ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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4.0 Constatations de la vérification

Dans l'ensemble, nous avons constaté qu'il existe un processus établi au Secrétariat pour l'examen et l'approbation des présentations. Nous avons également constaté que les membres du personnel du Secrétariat préparent avec le plus grand soin les renseignements destinés aux ministres du Conseil du Trésor pour permettent à ceux-ci de bien comprendre les présentations qui leur sont soumises et de les remettre en question ou de les contester au besoin. Les analystes travaillent d'arrache-pied avec les ministères pour faire en sorte que les présentations soient prêtes à être soumises au Conseil du Trésor en temps opportun.

Les observations et les recommandations formulées ci-après traitent de l'absence du caractère officiel et d'uniformité du processus utilisé par le Secrétariat pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor. Elles portent en outre sur la nécessité d'apporter des améliorations aux normes relatives à la documentation.

4.1 Observations et recommandations

Les sections suivantes traitent des secteurs pour lesquels nous avons recommandé que des améliorations soient apportées au processus des présentations au Conseil du Trésor.

Observations dont la cote de risque est Élevé

4.1.1 Politiques et procédures relatives aux présentations au Conseil du Trésor

La vérification a permis de relever plusieurs aspects du processus des présentations au Conseil du Trésor pour lesquels des politiques et des procédures officielles n'avaient pas été élaborées. Cela peut entraîner des lacunes sur les plans de l'efficacité et de l'uniformité du processus d'examen des présentations.

Nous avons constaté au cours de nos entrevues que les membres du personnel des différentes directions ne comprennent pas tous de la même façon les rôles et les responsabilités de l'analyste de programmes, de l'analyste des politiques, des directeurs et des secrétaires adjoints.

La liste ci-après énumère certains des secteurs pour lesquels des politiques et des procédures devraient être élaborées.

Méthode pour le transfert des présentations d'un ministère au Secrétariat, soit par courriel ou soit par messagerie protégée

Il est d'usage d'envoyer la version provisoire des présentations à partir et à destination du Secrétariat par courriel ou télécopieur non protégé. Les analystes ayant participé aux entrevues dans le cadre de la vérification n'étaient pas certains si la version provisoire des présentations devait être traitée de la même façon que les présentations finales, c'est-à-dire traitée comme un « Document confidentiel du Conseil privé de la Reine » qui exige le recours à des méthodes de communication protégées.

Nous recommandons que des politiques et des procédures précisant le niveau de sécurité requis pour la transmission des versions provisoires des présentations au Conseil du Trésor soient élaborées.

Réponse de la Direction

D'accord. Notons aussi que le BCP s'affaire à revoir les lignes directrices qui sous-tendent le niveau de sécurité des documents confidentiels du Cabinet. Le SCT examinera les pratiques de communication actuelles utilisées pour transmettre les ébauches de présentations au CT des ministères et vers les ministères en se fondant, en gros, sur la politique gouvernementale intitulée et il élaborera, à l'intention des analystes, une nouvelle procédure qui précisera le degré de sécurité requis pour les projets de présentation au CT d'ici novembre 2003.

Le secrétaire fera part de cette nouvelle procédure aux ministères et à tout le personnel du SCT et il s'assurera que le personnel du SCT aient accès à un plus grand nombre de télécopieurs protégés et de services de messagerie protégés.

Examen et approbation des experts en politique

Il n'existe pas de politiques et de procédures au sujet de l'examen des présentations par les experts en politique et sur la question de savoir si leur approbation est requise avant que la présentation soit soumise au Conseil du Trésor. Au cours de nos discussions avec les analystes, il est ressorti clairement que les conditions et les circonstances dans lesquelles les approbations par les experts en politique sont requises ainsi que la signification réelle de ces approbations n'étaient pas comprises par tous de la même façon. Cette divergence de compréhension a donné lieu à un manque d'uniformité quant à la façon dont les analystes ont traité les examens des présentations menés par les experts en politique. Dans notre échantillon de présentations, 62 % n'avaient pas été approuvées par au moins un expert en politique.

Nous recommandons l'élaboration de politiques et de procédures qui définiront clairement les mesures qui doivent être prises pour les examens effectués par les experts en politique et ce que représente véritablement l'approbation. Les questions suivantes devraient être abordées dans les politiques et procédures :

• L'examen et l'approbation requis des experts en politique devraient être obtenus avant que la présentation soit soumise au Conseil du Trésor pour garantir que toutes les présentations sont exemptes d'enjeux de nature politique.
• Il arrivera à l'occasion qu'un examen par un expert en politique ne sera pas nécessaire. Dans ces circonstances, il faudrait que les motifs ayant donné lieu à cette décision soient documentés.
• Il faudrait que soient élaborées des procédures concernant le classement et l'archivage des documents d'approbation afin de garantir le caractère complet, l'uniformité et le classement adéquat de tous les dossiers relatifs aux présentations.
• Veiller à ce que l'analyste de programmes et le CPDC comprennent la procédure relative au dossier rose et s'entendent sur celle-ci. À l'origine, le dossier rose visait à garantir l'examen de la présentation finale par les secteurs des politiques de manière à ce qu'ils règlent tous les enjeux de nature politique. Étant donné que les analystes de programmes ne précisent pas toujours sur le dossier les secteurs des politiques qu'ils ont consultés, il arrive à l'occasion que certains secteurs ne reçoivent pas le dossier rose. Cela pourrait faire en sorte que des présentations finales comportant toujours des enjeux de nature politique soient soumises au Conseil.
• Le Secrétariat devrait établir des procédures et des lignes directrices qui définissent à qui revient la responsabilité d'effectuer l'examen et le suivi lorsque toutes les approbations n'ont pas été obtenues.

Réponse de la Direction

D'accord. Selon les pratiques en vigueur au SCT, les Langues officielles, la Division des Stratégies des dépenses, la Division des opérations des dépenses ainsi que la Division des programmes examinent et approuvent toutes les présentations au CT. Selon la procédure actuelle, on inscrit les autorisations sur la chemise rose contenant chaque présentation acheminée au Conseil du Trésor.

De plus, plusieurs autres spécialistes des politiques du SCT examinent et approuvent les présentations, selon les questions soulevées. Dans tous les cas, l'autorisation du directeur de programme qui parraine la présentation dans le dossier rose indique qu'on a recueilli toutes les opinions nécessaires relativement aux politiques et qu'on a tenu compte des conseil du SCT au Conseil du Trésor.

Le SCT a également établi une politique interne officielle sur le protocole d'autorisation des présentations au CT dans le contexte des programmes de Subventions et contributions. Le SCT réexaminera ce modèle pour voir s'il y aurait lieu de l'élargir et d'en faire une ligne directrice ou un outil plus général qui aiderait les analystes du SCT à définir plus clairement les éléments requis pour procéder à l'examen expert des politiques, y compris la procédure à suivre pour :

• effectuer l'examen et le suivi quand les autorisations n'ont pas encore été accordées;
• soumettre et classer les preuves d'autorisation pour garantir que les dossiers relatifs à toutes les présentations sont complets.

Examen à l'échelon de directeur

Il n'existe pas de procédures au sujet de la responsabilité des directeurs d'examiner la version finale des précis avant qu'elle ne soit présentée au Conseil du Trésor. Dans notre échantillon de 69 présentations, trois des précis n'avaient pas été signés par le directeur ou son représentant. Par conséquent, il n'est pas possible de confirmer si le directeur ou son représentant a examiné et approuvé le précis.

Nous recommandons l'élaboration d'une procédure qui précise la responsabilité des directeurs d'examiner le précis et la présentation et qui énonce les rubriques que les directeurs doivent vérifier avant qu'ils ne signent le précis en guise d'approbation.

Réponse de la Direction

D'accord. Le CPDC n'acceptera aucun précis qui n'a pas été approuvé au préalable par un directeur.

En outre, le SCT reverra ses procédures internes d'autorisation du précis d'une présentation émanant d'une direction ou d'un secteur du SCT pour préciser les responsabilités.

Lettres de décision

Les lettres de décision doivent être transmises au ministère dans les deux semaines qui suivent la décision du Conseil du Trésor. Dans notre échantillon, 40 % des lettres avaient été envoyées après ce délai.

Nous recommandons l'élaboration de procédures qui garantiront l'envoi des lettres de décision dans le délai prescrit afin que les ministères puissent mener leurs activités en se fondant sur les documents exacts et officiels se rapportant à la décision du Conseil du Trésor.

Réponse de la Direction

D'accord. Le secrétaire rappellera aux dirigeants et au personnel du SCT quelles sont les cibles de rendement du SCT (engagement pris à l'endroit des ministères) liées à la production des lettres de décisions dans les deux semaines suivant la décision du Conseil du Trésor.

Les secteurs des programmes rationaliseront davantage les procédures manuelles en vue de produire des lettres de décisions qui aideront le SCT à atteindre plus facilement cet objectif.

En 2004, l'équipe affectée au Système de gestion des dépenses et de l'information (SGDI) et le Centre des présentations et des documents du Cabinet (CPDC) automatiseront la production des lettres de décisions et en feront un élément clé d'un nouveau module d'information et de suivi des présentations du Système de gestion des dépenses et de l'information.

Définition de classification

Le système de classification sert à aider les ministres du Conseil du Trésor à examiner une présentation donnée. La classification attribuée à une présentation a une incidence sur la portée de l'examen effectué par les ministres du Conseil du Trésor. L'analyste chargé de la présentation assigne au départ la classification. Il est possible d'obtenir des conseils à ce sujet en discutant avec d'autres analystes et en consultant des documents non officiels comme le « Guide de survie des analystes de programmes ». Il n'existe pas de définition officielle des critères se rapportant à ces classifications.

L'absence d'une définition officielle des critères pour ces classifications pourrait donner lieu à l'attribution de classifications incohérentes ou inadéquates aux présentations. Ce problème est dans une certaine mesure atténué compte tenu que la classification est examinée par le directeur de l'analyste et au cours des réunions des membres de la direction avant que la présentation ne soit soumise au Conseil du Trésor. En l'absence de définitions officielles, ce processus pourrait être entaché de subjectivité.

Nous recommandons qu'une définition officielle pour chacune des classifications soit communiquée régulièrement et à grande échelle pour garantir que les présentations sont classées comme il se doit et de façon uniforme.

Réponse de la Direction

Le SCT examinera et modifiera, au besoin, la définition des critères utilisés pour structurer l'ordre du jour en prévision de la réunion du Conseil du Trésor (classifier les présentations au CT affectant la nature et la portée de l'examen des ministres du Conseil du Trésor).

Le Centre des présentations et des documents du Cabinet (CPDC) et l'équipe responsable de l'Apprentissage et de la gestion du savoir des secteurs de programmes feront part des définitions remaniées et tenteront de les faire mieux connaître.

4.1.2 Roulement des analystes

L'analyste joue un rôle d'importance capitale pour faire en sorte que le précis et, dans la mesure du possible, les présentations soient dûment préparés avant d'être soumis au Conseil du Trésor. Selon nos entrevues, le niveau de roulement des analystes a été très élevé au cours des dernières années. Le niveau élevé de roulement se traduit par l'arrivée de nombreux analystes sans expérience et augmente le risque qu'un examen adéquat des présentations ne soit pas effectué. De plus, le manque d'uniformité dans la formation donnée et l'absence de documents de référence officiels font en sorte qu'il est plus difficile pour les nouveaux analystes de comprendre les tâches qu'ils doivent accomplir. Si les analystes ont des documents à leur disposition pour les aider à saisir leur rôle, bon nombre de ceux que nous avons interviewés n'étaient pas au courant des documents disponibles ou n'en ont pas fait mention. Certains représentants de ministères que nous avons rencontrés en entrevue ont indiqué que les analystes du SCT avec qui ils traitent ne sont pas toujours bien formés.

Bien qu'il existe un cours de formation pour les nouveaux analystes, appelé communément le Camp d'entraînement, et des ateliers portant sur tous les renseignements que les analystes doivent savoir pour examiner les présentations et préparer les précis, il est ressorti clairement de nos entrevues que les analystes n'avaient pas tous suivi la formation avant de devoir collaborer à la préparation des présentations.

Nous recommandons l'élaboration de procédures officielles qui garantiront que les nouveaux analystes auront suivi une formation avant d'être tenus de collaborer à l'élaboration des présentations. Pendant la période d'orientation, les analystes devraient prendre connaissance des directives et des documents à leur disposition avant de se voir confier l'examen de présentations. Si les nouveaux analystes ne sont pas en mesure de suivre la formation, il faudrait les obliger à étudier les versions virtuelles de la formation offerte en direct. Il faudrait aussi que les nouveaux analystes examinent les documents d'orientation affichés sur l'Intranet avant de commencer à examiner des présentations.

Nous recommandons la mise en place d'un programme de mentorat officiel à l'échelle du Secrétariat pour garantir que les nouveaux analystes peuvent consulter des analystes expérimentés pour obtenir au besoin des conseils et des réponses à leurs questions. S'il est vrai qu'il existe des programmes de mentorat au sein des secteurs, ils ne sont pas nécessairement officiels et peuvent donc ne pas être uniformes et aussi efficaces que possible. Au cours de nos entrevues avec les nouveaux analystes, ces derniers ont indiqué que les analystes plus expérimentés sont souvent très occupés et qu'ils n'ont pas le temps de leur assurer le mentorat dont ils ont besoin.

Nous recommandons au Secrétariat d'élaborer un processus portant sur le roulement prévu des analystes et de mettre en oeuvre un plan de relève pour garantir que les renseignements obtenus par les analystes quittant l'organisme sont conservés et accessibles.

Nous recommandons au Secrétariat d'améliorer les systèmes d'information et les méthodes de documentation des présentations pour faciliter le transfert des connaissances au fil du roulement des analystes, tel qu'il en a été discuté dans le présent document.

Nous recommandons au Secrétariat d'envisager la prise de mesures visant à favoriser le maintien en fonction des analystes pour de plus longues périodes.

Réponse de la Direction

D'accord. Les nouveaux analystes du SCT reçoivent une formation et une orientation initiales avant de pouvoir participer à l'analyse d'une présentation au CT.

De plus, l'Unité de l'apprentissage et de la gestion du savoir des secteurs des programmes continuera d'offrir des « camps de réflexion » pour initier tous les nouveaux analystes de programme à leur rôle, en plus d'organiser des séries d'ateliers, des séances et des cours à l'interne sur la façon d'analyser les présentations au CT et les Mémoires au Cabinet pour leur permettre de peaufiner leurs talents de négociateurs et de se familiariser avec les directives techniques qui sous-tendent toutes les étapes du système de gestion des dépenses gouvernementales.

Depuis deux ans, le SCT a déployé des efforts particuliers pour mettre au point des programmes qui appuient les démarches de recrutement et de maintien en poste des analystes du SCT, y compris un système de mentorat et de planification de la relève pour l'ensemble du Secrétariat. Tout au long de 2003, ces programmes seront implantés et formalisés à l'échelle du Secrétariat.

Tout au long de la mise en oeuvre du SGDDI, le SCT et, en particulier, les secteurs des programmes, ont été en mesure d'uniformiser et d'assurer une meilleure coordination des dépôts électroniques de documentation relative aux présentations au CT pour faciliter le transfert des connaissances aux nouveaux analystes, au fur et à mesure qu'ils arrivent. Plus fondamentalement, le SCT est à élaborer un nouveau Système de gestion des dépenses et de l'information (SGDI) pour aider les analystes du SCT à mieux gérer l'information et pour leur offrir une aide au plan analytique.

Observations dont la cote de risque est Moyen

4.1.3 Politiques du Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor a une multitude de politiques (plus de 300) qu'il y aurait lieu de consulter au moment de préparer et d'examiner une présentation. Il existe un groupe principal de politiques que les analystes consultent habituellement lorsqu'ils préparent ou examinent des présentations. Si le guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor comprend une liste des principales politiques, il ne s'agit toutefois pas d'une ressource exhaustive pour évaluer quelles politiques devraient être prises en considération pour une présentation donnée. Les analystes peuvent en outre consulter les directives sur les politiques affichées sur le site Intranet du Secrétariat. Nos entrevues ont révélé que les analystes ne se servent pas de ces renseignements de façon régulière et qu'ils ne sont pas toujours au courant de leur existence. Compte tenu du grand nombre de politiques différentes, les analystes peuvent avoir de la difficulté à déterminer quels instruments de politique particuliers sont pertinents pour une présentation donnée.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a donné le coup d'envoi à un examen approfondi de toutes ses politiques en vue de réduire le nombre d'instruments de politique et de rapports et d'en accroître la pertinence, d'améliorer l'accès aux instruments de politique et de faire en sorte qu'ils s'adressent au public pertinent. Cet examen pourrait donner lieu à une réduction considérable du nombre d'instruments de politique et à une meilleure définition de leurs objectifs.

D'ici la fin de l'examen, nous recommandons la tenue d'une étude sur les raisons pour lesquelles les analystes ne se servent pas des renseignements sur les politiques à leur disposition et la prise des mesures requises pour garantir l'élaboration d'un guide pratique ou d'un plan sur les politiques du Conseil du Trésor.

Réponse de la Direction

Approuvé. Le SCT s'assurera que les prochains programmes d'orientation du SCT, les camps d'entraînement et autres séances d'information et de formation à l'intention des analystes de programme du SCT, qui traitent les présentations au CT, offrent un aperçu de l'ensemble des politiques du CT, notamment un renvoi au site intranet du SCT ou l'on peut obtenir plus de renseignements sur toutes les politiques du CT.

De plus, au fur et à mesure que les travaux sur l'ensemble des politiques du CT progressent et que de nouveaux outils d'intervention sont disponibles en direct, le SCT mettra au point et émettra un calendrier des séances d'apprentissage et d'information à l'intention des analystes du SCT et des collectivités horizontales les plus touchées par le changement de politique afin d'assurer une meilleure connaissance et compréhension des objectifs de ces politiques.

4.1.4 Matrice de risque

Le Secrétariat a mis en place une nouvelle matrice de risque pour aider les ministres du Conseil du Trésor à déterminer le risque pertinent associé à une présentation. Selon certains des analystes interviewés, les critères établis pour la matrice de risque sont subjectifs, sont mal définis et ne les aident pas à déterminer la cote de risque des présentations. Puisque les membres du Conseil se fient énormément sur cette cote, le Secrétariat doit s'assurer que l'évaluation du risque est menée de façon uniforme et constitue un outil utile pour définir le niveau du risque.

Nous recommandons la révision des critères servant à évaluer le risque afin de les rendre plus objectifs et plus utiles aux analystes au moment de déterminer le niveau de risque.

Réponse de la Direction

D'accord. Tout au long de l'automne 2003, le SCT identifiera les « leçons apprises » après plus d'un an d'expériences avec la matrice de risques et entend perfectionner et revoir les critères et garantir leur application objective et uniforme à l'échelle de toutes les présentations au CT.

4.1.5 Entreposage des copies papier des présentations

Les versions originales des présentations sont classées au Centre des présentations et des documents du Cabinet (CPDC). Au cours de notre première visite du CPDC, la porte du Centre n'était pas verrouillée et, une fois dans le Centre, nous avons constaté qu'il n'y avait aucun dispositif de sécurité en place. Cependant, des membres du personnel du CPDC étaient présents et, si une personne s'était rendue dans la salle des archives, ils l'auraient remarqué. Depuis notre visite, le nouveau système de contrôle d'accès à cartes a été réparé. Ainsi, seules les personnes ayant une telle carte peuvent s'introduire dans les locaux du CPDC.

Les présentations au Conseil du Trésor sont classées « Document confidentiel du Conseil privé de la Reine » et doivent donc faire l'objet des mesures de sécurité correspondantes.

Nous recommandons de restreindre en tout temps l'accès au CPDC qu'aux personnes possédant une carte d'accès à l'édifice du Secrétariat. Nous recommandons également que l'accès aux copies papier des présentations soit réservé qu'aux membres du personnel autorisés.

Réponse de la Direction

D'accord. L'accès au CPDC est réservé aux détenteurs d'une passe d'accès à l'édifice du Secrétariat.

L'accès aux copies papier des présentations a été restreint davantage et se limite au personnel autorisé.

4.1.6 Échéance des présentations

À l'heure actuelle, les ministères doivent faire parvenir les présentations finales au CPDC au plus tard à midi le lundi qui précède de huit jours ouvrables la date de la réunion du Conseil du Trésor au cours de laquelle la présentation sera examinée. La version traduite du précis final doit être reçue par le CPDC au plus tard à midi le vendredi suivant, c'est-à-dire quatre jours avant la réunion du Conseil du Trésor. Puisque le ministère peut apporter des changements à la présentation, l'analyste ne peut pas mettre la dernière main au précis tant que la version finale de la présentation n'a pas été reçue. L'analyste dispose ainsi de très peu de temps pour terminer le précis et le faire traduire. Par conséquent, il arrive souvent que l'échéance du vendredi midi pour une présentation inscrite à l'ordre du jour du Conseil du Trésor ne soit pas respectée. Le CPDC doit alors transmettre par messagerie les renseignements supplémentaires aux ministres après la distribution des reliures des présentations, mais avant la réunion du Conseil du Trésor.

Nous recommandons la révision des échéances pour la réception des présentations de manière à ce que les personnes concernées disposent de suffisamment de temps pour suivre toutes les étapes requises avant que les présentations soient envoyées aux ministres du Conseil du Trésor.

Réponse de la Direction

En 2001, le SCT a modifié la date d'échéance des présentations finales au Conseil du Trésor en 2001 dans un souci de juste équilibre entre l'échéance raisonnable imposée aux ministères et le temps accordé aux analystes du Secrétariat pour faire preuve de diligence raisonnable en vue d'aviser les ministres du CT.

Il est également acquis que les ministère ne sont pas toujours en mesure de soumettre leurs présentations à l'intérieur des délais actuels lorsque la présentation est tributaire de priorités non planifiées ou urgentes du gouvernement ou du Cabinet, et des délais rigides du calendrier actuel des travaux des subsides du gouvernement. La philosophie du SCT a toujours été d'accommoder, dans la mesure du possible, ces situations urgentes et il continuera d'agir ainsi.

Le SCT croit que l'approche actuelle vise l'atteinte d'un juste équilibre et qu'il serait utile de pouvoir compter sur une autre année d'expérience avant de poursuivre l'examen de ses échéanciers pour la présentation finale en 2004-05.

Observations dont la cote de risque est Faible

4.1.7 Soutien offert aux ministères pour les aider à préparer des présentations

D'après nos entrevues, il est évident que certains ministères ne connaissent pas les exigences relatives à la préparation des présentations et qu'ils ont besoin de beaucoup d'aide de la part des analystes du Secrétariat avant que leurs présentations puissent être soumises au Conseil du Trésor. Même s'il existe des ressources pour aider les ministères à acquérir l'expérience requise de la préparation des présentations, il semble que ces ressources soient peu utilisées.

Le Secrétariat a élaboré un guide sur la préparation des présentations au Conseil du Trésor que tous les ministères et organismes peuvent se procurer pour se faciliter la tâche. Nos discussions avec des représentants d'un échantillon de cinq ministères ont révélé que les ministères et organismes se servent peu de ce guide.

Il est aussi possible de suivre le cours de Formation et perfectionnement Canada intitulé « Préparation de présentations au Conseil du Trésor et de mémoires au Cabinet ». Les analystes ministériels que nous avons interviewés n'ont pas mentionné les cours de formation offerts. Qui plus est, d'après les commentaires recueillis auprès des analystes du SCT, bon nombre d'analystes ministériels ne connaissent pas les exigences relatives à la préparation des présentations et n'ont probablement pas suivi le cours de formation.

Nous recommandons au Secrétariat d'envisager la tenue d'un sondage auprès des ministères pour déterminer les raisons pour lesquelles le guide n'est pas utilisé régulièrement et pourquoi les ministères ne tirent pas profit de la formation offerte. Des changements pourraient ensuite être apportés en fonction des résultats du sondage en vue d'accroître le niveau de connaissances sur la préparation des présentations au sein des ministères.

Réponse de la Direction

D'accord. Le secrétaire rappellera aux gestionnaires et au personnel du SCT qu'il importe de faire connaître et de promouvoir activement le « Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor » et la formation offerte par Formation et perfectionnement Canada puisqu'il s'agit d'outils utiles pour aider les ministères à préparer leurs présentations au Conseil du Trésor.

Le SCT consultera aussi les ministères afin d'établir la meilleure approche à prendre pour la préparation de leurs présentations au Conseil du Trésor dans le contexte de projets de consultation de plus grande envergure menée auprès des ministères.

4.1.8 Communication des commentaires de l'analyste

Le processus actuel ne prévoit pas de date limite pour l'envoi de commentaires aux ministères par le Secrétariat au sujet de la version provisoire de leur présentation. Étant donné que les ministères ne peuvent pas savoir avec exactitude s'ils ont reçu tous les commentaires, un ministère pourrait acheminer une présentation au ministre pour qu'il la signe puis devoir la redemander afin d'ajouter d'autres renseignements à la lumière des derniers commentaires reçus.

Nous recommandons la révision de l'échéancier du processus pour y ajouter une date limite à laquelle tous les commentaires du Secrétariat sur la présentation devront avoir été fournis au ministère. Un ministère saura ainsi qu'il a reçu tous les commentaires et qu'il peut acheminer la présentation au ministre pour qu'il la signe. Pour y parvenir, le Secrétariat devrait établir un processus pour garantir que toutes les procédures d'examen de la version provisoire de la présentation ont été effectuées avant la date limite. Grâce à un échéancier clairement défini pour le processus d'examen et à la communication de cet échéancier aux ministères, toutes les parties sauront exactement à quoi s'attendre du processus et les risques d'erreur seront du même coup réduits.

Réponse de la Direction

Conformément à la réponse de la direction du SCT à la recommandation 4.1.6, le SCT entend revoir l'obligation d'imposer une date limite à laquelle tout commentaire du Secrétariat au sujet d'une présentation doit être transmise au ministère au cours de l'examen des échéanciers applicables à la soumission des présentations finales en 2004-2005.

4.1.9 Suivi et entreposage électronique des renseignements relatifs aux présentations

À l'heure actuelle, le Secrétariat utilise plusieurs systèmes pour assurer un suivi des renseignements relatifs aux présentations et pour les consigner, dont le Système de suivi des présentations, le Rapport sur l'état des dépenses, le SGDDI et le système de rapports TARS. La gestion de l'information n'est pas efficace parce que les systèmes ne sont pas reliés, qu'il faut saisir les mêmes renseignements dans chaque système et que tous les renseignements ne se trouvent pas dans un seul et même système. La mise à jour de chaque système alourdit la charge de travail. De plus, il est difficile de trouver l'information au sujet d'une présentation en particulier puisqu'il faut parfois accéder à plusieurs sources différentes pour y arriver. S'il y avait un seul système contenant tous les renseignements relatifs à une présentation, il serait alors facile d'accéder au dossier complet de la présentation. Un autre secteur de préoccupation se rapporte au caractère adéquat de la sécurité des systèmes servant à conserver les renseignements relatifs aux présentations. Seul le Système de suivi des présentations est doté d'un niveau de sécurité adéquat pour les renseignements, soit « Document confidentiel du Conseil privé de la Reine ». Il est difficile de déterminer si les renseignements relatifs aux présentations doivent être saisis dans les autres systèmes puisque ces derniers ne sont peut-être pas protégés comme il se doit.

Nous recommandons au SCT d'envisager la conception d'un système qui pourrait être utilisé pour tous les aspects du suivi et de la consignation des renseignements relatifs aux présentations. Tous les renseignements se rapportant à une présentation seraient enregistrés dans ce système garantissant ainsi l'accès au dossier complet de toutes les présentations. Le système permettrait la production des divers documents liés à la présentation, dont le précis et la lettre de décision, et réduirait la nécessité de saisir l'information plus d'une fois. Ce système devrait être doté d'un niveau de sécurité approprié aux renseignements sur les présentations. La Direction du dirigeant principal de l'information a proposé la mise en place d'un système de présentations électronique pour donner suite à cette observation.

Ou bien, nous recommandons au Secrétariat de songer à concevoir un processus qui garantirait la mise à jour au besoin de tous les systèmes et documents. À cette fin, il faudra peut-être demander aux analystes d'effectuer les mises à jour requises ou faire appel au personnel du soutien administratif à cette fin. Des politiques et des procédures devront être élaborées afin que toutes les personnes concernées sachent quels renseignements doivent être saisis dans le système, par qui et à quel moment. Le Secrétariat devra en outre se pencher sur la question de la sécurité des renseignements.

Réponse de la Direction

Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assurera qu'en moyen terme tous les aspects des renseignements concernant les présentations au Conseil du Trésor seront repérés, enregistrés et reliés au nouveau Système d'information sur la gestion des dépenses (SIGD) qui a été examiné dans notre réponse à la recommandation 4.1.2.

4.1.10 Archivage des présentations

Le dossier de la présentation finale qui comprend la lettre de décision/la copie certifiée, le précis, la présentation et le document d'approbation est archivé après trois ans. Étant donné que les documents d'approbation ne sont habituellement pas acheminés au CPDC, ils ne sont pas archivés avec le dossier de la présentation. Par conséquent, le dossier n'est pas complet. Puisqu'il arrive que d'anciennes présentations soient reprises pour être examinées de nouveau ou pour leur ajouter des renseignements, le dossier, s'il n'est pas complet, peut être difficile à suivre et peut ne pas contenir tous les renseignements nécessaires.

Nous recommandons que tous les documents susmentionnés soient acheminés au CPDC une fois les présentations achevées pour garantir que tous les dossiers archivés sont complets. Une politique officielle qui décrit les exigences relatives à l'archivage et les documents devant être versés au dossier à archiver devra être élaborée.

Réponse de la Direction

Tout au long de l'automne de 2003, le SCT reverra sa procédure de soumission des présentations au Conseil du Trésor et apportera les correctifs nécessaires pour garantir que tous les dossiers archivés sont complets

4.1.11 Volume de présentations

Le très grand volume de présentations soumises au Conseil du Trésor pour approbation crée une charge de travail énorme pour les analystes de programmes. Certains analystes ont avancé qu'une partie de cette charge de travail était causée par le système même, c'est-à-dire par les nouvelles politiques qui doivent être soumises à l'approbation du Conseil du Trésor alors qu'une solution bureaucratique aurait pu suffire, par les conditions se rattachant aux décisions qui doivent par la suite être approuvées par les ministres et par les exigences actuelles concernant l'approbation du Conseil du Trésor qui sont peut-être désuètes. Nous recommandons au Secrétariat d'étudier la raison du volume élevé de présentations en vue d'en réduire le nombre.

Réponse de la Direction

À l'avenir, on s'attend à ce que le nombre de présentations au CT soit grandement affecté par les changements apportés aux politiques du Conseil du Trésor par suite de l'examen en cours et des nouvelles exigences relatives aux autorisations du Conseil du Trésor afférentes à ses nouvelles responsabilités; on annonçait, dans le budget de 2003, une série d'examens axés sur les dépenses et la gestion à l'échelle de l'administration fédérale sur une période de cinq ans.

Le secteur de la gérance du SCT a créé une « équipe de réduction de la charge de travail » dont le mandat consiste à fournir des avis sur les mesures immédiates, à moyen et long terme, et les mesures courantes à engager pour réduire la charge de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor, y compris identifier les possibilités qui s'offrent de réduire le nombre de présentations au CT requises. Le rapport sera soumis à l'attention de l'équipe de gérance et aux gestionnaires du SCT à l'automne 2003.

4.1.12 Disponibilité des ressources humaines

L'un des objectifs de ce rapport était de « déterminer si les ressources sont adéquates et efficaces... ». Cet objectif demande l'évaluation de nombreux éléments des ressources, y compris la pertinence de la formation du personnel, l'accessibilité des ressources d'information et le caractère adéquat des outils offerts pour appuyer le processus des présentations. L'un des éléments du caractère adéquat et de l'efficacité des ressources repose sur la disponibilité de ressources humaines suffisantes pour assumer la charge de travail causée par le processus des présentations.

Au cours des entrevues menées dans le cadre de la présente vérification, il est ressorti clairement que les nombreuses personnes participant au processus des présentations au Conseil du Trésor doivent travailler de longues heures de façon régulière pour faire en sorte que les présentations soient soumises au Conseil du Trésor à la date prévue. Bon nombre des recommandations formulées dans ce rapport pourraient donner lieu à une efficacité accrue du processus des présentations et donc à une réduction de la charge de travail des analystes.

Une fois les changements apportés pour accroître l'efficience, nous recommandons au Secrétariat d'entreprendre une étude des exigences relatives au processus des présentations, compte tenu du grand volume de présentations, pour déterminer si les ressources sont suffisantes étant donné le niveau d'activité.

Réponse de la Direction

Le SCT examinera de nouveau la nécessité de revoir le processus qui sous-tend les présentations au CT en 2005-2006 pour établir si les ressources disponibles s'avèrent suffisantes, compte tenu du volume et de la nature des présentations au CT à ce moment là, c'est-à-dire une fois que tous les changements visant à améliorer l'efficacité du processus décrits ci-dessus auront été instaurés.