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ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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3.0 Résultats de la vérification

La vérification visait à fournir aux membres de la haute direction une évaluation de l'efficacité et de l'efficience du processus des présentations actuel du Secrétariat.

Les résultats de cette vérification ont révélé l'existence d'un processus établi au Secrétariat pour l'examen et l'approbation des présentations. Toutefois, un certain nombre de secteurs pour lesquels des améliorations s'imposent ont été relevés. Parmi ces secteurs mentionnons, en particulier, l'élaboration de procédures officielles supplémentaires, l'établissement de dossiers complets et la suppression des délais pour avertir les ministères des décisions rendues par le Conseil du Trésor.

De plus amples renseignements sur les constatations et les recommandations formulées au sujet des secteurs devant être améliorés sont fournis à la section 4.1.

3.1 Critères de vérification

Le tableau de la page suivante présente un résumé des critères de vérification établis pour la présente vérification et, lorsque cela s'applique, les recommandations concernant un critère particulier. Les critères sont fondés sur le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor, sur notre compréhension du processus utilisé pour la préparation et l'examen des présentations au Conseil du Trésor ainsi que sur les procédures et les mécanismes de contrôle auxquels nous nous attendions dans un processus de cette nature compte tenu de l'expérience que nous avons acquise à examiner d'autres processus.

Critères de vérification Recommandations
P et P3 Autre
Évaluer si les processus du Secrétariat sont efficaces pour aider les organismes à préparer les présentations.
  1. Le Guide pour la préparation des présentations du Secrétariat du Conseil du Trésor constitue une ressource efficace pour aider les ministères à rédiger une présentation.
   4.1.7
  1. Les politiques du Conseil du Trésor constituent une ressource efficace pour aider un ministère à préparer une présentation.
   4.1.3
  1. Les ministères peuvent communiquer avec un analyste du Secrétariat avant de rédiger la version provisoire d'une présentation pour lui demander son avis. Les conseils des analystes du Secrétariat sont très utiles.
 Pas de recommandation
  1. Les analystes de programmes n'hésitent pas à formuler des commentaires sur la version provisoire d'une présentation.
   4.1.8
  1. Les ministères sont satisfaits de l'aide reçue de l'analyste du Secrétariat.
   4.1.2
  1. Les analystes des ministères et organismes disposent de renseignements adéquats sur les exigences avant d'entreprendre la rédaction de la présentation.
   4.1.7
  1. Il existe une procédure concernant la façon dont la version provisoire d'une présentation doit être transmise à l'analyste pour examen.
 4.1.1  
Vérifier l'existence et l'efficacité de politiques et de mécanismes de contrôle pour garantir que des recommandations pertinentes sont formulées en temps opportun au conseil.
  1. Les analystes sont dûment formés et encadrés avant d'aider un ministère à préparer une présentation.
   4.1.2
  1. Les analystes possèdent l'expérience requise pour aider un ministère à préparer des présentations, rédiger le précis et déterminer le risque et la catégorie pour le précis.
   4.1.2
  1. Les politiques du Conseil du Trésor constituent une ressource utile pour l'analyste du Secrétariat.
   4.1.3
  1. Il existe une définition officielle de la classification des présentations (par exemple À examiner, Appendice, Cas porté à l'attention des ministres et Cas courant).
 4.1.1  
  1. L'analyste dispose d'une matrice de risque définie, objective et logique pour l'aider à déterminer le risque à indiquer sur le précis.
   4.1.4
  1. Les experts en politique ont l'occasion d'examiner la présentation avant qu'elle ne soit soumise au Conseil.
 Pas de recommandation
  1. Il existe des politiques et des procédures officielles qui définissent les exigences concernant l'examen et l'approbation des présentations par tous les experts en politique.
 4.1.1  
  1. Les copies de la présentation réservées aux commentaires signées par les experts sont versées au dossier avec la présentation originale.
 4.1.1  
  1. Les présentations ne sont pas soumises au Conseil tant que le Centre des présentations (CPDC) n'a pas reçu l'approbation par signature de tous les experts en politique.
 4.1.1  
  1. L'analyste de programmes et le personnel du CPDC comprennent et respectent les procédures relatives à la façon de remplir le dossier rose.
 4.1.1  
  1. Le dossier rose est conservé avec la présentation originale comme la preuve que les secteurs des politiques ont examiné la version finale de la présentation.
 4.1.1

 

  
  1. Le CPDC indique sur le précis les approbations par signature qui n'ont toujours pas été obtenues dans le dossier de la présentation finale.
 4.1.1  
  1. Il existe des procédures officielles qui précisent qu'un suivi doit être assuré auprès des experts en politique qui n'ont pas encore signé la présentation finale en guise d'approbation.
 4.1.1  
  1. Les versions électroniques des documents relatifs aux présentations sont dûment entreposées et suivies de près.
   4.1.9
Examiner les pratiques de gestion relatives au suivi des décisions rendues et au processus d'approbation.
  1. Les secrétaires adjoints assistent aux réunions stratégiques.
 Pas de recommandation
  1. Les directeurs signent les précis pour vérifier qu'ils en sont bien responsables.
 4.1.1  
  1. Les directeurs examinent le dossier rose et formulent des commentaires sur les copies reçues du CPDC.
 4.1.1  
  1. L'analyste avise officiellement le ministère de la décision du Conseil du Trésor dans les deux semaines suivant la réunion du Conseil.
 4.1.1  
  1. Les versions électroniques des documents relatifs à la présentation finale sont dûment entreposées.
   4.1.9
  1. Le CPDC archive la version originale de la présentation, du précis, de la lettre de décision et du document d'approbation.
 4.1.1 4.1.10
  1. La version originale de la présentation est conservée dans un endroit sûr et verrouillé.
   4.1.5
Procéder à une évaluation pour déterminer s'il existe un processus pour consigner et archiver les dossiers de présentation.
  1. Il existe une politique qui précise les documents devant être conservés au CPDC avec la présentation originale.
 4.1.1  
  1. Les dossiers remplis sont archivés après trois ans.
   4.1.10
Autre
  1. Les présentations sont reçues des ministères à la date d'échéance fixée, soit le lundi à midi.
   4.1.6

3.2 Résumé des constatations

Dans le cadre de la présente vérification, nous avons vérifié un échantillon de 69 présentations au Conseil du Trésor versées dans les dossiers du CPDC. Voici un résumé des résultats découlant de cette vérification :

Lettres de décision
  • 14 % des dossiers de présentation ne comprenaient pas la lettre de décision ou les copies certifiées.
  • 40 % des lettres de décision ont été envoyées au ministère après le délai établi de deux semaines.
Précis
  • 3 % des dossiers ne comprenaient pas un exemplaire du précis signé par le directeur du Secteur de programme.
Approbations du Secteur des politiques
  • 59 % des dossiers ne comprenaient pas les approbations du Secteur des politiques.
Approbation du Rapport sur l'état des dépenses (RED)
  • 36 % des dossiers ne comprenaient pas le RED approuvé.

Ces résultats démontrent que le processus des présentations au Conseil du Trésor comporte des lacunes. Se reporter à l'observation 4.1.1 pour de plus amples renseignements sur le risque découlant de ces lacunes.

 


Date de modification : 2004-02-25
 
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