ARCHIVÉ - Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada (version archivée)

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Procédure d’accès au service de suivi électronique des médias

Les institutions assujetties à la Politique de communication du gouvernement du Canada ont accès gratuitement à un service centralisé de suivi électronique des médias financé et administré par TPSGC, conformément à l’Exigence 7 de la politique.

Le programme de Suivi électronique des médias (SEM) de TPSGC donne aux institutions le droit d’accéder à un certain nombre de grands quotidiens sur support électronique.

Accès au programme SEM

Les institutions qui souhaitent avoir accès au contenu médiatique par l’intermédiaire du programme SEM doivent :

1. S’assurer que leur institution est autorisée à participer au programme. La liste des organismes admissibles figure sur le site du programme SEM à la page de CommNET à l’adresse suivante : http://commnet.gc.ca/emm_sem/organismes_admissibles.html.
2. Remplir le formulaire d’inscription sur le site du programme SEM à la page Web CommNET à l’adresse suivante : http://commnet.gc.ca/emm_sem/inscription.html.
3. S’il vous est impossible d’accéder au site du programme SEM sur CommNet, vous pouvez aussi adresser au gestionnaire du programme SEM une lettre ou un courriel demandant la permission de participer au programme (voir la liste des personnes-ressources ci-après). Vous devrez fournir les renseignements suivants :
   • le nom, le titre et les coordonnées de la personne-ressource de l’institution;
   • le type de service demandé (contenu intégral ou filtré);
   • le type de système de suivi des médias utilisé.
4. Désigner un représentant ministériel qui sera la personne-ressource aux fins du programme SEM (par exemple, spécialistes des relations avec les médias, des communications, de GI/TI ou de gestion des dossiers). Ces représentants seront invités à participer au Groupe d’utilisateurs du SEM, groupe interministériel de suivi et d’analyse des médias.

Après avoir reçu la confirmation de l’admissibilité de l’institution et toute la documentation nécessaire, TPSGC informe les fournisseurs de contenu SEM que l’institution est autorisée à avoir accès à la couverture médiatique. Les représentants ministériels seront alors invités à communiquer avec ces fournisseurs de contenu afin de régler les arrangements d’ordre technique d’accès au contenu. Il incombe aux institutions de tenir à jour leurs propres systèmes afin de pouvoir récupérer et diffuser la couverture médiatique au moyen de leurs propres sites intranets.

L’institution doit informer TPSGC de tout changement de représentant ministériel désigné ou lorsque ses exigences techniques changent pour que l’accès au contenu de la couverture médiatique soit modifié en conséquence.

Les institutions qui participent au programme SEM doivent respecter les conditions du contrat, à savoir qu’elles doivent utiliser le contenu d’une manière acceptable. Les institutions qui ne respectent pas les modalités du contrat pourront se voir refuser l’accès à la couverture médiatique.

Les conditions de l’accès aux sources médiatiques peuvent être consultées sur le site SEM de CommNET. Les institutions qui veulent avoir accès aux sources médiatiques doivent signer un contrat par lequel elles s’engagent à respecter ces conditions.

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements sur le programme SEM et les procédures connexes, prière de communiquer, à TPSGC, avec :

Lise Boucher
Gestionnaire
Suivi électronique des médias
Constitution Square II – 5^e étage
350 Albert Street
Ottawa, Ontario
K1A 0S5
Téléphone : 613-943‑2327
Télécopieur : 613-944-6682
Courriel : Lise.Boucher@tpsgc.gc.ca

Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent coordonner avec TPSGC la planification et la mise en œuvre de leur recherche sur l’opinion publique, y compris la passation des marchés de services de recherche sur l’opinion publique. Pour la définition de la recherche sur l’opinion publique, voir l’Exigence 8.

La Direction de la recherche sur l’opinion publique (DROP), qui relève de TPSGC, agit comme autorité technique et de coordination en ce qui a trait à la recherche sur l’opinion publique menée par le gouvernement du Canada. Elle fournit aux institutions des services obligatoires ayant trait à la coordination de la recherche sur l’opinion publique. La DROP leur fournit également des conseils sur les plans, les stratégies et les instruments de recherche et attribue des numéros d’enregistrement de projet qui autorisent les institutions à donner suite aux marchés. Elle favorise également la diffusion des résultats de recherche auprès des ministères intéressés et du grand public.

La Direction de l’approvisionnement en communications (DAC), qui relève de TPSGC, offre aux institutions les services obligatoires liés à l’approvisionnement en services de recherche sur l’opinion publique. L’institution doit d’abord obtenir un numéro d’enregistrement de projet de la DROP avant de s’adresser à la DAC en vue de la passation du marché.

Planification de la recherche sur l’opinion publique

Les institutions doivent informer la DROP de leur intention d’entreprendre des recherches sur l’opinion publique si cela peut mener à la passation d’un marché pour des services de recherche sur l’opinion publique. Les institutions sont responsables de tout ce qui touche le contenu et la gestion d’ensemble de la recherche.

Une institution qui prévoit conclure un marché en vue d’obtenir des services de recherche sur l’opinion publique doit :

• Nommer un coordonnateur de la recherche sur l’opinion publique qui agira comme fondé de pouvoir du chef des communications et dont la tâche consistera à superviser et à coordonner les activités de recherche sur l’opinion publique de l’institution.
• Fournir à la DROP, sur demande, des prévisions quant aux projets de recherche sur l’opinion publique qu’elle planifie ou envisage.
• Fournir à la DROP une description du projet de recherche envisagé, y compris un énoncé clair de la nécessité d’entreprendre le projet, ainsi qu’une indication de la façon dont les résultats seront utilisés, avant d’entrer en rapport avec un fournisseur de services de recherche.
• Acheminer sur demande à la DROP les ébauches d’instruments de recherche pour examen au moins 24 heures avant que le travail sur le terrain ne soit entrepris, pour avis si nécessaire quant à la conformité aux politiques, lois et aux normes généralement reconnues au sein de l’industrie de l’étude de marché et du gouvernement du Canada.
• Obtenir de la DROP un numéro d’enregistrement autorisant la DAC à attribuer un marché de services de recherche sur l’opinion publique au nom de l’institution.

La DROP :

• Aidera les institutions à examiner leurs méthodes de recherche et à préciser leurs objectifs de recherche, à rédiger les énoncés de travail, à préparer les devis et à établir les critères d’évaluation et d’autres documents utiles pour préparer les appels d’offres et choisir un fournisseur.
• Fera part aux institutions des prescriptions de la loi et des exigences des politiques ainsi que des normes généralement acceptées dans l’industrie des études de marché.
• Examinera les projets de recherche proposés et informera la DAC des mesures d’approvisionnement requises et attribuera au projet un numéro d’enregistrement qui autorise la DAC à procéder à des appels d’offres pour obtenir des services de recherche au nom de l’institution.
• Aidera les institutions à évaluer les réponses des fournisseurs aux demandes de propositions, aux demandes d’offres à commandes et aux demandes relatives aux arrangements en matière d’approvisionnement.
• Maintiendra, en collaboration avec la DAC, des offres à commandes et d’autres outils de manière à faciliter l’achat de services de recherche sur l’opinion publique par les institutions du gouvernement du Canada, et fournira des renseignements faciles d’accès sur la façon d’utiliser ces outils.
• Préparera et diffusera largement un rapport annuel sur la recherche sur l’opinion publique effectuée au gouvernement du Canada en présentant un survol de la grande diversité de projets entrepris à chaque année.
• Encouragera toutes les institutions à diffuser de l’information et des pratiques exemplaires en ce qui a trait à la recherche sur l’opinion publique effectuée par le gouvernement du Canada.

La DROP tient à jour une base de données sur le Web qui sert à coordonner les activités de recherche sur l’opinion publique à l’échelle du gouvernement du Canada. Ce système d’information facilite le travail des institutions en matière de recherche sur l’opinion publique et favorise la réalisation de l’objectif global du gouvernement d’assurer une gestion cohérente, coordonnée et transparente de ces activités.

Attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique

Afin d’entamer le processus d’approvisionnement pour le compte d’une institution, la DROP transmet à la DAC, au nom de l’institution, une Demande de biens et de services, et construction (formulaire PWGSC-TPSGC 9200) en vue de passer un marché de services de recherche sur l’opinion publique et tout autre renseignement pertinent sur les exigences de la recherche. La DROP signale à la DAC tout problème potentiel relatif au marché et fournit un énoncé de travail concis pour faire en sorte que les attentes du client soient clairement précisées et pour protéger les intérêts de la Couronne en cas de différend relativement au marché.

Pour de plus amples renseignements sur le plafond pour l’attribution d’un marché de services et sur les exigences relatives aux invitations à soumissionner et à l’attribution des marchés, veuillez vous reporter à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Tous les marchés pour des services de recherche sur l’opinion publique doivent être conformes aux exigences de cette politique. La DAC contrôle les dépenses des institutions au chapitre de la recherche sur l’opinion publique et, sur demande, présente ses constatations au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Évaluation des propositions

La DAC a pour tâche de diriger et de gérer le processus d’évaluation relatif à la sélection d’un fournisseur et à l’adjudication d’un marché. L’équipe responsable de l’évaluation réunit habituellement au moins trois personnes : un représentant de la DAC qui assure la présidence, un représentant de la DROP et un représentant de l’institution au nom de laquelle la DAC lance une invitation à soumissionner. Selon la taille et la complexité du projet, il peut s’avérer nécessaire de faire appel à d’autres évaluateurs.

L’équipe évalue les propositions à partir d’une série de critères préétablis. Tous les soumissionnaires sont assujettis aux mêmes conditions et aux mêmes modalités.

La DAC préparera un plan d’évaluation, de concert avec la DROP et l’institution au nom de laquelle elle lance une invitation à soumissionner. Le marché sera accordé au fournisseur dont la proposition présente le meilleur rapport qualité-prix aux yeux de la Couronne.

Pour déterminer ce qui constitue le meilleur rapport qualité-prix, on a recours à diverses méthodes de sélection dont l’une ou l’autre des suivantes :

• la proposition acceptable qui affiche la plus basse cote en points;
• la proposition acceptable qui mérite la plus haute cote dans les limites du budget stipulé;
• la proposition acceptable qui présente la meilleure évaluation combinée de prix et de valeur technique;
• d’autres combinaisons de ces méthodes.

Même s’il est possible de combiner diverses techniques d’évaluation des soumissions et de sélection des fournisseurs, selon les projets, le choix du fournisseur et l’adjudication du marché doivent toujours être conformes aux méthodes de sélection décrites dans le document de demande de soumissions.

Les critères d’évaluation des soumissions doivent mesurer les compétences du soumissionnaire, de même que la valeur de son approche technique particulière. Les critères d’évaluation relatifs aux services de recherche sur l’opinion publique peuvent inclure des éléments obligatoires et cotés en points auxquels on accordera diverses pondérations, compte tenu des exigences de la recherche.

Les critères d’évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l’exécution efficace des travaux. Ces exigences obligatoires doivent être clairement indiquées dans le document de demande de soumissions. Pour évaluer le respect de ces exigences, on a recours à une simple mesure de réussite ou d’échec. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences sont rejetées.

Les exigences obligatoires peuvent inclure notamment :

• la conformité aux attestations;
• les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
• la capacité bilingue du personnel proposé.

Les critères d’évaluation par cote numérique servent à mesurer la valeur technique de chaque proposition. Les critères par cote numérique précisent les facteurs à valeur ajoutée. Ils permettent aussi d’évaluer diverses propositions et d’établir ce qui les distinguent les unes des autres.

Voici un aperçu des divers critères par cote numérique :

• Conception et méthodologie : Les facteurs évalués dans cette catégorie comprennent la recherche, l’analyse, l’échantillonnage, la création et la validation du questionnaire, les méthodes de collecte des données et de recherches sur le terrain, les procédures de recrutement et la définition des enjeux.
• Connaissances : La compréhension du cadre stratégique, la définition des enjeux associés à la recherche, la reconnaissance des limites de la recherche et la connaissance des publics visés figurent parmi les facteurs évalués dans cette catégorie.
• Expérience du personnel proposé : Divers facteurs peuvent être considérés, entre autres, les compétences et l’expérience, l’attribution des responsabilités, l’affectation du personnel, la gestion de projets, les réalisations antérieures et l’expérience connexe.

Les critères d’évaluation intègrent généralement la valeur technique et le coût. Les critères obligatoires et par cote numérique servent à évaluer les compétences et le savoir-faire. La prochaine étape du processus d’évaluation consiste à examiner le coût.

En fonction des critères d’évaluation et de leur pondération respective, la DAC verra, en consultation avec l’institution et la DROP, à établir la note de passage minimale qu’une proposition doit obtenir pour être considérée à une étape ultérieure.

Si toutes les propositions sont jugées inadmissibles, la DAC recommencera le processus d’appels d’offres. Lorsque le processus d’évaluation révèle que deux ou plusieurs propositions semblent présenter le meilleur rapport qualité-prix (c.‑à‑d. en cas d’égalité), la DAC peut consulter d’autres administrateurs avant de recommander à l’institution au nom de laquelle elle lance une invitation à soumissionner de choisir une proposition particulière.

Attribution des marchés

Après que les propositions auront été évaluées, la DAC :

• tiendra le rôle principal pour le débreffage des soumissionnaires;
• attribuera le marché au soumissionnaire qui offre le meilleur rapport qualité‑prix, si la valeur du marché respecte le plafond monétaire des marchés de l’institution, conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor; ou
• recommandera que le Conseil du Trésor approuve l’attribution du marché au soumissionnaire qui offre le meilleur rapport qualité‑prix, si la valeur du marché est supérieure au plafond monétaire des marchés de l’institution.

Mise en œuvre, suivi et rapports finals

Les institutions doivent veiller à ce que leurs recherches sur l’opinion s’effectuent de manière non partisane et qu’elles respectent toutes les lois applicables, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur les langues officielles.

Dans les six mois qui suivent la fin des recherches sur le terrain (c.‑à‑d. la collecte des données), les institutions doivent fournir par écrit (sur support électronique et sur papier) leurs rapports finals de recherche sur l’opinion publique à la Bibliothèque du Parlement et à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). BAC les rendra disponibles sans retard au public.

BAC affichera sur son site Web une liste des rapports de recherche sur l’opinion publique, avec les sommaires des rapports finals dans les deux langues officielles et des liens menant aux renseignements relatifs aux marchés.

Les institutions devront soumettre des exemplaires des rapports finals sur support électronique et sur papier à la DROP de TPSGC.

Les rapports finals doivent comprendre à tout le moins les éléments suivants :

• une indication sur la page couverture signifiant que le rapport est disponible sur demande dans l’autre langue officielle et rédigée dans celle-ci;
• les sommaires dans les deux langues officielles, comprenant le nom des fournisseurs, le numéro du contrat et la date d’attribution ;
• les outils de recherche et tout matériel mis à l’essai dans le cadre du projet;
• tout autre élément compris dans la proposition des fournisseurs.

Note : Les institutions ont la responsabilité de fournir sur demande les traductions et les adaptations sur supports multiples de leurs rapports finals.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de la planification ou de l’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique ou de cette procédure, prière de communiquer avec :

Hélène Bleau Directrice p.i. Direction de la recherche sur l’opinion publique Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 155, rue Queen, 5e étage Ottawa (Ontario) K1A 0S5 Téléphone : 613-995-2216 Télécopieur : 613-947‑6696 Courriel : Helene.Bleau@tpsgc.gc.ca	Richard Robesco Directeur Direction de l’approvisionnement en communications Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Téléphone : 613-998‑7619 Télécopieur : 613-991‑5870 Courriel  : Richard.Robesco@tpsgc.gc.ca
Charles Osborne Superviseur Dépôt légal – Documents gouvernementaux Bibliothèque et Archives Canada 550, boul. de la Cité Gatineau (Québec) K1A 0N4 Téléphone : 819-994-6874 Télécopieur : 819-953-8508 Courriel : Charles.Osborne@lac-bac.gc.ca	Sondages du gouvernement Développement des collections Bibliothèque du Parlement Ottawa (Ontario) K1A 0A9 Courriel : lopelec@parl.gc.ca

Procédure de participation aux foires et aux expositions

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent coordonner leur participation aux foires et aux expositions surtout si le Pavillon du Canada y est présent (voir Exigence 22).

TPSGC coordonne de telles participations par l’entreprise du Programme des expositions du gouvernement du Canada. TPSGC élabore, administre et adapte le programme en consultation avec les institutions et divers autres intervenants. Il coordonne la planification, la logistique, les relations avec les médias et les relations publiques, de même que la gestion de la base de données et les activités d’évaluation du programme.

Coordination

TPSGC tient à jour la liste des foires et des expositions dont il assure la coordination à titre d’hôte du Pavillon du Canada.

À la fin de chaque exercice, en mars, TPSGC fournit aux institutions visées par la Politique de communication, une liste des événements associés au Pavillon du Canada pour l’exercice à venir. Les institutions doivent informer TPSGC, avant la fin du mois d’avril, des événements auxquels elles désirent participer pendant l’exercice à venir.

L’institution doit informer TPSGC au moins huit semaines avant la tenue d’un événement lorsque des circonstances exceptionnelles l’empêchent de présenter son exposition dans le Pavillon du Canada.

Une fois par trimestre, TPSGC invite toutes les institutions à soumettre leurs plus récents projets de participation aux foires et aux expositions afin qu’ils puissent être intégrés dans la base de données des plans d’exposition du gouvernement du Canada. Les institutions présentent leurs projets courants tel que demandé et TPSGC met à jour sa base de données. Les institutions sont alors en mesure de consulter les renseignements recueillis afin de s’installer à proximité des autres organisations du gouvernement du Canada participant au même événement.

TPSGC examinera tous les projets d’exposition figurant dans la base de données afin d’encourager le regroupement des expositions ministérielles. Dans certains cas, TPSGC sélectionne des événements afin d’y rehausser la présence du gouvernement.

Les institutions qui participent au Programme des expositions sont responsables de la qualité de leur présentation. Elles doivent mettre l’accent sur la créativité en ayant recours à des méthodes d’exposition de pointe qui font une large part à l’interactivité. Il peut s’agir notamment de démonstrations de produit, de jeux vidéos interactifs, de la mise au point d’articles promotionnels ou d’articles de démonstration.

Personne‑ressource

Pour de plus amples renseignements au sujet de la participation aux foires et aux expositions où est présent le Pavillon du Canada, de la collection de plans d’exposition ministériels ou du Programme des expositions du gouvernement du Canada, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

Manon Dagenais
Directrice
Programme des expositions du gouvernement du Canada
Téléphone : 613-992‑0045
Télécopieur : 613-992‑0839
Courriel : Manon.Dagenais@tpsgc.gc.ca