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ARCHIVÉ - Commissariats à l'information du Canada - Rapport
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Section II : Analyse des activités de programme en fonction du résultat stratégique
Résultat stratégique
Les activités de programme du Commissariat et tous les efforts que celui-ci déploie visent l'atteinte de son unique résultat stratégique, qui consiste à veiller à ce que les droits des individus en vertu de Loi sur l'accès à l'information soient protégés.
En 2010-2011, dans le cadre de son processus de planification stratégique, le Commissariat a entrepris de revoir les résultats attendus de ses activités de programme et son cadre de mesure et de surveillance du rendement vers l'atteinte de son résultat stratégique. De meilleures données sur le rendement favoriseront la gestion et la prise de décisions tout en améliorant la reddition de comptes relativement aux résultats. Par ailleurs, l'implantation de nouveaux systèmes de gestion des dossiers d'enquête et des instances juridiques permettra de mieux intégrer les données et d'améliorer les capacités d'analyse et de production de rapports du Commissariat.
La prochaine section décrit l'activité de programme de base du Commissariat, les résultats attendus ainsi que les indicateurs et les objectifs de rendement actuels. Elle explique aussi comment le Commissariat prévoit obtenir les résultats prévus et présente les ressources financières et non financières qui seront consacrées à sa fonction d'enquête et à ses services internes.
Activité de programme : Respect des obligations liées à l'accès à l'information
La Loi sur l'accès à l'information confère au Commissariat à l'information du Canada le pouvoir d'accomplir des activités de surveillance. Par l'entremise de sa principale activité de programme, le Commissariat assiste la commissaire à l'information dans ses fonctions de protectrice du citoyen et d'agent du Parlement.
Le Commissariat enquête sur des plaintes concernant la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d'accès à l'information présentées par le public et examine le rendement général de ces institutions face aux exigences législatives. Afin de maximiser la conformité de l'ensemble des institutions, le Commissariat suit une démarche proactive face aux problèmes généralisés ou récurrents; il en examine les causes sous-jacentes et recommande les solutions appropriées. Au besoin, il aide la commissaire à présenter les questions d'interprétation et d'application de la Loi devant la Cour fédérale.
Le Commissariat appuie également la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires pour toutes les questions se rapportant à l'accès à l'information. Pour appuyer ses conseils et recommandations, il effectue des analyses comparatives et documente les pratiques exemplaires.
| Ressources humaines (ETP) et dépenses prévues (en milliers de dollars) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2011–2012 | 2012–2013 | 2013–2014 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 75 | 8 197 | 75 | 8 197 | 75 | 8 197 |
| Activité de programme Résultats attendus | Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|---|
| 1. Les personnes qui ont déposé une plainte auprès de la commissaire à l'information tirent profit d'un processus efficace de règlement des plaintes. |
Pourcentage des enquêtes qui respectent les normes d'assurance de la qualité |
|
|
2. Les institutions satisfont à leurs obligations en vertu de la Loi et prennent des mesures pour régler les problèmes institutionnels et systémiques en matière d'accès à l'information. |
Pourcentage de recommandations issues des enquêtes sur des plaintes ou des problèmes systémiques qui sont adoptées |
|
|
3. Tous les intervenants - dont le public, les demandeurs d'information et le milieu de l'accès à l'information - reçoivent des renseignements pertinents en temps opportun sur des questions d'accès à l'information et sur le rôle des organismes de surveillance qui consiste à garantir le respect de la Loi. |
Information transmise aux intervenants et commentaires reçus de la part de ceux-ci, notamment au moyen de documents sur le Web, d'activités publiques et de partenariats |
|
| 4. Le Parlement reçoit des renseignements et des conseils opportuns, clairs et pertinents concernant l'incidence des lois, de la jurisprudence, des règlements et des politiques sur l'accès à l'information. | Pourcentage de rapports des comités parlementaires, de transcriptions parlementaires et de textes du hansard liés à l'accès à l'information qui mentionnent les points de vue et les conseils du Commissariat |
|
| 5. Les tribunaux reçoivent des observations et des éléments de preuve utiles concernant l'accès à l'information et la juste interprétation de la Loi et des autres dispositions législatives, règlements et précédents s'y rapportant. |
Pourcentage d'instances judiciaires dans lesquelles les jugements témoignent des observations présentées par le Commissariat |
|
Faits saillants de la planification
Au printemps 2010, le Commissariat a entrepris un processus important avec le personnel, la direction et les principaux groupes d'intervenants afin d'élaborer son plan stratégique pour 2011-2014. Fondé sur une analyse globale de l'environnement, le processus a généré un consensus autour de trois grandes orientations et buts stratégiques que le Commissariat poursuivra au cours des prochaines années. Notamment :
- Pour assurer une prestation de services hors pair à la population canadienne, le Commissariat mènera des enquêtes efficaces, justes et confidentielles. Il utilisera tous les moyens à sa disposition pour régler avec efficacité les cas de non-conformité, y compris le recours aux tribunaux, au besoin.
- Pour favoriser un régime supérieur d'accès à l'information, le Commissariat fournira des conseils et un appui au Parlement, aux organismes centraux, aux institutions fédérales, aux groupes de la société civile, au milieu universitaire et aux autres principaux intervenants pour inverser les tendances à la baisse concernant les délais de réponse et la divulgation de l'information du secteur public.
- Le Commissariat verra également à ce que son milieu de travail tienne compte des valeurs fondamentales et des besoins des employés, y compris la gestion du talent et une infrastructure habilitante.
Tout en examinant et en mettant à jour son cadre de gestion du rendement, le Commissariat élaborera des mesures pour évaluer les progrès réalisés en vue d'atteindre ses buts stratégiques. Cette section présente une analyse des plans et des initiatives pour les deux premières orientations stratégiques. Les plans relatifs au milieu de travail sont présentés dans la section traitant des services internes.
Prestation de services hors pair à la population canadienne
Le Commissariat continuera d'améliorer l'efficacité de ses enquêtes. À cette fin, il élaborera et mettra au point son approche stratégique de gestion des dossiers, tout en misant sur la technologie et la gestion de l'information pour améliorer ses processus opérationnels. Comme il l'a fait pour les plaintes administratives, le Commissariat doit concevoir des stratégies efficaces afin de régler la proportion et la complexité toujours croissantes des plaintes dues à un refus d'accès, qui font souvent intervenir des questions délicates liées à la sécurité nationale ou des renseignements sur des tiers.
Pour favoriser la conformité des institutions, le Commissariat mettra en œuvre la troisième année de son Plan triennal pour les fiches de rendement. Publié pour la première fois en juillet 2009, ce plan est mis à jour régulièrement pour tenir compte des réalisations et est ajusté, au besoin. En 2011-2012, le Commissariat mènera un suivi auprès des institutions examinées en 2009-2010. Il évaluera les progrès qu'elles ont réalisés afin de mettre en œuvre les recommandations visant à améliorer la rapidité des réponses aux demandes d'accès.
En même temps, le Commissariat surveillera de près l'utilisation et la durée des prorogations de délai d'après les avis soumis par les institutions. À compter d'avril 2011, il publiera cette analyse chaque trimestre sur son site Web afin de favoriser l'autodiscipline parmi les institutions. Le Commissariat prévoit également diffuser une procédure relative aux demandes de prorogation de délai aux termes de l'alinéa 9(1)a) et aux avis de prorogation de délai en vertu du paragraphe 9(2).
En 2011-2012, le Commissariat s'appliquera à développer et à les habiletés et les compétences analytiques de son personnel d'enquête. Il doit former les enquêteurs et les doter d'outils à jour et adaptés aux besoins, leur permettant de comprendre parfaitement les dispositions concernant l'accès à l'information et l'interprétation que leur donnent les tribunaux. Les enquêteurs pourront ainsi déterminer les questions nécessaires et pertinentes à investiguer sans devoir dépendre des directives ou conseils des Services juridiques.
Le Commissariat doit également optimiser ses capacités en matière de services juridiques et de contentieux pour pouvoir traiter efficacement les dossiers complexes, remédier au risque accru de litiges et influencer la jurisprudence en faveur de la divulgation. Dans le cadre de cet effort, il mettra en œuvre une stratégie afin d'obtenir des fonds adéquats pour bénéficier de services juridiques et d'enquête spécialisés.
Les dossiers complexes et prioritaires peuvent exiger la tenue d'audiences sous serment pour recueillir les éléments de preuve dans les meilleurs délais possibles tout en garantissant l'équité de la procédure et la justice naturelle. Ces audiences consistent à recevoir des preuves sous serment, souvent avec l'aide d'un avocat spécialisé recruté à cette fin. Le risque accru de litiges auquel le Commissariat fait face résulte du nombre et de la nature des dossiers complexes, des enjeux liés à l'élargissement du champ d'application de la Loi, des instances entamées par des tiers afin d'empêcher la divulgation et de certains vieux dossiers pouvant faire l'objet d'une ordonnance de mandamus.
Les Services juridiques comprennent un effectif très limité d'avocats ayant une expérience variable en matière de contentieux. En raison de l'augmentation prévue de la charge de travail associée aux instances judiciaires et aux dossiers complexes, il faut renforcer l'expertise interne afin d'être en mesure, au besoin, de plaider les causes complexes aux différents échelons du système judiciaire.
Un régime supérieur d'accès à l'information
Au Canada et sur la scène internationale, la liberté d'information subit une transformation fondamentale sous l'impulsion des initiatives en matière de données ouvertes et des nouvelles attentes du public. Pour le régime d'accès à l'information et son rendement à la baisse, le statu quo n'est plus viable. En 2011-2012, le Commissariat continuera à promouvoir activement sa modernisation pour que le régime tienne compte de l'environnement numérique et permette une transparence en temps réel.
À cette fin, le Commissariat collaborera avec les organismes centraux pour mettre à jour les politiques, les pratiques et les indicateurs de rendement pour l'administration du régime d'accès. Au moyen d'analyses comparatives et de partenariats, il continuera de développer l'expertise nécessaire pour appuyer le Parlement relativement aux façons de modifier la législation. La prochaine conférence internationale des commissaires à l'information, qui doit avoir lieu au Canada en octobre 2011, procurera une excellente tribune pour échanger de l'information sur les forces à l'œuvre dans le monde entier en faveur d'un plus grand accès à l'information.
Afin d'encourager une plus grande transparence gouvernementale, le Commissariat appliquera et célébrera les pratiques exemplaires. Il finira de mettre en œuvre sa politique de divulgation qui a été élaborée de concert avec les principaux intervenants. Cette politique détermine la nature de l'information de grande valeur que le Commissariat s'engage à divulguer de manière proactive. Le Commissariat mettra autant d'information que possible à la disposition du public en format ouvert et continuera d'afficher le contenu des demandes d'accès, ainsi que le nombre de pages d'information divulguées. Dans le cadre d'un projet pilote en 2010, il a exercé son pouvoir discrétionnaire et renoncer aux droits de 5 $ pour les demandes d'accès officielles dans le but de favoriser le dépôt électronique. Les résultats de ce projet pilote seront évalués en 2011-2012.
En septembre 2010, le Commissariat a instauré le Prix d'accès à l'information Grace Pépin en collaboration avec ses homologues des provinces et des territoires. Décerné une fois par année dans le cadre de la Semaine du droit à l'information, ce prix vise à reconnaître une contribution exceptionnelle sur le plan de l'accès à l'information, de la transparence gouvernementale et de la reddition de comptes. Le premier prix sera décerné en 2011-2012.
Activité de programme : Services internes
Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : gestion et surveillance, ressources humaines, gestion financière, technologie et gestion de l'information, communications, accès à l'information et protection des renseignements personnels, gestion du matériel et acquisitions, gestion des déplacements et autres services administratifs, et vérification interne. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble de l'organisation et non celles qui sont fournies à un programme en particulier.
| Ressources humaines (ETP) et dépenses prévues (en milliers de dollars) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2011–2012 | 2012–2013 | 2013–2014 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 31 | 3 808 | 31 | 3 540 | 31 | 3 592 |
Faits saillants de la planification
Dans le cadre du processus de planification stratégique de 2010, le personnel et la direction du Commissariat ont déterminé les éléments qui contribueraient à la création d'un milieu de travail exceptionnel, favorable à l'atteinte du résultat stratégique de l'organisation. Ainsi, le Commissariat s'attardera en 2011-2012 à élaborer un programme global de gestion du talent tout en améliorant son infrastructure habilitante.
Les membres du personnel ont aussi été invités à définir les valeurs fondamentales de l'organisation. Ils ont choisi les quatre principes suivants pour guider le comportement et la prise de décisions au niveau individuel et organisationnel :
- Excellence - Servir avec compétence, efficience et diligence
- Influence - Favoriser les efforts visant à moderniser l'accès à l'information
- Intégrité - Agir de manière fiable, impartiale et honnête
- Respect - Faire preuve de courtoisie, d'équité et de collaboration
Un programme global de gestion du talent
Un milieu de travail productif et gratifiant reconnaît et développe le talent afin de l'investir dans les bons postes au bon moment. Autrement dit, la gestion du talent met en correspondance les compétences et les aspirations professionnelles avec les besoins stratégiques et opérationnels de l'organisation. Dans les milieux caractérisés par des postes uniques et multifonctionnels soumis à un roulement relativement élevé, la gestion du talent doit également intégrer la gestion du savoir et le maintien de la mémoire institutionnelle.
En 2011-2012, le Commissariat commencera à mettre en œuvre un programme global de gestion du talent. La formation en constitue un volet important, lequel sera adapté pour répondre aux besoins opérationnels, notamment dans le domaine des enquêtes et des services juridiques. Le dialogue continu entre le personnel et les gestionnaires et une rétroaction régulière sur le rendement aideront les employés à développer leurs habiletés et leurs plans de carrière. Les possibilités de perfectionnement professionnel comprendront notamment l'encadrement par des coachs ou des mentors qui transmettront leurs connaissances et aideront les employés à développer ou à acquérir des habiletés ou compétences particulières.
Parallèlement, le Commissariat élaborera et mettra en œuvre une stratégie de gestion du savoir. Cette stratégie consistera à identifier les personnes dont les connaissances sont essentielles à l'organisation et à déterminer les meilleurs moyens de transférer ce savoir.
Une infrastructure habilitante comme facteur de réussite
En 2011-2012, le Commissariat mettra en œuvre la troisième année de son plan stratégique de technologie et de gestion de l'information pour 2009-2014. Les efforts viseront à terminer la transition au nouveau système de gestion des dossiers et des documents d'enquête et à amorcer le remplacement du système de gestion des dossiers juridiques. En améliorant les outils d'enquête et le déroulement des opérations, le nouveau système InTrac favorisera une résolution efficace et rapide des plaintes. Il améliorera également les capacités de rapport et d'analyse.
Afin d'améliorer le service aux clients, le Commissariat prendra des mesures pour permettre aux plaignants de soumettre leurs plaintes directement à l'aide du Web. Cette capacité de dépôt des plaintes pourrait éventuellement être intégrée au système de gestion des dossiers après que toutes les exigences relatives au réseau et à la sécurité auront été satisfaites.
Le Commissariat examinera également les possibilités de mettre en commun l'expérience acquise durant l'élaboration de son système de gestion des dossiers et des documents avec les autres petits organismes fédéraux ayant des besoins opérationnels comparables.
Au cours des dernières années, la popularité des médias en ligne et du réseautage social a connu une augmentation exponentielle. Une plus grande capacité Internet pour étendre l'accès à ces outils au Commissariat appuierait diverses fonctions. Comme source d'information publique, les médias sociaux peuvent aider les enquêteurs à déterminer si certains renseignements sont déjà dans le domaine public. Ils permettraient au personnel des Communications, des Services juridiques et des Relations parlementaires de surveiller divers forums en ligne se rattachant à l'activité de programme du Commissariat et d'y participer. Le greffier du Conseil privé a déjà reconnu l'importance de la technologie du Web 2.0 pour innover dans la façon dont nous servons et mobilisons la population canadienne.
Toutefois, cette nouvelle exigence opérationnelle crée un défi de nature technique. L'infrastructure de réseau du Commissariat est établie sous la forme d'un réseau de données, essentiellement pour le courrier électronique, le transfert de fichiers et une navigation modérée sur le Web. Pour offrir un accès à divers médias sociaux, il faudra une largeur de bande et une sécurité accrues, de même qu'une expertise afin de modifier l'infrastructure et voir à son fonctionnement. En 2011-2012, le Commissariat déterminera la portée de cette nouvelle exigence opérationnelle, articulera les différentes solutions possibles et élaborera un plan pour mettre en œuvre la solution privilégiée.
Les impératifs de la sécurité
L'amélioration de la sécurité pour le réseautage social s'inscrit dans une stratégie bien plus vaste, que le Commissariat commencera à mettre en œuvre en 2011-2012. Cette stratégie en plusieurs volets comprend diverses initiatives proposées pour garantir la protection des employés, des biens et de l'information, de même que la continuité des activités en cas d'urgence. L'objectif est de se conformer à la Politique de 2009 sur la sécurité du gouvernement.
Tous les employeurs ont l'obligation de protéger le personnel, les clients et les visiteurs contre les menaces de violence, de harcèlement et d'intimidation. Comme dépositaire de ressources publiques et fournisseur de services, le Commissariat a une double obligation de protéger ses biens contre le vol, les dommages ou les perturbations. Comme organisme d'enquête, il est aussi responsable de garantir la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels et classifiés qui lui sont confiés.
Toute lacune réelle ou perçue dans l'infrastructure de sécurité compromet la capacité du Commissariat à exécuter son mandat et présente de graves risques pour sa réputation. Les institutions pourraient hésiter à produire de l'information, ce qui retarderait les enquêtes et augmenterait les risques de litige. Des mises à jour importantes de la sécurité informatique sont requises à court terme, notamment pour les enquêtes portant sur des questions de sécurité nationale.
Les premières étapes pour 2011-2012 consisteront à mettre à jour ou à élaborer la politique, le plan et les procédures de sécurité du Commissariat, à examiner son plan de continuité des activités, et à obtenir un financement adéquat pour acquérir la technologie, le matériel et la largeur de bande, ainsi que l'expertise et la formation. Le Commissariat doit prévoir des améliorations majeures aux mesures de protection et au matériel en vue de son installation dans de nouveaux locaux en 2013.
Avantages pour la population canadienne
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, quiconque dépose une demande d'accès à l'information auprès d'une institution fédérale et n'est pas satisfait de la réponse ou de la façon dont celle-ci a été traitée peut porter plainte auprès de la commissaire à l'information. Le Commissariat s'est engagé à fournir un service exemplaire aux demandeurs d'information en enquêtant sur les plaintes d'une manière efficace, juste et confidentielle. Cette fonction est essentielle pour protéger le droit des citoyens canadiens à accéder à l'information du secteur public.
Pour maximiser la prestation de service et réduire les motifs de plainte, le Commissariat suit une démarche proactive face aux problèmes de non-conformité généralisés ou récurrents, tels que les retards dans le traitement des demandes d'accès et la diminution progressive de la divulgation. Il examine les causes sous-jacentes, recommande les solutions appropriées et en surveille la mise en œuvre. Cet effort vise à encourager l'autodiscipline parmi les institutions et ainsi contribuer à renverser les tendances à la baisse concernant les délais de réponse et la quantité d'information divulguée, tout en renforçant la confiance des citoyens à l'égard du gouvernement.
Vu le dynamisme de notre environnement numérique, le respect des délais prescrits pour le traitement des demandes d'accès ne suffit plus pour assurer la transparence et la reddition de comptes du gouvernement. Le Commissariat contribue aux efforts visant à moderniser la loi sur l'accès, déjà vieille d'un quart de siècle, et la façon dont elle est administrée. La modernisation du régime permettra de répondre aux besoins et aux attentes de notre société fondée sur le savoir qui, en retour, alimente notre économie.
La révolution numérique a démontré les avantages que présentent une transparence accrue, la participation et la collaboration. Le Commissariat travaille en faveur d'une convergence de l'accès à l'information et des initiatives d'ouverture gouvernementale, notamment en appliquant et en célébrant les pratiques exemplaires de communication routinière et proactive en format ouvert. La diffusion proactive des renseignements d'intérêt public favorisera la participation des citoyens au processus démocratique, ce qui profitera au développement des politiques et à la prise de décisions. Le partage de l'information grâce aux outils collaboratifs et en format ouvert facilitera la recherche de solutions efficaces aux défis que notre pays et le monde entier doivent aujourd'hui relever.
