Les langues officielles au sein des ministères et organismes fédéraux : Les langues officielles au coeur des décisions - Guide de mise en oeuvre

Table des matières

• Avant-propos
• Introduction
• Activités stratégiques proposées
  1. Promotion des langues officielles
  2. Info-formation auprès des dirigeants et du personnel
  3. Optimisation des langues officielles
  4. Gestion des langues officielles
• Conclusion
• Annexe I - Liste des personnes-ressources
• Annexe II - Carte du champion des langues officielles
• Annexe III - Membres du Groupe de travail sur la visibilité des langues officielles au sein des ministères et organismes fédéraux

Les langues officielles au coeur des décisions

Guide de mise en oeuvre

Les langues officielles au coeur des décisions

Mon mandat :
Situer les langues officielles au coeur des décisions.

Nous ne devons pas nous voir comme un petit pays de trente millions d'habitants qui vogue sur un grand territoire. Nous comptons parmi les peuples ayant la meilleure santé et la meilleure éducation au monde, et de grandes richesses naturelles. Nous avons deux des plus grandes langues au monde.

Son Excellence la très honorable
Adrienne Clarkson,
gouverneure générale du Canada

Extrait de son discours d'installation,
le jeudi 7 octobre 1999

Avant-propos

À titre de champion des langues officielles, vous êtes appelé à exercer un leadership, notamment auprès des membres du comité exécutif de votre institution, afin d'assurer que les décisions tiennent compte des obligations en matière de langues officielles.

Ce guide, préparé à votre intention mais pouvant servir également à tout le personnel de votre institution, vise par ses activités stratégiques, à favoriser l'intégration des langues officielles au coeur des décisions liées aux activités fonctionnelles et statutaires de votre organisme, et ce, tant à l'administration centrale que dans les régions.

La Loi sur les langues officielles, comme vous le savez, prévoit des dispositions particulières pour les institutions fédérales, en ce qui concerne le service au public, la langue de travail, la participation équitable des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise et l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. L'engagement manifeste et soutenu de tous les niveaux de gestion de l'organisation est donc indispensable pour assurer une mise en oeuvre réussie de la politique canadienne sur les langues officielles. De là l'importance pour vous, comme champion des langues officielles, de diffuser et de promouvoir largement les activités réunies dans ce guide.

Je vous remercie d'avoir accepté d'assumer pour votre organisation cette importante responsabilité et je souhaite que ce guide saura vous être utile pour la mise en oeuvre de la décision du Conseil du Trésor, quant à l'importance d'optimiser les aspects des langues officielles dans toutes les activités de votre institution.

Le secrétaire du Conseil du Trésor et contrôleur général du Canada,

V. Peter Harder

Introduction

Le 19 mars 1998, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé une politique voulant que les institutions fédérales pour lesquelles le Conseil agit à titre d'employeur, nomment un champion des langues officielles. Celui-ci rehausserait la visibilité des langues officielles dans son institution quant au service au public, à la langue de travail, à la participation équitable des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise et à l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (francophones hors-Québec et anglophones au Québec).

En 1999, deux rapports ont été déposés : Maintenir le cap : la dualité linguistique au défi des transformations gouvernementales et les langues officielles du Groupe de travail sur les transformations gouvernementales et les langues officielles et Collectivités minoritaires de langues officielles : promouvoir un objectif gouvernemental, du consultant Donald Savoie.

La décision du Conseil du Trésor de mars 1998 et les rapports mentionnés précédemment incitent les ministères et organismes fédéraux, ainsi que les sociétés d'État et autres institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles (LLO ou la Loi), à prendre les mesures nécessaires pour rehausser la visibilité des langues officielles au sein de leur organisation. La nomination des champions des langues officielles appuie cet objectif.

Un groupe de travail rattaché au Comité consultatif des ministères sur les langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a été mis sur pied afin d'élaborer un guide à l'intention des champions, pouvant servir à tout le personnel de leur institution, et qui vise à favoriser l'intégration des langues officielles aux décisions liées aux activités fonctionnelles et statutaires des ministères et organismes fédéraux.

Le guide propose 36 activités stratégiques regroupées selon les quatre thèmes suivants : promotion des langues officielles, info-formation auprès des dirigeants et du personnel, optimisation des langues officielles et gestion des langues officielles. Pour permettre aux lecteurs d'obtenir plus de renseignements, un numéro et une abréviation correspondant au nom de l'institution et à une personne-ressource figurent après chaque activité, le cas échéant. Cette liste des personnes-ressources est présentée à l'annexe I. L'annexe II présente la carte du champion des langues officielles qui contient dix résultats significatifs, tirés des 36 activités stratégiques, pour guider l'action des champions des langues officielles. L'annexe III présente les membres du Groupe de travail qui ont pris part à l'élaboration du guide.

Activités stratégiques proposées

1. Promotion des langues officielles
2. Info-formation auprès des dirigeants et du personnel
3. Optimisation des langues officielles
4. Gestion des langues officielles

Promotion des langues officielles

• Inclure, dans la vision de l'institution, l'engagement de l'organisation à l'endroit de la dualité linguistique du Canada en tant que valeur fondamentale de notre société. (cf. 13 - TBD)
• Faire en sorte que l'administrateur général fasse la promotion de cette vision dans ses discours, ses messages aux employés et au public. (cf. 13 - TBD)
• Utiliser les deux langues officielles au sein du comité exécutif, ainsi que dans toutes les réunions auxquelles participent des membres des deux groupes linguistiques (conformément à la Loi et au Règlement y afférent). (cf. 6 - NAR, 8 - PEN et 10 - REH)
• Faire en sorte que les membres du comité exécutif, ainsi que les gestionnaires de tous les secteurs visés, appuient l'intégration efficace des langues officielles aux activités fonctionnelles et statutaires. (cf. 6 - NAR)
• Mettre sur pied un programme institutionnel de primes au mérite sur les langues officielles. (cf. 3 - DUS)
• Promouvoir le programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Mentions d'honneur des langues officielles, en encourageant les mises en candidature des employés. (cf. 14 - TBD)
• Profiter d'événements spéciaux, tels l'Année de la Francophonie, les Rendez-vous de la Francophonie, les Jeux de la Francophonie, les Jeux du Commonwealth, pour organiser des activités visant à susciter la participation des employés et à souligner l'importance des deux langues officielles. (cf. 3 - DUS, 6 - NAR, 10 - REH, 11 - STC et 12 - SVC)
• Rendre compte régulièrement au comité exécutif du rendement de l'institution en matière de langues officielles (service au public, langue de travail, participation équitable des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise, appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire). (cf. 3 - DUS, 8 - PEN et 10 - REH)
• Envoyer régulièrement une note d'information à l'administrateur général pour le mettre au courant des activités de l'institution en matière de langues officielles (service au public, langue de travail, participation équitable des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise, appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire). (cf. 6 - NAR)
• Mettre en réseau sur le site Intranet le rapport annuel de l'institution sur les langues officielles. (cf. 3 - DUS et 8 - PEN)

Info-formation auprès des dirigeants et du personnel

• Offrir des modules de formation en réponse aux besoins particuliers des effectifs de l'institution (cadres supérieurs, gestionnaires et employés) qui portent notamment sur :
• les obligations de l'institution de servir le public dans les deux langues officielles (là où il y a obligation en vertu de la Loi ou du Règlement y afférent) - publier la liste des bureaux de l'institution ayant des obligations;
• les obligations des gestionnaires et les droits des employés relativement à la langue de travail (là où cela s'applique);
• les objectifs de l'institution quant à la participation des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise;
• les besoins en matière d'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (francophones hors-Québec et anglophones au Québec), les objectifs et les activités de l'institution en réponse aux besoins cernés, compte tenu du mandat de l'institution. (cf. 4 - DVA, 6 - NAR, 9 - PSC, 10 - REH et 14 - TBD)
• Présenter les composantes importantes de la Loi sur les langues officielles, dans les séances d'orientation aux nouveaux employés, dans les rencontres individuelles avec les nouvelles recrues, dans les activités de formation interne destinées aux cadres supérieurs, aux gestionnaires et aux employés, ainsi que dans tout autre forum, où cela est pertinent. (cf. 3 - DUS, 4 - DVA et 6 - NAR)
• Profiter des moyens en place (bulletins, nouvelles-éclair, journal des employés, site Intranet) pour assurer la promotion des langues officielles sur :
• les obligations de servir le public dans les deux langues officielles dans les bureaux désignés bilingues (y compris les outils promotionnels, les dépliants, l'Internet, les kiosques d'information, le service au public voyageur, les services fournis par des tiers, les événements populaires d'envergure nationale et internationale et les services liés à la santé et à la sécurité);
• les droits linguistiques des employés dans les régions désignées bilingues et les obligations connexes des gestionnaires;
• l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. (cf. 2 - DOE, 3 - DUS, 6 - NAR, 8 - PEN et 12 - SVC)
• Produire, adapter ou diffuser des documents portant sur la langue de travail (obligations des gestionnaires, droits des employés, création d'un milieu propice à l'usage effectif des deux langues officielles) et sur le service au public (offre active et prestation de services). (cf. 1 - COL, 3 - DUS, 11 - STC et 14 - TBD)
• Mettre sur pied des activités de maintien ou de perfectionnement de la langue seconde (à l'intention des employés qui ont déjà obtenu un niveau linguistique), ainsi que des activités de formation linguistique (à l'intention des employés qui désirent apprendre l'autre langue officielle même s'ils n'occupent pas de poste bilingue). (cf. 3 - DUS, 6 - NAR et 12 - SVC)

Optimisation des langues officielles

• Mettre en place un mécanisme pour s'assurer que les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor fassent l'objet d'une analyse systématique de leurs répercussions sur le bilinguisme institutionnel (service au public, langue de travail et participation des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise) et sur l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire en vue d'optimiser leurs effets. (cf. 14 - TBD)
• Mettre en place un mécanisme pour s'assurer que les initiatives de l'institution, y compris la diversification des modes de prestation des services, les transformations gouvernementales, les partenariats et les ententes fédérales-provinciales, fassent l'objet d'une analyse systématique de leurs répercussions sur le bilinguisme institutionnel (service au public, langue de travail et participation des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise) et sur l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire en vue d'optimiser leurs effets. (cf. 6 - NAR et 14 - TBD)
• S'assurer que le processus de planification stratégique de l'institution inclut tous les aspects des langues officielles. (cf. 6 - NAR)
• Favoriser l'accès aux communautés de langue officielle en situation minoritaire à un interlocuteur de haut niveau avec qui elles peuvent discuter des activités de l'institution liées aux langues officielles, conformément à la décision du Conseil du Trésor du 19 mars 1998. (cf. 3 - DUS et 10 - REH)
• Favoriser la consultation auprès des communautés de langue officielle en situation minoritaire afin d'optimiser les répercussions des décisions en matière de recherches, de politiques, de programmes et de services (dont la diversification des modes de prestation des services), ainsi que des initiatives (y compris les transformations gouvernementales, les partenariats et les ententes fédérales-provinciales) sur ces communautés, en termes de qualité de service et d'appui au développement.
• S'assurer que les normes de qualité de service au public ou aux employés, le cas échéant, soulignent l'engagement de l'organisation à offrir des services de qualité dans les deux langues officielles en tant que valeur fondamentale de l'administration fédérale et en tant que pratique exemplaire de gestion des ressources humaines et de gestion des affaires.
• Veiller à ce qu'une composante des langues officielles soit incluse dans les vérifications internes de l'institution, ainsi que dans l'évaluation des programmes. (cf. 4 - DVA, 6 - NAR et 8 - PEN)
• S'assurer que les politiques statutaires de l'institution, le cas échéant, tiennent compte des aspects des langues officielles liés au service au public, à la langue de travail, à la participation des francophones et des anglophones du Canada, ainsi qu'à l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire.
• Incorporer, dans les plans de recherche, les besoins en données liées à l'appui au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire, s'il y a lieu.
• Veiller à ce que soit respectée la politique du Conseil du Trésor sur les subventions et les contributions à l'intention des organismes bénévoles non gouvernementaux qui servent le public des deux collectivités de langue officielle. (cf. 5 - IMC)

Gestion des langues officielles

• Préparer un plan des langues officielles portant sur les obligations liées au service au public, à la langue de travail et à la participation des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise. (cf. 6 - NAR)
• Préparer un rapport d'étape par secteur, le cas échéant, sur l'atteinte des objectifs en matière de langues officielles et, au besoin, établir un plan de redressement par suite des écarts de rendement cernés dans les rapports d'étape, les vérifications internes et externes, les études du Commissaire aux langues officielles ou autres. (cf. 6 - NAR)
• Préparer un plan d'action et un bilan des réalisations relatifs à l'application de l'article 41 de la Loi en ce qui concerne les institutions désignées dans le cadre de responsabilisation gouvernemental établi en août 1994. (cf. 7 - PCH)
• S'assurer que l'institution est dotée d'une structure organisationnelle comprenant des ressources humaines et un budget de fonctionnement suffisants pour permettre une gestion efficace des langues officielles, tant sur le plan national que sur le plan régional. (cf. 6 - NAR)
• Voir à la mise sur pied d'un réseau ou d'un comité intra-institutionnel (administration centrale et régions) pour assurer l'atteinte des objectifs en matière de langues officielles. (cf. 3 - DUS, 6 - NAR, 8 - PEN, 10 - REH et 12 - SVC)
• Voir à ce que la planification des ressources humaines de l'institution, y compris La Relève et la mobilité du personnel, inclue les besoins actuels et futurs d'employés bilingues à tous les niveaux, dans toutes les catégories, dans tous les secteurs et dans tous les bureaux désignés bilingues, tant à l'administration centrale que dans les régions. (cf. 4 - DVA, 6 - NAR)
• Assurer un suivi au plan de formation linguistique des cadres en vue de se conformer à la Politique du Conseil du Trésor concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction (CBC pour EX).
• Au besoin, publier des lignes directrices qui explicitent les politiques du Conseil du Trésor - en matière de service au public et de langue de travail - afin d'en faciliter l'application. (cf. 6 - NAR, 8 - PEN)
• S'assurer que les ressources et les outils nécessaires à la prestation du service au public dans les deux langues officielles sont disponibles, en français et en anglais, dans tous les bureaux où il y a obligation en vertu de la Loi et du Règlement y afférent. (cf. 6 - NAR)
• S'assurer que le milieu de travail est propice à l'usage effectif des deux langues officielles, c'est-à-dire que la supervision, la formation et le perfectionnement, les services personnels et centraux, les réunions, les instruments de travail y compris les instruments de travail informatiques, sont disponibles en français et en anglais, dans tous les bureaux des régions désignées bilingues. (Partie V - Langue de travail - de la Loi). (cf. 11 - STC)
• Conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur l'administration du programme des langues officielles, inclure dans les évaluations de rendement des gestionnaires de l'institution, le cas échéant, une section portant sur leur contribution à l'application des politiques en matière de service au public, de langue de travail et de participation des Canadiens et des Canadiennes d'expression française et d'expression anglaise. (cf. 6 - NAR)

Conclusion

Les 36 activités proposées dans le présent guide visent à aider le champion des langues officielles et tout le personnel de son institution, à intégrer les langues officielles aux décisions liées à leurs activités fonctionnelles et statutaires. En fait, les activités proposées constituent les résultats clés que chaque institution doit obtenir afin d'assurer l'intégration complète des langues officiellesà leurs opérations.

Le Groupe de travail est persuadé qu'en mettant à profit toutes les ressources de son organisation, le champion des langues officielles réussira à sensibiliser son institution à l'importance du respect des droits et des obligations reconnus en vertu de la Loi et aux réalités et aux aspirations des communautés de langue officielle vivant en situation minoritaire.

Annexe I - Liste des personnes-ressources

1- (COL) Commissariat aux langues officielles
Lyne Ducharme
Tél. : (613) 995-0363
Téléc. : (613) 943-2255
Internet : lyne.ducharme@ocol-clo.gc.ca

2- (DOE) Environnement Canada
Roch Davidson
Tél. : (819) 994-7667
Téléc. : (819) 953-2300
Internet : roch.davidson@ec.gc.ca

3- (DUS) Industrie Canada
Diane Morneau
Tél. : (613) 954-3697
Téléc. : (613) 941-0778
Internet : morneau.diane@ic.gc.ca

4- (DVA) Anciens Combattants Canada
Susan LeMaistre
Tél. : (902) 566-8770
Téléc. : (902) 566-8781
Internet : sjlemais@vac-acc.gc.ca

5- (IMC) Citoyenneté et Immigration Canada
Lucie St-Jean
Tél. : (613) 941-7740
Téléc. : (613) 941-7780
Internet : lucie.st-jean@8127vht.cina.cic.x400.gc.ca

6- (NAR) Agence des douanes et du revenu du Canada
Suzanne Routhier
Tél. : (613) 954-8220
Téléc. : (613) 954-8263
Internet : suzanne.routhier@ms-rc.gc.ca

7- (PCH) Patrimoine canadien
Pierre Goulet
Tél. : (819) 997-7584
Téléc. : (819) 953-3942
Internet : pierre_goulet@pch.gc.ca

8- (PEN) Service correctionnel Canada
Monique Parker
Tél. : (613) 992-7634
Téléc. : (613) 943-2062
Internet : parketml@csc-scc.gc.ca

9- (PSC) Commission de la fonction publique du Canada
Luc Whissell
Tél. : (819) 953-5400
Téléc. : (819) 953-7953
Internet : luc.whissell@psc-cfp.gc.ca

10- (REH) Développement des ressources humaines Canada
Michelle Hamelin
Tél. : (819) 997-5771
Téléc. : (819) 997-9399
Internet : michelle.hamelin@hrdc-drhc.gc.ca

11- (STC) Statistique Canada
Lisette Perreault
Tél. : (613) 951-9651
Téléc. : (613) 951-6241
Internet : perrlis@statcan.ca

12- (SVC) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Francine Bastien
Tél. : (819) 956-4391
Téléc. : (819) 956-4412
Internet : francine.bastien@tpsgc.gc.ca

13- (TBD) Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Marcel Pilon
Tél. : (613) 992-8109
Téléc. : (613) 943-2899
Internet : pilon.marcel@tbs-sct.gc.ca

14- (TBD) Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Bernadette Larrue
Tél. : (613) 952-2866
Téléc. : (613) 952-3231
Internet : larrue.bernadette@tbs-sct.gc.ca

Annexe II - Carte du champion des langues officielles

Comme suite à mes efforts et à mes interventions notamment auprès des membres du comité exécutif, les résultats suivants ont-ils été obtenus?

Annexe III - Membres du Groupe de travail sur la visibilité des langues officielles au sein des ministères et organismes fédéraux

Nicole Fortier, présidente du Groupe de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Francine Bastien
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Roger Farley
Patrimoine canadien

Michelle Hamelin
Développement des ressources humaines Canada

Autres collaborateurs :

Denis Cuillerier et Francis Landry
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Remerciements

Le Groupe de travail tient à remercier les membres du Comité consultatif des ministères sur les langues officielles qui ont accepté de partager l'expérience de leur institution relativement à la réalisation de certaines activités stratégiques.