Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels
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L’Initiative de transformation du Programme de GI
Bien que le travail effectué ait porté sur plusieurs des aspects de la GI, il n’existe aucun cadre conceptuel d’ensemble permettant de réunir les différentes solutions aux problèmes associés à la GI; il n’existe pas non plus de plan directeur pour coordonner la marche à suivre dans les nombreuses organisations devant participer à cette initiative. Les approches isolées en vue de résoudre les problèmes de GI se sont généralement révélées inefficaces. Le gouvernement du Canada doit miser sur une capacité de gestion de l’information cohérente, clairement établie et disposant d’un large appui. Sinon, le gouvernement aura de plus en plus de difficulté à s’acquitter de ses engagements stratégiques envers les Canadiens en ce qui touche la régie responsable de leur information. Les obstacles à la collaboration, à l’harmonisation des programmes et à l’intégration des services deviendront de plus en plus difficiles à surmonter, et le gouvernement aura plus de mal à s’adapter au changement et à atteindre des résultats publics probants. Dans le cadre des grandes initiatives de transformation, qui subiront des pressions extrêmes en vue de produire des résultats, il faudra chaque fois trouver des solutions particulières aux problèmes de GI.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), est responsable de l’Initiative de transformation du Programme de GI du gouvernement du Canada, dont l'objet est d’orienter la création de la prochaine génération de services de GI au sein de l’administration fédérale.
Cette initiative se traduira par une amélioration des résultats en matière de GI pour le gouvernement du Canada :
- Amélioration de la disponibilité de l’information à l’intention des programmes, à l’appui de la prestation de services, de la collaboration, de la gestion des programmes et du suivi des processus et des décisions.
- Amélioration de la conservation et de la protection de l’information des programmes.
- Meilleure structuration de l’information et des processus connexes à l’appui de l’intégration des services.
- Meilleure structuration de l’information et des processus connexes en vue de promouvoir la capacité d’adaptation du gouvernement, d’assurer le respect des droits des clients, de garantir l’intégrité des documents du gouvernement et d’aider ce dernier à mener ses activités à la façon d’une entreprise.
- Mise en place d’un programme de GI structuré de façon à pouvoir être efficace dans l’ensemble de l’administration fédérale.
Des activités sont en cours au regard de cinq volets dans le cadre de la transformation opérationnelle :
- gouvernance;
- conception et planification stratégiques;
- harmonisation;
- transition;
- opérations.
De fait, toutes les activités rattachées aux opérations peuvent être rattachées à l’un de ces cinq volets.
C’est l’effet coordonné de quatre de ces volets (gouvernance, conception et planification stratégiques, harmonisation et transition) qui permettra d’esquisser une vision du Programme de GI à titre d’objectif à atteindre, grâce à la mise en œuvre et à la concordance stratégique des changements. L’Initiative de transformation du Programme de GI est constituée par les activités rattachées à ces quatre volets, qui établissent le cadre d’ensemble en vue de mettre en œuvre les changements de façon intégrée.
Voici une description de chacun de ces volets.
Gouvernance
Le Comité de gestion de l’information (CGI) est l’organisme responsable de l’initiative. Il fournit un soutien au dirigeant principal de l’information (DPI) du Canada, qui assume des responsabilités générales en matière de GI au sein du gouvernement du Canada. Le CGI recommandera l’approbation, par le DPI, des résultats découlant de la conception et de la planification stratégiques ainsi que des recommandations au chapitre de l’harmonisation, et il fournit une orientation à l’intention de l’Initiative de transformation du Programme de GI. C’est le DPI qui prend toutes les décisions en bout de ligne.
Un comité directeur composé d’un petit nombre de membres du CGI offre une orientation plus détaillée dans le cadre de l’Initiative de transformation du Programme de GI, et il fournit des conseils sur la manière d’optimiser la participation du CGI et du DPI.
À mesure que l’Initiative de transformation du Programme de GI prend de l’ampleur et de la substance, il faudra ajouter des structures de gouvernance afin de mieux coordonner les activités faisant partie du volet transition.
Conception et planification stratégiques
L’Initiative de transformation du Programme de GI fait appel à la méthode de conception et de planification stratégiques du PFTO. Les résultats escomptés dans le cadre de ce volet seront obtenus par les parties prenantes sur une base de collaboration, puis entérinés par le CGI et approuvés par le DPI. Ils serviront ensuite à assurer l’harmonisation des projets en cours et à lancer de nouveaux projets dans le cadre du volet transition. Les résultats des travaux détaillés menés dans le cadre de projets faisant partie de ce dernier volet et les commentaires formulés dans le volet opérations à mesure que se déroule la transformation sont incorporés aux travaux de conception et de planification stratégiques et servent aux travaux conceptuels et à l’élaboration des plans subséquents.
Le déroulement des activités de ce volet est cyclique et comporte cinq étapes : vision, stratégie, conception, analyse de rentabilisation et planification. Une sixième étape – celle du lancement – est intégrée au cycle lorsque le processus de conception et de planification stratégiques est lancé pour la première fois. On approche actuellement de la fin de l’étape de la vision. Le présent document est l’un des deux principaux résultats escomptés au cours de cette étape.
Selon les prévisions, le cycle de conception et de planification opérationnelles, mené selon une approche de collaboration, sera terminé d’ici la fin de l’exercice 2006-2007.
Harmonisation
Dans le cadre du volet de l’harmonisation, on évalue dans quelle mesure les projets associés au volet transition concordent avec le contexte stratégique émergent tel que défini dans le volet de la conception et de la planification stratégiques. Des évaluations de l’harmonisation seront soumises aux responsables de la gouvernance; on recommandera des mesures concernant les projets – lancés avant les travaux de conception et de planification stratégiques ou découlant de ces travaux – qui doivent être modifiés afin de correspondre au contexte stratégique émergent.
Transition
Ce volet englobe tous les projets qui ont pour effet de changer la GI au sein du gouvernement du Canada, soit à la fois les projets ayant été lancés sans que l’on puisse tirer parti d’une assise conceptuelle et d’une planification stratégiques d’ensemble et ceux qui découlent de cette assise et de cette planification. Ces projets ont une incidence au niveau du cinquième volet, soit celui des opérations.
Opérations
Les activités menées dans le cadre de ce volet correspondent à l’état permanent des opérations. À mesure qu’ils aboutissent, les projets faisant partie du volet de la transition entraînent des changements touchant le volet des opérations.
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