Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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4.0 Constatations de la vrification

Dans l'ensemble, nous avons constat qu'il existe un processus tabli au Secrtariat pour l'examen et l'approbation des prsentations. Nous avons galement constat que les membres du personnel du Secrtariat prparent avec le plus grand soin les renseignements destins aux ministres du Conseil du Trsor pour permettent ceux-ci de bien comprendre les prsentations qui leur sont soumises et de les remettre en question ou de les contester au besoin. Les analystes travaillent d'arrache-pied avec les ministres pour faire en sorte que les prsentations soient prtes tre soumises au Conseil du Trsor en temps opportun.

Les observations et les recommandations formules ci-aprs traitent de l'absence du caractre officiel et d'uniformit du processus utilis par le Secrtariat pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor. Elles portent en outre sur la ncessit d'apporter des amliorations aux normes relatives la documentation.

4.1 Observations et recommandations

Les sections suivantes traitent des secteurs pour lesquels nous avons recommand que des amliorations soient apportes au processus des prsentations au Conseil du Trsor.

Observations dont la cote de risque est lev

4.1.1 Politiques et procdures relatives aux prsentations au Conseil du Trsor

La vrification a permis de relever plusieurs aspects du processus des prsentations au Conseil du Trsor pour lesquels des politiques et des procdures officielles n'avaient pas t labores. Cela peut entraner des lacunes sur les plans de l'efficacit et de l'uniformit du processus d'examen des prsentations.

Nous avons constat au cours de nos entrevues que les membres du personnel des diffrentes directions ne comprennent pas tous de la mme faon les rles et les responsabilits de l'analyste de programmes, de l'analyste des politiques, des directeurs et des secrtaires adjoints.

La liste ci-aprs numre certains des secteurs pour lesquels des politiques et des procdures devraient tre labores.

Mthode pour le transfert des prsentations d'un ministre au Secrtariat, soit par courriel ou soit par messagerie protge

Il est d'usage d'envoyer la version provisoire des prsentations partir et destination du Secrtariat par courriel ou tlcopieur non protg. Les analystes ayant particip aux entrevues dans le cadre de la vrification n'taient pas certains si la version provisoire des prsentations devait tre traite de la mme faon que les prsentations finales, c'est--dire traite comme un Document confidentiel du Conseil priv de la Reine qui exige le recours des mthodes de communication protges.

Nous recommandons que des politiques et des procdures prcisant le niveau de scurit requis pour la transmission des versions provisoires des prsentations au Conseil du Trsor soient labores.

Rponse de la Direction

D'accord. Notons aussi que le BCP s'affaire revoir les lignes directrices qui sous-tendent le niveau de scurit des documents confidentiels du Cabinet. Le SCT examinera les pratiques de communication actuelles utilises pour transmettre les bauches de prsentations au CT des ministres et vers les ministres en se fondant, en gros, sur la politique gouvernementale intitule et il laborera, l'intention des analystes, une nouvelle procdure qui prcisera le degr de scurit requis pour les projets de prsentation au CT d'ici novembre 2003.

Le secrtaire fera part de cette nouvelle procdure aux ministres et tout le personnel du SCT et il s'assurera que le personnel du SCT aient accs un plus grand nombre de tlcopieurs protgs et de services de messagerie protgs.

Examen et approbation des experts en politique

Il n'existe pas de politiques et de procdures au sujet de l'examen des prsentations par les experts en politique et sur la question de savoir si leur approbation est requise avant que la prsentation soit soumise au Conseil du Trsor. Au cours de nos discussions avec les analystes, il est ressorti clairement que les conditions et les circonstances dans lesquelles les approbations par les experts en politique sont requises ainsi que la signification relle de ces approbations n'taient pas comprises par tous de la mme faon. Cette divergence de comprhension a donn lieu un manque d'uniformit quant la faon dont les analystes ont trait les examens des prsentations mens par les experts en politique. Dans notre chantillon de prsentations, 62 % n'avaient pas t approuves par au moins un expert en politique.

Nous recommandons l'laboration de politiques et de procdures qui dfiniront clairement les mesures qui doivent tre prises pour les examens effectus par les experts en politique et ce que reprsente vritablement l'approbation. Les questions suivantes devraient tre abordes dans les politiques et procdures :

  • L'examen et l'approbation requis des experts en politique devraient tre obtenus avant que la prsentation soit soumise au Conseil du Trsor pour garantir que toutes les prsentations sont exemptes d'enjeux de nature politique.
  • Il arrivera l'occasion qu'un examen par un expert en politique ne sera pas ncessaire. Dans ces circonstances, il faudrait que les motifs ayant donn lieu cette dcision soient documents.
  • Il faudrait que soient labores des procdures concernant le classement et l'archivage des documents d'approbation afin de garantir le caractre complet, l'uniformit et le classement adquat de tous les dossiers relatifs aux prsentations.
  • Veiller ce que l'analyste de programmes et le CPDC comprennent la procdure relative au dossier rose et s'entendent sur celle-ci. l'origine, le dossier rose visait garantir l'examen de la prsentation finale par les secteurs des politiques de manire ce qu'ils rglent tous les enjeux de nature politique. tant donn que les analystes de programmes ne prcisent pas toujours sur le dossier les secteurs des politiques qu'ils ont consults, il arrive l'occasion que certains secteurs ne reoivent pas le dossier rose. Cela pourrait faire en sorte que des prsentations finales comportant toujours des enjeux de nature politique soient soumises au Conseil.
  • Le Secrtariat devrait tablir des procdures et des lignes directrices qui dfinissent qui revient la responsabilit d'effectuer l'examen et le suivi lorsque toutes les approbations n'ont pas t obtenues.

Rponse de la Direction

D'accord. Selon les pratiques en vigueur au SCT, les Langues officielles, la Division des Stratgies des dpenses, la Division des oprations des dpenses ainsi que la Division des programmes examinent et approuvent toutes les prsentations au CT. Selon la procdure actuelle, on inscrit les autorisations sur la chemise rose contenant chaque prsentation achemine au Conseil du Trsor.

De plus, plusieurs autres spcialistes des politiques du SCT examinent et approuvent les prsentations, selon les questions souleves. Dans tous les cas, l'autorisation du directeur de programme qui parraine la prsentation dans le dossier rose indique qu'on a recueilli toutes les opinions ncessaires relativement aux politiques et qu'on a tenu compte des conseil du SCT au Conseil du Trsor.

Le SCT a galement tabli une politique interne officielle sur le protocole d'autorisation des prsentations au CT dans le contexte des programmes de Subventions et contributions. Le SCT rexaminera ce modle pour voir s'il y aurait lieu de l'largir et d'en faire une ligne directrice ou un outil plus gnral qui aiderait les analystes du SCT dfinir plus clairement les lments requis pour procder l'examen expert des politiques, y compris la procdure suivre pour :

  • effectuer l'examen et le suivi quand les autorisations n'ont pas encore t accordes;
  • soumettre et classer les preuves d'autorisation pour garantir que les dossiers relatifs toutes les prsentations sont complets.

Examen l'chelon de directeur

Il n'existe pas de procdures au sujet de la responsabilit des directeurs d'examiner la version finale des prcis avant qu'elle ne soit prsente au Conseil du Trsor. Dans notre chantillon de 69 prsentations, trois des prcis n'avaient pas t signs par le directeur ou son reprsentant. Par consquent, il n'est pas possible de confirmer si le directeur ou son reprsentant a examin et approuv le prcis.

Nous recommandons l'laboration d'une procdure qui prcise la responsabilit des directeurs d'examiner le prcis et la prsentation et qui nonce les rubriques que les directeurs doivent vrifier avant qu'ils ne signent le prcis en guise d'approbation.

Rponse de la Direction

D'accord. Le CPDC n'acceptera aucun prcis qui n'a pas t approuv au pralable par un directeur.

En outre, le SCT reverra ses procdures internes d'autorisation du prcis d'une prsentation manant d'une direction ou d'un secteur du SCT pour prciser les responsabilits.

Lettres de dcision

Les lettres de dcision doivent tre transmises au ministre dans les deux semaines qui suivent la dcision du Conseil du Trsor. Dans notre chantillon, 40 % des lettres avaient t envoyes aprs ce dlai.

Nous recommandons l'laboration de procdures qui garantiront l'envoi des lettres de dcision dans le dlai prescrit afin que les ministres puissent mener leurs activits en se fondant sur les documents exacts et officiels se rapportant la dcision du Conseil du Trsor.

Rponse de la Direction

D'accord. Le secrtaire rappellera aux dirigeants et au personnel du SCT quelles sont les cibles de rendement du SCT (engagement pris l'endroit des ministres) lies la production des lettres de dcisions dans les deux semaines suivant la dcision du Conseil du Trsor.

Les secteurs des programmes rationaliseront davantage les procdures manuelles en vue de produire des lettres de dcisions qui aideront le SCT atteindre plus facilement cet objectif.

En 2004, l'quipe affecte au Systme de gestion des dpenses et de l'information (SGDI) et le Centre des prsentations et des documents du Cabinet (CPDC) automatiseront la production des lettres de dcisions et en feront un lment cl d'un nouveau module d'information et de suivi des prsentations du Systme de gestion des dpenses et de l'information.

Dfinition de classification

Le systme de classification sert aider les ministres du Conseil du Trsor examiner une prsentation donne. La classification attribue une prsentation a une incidence sur la porte de l'examen effectu par les ministres du Conseil du Trsor. L'analyste charg de la prsentation assigne au dpart la classification. Il est possible d'obtenir des conseils ce sujet en discutant avec d'autres analystes et en consultant des documents non officiels comme le Guide de survie des analystes de programmes . Il n'existe pas de dfinition officielle des critres se rapportant ces classifications.

L'absence d'une dfinition officielle des critres pour ces classifications pourrait donner lieu l'attribution de classifications incohrentes ou inadquates aux prsentations. Ce problme est dans une certaine mesure attnu compte tenu que la classification est examine par le directeur de l'analyste et au cours des runions des membres de la direction avant que la prsentation ne soit soumise au Conseil du Trsor. En l'absence de dfinitions officielles, ce processus pourrait tre entach de subjectivit.

Nous recommandons qu'une dfinition officielle pour chacune des classifications soit communique rgulirement et grande chelle pour garantir que les prsentations sont classes comme il se doit et de faon uniforme.

Rponse de la Direction

Le SCT examinera et modifiera, au besoin, la dfinition des critres utiliss pour structurer l'ordre du jour en prvision de la runion du Conseil du Trsor (classifier les prsentations au CT affectant la nature et la porte de l'examen des ministres du Conseil du Trsor).

Le Centre des prsentations et des documents du Cabinet (CPDC) et l'quipe responsable de l'Apprentissage et de la gestion du savoir des secteurs de programmes feront part des dfinitions remanies et tenteront de les faire mieux connatre.

4.1.2 Roulement des analystes

L'analyste joue un rle d'importance capitale pour faire en sorte que le prcis et, dans la mesure du possible, les prsentations soient dment prpars avant d'tre soumis au Conseil du Trsor. Selon nos entrevues, le niveau de roulement des analystes a t trs lev au cours des dernires annes. Le niveau lev de roulement se traduit par l'arrive de nombreux analystes sans exprience et augmente le risque qu'un examen adquat des prsentations ne soit pas effectu. De plus, le manque d'uniformit dans la formation donne et l'absence de documents de rfrence officiels font en sorte qu'il est plus difficile pour les nouveaux analystes de comprendre les tches qu'ils doivent accomplir. Si les analystes ont des documents leur disposition pour les aider saisir leur rle, bon nombre de ceux que nous avons interviews n'taient pas au courant des documents disponibles ou n'en ont pas fait mention. Certains reprsentants de ministres que nous avons rencontrs en entrevue ont indiqu que les analystes du SCT avec qui ils traitent ne sont pas toujours bien forms.

Bien qu'il existe un cours de formation pour les nouveaux analystes, appel communment le Camp d'entranement, et des ateliers portant sur tous les renseignements que les analystes doivent savoir pour examiner les prsentations et prparer les prcis, il est ressorti clairement de nos entrevues que les analystes n'avaient pas tous suivi la formation avant de devoir collaborer la prparation des prsentations.

Nous recommandons l'laboration de procdures officielles qui garantiront que les nouveaux analystes auront suivi une formation avant d'tre tenus de collaborer l'laboration des prsentations. Pendant la priode d'orientation, les analystes devraient prendre connaissance des directives et des documents leur disposition avant de se voir confier l'examen de prsentations. Si les nouveaux analystes ne sont pas en mesure de suivre la formation, il faudrait les obliger tudier les versions virtuelles de la formation offerte en direct. Il faudrait aussi que les nouveaux analystes examinent les documents d'orientation affichs sur l'Intranet avant de commencer examiner des prsentations.

Nous recommandons la mise en place d'un programme de mentorat officiel l'chelle du Secrtariat pour garantir que les nouveaux analystes peuvent consulter des analystes expriments pour obtenir au besoin des conseils et des rponses leurs questions. S'il est vrai qu'il existe des programmes de mentorat au sein des secteurs, ils ne sont pas ncessairement officiels et peuvent donc ne pas tre uniformes et aussi efficaces que possible. Au cours de nos entrevues avec les nouveaux analystes, ces derniers ont indiqu que les analystes plus expriments sont souvent trs occups et qu'ils n'ont pas le temps de leur assurer le mentorat dont ils ont besoin.

Nous recommandons au Secrtariat d'laborer un processus portant sur le roulement prvu des analystes et de mettre en oeuvre un plan de relve pour garantir que les renseignements obtenus par les analystes quittant l'organisme sont conservs et accessibles.

Nous recommandons au Secrtariat d'amliorer les systmes d'information et les mthodes de documentation des prsentations pour faciliter le transfert des connaissances au fil du roulement des analystes, tel qu'il en a t discut dans le prsent document.

Nous recommandons au Secrtariat d'envisager la prise de mesures visant favoriser le maintien en fonction des analystes pour de plus longues priodes.

Rponse de la Direction

D'accord. Les nouveaux analystes du SCT reoivent une formation et une orientation initiales avant de pouvoir participer l'analyse d'une prsentation au CT.

De plus, l'Unit de l'apprentissage et de la gestion du savoir des secteurs des programmes continuera d'offrir des camps de rflexion pour initier tous les nouveaux analystes de programme leur rle, en plus d'organiser des sries d'ateliers, des sances et des cours l'interne sur la faon d'analyser les prsentations au CT et les Mmoires au Cabinet pour leur permettre de peaufiner leurs talents de ngociateurs et de se familiariser avec les directives techniques qui sous-tendent toutes les tapes du systme de gestion des dpenses gouvernementales.

Depuis deux ans, le SCT a dploy des efforts particuliers pour mettre au point des programmes qui appuient les dmarches de recrutement et de maintien en poste des analystes du SCT, y compris un systme de mentorat et de planification de la relve pour l'ensemble du Secrtariat. Tout au long de 2003, ces programmes seront implants et formaliss l'chelle du Secrtariat.

Tout au long de la mise en oeuvre du SGDDI, le SCT et, en particulier, les secteurs des programmes, ont t en mesure d'uniformiser et d'assurer une meilleure coordination des dpts lectroniques de documentation relative aux prsentations au CT pour faciliter le transfert des connaissances aux nouveaux analystes, au fur et mesure qu'ils arrivent. Plus fondamentalement, le SCT est laborer un nouveau Systme de gestion des dpenses et de l'information (SGDI) pour aider les analystes du SCT mieux grer l'information et pour leur offrir une aide au plan analytique.

Observations dont la cote de risque est Moyen

4.1.3 Politiques du Conseil du Trsor

Le Conseil du Trsor a une multitude de politiques (plus de 300) qu'il y aurait lieu de consulter au moment de prparer et d'examiner une prsentation. Il existe un groupe principal de politiques que les analystes consultent habituellement lorsqu'ils prparent ou examinent des prsentations. Si le guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor comprend une liste des principales politiques, il ne s'agit toutefois pas d'une ressource exhaustive pour valuer quelles politiques devraient tre prises en considration pour une prsentation donne. Les analystes peuvent en outre consulter les directives sur les politiques affiches sur le site Intranet du Secrtariat. Nos entrevues ont rvl que les analystes ne se servent pas de ces renseignements de faon rgulire et qu'ils ne sont pas toujours au courant de leur existence. Compte tenu du grand nombre de politiques diffrentes, les analystes peuvent avoir de la difficult dterminer quels instruments de politique particuliers sont pertinents pour une prsentation donne.

Le Secrtariat du Conseil du Trsor a donn le coup d'envoi un examen approfondi de toutes ses politiques en vue de rduire le nombre d'instruments de politique et de rapports et d'en accrotre la pertinence, d'amliorer l'accs aux instruments de politique et de faire en sorte qu'ils s'adressent au public pertinent. Cet examen pourrait donner lieu une rduction considrable du nombre d'instruments de politique et une meilleure dfinition de leurs objectifs.

D'ici la fin de l'examen, nous recommandons la tenue d'une tude sur les raisons pour lesquelles les analystes ne se servent pas des renseignements sur les politiques leur disposition et la prise des mesures requises pour garantir l'laboration d'un guide pratique ou d'un plan sur les politiques du Conseil du Trsor.

Rponse de la Direction

Approuv. Le SCT s'assurera que les prochains programmes d'orientation du SCT, les camps d'entranement et autres sances d'information et de formation l'intention des analystes de programme du SCT, qui traitent les prsentations au CT, offrent un aperu de l'ensemble des politiques du CT, notamment un renvoi au site intranet du SCT ou l'on peut obtenir plus de renseignements sur toutes les politiques du CT.

De plus, au fur et mesure que les travaux sur l'ensemble des politiques du CT progressent et que de nouveaux outils d'intervention sont disponibles en direct, le SCT mettra au point et mettra un calendrier des sances d'apprentissage et d'information l'intention des analystes du SCT et des collectivits horizontales les plus touches par le changement de politique afin d'assurer une meilleure connaissance et comprhension des objectifs de ces politiques.

4.1.4 Matrice de risque

Le Secrtariat a mis en place une nouvelle matrice de risque pour aider les ministres du Conseil du Trsor dterminer le risque pertinent associ une prsentation. Selon certains des analystes interviews, les critres tablis pour la matrice de risque sont subjectifs, sont mal dfinis et ne les aident pas dterminer la cote de risque des prsentations. Puisque les membres du Conseil se fient normment sur cette cote, le Secrtariat doit s'assurer que l'valuation du risque est mene de faon uniforme et constitue un outil utile pour dfinir le niveau du risque.

Nous recommandons la rvision des critres servant valuer le risque afin de les rendre plus objectifs et plus utiles aux analystes au moment de dterminer le niveau de risque.

Rponse de la Direction

D'accord. Tout au long de l'automne 2003, le SCT identifiera les leons apprises aprs plus d'un an d'expriences avec la matrice de risques et entend perfectionner et revoir les critres et garantir leur application objective et uniforme l'chelle de toutes les prsentations au CT.

4.1.5 Entreposage des copies papier des prsentations

Les versions originales des prsentations sont classes au Centre des prsentations et des documents du Cabinet (CPDC). Au cours de notre premire visite du CPDC, la porte du Centre n'tait pas verrouille et, une fois dans le Centre, nous avons constat qu'il n'y avait aucun dispositif de scurit en place. Cependant, des membres du personnel du CPDC taient prsents et, si une personne s'tait rendue dans la salle des archives, ils l'auraient remarqu. Depuis notre visite, le nouveau systme de contrle d'accs cartes a t rpar. Ainsi, seules les personnes ayant une telle carte peuvent s'introduire dans les locaux du CPDC.

Les prsentations au Conseil du Trsor sont classes Document confidentiel du Conseil priv de la Reine et doivent donc faire l'objet des mesures de scurit correspondantes.

Nous recommandons de restreindre en tout temps l'accs au CPDC qu'aux personnes possdant une carte d'accs l'difice du Secrtariat. Nous recommandons galement que l'accs aux copies papier des prsentations soit rserv qu'aux membres du personnel autoriss.

Rponse de la Direction

D'accord. L'accs au CPDC est rserv aux dtenteurs d'une passe d'accs l'difice du Secrtariat.

L'accs aux copies papier des prsentations a t restreint davantage et se limite au personnel autoris.

4.1.6 chance des prsentations

l'heure actuelle, les ministres doivent faire parvenir les prsentations finales au CPDC au plus tard midi le lundi qui prcde de huit jours ouvrables la date de la runion du Conseil du Trsor au cours de laquelle la prsentation sera examine. La version traduite du prcis final doit tre reue par le CPDC au plus tard midi le vendredi suivant, c'est--dire quatre jours avant la runion du Conseil du Trsor. Puisque le ministre peut apporter des changements la prsentation, l'analyste ne peut pas mettre la dernire main au prcis tant que la version finale de la prsentation n'a pas t reue. L'analyste dispose ainsi de trs peu de temps pour terminer le prcis et le faire traduire. Par consquent, il arrive souvent que l'chance du vendredi midi pour une prsentation inscrite l'ordre du jour du Conseil du Trsor ne soit pas respecte. Le CPDC doit alors transmettre par messagerie les renseignements supplmentaires aux ministres aprs la distribution des reliures des prsentations, mais avant la runion du Conseil du Trsor.

Nous recommandons la rvision des chances pour la rception des prsentations de manire ce que les personnes concernes disposent de suffisamment de temps pour suivre toutes les tapes requises avant que les prsentations soient envoyes aux ministres du Conseil du Trsor.

Rponse de la Direction

En 2001, le SCT a modifi la date d'chance des prsentations finales au Conseil du Trsor en 2001 dans un souci de juste quilibre entre l'chance raisonnable impose aux ministres et le temps accord aux analystes du Secrtariat pour faire preuve de diligence raisonnable en vue d'aviser les ministres du CT.

Il est galement acquis que les ministre ne sont pas toujours en mesure de soumettre leurs prsentations l'intrieur des dlais actuels lorsque la prsentation est tributaire de priorits non planifies ou urgentes du gouvernement ou du Cabinet, et des dlais rigides du calendrier actuel des travaux des subsides du gouvernement. La philosophie du SCT a toujours t d'accommoder, dans la mesure du possible, ces situations urgentes et il continuera d'agir ainsi.

Le SCT croit que l'approche actuelle vise l'atteinte d'un juste quilibre et qu'il serait utile de pouvoir compter sur une autre anne d'exprience avant de poursuivre l'examen de ses chanciers pour la prsentation finale en 2004-05.

Observations dont la cote de risque est Faible

4.1.7 Soutien offert aux ministres pour les aider prparer des prsentations

D'aprs nos entrevues, il est vident que certains ministres ne connaissent pas les exigences relatives la prparation des prsentations et qu'ils ont besoin de beaucoup d'aide de la part des analystes du Secrtariat avant que leurs prsentations puissent tre soumises au Conseil du Trsor. Mme s'il existe des ressources pour aider les ministres acqurir l'exprience requise de la prparation des prsentations, il semble que ces ressources soient peu utilises.

Le Secrtariat a labor un guide sur la prparation des prsentations au Conseil du Trsor que tous les ministres et organismes peuvent se procurer pour se faciliter la tche. Nos discussions avec des reprsentants d'un chantillon de cinq ministres ont rvl que les ministres et organismes se servent peu de ce guide.

Il est aussi possible de suivre le cours de Formation et perfectionnement Canada intitul Prparation de prsentations au Conseil du Trsor et de mmoires au Cabinet . Les analystes ministriels que nous avons interviews n'ont pas mentionn les cours de formation offerts. Qui plus est, d'aprs les commentaires recueillis auprs des analystes du SCT, bon nombre d'analystes ministriels ne connaissent pas les exigences relatives la prparation des prsentations et n'ont probablement pas suivi le cours de formation.

Nous recommandons au Secrtariat d'envisager la tenue d'un sondage auprs des ministres pour dterminer les raisons pour lesquelles le guide n'est pas utilis rgulirement et pourquoi les ministres ne tirent pas profit de la formation offerte. Des changements pourraient ensuite tre apports en fonction des rsultats du sondage en vue d'accrotre le niveau de connaissances sur la prparation des prsentations au sein des ministres.

Rponse de la Direction

D'accord. Le secrtaire rappellera aux gestionnaires et au personnel du SCT qu'il importe de faire connatre et de promouvoir activement le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor et la formation offerte par Formation et perfectionnement Canada puisqu'il s'agit d'outils utiles pour aider les ministres prparer leurs prsentations au Conseil du Trsor.

Le SCT consultera aussi les ministres afin d'tablir la meilleure approche prendre pour la prparation de leurs prsentations au Conseil du Trsor dans le contexte de projets de consultation de plus grande envergure mene auprs des ministres.

4.1.8 Communication des commentaires de l'analyste

Le processus actuel ne prvoit pas de date limite pour l'envoi de commentaires aux ministres par le Secrtariat au sujet de la version provisoire de leur prsentation. tant donn que les ministres ne peuvent pas savoir avec exactitude s'ils ont reu tous les commentaires, un ministre pourrait acheminer une prsentation au ministre pour qu'il la signe puis devoir la redemander afin d'ajouter d'autres renseignements la lumire des derniers commentaires reus.

Nous recommandons la rvision de l'chancier du processus pour y ajouter une date limite laquelle tous les commentaires du Secrtariat sur la prsentation devront avoir t fournis au ministre. Un ministre saura ainsi qu'il a reu tous les commentaires et qu'il peut acheminer la prsentation au ministre pour qu'il la signe. Pour y parvenir, le Secrtariat devrait tablir un processus pour garantir que toutes les procdures d'examen de la version provisoire de la prsentation ont t effectues avant la date limite. Grce un chancier clairement dfini pour le processus d'examen et la communication de cet chancier aux ministres, toutes les parties sauront exactement quoi s'attendre du processus et les risques d'erreur seront du mme coup rduits.

Rponse de la Direction

Conformment la rponse de la direction du SCT la recommandation 4.1.6, le SCT entend revoir l'obligation d'imposer une date limite laquelle tout commentaire du Secrtariat au sujet d'une prsentation doit tre transmise au ministre au cours de l'examen des chanciers applicables la soumission des prsentations finales en 2004-2005.

4.1.9 Suivi et entreposage lectronique des renseignements relatifs aux prsentations

l'heure actuelle, le Secrtariat utilise plusieurs systmes pour assurer un suivi des renseignements relatifs aux prsentations et pour les consigner, dont le Systme de suivi des prsentations, le Rapport sur l'tat des dpenses, le SGDDI et le systme de rapports TARS. La gestion de l'information n'est pas efficace parce que les systmes ne sont pas relis, qu'il faut saisir les mmes renseignements dans chaque systme et que tous les renseignements ne se trouvent pas dans un seul et mme systme. La mise jour de chaque systme alourdit la charge de travail. De plus, il est difficile de trouver l'information au sujet d'une prsentation en particulier puisqu'il faut parfois accder plusieurs sources diffrentes pour y arriver. S'il y avait un seul systme contenant tous les renseignements relatifs une prsentation, il serait alors facile d'accder au dossier complet de la prsentation. Un autre secteur de proccupation se rapporte au caractre adquat de la scurit des systmes servant conserver les renseignements relatifs aux prsentations. Seul le Systme de suivi des prsentations est dot d'un niveau de scurit adquat pour les renseignements, soit Document confidentiel du Conseil priv de la Reine . Il est difficile de dterminer si les renseignements relatifs aux prsentations doivent tre saisis dans les autres systmes puisque ces derniers ne sont peut-tre pas protgs comme il se doit.

Nous recommandons au SCT d'envisager la conception d'un systme qui pourrait tre utilis pour tous les aspects du suivi et de la consignation des renseignements relatifs aux prsentations. Tous les renseignements se rapportant une prsentation seraient enregistrs dans ce systme garantissant ainsi l'accs au dossier complet de toutes les prsentations. Le systme permettrait la production des divers documents lis la prsentation, dont le prcis et la lettre de dcision, et rduirait la ncessit de saisir l'information plus d'une fois. Ce systme devrait tre dot d'un niveau de scurit appropri aux renseignements sur les prsentations. La Direction du dirigeant principal de l'information a propos la mise en place d'un systme de prsentations lectronique pour donner suite cette observation.

Ou bien, nous recommandons au Secrtariat de songer concevoir un processus qui garantirait la mise jour au besoin de tous les systmes et documents. cette fin, il faudra peut-tre demander aux analystes d'effectuer les mises jour requises ou faire appel au personnel du soutien administratif cette fin. Des politiques et des procdures devront tre labores afin que toutes les personnes concernes sachent quels renseignements doivent tre saisis dans le systme, par qui et quel moment. Le Secrtariat devra en outre se pencher sur la question de la scurit des renseignements.

Rponse de la Direction

Le Secrtariat du Conseil du Trsor s'assurera qu'en moyen terme tous les aspects des renseignements concernant les prsentations au Conseil du Trsor seront reprs, enregistrs et relis au nouveau Systme d'information sur la gestion des dpenses (SIGD) qui a t examin dans notre rponse la recommandation 4.1.2.

4.1.10 Archivage des prsentations

Le dossier de la prsentation finale qui comprend la lettre de dcision/la copie certifie, le prcis, la prsentation et le document d'approbation est archiv aprs trois ans. tant donn que les documents d'approbation ne sont habituellement pas achemins au CPDC, ils ne sont pas archivs avec le dossier de la prsentation. Par consquent, le dossier n'est pas complet. Puisqu'il arrive que d'anciennes prsentations soient reprises pour tre examines de nouveau ou pour leur ajouter des renseignements, le dossier, s'il n'est pas complet, peut tre difficile suivre et peut ne pas contenir tous les renseignements ncessaires.

Nous recommandons que tous les documents susmentionns soient achemins au CPDC une fois les prsentations acheves pour garantir que tous les dossiers archivs sont complets. Une politique officielle qui dcrit les exigences relatives l'archivage et les documents devant tre verss au dossier archiver devra tre labore.

Rponse de la Direction

Tout au long de l'automne de 2003, le SCT reverra sa procdure de soumission des prsentations au Conseil du Trsor et apportera les correctifs ncessaires pour garantir que tous les dossiers archivs sont complets

4.1.11 Volume de prsentations

Le trs grand volume de prsentations soumises au Conseil du Trsor pour approbation cre une charge de travail norme pour les analystes de programmes. Certains analystes ont avanc qu'une partie de cette charge de travail tait cause par le systme mme, c'est--dire par les nouvelles politiques qui doivent tre soumises l'approbation du Conseil du Trsor alors qu'une solution bureaucratique aurait pu suffire, par les conditions se rattachant aux dcisions qui doivent par la suite tre approuves par les ministres et par les exigences actuelles concernant l'approbation du Conseil du Trsor qui sont peut-tre dsutes. Nous recommandons au Secrtariat d'tudier la raison du volume lev de prsentations en vue d'en rduire le nombre.

Rponse de la Direction

l'avenir, on s'attend ce que le nombre de prsentations au CT soit grandement affect par les changements apports aux politiques du Conseil du Trsor par suite de l'examen en cours et des nouvelles exigences relatives aux autorisations du Conseil du Trsor affrentes ses nouvelles responsabilits; on annonait, dans le budget de 2003, une srie d'examens axs sur les dpenses et la gestion l'chelle de l'administration fdrale sur une priode de cinq ans.

Le secteur de la grance du SCT a cr une quipe de rduction de la charge de travail dont le mandat consiste fournir des avis sur les mesures immdiates, moyen et long terme, et les mesures courantes engager pour rduire la charge de travail du Secrtariat du Conseil du Trsor, y compris identifier les possibilits qui s'offrent de rduire le nombre de prsentations au CT requises. Le rapport sera soumis l'attention de l'quipe de grance et aux gestionnaires du SCT l'automne 2003.

4.1.12 Disponibilit des ressources humaines

L'un des objectifs de ce rapport tait de dterminer si les ressources sont adquates et efficaces... . Cet objectif demande l'valuation de nombreux lments des ressources, y compris la pertinence de la formation du personnel, l'accessibilit des ressources d'information et le caractre adquat des outils offerts pour appuyer le processus des prsentations. L'un des lments du caractre adquat et de l'efficacit des ressources repose sur la disponibilit de ressources humaines suffisantes pour assumer la charge de travail cause par le processus des prsentations.

Au cours des entrevues menes dans le cadre de la prsente vrification, il est ressorti clairement que les nombreuses personnes participant au processus des prsentations au Conseil du Trsor doivent travailler de longues heures de faon rgulire pour faire en sorte que les prsentations soient soumises au Conseil du Trsor la date prvue. Bon nombre des recommandations formules dans ce rapport pourraient donner lieu une efficacit accrue du processus des prsentations et donc une rduction de la charge de travail des analystes.

Une fois les changements apports pour accrotre l'efficience, nous recommandons au Secrtariat d'entreprendre une tude des exigences relatives au processus des prsentations, compte tenu du grand volume de prsentations, pour dterminer si les ressources sont suffisantes tant donn le niveau d'activit.

Rponse de la Direction

Le SCT examinera de nouveau la ncessit de revoir le processus qui sous-tend les prsentations au CT en 2005-2006 pour tablir si les ressources disponibles s'avrent suffisantes, compte tenu du volume et de la nature des prsentations au CT ce moment l, c'est--dire une fois que tous les changements visant amliorer l'efficacit du processus dcrits ci-dessus auront t instaurs.