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ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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3.0 Rsultats de la vrification

La vrification visait fournir aux membres de la haute direction une valuation de l'efficacit et de l'efficience du processus des prsentations actuel du Secrtariat.

Les rsultats de cette vrification ont rvl l'existence d'un processus tabli au Secrtariat pour l'examen et l'approbation des prsentations. Toutefois, un certain nombre de secteurs pour lesquels des amliorations s'imposent ont t relevs. Parmi ces secteurs mentionnons, en particulier, l'laboration de procdures officielles supplmentaires, l'tablissement de dossiers complets et la suppression des dlais pour avertir les ministres des dcisions rendues par le Conseil du Trsor.

De plus amples renseignements sur les constatations et les recommandations formules au sujet des secteurs devant tre amliors sont fournis la section 4.1.

3.1 Critres de vrification

Le tableau de la page suivante prsente un rsum des critres de vrification tablis pour la prsente vrification et, lorsque cela s'applique, les recommandations concernant un critre particulier. Les critres sont fonds sur le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor, sur notre comprhension du processus utilis pour la prparation et l'examen des prsentations au Conseil du Trsor ainsi que sur les procdures et les mcanismes de contrle auxquels nous nous attendions dans un processus de cette nature compte tenu de l'exprience que nous avons acquise examiner d'autres processus.

Critres de vrification Recommandations
P et P3 Autre
valuer si les processus du Secrtariat sont efficaces pour aider les organismes prparer les prsentations.
  1. Le Guide pour la prparation des prsentations du Secrtariat du Conseil du Trsor constitue une ressource efficace pour aider les ministres rdiger une prsentation.
4.1.7
  1. Les politiques du Conseil du Trsor constituent une ressource efficace pour aider un ministre prparer une prsentation.
4.1.3
  1. Les ministres peuvent communiquer avec un analyste du Secrtariat avant de rdiger la version provisoire d'une prsentation pour lui demander son avis. Les conseils des analystes du Secrtariat sont trs utiles.
Pas de recommandation
  1. Les analystes de programmes n'hsitent pas formuler des commentaires sur la version provisoire d'une prsentation.
4.1.8
  1. Les ministres sont satisfaits de l'aide reue de l'analyste du Secrtariat.
4.1.2
  1. Les analystes des ministres et organismes disposent de renseignements adquats sur les exigences avant d'entreprendre la rdaction de la prsentation.
4.1.7
  1. Il existe une procdure concernant la faon dont la version provisoire d'une prsentation doit tre transmise l'analyste pour examen.
4.1.1
Vrifier l'existence et l'efficacit de politiques et de mcanismes de contrle pour garantir que des recommandations pertinentes sont formules en temps opportun au conseil.
  1. Les analystes sont dment forms et encadrs avant d'aider un ministre prparer une prsentation.
4.1.2
  1. Les analystes possdent l'exprience requise pour aider un ministre prparer des prsentations, rdiger le prcis et dterminer le risque et la catgorie pour le prcis.
4.1.2
  1. Les politiques du Conseil du Trsor constituent une ressource utile pour l'analyste du Secrtariat.
4.1.3
  1. Il existe une dfinition officielle de la classification des prsentations (par exemple examiner, Appendice, Cas port l'attention des ministres et Cas courant).
4.1.1
  1. L'analyste dispose d'une matrice de risque dfinie, objective et logique pour l'aider dterminer le risque indiquer sur le prcis.
4.1.4
  1. Les experts en politique ont l'occasion d'examiner la prsentation avant qu'elle ne soit soumise au Conseil.
Pas de recommandation
  1. Il existe des politiques et des procdures officielles qui dfinissent les exigences concernant l'examen et l'approbation des prsentations par tous les experts en politique.
4.1.1
  1. Les copies de la prsentation rserves aux commentaires signes par les experts sont verses au dossier avec la prsentation originale.
4.1.1
  1. Les prsentations ne sont pas soumises au Conseil tant que le Centre des prsentations (CPDC) n'a pas reu l'approbation par signature de tous les experts en politique.
4.1.1
  1. L'analyste de programmes et le personnel du CPDC comprennent et respectent les procdures relatives la faon de remplir le dossier rose.
4.1.1
  1. Le dossier rose est conserv avec la prsentation originale comme la preuve que les secteurs des politiques ont examin la version finale de la prsentation.
4.1.1

  1. Le CPDC indique sur le prcis les approbations par signature qui n'ont toujours pas t obtenues dans le dossier de la prsentation finale.
4.1.1
  1. Il existe des procdures officielles qui prcisent qu'un suivi doit tre assur auprs des experts en politique qui n'ont pas encore sign la prsentation finale en guise d'approbation.
4.1.1
  1. Les versions lectroniques des documents relatifs aux prsentations sont dment entreposes et suivies de prs.
4.1.9
Examiner les pratiques de gestion relatives au suivi des dcisions rendues et au processus d'approbation.
  1. Les secrtaires adjoints assistent aux runions stratgiques.
Pas de recommandation
  1. Les directeurs signent les prcis pour vrifier qu'ils en sont bien responsables.
4.1.1
  1. Les directeurs examinent le dossier rose et formulent des commentaires sur les copies reues du CPDC.
4.1.1
  1. L'analyste avise officiellement le ministre de la dcision du Conseil du Trsor dans les deux semaines suivant la runion du Conseil.
4.1.1
  1. Les versions lectroniques des documents relatifs la prsentation finale sont dment entreposes.
4.1.9
  1. Le CPDC archive la version originale de la prsentation, du prcis, de la lettre de dcision et du document d'approbation.
4.1.1 4.1.10
  1. La version originale de la prsentation est conserve dans un endroit sr et verrouill.
4.1.5
Procder une valuation pour dterminer s'il existe un processus pour consigner et archiver les dossiers de prsentation.
  1. Il existe une politique qui prcise les documents devant tre conservs au CPDC avec la prsentation originale.
4.1.1
  1. Les dossiers remplis sont archivs aprs trois ans.
4.1.10
Autre
  1. Les prsentations sont reues des ministres la date d'chance fixe, soit le lundi midi.
4.1.6

3.2 Rsum des constatations

Dans le cadre de la prsente vrification, nous avons vrifi un chantillon de 69 prsentations au Conseil du Trsor verses dans les dossiers du CPDC. Voici un rsum des rsultats dcoulant de cette vrification :

Lettres de dcision
  • 14 % des dossiers de prsentation ne comprenaient pas la lettre de dcision ou les copies certifies.
  • 40 % des lettres de dcision ont t envoyes au ministre aprs le dlai tabli de deux semaines.
Prcis
  • 3 % des dossiers ne comprenaient pas un exemplaire du prcis sign par le directeur du Secteur de programme.
Approbations du Secteur des politiques
  • 59 % des dossiers ne comprenaient pas les approbations du Secteur des politiques.
Approbation du Rapport sur l'tat des dpenses (RED)
  • 36 % des dossiers ne comprenaient pas le RED approuv.

Ces rsultats dmontrent que le processus des prsentations au Conseil du Trsor comporte des lacunes. Se reporter l'observation 4.1.1 pour de plus amples renseignements sur le risque dcoulant de ces lacunes.