ARCHIVÉ - Guide pour l'établissement des côuts des extrants au Gouvernement du Canada

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Introduction

Le présent questionnaire est divisé en cinq thèmes qui correspondent au cadre de responsabilité en matière de gestion financière approuvé par les administrateurs généraux et par les agents financiers supérieurs. Les cinq thèmes (gestion, information et conseils, contrôle, obligation de rendre compte, et organisation et procédés) sont décrits dans la brochure Obligation de rendre compte en matière de gestion financière dans les ministères et organismes. Le questionnaire vous permettra de vous familiariser avec les principaux éléments de ce cadre et de vous situer par rapport à eux. Nous souhaitons que ce questionnaire vous aide à développer une approche proactive à l'endroit de vos responsabilités en matière de gestion financière et qu'il vous évitera ainsi d'être confrontés à des surprises, tant dans le cadre de vos opérations courantes qu'à la suite de vérifications.

Nous savons tous que la gestion financière n'est qu'un élément du système intégré de la gestion, mais, au sein du gouvernement, c'est un élément tout particulièrement important. On s'attend donc à ce que les gestionnaires maîtrisent la gestion financière et rendent compte de leurs décisions et pratiques à cet égard. Pour ce faire, divers moyens sont à la portée des gestionnaires. Ils disposent d'instruments (information, conseils, directives) qui peuvent avoir un impact significatif sur leur facilité à bien s'acquitter de leurs responsabilités.

Les résultats au questionnaire pourraient signifier que certains gestionnaires se situent bien par rapport au cadre; dans leur cas, l'exercice renforcera leur confiance dans leur style de gestion. D'autres pourraient y trouver des choses à améliorer et, dans tous les cas, l'exercice facilitera les échanges sur la question de la gestion financière.

D'abord et avant tout, nous espérons que ce questionnaire aura une influence constructive et qu'il vous permettra de saisir toute la portée de vos propres pratiques de gestion financière.

En plus de servir d'instrument d'auto-évaluation, le questionnaire peut être utilisé par les ministères pour obtenir un aperçu des pratiques de gestion financière. En étudiant les résultats d'ensemble, les cadres supérieurs pourront identifier les aspects où des améliorations s'imposent. À ce niveau, dans chaque ministère un responsable impartial sera appelé à faire un bilan des réponses données sous le couvert de l'anonymat.

Le questionnaire est d'abord et avant tout un instrument d'auto-évaluation. Les résultats doivent donc demeurer confidentiels.

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Instructions

Chacune des cinq sections du questionnaire renferme des questions dites principales, numérotées de 1 à 45, et parfois suivies, en italique, de Considérations utiles. Ces dernières, présentées sous forme de questions supplémentaires, visent à préciser la question principale et à vous aider à y réfléchir. Elles sont cependant de nature générale et pourraient donc très bien être remplacées par des questions qui auraient un rapport plus direct avec votre ministère ou avec votre situation. Il n'est pas nécessaire de répondre à ces questions en italique; elles vous serviront simplement à faire un choix de réponses plus éclairé.

Vous ne devriez pas mettre plus d'une heure pour répondre au questionnaire. Toutefois, le temps n'a aucun effet sur les résultats.

Chaque question comporte une échelle en quatre points ([4], [3], [2], [1]). Nous vous demandons de répondre à chaque question en termes de Degré ou Fréquence de la façon décrite ci-dessous.

Degré

[4]	Totalement	Pour une très grande part ou complètement
[3]	De façon importante	Pour une bonne part ou beaucoup
[2]	Partiellement	Jusqu'à un certain point ou un peu
[1]	À peine	Pas beaucoup ou pas du tout
Fréquence
[4]	Habituellement	De 80 % à 100 % du temps (comprend toujours et presque toujours)
[3]	Très souvent	Environ 55 % à 70 % du temps
[2]	Parfois	Environ 30 % à 45 % du temps
[1]	Rarement	De 0 % à 20 % du temps (comprend jamais ou presque jamais)

La dernière page du questionnaire servira, une fois détachée, à consigner vos réponses. Cette feuille réponse sera également utilisée lors de la compilation et de l'interprétation de vos résultats.

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Gestion

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous livrez vos programmes tout en vous efforçant de tirer le meilleur parti possible des ressources mises à votre disposition.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

• Chaque décision en matière d'exécution d'un programme et de grands projets est prise en tenant compte des considérations de gestion financière.
• Tous les plans à long et à court termes et toutes les initiatives proposées comprennent une analyse appropriée des implications financières.
• Tous les plans et toutes les initiatives proposées font l'objet d'un examen objectif de leur financement et de leurs conséquences sur le plan de la gestion financière.
• L'actif, le passif, les recettes et les dépenses sont gérés en vue d'optimiser les mouvements de trésorerie et de minimiser les frais d'immobilisations.

Ces attentes sont associées au fait que les gestionnaires ont la responsabilité de prendre des décisions éclairées quant à l'affectation et à l'utilisation des ressources. Si vous étudiez toutes les possibilités qui s'offrent à vous avant d'affecter des ressources et si vous avez recours à de bonnes procédures d'analyse, vous rendrez votre sphère de responsabilité plus efficiente et plus efficace. Parallèlement, vous rentabiliserez les deniers publics qui vous sont confiés si vous prenez des décisions qui optimisent les mouvements de trésorerie et qui minimisent les frais d'intérêt et les autres coûts.

Les questions qui suivent vous aideront à déterminer si vos pratiques vont dans le sens de ces attentes.

1. Est-ce que le choix de la meilleure façon de fournir des services et des produits, ou d'effectuer des opérations se fait en tenant compte des répercussions financières?

- Considérations utiles

- Lorsque j'ai à faire un choix, est-ce que je sais ce qu'il va coûter par rapport à d'autres possibilités?

- Puis-je évaluer les compromis à faire entre les coûts et les niveaux du service?

2. Existe-t-il de bonnes raisons de prendre des décisions qui permettent d'affecter des fonds supplémentaires à d'autres fins?

- Considérations utiles

- Y a-t-il suffisamment d'importance accordée aux nouvelles façons potentielles de financer la prestation des services et des produits?

- Est-ce que j'envisage le recouvrement des coûts, le partage des coûts et d'autres formules du même genre?

3. Est-ce que je demande l'avis d'experts concernant la viabilité financière des propositions qui nécessitent des dépenses importantes?

- Considérations utiles

- Est-ce que je peux faire appel à des conseils éclairés d'ordre financier lorsque j'élabore mes propositions?

- Est-ce que je m'assure que mes propositions sont fondées au plan financier?

4. Les examens et les analyses à caractère financier améliorent-ils mes plans et mes propositions?

- Considérations utiles

- Est-ce que l'analyse me permet d'étudier d'autres façons d'optimiser les ressources dont je dispose?

- M'aide-t-elle à trouver des façons de tirer le maximum des ressources mises à ma disposition?

5. Les aspects financiers sont-ils bien examinés avant que je soumette et fasse approuver mes plans et propositions?

- Considérations utiles

- Est-ce que j'examine des niveaux de dépense différents et divers agencements des ressources lorsque j'élabore mes plans et propositions?

- Mes plans font-ils clairement mention des résultats attendus au plan financier?

- Dans mes plans, les dépenses sont-elles reliées aux services et aux résultats opérationnels?

6. Mes plans et mes propositions sont-ils conformes aux attentes des personnes appelées à les examiner et à les approuver?

- Considérations utiles

- Mes plans cadrent-ils avec les objectifs et les priorités du programme?

- Mes plans sont-ils parfois refusés en raison de la présentation ou d'autres exigences techniques?

- Le contenu financier résiste-t-il aux interrogations?

7. Mon plan opérationnel me sert-il pour prévoir ou rajuster les ressources dont j'aurai besoin durant l'année?

8. Mes décisions en matière de dépenses reflètent-elles de saines pratiques de gestion de la trésorerie?

- Considérations utiles

- Est-ce que je tiens compte des frais d'intérêt lorsque je négocie les modalités de contrats ou d'accords?

- Est-ce que les subventions et les contributions sont versées conformément à un échéancier de rendement?

- Lorsque je le peux, est-ce que je reporte les achats sans que cela nuise aux besoins opérationnels?

- Est-ce que je demande à mon personnel que les paiements soient effectués à la date d'échéance ou, sinon, de profiter des escomptes?

9. Mes pratiques de gestion de l'actif me permettent-elles de faire le meilleur usage possible des deniers publics?

- Considérations utiles

- Est-ce que je garde mes inventaires au minimum tout en m'assurant de réponde aux besoins opérationnels?

- Est-ce que j'envisage les diverses options de location, de faire ou d'achat dans mes décisions d'acquisition?

- Est-ce que je tiens compte des frais d'entretien, des frais d'intérêt et d'autres coûts pertinents lorsque je décide de remplacer des actifs (matériel, installations, etc.)?

- Est-ce que j'essaie de trouver des moyens de réaffecter ou de disposer des biens excédentaires ou sous-utilisés?

10. Tirons-nous le maximum des recettes générées par ma sphère de responsabilité?

- Considérations utiles

- Les services sont-ils facturés dès que possible après avoir été rendus?

- Les taux et les frais d'utilisation sont-ils rajustés régulièrement?

- L'examen et le suivi des comptes en souffrance sont-ils adéquats?

COMMENTAIRES

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Information et conseils

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous prenez des décisions à la lumière de renseignements, d'analyses et de conseils financiers opportuns, pertinents et sûrs.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

• Les gestionnaires de tous les niveaux profitent de conseils fiables et fournis en temps opportun pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion financière.
• Des rapports de gestion financière pertinents et fiables viennent appuyer les besoins des gestionnaires en matière de prise de décisions, d'obligation de rendre compte et de contrôles.
• Les gestionnaires disposent d'une information ponctuelle, précise et cohérente pour les besoins de la gestion financière.
• L'information financière fait partie intégrante des systèmes d'information de gestion des programmes.
• On répond de la façon demandée aux besoins d'information du Parlement et des organismes centraux.

L'information est l'une des ressources les plus importantes des gestionnaires. Une information fiable et pertinente facilite tous les aspects des tâches de gestion, de la prise de décisions au contrôle. Lorsque l'information fait défaut, la gestion est basée sur des hypothèses ou sur des suppositions. Parce que l'information peut être trop volumineuse ou difficile à assimiler, et que toutes ses implications ne sont pas toujours évidentes, il est souvent sage et nécessaire de faire appel aux conseils et aux analyses d'experts.

Les questions qui suivent vous aideront à vous situer par rapport à cet aspect de la gestion financière.

11. Est-ce que je reçois l'information financière pertinente en temps opportun et sous une forme qui convient?

- Considérations utiles

- L'information financière est-elle assez exacte et assez complète et me parvient-elle en temps assez opportun pour que je ne sois pas pris au dépourvu?

- Suis-je surchargé d'information financière?

12. L'information financière que je reçois est-elle déjà intégrée (ou est-il facile de l'intégrer) à des données opérationnelles pour faciliter la prise de décisions, la planification, le contrôle et les rapports?

- Considérations utiles

- Puis-je me servir de cette information pour contrôler les dépenses ayant trait à des charges de travail et à des résultats opérationnels, comme l'état d'avancement des projets d'immobilisations, la situation quant aux paiements de transfert, les niveaux de prestation du service, etc.?

- Est-il facile d'associer aux livraisons et aux paiements l'information sur les achats?

- L'information que renferment mes plans opérationnels peut-elle être organisée en fonction du but, des responsabilités, des autorisations et de l'article de dépense?

13. Suis-je satisfait des mécanismes utilisés pour communiquer l'information financière que je reçois?

- Considération utile

- Il peut s'agir de rapports sur papier, de l'accès électronique, de réunions, etc.

14. Puis-je partager électroniquement avec d'autres systèmes les données des systèmes financiers?

- Considérations utiles

- Est-ce que je peux combiner les données sur la paye à d'autres données sur les dépenses pour prévoir tous mes besoins opérationnels?

- Est-ce que je peux consulter les données sur la paye pour déterminer les répercussions de mes décisions relatives au personnel sur les dépenses futures (p. ex., dotation, classification, heures supplémentaires, indemnité de départ)?

- Puis-je combiner l'information sur les achats, les inventaires, les dépenses et les charges de travail?

15. La qualité des rapports de gestion financière que je reçois me satisfait-elle?

- Considérations utiles

- Ces rapports sont-ils faciles à comprendre et à utiliser?

- Sont-ils reçus en temps opportun et sont-ils à jour?

- Se prêtent-ils à des comparaisons d'une période à une autre, par rapport à un plan ou à une norme, ou par rapport à d'autres modalités semblables?

- Puis-je m'en servir à l'appui de la marge de manoeuvre additionnelle dont je dispose par rapport à mon budget de fonctionnement?

16. Les rapports financiers que je reçois me permettent-ils de prendre des décisions plus éclairées?

- Considérations utiles

- Ces rapports me permettent-ils d'évaluer l'efficience et le coût des opérations?

- Me permettent-ils de dissiper certaines incertitudes concernant l'avenir?

- L'information que je reçois est-elle bien structurée, présentée en termes simples et assez complète pour que je puisse justifier le rendement antérieur et faire des prévisions?

17. Suis-je conscient du fait que les gens de l'extérieur de mon centre de responsabilité ont besoin d'être renseignés sur ma méthode de gestion financière?

- Considération utile

- Il peut s'agir de demandes de renseignements qui vous parviennent d'un certain nombre de sources, comme des clients, des fournisseurs, des groupes communautaires ou d'intérêt, des administration municipales et des gouvernements provinciaux, d'autres ministères du gouvernement et le Parlement, votre propre ministère, des organismes centraux, etc.

18. Jusqu'à quel point serais-je confiant de confirmer l'exactitude et l'intégralité de l'information de gestion financière que je communique?

- Considérations utiles

- Ma déclaration nécessiterait-elle des réserves? Pourrais-je affirmer que des problèmes importants sont en voie d'être réglés?

- Mon information de gestion financière est-elle assez bien structurée pour soutenir la critique d'un comité parlementaire (ou d'un autre intervenant)?

- Le cas échéant, l'information que je présente en vue de la préparation de la Partie III du Budget des dépenses est-elle précise et complète?

19. Puis-je compter sur l'aide de spécialistes pour m'aider à m'acquitter de mes responsabilités en matière de gestion financière?

- Considérations utiles

- Puis-je obtenir des conseils fiables des services financiers sur des sujets tels que le contrôle des coûts, la gestion de la trésorerie, l'établissement des coûts, l'analyse financière et les budgets?

- Puis-je obtenir des conseils sûrs auprès d'experts financiers au sujet des aspects légaux et techniques de la gestion financière, comme la façon d'interpréter la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements d'application?

20. Les conseils financiers que je reçois m'aident-ils à prendre des décisions plus éclairées?

- Considérations utiles

- Ces conseils m'aident-ils à cerner de nouvelles options de service ou à améliorer celles qui existent?

- Confirment-ils les aspects financiers de mes propositions?

- Permettent-ils de maximiser les résultats financiers?

COMMENTAIRES:

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Contrôle

Votre administrateur général doit avoir l'assurance qu'il existe des mécanismes de contrôle efficaces, adaptés au contexte gouvernemental, permettant de protéger les éléments d'actif et de garantir la probité.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

• On respecte toutes les lois, tous les règlements ainsi que tous les décrets et arrêtés qui s'appliquent à la gestion financière et l'on observe les limites de dépenses.
• Il existe un système adéquat de contrôle interne de l'actif, du passif, des recettes et des dépenses; ce système tient compte de l'importance, de la vulnérabilité et du risque.
• Des dossiers comptables fiables et complets répondant aux exigences du ministère et de l'ensemble de l'administration fédérale viennent appuyer la structure des programmes de l'organisation.

Les contrôles devraient vous aider à réagir de façon cohérente aux situations et à respecter le niveau de vos ressources. Ils peuvent vous aider à éviter certaines erreurs et complications.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

21. Mes pouvoirs financiers et ceux de mon personnel sont-ils bien compris?

- Considérations utiles

- Est-ce que je connais les limites des pouvoirs qui sont délégués à mon personnel et à moi-même?

- Est-il bien compris que la responsabilité première des dépenses incombe aux personnes qui les autorisent, même si les mesures d'examen et de contrôle reposent sur d'autres?

- Est-ce que j'ai reçu une formation quant à la nature des pouvoirs qui me sont délégués et quant à la manière dont je peux les exercer?

22. Les pouvoirs qui me sont délégués sont-ils compatibles avec mes responsabilités financières et opérationnelles?

- Considération utile

- Suis-je appelé à autoriser des opérations sur lesquelles je n'ai aucun contrôle ou pour lesquelles je ne devrais pas avoir à rendre compte?

23. Ai-je une idée précise du niveau de risque associé aux pouvoirs qui me sont délégués?

24. Mes pouvoirs financiers me donnent-ils la marge de manoeuvre nécessaire pour utiliser mes ressources le mieux possible et pour atteindre mes objectifs?

- Considérations utiles

- Ai-je une marge de manoeuvre suffisante au niveau de la gestion de mon budget pour profiter des nouvelles possibilités et m'adapter aux nouvelles priorités?

- Le niveau de risque qui m'est dévolu est-il proportionnel au niveau de confiance qui m'est accordée?

25. Les mécanismes de contrôle interne de ma sphère de responsabilité conviennent-ils à la nature de mes opérations et à mon style de gestion?

- Considérations utiles

- Exemples de mécanisme de contrôle interne: la délégation des pouvoirs, la division des tâches et l'accès réservé.

- Le coût des contrôles internes est-il conséquent avec le niveau de risque acceptable?

- Le temps et les efforts consacrés aux contrôles administratifs sont-ils raisonnables?

26. Les opérations dont je suis responsable sont-elles dûment autorisées et codées?

- Considérations utiles

- Mon personnel est-il conscient de l'importance d'un codage précis des opérations?

- Un codage erroné a-t-il déjà causé des surprises désagréables au niveau des résultats financiers?

- Les opérations sont-elles toujours autorisées conformément aux pouvoirs qui sont délégués?

27. Est-ce que je comprends clairement mes responsabilités en matière de garde des biens publics?

- Considérations utiles

- Est-ce que je connais la valeur des biens dont on me confie la garde?

- Est-ce que mon personnel et moi savons ce qu'il faut faire lorsque des biens publics sont menacés?

28. Les mesures prises pour protéger les éléments d'actif dont j'ai la garde cadrent-elles avec leur valeur et le niveau de risque associé?

- Considérations utiles

- Est-ce que je prends les mesures qu'il faut pour protéger les biens considérés essentiels (auxquels sont associés des risques élevés en raison de leur valeur ou de leur caractère délicat)? Un élément d'actif peut être un bien, un appareil, un véhicule, de l'information, etc.

- Suis-je en mesure de protéger adéquatement les biens publics?

29. Savons-nous, mon personnel et moi, ce qu'il faut faire si nous croyons qu'il y a eu vol, fraude ou mauvaise utilisation de fonds ou de biens publics?

- Considérations utiles

- Est-ce que nous comprenons bien le sens de la notion de conflit d'intérêts?

- Est-ce que je fais de mon mieux pour régler rapidement toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts?

- Est-ce que je suis au courant de la procédure à suivre pour signaler une perte d'argent?

COMMENTAIRES:

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Obligation de rendre compte

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que vous saisissez toute la portée de vos responsabilités en matière de gestion financière et que vous en rendez compte de façon appropriée.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

• Les gestionnaires de tous les niveaux sont conscients de leurs responsabilités en matière de gestion financière et ont la formation et les ressources pour s'en acquitter.
• L'organisation dispose de mécanismes pertinents et fiables pour la surveillance et l'évaluation du rendement de la gestion financière.
• On accorde l'attention nécessaire aux vérifications, aux examens, aux études et aux autres moyens de contrôler et d'évaluer le rendement en matière de gestion financière.

Ces attentes portent sur l'obligation de rendre compte des responsabilités et des pouvoirs qui vous sont dévolus. Il est essentiel que chaque gestionnaire comprenne et accepte ces attentes. Les gestionnaires peuvent s'acquitter de cette obligation en présentant des énoncés (parfois appelés déclarations de la direction) et en donnant des garanties sur l'état de la gestion financière.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

30. Est-ce que je comprends bien mes responsabilités en matière de gestion financière?

- Considération utile

- Le guide sur l'obligation de rendre compte en matière de gestion financière dans les ministères et organismes présente un cadre qui peut être utilisé à cet égard.

31. Est-ce que je reçois la formation et l'information appropriées pour rester à jour quant à mes responsabilités en matière de gestion financière?

32. Est-ce que je connais mon rendement en matière de gestion financière?

- Considérations utiles

- Est-ce que je dispose des moyens qu'il me faut (vérifications et autres mécanismes d'examen) pour suivre de près mes pratiques de gestion financière?

- Ces moyens fournissent-ils des garanties sur mes pratiques de gestion financière?

33. Est-ce que j'atteins les objectifs financiers fixés pour ma sphère de responsabilité?

34. Jusqu'à quel point les vérifications et les examens permettent-ils d'obtenir des renseignements pertinents, crédibles et objectifs sur l'efficacité de mes pratiques de gestion financière?

- Considérations utiles

- Ces moyens me permettent-ils d'améliorer mes pratiques de gestion financière? D'obtenir de meilleurs résultats?

- D'évaluer les niveaux de contrôle ou de risque? De répondre de vos responsabilités?

- Les vérifications et les autres examens de ma sphère de responsabilité ont-ils une portée et une fréquence raisonnables par rapport à l'importance et au risque?

35. Jusqu'à quel point suis-je ouvert aux vérifications et examens?

- Considérations utiles

- Est-ce que je donne suite rapidement à toutes les lacunes et tous les points faibles identifiés?

- Est-ce que je participe à l'examen et au suivi des constatations? Est-ce que je donne suite aux recommandations?

- Mes opinions et intérêts sont-ils dûment représentés?

36. L'obligation de rendre compte de mes pratiques de gestion financière est-elle officialisée dans des ententes de gestion, des accords sur l'obligation de rendre compte et d'autres ententes?

- Considération utile

- Est-ce que l'obligation de rendre compte fait partie de l'appréciation de mon rendement?

37. Quelle est la qualité de mes rapports sur mes responsabilités aux niveaux de gestion successifs ainsi qu'à mes commettants et à mes clients?

- Considération utile

- Est-ce que mes rapports font état des résultats attendus en matière financière et opérationnelle, des écarts, des mesures correctives et des résultats prévus?

38. Mon obligation de rendre compte est-elle proportionnée aux pouvoirs qui me sont attribués?

- Considérations utiles

- Y a-t-il un équilibre entre la marge de manoeuvre qui m'est dévolue et l'obligation de rendre compte de mes interventions?

- Suis-je tenu responsable de sujets sur lesquels j'ai n'ai que peu ou pas de pouvoir d'agir?

COMMENTAIRES:

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Organisation et procédés

Votre administrateur général doit avoir l'assurance que l'organisation, les systèmes et les procédés de gestion financière du ministère permettent de répondre aux besoins actuels.

Voici les attentes à l'appui de cette affirmation:

• Des services et des systèmes rentables et fiables existent à tous les niveaux de l'organisation, à l'appui des principes d'une saine gestion financière.
• La responsabilité de l'organisation, des systèmes et des procédés de gestion financière est clairement déléguée et communiquée dans toute l'organisation.

La présente section a trait à l'infrastructure qui appuie vos responsabilités en matière de gestion financière. Des services de soutien rentables peuvent améliorer la mise en oeuvre de votre programme de gestion. Une infrastructure appropriée est requise pour faciliter votre accès aux ressources, pour que vous puissiez communiquer adéquatement vos décisions, et pour vous aider à suivre de près l'état d'avancement et l'atteinte des objectifs. À mesure que vos besoins évoluent, il faut que l'organisation, les systèmes et les procédés s'adaptent aux nouvelles priorités et approches utilisées.

Les questions qui suivent vous aideront à évaluer vos pratiques de gestion financière à ce niveau.

39. Les rôles, les objectifs et les politiques en matière de gestion financière sont-ils dûment communiqués en ce qu'ils s'appliquent à moi-même et à ma sphère de responsabilité?

- Considération utile

- Les moyens de communication des politiques et des procédés en matière de gestion financière sont-ils adaptés à nos besoins?

40. Est-ce que je sais comment fonctionnent les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

- Considérations utiles

- Est-ce que je sais qui est responsable de ces services?

- Est-ce que je suis au courant des contraintes qu'ils comportent?

- Est-ce que je connais la marche à suivre pour contester les décisions administratives?

41. Ces services sont-ils bien adaptés aux besoins actuels de mes opérations?

- Considérations utiles

- Ces services répondent-ils à mes besoins actuels?

- Mes services financiers m'aident-ils à m'acquitter de mon rôle de gestionnaire de budget?

- Est-ce que je fais participer le personnel administratif au processus décisionnel?

42. Les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière sont-ils efficients?

- Considérations utiles

- Est-ce que je connais les frais administratifs liés à mes opérations?

- Constituent-ils une proportion raisonnable du total des coûts de mon programme?

- Ces services sont-ils organisés de manière à être efficaces?

43. Est-ce que je tire le maximum des nouvelles technologies dans le but d'améliorer l'efficacité de mes pratiques de gestion?

- Considérations utiles

- Est-ce que le matériel électronique et les systèmes informatisés sont rentables?

- Est-ce que nous tirons pleinement parti de l'échange de données informatisées?

- Est-ce que nos systèmes font appel à des employés pour traiter les données seulement lorsque l'intervention humaine est nécessaire?

- Les données sont-elles saisies une seule fois?

- Est-ce que l'on tente de réduire la paperasse?

44. Est-ce que j'encourage l'élimination ou la réduction du double emploi et du chevauchement dans les procédés et les produits qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

- Considérations utiles

- Est-ce que je participe à l'élaboration de ces procédés (par exemple, la définition de mes besoins)?

- Est-ce que je propose des améliorations?

45. Est-ce que mon personnel et moi avons accès à la formation et aux outils dont nous avons besoin pour exploiter pleinement les systèmes et les services qui appuient mes responsabilités en matière de gestion financière?

- Considérations utiles

- Avons-nous accès facilement à cette formation et ces outils? Disposons-nous de l'information requise pour bien les utiliser?

- Recevons-nous une formation pertinente relativement aux systèmes nouveaux et existants?

COMMENTAIRES:

 

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Compilation des résultats

Maintenant que vous avez répondu aux questions, vous pouvez déterminer vos points pour chaque section, de même que votre résultat global, en vous servant de la grille située dans le coin inférieur droit de la feuille réponse. L'information requise pour l'interprétation de vos résultats se retrouve au verso de la feuille réponse.

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Obligation de rendre compte en gestion financière

Questionnaire - feuille réponse

Chaque question comporte une échelle en quatre points ([4], [3], [2], [1]). Nous vous demandons de répondre à chaque question en termes de fréquence OU de degré, selon ce qui est indiqué pour chacune, de la façon expliquée ci-dessous.

Degré

[4]	Totalement	Pour une très grande part ou complètement
[3]	De façon importante	Pour une bonne part ou beaucoup
[2]	Partiellement	Jusqu'à un certain point ou un peu
[1]	À peine	Pas beaucoup ou pas du tout

Si une question ne s'applique pas à vous (par exemple, la question porte sur les recettes, mais les recettes ne concernent pas votre poste), ne faites aucun choix pour cette question.

Fréquence

[4]	Habituellement	80 % à 100 % du temps (inclus toujours et presque toujours)
[3]	Très souvent	Environ 55 % à 70 % du temps
[2]	Parfois	Environ 30 % à 45 % du temps
[1]	Rarement	0 % à 20 % du temps (inclus jamais ou presque jamais)

GESTION

1. Répercussions financières?		Totalement		4 3 2 1	À peine
2. Bonnes raisons?		Totalement		4 3 2 1	À peine
3. Avis sur la viabilité des plans?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
4. Plans améliorés par les examens?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
5. Aspects financiers examinés?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
6. Plans conformes aux attentes?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
7. Plans utiles pour prévoir/ajuster?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
8. Saine gestion de la trésorerie?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
9. Meilleur usage des deniers publics?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
10. Maximum des recettes générées?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
	Total partiel			_________
INFORMATION ET CONSEILS
11. Information pertinente... forme?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
12. Information financière intégrée?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
13. Satisfait des mécanismes?		Totalement		4 3 2 1	À peine
14. Partage électronique de données?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
15. Satisfait des rapports?		Totalement		4 3 2 1	À peine
16. Rapports améliorent les décisions?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
17. Besoins externes d'information?		Totalement		4 3 2 1	À peine
18. Confiant de l'exactitude?		Totalement		4 3 2 1	À peine
19. Aide de spécialistes disponible?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
20. Conseils améliorent les décisions?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
	Total partiel			________
CONTRÔLE
21. Pouvoirs financiers compris?		Totalement		4 3 2 1	À peine
22. Équilibre pouvoirs/responsabilités?		Totalement		4 3 2 1	À peine
23. Idée précise du niveau de risque?		Totalement		4 3 2 1	À peine
24. Marge de manoeuvre suffisante?		Totalement		4 3 2 1	À peine
25. Pertinence des contrôles internes?		Totalement		4 3 2 1	À peine
26. Opérations dûment autorisées?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
27. Garde des biens publics?		Totalement		4 3 2 1	À peine
28. Protection vs valeur & risque?		Totalement		4 3 2 1	À peine
29. Sait quoi faire lors d'acte illicite?		Totalement		4 3 2 1	À peine
	Total partiel			________
OBLIGATION DE RENDRE COMPTE
30. Responsabilités financières comprises?		Totalement		4 3 2 1	À peine
31. Formation permet de rester à jour?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
32. Rendement en gestion financière connu?		Totalement		4 3 2 1	À peine
33. Objectifs financiers atteints?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
34. Vérifications et examens efficaces?		Totalement		4 3 2 1	À peine
35. Ouvert aux vérifications et examens?		Totalement		4 3 2 1	À peine
36. Obligation de rendre compte effective?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
37. Intégralité de mes rapports de gestion?		Totalement		4 3 2 1	À peine
38. Rendre compte vs pouvoirs d'agir?		Totalement		4 3 2 1	À peine
	Total partiel			________
ORGANISATION ET PROCÉDÉS
39. Rôles et objectifs dûment communiqués?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
40. Au courant des services financiers?		Totalement		4 3 2 1	À peine
41. Services adaptés aux opérations?		Totalement		4 3 2 1	À peine
42. Qualifie les services d'efficients?		Totalement		4 3 2 1	À peine
43. Tire le maximun des technologies?		Totalement		4 3 2 1	À peine
44. Réduit le double emploi/ chevauchement?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
45. Accès à la formation et aux outils?		Habituellement	4 3 2 1	Rarement
	Total partiel			________
	GRAND TOTAL			________

Compilation des résultats

1. Additionnez les points pour chaque section et inscrivez les totaux en (A).

2. En (B), inscrivez le nombre de questions répondues dans chaque section.

3. Additionnez les totaux des colonnes A et B, et calculez les moyennes.

	Nombre de questions		Moyennes
	Total de vos points		(A / B)
	A	B
Gestion	_______	_______	_______
Information et conseils	_______	_______	_______
Contrôle	_______	_______	_______
Obligation de rendre compte	_______	_______	_______
Organisation et procédés	_______	_______	_______
Totaux	_______	_______
Moyenne globale (total pour A divisé par le total pour B)			_______

Voir Interpretation

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Interprétation

Pour bien interpréter ces résultats, il convient de se rappeler que de nombreux facteurs exercent une influence sur vos pratiques de gestion financière. Vous pouvez contrôler certains de ces facteurs, mais pas d'autres. Par exemple, les systèmes et politiques de gestion financière qui répondent aux besoins d'un grand nombre de gestionnaires peuvent ne pas être entièrement compatibles avec vos besoins et préférences propres. Les résultats traduisent donc vos pratiques de gestion financière, mais à la lumière du contexte dans lequel vous opérez. La présente analyse pourra vous servir à amorcer des discussions et des changements en vue de mieux satisfaire vos besoins et ceux d'autres gestionnaires de votre organisation. Les interprétations qui suivent s'appliquent autant à la moyenne de chaque section qu'à la moyenne globale.

Une moyenne globale proche de 4 dénote des pratiques de gestion financière et des services de soutien très sains, par rapport au cadre de responsabilité en matière de gestion financière. Vous ne devriez pas hésiter à vous en inspirer pour vos déclarations de gestion. Il serait peut-être approprié d'identifier des sources de renseignements qui viendront appuyer ces déclarations, le cas échéant.

Une moyenne globale proche de 3 est un signe de saines pratiques de gestion financière. Même s'il y a place pour l'amélioration, vos pratiques sont efficaces. Il serait peut-être indiqué de revoir vos réponses pour déterminer si certains aspects de vos pratiques devraient être modifiés ou étudiés de façon plus approfondie. Si l'on vous demandait de présenter des déclarations de gestion par rapport au cadre, il faudrait vous demander si des réserves s'imposent, pour certains aspects.

Une moyenne globale proche de 2 indique la présence de lacunes; vous devriez par conséquent accorder une attention particulière à vos pratiques de gestion financière et aux services de soutien. Il serait à conseiller d'en faire une analyse et un examen plus approfondis. Il pourrait être utile de revoir vos réponses pour déterminer les points faibles qui ont trait à des aspects sur lesquels vous avez un certain contrôle. Vous devriez vous préoccuper de ces divers aspects, même s'il n'y a pas nécessairement lieu de vous alarmer. Vous devriez envisager la possibilité de vous entretenir avec des collègues et avec les responsables de l'organisation et des procédés qui appuient vos pratiques de gestion financière. Vous pourriez conclure que certains aspects de vos pratiques de gestion financière sont relativement sains, alors que vous éprouvez des difficultés pour d'autres. Vous auriez probablement des réserves à formuler, si vous étiez appelé à présenter des déclarations de gestion face au cadre.

Une moyenne globale proche de 1 dénote des difficultés manifestes pour certains aspects de vos pratiques de gestion financière. Vos pratiques et les services de soutien s'éloignent actuellement beaucoup des attentes exprimées dans le cadre de responsabilité en matière de gestion financière. Une analyse plus minutieuse serait de mise. Dans les circonstances, il serait peut-être indiqué d'envisager un examen plus systématique. Vous devriez parler de ces difficultés avec votre supérieur, vos collègues ou votre conseiller en gestion financière.

Si nous n'avions qu'un message à vous livrer, ce serait que presque toutes vos décisions ont des répercussions sur vos pratiques de gestion financière. La ligne de démarcation entre de saines pratiques de gestion et la gestion financière elle-même est de plus en plus atténuée, et elle tend même à disparaître. Ceci est dû en partie à l'évolution de la culture organisationnelle de la fonction publique et aux mesures qui en découlent, mais aussi à l'amélioration de la technologie de l'information qui offre aux gestionnaires une plus grande marge de manoeuvre et plus de pouvoirs que ce qui était possible il y a quelques années à peine.

Nous espérons que cet exercice vous a informé au sujet des attentes qui ont cours actuellement dans le domaine de la gestion financière et qu'il vous aura aidés à vous situer par rapport à ces attentes.

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