Annulée [2010-06-01] - Politique sur la surveillance active

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Date d'entrée en vigueur

Cette politique entre en vigueur le 1er juin 2001.

Préface

Résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, le cadre de gestion du gouvernement, impose au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de collaborer dans le cadre d'un partenariat productif avec les ministères et les agences pour améliorer les pratiques de gestion. Afin de mettre en oeuvre ce cadre, le SCT et les ministères doivent s'engager conjointement à l'excellence dans quatre domaines essentiels. Tout d'abord, la gestion gouvernementale doit accorder la priorité à la satisfaction des besoins des citoyens. Dans cette perspective, les gestionnaires doivent mettre en oeuvre les saines valeurs de la fonction publique et accorder une grande importance à la gestion axée sur les résultats et aux responsabilités en matière de dépenses.

Ce cadre met l'accent sur une approche moderne de la gestion qui favorise l'initiative au sein des ministères pour déléguer les pouvoirs au niveau qui convient pour atteindre les résultats. Cette approche vise à donner un pouvoir réel de prise de décision au niveau du service au public, là où il est possible de mettre en oeuvre de façon directe la priorité accordée aux citoyens. Cela favorise aussi un régime de gestion qui insiste sur le leadership et les valeurs, sur des normes bien définies et une saine gestion du risque.

Il faut, en même temps, que les systèmes voulus soient en place pour offrir une surveillance et un contrôle appropriés. C'est pourquoi l'on s'attend à ce que les ministères, se fondant sur une approche de gestion des risques, surveillent activement l'état de leurs pratiques et de leurs contrôles de gestion, et le SCT doit surveiller activement l'état de la situation dans l'ensemble du gouvernement. Ce régime de « surveillance active » fait partie intégrante du cadre moderne de gestion présenté dans Résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

Cette politique décrit comment ce volet précis de ce cadre, la surveillance active, doit être mis en oeuvre grâce à un engagement de collaboration réciproque et à des communications efficaces entre le SCT et les ministères.

Objectif et résultats de la politique

Conformément au cadre moderne de gestion présenté dans Résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, cette politique a pour objet de définir un régime efficace pour surveiller activement l'état des pratiques et des contrôles de gestion dans l'ensemble du gouvernement.

Les résultats attendus de cette approche sont, entre autres :

  • un échange d'informations et une compréhension améliorée de l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion, à la fois au sein des ministères et dans l'ensemble du gouvernement;
  • des évaluations en temps opportun et des mesures de prévention ou de correction dans les domaines où des déficiences et des lacunes en matière de contrôle ont été cernées; et
  • des évaluations améliorées de l'efficacité des politiques du CT et l'identification hâtive des besoins d'ajustement aux politiques du CT en vigueur ou aux nouvelles politiques.

Énoncé de politique sur la surveillance active

Il incombe aux ministères de s'assurer que leurs programmes et leurs activités sont bien gérés, et que les pratiques et les contrôles de gestion qui conviennent sont en place et fonctionnent. Ils doivent, pour cela, surveiller activement les pratiques et les contrôles de gestion au sein du ministère, prendre des mesures hâtives et des corrections efficaces dans les domaines où des lacunes importantes sont relevées ou des améliorations sont nécessaires. Ils doivent également s'assurer que les préoccupations importantes de gestion sont communiquées en temps voulu au SCT.

Au nom du Conseil de Trésor, il incombe au SCT de surveiller activement la situation d'ensemble afin d'être sensibilise de façon permanente à l'état des pratiques et des contrôles de gestion dans l'ensemble du gouvernement. Le SCT doit aussi apporter son aide aux ministères en s'attaquant à des risques et des vulnérabilités précises, à des lacunes en matière des contrôles et à d'autres volets importants de la gestion. En cas de lacunes ou de défaillances importantes de contrôle, le SCT doit s'assurer que les mesures qui s'imposent sont prises.

Autorité et application

Cette politique est mise en oeuvre en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Elle s'applique à tous les établissements inscrits aux annexes I, I.1 et II de la Loi.

Exigences de la politique

La mise en oeuvre de cette politique nécessite une compréhension précise des rôles et des responsabilités qui incombent respectivement aux ministères et au SCT.

Rôles et responsabilités du ministère

Pour satisfaire aux exigences de cette politique, les ministères doivent surveiller activement leurs pratiques et leurs contrôles de gestion en se fondant sur une approche de gestion des risques. Cela impose d'avoir mis en place au sein des ministères des moyens pour détecter et faire connaître dès que possible les risques et les lacunes inacceptables, les problèmes ou les défaillances de contrôle, de prendre rapidement et de façon efficace des mesures préventives et de correction quand de tels problèmes ayant des répercussions importantes sont relevés, et d'informer dès que possible le SCT de toute préoccupation importante en matière de gestion.

De façon précise, il incombe aux ministères :

  • de se doter d'une capacité pour surveiller activement, de façon continuelle, les pratiques et les contrôles de gestion;
  • de développer et de conserver une capacité à détecter et à communiquer au sein de l'organisation, dès que possible, les risques importants, les lacunes éventuelles ou réelles de contrôle et d'autres faiblesses importantes de la gestion. Cette capacité serait compatible avec le cadre de gestion intégrée du risque du SCT ;
  • de prendre en temps opportun des mesures efficaces pour corriger les lacunes des pratiques et de contrôle de gestion; et
  • de s'assurer que les préoccupations importantes de gestion sont communiquées en temps voulu au SCT.

Rôles et responsabilités du Secrétariat du Conseil du Trésor

Pour satisfaire aux exigences de cette politique, le SCT doit impliquer de façon active et constructive les cadres supérieurs des ministères, y compris les responsables de la vérification interne et de l'évaluation, pour favoriser dans l'ensemble du gouvernement une compréhension de la situation actuelle des pratiques et de contrôle de gestion fondée sur une approche de gestion des risques.

De façon précise, le SCT doit :

  • travailler en partenariat avec les ministères pour surveiller activement les pratiques et le contrôle de gestion afin de parvenir à une compréhension précise et intégrée de la situation actuelle des pratiques et de contrôle de gestion dans l'ensemble du gouvernement, y compris une compréhension des préoccupations importantes en matière de gestion dans chacun des ministères;
  • aider les ministères à mettre au point des solutions adaptées à leurs problèmes particuliers de gestion et à leurs préoccupations;
  • diriger ou soutenir, selon le cas, des approches concertées et pangouvernementales aux améliorations;
  • évaluer de façon continuelle l'efficacité des politiques du Conseil du Trésor et recommander à celui-ci, selon les besoins, les modifications à apporter aux politiques en vigueur ou aux nouvelles politiques.

Au nom du Conseil du Trésor, le SCT doit s'assurer que, quand des questions importantes en matière de gestion doivent être résolues, des mesures opportunes et efficaces sont prises par le ou les ministères visés. Dans cette perspective, le SCT doit, quand la situation le justifie, en consultation avec le Conseil du Trésor et avec les autres organismes centraux, intervenir de la façon qui s'impose. Le niveau d'intervention peut aller de la fourniture de conseils à la suspension de délégation de pouvoirs précis du Conseil du Trésor dans les cas les plus graves.

Obligation de rendre compte

Les administrateurs généraux sont tenus de mettre en oeuvre cette politique au sein des ministères et le secrétaire du Conseil du Trésor et contrôleur général du Canada doit la mettre en oeuvre au sein du SCT. Cette politique respecte toutes les autres obligations de rendre compte auxquelles sont soumis les administrateurs généraux et les ministères.

Préavis au SCT

En ce qui concerne les préavis à transmettre au SCT, les ministères doivent déterminer les questions qui constituent des préoccupations importantes en matière de pratiques et de contrôle de gestion.

Les voies actuelles de communication peuvent servir à transmettre des préavis. Les personnes-ressources au SCT en cette matière sont le secrétaire, le secrétaire associé, le sous-contrôleur général, le dirigeant principal de l'information, le dirigeant principal des ressources humaines et les secrétaires adjoints. Ces personnes-ressources veilleront, dès qu'un tel préavis leur aura été transmis, à en informer comme il convient les autres cadres supérieurs concernés du SCT.

Surveillance de cette politique

Conformément aux rôles et aux responsabilités énoncés dans cette politique, le SCT se dotera de mesures et de méthodologie nécessaires pour suivre de façon continue et évaluer de façon périodique l'efficacité de cette politique pour atteindre les résultats visés.

Le SCT surveillera également la mise en oeuvre de cette politique afin de s'assurer que les ministères respectent leurs obligations de transmettre des préavis en cas de préoccupations importantes en matière de pratiques ou de contrôle de gestion dans les ministères.

Références

Loi sur l'accès à l'information

Politique sur les communications du gouvernement

Loi sur la gestion des finances publiques

Loi sur les langues officielles

Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport du Groupe de travail indépendant chargé de la modernisation de la fonction de contrôleur dans l'Administration fédérale du Canada

Résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada (mars 2000)

Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor

Politique d'évaluation du Conseil du Trésor (avril 2001)

Politique de vérification interne du Conseil du Trésor (avril 2001)

Cadre de gestion intégrée du risque du Conseil du Trésor (avril 2001)

Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (juin 2000)

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements sur cette politique doivent être adressées à :

Secteur des stratégies de gestion et de dépenses
Secrétariat du Conseil du Trésor
Édifice de l'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Internet: pam-psa@tbs-sct.gc.ca

Télécopier : 613 946-3718 


Annexe A - Définitions

Surveillance active - Désigne les mesures prises par les ministères et les agences, en partenariat avec le SCT, pour surveiller les pratiques et le contrôle de gestion afin d'évaluer leur efficacité pour prendre rapidement et de façon efficace des mesures correctrices dans des secteurs où des risques importants, des vulnérabilités, des déficiences ou défaillances des mesures de contrôle ont été repérés, et pour apporter les corrections voulues aux pratiques de gestion afin d'éviter que cela ne se reproduise.

Défaillance des mesures de contrôle - Désigne une situation dans laquelle des contrôles implicites ou explicites sont déficients, ce qui peut faire apparaître des lacunes ou des déficiences en matière de contrôle.

Ministères - Comprend, aux fins de cette politique, tous les ministères, organismes, conseils, commissions et autres organismes mentionnés aux annexes I, I.1 et II de la LGFP.

Préavis- Le fait d'informer le ministère concerné ou les responsables du SCT des risques importants, des défaillances des mesures de contrôle ou des préoccupations en matière de gestion qui peuvent apparaître en exerçant une surveillance active des pratiques de gestion.

Pratiques et contrôle de gestion - Désigne toute la gamme des politiques, des processus, des procédures et des systèmes qui permettent à un ministère de mettre en oeuvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Préoccupation importante en matière de gestion - Il s'agit de celles, relevées par le ministère, en tenant compte comme il convient de la gravité du problème, de ses causes et de ses effets éventuels et réels.

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