ARCHIVÉ - Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada (version archivée)

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Introduction

Les institutions visées par la Politique de communication du gouvernement du Canada sont tenues de coordonner certaines activités de communication avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Service Canada et le Bureau du Conseil privé (BCP). Les institutions doivent se conformer aux procédures administratives mises en place pour encadrer ces activités afin d’assurer une coordination efficace.

Toutes les procédures administratives obligatoires aux termes de la Politique de communication sont présentées en détail dans les pages qui suivent afin d’aider les institutions à mieux planifier et administrer les activités de communication.

Le secrétaire du Conseil du Trésor du Canada a élaboré ces procédures avec l’appui et selon les conseils du BCP, Service Canada et de TPSGC, qui coordonnent leur administration avec les institutions. Ces procédures donnent aux institutions un processus uniformisé à suivre, étape par étape, pour la planification et l’administration des activités de communication énumérées à la rubrique « Procédures » (tableau 2) de la Politique de communication.

Les procédures décrites dans les pages qui suivent sont aussi conformes aux exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de marchés et de services communs en ce qui touchent aux publications, à la publicité, à la recherche sur l’opinion publique et à la surveillance médiatique du gouvernement. Ces procédures entrent en vigueur à la même date que la Politique de communication.

Pour de plus amples renseignements sur l’une ou l’autre des procédures décrites dans le présent document, les institutions pourront communiquer avec le centre responsable de leur administration (TPSGC, Service Canada ou BCP) Les renseignements sur les personnes-ressources – noms, numéros de téléphone et de télécopieur, adresses de courriel, etc. – se trouvent à la fin de l’énoncé de chaque procédure.

Procédure d’inscription au service 1 800 O‑Canada, au Site du Canada, pour l’affichage des consultations et à Publiservice

La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent s’inscrire et se brancher électroniquement à divers services administrés par Service Canada auxquels le public a accès et fournir à ces derniers des renseignements à jour. Les procédures applicables à ces services - énoncées ci-après - donnent effet aux Exigences 1k), 9, 18d) et 18h) 23a) et 23b) de la politique.

Service Canada est chargé de la gestion et du développement de ces services qui incluent :

• 1 800 O‑Canada – service téléphonique sans frais du gouvernement du Canada.
• Site du Canada – principal portail Internet du gouvernement qui se trouve à www.canada.gc.ca.
• Affichage des consultations – information sur les activités régionales et nationales de consultation publique et de participation des citoyens affichée sur le Site du Canada (avec lien vers les sites Web institutionnels).
• Publiservice – principal portail intranet du gouvernement accessible aux employés de la fonction publique, http://publiservice.gc.ca.

Grâce à ces services, le public et les fonctionnaires peuvent obtenir des renseignements généraux sur les institutions, programmes, services, événements et initiatives du gouvernement, y compris les consultations publiques et la participation des citoyens. Les institutions doivent travailler avec le personnel de Service Canada qui est préposé au maintien de ces services par souci de tenir à jour les bases de données. Elles doivent également collaborer avec Service Canada afin de veiller à ce que les exigences techniques et administratives soient respectées lorsque l’on se sert de ces services dans le cadre d’une initiative de communications, d’une campagne de publicité ou pour mettre en vedette des annonces publiques et la participation des citoyens à des activités.

Mise à jour des bases de données de 1 800 O‑Canada

Le Centre de gestion de l’information (CGI) de Service Canada tient la base de données du service 1 800 O‑Canada. Cette base de données renferme des renseignements accessibles au public sur toutes les institutions du gouvernement du Canada, et notamment :

• une description de l’organisation (p. ex., son mandat, sa structure);
• une description des programmes (p. ex., les activités, l’admissibilité, les demandes, les dates d’échéance et le public cible);
• les points de prestation de services nationaux, régionaux et locaux (par téléphone, par la poste, en personne et par voie électronique) ainsi que les zones de prestation de services correspondantes;
• la sphère de compétences et les lois mises en application;
• les activités en cours et les nouvelles initiatives;
• les documents à l’appui (p. ex., les publications, les formulaires de demande, des renseignements sur le Canada, de l’information contextuelle, des instructions sur la prestation de services par téléphone à l’intention des préposés).

Afin que cette information puisse être tenue à jour, les institutions doivent :

1. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu’elles mettent en place dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la mise en œuvre.
2. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu’elles éliminent dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la date prévue de l’élimination.
3. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu’elles prévoient apporter à leurs organisations, programmes, services et initiatives dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
4.  Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu’elles prévoient apporter à leur site Web dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
5. Passer en revue et mettre à jour les contenus de leur base de données tous les ans. Dans le cadre de la mise à jour annuelle, les institutions doivent :
   • fournir au CGI le nom d’une personne-ressource qui sera chargée de coordonner la mise à jour des données avec l’aide des agents de programme de l’institution, ou lui fournir la liste des agents de programme responsables;
   • à la demande du CGI, veiller à ce que des agents de programme ou d’autres représentants bien informés de l’institution puissent prendre part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à jour et des besoins;
   • veiller à ce que des agents de programme bien informés soient désignés pour mettre à jour les renseignements sur les programmes dont ils sont responsables;
   • à la demande du CGI, fournir des copies des répertoires des employés ainsi que la liste des agents de programme clés en mesure de décrire les mécanismes de prestation de services et les zones de prestation de services correspondantes;
   • transmettre tous les renseignements vérifiés/validés au CGI dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
6. Veiller à ce que le CGI figure sur toutes leurs listes de distribution des annonces, des avis, des communiqués et des publications.
7. Communiquer les renseignements au CGI par les moyens suivants :
   • Site Web : http://1800ocanada.gc.ca/
   • Formulaire de mise à jour du CGI : http://1800ocanada.gc.ca/webapp/ims3/GECUPDATE.jsp?Language=F&Project=2
     &H=0&Organization=0&NodeType=0&NodeId=0
   • Courriel : ncr.imc-cgi@servicecanada.gc.ca
   • Télécopieur : 613-941‑5383
   • Téléphone : 613-941‑3306 (la réceptionniste acheminera votre appel).

Lorsqu’il travaillera de concert avec les institutions, le CGI :

1. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à la version Web de la base de données du service 1 800 O‑Canada, à http://1800ocanada.gc.ca.
2. Établira un calendrier de mise à jour annuelle des bases de données et validera l’information qu’elles renferment. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à ce calendrier mis à jour dès le début de l’exercice à http://1800ocanada.gc.ca.
3. Avisera les institutions de la mise à jour annuelle et leur fournira une copie de la description de leur organisation et de leurs programmes afin qu’elles en assurent la validation.
4. Sur demande, conseillera les institutions sur la façon la plus efficace de présenter leurs renseignements dans la base de données du service 1 800 O‑Canada.
5. À la demande des institutions, veillera à ce que son équipe de mise à jour des données prenne part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à jour et des besoins.
6. Assurera un suivi auprès des institutions à mi-chemin du processus de mise à jour des données pour vérifier que cette dernière avance comme prévu et pour répondre aux questions des institutions, s’il y a lieu.
7. Intégrera les renseignements à jour qui lui seront transmis par les institutions à la base de données du service 1 800 O‑Canada, en respectant ses propres normes sur le service et les bases de données.
8. Mettra ses normes relatives aux bases de données à la disposition des institutions sur le site http://1800ocanada.gc.ca.
9. Veillera à ce que ses pratiques de surveillance des reportages des médias et du Web lui permettent de se tenir au courant des nouveautés et de l’actualité.

Mise à jour de l’information sur le Site du Canada 

Toute institution qui souhaite ajouter des informations, les modifier ou les supprimer sur le Site du Canada (www.canada.gc.ca), ou encore ajouter la mention de nouveaux sites Web lancés par une institution donnée, doit en avertir Service Canada par courriel à sitecanadasite@canada.gc.caou par téléphone au 613-996‑0298, ou par télécopieur au 613-941-1827.

L’institution qui souhaite ajouter des renseignements ou la mention de nouveaux sites Internet du gouvernement du Canada sur le Site du Canada doit fournir les renseignements suivants par courriel :

• son nom officiel, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• les besoins en ce qui a trait à l’inscription de sous‑organisations;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés;
• les renseignements au sujet de la personne-ressource (le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande).

Pour modifier ou supprimer de l’information, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :

• l’adresse URL de la page du Site du Canada où se trouve actuellement l’information;
• l’adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l’information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.

Mise à jour de l’affichage des consultations sur le Site du Canada

Les institutions qui souhaitent mettre à jour leur affichage des activités régionales et nationales de consultation publique et de participation des citoyens sur le Site du Canada doivent remplir le formulaire usuel et utiliser le gabarit fourni sur le site. L’institution qui souhaite afficher sur le Site du Canada un lien de consultation qui renvoie à sa page Web doit être munie d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur.

Pour obtenir de l’aide pour la création d’un lien entre les activités de consultation de votre institution et le Site du Canada, veuillez communiquer avec le service d’aide en direct sur l’affichage des consultations de Publiservice à support@consultation-des-canadiens.gc.ca ou composez le 613‑946‑1093 ou (sans frais) le 1‑800‑443‑0393.

Mise à jour des renseignements sur Publiservice

Les Services de télécommunications et d’informatique (STI) de TPSGC branchent les institutions à l’intranet Publiservice appuyé par le Réseau de la voie de communication protégée (Réseau VCP).

Lorsqu’elle veut se brancher la première fois à Publiservice, l’institution doit communiquer par téléphone avec le gestionnaire du service à la clientèle des STI ou le gestionnaire régional des comptes au 819-956‑6085 ou (sans frais) au 1-877-588‑8801 ou à gtis.sgti.ncr@tpsgc.gc.ca.

L’institution qui souhaite ajouter ou modifier une adresse URL sur Publiservice doit envoyer un courriel à support@publiservice.gc.ca ou composer le 613-946‑0046 ou (sans frais) le 1‑866‑946‑0046. Les renseignements suivants doivent être fournis :

• nom officiel de l’institution, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés ainsi que les renseignements devant être ajoutés ou les modifications devant être apportées;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.
• Pour modifier ou supprimer de l’information sur Publiservice, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :
• l’adresse URL de la page de Publiservice où se trouve actuellement l’information;
• l’adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l’information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l’auteur de la demande.

Utilisation du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice dans le cadre d’une campagne, d’une initiative ou d’une annonce publicitaire

Les institutions peuvent utiliser le service 1 800 O‑Canada, www.canada.gc.ca ( URL du portail du Site du Canada) ou publiservice.gc.ca (URL de Publiservice) dans le cadre d’une campagne, d’une initiative ou d’une annonce publicitaire.

Les institutions qui souhaitent inclure ces services dans le cadre d’une campagne publicitaire ou de toute autre activité de communication stratégique, doivent procéder comme suit :

1. Indiquer dans leurs plans de publicité leur intention d’utiliser le service 1 800 O‑Canada, le Site du Canada ou Publiservice dans le cadre d’une campagne de publicité.
2. Informer les gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice de leurs plans de publicité dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne (voir renseignements sur les personnes-ressources ci-après).
3. Informer les gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice de leurs plans. Les institutions peuvent utiliser à cette fin le formulaire d’inscription suivant : http://publicaccess.gc.ca/registration_form-fra.asp; elles peuvent aussi communiquer avec les personnes-ressources dont les coordonnées figurent ci-après.
4. Transmettre aux gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice un échantillon de l’annonce publicitaire (ébauche ou original prêt à reproduire) qui démontre comment le service 1 800 O‑Canada, www.canada.gc.ca ou publiservice.gc.ca seront utilisés dans le cadre de la campagne de publicité et cela, dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
5. Transmettre aux gestionnaires du service 1 800 O‑Canada, du Site du Canada ou de Publiservice un exemplaire de toute publication qui sera distribuée dans le cadre de la campagne publicitaire dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
6. Confirmer que le Comité sur la publicité gouvernementale (CPG) a examiné et a approuvé l’ensemble de la campagne et les documents connexes. Le CPG approuve l’utilisation du service 1 800 O‑Canada, du site www.canada.gc.ca et du site publiservice.gc.ca dans les campagnes de publicité.

Nota : Si le CPG n’examine pas l’utilisation du service 1 800 O‑Canada, le directeur du service doit le faire. Pour de plus amples renseignements au sujet du CPG, veuillez consulter la Procédure de planification, d’attribution de marchés de services et d’évaluation en ce qui a trait à la publicité.

Diffusion d’annonces sur le Site du Canada

Les institutions qui souhaitent diffuser des annonces sur le Site du Canada (www.canada.gc.ca) doivent suivre les étapes suivantes :

1. Informer le gestionnaire du Site du Canada de leur intention de placer une annonce sur le site (voir les renseignements sur les personnes-ressources ci-après). L’avis doit inclure un résumé de l’information que l’institution voudrait afficher et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce devrait être mise en évidence.
2. TPSGC et Service Canada informent le CPG de toutes les demandes de placement d’annonces sur le Site du Canada. Le CPG réexamine ces demandes au besoin.
3. Le CPG examine les modifications, les ajouts ou les retraits subséquents en fonction des besoins et en consultation avec TPSGC et Service Canada. Le gestionnaire du Site du Canada apporte les modifications et fait les ajouts et les retraits approuvés par le CPG. Le gestionnaire informe également les institutions des décisions du CPG avant que des mesures soient prises pour ajouter, modifier ou rayer de l’information dans les annonces affichées sur le site.

Diffusion d’annonces sur Publiservice

Les institutions qui désirent placer des annonces sur Publiservice (publiservice.gc.ca) doivent en avertir Service Canada.

Elles doivent en informer le gestionnaire de Publiservice par courriel (voir la liste des personnes-ressources ci-après). Le courriel doit inclure un résumé de l’information que l’institution voudrait afficher sur Publiservice et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce serait mise en évidence.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements à propos du service 1 800 O-Canada, du Site du Canada, de l’affichage des consultationsou de Publiservice, veuillez communiquer, à Service Canada, avec :

Daniel Tremblay Directeur Centre de renseignements du Canada (1 800 O-Canada) Téléphone : 613-941‑3379 Télécopieur : 613-991‑0816 Courriel : Daniel.Tremblay@servicecanada.gc.ca	Suzanne Beaudoin Gestionnaire Site du Canada Téléphone : 613-996‑0587 Télécopieur : 613-946‑6964 Courriel : Suzanne.Beaudoin@servicecanada.gc.ca
Judy David Gestionnaire, Publiservice (aussi de l’affichage des consultations) Téléphone : 613-991‑4590 Télécopieur : 613-946‑9170 Courriel : Judy.David@servicecanada.gc.ca