ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les petits ministères et organismes

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Vérification interne horizontale
des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les petits ministères et organismes

Table des matières

• Sommaire
  • Importance de la vérification
  • Évaluation globale
  • Conclusion
• Énoncé d’assurance
• Contexte
• Objet, portée et approche de la vérification
  • Objet et portée
  • Approche de vérification
• Constatations détaillées et recommandations
  • Constatation 1 : Détermination des risques
  • Constatation 2 : Attestation à l’égard des paiements
  • Constatation 3 : Assurance de la qualité
• Conclusion
  • Plans d’action de la direction
• Appendice 1 : Ministères et organismes visés par la mission de vérification
• Appendice 2 : Objectifs et critères d’évaluation utilisés
• Appendice 3 : Plan d’action de la direction
• Appendice 4 : Liens aux lois, aux politiques et aux documents d’orientation pertinents

Sommaire

La vérification avait pour objet d’évaluer la pertinence et l’efficacité des processus de détection des opérations à risque élevé qui sont en place afin d’assurer des pratiques de vérification des comptes efficaces. Nous avons examiné la gestion des risques entourant le contrôle des dépenses et les pratiques existantes dans un échantillon de petits ministères et organismes (PMO) afin de déterminer si la gestion des dépenses était exercée avec un bon rapport coût-efficacité et avec efficience tout en mettant en œuvre le niveau de contrôle requis.

Importance de la vérification

Une gestion efficace du risque dans le contexte des mécanismes de contrôle des dépenses des PMO rend possible la diligence voulue dans les opérations financières qui exigent un examen plus rigoureux et une plus grande efficience que dans celles dont le risque est faible. Faute d’une approche de vérification des comptes reflétant les niveaux de risque inhérents à différents types d’opérations, on risquerait en effet de ne pas accorder suffisamment d’attention aux opérations à risque élevé tout en consacrant proportionnellement beaucoup trop d’attention et de ressources aux opérations à risque faible.

Évaluation globale

Dans l’ensemble, les PMO n’exploitent pas les possibilités d’une gestion des risques pour accroître l’efficience de leurs pratiques de vérification des comptes. La plupart d’entre eux traitent toutes leurs opérations financières comme des opérations à risque élevé; la mise en place de stratégies de gestion du risque appropriées améliorerait l’efficience des pratiques. Bien que l’on gagne en efficacité, la tolérance au risque n’a pas été formellement documentée ni n’a fait l’objet d’une entente entre tous les paliers de gestion concernés.

La plupart des PMO n’ont pas officialisé leur processus d’identification des risques qui s’appliquent aux opérations de vérification de comptes. Bien que la plupart des PMO disent considérer toutes les opérations à risque élevé, ils n’ont pas présenté de preuve à l’appui de cette décision et leurs mécanismes ne reflètent pas cette situation. En outre, ce ne sont pas tous les gestionnaires concernés qui participent à l’exercice de détermination des risques.

Règle générale, les personnes qui possèdent le pouvoir délégué d’attester qu’un bien ou un service a été reçu s’acquittent bien de leurs responsabilités. Il n’y pas de lacunes systémiques dans ce domaine. Toutefois, environ le tiers des PMO de notre échantillon ne s’assurent pas que les personnes possédant ce pouvoir délégué suivent la formation obligatoire du gouvernement du Canada avant d’être investies de leur pouvoir.

Les PMO n’appliquent pas toujours les mécanismes de vérification des comptes de manière proportionnelle aux risques établis dans leur processus d’assurance de la qualité. Bien que la plupart des PMO déclarent que la totalité des opérations sont à risque élevé, il n’est pas rare qu’intuitivement, ils appliquent des procédures de vérification moins rigoureuses aux opérations à faible risque. Par conséquent, dans la plupart des cas, il n’existe pas de plans d’échantillonnage appropriés pour les opérations assujetties aux vérifications à faible risque. Néanmoins, les personnes responsables de l’assurance de la qualité surveillent les résultats de la vérification des comptes et discutent des enjeux avec la direction en temps opportun.

Conclusion

Dans l’ensemble, les PMO ne tirent pas profit des pratiques de vérification plus efficaces qui découlent de l’identification adéquate des opérations à risque élevé. La plupart des PMO qui font partie de notre échantillon prétendent que, compte tenu du faible nombre d’opérations et de l’examen accru du public, ils considèrent que toutes les opérations sont à risque élevé. Toutefois, ce degré de tolérance au risque n’est pas proportionnel aux procédures d’assurance de la qualité appliquées. Néanmoins, les PMO analysent les résultats de l’assurance de qualité et communiquent cette rétroaction de manière informelle à tous les paliers de gestion concernés.

Le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général a demandé aux PMO d’élaborer un plan d’action détaillé en réponse au présent rapport de vérification. Les résultats et les recommandations de la présente vérification ont été accueillis de manière favorable par les officiers responsables des PMO. Tout semble indiquer que des améliorations seront apportées. Le Bureau du contrôleur général contribuera à la diffusion de l’information découlant des constatations de vérification, notamment en partageant les meilleures pratiques et en offrant de la formation selon les besoins.

Énoncé d’assurance

D’après mon jugement professionnel à titre de directeur exécutif de la vérification opérationnelle, je suis d’avis que nous avons exécuté des procédures de vérification suffisantes et judicieuses et que nous avons recueilli les preuves nécessaires pour étayer les conclusions présentées dans le présent rapport. Nous avons fondé nos constatations et nos conclusions sur une comparaison des conditions existant en date du 3 septembre 2009, dans les ministères vérifiés au moment de la vérification avec des critères de vérification établis. Nous avons recueilli les éléments de preuves conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada ainsi qu’aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.^[1]

Contexte

Aux termes de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, le contrôleur général doit diriger des vérifications horizontales dans les petits ministères et organismes (PMO). Les vérifications horizontales, qui consistent à examiner les risques qui s’étendent à plus d’un ministère, permettent de faire rapport sur la situation en ce qui touche la gouvernance, les contrôles et la gestion du risque dans l’administration fédérale. Le présent rapport fait état des résultats de la vérification horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé.

Le contrôle des dépenses du gouvernement du Canada est régi par la politique de Vérification des comptes et la Politique sur la surveillance active, ainsi que la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). ^[2]

L’objectif de la politique de Vérification des comptes consiste à veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l’objet d’une vérification à la fois rentable et efficace afin que les exigences en matière de contrôle soient respectées. Les mécanismes de vérification des comptes doivent être conçus et appliqués de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l’importance des risques associés à chaque paiement. La politique exige aussi que les pratiques de vérification des comptes soient surveillées pour que l’on s’assure d’exercer le degré de contrôle nécessaire sur les opérations à risque élevé et sur celles à risque faible, comme prévu. À cet égard, il est important de tenir compte de divers aspects tant de la LGFP que de la Politique sur la surveillance active pour assurer la conformité à la politique de Vérification des comptes. Par exemple, la vérification active permet aux PMO de se servir des renseignements qu’ils obtiennent et de s’adapter aux nouvelles situations en modifiant leurs stratégies de gestion des risques en conséquence. Les deux articles de la LGFP les plus pertinents pour la politique de Vérification des comptes sont l’article 34, « Marchés de fournitures, de services ou de travaux », et l’article 33, « Demandes de paiement ».

Le paiement de fournitures, de services ou de travaux (article 34) doit être attesté par une personne s’étant fait déléguer le pouvoir de l’approuver par le ministre. L’attestation aux fins de l’article 34 signifie que le travail a été exécuté, la fourniture livrée ou le service rendu conformément au marché conclu entre le gouvernement du Canada et le fournisseur du travail, de la fourniture ou du service. Les pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 sont habituellement confiés aux responsables des projets, c’est‑à‑dire les personnes chargées de mener les activités à bien conformément au mandat du ministère ou de l’organisme.

Habituellement, une fois l’attestation exigée par l’article 34 remise, les demandes de paiement sont envoyées à la fonction des finances, où une personne investie des pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 effectue l’assurance de la qualité pour attester que le paiement est conforme au montant budgété, que la personne investie du pouvoir nécessaire en vertu de l’article 34 s’est dûment acquittée de ses responsabilités, qu’aucun agent signataire du chèque n’en bénéficiera personnellement, que le codage financier est fait correctement et que toutes les autres politiques pertinentes ont été respectées. L’attestation aux termes de l’article 33 sert de document officiel pour justifier le versement des fonds. Une approche de gestion des risques peut être appliquée aux responsabilités susdécrites. Dans le cas des paiements à risque élevé, il faudrait que l’on satisfasse à toutes les exigences d’assurance de la qualité; par contre, dans le cas des opérations à risque faible, on peut se fier à l’attestation du responsable du projet pour réduire dans une certaine mesure le nombre des tâches laborieuses associées à cette assurance de la qualité.

Une gestion des risques efficace à l’égard des mécanismes de contrôle des dépenses exige que ce soit le niveau approprié de gestion d’un ministère ou d’un organisme qui détermine quels types de paiements sont à risque élevé et devraient, par conséquent, faire l’objet d’une assurance de la qualité plus approfondie lors du processus de vérification fondé sur l’article 33. Pour assurer une surveillance appropriée, seuls des échantillons sélectionnés dans les opérations réputées à risque faible devraient faire l’objet d’un examen plus rigoureux. De cette façon, on peut s’assurer que les processus conçus pour les opérations à risque faible n’en seront pas moins traités avec une diligence raisonnable, de façon que l’on puisse identifier les nouveaux risques, le cas échéant. La Politique sur la surveillance active prévoit que les PMO disposent de moyens pour détecter et faire connaître dès que possible les risques inacceptables, les vulnérabilités, les défaillances de contrôle et les déficiences exigeant des correctifs. Une gestion efficace des risques est donc propice à une utilisation plus efficiente des ressources chargées de l’assurance de la qualité.

Les PMO du gouvernement du Canada sont extrêmement différents, à divers points de vue, notamment en ce qui concerne leur structure organisationnelle et leur taille, leur budget, la nature du travail et leur relation avec les ministères et organismes de taille plus importante. Leur budget ne dépasse pas 300 millions de dollars par année, tandis que les dépenses brutes en personnel représentent environ 65 % des dépenses. Le total de leurs équivalents temps plein varie entre 10 et 500 employés. Ces facteurs contribuent à la nature des systèmes et des contrôles financiers mis en œuvre par les PMO à des fins de prise de décisions et de responsabilisation.

Objet, portée et approche de la vérification

Objet et portée

La vérification avait pour objet d’évaluer la pertinence et l’efficacité des processus en place pour déterminer les opérations à risque élevé en vue d’utiliser des pratiques de vérification des comptes plus efficientes.

En tout, 16 petits ministères et organismes (PMO) ont participé à notre vérification. Nous avons examiné la gestion des risques dans le contexte des mécanismes de contrôle des dépenses afin de déterminer si les politiques et les procédures étaient conçues de façon à respecter les principes de gestion des risques, si les mécanismes de contrôle étaient proportionnels aux risques et si l’on avait mis en place des mécanismes de surveillance efficaces.

Approche de vérification

La vérification a été effectuée en deux phases. Des consultants ont été retenus pour appuyer l’équipe de vérification du Bureau du contrôleur général dans ces deux phases.

Phase 1

En vue de sélectionner les PMO qui allaient participer à la vérification, nous avons effectué une analyse des risques à partir de constatations de vérifications horizontales antérieures et nous avons tenu compte de la taille du PMO, de la centralisation — ou de la décentralisation — de sa fonction financière et de la nature de ses activités. Nous avons aussi veillé à inclure des PMO ayant un volume important de dépenses par rapport à l’ensemble des ministères et organismes du gouvernement. En nous fondant sur cette analyse, nous avons sélectionné un échantillon de 16 PMO (voir Appendice 1), lesquels effectuent 20 % des dépenses totales de tous les PMO.

Phase 2

Nous avons étudié la documentation sur la vérification des comptes des 16 PMO sélectionnés afin de déterminer leurs points forts et leurs faiblesses systémiques. Nous avons examiné des documents sur les risques, les plans d’assurance de la qualité et de surveillance et les politiques ou procédures organisationnelles en matière de gestion des dépenses.

Nous avons effectué des entrevues avec des gestionnaires de ces PMO qui sont responsables des divers processus de gestion des dépenses, notamment des cadres supérieurs du secteur des finances, des gestionnaires et des responsables de projets chargés de la vérification des comptes. Nous avons vérifié si les procédures étaient uniformément comprises et respectées par ceux qui sont chargés de ces fonctions.

Nous avons également procédé à d’autres examens des opérations pour vérifier si les politiques et les procédures de vérification des comptes des opérations à risque élevé étaient appliqués comme prévu. Nous avons examiné un total de 160 opérations effectuées entre le 1^er avril et le 31 décembre 2008 pour vérifier si les procédures établies étaient bien suivies par les agents responsables.

Constatations détaillées et recommandations

Constatation 1 : Détermination des risques

Notre vérification avait pour but d’examiner les pratiques de gestion des risques des PMO liées à la vérification des comptes. Nous désirions nous assurer que les opérations à risque élevé avaient été identifiées et que les contrôles appropriés s’harmonisaient avec l’attestation des paiements connexes. Nous avons déterminé si un niveau de gestion adéquat représentant la fonction de gouvernance de la vérification des comptes, de la gestion du risque et des contrôles prenait part à l’identification des risques. Outre les autorités représentant la fonction de gouvernance de la gestion du risque, nous avons vérifié si d’autres autorités fonctionnelles pertinentes prenaient part à l’identification des risques. Enfin, nous avons cherché des documents à l’appui de l’identification des dépenses à risque élevé et des politiques ou procédures justificatives pour établir les différences requises au niveau de l’attestation des paiements à risque élevé par rapport aux paiements à faible risque.

Nous nous attendions à ce que les opérations à risque élevé aient été identifiées et exposées par écrit dans chacun des PMO visé par notre échantillonnage. Nous nous attendions à ce que les risques identifiés et l’impact sur les contrôles qui en résultait fassent l’objet de politiques et de procédures ou de documents d’orientation utilisés pour informer les personnes responsables du processus de vérification des comptes. Compte tenu de l’environnement des PMO, nous ne nous attendions pas à ce que les documents qui en résulteraient soient longs ou constituent un exercice ponctuel de création d’emplois. Nous prévoyions plutôt que les risques identifiés seraient mis en relief dans le compte-rendu d’une réunion de cadres supérieurs ou présentés dans un court document d’une demi-page. Nous nous attendions également à ce que des membres du personnel compétents aient pris part à l’identification des risques, tant ceux qui représentent la fonction de gouvernance des PMO que ceux des secteurs fonctionnels qui pourraient apporter une contribution valable à ce processus.

Une gestion du risque efficace repose sur l’officialisation de l’identification des risques et sur les modifications apportées aux contrôles qui en résultent, qui revêtent de l’importance pour s’assurer que les divers niveaux de gestion voient le risque du même œil et que des contrôles puissent par conséquent être élaborés pour combler les besoins et les attentes de la direction.

La plupart des PMO n’ont pas identifié formellement les paiements à risque élevé. Nous avons découvert que certains des PMO inclus dans notre échantillonnage avaient identifié formellement et documenté leurs dépenses à risque élevé à l’appui des types d’opération requérant davantage d’intégrité dans le cadre du processus d’attestation. En outre, ces PMO révisaient le processus une fois l’an et les questions de risque étaient discutées par des comités de cadres supérieurs établis.

Toutefois, la majeure partie des PMO n’avaient pas documenté les types d’opérations qu’ils estimaient être à risque élevé. Lorsque les responsables des contrôles de dépense ont été interviewés, ils ont pu indiquer quels types d’opération ils estimaient être à risque élevé; cependant, il n’existait pas de façon formelle de s’assurer que tous les gestionnaires de l’organisation convenaient de cette identification des risques ou que toutes les contributions valables avaient été prises en compte.

En outre, la plupart des PMO ont déclaré que la totalité des opérations étaient à risque élevé, compte tenu du petit nombre d’opérations quotidiennes et du risque du PMO pour sa réputation si un paiement n’est pas effectué avec exactitude. Dans la plupart de ces cas, cette déclaration ne s’appuyait pas sur des documents.

La plupart des PMO n’ont pas inclus les commentaires de tous les niveaux de direction pertinents sur les risques. Peu de PMO pouvaient faire la preuve qu’ils avaient fait participer des membres de la direction à leur processus d’identification des risques. Si tous les membres du personnel concernés ne participent pas au processus de gestion du risque—à savoir ceux qui représentent la fonction de gouvernance et ceux qui possèdent des compétences particulières des risques—il se peut que l’identification des risques et la réaction à ces risques soient inappropriées.

Pour la plupart, les PMO n’ont pas élaboré de documents d’orientation à l’appui de leur processus d’identification des risques et des procédures de vérification connexes. On a constaté l’existence de bonnes pratiques dans les PMO. Par exemple, des employés étaient formellement avisés des risques identifiés au moyen de procédures à suivre en réaction aux faibles risques et aux risques élevés. Cependant, de telles pratiques n’étaient pas chose courante. Il faut fournir aux responsables de la vérification des comptes des documents d’orientation adéquats sur les procédures de vérification qui doivent être appliquées selon les divers niveaux de risque. Ainsi, les pratiques peuvent s’harmoniser aux décisions en matière de gestion du risque. Il pourrait résulter de l’insuffisance de documents sur l’identification des risques et de l’incapacité de les soutenir à l’aide d’une fonction de gouvernance applicable à la vérification des comptes une application de contrôles inadéquats ou inefficaces.

Recommandations

1.  Les PMO devraient officialiser leur processus d’identification des opérations à risque élevé, lequel pourrait être présenté dans un bref document d’orientation. Les responsables de la fonction de gouvernance pour la gestion des dépenses et les spécialistes de l’aspect fonctionnel devraient participer au processus.

2.  Les PMO devraient s’assurer que les risques sont définis clairement et consignés, en prévision du processus de vérification des comptes.  

Constatation 2 : Attestation à l’égard des paiements

Les responsables de projets (article 34) doivent s’assurer de l’existence d’une preuve que le marché a été exécuté avant de donner leur attestation pour un paiement. Ils attestent que les travaux ont été exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus conformément aux modalités du marché, et que le prix demandé est lui aussi conforme au marché ou, à défaut de marché, qu’il est raisonnable.

Nous avons examiné l’information, la formation et les lignes directrices dont les responsables de projets disposaient pour s’assurer que les conditions du marché avaient été respectées avant d’en attester pour justifier chaque paiement.

Nous nous attendions non seulement à trouver des lignes directrices ou des listes de contrôle, mais aussi à constater que l’on avait donné une formation suffisante aux responsables chargés de fournir l’attestation afin de leur permettre de bien savoir comment effectuer un examen suffisamment rigoureux pour déterminer si les conditions d’exécution ont été respectées avant de donner une attestation autorisant les paiements. Des lignes directrices spécifiques seraient particulièrement justifiées quand la preuve que les conditions du marché ont été respectées est unique, dans des situations que l’on ne trouve pas tous les jours, par exemple dans des marchés de services professionnels comprenant divers critères d’exécution et des rapports exigibles avant que l’on approuve un paiement.

L’absence de lignes directrices sur la vérification des comptes qui sont adaptées aux programmes risque d’amener les responsables des projets à mal comprendre et à appliquer de manière inégale les pratiques de vérification des comptes et à ne pas accorder une attention suffisante aux risques ou aux caractéristiques propres à leur ministère ou organisme ou à un programme en particulier.

L’attestation des paiements est produite par les personnes autorisées à le faire. Bon nombre de responsables de projet investis de responsabilités qui leur sont déléguées en vertu de l’article 34 ont des subalternes chargés par délégation de revoir les modalités contractuelles pour s’assurer que la base de paiement est conforme à la facture reçue du fournisseur. Toutefois, nous n’avons découvert aucun cas de signature en vertu de l’article 34 par une personne qui n’était pas autorisée à le faire.

Dans certains PMO, des personnes investies d’un pouvoir délégué n’avaient pas suivi la formation nécessaire. Dans environ le tiers des PMO de notre échantillon, les personnes possédant une délégation du pouvoir de signature n’ont ni suivi la formation requise, ni passé et réussi les examens en ligne conçus pour s’assurer qu’ils comprennent les rôles et les responsabilités qui leurs sont conférés en vertu de l’article 34 avant la promulgation des pouvoirs délégués. Nous avons également découvert que certains des PMO ne connaissaient pas l’existence de la formation et des examens requis.

Les personnes investies d’un pouvoir délégué aux termes de l’article 34 devraient bien saisir la responsabilité qui leur est attribuée; dans le cas contraire, il se peut que l’approbation du paiement des fournitures et des services ne soit pas faite comme il se doit.

Recommandation

3.  Les PMO devraient s’assurer que les personnes investies d’un pouvoir délégué d’attestation en vertu de l’article 34 suivent la formation requise et passent les examens appropriés du gouvernement du Canada pour prouver qu’elles comprennent leurs responsabilités avant d’obtenir cette délégation.

Constatation 3 : Assurance de la qualité

Nous avons examiné la question de savoir si les personnes responsables de l’assurance de la qualité (attestation en vertu de l’article 33) s’acquittaient de leurs fonctions de manière efficace et efficiente. Nous avons également vérifié si ces personnes respectaient les décisions en matière de gestion du risque qui touchent la vérification des comptes établies dans leur PMO. Dans le cas des PMO qui avaient identifié formellement les opérations à risque élevé, nous voulions nous assurer qu’un processus de contrôle plus efficace et rationalisé était suivi en regard des opérations à faible risque et qu’une stratégie d’assurance de la qualité (y compris un plan d’échantillonnage) avait été élaborée pour le traitement des opérations à faible risque de manière appropriée. Dans le cas des opérations à risque élevé, notamment dans les PMO dans lesquelles l’ensemble des opérations étaient réputées à risque élevé, nous désirions nous assurer que les personnes responsables de l’assurance de la qualité respectaient le niveau de risque de leurs procédures de vérification. Enfin, nous voulions vérifier si les personnes responsables de l’assurance de la qualité, et notamment de l’attestation en vertu de l’article 33, assuraient la surveillance du processus. Par conséquent, nous désirions nous assurer qu’elles faisaient rapport à la fonction de gouvernance dans des domaines comme les bonnes pratiques, les erreurs relevées, les questions systémiques ou les changements à l’identification des risques ou à la tolérance qui devait être discutée.

Nous nous attendions à ce que tous les PMO respectent les procédures de contrôle pertinentes en matière d’assurance de la qualité pour chaque opération selon que le paiement était considéré à risque élevé ou à faible risque. Nous nous attendions à ce que ces procédures de contrôle soient claires et à ce qu’il existe des preuves de l’application de ces contrôles à chaque opération. Dans le cas des PMO qui avaient reconnu avoir conclu des opérations à faible risque et qui appliquaient par conséquent moins de contrôles à l’égard de ces opérations dans le cadre de leur processus de vérification des comptes, nous nous attendions à ce qu’il y ait un plan d’échantillonnage qui aurait été mené à bien afin que les opérations à faible risque aient été sujettes à un niveau d’intégrité adéquat. Enfin, nous nous attendions à ce que les résultats et les erreurs soient analysés par les personnes responsables de l’assurance de la qualité et communiqués en temps opportun aux responsables de la gouvernance dans ce domaine.

Il importe que les contrôles des dépenses aux fins de la vérification des comptes soient conçus de manière efficace et efficiente. L’employé qui consacre une période temps démesurée à la vérification d’une opération à faible risque ne fait pas un usage efficace de son temps. Les contrôles devraient être conçus et appliqués d’une manière qui correspond à la tolérance au risque de la fonction de gouvernance des PMO afin que la diligence raisonnable soit respectée.

Les opérations à risque élevé qui sont identifiées sont souvent vérifiées à la lumière de considérations à faible risque. Dans la plupart des PMO de notre échantillon qui estimaient que tous les types de paiement étaient à risque élevé, nous avons découvert que la majorité effectuait moins de contrôles dans les secteurs qui étaient jugés intuitivement à faible risque. En d’autres termes, les procédures qui étaient suivies ne respectaient pas le processus d’identification des risques qui déterminait que toutes les opérations étaient à risque élevé. Néanmoins, dans les PMO qui avaient une approche des opérations à faible risque qui s’appliquait proportionnellement à la tolérance au risque des PMO, les PMO faisaient preuve d’efficacité dans leur processus de vérification des comptes. Toutefois, cette identification des risques devrait être officialisée pour soutenir les processus suivis.

En outre, lorsque l’on suit un processus de vérification des opérations à faible risque, il est impératif que des plans d’échantillonnage soient élaborés afin que la vérification des comptes applicable aux opérations à faible risque soit bien faite. Comme ces PMO disposent de procédures de contrôle rationalisées, il est nécessaire de pouvoir compter sur une méthodologie d’échantillonnage pour les opérations à faible risque afin de fournir une assurance de la qualité adéquate.

Il est utile de disposer de listes de contrôle dans le cadre de l’application du processus de vérification. Parmi les quelques PMO inclus dans notre échantillon qui avaient identifié des opérations à risque élevé, nous avons découvert que la moitié d’entre elles avaient également dressé des listes de contrôle pour aider les personnes qui satisfont aux exigences de l’assurance de la qualité. Ces listes de contrôle établissaient les procédures requises pour les opérations à faible risque et les contrôles plus rigoureux qui sont nécessaires pour les opérations à risque élevé. Les listes de contrôle constituaient des documents adéquats pour établir que les contrôles adéquats avaient été appliqués.

La plupart des PMO inclus dans notre échantillon ne fournissaient pas de preuve adéquate des procédures de contrôle appliquées pour satisfaire à leurs exigences en matière de vérification des comptes. À la lumière du taux de roulement élevé chez les employés de la plupart des PMO, il faut documenter les preuves des travaux effectués pour étayer adéquatement les décisions antérieures qui ont été prises.

Les PMO analysent les résultats du processus de vérification des comptes. Nous avons découvert que la moitié des PMO ayant fait l’objet de notre vérification analysaient les résultats du processus de vérification des comptes pour faire rapport des secteurs dans lesquels des erreurs ont été commises ou dans lesquels le risque devrait être redéfini à la lumière de nouvelles circonstances. Ces rapports sont présentés à ceux qui exercent des fonctions de gouvernance de la gestion des dépenses. Quoique cette tâche ait souvent été exercée de manière non officielle, il a été jugé que cela suffisait pour combler les besoins de la haute direction.

On a observé une bonne pratique dans quelques-uns des PMO inclus dans notre échantillon : ils avaient recours aux services de leur ministère ou organisme d’attache pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière d’assurance de la qualité. Le PMO est ainsi en mesure de tirer profit de plus de ressources dans son ministère ou organisme d’attache pour s’assurer que des mécanismes adéquats de gouvernance et de gestion du risque sont en place.

Cependant, la majorité des ministères ou organismes d’attache fournissant ce service n'ont pas ajusté leurs niveaux de tolérance de risque pour les transactions de PMO pour s’assurer qu’une gestion de risque appropriée soit établie.

Recommandations

4.  Les PMO devraient officialiser leur processus d’identification des opérations à risque élevé afin que les mécanismes de contrôle soient proportionnels à la tolérance au risque, ce qui assurerait à la fois l’efficacité et l’efficience du processus de vérification des comptes. Le processus pourrait être énoncé dans un court document d’information, une fois que tous les membres de la direction concernés se seraient entendus à son sujet.

5.  Les PMO qui ont rationalisé les contrôles des opérations à faible risque devraient établir un plan d’échantillonnage conçu pour fournir périodiquement l’assurance que la classification des opérations assujetties à la vérification des comptes à faible risque continue d’être justifiée.

6.  Les PMO devraient fournir des documents d’orientation, tels que des listes de contrôle, sur l’assurance de la qualité applicable aux opérations à faible risque par rapport aux opérations à risque élevé.

Conclusion

Dans l’ensemble, les PMO ne tirent pas profit des pratiques de vérification plus efficaces qui découlent de l’identification adéquate des opérations à risque élevé. La majorité des PMO qui font partie de notre échantillon prétendent que, compte tenu du faible nombre d’opérations et de l’examen accru du public, ils considèrent que toutes les opérations sont à risque élevé. Toutefois, ce degré de tolérance au risque n’est pas proportionnel aux procédures d’assurance de la qualité appliquées. Néanmoins, les PMO analysent les résultats de l’assurance de qualité et communiquent cette rétroaction de manière informelle au niveau de gestion compétent.

Plans d’action de la direction

Les constatations et les recommandations de notre vérification ont été présentées à tous les ministères et organismes visés par la mission de vérification, lesquels les ont examinées, ont présenté leurs réponses et ont mis au point un plan d’action de la direction, tel que demandé. Un résumé des réponses fournies de la part des PMO visés par la présente vérification est présenté dans l’Appendice 3. Le Comité de vérification des petits ministères et organismes (CVPMO) a été informé des constatations ainsi que des réponses des PMO. Le CVPMO recevra périodiquement des rapports sur les mesures prises, dans les organisations ayant mis en place un plan d’action de la direction.

Les administrateurs généraux des autres PMO tiendront aussi compte des résultats de la vérification interne horizontale et élaboreront des plans d’action de la direction, s’il y a lieu.

Appendice 1 : Ministères et organismes visés par la mission de vérification

1. Agence de la consommation en matière financière du Canada
2. Comité des griefs des Forces canadiennes
3. Comité externe d’examen de la GRC
4. Commission canadienne des droits de la personne
5. Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
6. Commission des champs de bataille nationaux
7. Commission du droit d’auteur Canada
8. Greffe du Tribunal de la concurrence
9. Office des transports du Canada
10. Procréation assistée Canada
11. Registraire de la Cour suprême du Canada
12. Section canadienne du Secrétariat de l’ALÉNA
13. Tribunal canadien des droits de la personne
14. Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
15. Tribunal canadien du commerce extérieur
16. Tribunal de la dotation de la fonction publique

Appendice 2 : Objectifs et critères d’évaluation utilisés

L’objectif de la vérification était d’évaluer la pertinence et l’efficacité des mécanismes en place afin de repérer les opérations à risque élevé, ce qui permet d’appliquer des pratiques de vérification des comptes plus efficaces.

Objectifs	Critères
Les processus d’évaluation des risques sont conçus pour identifier les paiements à risque élevé de sorte que l’attention et la vérification portent surtout sur eux.	L’organisation a établi et consigné des politiques internes appropriées portant spécifiquement sur le processus de vérification des comptes. L’orientation de l’organisation et l’approche adoptée en matière de gestion des risques sont énoncées et consignées officiellement. Le processus d’identification des risques consigné est rigoureux; il tient compte des risques que posent tant l’entité que les activités, et il permet de déterminer les sources internes et externes de risques. Tous les niveaux de gestion concernés participent à l’analyse des risques. Tous les secteurs fonctionnels concernés, par exemple les gestionnaires hiérarchiques, les vérificateurs internes, le personnel de la sécurité et les représentants des services juridiques, participent à l’analyse des risques. L’organisation communique périodiquement des renseignements sur les risques et en discute dans le cadre de réunions de comités de gestion et de surveillance.
Les processus sont conçus de façon à assurer que la vérification des paiements est économique et efficiente et que le niveau de contrôle requis est maintenu, conformément à la politique de Vérification des comptes.	L’organisation s’est dotée d’une politique de vérification des comptes qui lui est propre. Elle a aussi des procédures de vérification des comptes appropriées et adéquates. L’organisation applique d’autres politiques et procédures de gestion financière. On communique régulièrement et efficacement les politiques et les procédures de gestion financière dans l’organisation. Les responsabilités quant à surveillance de l’observation des lois, des politiques et des autorisations en matière de gestion financière sont claires et elles sont notamment énoncées dans les descriptions de travail, les organigrammes, le mandat des divisions ou des directions. La surveillance de l’observation est appliquée efficacement, comme il se doit, grâce à un processus d’assurance de la qualité consigné et axé sur les risques, et comprend une stratégie d’échantillonnage également documentée. Les rapports à l’organisme de surveillance comprennent des énoncés clairs précisant si l’observation a été assurée ou si des manquements ont été observés.
Les processus de surveillance permettent d’informer l’organisation, sur une base continue, de l’efficacité des mécanismes de vérification des comptes.	Conformément à la Politique sur la surveillance active, les organisations surveillent activement leurs pratiques et leurs mécanismes de contrôle de gestion au moyen d’une approche axée sur les risques. L’examen de la direction est continu et opportun. Les défaillances importantes liées au contrôle sont signalées à la direction en temps opportun. Le groupe de vérification interne de l’organisation évalue périodiquement le processus de vérification des comptes. Les recommandations sont prises  en compte et les lacunes, analysées et corrigées rapidement.

Appendice 3 : Plan d’action de la direction

Le tableau qui suit présente les recommandations ainsi qu’une description des mesures prises pour y donner suite. Pour chaque recommandation, les risques sont classés élevé, moyen ou faible selon les priorités relatives des recommandations et la mesure dans laquelle celles-ci indiquent la non-conformité aux politiques du Conseil du Trésor.

Recommandations	Classement du risque général	Plan d’action de la direction
1.  Les PMO devraient officialiser leur processus d’identification des opérations à risque élevé, lequel pourrait être présenté dans un bref document d’orientation. Les responsables de la fonction de gouvernance pour la gestion des dépenses et les spécialistes de l’aspect fonctionnel devraient participer au processus.	Moyen	Les PMO ont convenu d’officialiser leur processus d’identification des risques ainsi que les politiques et lignes directrices relatives à la vérification des comptes qui en résultent. La mise en œuvre devrait être achevée d’ici le 31 mars 2010.
2.  Les PMO devraient s’assurer que les risques sont définis clairement et consignés, en prévision du processus de vérification des comptes.	Élevé	Les PMO s’assureront que les risques sont clairement définis et que les responsables de la vérification des comptes reçoivent l’orientation et la formation dont ils ont besoin pour mener à bien le processus de vérification des comptes axé sur les risques. La mise en œuvre devrait être achevée d’ici avril 2010.
3.  Les PMO devraient s’assurer que les personnes investies d’un pouvoir délégué d’attestation en vertu de l’article 34 suivent la formation requise et passent les examens appropriés du gouvernement du Canada pour prouver qu’elles comprennent leurs responsabilités avant d’obtenir cette délégation	Élevé	Les PMO s’assureront que les personnes investies d’un pouvoir délégué en vertu de l’article 34 reçoivent la formation appropriée, faute de quoi elles perdront leur pouvoir.
4.  Les PMO devraient officialiser leur processus d’identification des opérations à risque élevé afin que les mécanismes de contrôle soient proportionnels à la tolérance au risque, ce qui assurerait à la fois l’efficacité et l’efficience du processus de vérification des comptes. Le processus pourrait être énoncé dans un court document d’information, une fois que tous les membres de la direction concernés se seraient entendus à son sujet.	Élevé	Les PMO élaborent ou élaboreront un document d'orientation ou des listes de contrôle de sorte que les processus de vérification des comptes correspondent au risque. La mise en œuvre devrait être achevée d’ici le 31 mars 2010.
5.  Les PMO qui ont rationalisé les contrôles des opérations à faible risque devraient établir un plan d’échantillonnage conçu pour fournir périodiquement l’assurance que la classification des opérations assujetties à la vérification des comptes à faible risque continue d’être justifiée.	Faible	Les PMO qui mettent en œuvre des processus de vérification des comptes pour les opérations à faible risque élaboreront des stratégies d’échantillonnage. Ces stratégies seront appliquées d’ici le 31 mars 2010.
6.  Les PMO devraient fournir des documents d’orientation, tels que des listes de contrôle, sur l’assurance de la qualité applicable aux opérations à faible risque par rapport aux opérations à risque élevé.	Moyen	Les PMO mettront au point des listes de contrôle qui serviront à déterminer les procédures requises pour les opérations à faible risque et à risque élevé. Ce document d’orientation devrait être prêt d’ici juin 2010.

Appendice 4 : Liens aux lois, aux politiques et aux documents d’orientation pertinents

* Depuis la rédaction du présent rapport de vérification, la politique de Vérification des comptes du Conseil du Trésor et la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel ont été annulées à compter du 1^er octobre 2009, et elles ont été remplacées par la Directive sur la vérification des comptes et la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses. Ce changement n’exerce aucune incidence sur les conclusions énoncées dans le présent rapport.

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[1]. Bien que la vérification ait été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique  professionnelle de la vérification interne, le Bureau du contrôleur général n’a pas fait l’objet, au moins une fois au cours des cinq dernières années, d’un examen externe ni d’une surveillance constante ou  d’évaluations internes périodiques de son activité de vérification interne horizontale en vue d'attester de sa conformité aux Normes.

[2] Depuis la rédaction du présent rapport de vérification, la politique de Vérification des comptes du Conseil du Trésor a été annulée à compter du 1^er octobre 2009, et elle a été remplacée par la Directive sur la vérification des comptes. Ce changement n’exerce aucune incidence sur les conclusions énoncées dans le présent rapport.