Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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2.0 Introduction

2.1 Contexte1

Le Conseil du Trsor (CT) est un comit lgislatif du Cabinet, tabli en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il comprend six ministres, y compris le prsident du Conseil du Trsor et le ministre des Finances. En juin 1997, le Premier ministre a dsign le CT comme le conseil de gestion du gouvernement. En plus de jouer les rles traditionnels du Conseil du Trsor et de son Secrtariat comme employeur et gestionnaire des dpenses, le conseil de gestion doit aussi avoir une perspective de l'ensemble des oprations du gouvernement et assurer un leadership continu en vue d'amliorer les pratiques de gestion.

Voici les responsabilits assumes par le Conseil du Trsor :

  • titre de gestionnaire des dpenses, le Conseil du Trsor est responsable de prparer le budget des dpenses du gouvernement dpos chaque anne au Parlement, et de surveiller les dpenses de programmes dans les ministres.
  • titre d'employeur, le CT expose les modalits aux termes desquelles la fonction publique fdrale attire et maintient en poste le personnel dont elle a besoin. Le CT est galement charg de l'orientation gnrale des politiques et des programmes fdraux d'application en matire de langue de service au public, de langue de travail et de participation quitable des Canadiens d'expression franaise et d'expression anglaise dans toutes les institutions fdrales.
  • titre de conseil de gestion, le Conseil du Trsor donne l'orientation stratgique dans les secteurs comme l'accs l'information, la comptabilit, la vrification et l'valuation, l'adjudication des marchs, la gestion financire, la technologie de l'information, les biens immobiliers, ainsi que la gestion des actifs du gouvernement, la protection de la vie prive, la scurit et la gestion du personnel de la fonction publique.

Une prsentation au Conseil du Trsor est un document officiel que soumet un ministre pour le compte de son ministre en vue d'obtenir des ministres du Conseil du Trsor une approbation ou des pouvoirs qui permettront au ministre de mettre en oeuvre une proposition qu'il ne serait pas en mesure de raliser normalement ou qui ne relve pas des pouvoirs confrs au ministre.

Le Secrtariat fournit au Conseil du Trsor des recommandations et des avis sur une prsentation donne dans des documents connus sous le nom de prcis.

Les dispositions lgislatives, les politiques du Conseil du Trsor ou d'autres dcisions du Cabinet servent normalement tablir les exigences remplir pour obtenir une approbation du Conseil du Trsor.

Un ministre peut par exemple demander au Conseil du Trsor d'approuver les mesures suivantes :

  • Affecter des ressources dj approuves par le Cabinet ou prvues dans le Budget fdral;
  • Approuver ou modifier les modalits de programmes rgissant les subventions ou les contributions;
  • Recommander l'approbation de dcrets ayant une incidence sur les ressources (par exemple le recouvrement des cots) ou sur la gestion;
  • Mener un projet ou une initiative, dont les cots dpasseraient les pouvoirs dlgus au ministre;
  • Conclure un march;
  • Obtenir une exemption une politique du Conseil du Trsor.

Un ministre peut soumettre une proposition au Conseil s'il est d'avis que le jugement collectif du Conseil est ncessaire ou souhaitable.

Le tableau de la page suivante prsente les chanciers et le processus suivi pour la prparation d'une prsentation. Bien que le plus court dlai possible pour traiter une prsentation de A Z soit d'environ six semaines, il faut plusieurs semaines de plus pour prparer la plupart des prsentations afin de garantir que le contenu est complet et que les diverses questions en suspens ont t rgles. Le temps de traitement moyen d'une prsentation est de deux trois mois. Certains ministres prvoient un autre mois dans le cas des prsentations devant faire l'objet d'une consultation interministrielle ou devant tre approuves par d'autres ministres.

Semaine Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
1 L'analyste du Secrtariat reoit la premire bauche de la prsentation au Conseil du Trsor du ministre.     L'analyste du Secrtariat transmet au ministre ses commentaires.  
2 Runion (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrtariat.   L'analyste du Secrtariat reoit la deuxime bauche de la prsentation du ministre.    
3 L'analyste du Secrtariat soumet d'autres commentaires au ministre.   Runion (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrtariat.    
Remarque : la rvision plus approfondie de la prsentation pourrait prendre plus de temps.
4 L'avant-dernire bauche de la prsentation doit tre remise l'analyste du Secrtariat. L'analyste du Secrtariat rdige le prcis et la recommandation.   L'analyste du Secrtariat rdige le prcis qui doit tre remis aux membres de la haute direction du Secrtariat.  
5 La prsentation signe par le ministre doit tre remise au CPDC2 au plus tard midi.        Cahiers d'information remis aux ministres du Conseil du Trsor.
6       Runion du Conseil du Trsor L'analyste du Secrtariat informe les Services intgrs du ministre de la dcision du Conseil du Trsor.

2.2 Objectifs de la vrification

La vrification avait pour objectifs d'valuer l'efficacit et l'efficience du processus de prparation des prsentations au Conseil du Trsor et de dterminer les secteurs de risque au sein du processus ncessitant la mise en place de mcanismes de contrle. Elle a comport les tapes suivantes :

  • Dterminer si les processus du Secrtariat du Conseil du Trsor (le Secrtariat) sont efficaces pour aider les ministres et autres organismes gouvernementaux prparer les prsentations.
  • Vrifier l'existence et l'efficacit des politiques et des contrles en place visant soumettre au Conseil du Trsor des analyses et des recommandations pertinentes et en temps opportun.
  • Dterminer si les ressources sont adquates et efficaces pour mener le processus des prsentations au Conseil du Trsor.

2.3 Porte de la vrification

La vrification a port sur les processus du Secrtariat qui appuient son rle visant aider les ministres prparer les prsentations et sur le travail accompli par les analystes du SCT en vue de prparer les prcis et les prsentations soumettre au Conseil du Trsor. Aux termes de cette vrification, le processus des prsentations au Conseil du Trsor comprend tout le travail effectu par le Secrtariat du Conseil du Trsor :

  • avant la soumission d'une prsentation officielle;
  • aprs que le Secrtariat a reu une prsentation officielle au Conseil du Trsor d'un ministre.

Cette vrification a permis de dterminer s'il existe des mcanismes de contrle pour garantir que les risques relevs sont traits et que l'ensemble du processus est empreint d'intgrit. Elle a en outre servi tablir si les processus du Secrtariat sont efficaces pour aider les ministres et organismes prparer des prsentations. Les points de vue des ministres sur la qualit des avis ou des recommandations n'ont pas t recueillis dans le cadre de cette vrification.

2.4 Approche et mthodologie de la vrification

Le tableau ci-aprs donne une vue d'ensemble dtaille des diffrentes activits menes par Ernst & Young dans le cadre de la vrification interne du processus des prsentations au Conseil du Trsor.

Approche et plan de travail
Activit 1 : Procder la planification prliminaire de la vrification
  • Examiner le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor et tablir l'approche de la vrification;
  • Examiner la documentation rassemble dans le cadre d'examens mens prcdemment sur le processus, les politiques, etc. lis aux prsentations au Conseil du Trsor;
  • Tenir une runion de lancement avec les quipes de programme;
  • Mettre la dernire main l'approche et l'chancier.
Activit 2 : Se faire une ide gnrale du processus
  • Dcrire le processus servant la prparation des prsentations pour confirmer l'ide que nous en avons et pour dterminer s'il constitue un moyen efficace d'examiner les prsentations au Conseil du Trsor;
  • Passer en revue la documentation des prsentations pour garantir qu'elle fait tat des facteurs cls l'appui des recommandations du Secrtariat du Conseil du Trsor;
  • Crer un chantillon, parmi les prsentations soumises rcemment, reprsentatif des quinze genres de prsentations et des diffrents secteurs et valuer leur conformit aux lignes directrices nonces dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor;
  • Mener des entrevues avec certains reprsentants du Secrtariat pour obtenir leur point de vue des oprations courantes du processus et dterminer si les ressources sont suffisantes pour rpondre aux besoins du processus;
  • Rencontrer en entrevue certains gestionnaires d'organismes ayant soumis rcemment des prsentations.
Activit 3 : Relever et valuer les risques
  • Relever les facteurs de risque possibles d'aprs les entrevues susmentionnes et les tudes de la documentation menes;
  • Procder une valuation indpendante de la gravit et de la probabilit de chacun des facteurs de risque relevs;
  • valuer les mesures proposes par les gestionnaires pour attnuer les risques et recommander des mesures supplmentaires au besoin;
  • Confirmer les constatations et les observations.
Activit 4 : Achever la vrification et rdiger le rapport
  • Rdiger la version provisoire du rapport de vrification et confirmer les constatations;
  • Prsenter un compte rendu aux quipes charges du projet et aux gestionnaires.
  • Prparer et prsenter le rapport final.