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Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada

Aout 2006

Table des matières

• Introduction
• Procédure d’inscription au service 1 800 O‑Canada, au Site du Canada, pour l’affichage des consultations et à Publiservice
• Procédure d’accès au service de suivi électronique des médias
• Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique
• Procédure de participation aux foires et aux expositions
• Procédure de planification, d’évaluation et d’attribution de marchés de services et d’évaluation en ce qui a trait à la publicité
• Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications
• Procédure de publication des avis dans la Gazette du Canada
• Procédure de planification et de production des publications destinées à la vente
• Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences
• Procédure d’attribution de marchés pour des produits cinématographiques, vidéo et multimédias

 

Introduction

Les institutions visées par la Politique de communication du gouvernement du Canada sont tenues de coordonner certaines activités de communication avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Service Canada et le Bureau du Conseil privé (BCP). Les institutions doivent se conformer aux procédures administratives mises en place pour encadrer ces activités afin d’assurer une coordination efficace.

Toutes les procédures administratives obligatoires aux termes de la Politique de communication sont présentées en détail dans les pages qui suivent afin d’aider les institutions à mieux planifier et administrer les activités de communication.

Le secrétaire du Conseil du Trésor du Canada a élaboré ces procédures avec l’appui et selon les conseils du BCP, Service Canada et de TPSGC, qui coordonnent leur administration avec les institutions. Ces procédures donnent aux institutions un processus uniformisé à suivre, étape par étape, pour la planification et l’administration des activités de communication énumérées à la rubrique « Procédures » (tableau 2) de la Politique de communication.

Les procédures décrites dans les pages qui suivent sont aussi conformes aux exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de marchés et de services communs en ce qui touchent aux publications, à la publicité, à la recherche sur l’opinion publique et à la surveillance médiatique du gouvernement. Ces procédures entrent en vigueur à la même date que la Politique de communication.

Pour de plus amples renseignements sur l’une ou l’autre des procédures décrites dans le présent document, les institutions pourront communiquer avec le centre responsable de leur administration (TPSGC, Service Canada ou BCP) Les renseignements sur les personnes-ressources – noms, numéros de téléphone et de télécopieur, adresses de courriel, etc. – se trouvent à la fin de l’énoncé de chaque procédure.

Procédure d’inscription au service 1 800 O‑Canada, au Site du Canada, pour l’affichage des consultations et à Publiservice

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent s’inscrire et se brancher électroniquement à divers services administrés par Service Canada auxquels le public a accès et fournir à ces derniers des renseignements à jour. Les procédures applicables à ces services - énoncées ci-après - donnent effet aux Exigences 1k), 9, 18d) et 18h) 23a) et 23b) de la politique.

Service Canada est chargé de la gestion et du développement de ces services qui incluent :

• 1 800 O‑Canada – service téléphonique sans frais du gouvernement du Canada.
• Site du Canada – principal portail Internet du gouvernement qui se trouve à www.canada.gc.ca.
• Affichage des consultations – information sur les activités régionales et nationales de consultation publique et de participation des citoyens affichée sur le Site du Canada (avec lien vers les sites Web institutionnels).
• Publiservice – principal portail intranet du gouvernement accessible aux employés de la fonction publique, http://publiservice.gc.ca.

Grâce à ces services, le public et les fonctionnaires peuvent obtenir des renseignements généraux sur les institutions, programmes, services, événements et initiatives du gouvernement, y compris les consultations publiques et la participation des citoyens. Les institutions doivent travailler avec le personnel de Service Canada qui est préposé au maintien de ces services par souci de tenir à jour les bases de données. Elles doivent également collaborer avec Service Canada afin de veiller à ce que les exigences techniques et administratives soient respectées lorsque l’on se sert de ces services dans le cadre d’une initiative de communications, d’une campagne de publicité ou pour mettre en vedette des annonces publiques et la participation des citoyens à des activités.

Mise à jour des bases de données de 1 800 O‑Canada

Le Centre de gestion de l’information (CGI) de Service Canada tient la base de données du service 1 800 O‑Canada. Cette base de données renferme des renseignements accessibles au public sur toutes les institutions du gouvernement du Canada, et notamment :

• une description de l’organisation (p. ex., son mandat, sa structure);
• une description des programmes (p. ex., les activités, l’admissibilité, les demandes, les dates d’échéance et le public cible);
• les points de prestation de services nationaux, régionaux et locaux (par téléphone, par la poste, en personne et par voie électronique) ainsi que les zones de prestation de services correspondantes;
• la sphère de compétences et les lois mises en application;
• les activités en cours et les nouvelles initiatives;
• les documents à l’appui (p. ex., les publications, les formulaires de demande, des renseignements sur le Canada, de l’information contextuelle, des instructions sur la prestation de services par téléphone à l’intention des préposés).

Afin que cette information puisse être tenue à jour, les institutions doivent :

1. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu’elles mettent en place dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la mise en œuvre.
2. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu’elles éliminent dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la date prévue de l’élimination.
3. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu’elles prévoient apporter à leurs organisations, programmes, services et initiatives dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
4.  Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu’elles prévoient apporter à leur site Web dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
5. Passer en revue et mettre à jour les contenus de leur base de données tous les ans. Dans le cadre de la mise à jour annuelle, les institutions doivent :
   • fournir au CGI le nom d’une personne-ressource qui sera chargée de coordonner la mise à jour des données avec l’aide des agents de programme de l’institution, ou lui fournir la liste des agents de programme responsables;
   • à la demande du CGI, veiller à ce que des agents de programme ou d’autres représentants bien informés de l’institution puissent prendre part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à jour et des besoins;
   • veiller à ce que des agents de programme bien informés soient désignés pour mettre à jour les renseignements sur les programmes dont ils sont responsables;
   • à la demande du CGI, fournir des copies des répertoires des employés ainsi que la liste des agents de programme clés en mesure de décrire les mécanismes de prestation de services et les zones de prestation de services correspondantes;
   • transmettre tous les renseignements vérifiés/validés au CGI dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
6. Veiller à ce que le CGI figure sur toutes leurs listes de distribution des annonces, des avis, des communiqués et des publications.
7. Communiquer les renseignements au CGI par les moyens suivants :
   • Site Web : http://1800ocanada.gc.ca/
   • Formulaire de mise à jour du CGI : http://1800ocanada.gc.ca/webapp/ims3/GECUPDATE.jsp?Language=F&Project=2
     &H=0&Organization=0&NodeType=0&NodeId=0
   • Courriel : ncr.imc-cgi@servicecanada.gc.ca
   • Télécopieur : 613-941‑5383
   • Téléphone : 613-941‑3306 (la réceptionniste acheminera votre appel).

Lorsqu’il travaillera de concert avec les institutions, le CGI :

1. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à la version Web de la base de données du service 1 800 O‑Canada, à http://1800ocanada.gc.ca.
2. Établira un calendrier de mise à jour annuelle des bases de données et validera l’information qu’elles renferment. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à ce calendrier mis à jour dès le début de l’exercice à http://1800ocanada.gc.ca.
3. Avisera les institutions de la mise à jour annuelle et leur fournira une copie de la description de leur organisation et de leurs programmes afin qu’elles en assurent la validation.
4. Sur demande, conseillera les institutions sur la façon la plus efficace de présenter leurs renseignements dans la base de données du service 1 800 O‑Canada.
5. À la demande des institutions, veillera à ce que son équipe de mise à jour des données prenne part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à jour et des besoins.
6. Assurera un suivi auprès des institutions à mi-chemin du processus de mise à jour des données pour vérifier que cette dernière avance comme prévu et pour répondre aux questions des institutions, s’il y a lieu.
7. Intégrera les renseignements à jour qui lui seront transmis par les institutions à la base de données du service 1 800 O‑Canada, en respectant ses propres normes sur le service et les bases de données.
8. Mettra ses normes relatives aux bases de données à la disposition des institutions sur le site http://1800ocanada.gc.ca.
9. Veillera à ce que ses pratiques de surveillance des reportages des médias et du Web lui permettent de se tenir au courant des nouveautés et de l’actualité.

Mise à jour de l’information sur le Site du Canada 

Toute institution qui souhaite ajouter des informations, les modifier ou les supprimer sur le Site du Canada (www.canada.gc.ca), ou encore ajouter la mention de nouveaux sites Web lancés par une institution donnée, doit en avertir Service Canada par courriel à sitecanadasite@canada.gc.caou par téléphone au 613-996‑0298, ou par télécopieur au 613-941-1827.

L’institution qui souhaite ajouter des renseignements ou la mention de nouveaux sites Internet du gouvernement du Canada sur le Site du Canada doit fournir les renseignements suivants par courriel :

• son nom officiel, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• les besoins en ce qui a trait à l’inscription de sous‑organisations;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés;
• les renseignements au sujet de la personne-ressource (le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande).

Pour modifier ou supprimer de l’information, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :

• l’adresse URL de la page du Site du Canada où se trouve actuellement l’information;
• l’adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l’information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.

Mise à jour de l’affichage des consultations sur le Site du Canada

Les institutions qui souhaitent mettre à jour leur affichage des activités régionales et nationales de consultation publique et de participation des citoyens sur le Site du Canada doivent remplir le formulaire usuel et utiliser le gabarit fourni sur le site. L’institution qui souhaite afficher sur le Site du Canada un lien de consultation qui renvoie à sa page Web doit être munie d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur.

Pour obtenir de l’aide pour la création d’un lien entre les activités de consultation de votre institution et le Site du Canada, veuillez communiquer avec le service d’aide en direct sur l’affichage des consultations de Publiservice à support@consultation-des-canadiens.gc.ca ou composez le 613‑946‑1093 ou (sans frais) le 1‑800‑443‑0393.

Mise à jour des renseignements sur Publiservice

Les Services de télécommunications et d’informatique (STI) de TPSGC branchent les institutions à l’intranet Publiservice appuyé par le Réseau de la voie de communication protégée (Réseau VCP).

Lorsqu’elle veut se brancher la première fois à Publiservice, l’institution doit communiquer par téléphone avec le gestionnaire du service à la clientèle des STI ou le gestionnaire régional des comptes au 819-956‑6085 ou (sans frais) au 1-877-588‑8801 ou à gtis.sgti.ncr@tpsgc.gc.ca.

L’institution qui souhaite ajouter ou modifier une adresse URL sur Publiservice doit envoyer un courriel à support@publiservice.gc.ca ou composer le 613-946‑0046 ou (sans frais) le 1‑866‑946‑0046. Les renseignements suivants doivent être fournis :

• nom officiel de l’institution, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés ainsi que les renseignements devant être ajoutés ou les modifications devant être apportées;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.
• Pour modifier ou supprimer de l’information sur Publiservice, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :
• l’adresse URL de la page de Publiservice où se trouve actuellement l’information;
• l’adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l’information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.

Utilisation du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice dans le cadre d’une campagne, d’une initiative ou d’une annonce publicitaire

Les institutions peuvent utiliser le service 1 800 O‑Canada, www.canada.gc.ca ( URL du portail du Site du Canada) ou publiservice.gc.ca (URL de Publiservice) dans le cadre d’une campagne, d’une initiative ou d’une annonce publicitaire.

Les institutions qui souhaitent inclure ces services dans le cadre d’une campagne publicitaire ou de toute autre activité de communication stratégique, doivent procéder comme suit :

1. Indiquer dans leurs plans de publicité leur intention d’utiliser le service 1 800 O‑Canada, le Site du Canada ou Publiservice dans le cadre d’une campagne de publicité.
2. Informer les gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice de leurs plans de publicité dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne (voir renseignements sur les personnes-ressources ci-après).
3. Informer les gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice de leurs plans. Les institutions peuvent utiliser à cette fin le formulaire d’inscription suivant : http://publicaccess.gc.ca/registration_form-fra.asp; elles peuvent aussi communiquer avec les personnes-ressources dont les coordonnées figurent ci-après.
4. Transmettre aux gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice un échantillon de l’annonce publicitaire (ébauche ou original prêt à reproduire) qui démontre comment le service 1 800 O‑Canada, www.canada.gc.ca ou publiservice.gc.ca seront utilisés dans le cadre de la campagne de publicité et cela, dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
5. Transmettre aux gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice un exemplaire de toute publication qui sera distribuée dans le cadre de la campagne publicitaire dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
6. Confirmer que le Comité sur la publicité gouvernementale (CPG) a examiné et a approuvé l’ensemble de la campagne et les documents connexes. Le CPG approuve l’utilisation du service 1 800 O‑Canada, du site www.canada.gc.ca et du site publiservice.gc.ca dans les campagnes de publicité.

Nota : Si le CPG n’examine pas l’utilisation du service 1 800 O‑Canada, le directeur du service doit le faire. Pour de plus amples renseignements au sujet du CPG, veuillez consulter la Procédure de planification, d’attribution de marchés de services et d’évaluation en ce qui a trait à la publicité.

Diffusion d’annonces sur le Site du Canada

Les institutions qui souhaitent diffuser des annonces sur le Site du Canada (www.canada.gc.ca) doivent suivre les étapes suivantes :

1. Informer le gestionnaire du Site du Canada de leur intention de placer une annonce sur le site (voir les renseignements sur les personnes-ressources ci-après). L’avis doit inclure un résumé de l’information que l’institution voudrait afficher et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce devrait être mise en évidence.
2. TPSGC et Service Canada informent le CPG de toutes les demandes de placement d’annonces sur le Site du Canada. Le CPG réexamine ces demandes au besoin.
3. Le CPG examine les modifications, les ajouts ou les retraits subséquents en fonction des besoins et en consultation avec TPSGC et Service Canada. Le gestionnaire du Site du Canada apporte les modifications et fait les ajouts et les retraits approuvés par le CPG. Le gestionnaire informe également les institutions des décisions du CPG avant que des mesures soient prises pour ajouter, modifier ou rayer de l’information dans les annonces affichées sur le site.

Diffusion d’annonces sur Publiservice

Les institutions qui désirent placer des annonces sur Publiservice (publiservice.gc.ca) doivent en avertir Service Canada.

Elles doivent en informer le gestionnaire de Publiservice par courriel (voir la liste des personnes-ressources ci-après). Le courriel doit inclure un résumé de l’information que l’institution voudrait afficher sur Publiservice et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce serait mise en évidence.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements à propos du service 1 800 O-Canada, du Site du Canada, de l’affichage des consultationsou de Publiservice, veuillez communiquer, à Service Canada, avec :

Daniel Tremblay Directeur Centre de renseignements du Canada (1 800 O-Canada) Téléphone : 613-941‑3379 Télécopieur : 613-991‑0816 Courriel : Daniel.Tremblay@servicecanada.gc.ca	Suzanne Beaudoin Gestionnaire Site du Canada Téléphone : 613-996‑0587 Télécopieur : 613-946‑6964 Courriel : Suzanne.Beaudoin@servicecanada.gc.ca
Judy David Gestionnaire, Publiservice (aussi de l’affichage des consultations) Téléphone : 613-991‑4590 Télécopieur : 613-946‑9170 Courriel : Judy.David@servicecanada.gc.ca

 

Procédure d’accès au service de suivi électronique des médias

Les institutions assujetties à la Politique de communication du gouvernement du Canada ont accès gratuitement à un service centralisé de suivi électronique des médias financé et administré par TPSGC, conformément à l’Exigence 7 de la politique.

Le programme de Suivi électronique des médias (SEM) de TPSGC donne aux institutions le droit d’accéder à un certain nombre de grands quotidiens sur support électronique.

Accès au programme SEM

Les institutions qui souhaitent avoir accès au contenu médiatique par l’intermédiaire du programme SEM doivent :

1. S’assurer que leur institution est autorisée à participer au programme. La liste des organismes admissibles figure sur le site du programme SEM à la page de CommNET à l’adresse suivante : http://commnet.gc.ca/emm_sem/organismes_admissibles.html.
2. Remplir le formulaire d’inscription sur le site du programme SEM à la page Web CommNET à l’adresse suivante : http://commnet.gc.ca/emm_sem/inscription.html.
3. S’il vous est impossible d’accéder au site du programme SEM sur CommNet, vous pouvez aussi adresser au gestionnaire du programme SEM une lettre ou un courriel demandant la permission de participer au programme (voir la liste des personnes-ressources ci-après). Vous devrez fournir les renseignements suivants :
   • le nom, le titre et les coordonnées de la personne-ressource de l’institution;
   • le type de service demandé (contenu intégral ou filtré);
   • le type de système de suivi des médias utilisé.
4. Désigner un représentant ministériel qui sera la personne-ressource aux fins du programme SEM (par exemple, spécialistes des relations avec les médias, des communications, de GI/TI ou de gestion des dossiers). Ces représentants seront invités à participer au Groupe d’utilisateurs du SEM, groupe interministériel de suivi et d’analyse des médias.

Après avoir reçu la confirmation de l’admissibilité de l’institution et toute la documentation nécessaire, TPSGC informe les fournisseurs de contenu SEM que l’institution est autorisée à avoir accès à la couverture médiatique. Les représentants ministériels seront alors invités à communiquer avec ces fournisseurs de contenu afin de régler les arrangements d’ordre technique d’accès au contenu. Il incombe aux institutions de tenir à jour leurs propres systèmes afin de pouvoir récupérer et diffuser la couverture médiatique au moyen de leurs propres sites intranets.

L’institution doit informer TPSGC de tout changement de représentant ministériel désigné ou lorsque ses exigences techniques changent pour que l’accès au contenu de la couverture médiatique soit modifié en conséquence.

Les institutions qui participent au programme SEM doivent respecter les conditions du contrat, à savoir qu’elles doivent utiliser le contenu d’une manière acceptable. Les institutions qui ne respectent pas les modalités du contrat pourront se voir refuser l’accès à la couverture médiatique.

Les conditions de l’accès aux sources médiatiques peuvent être consultées sur le site SEM de CommNET. Les institutions qui veulent avoir accès aux sources médiatiques doivent signer un contrat par lequel elles s’engagent à respecter ces conditions.

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements sur le programme SEM et les procédures connexes, prière de communiquer, à TPSGC, avec :

Lise Boucher
Gestionnaire
Suivi électronique des médias
Constitution Square II – 5^e étage
350 Albert Street
Ottawa, Ontario
K1A 0S5
Téléphone : 613-943‑2327
Télécopieur : 613-944-6682
Courriel : Lise.Boucher@tpsgc.gc.ca

Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent coordonner avec TPSGC la planification et la mise en œuvre de leur recherche sur l’opinion publique, y compris la passation des marchés de services de recherche sur l’opinion publique. Pour la définition de la recherche sur l’opinion publique, voir l’Exigence 8.

La Direction de la recherche sur l’opinion publique (DROP), qui relève de TPSGC, agit comme autorité technique et de coordination en ce qui a trait à la recherche sur l’opinion publique menée par le gouvernement du Canada. Elle fournit aux institutions des services obligatoires ayant trait à la coordination de la recherche sur l’opinion publique. La DROP leur fournit également des conseils sur les plans, les stratégies et les instruments de recherche et attribue des numéros d’enregistrement de projet qui autorisent les institutions à donner suite aux marchés. Elle favorise également la diffusion des résultats de recherche auprès des ministères intéressés et du grand public.

La Direction de l’approvisionnement en communications (DAC), qui relève de TPSGC, offre aux institutions les services obligatoires liés à l’approvisionnement en services de recherche sur l’opinion publique. L’institution doit d’abord obtenir un numéro d’enregistrement de projet de la DROP avant de s’adresser à la DAC en vue de la passation du marché.

Planification de la recherche sur l’opinion publique

Les institutions doivent informer la DROP de leur intention d’entreprendre des recherches sur l’opinion publique si cela peut mener à la passation d’un marché pour des services de recherche sur l’opinion publique. Les institutions sont responsables de tout ce qui touche le contenu et la gestion d’ensemble de la recherche.

Une institution qui prévoit conclure un marché en vue d’obtenir des services de recherche sur l’opinion publique doit :

• Nommer un coordonnateur de la recherche sur l’opinion publique qui agira comme fondé de pouvoir du chef des communications et dont la tâche consistera à superviser et à coordonner les activités de recherche sur l’opinion publique de l’institution.
• Fournir à la DROP, sur demande, des prévisions quant aux projets de recherche sur l’opinion publique qu’elle planifie ou envisage.
• Fournir à la DROP une description du projet de recherche envisagé, y compris un énoncé clair de la nécessité d’entreprendre le projet, ainsi qu’une indication de la façon dont les résultats seront utilisés, avant d’entrer en rapport avec un fournisseur de services de recherche.
• Acheminer sur demande à la DROP les ébauches d’instruments de recherche pour examen au moins 24 heures avant que le travail sur le terrain ne soit entrepris, pour avis si nécessaire quant à la conformité aux politiques, lois et aux normes généralement reconnues au sein de l’industrie de l’étude de marché et du gouvernement du Canada.
• Obtenir de la DROP un numéro d’enregistrement autorisant la DAC à attribuer un marché de services de recherche sur l’opinion publique au nom de l’institution.

La DROP :

• Aidera les institutions à examiner leurs méthodes de recherche et à préciser leurs objectifs de recherche, à rédiger les énoncés de travail, à préparer les devis et à établir les critères d’évaluation et d’autres documents utiles pour préparer les appels d’offres et choisir un fournisseur.
• Fera part aux institutions des prescriptions de la loi et des exigences des politiques ainsi que des normes généralement acceptées dans l’industrie des études de marché.
• Examinera les projets de recherche proposés et informera la DAC des mesures d’approvisionnement requises et attribuera au projet un numéro d’enregistrement qui autorise la DAC à procéder à des appels d’offres pour obtenir des services de recherche au nom de l’institution.
• Aidera les institutions à évaluer les réponses des fournisseurs aux demandes de propositions, aux demandes d’offres à commandes et aux demandes relatives aux arrangements en matière d’approvisionnement.
• Maintiendra, en collaboration avec la DAC, des offres à commandes et d’autres outils de manière à faciliter l’achat de services de recherche sur l’opinion publique par les institutions du gouvernement du Canada, et fournira des renseignements faciles d’accès sur la façon d’utiliser ces outils.
• Préparera et diffusera largement un rapport annuel sur la recherche sur l’opinion publique effectuée au gouvernement du Canada en présentant un survol de la grande diversité de projets entrepris à chaque année.
• Encouragera toutes les institutions à diffuser de l’information et des pratiques exemplaires en ce qui a trait à la recherche sur l’opinion publique effectuée par le gouvernement du Canada.

La DROP tient à jour une base de données sur le Web qui sert à coordonner les activités de recherche sur l’opinion publique à l’échelle du gouvernement du Canada. Ce système d’information facilite le travail des institutions en matière de recherche sur l’opinion publique et favorise la réalisation de l’objectif global du gouvernement d’assurer une gestion cohérente, coordonnée et transparente de ces activités.

Attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique

Afin d’entamer le processus d’approvisionnement pour le compte d’une institution, la DROP transmet à la DAC, au nom de l’institution, une Demande de biens et de services, et construction (formulaire PWGSC-TPSGC 9200) en vue de passer un marché de services de recherche sur l’opinion publique et tout autre renseignement pertinent sur les exigences de la recherche. La DROP signale à la DAC tout problème potentiel relatif au marché et fournit un énoncé de travail concis pour faire en sorte que les attentes du client soient clairement précisées et pour protéger les intérêts de la Couronne en cas de différend relativement au marché.

Pour de plus amples renseignements sur le plafond pour l’attribution d’un marché de services et sur les exigences relatives aux invitations à soumissionner et à l’attribution des marchés, veuillez vous reporter à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Tous les marchés pour des services de recherche sur l’opinion publique doivent être conformes aux exigences de cette politique. La DAC contrôle les dépenses des institutions au chapitre de la recherche sur l’opinion publique et, sur demande, présente ses constatations au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Évaluation des propositions

La DAC a pour tâche de diriger et de gérer le processus d’évaluation relatif à la sélection d’un fournisseur et à l’adjudication d’un marché. L’équipe responsable de l’évaluation réunit habituellement au moins trois personnes : un représentant de la DAC qui assure la présidence, un représentant de la DROP et un représentant de l’institution au nom de laquelle la DAC lance une invitation à soumissionner. Selon la taille et la complexité du projet, il peut s’avérer nécessaire de faire appel à d’autres évaluateurs.

L’équipe évalue les propositions à partir d’une série de critères préétablis. Tous les soumissionnaires sont assujettis aux mêmes conditions et aux mêmes modalités.

La DAC préparera un plan d’évaluation, de concert avec la DROP et l’institution au nom de laquelle elle lance une invitation à soumissionner. Le marché sera accordé au fournisseur dont la proposition présente le meilleur rapport qualité-prix aux yeux de la Couronne.

Pour déterminer ce qui constitue le meilleur rapport qualité-prix, on a recours à diverses méthodes de sélection dont l’une ou l’autre des suivantes :

• la proposition acceptable qui affiche la plus basse cote en points;
• la proposition acceptable qui mérite la plus haute cote dans les limites du budget stipulé;
• la proposition acceptable qui présente la meilleure évaluation combinée de prix et de valeur technique;
• d’autres combinaisons de ces méthodes.

Même s’il est possible de combiner diverses techniques d’évaluation des soumissions et de sélection des fournisseurs, selon les projets, le choix du fournisseur et l’adjudication du marché doivent toujours être conformes aux méthodes de sélection décrites dans le document de demande de soumissions.

Les critères d’évaluation des soumissions doivent mesurer les compétences du soumissionnaire, de même que la valeur de son approche technique particulière. Les critères d’évaluation relatifs aux services de recherche sur l’opinion publique peuvent inclure des éléments obligatoires et cotés en points auxquels on accordera diverses pondérations, compte tenu des exigences de la recherche.

Les critères d’évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l’exécution efficace des travaux. Ces exigences obligatoires doivent être clairement indiquées dans le document de demande de soumissions. Pour évaluer le respect de ces exigences, on a recours à une simple mesure de réussite ou d’échec. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences sont rejetées.

Les exigences obligatoires peuvent inclure notamment :

• la conformité aux attestations;
• les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
• la capacité bilingue du personnel proposé.

Les critères d’évaluation par cote numérique servent à mesurer la valeur technique de chaque proposition. Les critères par cote numérique précisent les facteurs à valeur ajoutée. Ils permettent aussi d’évaluer diverses propositions et d’établir ce qui les distinguent les unes des autres.

Voici un aperçu des divers critères par cote numérique :

• Conception et méthodologie : Les facteurs évalués dans cette catégorie comprennent la recherche, l’analyse, l’échantillonnage, la création et la validation du questionnaire, les méthodes de collecte des données et de recherches sur le terrain, les procédures de recrutement et la définition des enjeux.
• Connaissances : La compréhension du cadre stratégique, la définition des enjeux associés à la recherche, la reconnaissance des limites de la recherche et la connaissance des publics visés figurent parmi les facteurs évalués dans cette catégorie.
• Expérience du personnel proposé : Divers facteurs peuvent être considérés, entre autres, les compétences et l’expérience, l’attribution des responsabilités, l’affectation du personnel, la gestion de projets, les réalisations antérieures et l’expérience connexe.

Les critères d’évaluation intègrent généralement la valeur technique et le coût. Les critères obligatoires et par cote numérique servent à évaluer les compétences et le savoir-faire. La prochaine étape du processus d’évaluation consiste à examiner le coût.

En fonction des critères d’évaluation et de leur pondération respective, la DAC verra, en consultation avec l’institution et la DROP, à établir la note de passage minimale qu’une proposition doit obtenir pour être considérée à une étape ultérieure.

Si toutes les propositions sont jugées inadmissibles, la DAC recommencera le processus d’appels d’offres. Lorsque le processus d’évaluation révèle que deux ou plusieurs propositions semblent présenter le meilleur rapport qualité-prix (c.‑à‑d. en cas d’égalité), la DAC peut consulter d’autres administrateurs avant de recommander à l’institution au nom de laquelle elle lance une invitation à soumissionner de choisir une proposition particulière.

Attribution des marchés

Après que les propositions auront été évaluées, la DAC :

• tiendra le rôle principal pour le débreffage des soumissionnaires;
• attribuera le marché au soumissionnaire qui offre le meilleur rapport qualité‑prix, si la valeur du marché respecte le plafond monétaire des marchés de l’institution, conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor; ou
• recommandera que le Conseil du Trésor approuve l’attribution du marché au soumissionnaire qui offre le meilleur rapport qualité‑prix, si la valeur du marché est supérieure au plafond monétaire des marchés de l’institution.

Mise en œuvre, suivi et rapports finals

Les institutions doivent veiller à ce que leurs recherches sur l’opinion s’effectuent de manière non partisane et qu’elles respectent toutes les lois applicables, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur les langues officielles.

Dans les six mois qui suivent la fin des recherches sur le terrain (c.‑à‑d. la collecte des données), les institutions doivent fournir par écrit (sur support électronique et sur papier) leurs rapports finals de recherche sur l’opinion publique à la Bibliothèque du Parlement et à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). BAC les rendra disponibles sans retard au public.

BAC affichera sur son site Web une liste des rapports de recherche sur l’opinion publique, avec les sommaires des rapports finals dans les deux langues officielles et des liens menant aux renseignements relatifs aux marchés.

Les institutions devront soumettre des exemplaires des rapports finals sur support électronique et sur papier à la DROP de TPSGC.

Les rapports finals doivent comprendre à tout le moins les éléments suivants :

• une indication sur la page couverture signifiant que le rapport est disponible sur demande dans l’autre langue officielle et rédigée dans celle-ci;
• les sommaires dans les deux langues officielles, comprenant le nom des fournisseurs, le numéro du contrat et la date d’attribution ;
• les outils de recherche et tout matériel mis à l’essai dans le cadre du projet;
• tout autre élément compris dans la proposition des fournisseurs.

Note : Les institutions ont la responsabilité de fournir sur demande les traductions et les adaptations sur supports multiples de leurs rapports finals.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de la planification ou de l’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique ou de cette procédure, prière de communiquer avec :

Hélène Bleau Directrice p.i. Direction de la recherche sur l’opinion publique Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 155, rue Queen, 5e étage Ottawa (Ontario) K1A 0S5 Téléphone : 613-995-2216 Télécopieur : 613-947‑6696 Courriel : Helene.Bleau@tpsgc.gc.ca	Richard Robesco Directeur Direction de l’approvisionnement en communications Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Téléphone : 613-998‑7619 Télécopieur : 613-991‑5870 Courriel  : Richard.Robesco@tpsgc.gc.ca
Charles Osborne Superviseur Dépôt légal – Documents gouvernementaux Bibliothèque et Archives Canada 550, boul. de la Cité Gatineau (Québec) K1A 0N4 Téléphone : 819-994-6874 Télécopieur : 819-953-8508 Courriel : Charles.Osborne@lac-bac.gc.ca	Sondages du gouvernement Développement des collections Bibliothèque du Parlement Ottawa (Ontario) K1A 0A9 Courriel : lopelec@parl.gc.ca

Procédure de participation aux foires et aux expositions

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent coordonner leur participation aux foires et aux expositions surtout si le Pavillon du Canada y est présent (voir Exigence 22).

TPSGC coordonne de telles participations par l’entreprise du Programme des expositions du gouvernement du Canada. TPSGC élabore, administre et adapte le programme en consultation avec les institutions et divers autres intervenants. Il coordonne la planification, la logistique, les relations avec les médias et les relations publiques, de même que la gestion de la base de données et les activités d’évaluation du programme.

Coordination

TPSGC tient à jour la liste des foires et des expositions dont il assure la coordination à titre d’hôte du Pavillon du Canada.

À la fin de chaque exercice, en mars, TPSGC fournit aux institutions visées par la Politique de communication, une liste des événements associés au Pavillon du Canada pour l’exercice à venir. Les institutions doivent informer TPSGC, avant la fin du mois d’avril, des événements auxquels elles désirent participer pendant l’exercice à venir.

L’institution doit informer TPSGC au moins huit semaines avant la tenue d’un événement lorsque des circonstances exceptionnelles l’empêchent de présenter son exposition dans le Pavillon du Canada.

Une fois par trimestre, TPSGC invite toutes les institutions à soumettre leurs plus récents projets de participation aux foires et aux expositions afin qu’ils puissent être intégrés dans la base de données des plans d’exposition du gouvernement du Canada. Les institutions présentent leurs projets courants tel que demandé et TPSGC met à jour sa base de données. Les institutions sont alors en mesure de consulter les renseignements recueillis afin de s’installer à proximité des autres organisations du gouvernement du Canada participant au même événement.

TPSGC examinera tous les projets d’exposition figurant dans la base de données afin d’encourager le regroupement des expositions ministérielles. Dans certains cas, TPSGC sélectionne des événements afin d’y rehausser la présence du gouvernement.

Les institutions qui participent au Programme des expositions sont responsables de la qualité de leur présentation. Elles doivent mettre l’accent sur la créativité en ayant recours à des méthodes d’exposition de pointe qui font une large part à l’interactivité. Il peut s’agir notamment de démonstrations de produit, de jeux vidéos interactifs, de la mise au point d’articles promotionnels ou d’articles de démonstration.

Personne‑ressource

Pour de plus amples renseignements au sujet de la participation aux foires et aux expositions où est présent le Pavillon du Canada, de la collection de plans d’exposition ministériels ou du Programme des expositions du gouvernement du Canada, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

Manon Dagenais
Directrice
Programme des expositions du gouvernement du Canada
Téléphone : 613-992‑0045
Télécopieur : 613-992‑0839
Courriel : Manon.Dagenais@tpsgc.gc.ca 

 

Procédure de planification, d’évaluation et d’attribution de marchés de services et d’évaluation en ce qui a trait à la publicité

La coordination de la publicité gouvernementale est centralisée. Les institutions doivent coordonner leurs activités de publicité avec le BCP et TPSGC comme l’exige la Politique de communication du gouvernement du Canada (Exigence 23). La publicité est définie dans la Politique de communication du Conseil du Trésor.

La procédure énoncée ci-après vise à faire en sorte que les institutions du gouvernement du Canada gèrent leurs activités de publicité en respectant les principes de la transparence, de la responsabilisation et de l’optimisation des ressources.

Gestion de la publicité

En plus de suivre leurs propres procédures internes, notamment en matière d’approbations, les institutions doivent travailler étroitement avec le BCP et TPSGC lorsqu’elles élaborent et mettent en œuvre des initiatives en matière de publicité.

Les responsables de la Direction de la coordination de la publicité et des partenariats (DCPP) et de la Direction de l’approvisionnement en communications (DAC) de TPSGC conseillent les institutions en ce qui a trait aux transactions qui doivent intervenir à chaque étape du processus de gestion de la publicité. Les institutions obtiennent aussi des conseils des analystes des communications stratégiques du Secrétariat des communications et de la consultation du BCP.

L’élaboration et la réalisation d’une initiative en matière de publicité comportent six étapes. Ces étapes décrites ci-après – de la planification à l’évaluation de la campagne en passant par l’attribution de marchés de services de publicité – s’appliquent à la plupart des initiatives en matière de publicité. Dans certains cas, l’une ou l’autre des étapes peut être moins complexe, selon l’ampleur, la portée et la nature de l’initiative.

1.  Planification et approbation

Les institutions doivent suivre les étapes suivantes au moment de la planification :

1. Deux fois l’an, soit le 30 juin et le 31 décembre, les institutions présentent au BCP leurs propositions relatives à des projets de publicité. Les institutions doivent commencer leur processus de planification bien avant ces échéances.

   Nota : Les institutions qui choisissent de présenter conjointement une proposition doivent préciser quelle est l’institution responsable de la mise en oeuvre du projet. Cette institution devient responsable de la préparation de la proposition et de l’obtention des approbations nécessaires, de la mise en oeuvre du projet proprement dit et de la communication des résultats. De plus, elle est financièrement responsable du budget.

2. Pour l’élaboration de leurs propositions, les institutions utilisent le Système sur la gestion de la publicité (GESPUB) exploité par TPSGC et disponible sur son site Web : http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/. Les propositions doivent être élaborées en tenant compte des priorités et politiques pertinentes du gouvernement et de la recherche sur l’opinion publique ou auprès de groupes de discussion. Elles doivent énoncer les objectifs publicitaires, les messages clés, les résultats mesurables et le budget nécessaire, tout en précisant les services d’accès public qui seront utilisés, le cas échéant (p. ex., 1 800 O-Canada, le Site du Canada ou Publiservice). Enfin, elles doivent tenir compte de la nécessité d’adapter les campagnes publicitaires nationales aux particularités des régions et des publics visés. Les institutions devraient consulter l’analyste des communications stratégiques du BCP qui leur est affecté avant de présenter officiellement leurs propositions par l’entremise du GESPUB.
3. Les propositions de publicité sont examinées par le BCP, par des groupes de travail sur les communications stratégiques horizontales ou par le Comité sur la publicité gouvernementale (CPG), un comité interministériel présidé par le BCP. Les institutions peuvent aussi obtenir de l’analyste des communications stratégiques qui évalue leur proposition de plus amples renseignements sur le processus d’examen, le rôle du CPG et le processus d’élaboration et d’approbation du Plan de publicité du gouvernement. Les analystes font savoir aux institutions si le CPG examinera ou non leurs propositions de publicité et leur donnent des conseils sur les présentations.
4. Les propositions révisées sont soumises au Cabinet pour approbation dans le cadre du Plan de publicité du gouvernement. Le BCP communique les décisions du Cabinet aux institutions concernées.
5. Les institutions qui ont obtenu l’approbation du Cabinet doivent préparer une présentation au Conseil du Trésor pour obtenir du financement pour leurs projets publicitaires. Le Conseil du Trésor approuve le financement des activités suivantes, qui ont un lien direct avec la publicité : l’analyse comparative préliminaire et les essais auprès de groupes échantillons, la planification créative et la production, le plan et les achats médias ainsi que la postenquête de la campagne. Les fonds alloués sont publiés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor, à /pubs_pol/sipubs/comm/adv-pub/index-fra.asp.

Les institutions qui ont obtenu l’approbation du Cabinet et celle du Conseil du Trésor peuvent mettre en oeuvre leurs projets de publicité.

2.  Attribution de marchés de services de publicité

Une fois les propositions de publicité approuvées, et avant de choisir ou de rencontrer un fournisseur de services de publicité, les institutions doivent communiquer avec la DCPP et la DAC pour enclencher le processus d’attribution de marchés de services de publicité et de mise en œuvre. Les renseignements relatifs aux marchés pour les initiatives de publicité approuvées sont affichés dans le GESPUB aux fins de la préparation de rapports et du suivi des projets à chaque étape du processus.

Dans le cadre de la procédure d’attribution de marchés, les institutions doivent :

1. Avant de sélectionner ou de rencontrer un fournisseur de services de publicité, soumettre à la DCPP l’énoncé des travaux de leur proposition en matière de publicité. Un modèle d’« énoncé des travaux » peut être consulté à http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/.
2. La DCPP examine l’énoncé des travaux, formule des recommandations, au besoin, et attribue un numéro d’enregistrement de projet à l’institution et à la DAC, ce qui enclenche le processus d’approvisionnement. La DAC utilise les outils habituels d’approvisionnement pour acheter des services de publicité auprès des fournisseurs qualifiés et notamment des services de planification stratégique, des services de création, de production et de planification médias.
3. La DAC travaille en collaboration avec la DCPP et l’institution afin de choisir le mode d’achat et le fournisseur les plus appropriés. La DAC gère le processus d’achat de services. Elle est responsable du choix des fournisseurs de services, de l’attribution des marchés, des offres à commandes, des arrangements en matière d’approvisionnement et des commandes subséquentes de services de publicité.
4. Sauf dans le cas d’une offre à commandes, les institutions participent au processus d’évaluation des soumissions, de concert avec la DCPP et la DAC.
5. Une fois le contrat de publicité attribué par la DAC, l’institution est responsable de la gestion du marché et doit élaborer la documentation administrative et financière requise. L’achat de publicité est assujetti à la Politique sur les services communs et la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et doit être conforme à toutes les dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nota : Les institutions ont le choix de conclure séparément des marchés pour des activités connexes à la publicité, soit par la DAC ou en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués en matière de marchés.

3.  Élaboration de la publicité

Les institutions doivent élaborer la stratégie de publicité de concert avec les fournisseurs choisis et créer les matériels publicitaires pour diffusion dans les médias imprimés, radiodiffusés ou électroniques.

Les institutions doivent informer la DCPP et la DAC de toutes les modifications apportées à l’énoncé des travaux ou à la stratégie d’achat médias puisque ces modifications peuvent nécessiter une modification du contrat par la DAC et l’attribution par la DCPP d’un nouveau numéro PUB. (Voir ci-après, « Plan médias » pour de plus amples renseignements sur les numéros PUB.)

En outre, les institutions doivent faire rapport à la DCPP des marchés, de la valeur des modifications de coûts et des dépenses de production au moyen du GESPUB.

Les institutions peuvent aussi utiliser, dans le cadre de leurs initiatives de publicité, les services de Service Canada :

• 1 800 O‑Canada – service téléphonique sans frais du gouvernement
• www.canada.gc.ca – principal portail Internet du gouvernement du Canada
• http://publiservice.gc.ca – site intranet du gouvernement pour la fonction publique

Lorsque vous aurez officiellement obtenu l’autorisation d’utiliser ces services dans le cadre d’un projet de publicité, veuillez consulter la Procédure d’inscription au service 1 800 O‑Canada, au Site du Canada, à l’affichage des consultations et à Publiservice pour la mise en oeuvre du projet.

4.  Mise à l’essai d’une campagne

Les institutions doivent effectuer des mises à l’essai de toutes les grandes campagnes de publicité – c’est‑à‑dire les campagnes qui comportent pour plus de 400 000 $ d’achat médias – afin de s’assurer qu’elles répondent aux objectifs fixés. Ces mises à l’essai, qui peuvent inclure des groupes témoins et d’autres recherches en marketing, se font dans le cadre d’un marché attribué par la DAC, de concert avec la Direction de la recherche sur l’opinion publique (DROP) de TPSGC.

L’institution doit consulter son analyste des communications stratégiques au BCP sur ses plans de mise à l’essai d’une campagne. Les résultats de la mise à l’essai doivent être transmis au BCP et à la DROP.

La DROP coordonne la recherche sur l’opinion publique pour le gouvernement du Canada y compris la recherche en matière de publicité et plus particulièrement les préenquêtes et les postenquêtes. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique.

5.  Plan médias

Les institutions élaborent leurs plans d’achat médias avec leurs fournisseurs de services de publicité, les examinent et les approuvent à l’interne, les soumettent pour examen à leur analyste des communications stratégiques du BCP puis à la DCPP afin d’obtenir l’autorisation d’acheter de l’espace publicitaire. Les plans doivent être conformes à toutes les obligations de l’institution en matière de communication aux termes de la Loi sur les langues officielles.

Le gouvernement du Canada utilise une Agence de coordination pour l’achat d’espace publicitaire pour la publicité gouvernementale. La DAC sélectionne cette agence au nom de la Couronne et la DCPP gère cette relation à titre de responsable du programme.

Les institutions soumettent leurs plans d’achat médias à la DCPP qui attribue un numéro PUB qui autorise l’Agence de coordination à acheter de l’espace publicitaire.

Pour obtenir un numéro PUB, les institutions doivent fournir à la DCPP l’information suivante à l’aide de GESPUB :

• Le nom de l'institution et celui de la personne-ressource, leurs numéros de téléphone et de télécopieur et leurs adresses de courriel;
• Le nom du fournisseur de services de publicité et celui de la personne-ressource, leurs numéros de téléphone et de télécopieur et leurs adresses de courriel;
• Le titre de la campagne de publicité et le programme gouvernemental que la campagne vise à promouvoir;
• Le numéro d'enregistrement du projet et une copie de la Demande de biens et de services, et construction (formulaire PWGSC-TPSGC 9200) associée à l’engagement financier envers le placement média.
• Le plan médias complet à l’aide du Modèle d’énoncé de travaux disponible à cette adresse : http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/ehandbook/admis/index-f.html  .
• Des échantillons de la publicité – version finale en anglais et en français des publicités pour les médias imprimés, la télévision, la radio, l’Internet et tout autre média, le cas échéant. Des ébauches seront acceptables pendant la période de révision des échantillons de publicité; toutefois, les échantillons définitifs doivent être présentés dès qu’ils sont prêts.
• Total estimatif des coûts de réalisation et de placement médiatique.
• Confirmation de l'examen et de l'approbation du plan médias par le CPG ou l'analyste des communications stratégiques du BCP.

Une fois attribué le numéro PUB, la DCPP fait parvenir les renseignements à la DAC.  La DAC attribue alors l’autorisation de travail, qui comprend le plan médias, à l’Agence de coordination. Sur réception du numéro PUB et de l’autorisation de travail, l’Agence de coordination procède à l’achat médias.

Nota 1 : La DCPP peut refuser d’attribuer un numéro PUB et la DAC peut refuser d’attribuer une autorisation de travail à une institution qui n’aurait pas satisfait à toutes les exigences. L’Agence de coordination ne peut acheter d’espace médiatique pour le compte d’une institution si un numéro PUB et une autorisation de travail n’ont pas été attribués.

Nota 2 : Les avis publics comme ceux concernant les appels d’offres, les ventes, les audiences publiques, les offres d’emploi, ou les heures d’ouverture et les adresses, sont compris dans la définition de la publicité. Les marchés sur la planification, la création et la production de ces annonces doivent être émis par la DAC. Toutefois, les institutions ont le choix d’acheter directement auprès des médias de l’espace pour les avis publics.

6.  Évaluation de la campagne et rapport

Les institutions sont tenues de faire une postenquête de toutes les grandes initiatives publicitaires comportant des achats médias de plus de 400 000 $. Les campagnes d’ampleur comparable auxquelles participent plus d’une institution doivent aussi être évaluées même si le coût de l’achat médias de chaque institution participante est inférieur à 400 000 $.

La postenquête fait partie intégrante de l’initiative publicitaire et doit être incluse dans la planification afin que le budget du projet soit suffisant pour couvrir le coût de l’évaluation et afin que des indicateurs soient en place pour mesurer le succès de la campagne.

Les institutions, de concert avec la DAC et la DROP doivent réaliser la postenquête afin d’évaluer l’incidence et la valeur de leurs campagnes de publicité. La DAC gère le processus de passation de marchés et attribue le contrat d’évaluation en fonction de l’énoncé des travaux fourni par l’institution. Pour de plus amples renseignements sur le rôle de la DROP, veuillez vous reporter à la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique.

Un outil normalisé est utilisé pour évaluer les grandes campagnes de publicité, à savoir l’Outil d’évaluation de campagnes publicitaires. Il s’agit d’une série de questions normalisées qui doivent être posées au début de toute postenquête. Cet outil permet aux institutions de mesurer l’efficacité de leurs campagnes de publicité et de leurs stratégies de communication avec les Canadiens au sujet des priorités, de l’information et des services gouvernementaux. Les données recueillies dans le cadre de cette postenquête servent à améliorer la conception de futurs plans et campagnes publicitaires.

Pour de plus amples renseignements sur l’Outil d’évaluation de campagnes publicitaires, veuillez visiter le site : http://publiservice.pco-bcp.gc.ca/comcon/default.asp
?Language=F&page=com&doc=ad_outil_instr-fra.htm.

Il incombe aux institutions d’assurer la qualité de leurs évaluations et de transmettre les résultats aux autres institutions du gouvernement. Les rapports sur les résultats de l’évaluation doivent être transmis à la DROP dès qu’ils sont prêts et partagés aussi à l’analyste des communications stratégiques du BCP qui pourra recommander qu’une présentation soit faite au CPG.

Nota : À l’instar de tout projet de recherche sur l’opinion publique, il incombe aux institutions  de déposer les rapports finals sur les préenquêtes et les évaluations auprès de la Bibliothèque du Parlement et de Bibliothèque et Archives Canada dans les six mois suivant la fin des enquêtes sur le terrain.

Campagne publicitaire en situation d’urgence ou de crise

Les institutions peuvent décider qu’une campagne de publicité est nécessaire pour diffuser de l’information aux Canadiens en situation d’urgence ou de crise. Les campagnes publicitaires dans un tel contexte nécessitent une excellente coordination puisque d’autres institutions aux niveaux fédéral, provincial et local peuvent y participer.

Pour présenter des projets de publicité en situation de crise ou d’urgence, quel que soit le moment où une telle situation se produit, une institution doit communiquer avec l’analyste des communications stratégiques du BCP qui lui est affecté.

Les institutions responsables d’une campagne de publicité ou de la publication d’avis publics payés en situation d’urgence ou de crise doivent consulter le BCP et TPSGC (la DCPP et la DAC) dans le but de faciliter le processus, tout en se conformant aux processus et aux pouvoirs d’approbation.

Normes en matière de documentation

Les institutions doivent conserver, de façon ordonnée, toute la documentation sur les activités d’un projet publicitaire. La tenue de dossiers exhaustifs et chronologiques, de l’étape de la planification à celle de la postenquête, permet aux successeurs (personnel, gestionnaires et vérificateurs) de reconstituer l’historique d’une campagne publicitaire et de tout connaître sur les décisions qui ont été prises ainsi que les changements effectués et à quelle date, et qui les a apportés et les raisons qui les ont motivés.

TPSGC a mis au point un outil de référence appelé la Norme de documentation de la publicité pour permettre aux institutions de documenter les dossiers de projets pour chaque étape d’une campagne publicitaire. Il importe de consulter cette norme pour  prendre connaissance des dossiers dont il faut tenir compte pour faire en sorte qu’une initiative de publicité est documentée à fond. Celle-ci est disponible à l’adresse suivante : http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/.

Il incombe également aux institutions de s’assurer que les renseignements réunis dans le GESPUB sont exhaustifs et comprennent les estimations, les contrats et les renseignements sur les dépenses. Les dossiers électroniques peuvent être joints au GESPUB pour simplifier la gestion des dossiers archivés.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de la procédure en matière de publicité gouvernementale, veuillez communiquer avec :

Jean-Marie Philippe Gestionnaire Direction de la coordination de la publicité et des partenariats TPSGC Téléphone : 613-943-2540 Télécopieur : 613-947-6696 Courriel : Jean-Marie.Philippe@tpsgc.gc.ca	Richard Robesco Directeur Direction de l’approvisionnement en communications TPSGC Téléphone : 613-998-7619 Télécopieur : 613-991-5870 Courriel : Richard.Robesco@tpsgc.gc.ca
Ginette Martel Analyste principale Secrétariat des communications et de la consultation Bureau du Conseil privé Téléphone : 613-957‑5262 Télécopieur : 613-957‑5079 Courriel : gmartel@pco-bcp.gc.ca

Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent transmettre le répertoire des documents publiés à la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada et acheminer des exemplaires de leurs documents publiés au Programme des services de dépôt (PSD) – voir Exigences 27b) et 27c).

Le PSD et la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada sont tous deux administrés par TPSGC. Par l’entremise du PSD, TPSGC gère le réseau des bibliothèques du Programme des services de dépôt.

Toutes les publications, indépendamment de leur support, y compris les cartes, doivent être versées à la base de données centrale et des exemplaires doivent être transmis au PSD.

Inscription et dépôt des publications

Les éditeurs du gouvernement et les auteurs employés par les institutions qui sont tenues de déposer leurs publications dans le cadre du PSD doivent :

• Consulter le PSD afin de déterminer la meilleure façon d’assurer au public un accès uniforme à l’information du gouvernement du Canada.
• Consulter le PSD afin de déterminer le nombre requis d’exemplaires de chaque publication, avant le tirage, et transmettre au programme le nombre adéquat d’exemplaires, quel que soit le support utilisé.
• Consulter le PSD au sujet du meilleur support électronique (à savoir les fichiers électroniques condensés et prêts à utiliser) et vérifier que le PSD peut accéder à ces fichiers.
• Consulter le PSD au sujet des fonctions appropriées des métadonnées et enregistrer leurs métadonnées au PSD afin de s’assurer que les publications en version électronique peuvent être adéquatement saisies.

Le PSD :

• Détermine, en consultation avec les auteurs et les éditeurs du gouvernement, les personnes responsables et la méthodologie pour la saisie de l’information requise pour la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada.
• Transmet un numéro ISBN et un numéro de catalogue du gouvernement du Canada aux auteurs et aux éditeurs du gouvernement.
• Compile les Listes de vérification des nouvelles publications en version imprimée et en version électronique, et affiche les versions électroniques.
• Rembourse, au besoin, les éditeurs du gouvernement, les fournisseurs et les agents désignés pour le coût des publications non gratuites.
• Achète, exceptionnellement et à un coût réduit, les documents d’information du gouvernement afin de garantir l’accès du public.
• Achète, à un coût réduit, les publications coéditées faisant l’objet d’une licence afin de respecter les engagements du gouvernement à l’égard de l’accès public.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet du Programme des services de dépôt ou de la base de données centrale, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

Christine Leduc Directrice Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑5959 Télécopieur : 613-947-6949 Courriels : Christine.Leduc@tpsgc.gc.ca  dsp-psd@tpsgc.gc.ca

Gay Lepkey Chef de la documentation Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-943‑1389 Télécopieur : 613-941‑2410 Courriel : Gay.Lepkey@tpsgc.gc.ca

Procédure de publication des avis dans la Gazette du Canada

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent, de temps à autre, publier des avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada, gérée par TPSGC. Cette exigence de la Loi sur les textes réglementaires et du Règlement sur les textes réglementaires figure aussi dans la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor.

TPSGC fournit aux institutions des services obligatoires pour la publication d’avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada.

La Gazette du Canada est le journal officiel du gouvernement du Canada. Elle transmet à la population des avis officiels en ce qui concerne les questions juridiques et réglementaires. La publication d’avis dans ce journal est prescrite par des lois ou des règlements, ou peut être ordonnée ou autorisée par le greffier du Conseil privé parce qu’elle sert l’intérêt public.

Publication d’avis dans la Gazette du Canada

Pour publier des avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada, les institutions doivent suivre la procédure énoncée ci-après. Le non-respect de cette procédure pourrait retarder la publication d’un avis ou entraîner l’imposition de frais administratifs additionnels à l’institution qui publie l’avis.

Présentation d’avis à publier

Les avis des institutions paraissent dans la partie I de la Gazette du Canada.

Les institutions qui souhaitent faire publier un avis doivent envoyer le texte de l’avis dans les deux langues officielles accompagné du formulaire « Demande d’insertion dans la Gazette du Canada ». Une version électronique de ce formulaire est mise à la disposition des institutions sur le site Web de la Gazette du Canada à http://canadagazetteducanada.gc.ca.

Pour des raisons de sécurité, la Direction de la Gazette du Canada(DGC) ne peut accepter les avis et documents connexes envoyés par courriel. En outre, comme la DGC ne fournit pas d’épreuves à des fins d’approbation, elle informe les institutions lorsque des changements importants sont apportés à leur avis, avant de le publier.

Échéances

La DGC reçoit les avis de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de l’Est), du lundi au vendredi.

1. La DGC doit recevoir les avis bilingues, de six pages au moins, au plus tard à midi au moins six jours ouvrables avant la date de publication. Le calendrier des échéances figure sur le site Internet de la Gazette du Canada à : http://canadagazette.gc.ca/index-f.html.
2. Dans le cas d’avis bilingues de plus de six pages ou d’avis contenant des tableaux, il faut communiquer avec la DGC bien avant la date de publication. Pour plus de précisions, prière de communiquer avec la DGC.

Confirmation

La DGC accusera réception d’un avis et confirmera sa date de publication par téléphone.

Paiement

La Gazette du Canada est produite et distribuée contre remboursement des frais. Le barème des frais d’inclusion des avis est révisé tous les ans. Pour l’obtenir, prière de communiquer avec la DGC.

1. La DGC amorce le règlement du compte d’une institution électroniquement en suivant le processus de règlement interministériel prévu dans le protocole de la Stratégie d’information financière (SIF). Ce processus, qui dure environ 48 heures, permet d’effectuer la facturation et le paiement.
2. La DGC envoie une facture (Avis de facturation SIF) où sont indiqués le numéro de la Gazette du Canada dans lequel l’avis de l’institution a paru et le coût. La facture contient le numéro du Ministère, le numéro du Centre de responsabilité, le Code organisationnel RI et le Code de référence RI figurant sur le formulaire « Demande d’insertion dans la Gazette du Canada ».
3. La DGC avise le groupe chargé du système financier central d’une institution de toutes les mesures qu’elle a prises pour régler le compte. L’avis comprend le Code organisationnel RI et le Code de référence RI susmentionnés. Les institutions utilisent ces codes pour que les dépenses soient correctement imputées.

Personne-ressource

Pour publier des avis juridiques ou réglementaires dans la Gazette du Canada, ou pour obtenir plus de renseignements à propos de cette procédure, prière de communiquer, à TPSGC, avec :

Luc Bourgault
Gestionnaire, Services de révision
Direction de la Gazette du Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Carré Constitution II, 5^e étage
350, rue Albert 
Ottawa, Ontario
K1A 0S5

Phone:  613-996-1239
Téléphone : 613-996‑1239
Télécopieur : 613-991‑3540
Courriels : Luc.Bourgault@tpsgc.gc.ca     ncr.gazette@tpsgc.gc.ca
Internet : http://canadagazetteducanada.gc.ca

 

Procédure de planification et de production des publications destinées à la vente

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent informer TPSGC des publications qu’elles envisagent de produire pour les vendre – voir Exigence 27e). TPSGC est chargé d’offrir aux institutions des services obligatoires – et non obligatoires ou facultatifs – liés à la planification et à la production des publications destinées à la vente.

La Direction des Éditions et des Services de dépôt (DESD) de TPSGC édite l’ensemble des publications gouvernementales destinées à la vente, sauf lorsqu’une institution est légalement autorisée à le faire.

La DESD offre des services d’édition obligatoires aux institutions, à savoir :

• La gestion des publications prévues par la loi, notamment les publications déposées à la Chambre des communes, les lois du Canada, les modifications aux lois, les enquêtes et rapports des Commissions royales, les budgets principaux et supplémentaires des dépenses, les tarifs douaniers et les rapports de la Cour fédérale et de la Cour suprême.
• La gestion des publications destinées à la vente pour le compte des ministères auteurs qui n’ont pas de pouvoir délégué en matière d’édition.
• Des services de coédition pour l’ensemble des ministères, dans le cadre desquels un éditeur du secteur privé édite des documents gouvernementaux pour le compte de la Couronne.

Planification

Les institutions doivent fournir à la DESD les renseignements suivants sur les documents qu’elles envisagent de publier :

• des renseignements sur les nouvelles publications;
• si les publications seront gratuites ou vendues;
• les dispositions prévues pour produire les publications sur de multiples supports pour répondre aux besoins des personnes handicapées;
• la date prévue de diffusion;
• la quantité prévue, y compris un nombre suffisant d’exemplaires en français et en anglais pour la distribution par l’intermédiaire du Programme des services de dépôt (voir la Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications).

Identification des publications du gouvernement

L’institution éditeur doit inscrire à tout le moins les renseignements suivants dans toutes les publications du gouvernement :

• le titre de la publication;
• la signature visuelle et le mot‑symbole « Canada », conformément au Programme de coordination de l’image de marque;
• l’avis de droit d’auteur;
• la mention « Also available in English » dans le colophon de la version française et « Cette publication est également disponible en français », dans le colophon de la version anglaise d’une publication bilingue;
• le numéro de catalogue du gouvernement du Canada, s’il y a lieu;
• le numéro de catalogue de l’institution, s’il y a lieu;
• le numéro international normalisé du livre (ISBN) ou le numéro international normalisé des publications en série (ISSN).

Toutes les publications importantes doivent respecter la norme internationale ISO 1086‑1975 : Documentation – Les pages de titre d’un livre.

Droit d’auteur

La DESD est également responsable de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession des licences. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences.

Établissement du prix de vente

Les institutions qui n’ont pas d’autorité en matière d’édition sont tenues de fournir un ouvrage à publier à la DESD, généralement lorsqu’il est prêt pour la reproduction (document électronique ou imprimé).

Le prix d’une publication est établi en fonction d’une série de facteurs, notamment les coûts de production et d’impression ainsi que la valeur marchande ou une approximation raisonnable de celle-ci. Le prix courant d’une publication est établi par la DESD de concert avec l’institution auteur et conformément au barème des tarifs approuvés par le Conseil du Trésor.

Si le prix du marché est inférieur au coût total de la publication, l’institution est invitée à subventionner le tirage initial.

Lorsqu’un éditeur du secteur privé édite des documents gouvernementaux pour le compte de la Couronne, la DESD met en place une entente de coédition permettant aux éditeurs du secteur privé de produire, d’imprimer et de commercialiser la publication. En retour, l’éditeur du secteur privé verse des redevances calculées en fonction des ventes.

Commercialisation et ventes

La DESD commercialise et vend, au Canada et à l’étranger, les publications du gouvernement destinées à la vente; elle négocie également les contrats de vente et de distribution. Elle travaille en étroite collaboration avec l’institution auteur pour coordonner l’ensemble des activités de commercialisation liées aux publications.

Langues officielles

Une publication peut paraître en version bilingue ou en versions française et anglaise distinctes. Il faut prendre en considération l’ensemble des coûts avant de décider de faire paraître une publication selon l’une ou l’autre de ces deux méthodes. Aux fins du catalogage et de la distribution, les publications publiées séparément dans les deux langues officielles sont considérées comme deux publications distinctes.

Les éditions française et anglaise d’une publication doivent paraître simultanément. Lorsque cela est impossible en raison d’une urgence liée à un programme, il faudra obtenir l’autorisation écrite du ministre responsable de l’institution auteur pour pouvoir mettre les éditions en circulation à des dates distinctes. La DESD ne fera pas paraître une publication unilingue avant la version correspondante dans l’autre langue à moins d’en avoir reçu l’autorisation écrite du ministre concerné.

Distribution

Lorsqu’une publication doit être déposée au Parlement, sa distribution générale est retardée jusqu’à ce que la DESD ait reçu une autorisation officielle écrite de l’institution auteur, ou jusqu’à ce qu’elle ait la preuve que la publication a été déposée au Parlement. La DESD peut, avec le consentement écrit de l’institution auteur, procéder à l’expédition des exemplaires de la publication avant sa présentation au Parlement ou sa mise en circulation.

Par ailleurs, l’institution éditeur remet cinq exemplaires de chaque publication à la Bibliothèque du Parlement et deux à Bibliothèque et Archives du Canada. Elle doit aussi faire en sorte que la Bibliothèque du Parlement reçoive, sur demande, les exemplaires des documents qui sont destinés principalement à l’usage interne.

Liquidation des stocks excédentaires

Les stocks excédentaires sont liquidés conformément aux dispositions de la Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada. Le Centre canadien d’échange du livre, que gère Bibliothèque et Archives du Canada, joue le rôle de service de distribution et d’échange des publications jugées excédentaires par certaines institutions mais qui peuvent encore être utiles à d’autres.

Base de données centrale des publications

Les institutions doivent enregistrer leurs publications à prix marqué ainsi que leurs publications distribuées gratuitement dans la base de données centrale des publications du gouvernement. Pour obtenir des renseignements sur l’enregistrement et l’inscription dans la base de données, prière de se reporter à la Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de la planification et de la production des publications destinées à la vente, prière de communiquer, à TPSGC, avec :

Christine Leduc Directrice Éditions et des Services de dépôt Téléphone : 613-996‑5959 Télécopieur : 613-947-6949 Courriel : Christine.Leduc@tpsgc.gc.ca

Joanne Joanisse Gestionnaire Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑3049 Télécopieur : 613-998‑1450 Courriel : Joanne.Joanisse@tpsgc.gc.ca

Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent superviser la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences, de concert avec TPSGC. Elles doivent se conformer à la Loi sur le droit d’auteur et veiller à ce que les dispositions concernant la propriété des droits se rapportant aux publications protégées par le droit d’auteur soient respectées intégralement dans toutes les applications médias.

TPSGC est responsable de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences pour l’ensemble du gouvernement du Canada (voir Exigence 28 de la Politique de communication), et notamment :

• aider, conseiller et soutenir les institutions du gouvernement du Canada en ce qui a trait aux questions se rapportant au droit d’auteur de la Couronne;
• gérer et protéger le droit d’auteur sur les publications ayant pour auteurs les institutions du gouvernement du Canada;
• céder les droits d’auteur de la Couronne;
• accorder ou refuser l’autorisation de reproduire les publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne;
• prendre les mesures nécessaires à la concession des droits commerciaux liés aux publications protégés par le droit d’auteur de la Couronne;
• tenir une base de données sur les demandes d’affranchissement des droits de la Couronne.

Lorsqu’une institution lui en fait la demande, TPSGC exerce l’entière responsabilité de la gestion du droit d’auteur et de la concession de licences. La procédure décrite ci-après s’applique quand une institution exerce elle-même la responsabilité de la gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences, ou quand elle demande à TPSGC de le faire en son nom.

Demandes de reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

En collaboration avec TPSGC, les institutions approuvent les demandes de reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne. Cette approbation porte à la fois sur les ouvrages publiés (gratuits ou non) et non publiés, sur quelque support que ce soit, à des fins commerciales ou non commerciales.

Les institutions doivent respecter la procédure suivante lorsqu’elles s’occupent des demandes de reproduction des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne :

Demandes de reproduction des publications ministérielles gratuites à des fins non commerciales

Les institutions répondent directement aux personnes qui souhaitent reproduire une publication ministérielle gratuite, en tout ou en partie, à des fins non commerciales.

Une copie de la réponse (à verser au dossier) doit être transmise à TPSGC qui l’inscrira dans sa base de données centrale sur les concessions de licences.

Demandes de reproduction de publications non gratuites à des fins non commerciales

Lorsqu’une institution lui en fait la demande, TPSGC négociera l’octroi d’une licence pour la reproduction d’une publication non gratuite à des fins non commerciales.

TPSGC répond directement aux personnes qui souhaitent reproduire une publication non gratuite, en tout ou en partie, à des fins non commerciales. Une copie de la réponse est acheminée à l’institution, pour ses dossiers.

Demandes de reproduction de publications gratuites et non gratuites à des fins commerciales

Une demande de reproduction d’une publication gratuite ou non gratuite à des fins commerciales nécessite l’octroi d’une licence non exclusive en vertu de laquelle la Couronne conserve son droit d’auteur et impose une redevance.

À la demande d’une institution, TPSGC négociera cette licence. Par ailleurs, l’institution informera TPSGC de tout contrat de licence relatif au droit d’auteur de la Couronne qui a été conclu et elle en remettra une copie à TPSGC.

Les institutions doivent établir si certains éléments du droit d’auteur n’appartenant pas à la Couronne (p. ex., texte, photos, vidéoclips, etc.) sont inclus dans les publications qui feront l’objet de la licence. Les droits de propriété relatifs à ces éléments appartenant à une tierce partie doivent être respectés et convenablement protégés avant de pouvoir faire l’objet d’une licence.

Demandes de traduction de publications à des fins non commerciales ou commerciales

Dans le cas de demandes de traduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne, TPSGC et les institutions doivent suivre la procédure qui régit la production de publications gratuites et non gratuites à des fins commerciales (point 3 ci-dessus).

Redevances

Des redevances s’appliquent aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne qui sont exploitées commercialement. TPSGC négocie les redevances et le barème des redevances fait partie intégrante de la licence.

Cession des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

Les ouvrages publiés protégés par le droit d’auteur de la Couronne sont la propriété de la Couronne. Le transfert de la propriété d’une publication protégée par le droit d’auteur de la Couronne peut se faire en conformité de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne ou être autorisé par décret.

TPSGC a l’autorisation du gouverneur en conseil d’approuver, selon des critères établis, le transfert de la propriété de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne.

Exceptions à la reproduction de publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

L’autorisation de reproduire des publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne sera refusée lorsqu’il est jugé que la reproduction :

• se ferait dans un contexte qui porte atteinte à la dignité;
• serait inéquitable, trompeuse ou inexacte;
• servirait à des fins publicitaires, d’une manière inappropriée;
• se ferait dans un contexte susceptible de porter préjudice ou de nuire à une tierce partie;
• serait déplacée, de l’avis du ministère ou de l’organisme auteur;
• serait périmée;
• contreviendrait aux droits de propriété de tierces parties;
• donnerait à penser, à tord, que la Couronne en fait officiellement la recommandation.

Les institutions qui ont l’intention de refuser l’autorisation de reproduire une publication protégée par le droit d’auteur de la Couronne se concerteront avec TPSGC pour déterminer quels critères s’appliquent le mieux aux circonstances. De même, TPSGC se concertera avec l’institution auteur lorsqu’il a l’intention de refuser l’autorisation de reproduire une publication dont le droit d’auteur appartient à la Couronne.

Violation des droits relatifs aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne

TPSGC travaille de concert avec les institutions pour veiller à ce que la violation des droits relatifs aux publications protégées par le droit d’auteur de la Couronne fasse l’objet d’une enquête et soit traitée de la façon suivante :

• Lorsqu’un ministère ou un organisme auteur détermine qu’il y a violation potentielle, il doit demander à TPSGC, par écrit, de faire enquête;
• TPSGC, en consultation avec un conseiller juridique, fera enquête et préparera les documents juridiques nécessaires pour que des mesures soient prises;
• TPSGC informera le ministère ou l’organisme auteur de l’évolution du dossier;
• TPSGC s’entretiendra avec le conseiller juridique des sanctions pénales possibles;
• TPSGC fournira au ministère ou à l’organisme auteur un avis écrit concernant toute violation potentielle qu’il a décelée.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements au sujet de cette procédure ou du droit d’auteur de la Couronne, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

Christine Leduc Directrice Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑5959 Télécopieur : 613-947-6949 Courriel : Christine.Leduc@tpsgc.gc.ca

Joanne Joanisse Gestionnaire Éditions et Services de dépôt Téléphone : 613-996‑3049 Télécopieur : 613-998‑1450 Courriel : Joanne.Joanisse@tpsgc.gc.ca

Procédure d’attribution de marchés pour des produits cinématographiques, vidéo et multimédias

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que la passation de marchés pour toutes les étapes de production, de distribution et d’évaluation de films cinématographiques, bandes vidéo, émissions de télévision, vidéodisques interactifs, disques compacts et produits audiovisuels et multimédias doit se faire par l’entremise de TPSGC (voir Exigence 29).

Les institutions doivent travailler avec TPSGC lorsqu’elles veulent obtenir des services relatifs à des produits cinématographiques, vidéo et multimédias, quel que soit le support utilisé, leur utilisation ou l’auditoire visé. TPSGC fournit les services d’approvisionnement obligatoires pour répondre à tous les besoins en matière de produits cinématographiques, vidéo et multimédias, sans égard à la valeur du marché.

TPSGC assure l’intégrité du processus de passation des marchés entre les institutions et les producteurs des secteurs public et privé. Il coordonne les services de passation de marchés, de contrôle de la qualité et d’entreposage. Les institutions administrent tous les autres aspects de la gestion de projets.

Démarrage

Les institutions gouvernementales qui veulent obtenir des services en vue de produire, de distribuer et d’évaluer des films, des bandes vidéo ou des produits multimédias doivent fournir à TPSGC les renseignements suivants :

• Une description de la manière dont le projet cadre avec le plan global de communication de l’institution;
• Une indication de la volonté de l’institution de restreindre l’appel d’offres aux entreprises autochtones en vertu du Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones;
• Une description complète du travail incluant, entre autres, les renseignements suivants :
  • des renseignements au sujet du projet (but et auditoire visés)
  • une description détaillée du travail que le fournisseur doit accomplir
  • une description détaillée du rôle de l’institution dans le projet
  • une description détaillée de tous les documents que l’institution remettra au fournisseur
  • une liste précise des résultats attendus
  • une liste des restrictions budgétaires ou des contraintes imposées par les délais
  • le calendrier proposé pour le projet
  • une description du processus d’approbation de l’institution
  • une description de la manière dont le produit final sera utilisé (afin de préciser les questions liées aux droits d’auteur)
  • les critères proposés pour l’évaluation des soumissions
  • les noms et les coordonnés du gestionnaire de projet
• Une description des exigences sur le plan de la sécurité et une indication quant à la nécessité du fournisseur d’obtenir une autorisation de sécurité pour travailler au projet.

Passation du marché de services

Lorsque TPSGC aura reçu l’information et la documentation dont il a besoin, il proposera à l’institution un processus d’approvisionnement et un calendrier. Peu importe le processus suivi en fin de compte, il aboutira à un marché conclu entre un fournisseur et TPSGC, qui agira au nom de l’institution cliente.

Gestion du projet

Une fois le marché attribué par TPSGC, le gestionnaire de projet de l’institution travaille en collaboration avec le fournisseur conformément aux conditions du marché. L’institution a le pouvoir d’examiner et d’approuver toutes les factures associées au projet.

Le gestionnaire de projet doit informer l’agent responsable des marchés de TPSGC si le travail accompli par le fournisseur ne respecte pas les spécifications ou le calendrier établi dans le marché. TPSGC aide l’institution cliente et le fournisseur à résoudre les questions qui ont des répercussions sur le marché ou qui entraînent des modifications du marché.

TPSGC fournit, au nom de la Couronne, des services de gestion de marchés à l’institution cliente et aux fournisseurs. Ces services incluent notamment les éléments suivants :

• modifications apportées au marché
• questions relatives à la sécurité financière
• règlement des différends
• résiliation du marché
• clôture du marché
• examen du rendement d’un fournisseur.

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements au sujet de la passation de marchés relatifs à des produits cinématographiques, vidéo et multimédias, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :

George Martin
Gestionnaire
Division de l’approvisionnement en audio-visuel, expositions, événements spéciaux et communications

Téléphone : 613-990-6842
Télécopieur : 613-991-5870
Courriel : George.Martin@tpsgc.gc.ca