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ARCHIVÉ - Avis sur la politique sur les marchés 2003-3 - Mise à jour nécessaire pour faire état des lois, des politiques et de l'évolution du marché

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DATE : le 4 juin 2003

OBJET : Politique du Conseil du Trésor sur les marchés - Mise à jour nécessaire pour faire état des lois, des politiques et de l'évolution du marché.

RÉSUMÉ DES CHANGEMENTS À LA POLITIQUE

1. La Politique du Conseil du Trésor sur les marchés a été mise à jour. Les modifications, dont la date d'entrée en vigueur est le 9 juin 2003, touchent les marchés de services d'énergie, la relation employeur-employé, les marchés avec le secteur sans but lucratif ainsi que le processus de réception des soumissions (de façon à faciliter les achats électroniques) et les versements à titre gratuits. Il s'agit là de modifications importantes car elles témoignent de l'évolution de l'environnement dans lequel les ministères et organismes attribuent des marchés, et leur permettent une efficacité accrue dans cet environnement.

2. La Politique sur les marchés de science et de technologie de 1978 du Conseil du Trésor a été abolie, avec effet le 9 juin 2003, parce qu'elle ne correspond plus au programme de science du gouvernement. On reconnaît encore que les marchés de recherche et développement (R et D) sont d'une importance capitale pour les stratégies d'innovation du Canada et cela est évident dans les politiques clés en matière de développement de l'industrie, y compris les politiques relatives à l'industrie spatiale et le programme d'innovation. En vertu de la Politique sur les services communs, TPSGC demeure néanmoins le fournisseur de services obligatoire pour ce qui est des marchés de R et D.

3. Les changements ayant trait au processus de soumission assurent la souplesse requise pour gérer le système actuel, tout en fournissant les moyens de passer à un système d'achats électroniques. Ces changements protègent l'intégrité du processus de réception des soumissions, sans prescrire de mesures administratives, notamment de mesures qui empêcheraient qu'un système d'achats électroniques émerge d'un système fondé exclusivement sur les documents papier.

4. De nouveaux pouvoirs sont également prévus pour appuyer les « marchés de fourniture de services d'énergie » de façon à tenir compte des changements que produit sur le marché canadien des services l'établissement d'un marché de détail pour des contrats de services d'énergie à prix fixe.

5. En raison de changements à la législation et à la jurisprudence, les critères prévus dans la Politique sur les marchés pour déterminer la relation employeur-employé étaient devenus désuets. Les directives fournies aux articles 16.3.4-16.3.12 de la politique et à l'annexe I -Services de travail temporaire - ont été éliminés et remplacés par des références aux directives de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. Celles-ci précisent des critères permettant de déterminer si une relation employeur-employé existe ou non. Bien que les directives fournies par l'ADRC devraient suffire, la politique reconnaît que les ministères devront, pour les cas plus complexes, demander l'avis du ministère de la Justice.

6. Le Discours du Trône du 30 septembre 2002 a énoncé l'engagement du gouvernement de « mettre en oeuvre l'accord conclu en décembre dernier avec le secteur bénévole afin de l'aider à contribuer à l'atteinte des priorités nationales et à faire valoir les points de vue de ceux qui sont trop souvent exclus. » Afin de respecter cet engagement, la Politique sur les marchés a été modifiée afin de permettre au secteur bénévole de concurrencer les entreprises commerciales dans le domaine des contrats du gouvernement.

7. Alors qu'il n'était pas question auparavant des versements à titre gratuit, il est maintenant précisé clairement que de tels versements, puisqu'ils ne sont pas effectués dans le cadre d'une entente contractuelle, ne sont pas visés par la Politique sur les marchés.

8. On peut consulter à l'annexe 1 le texte révisé de cette politique clé.

MISE EN OEUVRE

9. Ces changements sont en vigueur dès le 9 juin 2003. Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournira en outre de l'information à la collectivité responsable des marchés, par l'entremise du Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés et de l'Institut de gestion du matériel.

10. Les changements on trait à des passages très précis de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Les employés intéressés devraient prendre connaissance de l'ensemble des sections de la politique qui ont été modifiées pour situer les changements dans le contexte global de la politique.

SITE WEB DE LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS

11. Le présent avis et la Politique sur les marchés révisée peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor (www.tbs-sct.gc.ca) à la section Politiques et publications, Marchés.

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

12.   Pour obtenir des conseils et de l'aide concernant la politique, veuillez communiquer avec le :
        Secrétariat du Conseil du Trésor au
        (613) 952-2568.

Directrice exécutive
Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets
Direction générale de la fonction de contrôleur,

Jane Cochran

Distribution : TB06, TB07, TB21, TB23, T022, T023, T024, T083, T161, T222 et T223.

Pièces jointes :

Annexe 1 - Libellé révisé de la Politique sur les marchés

Annexe 1 - Politique du Conseil du Trésor sur les marchés - Mise à jour nécessaire pour faire état des lois, des politiques et de l'évolution du marché

Achats électroniques

4.2.15 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion adéquats soient en place afin de protéger l'intégrité du processus de soumission. Il est reconnu que le processus de soumission peut se faire avec une copie papier ou en version électronique. Dans un cas comme dans l'autre, pour satisfaire aux critères de prudence et de probité, les ministères doivent pouvoir prouver que tous les documents de soumission ont été reçus à temps et en la forme prescrite dans les documents d'appel d'offres. Dans le cas des soumissions présentées par la voie électronique, les ministères doivent également veiller à ce que les documents ne soient pas modifiés, contrefaits, ou altérés, sciemment ou par erreur. Si une autorité contractante soupçonne qu'il y a eu collusion ou truquage des offres, elle doit en aviser Industrie Canada.

8.6.3 Supprimer l'alinéa actuel

8.7.2 Supprimer l'alinéa actuel

8.8.2 Supprimer l'alinéa actuel

10.7.10 Le Service électronique d'appels d'offres (SEAO) est le service national approuvé d'information et de soumission par la voie électronique. Le SEAO permet aux fournisseurs abonnés d'avoir accès aux marchés de l'État. Pour lancer les appels d'offres par la voie électronique, les autorités contractantes peuvent aviser le public au moyen :

a) du Service électronique d'appels d'offres;

b) d'autres méthodes ministérielles approuvées par le Conseil du Trésor aux fins des acquisitions.

10.7.11 Supprimer l'alinéa actuel

10.7.12 Marchés publics est actuellement offerte via le SEAO. On y informe les abonnés des projets de marchés au Canada et à l'étranger.

10.8.1 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion suffisants soient appliqués afin de protéger l'intégrité du processus de soumission, et voir à ce que ces mécanismes couvrent les aspects de la réception, de la garde, de l'ouverture et de la consignation des soumissions.

10.8.2 Supprimer l'alinéa actuel

10.8.3 Supprimer l'alinéa actuel

10.8.4 Supprimer l'alinéa actuel

10.8.5 Supprimer l'alinéa actuel

10.8.6 Une soumission ou proposition est irrecevable si elle ne répond pas à toutes les exigences impératives énumérées dans la demande de propositions ou dans les autres invitations à soumissionner, et elle est alors rejetée.

10.8.24 Le gouvernement fédéral s'est engagé à mieux servir les Canadiens en élargissant l'accès à l'information et aux services offerts par la voie électronique. Le gouvernement a pour politique d'établir et de gérer l'utilisation de la cryptographie à clé publique comme composante de l'infrastructure commune de technologie et de gestion de l'information du gouvernement, et d'appuyer des solutions de rechange électroniques à l'utilisation du papier, ce qui accroît l'efficience et réduit les coûts pour le gouvernement.

a) Les ministères doivent veiller à ce que seuls les systèmes protégés d'achats électroniques conformes aux politiques du gouvernement soient utilisés;

b) Un certain nombre de facteurs doivent être pris en considération pour qu'un système d'achats électroniques soit approuvé, y compris une évaluation de la menace, du risque et des besoins technologiques au titre de la mise en oeuvre du système des achats électroniques. La sécurité, la protection des renseignements personnels et les exigences aux yeux de la loi doivent également être prises en considération.

c) À mesure que les systèmes d'achats électroniques sont instaurés dans l'administration fédérale, il convient de signaler que pour ce qui est des achats assujettis aux dispositions des accords commerciaux, les autorités contractantes doivent respecter ces dispositions.

12.1.2Documents contractuels. Les modalités d'un marché adjugé conformément au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive sur les marchés devraient être sous forme écrite Cela inclut, sans s'y restreindre, les documents en copie papier, les télécopies ou les autres documents envoyés par la voie électronique.

12.3.1 Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d'une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l'identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés.

Déréglementation des services publics

16.17 Marchés de fourniture de services d'énergie

16.17.1 L'achat d'électricité ou de gaz naturel est considéré comme un marché de services.

16.17.2 Les ministères doivent satisfaire aux besoins en énergie conformément à la juridiction de droit. Les services publics d'énergie selon les critères de l'administration concernée vont d'entièrement réglementés à partiellement déréglementés, en passant par entièrement déréglementés. La nature de la réglementation régira les mécanismes d'achat.

16.17.3 Les ministères peuvent conclure des marchés en fonction des pouvoirs et des conditions prévus dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, partie II, Pouvoirs spéciaux de passations de marchés, article 1 (appendice C de la Politique sur les marchés)

Appendice C - Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, 26 juin 1987, dans sa forme modifiée, Pouvoirs spéciaux de passation de marchés

En plus ou comme exceptions aux pouvoirs énumérés à la partie I du présent appendice, des pouvoirs spéciaux de passation des marchés ainsi que d'autres pouvoirs connexes ont été approuvés par le Conseil du Trésor. Ce sont les suivants.

1) L'autorité contractante peut conclure et modifier un marché de services portant sur :

a) des services de transport fournis par des transporteurs publics, quel que soit le montant payable, si les tarifs demandés ne dépassent pas les tarifs normaux de tels services;

b) des services d'électricité, de gaz, d'eau, de traitement des eaux usées, de chauffage et de télécommunication, qui, par réglementation entière ou partielle, sont offerts seulement par des fournisseurs à des prix réglementés ou acceptés par un mécanisme de réglementation, quel que soit le montant payable, si

(i) les tarifs ne dépassent pas les tarifs normaux, et

(ii) le marché ne comporte pas de frais négociés d'installation ou de dépenses en capital dépassant 200 000 $;

c) l'achat de gaz naturel ou d'électricité par voie concurrentielle électronique lorsque la portion déréglementée ne dépasse pas

100 millions de dollars pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada,
20 millions de dollars pour le ministère de la Défense nationale et le Conseil national de recherches du Canada, and
5 millions de dollars pour tous les autres ministères et organismes;

Relations employeur - employé

4.1.9 En ce qui concerne les marchés de services, l'autorité contractante doit :

b) s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations employeur - employé, selon les critères établis par l'Agence des douanes et du revenu du Canada et par les jugements des tribunaux en la matière

4.1.9 (d) Supprimer l'alinéa actuel

4.2.18 Supprimer l'alinéa actuel

16.1.5 La passation de marchés de services a toujours été considérée comme une bonne façon de réagir à des fluctuations inattendues de la charge de travail, de tirer avantage de connaissances spécialisées que n'offre pas la Fonction publique, ou encore de remplacer des fonctionnaires pendant une absence temporaire en certains cas. Simultanément, un recours excessif ou inconsidéré aux marchés de services peut conduire à des situations où il est passé outre aux lois, règlements et politiques gouvernementales traitant de sujets comme le principe du mérite et le bilinguisme. Comme prévu à l'article 4.2 Exigences connexes, les autorités contractantes doivent éviter toute situation pouvant être incompatible avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et les principes de droit coutumier en matière de relations employeur - employé.

16.3.4 Pour déterminer s'il existe des relations employeur - employé :

a) consulter les documents d'information de l'ADRC, comme la publication RC4110 intitulée « Employé ou travailleur indépendant? », ou visiter le site à l'adresse http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/rc4110-f.html;

b) consulter les articles suivants de la Politique sur les marchés,

16.2 Marchés de services avec les particuliers et emploi dans la fonction publique, et
16.3 Relations employeur - employé;

c) demander un avis juridique au ministère de la Justice lorsqu'il est difficile pour les fonctionnaires de déterminer si un marché est un marché de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Le rôle du ministère de la Justice dans ces cas n'est toutefois que consultatif. Il revient en dernier lieu aux autorités contractantes de veiller à ce que les marchés ne créent pas de relations employeur - employé.

16.3.12 Supprimer l'alinéa actuel

Appendice I - Services de travail temporaire

1.3 Supprimer l'alinéa actuel

Appendice I - Services de travail temporaire

1.4 Lorsqu'elles passent un marché portant sur les services de particuliers, notamment des services de travail temporaire, les autorités contractantes doivent examiner attentivement la situation afin de ne pas créer de relations employeur - employé qui seraient contraires aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et d'autres lois clés, comme la Loi sur l'assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada. Pour déterminer s'il existe des relations employeur - employé, demander un avis juridique ou consulter l'Agence des douanes et du revenu du Canada, qui fournit des documents d'information comme la publication RC4110, intitulée « Employé ou travailleur indépendant? », ou visiter le site à l'adresse http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/rc4110-f.html. En cas d'incertitude, le marché doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du marché.

Appendice I - Services de travail temporaire

1.5 Supprimer l'alinéa actuel

Marchés avec le secteur sans but lucratif

10.1.2 Les ministères et les organismes ne doivent pas accepter de soumissions les uns des autres, ni de soumissions des provinces, des municipalités, des territoires ou de sociétés d'État sauf si la soumission du ministère, de l'organisme ou de la société d'État est autorisée par une politique ou une loi. Les ministères et les organismes peuvent, aux termes de l'article 3 de la Politique sur les marchés, prévoir des opérations de transfert de produits, de services ou de biens immobiliers entre ministères, sociétés d'État, provinces, municipalités et territoires.

11.4 Transactions conclues avec d'autres gouvernements

11.4.1 Les ministères et les organismes peuvent, aux termes de l'article 3 de la Politique sur les marchés, prévoir des opérations de transfert de produits, de services ou de biens immobiliers entre ministères, sociétés d'État, provinces, municipalités et territoires. Les transactions conclues entre les autorités contractantes fédérales et des organismes provinciaux ou municipaux ne sont pas des marchés aux termes du Règlement sur les marchés de l'État ou aux termes de la Politique sur les marchés. Ces types d'arrangement sont habituellement contenus dans des accords conjoints.

11.4.2 Supprimer l'alinéa actuel

11.4.3 Supprimer l'alinéa actuel

16.10 Services de conseil et services professionnels

16.10.1 Des marchés peuvent être passés avec des experts-conseils ou des professionnels pour obtenir des services spécialisés, lorsque :

- les conseils ou services fournis et les dépenses qui en résultent sont manifestement nécessaires pour l'application des programmes;

- les services peuvent être définis avec suffisamment de précision pour constituer la base d'un marché;

- on peut se procurer les services à un coût raisonnable; et

- le recours à de tels services est conforme aux politiques particulières du gouvernement.

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes, notamment aux divisions et sections ministérielles désignées comme ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les transactions suivantes ne sont pas couvertes par la politique :

a) les marchés producteurs de recettes (ventes et accords de concession, locations à bail de biens de l'État) et marchés semblables;

b) les marchés portant sur l'acquisition de biens-fonds (régis par d'autres lois et règlements);

c) le transfert de fournitures, de services ou de biens immobiliers entre les ministères, les Sociétés d'état, les provinces, les municipalités et les territoires;

d) les subventions et les contributions;

e) les programmes à frais partagés lorsque l'État n'est pas l'autorité contractante;

f) les marchés pour lesquels le Parlement n'a pas voté de crédits et où l'État joue le rôle d'un mandataire;

g) les baux et les marchés pour l'aménagement d'un bureau ou de locaux résidentiels conformément à la Loi sur les immeubles fédéraux et au règlement d'application; et

h) les ententes dans le cadre du programme d'Échange Canada.

Versements à titre gratuit

16.5.14 Versements à titre gratuit. Le versement à titre gratuit est distinct d'une rémunération versée pour services rendus ou d'une embauche aux termes d'une entente contractuelle; et le bénéficiaire, s'il n'est pas payé, ne peut intenter de poursuites devant les tribunaux. En conséquence, la Politique sur les marchés ne régit pas de tels versements.