Annulée [2009-10-01] - Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel

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Objectif de la politique

Veiller à ce que des contrôles de gestion financiers et opérationnels efficaces soient exercés sur le processus décisionnel de dépenses de fonds publics et contribuent à l'efficacité de l'exécution des programmes et à l'imputabilité du pouvoir décisionnel.

Énoncé de la politique

Le gouvernement a pour politique de confier à ses ministres et ses administrateurs généraux la responsabilité de déléguer leur pouvoir décisionnel aux gestionnaires tant au niveau financier qu'opérationnel, leur permettant ainsi d'administrer les programmes sous leur juridiction.

Application

La présente politique s'applique à tous les organismes désignés comme ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Exigences de la politique

  1. Les pouvoirs financiers doivent être formellement délégués et communiqués par écrit par le ministre et les administrateurs généraux afin d'assurer un contrôle adéquat du processus de dépense des fonds publics au moyen d'une répartition appropriée des responsabilités. L'obligation pour le ministre ou l'administrateur général ou pour l'un et l'autre de déléguer ainsi les pouvoirs financiers est fonction de la loi qui en exige la délégation.
  2. Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui garantissent le contrôle des pouvoirs délégués et l'information des personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués quant à leurs responsabilités.
  3. Les pouvoirs doivent être exercés uniquement par des personnes qui ont été officiellement désignées par un agent dont elles relèvent et ces pouvoirs doivent avoir été délégués aux postes que ces personnes occupent par le ministre ou l'administrateur général.
  4. Le processus doit garantir que les signatures des personnes autorisées à exercer des pouvoirs peuvent être authentifiées avant ou après le traitement de la transaction.
  5. Les pouvoirs doivent être délégués aux postes désignés par leur titre et non pas à des personnes désignées par leur nom.
  6. Les personnes dûment désignées pour exercer des pouvoirs ne peuvent pas déléguer ces pouvoirs.

Modalités d'application

  1. Tous les pouvoirs délégués, y compris les modèles de délégation électronique, les spécimens de document de signature et les processus de validation et d'authentification qui sont appliqués dans les ministères et les bureaux concernés du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux doivent être examinés et mis à jour au moins à chaque année.
  2. Les ministres et les administrateurs généraux doivent effectuer des contrôles périodiques pour prévenir tout usage abusif ou arbitraire des pouvoirs qu'ils délèguent à leurs subalternes.
  3. Un administrateur général, lorsqu'il confie une responsabilité à des personnes qui travaillent au processus de dépenses, doit veiller à ce que les fonctions suivantes demeurent séparées :
    • les acquisitions;
    • la certification de la livraison des biens et de la prestation des services;
    • la détermination de l'admissibilité, la vérification des comptes et la préparation des demandes de paiement ou de règlement;
    • la certification des demandes de paiement aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

    Si le processus ou d'autres circonstances rendent la chose impossible, des contrôles alternatifs pour obtenir le même résultat devront être mis en place comme dans le cas des cartes d'achat et des autres cartes de crédit gouvernementales.

  4. La nomination d'un nouveau ministre n'entraîne pas automatiquement l'annulation des pouvoirs délégués, mais un nouveau document de délégation doit être préparé le plus rapidement possible afin de le soumettre à l'approbation du nouveau ministre.
  5. Le pouvoir de dépenser doit être délégué aux gestionnaires des centres de responsabilité en fonction de leurs responsabilités budgétaires, de manière à ce qu'ils aient un pouvoir suffisant et la responsabilité entière de leurs décisions.
  6. Le pouvoir de payer doit être délégué aux postes d'agent financier afin qu'ils puissent vérifier de façon indépendante la façon dont les autres agents exercent le pouvoir de dépenser.
  7. Un système de contrôle adéquat doit être établi pour s'assurer qu'un document de spécimen de signature est établi aussitôt qu'un nouvel employé est assigné à un poste auquel des pouvoirs décisionnels ont été délégués, et que ce document ainsi que les documents de délégation sont disponibles à tous les endroits où les signatures doivent être authentifiées et honorées. Ce document doit être annulé et retiré dès que le titulaire d'un poste démissionne, et être retiré et, remplacé lorsque les informations qu'il contient sont modifiées à la suite d'une réorganisation ou d'un changement de politique.

    Remarque : Pour les systèmes de signature informatisés, se référer à la politique «Autorisation et authentification électroniques».

Surveillance

Les ministères feront évaluer la façon dont ils observent et appliquent cette politique par leur service de vérification interne. Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira des rapports ministériels de vérification interne pour déterminer l'efficacité de la politique.

Références

Lois

Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C., 1985, ch. F-11) articles 32, 33 et 34;

Publications du Conseil du Trésor

Politique sur les marchés, volume «Marchés» du Manuel du Conseil du Trésor;

Chapitre 2-2, «Autorisation et authentification électronique» volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor.

Autres publications

Directive du receveur général, 1993, «Présentation de spécimens de signature à Services gouvernementaux Canada».

Annulation

Ce chapitre annule le chapitre 3-1 du volume «Gestion financière» en date du 1er mars 1994; et

Ce chapitre remplace les sections 9.1 soit la partie reliée à la Délégation du pouvoir décisionnel, 9.2 et les annexes 9A et B du «Guide d'administration financière», révision consolidée, avril 1991.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent être adressées à l'administration de votre ministère. Les administrations centrales des ministères doivent communiquer avec :

Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A OR5

Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613

Appendice A - Lignes directrices

1. Délégation aux postes

Dans la mesure du possible, les pouvoirs seront délégués aux catégories générales de postes. Si les besoins opérationnels l'exigent, les ministères peuvent déléguer le pouvoir financier à des niveaux génériques de gestion et à des postes organisationnels selon un tableau de postes équivalents.

2. Octroi et transmission des pouvoirs

Nous encourageons les ministères à utiliser leur manuel d'administration financière pour transmettre la délégation des pouvoirs financiers soit par voie électronique ou sur support papier. Le manuel indique comment :

  • faciliter la distribution des délégations et des modifications;
  • confirmer rapidement les pouvoirs délégués à des postes particuliers.

Autant que possible, un document de délégation devrait être présenté sous forme de diagramme afin d'en faciliter l'explication et de permettre de connaître rapidement les liens entre les divers pouvoirs délégués.

3. Spécimen de signature et documents de délégation

Les documents de délégation devraient être normalisés de manière à faciliter l'administration du système des autorisations tant au sein du ministère qu'à d'autres paliers où les autorisations ministérielles doivent être honorées.

Lorsqu'il y a un changement d'administrateur général, il n'est pas nécessaire de faire signer les documents de délégation une nouvelle fois étant donné que le ministre est la seule personne habilité par la Loi sur la gestion des finances publiques à déléguer l'autorité et qui peut autoriser une autre personne à l'exercer en son nom.

4. Restrictions

Dans la majorité des cas, les pouvoirs délégués aux postes pourraient être limités à des lieux géographiques, à des unités organisationnelles et à des activités opérationnelles et viser des sommes qui sont proportionnelles aux fonctions et aux responsabilités des postes.

Comme le ministre ou l'administrateur général n'assigne les pouvoirs qu'à des catégories de postes soumises à des restrictions générales, il est recommandé d'imposer des restrictions additionnelles ou des plafonds inférieurs aux sommes maximales dans certains cas, par exemple : de petits établissements, un personnel partiellement formé, des projets spéciaux et des budgets comprimés.

Une signature originale est requise dans les cas de certification ou d'attestation officielle tel les réclamations de voyage ou les documents de délégation du pouvoir décisionnel. À moins qu'un règlement ou une loi spécifique le permette, (ex. les chèques du receveur général, les garanties du gouvernement du Canada) l'utilisation d'un fac-similé produit par une machine à signer devrait être réservée à la correspondance de routine et à d'autres documents qui ne requièrent pas l'exercice de la discrétion et du pouvoir ministériel et qui ne requièrent pas une certification ou une attestation.

5. Exercice des pouvoirs ministériels

Depuis plusieurs années, les tribunaux reconnaissent que le ministre n'est pas censé exercer lui-même tous les pouvoirs dont il est investi et que, dans certains cas, des agents du ministère peuvent exercer en son nom les pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi. Cette autorisation d'exercer les pouvoirs ministériels a été officiellement codifiée et énoncée au paragraphe 24(2) de la Loi d'interprétation et, en particulier, à l'alinéa d) (voir chapitre 6-2). L'article en question fait ressortir que, pour exercer les pouvoirs ministériels, l'intéressé doit :

  • être fonctionnaire et employé au sein du ministère ou de l'organisme relevant de la compétence du ministre;
  • avoir, dans le ministère ou l'organisme visé, la compétence voulue.

Le premier point limite le cercle des personnes autorisées à exercer les pouvoirs ministériels. L'intéressé doit être fonctionnaire, ce qui exclut les entrepreneurs privés et le personnel du Cabinet des ministres. De plus, le fonctionnaire doit être employé au sein du ministère relevant de la compétence du ministre, ce qui exclut le ministre d'État auquel il n'est pas confié de ministère.

Le second point mesure l'exercice des pouvoirs ministériels en regard de divers facteurs, notamment le poste, la description des fonctions, les liens hiérarchiques et l'emplacement géographique, afin de déterminer si l'intéressé peut logiquement être considéré apte à exercer les pouvoirs ministériels visés au sein du ministère.

Restrictions

Cette autorisation d'exercer les pouvoirs ministériels, conférée par le paragraphe 24(2), ne s'applique que de façon ponctuelle et ne constitue pas une délégation permanente des pouvoirs ministériels. Pour qu'une autorisation de la sorte soit accordée à titre permanent, le ministre doit déléguer ses pouvoirs de façon officielle et il doit y être autorisé par une loi. En outre, ce paragraphe ne s'applique à aucun des pouvoirs de désigner les fonctionnaires, qui ont été expressément conférés aux ministres par la loi, notamment le pouvoir de désigner les personnes autorisées à signer, conféré en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Seul le ministre lui-même est autorisé à déléguer ce pouvoir.

6. Pouvoir financier

  1. Délégation des pouvoirs de dépenser et de payer à la même personne

    Les personnes auxquelles on délègue le pouvoir décisionnel peuvent se voir attribuer soit le pouvoir de dépenser soit le pouvoir de payer, mais habituellement, pas les deux. Toutefois, dans les petits établissements, cette distinction n'est pas toujours possible, surtout lorsqu'un agent se voit assigner des responsabilités à titre de substitut d'un autre agent ou lorsqu'un agent financier administre un budget. Il peut être alors nécessaire de déléguer à un seul agent les deux types de pouvoirs en question, mais, dans ce cas, l'agent ne devra jamais exercer les deux pouvoirs à l'égard d'un même paiement.

  2. Pouvoir de dépenser

    Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements, passation des marchés et conformité de l'exécution et des coûts du contrat.

    Lorsque le pouvoir de dépenser est délégué à des agents par le ministre, tel les acheteurs pour conclure des contrats et les agents du personnel pour embaucher du personnel, ceux-ci l'exercent au nom des gestionnaires des centres de responsabilité qui formulent des demandes de services de soutien.

    Afin de faciliter les opérations, les gestionnaires de centre de responsabilité peuvent désignés des subordonnés, autres que des agents exerçant le pouvoir de payer, pour exercer un pouvoir restreint de dépenser à leur place; ex. l'utilisation d'une carte d'achat ou de d'autres cartes de crédit gouvernementales.

    1. Engagement des dépenses

      Le pouvoir d'engager une dépense est exercé lorsque des décisions sont prises visant à obtenir des biens ou des services qui entraîneront en fin de compte des dépenses, comme la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services, d'autoriser des voyages ou des déménagements ou de conclure certains autres arrangements aux fins des programmes. L'objectif de ce pouvoir est de faire des gestionnaires opérationnels les principaux responsables de l'engagement des dépenses imputables à leurs budgets.

    2. Pouvoir d'engager des fonds

      Le pouvoir d'engager des fonds devrait être délégué soit aux gestionnaires ayant l'autorisation de dépenser soit aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué, ou encore aux subalternes qu'ils auront désignés, selon ce qui permet le mieux au ministère de s'acquitter de son obligation de consigner les engagements en cours dans des registres.

      Si les engagements sont consignés par un service central, il serait normal de confier cette responsabilité aux unités organisationnelles auxquelles a été délégué le pouvoir de payer conformément à l'article 33.

      Ce pouvoir peut être délégué aux agents qui exercent aussi le pouvoir d'engager des dépenses, à leur personnel de soutien administratif et à tout autre service central, selon les besoins du ministère. Même si les documents d'engagement sont établis à l'origine par l'agent ayant le pouvoir d'engager des dépenses, il est possible de faire inscrire les engagements conformément à l'article 32 de la LGFP par le personnel central si cela s'avère plus économique et efficace.

    3. Pouvoir de conclure des marchés

      Dans certaines ententes contractuelles majeures, les ministères peuvent trouver avantageux de déléguer le pouvoir de passer des marchés dans le cadre d'une subdivision du pouvoir de dépenser, à un agent responsable des achats; toutefois, ce pouvoir ne doit être exercé que lorsque le gestionnaire responsable du budget l'autorise. Dans d'autres situations, les gestionnaires qui ont des responsabilités budgétaires auront aussi l'autorisation de passer des marchés.

      Le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux possède l'autorisation exclusive que lui confère la Loi sur le ministère des Approvisionnements et Services d'acheter les biens. Aucun autre ministre ne peut passer un marché pour des biens, à moins que ce ministre n'ait reçu une délégation du pouvoir d'acquisition du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

      Le ministre d'un ministère possède l'autorisation légale de passer des marchés jusqu'à la limite du budget approuvé de son ministère et peut déléguer ce pouvoir à divers échelons du ministère. Des délégations normalisées du pouvoir d'acquisition pour les achats locaux ont été octroyées à tous les ministères, et quelques ministères ont reçu des délégations spéciales pour des réclamations de biens spécifiques.

      Le pouvoir légal de conclure un marché est accordé par les articles 7.3 et 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Pour obtenir des explications détaillées de la politique et de la délégation du pouvoir de passer des marchés, vous devez vous référer aux directives du Conseil du Trésor sur les contrats, appendice C, volume «marchés» du Manuel du Conseil du Trésor.

      4) Pouvoir de confirmer l'exécution et les coûts des contrats accordé à des agents

      Lorsque le pouvoir de confirmer les coûts et l'exécution est accordé à des agents, ceux-ci l'exercent au nom du ministre ou à titre de mandataire du gestionnaire responsable du budget, à moins qu'il ne s'agisse de leurs propres budgets.

  3. Pouvoir de payer

    Lorsqu'on recommande au ministre les postes auxquels devrait être attribué le pouvoir de payer, il faudrait tenir compte de tous les agents financiers à un endroit au lieu de se limiter à ceux qui participent directement au processus de paiement.

    Afin de permettre au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux de vérifier si la délégation du pouvoir de payer a été respectée, les limites reliées aux paiements demandés ou aux sommes imputées sur un crédit peuvent être indiquées par le montant maximum alloué pour chaque poste. Il est possible de déroger à cette règle lorsque le titulaire d'un seul et même poste se voit accorder le pouvoir de signer à la fois des documents d'entrée de la paye et d'autres types de demandes de paiement. Dans ce cas, on peut indiquer les deux différentes limites.