

4.5.2 Établir si les lignes directrices qui sont applicables à l'enquête ont été suivies et que le niveau d'enquête est en rapport avec les montants en cause.

4.5.3 Vérifier que les procédures précisées dans la Politique ont été suivies, là où il y a lieu, d'une manière qui a servi le gouvernement d'une façon rentable et responsable.

4.5.4 Évaluer si les recommandations formulées à la fin d'une enquête ont été appliquées et établir si elles l'ont été d'une manière rentable.

4.5.5 Établir si les procédures de dédommagement exposées dans la politique gouvernementale ont été convenablement suivies lorsqu'il y avait lieu et établir si elles étaient conformes à l'avis juridique et à la politique gouvernementale.

4.5.6 Vérifier qu'il existe une documentation pour justifier le paiement et qu'une quittance a été obtenue, sauf là où cela n'aurait pas été opportun pour des raisons administratives.

4.5.7 Vérifier que la documentation explique la justification d'un paiement à titre gracieux.

4.5.8 Vérifier que, là où des employés ou des bénévoles sont les bénéficiaires de paiements à titre gracieux, leurs fonctions au moment de la perte sont précisées.

4.5.9 Vérifier que la documentation relative aux paiements à titre gracieux comprend la documentation sur la recherche infructueuse d'autres moyens raisonnables de dédommagement en vertu d'autres lois ou d'autres régimes de réglementation.

4.5.10 S'assurer que l'organisme a fait un effort raisonnable pour obtenir le remboursement des réclamations de la part de la Couronne, en tenant compte de la rentabilité et du caractère opportun sur le plan administratif.

a) Vérifier qu'il a été demandé un avis juridique lorsque les sommes d'argent en cause sont considérables.

b) Vérifier que les procédures de retenue ou de compensation des sommes dues au fonctionnaire ont été appliquées lorsque la réclamation est contre un fonctionnaire.

c) Vérifier que les quittances signées étaient conformes aux procédures et aux formules exposées dans la politique sur les réclamations et les paiements à titre gracieux.

Critères

4.6 S'assurer que la tenue de registres pertinents pour le processus de gestion des risques est gérée avec économie, efficience et efficacité.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.6.1 Vérifier qu'il y a une procédure claire et bien comprise pour la consignation, la saisie, le classement et le maintien des sources de données, les analyses de risques, les renseignements sur les sinistres survenus, les réactions aux accidents et les évaluations de ces réactions, les plans d'urgence, les rapports de répétition et les renseignements sur le personnel d'urgence, ainsi que pour l'établissement de rapports sur ce qui précède.

4.6.2 Établir si les procédures qui sont liées aux activités de gestion des risques sont appliquées avec efficacité, économie et efficience. (Préciser les problèmes posés par ces procédures ou leurs systèmes associés qui pourraient réduire l'exactitude ou l'exhaustivité des rapports.)

a) Vérifier que les procédures utilisées pour consigner, saisir et classer les renseignements des analyses de risques et en faire rapport sont efficaces, économiques et efficientes.

b) Vérifier que le système de classement permet de repérer et de consulter rapidement les sources de données.

c) Vérifier que le système de rapports permet d'accéder rapidement à toutes les données consignées et qu'il est relativement facile et peu coûteux de produire des rapports personnalisés.

d) Vérifier qu'il y a un système efficace de sauvegarde pour le stockage des renseignements.

4.6.3 Évaluer si tous les accidents liés aux risques ont été signalés. Vérifier que le système de rapports dans la base de données peut exporter les données sur les accidents vers des programmes statistiques, aux fins d'analyse.

4.6.4 Vérifier que toutes les réactions aux accidents ont été consignées conformément à la Politique sur la gestion des risques; que les évaluations des réactions aux accidents ont été effectuées; et que les procédures établies pour assurer le suivi des recommandations qui ont été formulées ont été suivies.

4.6.5 Vérifier que tous les plans d'urgence ont été classés conformément à la Politique sur la gestion des risques et qu'ils sont faciles à trouver et rapidement consultables par des systèmes manuels ou électroniques de base de données.

4.6.6 Vérifier que les dossiers sur le personnel d'urgence sont bien protégés, à jour, complets et exacts et qu'ils permettent de faire rapport rapidement et facilement sur tout le personnel d'urgence qui répond à des ensembles donnés de critères.

Critères

4.7 L'analyse des risques est effectuée avec exactitude, efficience, efficacité, économie et opportunité.

Critères détaillés/procédures de vérification

4.7.1 Vérifier qu'il y a des procédures et lignes directrices claires pour l'exécution des analyses de risques.

4.7.2 Évaluer si les lignes directrices et les procédures pour l'exécution des analyses de risques sont comprises et sont suivies.

4.7.3 Vérifier qu'un examen périodique des analyses de risques est effectué pour s'assurer que l'analyse est à jour ou non valide.

4.7.4 Vérifier qu'il y a un système pour déterminer, consigner et valider les sources des valeurs de probabilité utilisées pour l'exécution des évaluations de risques; et vérifier qu'il y a un système pour la mise à jour des valeurs de probabilité en usage par suite de changements, soit des sources des valeurs de probabilité soit de l'évaluation de leur validité.

4.7.5 Vérifier que le personnel est en mesure de consulter et d'extraire avec efficacité et efficience des renseignements de la base de données sur les accidents.

4.7.6 À l'aide des rapports d'accident et des rapports d'évaluation des réactions, évaluer l'exactitude globale des analyses de risques. (Le vérificateur pourrait vouloir comparer différents groupes au moment de faire cette évaluation.)

Critères

4.8 Les risques sont perçus, et il y est donné suite, d'une façon coordonnée et complète. (Il faut comparer les risques avec les occasions perdues par suite de l'utilisation de ressources rares pour tenir compte des risques plutôt que des occasions.)

Critères détaillés/procédures de vérification

4.8.1 Évaluer s'il y a des indices révélant que l'organisme a défini l'ensemble des occasions importantes ainsi que les risques et les priorités établies qui orientent la répartition des ressources entre les risques et les occasions.

4.8.2 Évaluer si des risques semblables sont reconnus comme tels par l'organisme et si, par conséquent, des plans communs pour éventualités ont été élaborés. Établir si ces réactions communes exploitent les économies d'échelle possibles (polices d'assurance communes, l'équipe de réaction commune, etc.).

4.8.3 Établir si l'on a regroupé et comparé tous les risques auxquels l'organisme est exposé afin de définir les périls à plus haut risque.

4.8.4 Évaluer si les ressources que l'organisme a dépensées pour minimiser les risques ont été dûment axées sur les périls à risque plus élevé. Établir la corrélation entre les dépenses de l'organisme et la réduction des risques globaux. Établir l'écart de risque pour toutes les menaces définies, tant avant qu'après la prise en compte des efforts de minimisation de ces menaces. La réduction des écarts entre menaces devrait indiquer que l'organisme réduit ses risques qui coûtent le plus cher.

4.8.5 Établir si les dépenses de l'organisme pour les dédommagements ont évolué avec le temps. Évaluer si les changements notés reflètent une amélioration de la gestion des risques.

(5) INDEMNISATION DES FONCTIONNAIRES DE L'ÉTAT

Objectif

5.0 Protéger les intérêts des fonctionnaires de l'État en ce qui concerne leur responsabilité à l'égard de l'État et des tiers et protéger les intérêts de l'État en ce qui concerne sa responsabilité réelle ou éventuelle résultant des actes ou des omissions de ses fonctionnaires.

Nota : Les domaines précis de la gestion des risques, comme l'indemnisation des fonctionnaires de l'État sont implicites et couverts dans le cadre général de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 à 4 du présent guide. Cette section renferme les critères qui sont propres à la vérification de la politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État. Pour la vérification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 à 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 à 9, qui s'appliquent à la vérification particulière visée.

Critères

5.1 L'organisme a indemnisé ses employés et (ou) ses bénévoles conformément à la politique gouvernementale.

Critères détaillés/procédures de vérification

5.1.1 Établir si le fonctionnaire ou le bénévole a informé son employeur ou son ministère dès que possible, après avoir pris connaissance d'une réclamation effective ou éventuelle résultant d'un acte ou d'une omission présumés.

5.1.2 Établir si les formules d'autorisation appropriées ont été remplies.

5.1.3 En cas de réclamation ou de poursuites, évaluer si le procureur choisi par le procureur général du Canada a traité de façon confidentielle toutes ses communications avec le fonctionnaire, compte tenu de l'obligation du procureur de protéger les intérêts de l'État.

5.1.4 Là où l'État a pris une mesure disciplinaire ou des actions civiles contre le fonctionnaire, s'assurer que l'État n'a pas utilisé les renseignements que le fonctionnaire a communiqués sous le sceau de la confidence à l'avocat choisi.

5.1.5 Lorsqu'il y a eu possibilité de conflit d'intérêt et que le procureur général a refusé de désigner un avocat pour qu'il défende le fonctionnaire ou encore a demandé à l'avocat de cesser son plaidoyer, vérifier que l'organisme s'est assuré que le fonctionnaire a été informé au sujet du droit qu'il avait de demander de l'aide en vertu de la Politique sur les services juridiques.

5.1.6 a) Établir si l'organisme a tenu à jour des registres convenables indiquant les montants réels des demandes de dommages-intérêts ainsi que les sommes attribuées par les tribunaux de juridiction territoriale, provinciale ou fédérale en application de la présente politique.

b) Établir si l'organisme est en mesure de fournir des renseignements exacts et rapides chaque année aux Comptes publics (réclamations pour dommages, paiements à titre gracieux, montants attribués par la cour, et pertes de biens).

c) Pour les rapports sur les biens, vérifier que le ministère utilise une définition constante des articles et qu'il utilise toujours la même base de coût.

(6) BÉNÉVOLES

Objectif

6.0 Vérifier que les bénévoles, l'État, et les tiers sont protégés contre les risques financiers et autres résultant des activités auxquelles se livrent les bénévoles travaillant dans le cadre des programmes de bénévoles.

Nota : Les domaines précis de la gestion des risques comme les activités des bénévoles sont implicites et couverts dans le cadre général de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 à 4 du présent guide. Cette section renferme les critères qui sont propres à la vérification de la politique sur les bénévoles. Pour la vérification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 à 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 à 9, qui s'appliquent à la vérification particulière visée.

Critères

6.1 L'organisme a utilisé les bénévoles de façon appropriée et a pris des mesures pour réduire les risques liés à leur utilisation.

Critères détaillés/procédures de vérification

6.1.1 Établir si l'organisme a évalué la responsabilité que l'État pourrait éventuellement avoir par suite des activités des bénévoles.

6.1.2 Évaluer si l'organisme a établi ce que seraient un matériel adéquat ou d'autres moyens convenables pour les bénévoles, compte tenu de l'obligation de rentabiliser les ressources du gouvernement, de satisfaire aux besoins des activités et de gérer les risques concomitants.

6.1.3 Établir si l'organisme a choisi les moyens les plus appropriés pour s'assurer contre les risques des bénévoles tout en proportionnant le coût à leur crédit.

6.1.4 Vérifier que l'organisme a évalué la possibilité d'être tenu responsable par procuration des actions de ses bénévoles.

6.1.5 Établir si l'organisme a tenu ses bénévoles responsables de leur comportement, qui doit être honnête et sans malice, et ne les a pas dispensés de ménager et de prendre soin des biens de l'État qui leur sont confiés.

Critères

6.2 L'organisme s'est assuré contre les risques de responsabilité civile des bénévoles.

Critères détaillés/procédures de vérification

6.2.1 Là où l'organisme a choisi de permettre que l'assurance personnelle des bénévoles couvre la responsabilité, vérifier que l'organisme a évalué si la protection d'assurance existante des bénévoles était ou pas suffisante par rapport aux risques des activités des bénévoles.

6.2.2 Lorsqu'un organisme a établi qu'il paiera les frais d'assurance des bénévoles, évaluer si l'assurance supplémentaire payée était raisonnable compte tenu du cadre du projet défini et a été achetée d'une manière économique.

6.2.3 Là où un organisme a établi qu'il achèterait l'assurance pour les bénévoles, vérifier que l'assurance achetée était conforme à la Politique relative aux marchés de l'État, et que le niveau et le type de protection offerts ressemblaient à ceux qui sont en place pour les employés du ministère qui sont exposés à des risques comparables.

6.2.4 Là où un organisme a choisi d'autosouscrire les risques de responsabilité civile des bénévoles, établir si les critères précisés dans la politique sur les bénévoles ont été respectés :

a) Établir qu'il y a eu gestion efficace des risques.

b) Vérifier qu'il y avait un accord entre l'organisme et les bénévoles. Vérifier que, sauf dans des conditions imprévues ou d'urgence, le présent accord était par écrit et qu'il décrivait les activités des bénévoles, les dispositions relatives à la gestion des risques (y compris l'assurance), et les conditions connexes dans lesquelles les ressources de l'organisme ont été rendues disponibles. Vérifier qu'on a prévu les cas où les bénévoles peuvent être appelés à répondre à des situations d'urgence rapidement et sans qu'il soit possible d'établir une documentation préalable.

c) Établir que les risques en cause étaient contrôlés par l'organisation.

d) Vérifier que les bénévoles avaient les qualifications et la formation nécessaires.

e) Établir que, quand il le fallait, l'environnement de travail répondait aux normes de sécurité et de santé.

6.3 L'organisme tient à jour des registres où sont inscrits les coûts réels des primes d'assurance et les franchises, les réclamations et les dommages-intérêts payés par l'État ou à des tiers.

6.3.1 Vérifier que les données minimales sur les sinistres ont été inscrites. Ces données minimales comprennent les noms des bénévoles, les noms des autres parties en cause, la langue officielle utilisée, le genre de réclamation, la date de l'accident, la somme réclamée, la date du paiement, l'avis juridique, l'autorisation du paiement, et toutes les autres données requises pour enquêter sur les accidents et pour évaluer leurs conséquences.