ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires - Rapport

Cette page a été archivée.

Section II - Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique

Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.

Activité de programme par résultat stratégique

Services du greffe

La section des Services du greffe assure toutes les fonctions opérationnelles et toutes les fonctions du greffe essentielles au bon fonctionnement des quatre cours fédérales. Les trois greffiers (il n’y a qu’un seul greffier pour la Cour d’appel fédérale et la Cour d’appel de la Cour martiale du Canada) et trois directeurs généraux régionaux sont chargés de voir à la bonne gestion des dossiers des cours et au bon fonctionnement des procédures judiciaires des cours et à l’accès facile à celles‑ci par les plaideurs.

La section fournit des services de greffe grâce à dix points d’accès dans l’ensemble du Canada et elle a conclu des protocoles d’entente avec des organes provinciaux et territoriaux quant à la réception de documents judiciaires et quant à l’utilisation de salles d’audience dans huit lieux additionnels.

La section comprend également un groupe de direction qui est chargé d’effectuer toutes les activités de la performance, de l’innovation et de la planification du greffe et en particulier de travailler en étroite collaboration avec le personnel de Technologie de l’information en vue de régler des problèmes technologiques et de mettre au point de nouveaux systèmes essentiels aux activités du greffe. Ce groupe est également chargé d’examiner les procédures des greffes comme l’exige l’administrateur en chef adjoint et les greffiers, de s’occuper de la rédaction des normes de service dans les différents bureaux et de dispenser de la formation spécialisée sur le greffe au personnel opérationnel.

Enfin, la section des Services du greffe comprend une petite équipe composée de cadres supérieurs chevronnés qui s’occupent de la fonction quasi-judiciaire de l’appréciation et de la taxation des dépens adjugés aux parties.

Activité de programme : Services du greffe

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
302	26,8	294	25,7	294	25,7

Résultats attendus de l’activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
Les dossiers de la cour sont toujours exacts et complets	Le taux de satisfaction des clients et des juges est de 80 p. 100 et plus	Taux de satisfaction de 85 p. 100
	Les normes de service sont satisfaites	Les normes de service ont été satisfaites dans 90 p. 100 des cas

Faits saillants de la planification

En 2011‑2012, les Services du greffe continuera de fournir des services efficaces aux juges, aux plaideurs et au public, garantiront l’accès à justice et protégeront l’indépendance judiciaire. L’accent sera mis sur le maintien du niveau de service actuel et la planification de l’amélioration du service lorsque des ressources additionnelles seront disponibles.

Tel que mentionné auparavant une contrainte financière importante a trait aux coûts liés aux audiences qui échappent au contrôle du Service et qui ont augmenté en raison de l’augmentation de la charge de travail, de l’augmentation des coûts des services et des modifications législatives. Ces dépenses varient beaucoup et sont très difficile à gérer efficacement étant donné les niveaux de référence fixes. Afin de gérer ce risque, la Direction examinera toutes les audiences et les coûts liés à celles‑ci afin d’évaluer tout changement dans le niveau de risque.

La Direction générale des services du greffe fournira un niveau de soutien minimal aux systèmes de gestion des dossiers des cours et de dépôt électronique afin que ceux-ci soient entretenus et mis à niveau afin de répondre aux besoins des cours et à ceux de leurs clients.

La Direction est déterminée à fournir des services efficaces et continuera à solliciter les commentaires des clients, à surveiller le rendement du greffe et à améliorer les connaissances des employés en rationalisant et en consignant par écrit les procédures utilisées par le greffe pour les différentes cours. La Direction continuera, si possible, à identifier des efficacités internes et à allouer des ressources salariales  aux opérations qui fournissent des services au judiciaire, aux plaideurs et au public.

Avantages pour les canadiens

L’activité de programme des Services du greffe est l’élément essentiel permettant aux plaideurs de profiter d’un accès rapide et équitable aux processus judiciaires des quatre cours. Les employés de la direction générale assument plusieurs fonctions afin de veiller à ce que les plaideurs aient accès aux dossiers et aux processus judiciaires  des quatre cours à l’échelle du pays. Ils fournissent des services concernant les audiences, informent les plaideurs des règles de pratique, des directives et de la procédure de la cour, tiennent les dossiers des cours, assurent la liaison entre la magistrature, les membres de la profession juridique et les plaideurs qui ne sont pas représentés par des avocats, traitent les documents déposés par les plaideurs ou remis à ces derniers, enregistrent les auditions et déposent les documents portant sur l’exécution des décisions. La direction générale joue un rôle clé permettant de faciliter l’accès du public aux cours sans pour autant compromettre l’indépendance judiciaire. 

Services judiciaires

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges grâce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, des chauffeurs et des préposés à l’audience et du personnel de la bibliothèque. Sont notamment offerts des services de recherche, de documentation, de révision, de mise au point, et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de prêter main-forte aux juges dans l’élaboration de leurs jugements et des motifs de jugement.

Activité de programme : Services judiciaires

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
188	20,3	186	20,1	186	20,1

Résultats attendus de l’activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
Les juges disposent de l'appui et des ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions judiciaires	Le taux de satisfaction des juges en ce qui a trait aux services qu'ils reçoivent est d'au moins 80 p. 100	Taux de satisfaction de 85 p. 100

Faits saillants de la planification

La Direction générale des services judiciaires poursuivra son examen de la qualité et de l’efficacité de son appui aux membres des quatre cours et aux employés du Service. On s’attardera plus précisément sur la façon de maximiser le rendement avec des ressources qui se font de plus en plus rares. On examinera quelles sont les ressources nécessaires afin d’appuyer efficacement les juges et les protonotaires. Toutefois, d’importantes contraintes de financement à l’échelle du Service entravent la progression de bon nombre de projets proposés par la magistrature.

La direction générale poursuivra l’examen de la Section des services de distribution visant à simplifier ses façons de faire. De plus, on mettra en œuvre une politique sur la traduction et la publication pour le Service. Les processus des sections de l’impression et de la traduction continueront de faire l’objet d’un suivi afin de veiller à l’utilisation la plus efficace possible des ressources et de garantir au public un accès aux décisions des cours en temps opportun. À cet égard, Services judiciaires travaillera de pair avec les employés du greffe afin de garantir que ces processus soient pris en compte dans l’élaboration du nouveau système de gestion des dossiers de la cour.

Au moyen d’Internet et d’autres outils, Services judiciaires poursuivra ses efforts visant à mieux faire connaître au public les décisions judiciaires publiées. Le site Web de la Cour d’appel de la Cour martiale du Canada sera migré vers une nouvelle plateforme permettant au public un meilleur accès. En raison d’un manque de ressources, il est impossible pour l’instant de migrer et de mettre à jour les sites Web des autres cours.

La direction générale continuera d’appuyer les différents comités des cours qui facilitent le dialogue entre les cours, les plaideurs et le public. Ces comités servent de forums dans lesquels on discute de changements qui pourraient être apportés aux processus judiciaires dans certains domaines bien précis et ils font intervenir divers comités de liaison entre la magistrature et le barreau et comités de règles.

Dans le but d’améliorer son milieu de travail et d’appuyer son effectif, la direction générale offrira à ses employés des possibilités, à l’interne, d’élargir leurs options de perfectionnement professionnel.

Avantages pour les canadiens

La Direction générale des services judiciaires appuie directement les juges et les quatre cours par des services de soutien administratif, des services de bibliothèque ainsi que des services de recherche juridique, de traduction et de révision. Grâce à cet appui, les juges sont en mesure d’entendre et de trancher des affaires de façon efficace, ce qui est un élément essentiel au bon fonctionnement du système judiciaire. La direction générale veille aussi, par l’intermédiaire de sa Section des services de distribution, à ce que le public ait rapidement accès aux ordonnances et aux décisions des cours. Enfin, la Direction générale des services judiciaires, grâce aux employés dans les bureaux des juges en chef, soutient le lien important qui existe entre la magistrature et le barreau ainsi que les travaux des comités de règles des cours. Toutes ces activités garantissent une administration judiciaire efficace et opportune tant pour les plaideurs se présentant devant les cours servies par le Service que pour le public canadien en général.

Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de sécurité, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Sont comprises dans les services internes les activités et les ressources qui s’appliquent à l’échelle de toute organisation. Ces activités et ressources jouent aussi un rôle clé en tant qu’outils habilitants pour les cours.

Le rôle de Services internes est d’appuyer le mandat du Service administratif des tribunaux judiciaires, qui est de fournir des services judiciaires et de greffe efficaces aux quatre cours supérieures fédérales d’archives et, à ce titre, les services internes sont fournis uniquement par nécessité opérationnelle. Parmi les services qui appuient de façon directe les activités des cours et du greffe, soulignons le soutien technologique et des systèmes, la gestion des dossiers, des locaux et des services de sécurité pour les salles d’audience et les juges, du matériel et des fournitures spécialisés ainsi que des services de courrier. De plus, de nombreux autres services appuient indirectement ces activités.

Activité de programme : Services internes

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de dollars)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
145	18,3	140	16,9	140	17,0

Faits saillants de la planification

Afin de réaliser son mandat, soit de permettre aux cours de fonctionner le plus efficacement possible, le Service doit veiller à l’intégrité et à la sécurité des cours fédérales, fournir des services et un accès pour les juges, les clients et le public ainsi que s’acquitter de ses obligations organisationnelles et prévues par la loi.

Étant donné la présente période de contraintes, les Services internes devront jouer un rôle clé afin d’aider le Service à atteindre une stabilité financière sans pour autant miner ses activités essentielles. Les secteurs qui préoccupent particulièrement sont, notamment, la sécurité du matériel et de l’information, les systèmes de soutien des cours et du greffe, l’informatique et la gestion de l’information. Le Service a de plus en plus de difficulté à s’acquitter de certaines obligations et imputabilités dû à un manque de capacités; soit, entre autres, la mise en œuvre et le maintien de nouvelles exigences en matière de politiques et de reddition de comptes dans des secteurs comme la sécurité gouvernementale, l’informatique, la gestion de l’information, la tenue de registres, la planification des investissements, la gestion de projets, les rapports financiers et le contrôle interne.

Afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles et de maximiser l’efficacité de l’utilisation des ressources, Services internes doit continuer à élargir l’application de l’approche intégrée et axée sur les risques à la planification, l’analyse et la mise en œuvre ainsi qu’aux décisions en matière d’attribution des ressources. 

Investir dans les ressources humaines

Les Services des ressources humaines (RH) entament des mesures visant à attirer, à perfectionner et à retenir des employés pour le Service. Ces mesures comptent une approche systématique au perfectionnement et à la formation professionnelle ainsi qu’une attention particulière portée à la diversité, aux valeurs et à l’éthique. Des travaux sont également en cours visant à intégrer la planification des ressources humaines à la planification des activités. Le SATJ doit, au cours des prochaines années, implanter un nouveau système de gestion des ressources humaines afin de remplacer l’actuel système d’information sur les ressources humaines (SIRH), que TPSGC mettra hors service en 2012.

Sécurité

Afin d’assurer le bon fonctionnement des cours, il est essentiel d’avoir un niveau de sécurité adéquat. C’est pourquoi Services internes travaille à améliorer et normaliser les mesures de sécurité à l’échelle du Service dans le but de protéger les membres des cours, les personnes se présentant devant les cours, les employés et les visiteurs, ainsi que les biens matériels et les locaux. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à une mise à niveau de la sécurité des locaux, les contrôles de sécurité et la formation des employés.

Le Service devra identifier une source de financement afin de terminer la mise en œuvre des plans de sécurité avant juillet 2012 s’il veut répondre aux exigences prévues dans la politique en matière de sécurité au gouvernement. Afin d’y arriver, il est essentiel d’exécuter un programme à jour en matière de gestion  intégrée des risques de sécurité visant toutes les facettes des activités des cours, y compris la technologie de l’information et la gestion de l’information, et d’élaborer des activités et des programmes de continuité des opérations.

Gestion de l’information et technologie de l’information (GI/TI)

La Section de la GI/TI poursuivra ses efforts afin d’améliorer l’infrastructure informatique du Service, ce qui se fera principalement en comblant les lacunes décelées lors d’une récente analyse des menaces et des risques externes et en maintenant le cap vers la conformité avec les exigences de Gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI). De plus, le Service travaille de près avec la magistrature à évaluer les exigences et les coûts associés à la mise en œuvre de la Sécurité des renseignements judiciaires établie par le Conseil canadien de la magistrature. Il est primordial d’investir dans la TI si on veut garantir la continuité des services judiciaires essentiels en cas de désastre ou de défaillance des systèmes.

Dans la mesure où les ressources le permettent, un soutien sera fourni pour ce qui est de l’élaboration et de l’entretien d’applications technologiques qui supportent l’amélioration des processus du greffe et du judiciaire. La priorité sera accordée au système commun de gestion des dossiers de la cour et aux fonctions connexes, soit le dépôt électronique des documents et l’enregistrement audionumérique dans la salle d’audience.

Installations

Le Service a comme priorité le regroupement de ses fonctions de soutien organisationnel de la région de la capitale nationale. La sécurité et l’efficacité des activités et des services aux cours en seront grandement améliorées, et le tout donnera lieu à des économies.

Consolidation de la gestion interne

Services internes travaille actuellement à consolider les pratiques de gestion interne, notamment la planification, la prise de décisions fondées sur des données probantes, la reddition de comptes et la responsabilité.

Une exigence clé est la conformité avec la nouvelle politique gouvernementale sur les contrôles internes se soldant par la signature, par l’administrateur en chef, d’une Déclaration de la responsabilité de la direction. La mise en œuvre de la politique en 2011‑2012 nécessitera la mise sur pied des capacités nécessaires dans le secteur de la gestion financière de Services internes.

De plus, le Service cherche à se conformer, aux politiques sur la planification des investissements et la gestion de projet concernant les biens et les services acquis qui entreront en vigueur en 2012. Le Service se doit d’avoir un plan d’investissement approuvé par le Conseil du Trésor avant cette date afin de confirmer ses pouvoirs délégués pour mener des projets et acquérir des services.

Conformément aux politiques du Conseil du Trésor, les travaux se poursuivront en vue d’intégrer la planification des investissements et la gestion de projet aux processus de gestion. Ainsi, on normalise l’approche, on établit les façons de faire appropriées et on fournit de la formation et des lignes directrices afin de garantir que les projets à l’échelle du Service seront livrés à temps, sans dépassements de coûts, et en fonction du champ d’application prévu. Ces activités, ainsi que les activités connexes, serviront à améliorer la qualité et l’accessibilité de l’information et donneront lieu à des décisions plus éclairées et à une gestion de projet plus rigoureuse.

Avantages pour les Canadiens

La population canadienne tirera avantage de ces initiatives en raison de leurs répercussions positives sur l’efficacité générale du système judiciaire fédéral. La participation de Services internes au résultat fondamental qu’est l’accès rapide et équitable du public aux processus judiciaires des cours, quoique indirecte, est essentielle.

La prestation de services améliorés aux clients, à la magistrature et aux plaideurs se traduit concrètement par l’amélioration des services à la population canadienne et à tous les plaideurs étant donné le rôle clé que tiennent les cours fédérales dans le système démocratique canadien et vu l’importance des questions traitées par les cours.