ARCHIVÉ - Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada (version archivée)

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Procédure de planification et de production des publications destinées à la vente

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent informer TPSGC des publications qu’elles envisagent de produire pour les vendre – voir Exigence 27e). TPSGC est chargé d’offrir aux institutions des services obligatoires – et non obligatoires ou facultatifs – liés à la planification et à la production des publications destinées à la vente.

La Direction des Éditions et des Services de dépôt (DESD) de TPSGC édite l’ensemble des publications gouvernementales destinées à la vente, sauf lorsqu’une institution est légalement autorisée à le faire.

La DESD offre des services d’édition obligatoires aux institutions, à savoir :

• La gestion des publications prévues par la loi, notamment les publications déposées à la Chambre des communes, les lois du Canada, les modifications aux lois, les enquêtes et rapports des Commissions royales, les budgets principaux et supplémentaires des dépenses, les tarifs douaniers et les rapports de la Cour fédérale et de la Cour suprême.
• La gestion des publications destinées à la vente pour le compte des ministères auteurs qui n’ont pas de pouvoir délégué en matière d’édition.
• Des services de coédition pour l’ensemble des ministères, dans le cadre desquels un éditeur du secteur privé édite des documents gouvernementaux pour le compte de la Couronne.

Planification

Les institutions doivent fournir à la DESD les renseignements suivants sur les documents qu’elles envisagent de publier :

• des renseignements sur les nouvelles publications;
• si les publications seront gratuites ou vendues;
• les dispositions prévues pour produire les publications sur de multiples supports pour répondre aux besoins des personnes handicapées;
• la date prévue de diffusion;
• la quantité prévue, y compris un nombre suffisant d’exemplaires en français et en anglais pour la distribution par l’intermédiaire du Programme des services de dépôt (voir la Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications).

Identification des publications du gouvernement

L’institution éditeur doit inscrire à tout le moins les renseignements suivants dans toutes les publications du gouvernement :

• le titre de la publication;
• la signature visuelle et le mot‑symbole « Canada », conformément au Programme de coordination de l’image de marque;
• l’avis de droit d’auteur;
• la mention « Also available in English » dans le colophon de la version française et « Cette publication est également disponible en français », dans le colophon de la version anglaise d’une publication bilingue;
• le numéro de catalogue du gouvernement du Canada, s’il y a lieu;
• le numéro de catalogue de l’institution, s’il y a lieu;
• le numéro international normalisé du livre (ISBN) ou le numéro international normalisé des publications en série (ISSN).

Toutes les publications importantes doivent respecter la norme internationale ISO 1086‑1975 : Documentation – Les pages de titre d’un livre.

Droit d’auteur

La DESD est également responsable de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession des licences. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences.

Établissement du prix de vente

Les institutions qui n’ont pas d’autorité en matière d’édition sont tenues de fournir un ouvrage à publier à la DESD, généralement lorsqu’il est prêt pour la reproduction (document électronique ou imprimé).

Le prix d’une publication est établi en fonction d’une série de facteurs, notamment les coûts de production et d’impression ainsi que la valeur marchande ou une approximation raisonnable de celle-ci. Le prix courant d’une publication est établi par la DESD de concert avec l’institution auteur et conformément au barème des tarifs approuvés par le Conseil du Trésor.

Si le prix du marché est inférieur au coût total de la publication, l’institution est invitée à subventionner le tirage initial.

Lorsqu’un éditeur du secteur privé édite des documents gouvernementaux pour le compte de la Couronne, la DESD met en place une entente de coédition permettant aux éditeurs du secteur privé de produire, d’imprimer et de commercialiser la publication. En retour, l’éditeur du secteur privé verse des redevances calculées en fonction des ventes.

Commercialisation et ventes

La DESD commercialise et vend, au Canada et à l’étranger, les publications du gouvernement destinées à la vente; elle négocie également les contrats de vente et de distribution. Elle travaille en étroite collaboration avec l’institution auteur pour coordonner l’ensemble des activités de commercialisation liées aux publications.

Langues officielles

Une publication peut paraître en version bilingue ou en versions française et anglaise distinctes. Il faut prendre en considération l’ensemble des coûts avant de décider de faire paraître une publication selon l’une ou l’autre de ces deux méthodes. Aux fins du catalogage et de la distribution, les publications publiées séparément dans les deux langues officielles sont considérées comme deux publications distinctes.

Les éditions française et anglaise d’une publication doivent paraître simultanément. Lorsque cela est impossible en raison d’une urgence liée à un programme, il faudra obtenir l’autorisation écrite du ministre responsable de l’institution auteur pour pouvoir mettre les éditions en circulation à des dates distinctes. La DESD ne fera pas paraître une publication unilingue avant la version correspondante dans l’autre langue à moins d’en avoir reçu l’autorisation écrite du ministre concerné.

Distribution

Lorsqu’une publication doit être déposée au Parlement, sa distribution générale est retardée jusqu’à ce que la DESD ait reçu une autorisation officielle écrite de l’institution auteur, ou jusqu’à ce qu’elle ait la preuve que la publication a été déposée au Parlement. La DESD peut, avec le consentement écrit de l’institution auteur, procéder à l’expédition des exemplaires de la publication avant sa présentation au Parlement ou sa mise en circulation.

Par ailleurs, l’institution éditeur remet cinq exemplaires de chaque publication à la Bibliothèque du Parlement et deux à Bibliothèque et Archives du Canada. Elle doit aussi faire en sorte que la Bibliothèque du Parlement reçoive, sur demande, les exemplaires des documents qui sont destinés principalement à l’usage interne.

Liquidation des stocks excédentaires

Les stocks excédentaires sont liquidés conformément aux dispositions de la Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada. Le Centre canadien d’échange du livre, que gère Bibliothèque et Archives du Canada, joue le rôle de service de distribution et d’échange des publications jugées excédentaires par certaines institutions mais qui peuvent encore être utiles à d’autres.

Base de données centrale des publications

Les institutions doivent enregistrer leurs publications à prix marqué ainsi que leurs publications distribuées gratuitement dans la base de données centrale des publications du gouvernement. Pour obtenir des renseignements sur l’enregistrement et l’inscription dans la base de données, prière de se reporter à la Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de la planification et de la production des publications destinées à la vente, prière de communiquer, à TPSGC, avec :

Christine Leduc Directrice Éditions et des Services de dépôt Téléphone : 613-996‑5959 Télécopieur : 613-947-6949 Courriel : Christine.Leduc@tpsgc.gc.ca

Joanne Joanisse Gestionnaire Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑3049 Télécopieur : 613-998‑1450 Courriel : Joanne.Joanisse@tpsgc.gc.ca

Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent superviser la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences, de concert avec TPSGC. Elles doivent se conformer à la Loi sur le droit d’auteur et veiller à ce que les dispositions concernant la propriété des droits se rapportant aux publications protégées par le droit d’auteur soient respectées intégralement dans toutes les applications médias.

TPSGC est responsable de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences pour l’ensemble du gouvernement du Canada (voir Exigence 28 de la Politique de communication), et notamment :

• aider, conseiller et soutenir les institutions du gouvernement du Canada en ce qui a trait aux questions se rapportant au droit d’auteur de la Couronne;
• gérer et protéger le droit d’auteur sur les publications ayant pour auteurs les institutions du gouvernement du Canada;
• céder les droits d’auteur de la Couronne;
• accorder ou refuser l’autorisation de reproduire les publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne;
• prendre les mesures nécessaires à la concession des droits commerciaux liés aux publications protégés par le droit d’auteur de la Couronne;
• tenir une base de données sur les demandes d’affranchissement des droits de la Couronne.

Lorsqu’une institution lui en fait la demande, TPSGC exerce l’entière responsabilité de la gestion du droit d’auteur et de la concession de licences. La procédure décrite ci-après s’applique quand une institution exerce elle-même la responsabilité de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences, ou quand elle demande à TPSGC de le faire en son nom.

Demandes de reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

En collaboration avec TPSGC, les institutions approuvent les demandes de reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne. Cette approbation porte à la fois sur les ouvrages publiés (gratuits ou non) et non publiés, sur quelque support que ce soit, à des fins commerciales ou non commerciales.

Les institutions doivent respecter la procédure suivante lorsqu’elles s’occupent des demandes de reproduction des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne :

Demandes de reproduction des publications ministérielles gratuites à des fins non commerciales

Les institutions répondent directement aux personnes qui souhaitent reproduire une publication ministérielle gratuite, en tout ou en partie, à des fins non commerciales.

Une copie de la réponse (à verser au dossier) doit être transmise à TPSGC qui l’inscrira dans sa base de données centrale sur les concessions de licences.

Demandes de reproduction de publications non gratuites à des fins non commerciales

Lorsqu’une institution lui en fait la demande, TPSGC négociera l’octroi d’une licence pour la reproduction d’une publication non gratuite à des fins non commerciales.

TPSGC répond directement aux personnes qui souhaitent reproduire une publication non gratuite, en tout ou en partie, à des fins non commerciales. Une copie de la réponse est acheminée à l’institution, pour ses dossiers.

Demandes de reproduction de publications gratuites et non gratuites à des fins commerciales

Une demande de reproduction d’une publication gratuite ou non gratuite à des fins commerciales nécessite l’octroi d’une licence non exclusive en vertu de laquelle la Couronne conserve son droit d’auteur et impose une redevance.

À la demande d’une institution, TPSGC négociera cette licence. Par ailleurs, l’institution informera TPSGC de tout contrat de licence relatif au droit d’auteur de la Couronne qui a été conclu et elle en remettra une copie à TPSGC.

Les institutions doivent établir si certains éléments du droit d’auteur n’appartenant pas à la Couronne (p. ex., texte, photos, vidéoclips, etc.) sont inclus dans les publications qui feront l’objet de la licence. Les droits de propriété relatifs à ces éléments appartenant à une tierce partie doivent être respectés et convenablement protégés avant de pouvoir faire l’objet d’une licence.

Demandes de traduction de publications à des fins non commerciales ou commerciales

Dans le cas de demandes de traduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne, TPSGC et les institutions doivent suivre la procédure qui régit la production de publications gratuites et non gratuites à des fins commerciales (point 3 ci-dessus).

Redevances

Des redevances s’appliquent aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne qui sont exploitées commercialement. TPSGC négocie les redevances et le barème des redevances fait partie intégrante de la licence.

Cession des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

Les ouvrages publiés protégés par le droit d’auteur de la Couronne sont la propriété de la Couronne. Le transfert de la propriété d’une publication protégée par le droit d’auteur de la Couronne peut se faire en conformité de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne ou être autorisé par décret.

TPSGC a l’autorisation du gouverneur en conseil d’approuver, selon des critères établis, le transfert de la propriété de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne.

Exceptions à la reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

L’autorisation de reproduire des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne sera refusée lorsqu’il est jugé que la reproduction :

• se ferait dans un contexte qui porte atteinte à la dignité;
• serait inéquitable, trompeuse ou inexacte;
• servirait à des fins publicitaires, d’une manière inappropriée;
• se ferait dans un contexte susceptible de porter préjudice ou de nuire à une tierce partie;
• serait déplacée, de l’avis du ministère ou de l’organisme auteur;
• serait périmée;
• contreviendrait aux droits de propriété de tierces parties;
• donnerait à penser, à tord, que la Couronne en fait officiellement la recommandation.

Les institutions qui ont l’intention de refuser l’autorisation de reproduire une publication protégée par le droit d’auteur de la Couronne se concerteront avec TPSGC pour déterminer quels critères s’appliquent le mieux aux circonstances. De même, TPSGC se concertera avec l’institution auteur lorsqu’il a l’intention de refuser l’autorisation de reproduire une publication dont le droit d’auteur appartient à la Couronne.

Violation des droits relatifs aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

TPSGC travaille de concert avec les institutions pour veiller à ce que la violation des droits relatifs aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne fasse l’objet d’une enquête et soit traitée de la façon suivante :

• Lorsqu’un ministère ou un organisme auteur détermine qu’il y a violation potentielle, il doit demander à TPSGC, par écrit, de faire enquête;
• TPSGC, en consultation avec un conseiller juridique, fera enquête et préparera les documents juridiques nécessaires pour que des mesures soient prises;
• TPSGC informera le ministère ou l’organisme auteur de l’évolution du dossier;
• TPSGC s’entretiendra avec le conseiller juridique des sanctions pénales possibles;
• TPSGC fournira au ministère ou à l’organisme auteur un avis écrit concernant toute violation potentielle qu’il a décelée.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de cette procédure ou du droit d’auteur de la Couronne, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

Christine Leduc Directrice Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑5959 Télécopieur : 613-947-6949 Courriel : Christine.Leduc@tpsgc.gc.ca

Joanne Joanisse Gestionnaire Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑3049 Télécopieur : 613-998‑1450 Courriel : Joanne.Joanisse@tpsgc.gc.ca

Procédure d’attribution de marchés pour des produits cinématographiques, vidéo et multimédias

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que la passation de marchés pour toutes les étapes de production, de distribution et d’évaluation de films cinématographiques, bandes vidéo, émissions de télévision, vidéodisques interactifs, disques compacts et produits audiovisuels et multimédias doit se faire par l’entremise de TPSGC (voir Exigence 29).

Les institutions doivent travailler avec TPSGC lorsqu’elles veulent obtenir des services relatifs à des produits cinématographiques, vidéo et multimédias, quel que soit le support utilisé, leur utilisation ou l’auditoire visé. TPSGC fournit les services d’approvisionnement obligatoires pour répondre à tous les besoins en matière de produits cinématographiques, vidéo et multimédias, sans égard à la valeur du marché.

TPSGC assure l’intégrité du processus de passation des marchés entre les institutions et les producteurs des secteurs public et privé. Il coordonne les services de passation de marchés, de contrôle de la qualité et d’entreposage. Les institutions administrent tous les autres aspects de la gestion de projets.

Démarrage

Les institutions gouvernementales qui veulent obtenir des services en vue de produire, de distribuer et d’évaluer des films, des bandes vidéo ou des produits multimédias doivent fournir à TPSGC les renseignements suivants :

• Une description de la manière dont le projet cadre avec le plan global de communication de l’institution;
• Une indication de la volonté de l’institution de restreindre l’appel d’offres aux entreprises autochtones en vertu du Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones;
• Une description complète du travail incluant, entre autres, les renseignements suivants :
  • des renseignements au sujet du projet (but et auditoire visés)
  • une description détaillée du travail que le fournisseur doit accomplir
  • une description détaillée du rôle de l’institution dans le projet
  • une description détaillée de tous les documents que l’institution remettra au fournisseur
  • une liste précise des résultats attendus
  • une liste des restrictions budgétaires ou des contraintes imposées par les délais
  • le calendrier proposé pour le projet
  • une description du processus d’approbation de l’institution
  • une description de la manière dont le produit final sera utilisé (afin de préciser les questions liées aux droits d’auteur)
  • les critères proposés pour l’évaluation des soumissions
  • les noms et les coordonnés du gestionnaire de projet
• Une description des exigences sur le plan de la sécurité et une indication quant à la nécessité du fournisseur d’obtenir une autorisation de sécurité pour travailler au projet.

Passation du marché de services

Lorsque TPSGC aura reçu l’information et la documentation dont il a besoin, il proposera à l’institution un processus d’approvisionnement et un calendrier. Peu importe le processus suivi en fin de compte, il aboutira à un marché conclu entre un fournisseur et TPSGC, qui agira au nom de l’institution cliente.

Gestion du projet

Une fois le marché attribué par TPSGC, le gestionnaire de projet de l’institution travaille en collaboration avec le fournisseur conformément aux conditions du marché. L’institution a le pouvoir d’examiner et d’approuver toutes les factures associées au projet.

Le gestionnaire de projet doit informer l’agent responsable des marchés de TPSGC si le travail accompli par le fournisseur ne respecte pas les spécifications ou le calendrier établi dans le marché. TPSGC aide l’institution cliente et le fournisseur à résoudre les questions qui ont des répercussions sur le marché ou qui entraînent des modifications du marché.

TPSGC fournit, au nom de la Couronne, des services de gestion de marchés à l’institution cliente et aux fournisseurs. Ces services incluent notamment les éléments suivants :

• modifications apportées au marché
• questions relatives à la sécurité financière
• règlement des différends
• résiliation du marché
• clôture du marché
• examen du rendement d’un fournisseur.

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements au sujet de la passation de marchés relatifs à des produits cinématographiques, vidéo et multimédias, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

George Martin
Gestionnaire
Division de l’approvisionnement en audio-visuel, expositions, événements spéciaux et communications

Téléphone : 613-990-6842
Télécopieur : 613-991-5870
Courriel : George.Martin@tpsgc.gc.ca