ARCHIVÉ - Vérification interne du processus d'élaboration du plan stratégique

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1.0  Résumé

Dans l'environnement d'aujourd'hui marqué par l'évolution rapide, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit, pour s'acquitter de son mandat, être en mesure de penser de manière stratégique, d'élaborer des stratégies efficaces lui permettant de composer avec les circonstances nouvelles et faire en sorte que la gestion soit dotée de la capacité d'adopter et de mettre en œuvre des stratégies. Le Comité de vérification interne et d'évaluation du SCT a demandé la tenue de la présente vérification afin de fournir à la direction du Secrétariat une évaluation indépendante du processus de planification stratégique du SCT et de cerner les secteurs à améliorer.

Planification stratégique du SCT

Le processus de planification stratégique du SCT a été officiellement instauré en juin 2002, et la responsabilité à son égard a été confiée à la Direction des politiques et de la planification stratégiques du SCT. En juillet 2002, un réseau de planification stratégique (le Réseau de planification), composé de représentants de tous les secteurs d'activités, directions et secteurs du SCT, a été rétabli. La Direction des politiques et de la planification stratégiques, forte du soutien des dirigeants des secteurs d'activités et du Réseau de planification, a mis au point en 2003 le Cadre de planification stratégique et de résultats du SCT et assumé la direction des retraites du Comité exécutif dans le cadre desquelles sont discutées l'information et les priorités se rapportant à la planification stratégique du SCT. L'étape de la collecte des données de la présente vérification était déjà terminée lorsqu'est survenu le changement organisationnel d'envergure au SCT en décembre 2003.

Objectifs et portée de la vérification

Dans l'ensemble, la vérification de la planification stratégique avait pour objectif de déterminer l'efficacité des procédés de préparation, d'élaboration et de mise en œuvre du plan stratégique du SCT, ce qui comprend les critères suivants :

• le processus de planification stratégique du SCT satisfait aux critères en matière de pratiques de pointe (voir la description des critères à la section 3.1);
• les documents de planification stratégique indiquent clairement les résultats du processus de planification stratégique et comprennent toutes les composantes nécessaires;
• le plan stratégique est efficacement communiqué aux différents secteurs du Secrétariat et bien compris par eux;
• le plan stratégique contient suffisamment de directives pour veiller à ce que les plans annuels de fonctionnement établissent la priorité des initiatives, répartissent les ressources, fixent les résultats et cernent les stratégies de mise en œuvre.

Constatations importantes

Le processus de planification stratégique suivi respecte certains des éléments des critères relatifs aux pratiques de pointe en matière de planification stratégique, qui sont décrits aux sections 3.2 à 3.7. Ces sections comprennent également une description des écarts par rapport aux critères relatifs aux pratiques de pointe qui ont été cernés dans le cadre de la vérification.

Une des constatations importantes faites est que le processus de planification stratégique du SCT ne produit pas de plan stratégique officiel. L'analyse des critères de pointe a démontré l'absence des principaux éléments suivants qui devraient faire partie intégrante d'un plan stratégique :

• aucun document de planification stratégique n'est adopté ni approuvé officiellement;
• le processus de planification stratégique semble être principalement une démarche ascendante qui n'établit aucun lien clair avec les priorités stratégiques au niveau de la haute direction;
• au lieu de recourir à un processus intégré d'examen de l'environnement, le secrétaire, les dirigeants des secteurs d'activités ainsi que la Direction des politiques et de la planification stratégiques mènent un certain nombre d'activités indépendantes d'examen de l'environnement;
• les principaux intervenants externes n'ont pas été consultés lors des évaluations des risques ni des examens de l'environnement;
• les examens de l'environnements menés par le SCT n'étaient pas adéquatement intégrés au processus de planification stratégique;
• le Réseau de planification n'a pas été utilisé à sa pleine mesure;
• les extrants du processus de planification stratégique n'ont pas cerné de résultats mesurables pour l'ensemble du SCT ni de stratégies permettant de les atteindre;
• le processus de planification stratégique n'a pas réussi à assurer l'intégration entre les différents secteurs d'activités.

Les résultats du processus de planification stratégique n'ont pas fourni de directives satisfaisantes grâce auxquelles le SCT aurait pu diriger la planification opérationnelle, la répartition des ressources, l'établissement des résultats ou l'élaboration des stratégies de mise en œuvre.

Recommandations

Nous avons décrit à la section 4 une démarche recommandée en matière de planification stratégique qui tient compte des secteurs à améliorer cernés dans le présent rapport. Cette démarche mettra à profit les progrès réalisés au cours des deux dernières années, ce qui comprend l'établissement du processus de planification stratégique du SCT et la création du Réseau de planification. La démarche que nous recommandons suppose l'élaboration d'un plan stratégique approuvé et l'exécution d'un processus annuel de planification ministérielle qui se penche sur le plan stratégique et alimente les autres activités de planification du SCT.

Le plan stratégique serait établi aux trois ans, couvrirait une période de 3 à 5 ans et serait conforme aux pratiques de pointe en matière de critères de planification stratégique. Certains des renseignements à insérer dans le plan stratégique ont déjà été recueillis dans le cadre des exercices antérieurs de planification stratégique. Les éléments de planification stratégiques manquants dont fait état le rapport devraient être intégrés au plan.

Nous proposons en outre l'exécution annuelle d'un processus de planification ministérielle. Il s'agit d'un processus de planification hybride qui intègre des éléments de la planification stratégique au cycle de planification annuelle du SCT. Cette démarche a été retenue afin d'assurer l'intégration aux autres exigences et activités de planification du SCT et d'aider ce dernier à composer avec les fréquents changements de l'environnement.

La section 4.2 contient une description détaillée du processus de planification ministérielle que nous proposons.

Réponse de la direction

La réponse de la direction à la présente vérification se trouve aux pages 30 - 31. Puisque la vérification proposait une nouvelle structure, la direction a choisi de fournir une réponse globale plutôt que de répondre individuellement à chacune des observations et des recommandations formulées.