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ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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Message du Ministre

L'honorable Peter Penashue

À titre de président du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice 2012-2013.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) fournit des services professionnels à l'égard de l'organisation des réunions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau.

Le Secrétariat permet aux gouvernements d'obtenir des rapports coût-efficacité et de réaliser des économies d'échelle qui prennent de plus en plus d'importance. En outre, le SCIC offre l'avantage marqué de la confidentialité, de la continuité, de la neutralité et de l'expertise en ce qui a trait à l'organisation de ces conférences intergouvernementales.

Pendant l’exercice 2012-2013, le SCIC poursuivra ses stratégies visant à améliorer ses partenariats avec les gouvernements, à rehausser son modèle de prestation de services et à renforcer ses pratiques de gestion en modernisant ses activités, en améliorant son intendance et en recherchant les occasions de recourir à des services partagés.

 

L’honorable Peter Penashue
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales



Section I: Survol de l’organisation

Raison d’être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux/territoriaux ayant pour unique mandat de fournir des services administratifs pour la planification et le déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Ces conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement, facilitant ainsi l’élaboration des politiques nationales et/ou provinciales/territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.

En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux du processus des conférences, mais il leur permet également d’obtenir de bons rapports coût-efficacité et de profiter grandement d’importantes économies d’échelle, compte tenu particulièrement de la situation économique actuelle.

Responsabilités

Même si le SCIC a été désigné ministère du gouvernement fédéral quelques mois après sa création en 1973, son caractère intergouvernemental et son impartialité sont garantis par le fait que son budget provient des deux ordres de gouvernement et que son personnel est composé de fonctionnaires des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Le mandat du Secrétariat consiste à fournir des services administratifs continus, efficaces et impartiaux aux ministères clients auxquels il a été demandé de convoquer une réunion intergouvernementale. Ces ministères clients œuvrent dans pratiquement tous les grands secteurs de l'activité intergouvernementale. L'objectif premier du SCIC consiste à soulager les clients et les participants aux réunions des tâches liées au processus administratif, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu'ils doivent aborder.

Résultat stratégique et Architecture des activités de programme (AAP)

Pour s’acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :

L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Le SCIC est un micro-organisme n’ayant qu’un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l’architecture des activités de son programme.

Graphique architecture des activités de programme

[D]

Priorités organisationnelles


Priorité Type Résultat stratégique
Maintenir et améliorer les partenariats avecles clients. En cours L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Description

Pourquoi s’agit-il d’une priorité?

  • Cela permet au SCIC de bâtir sur de solides fondations avec une clientèle bien établie;
  • cela assure une communication ouverte et permanente avec les clients;
  • cela donne des occasions d'accroître la visibilité du SCIC; et
  • cela permet au SCIC de tenir au fait des besoins et des intérêts de ses clients.

Plans en vue de donner suite à la priorité

  • Mise en œuvre des nouveaux outils de mise en valeur du Secrétariat;
  • élaboration d'autres outils pour appuyer davantage la stratégie de mise en valeur;
  • poursuite des communications et des consultations avec les clients fédéraux, provinciaux et territoriaux actuels et éventuels; et
  • amélioration et extension des outils de mesure de rendement de l'organisme et de son programme.


Priorité Type Résultat stratégique
Choisir et adopter de nouveaux instruments qui permettront de poursuivre l'amélioration des modèles de prestation de services afin qu'ils demeurent viables et utiles pour les clients du SCIC. En cours L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Description

Pourquoi s’agit-il d’une priorité?

  • Le SCIC reconnaît ainsi que les besoins des gouvernements évoluent constamment;
  • cela permet de reconnaître la situation financière dans laquelle les ministères doivent travailler; et
  • cela aide le SCIC à élaborer une gamme de services plus moderne et plus pertinente faisant appel aux nouvelles technologies.

Plans en vue de donner suite à la priorité

  • Élaboration d'outils en ligne pour les mettre à la disposition des clients;
  • offre d'une technologie améliorée aux délégués sur les lieux des conférences;
  • évaluation de diverses nouvelles technologies comme les tablettes, la vidéoconférence et le WebEx afin de déterminer leur utilité dans le cadre d'une conférence; et
  • tenue de projets pilotes liés à ces nouvelles technologies.


Priorité Type Résultat stratégique
Renforcer les pratiques de gestion interne en modernisant les activités, en améliorant l'intendance et en recherchant les occasions de recourir à des services partagés. En cours L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Description

Pourquoi s’agit-il d’une priorité?

  • Cela contribue à l'atteinte de l'excellence dans les pratiques de gestion;
  • il en résulte une utilisation efficace et optimale des ressources dans le cadre du mandat du SCIC;
  • cela assure la transparence et la responsabilisation à l'égard des pratiques tant financière que non financières;
  • le SCIC reconnaît ainsi l'importance de services partagés productifs et du rapport coût-efficacité, à la lumière de la situation économique actuelle; et
  • cela permet de tenir compte de l'importance d'investir dans la technologie pour que le SCIC demeure efficace, pertinent et en progrès.

Plans en vue de donner suite à la priorité

  • Amélioration des systèmes d’établissement des budgets et des finances et élaboration d’un système d’information financière au soutien des décisions de gestion;
  • mise en œuvre de nouveaux outils de mesure du rendement dans l'ensemble de l'organisation pour une utilisation optimale des ressources;
  • analyse de l'utilisation des nouvelles technologies dans le but d'améliorer les communications, la prestation des services et les pratiques de gestion;
  • analyse et évaluation des diverses possibilités de services partagés dans le cadre de partenariats et/ou par d'autres moyens; et
  • réalisation d'économies.

Analyse des risques

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme dont l’unique programme consiste à desservir les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 gouvernements et leurs ministères. Le Secrétariat fait rapport aux gouvernements tous les ans et doit s’assurer que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables pour tous ses clients, mais aussi, et cela est plus important encore, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte susceptible d’être très politique. Le Secrétariat est financé chaque année à un niveau suffisant pour lui permettre de soutenir une centaine de conférences pendant cette période. Toutefois, la situation économique et politique et les importantes réductions budgétaires qui ont cours à tous les paliers de gouvernement ces dernières années ont entraîné un déclin des activités liées aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Les restrictions budgétaires et les pressions économiques ont également des répercussions sur le niveau des services que le SCIC fournit à ses clients. Alors que le Secrétariat recherche activement des économies à réaliser, il comprend aussi les très grands risques que comportent les réductions des budgets gouvernementaux pour le seul et unique programme de son mandat. Le fait que l’on attende de lui qu’il maintienne le même niveau de service en utilisant moins de ressources risque d’affecter la capacité du Secrétariat d’exécuter son mandat. Afin de contrer et d’atténuer cette vulnérabilité, le SCIC insiste davantage sur le recours aux nouvelles technologies (comme la vidéoconférence) afin de mieux rentabiliser ses opérations. Depuis la mise en place de son nouveau site Web, en 2011, le SCIC a élaboré et mis à l’essai, avec succès, de nouvelles applications qui desservent aujourd’hui directement la collectivité intergouvernementale. Ces initiatives entraînent bien sûr des investissements dans les infrastructures nécessaires et dans la formation de son personnel, mais le SCIC est d’avis que les économies qu’il réalisera avec le temps pour tous les intervenants vaudront beaucoup plus que l’investissement de départ.

L’autre grand risque que court le Secrétariat concerne la conservation de la mémoire de l’organisation, des protocoles des conférences intergouvernementales et des pratiques. Le Secrétariat est une micro-organisation dont le travail repose énormément sur l’expertise et le savoir-faire de son personnel. En raison de leurs connaissances de l’appareil intergouvernemental et de l’expérience qu’ils possèdent, les membres des Services aux conférences sont essentiels au succès du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. La gestion du savoir est aujourd’hui essentielle à cause du taux de roulement élevé et du nombre important de fonctionnaires qui quittent l’effectif. Afin de relever ces défis, le SCIC a établi un plan de relève pour les postes clés de l’organisme, et il procède actuellement à l’élaboration d’un guide complet des protocoles internes utilisés à l’occasion des réunions intergouvernementales de haut niveau. De plus, le Secrétariat améliorera et modernisera son fonds d’information et d’archives afin de rendre compte avec exactitude de l’évolution de l’appareil intergouvernemental et plus précisément du milieu des conférences de haut niveau qu’il a desservies depuis toutes ces années!

Le Secrétariat a toujours reconnu l’importance de la gestion du risque et, outre les menaces mentionnées précédemment, il tente constamment d’atténuer les risques suivants aux niveaux de la direction et des opérations :

  1. le maintien de la crédibilité de l’organisme à titre de fournisseur neutre de services aux conférences de haut niveau;
  2. le maintien de la capacité des services aux conférences du SCIC et de son infrastructure de soutien;
  3. toujours faire diligence et présenter des rapports sur les contrôles appropriés, compte tenu de l’accent de plus en plus important mis sur la responsabilisation, la délégation de pouvoirs et la gestion des ressources;
  4. l’accès au personnel qualifié; et
  5. bien réagir et s’ajuster tant aux augmentations qu’aux diminutions de la demande de services au SCIC.

En reconnaissant et en relevant ces défis, le Secrétariat continue de progresser vers la mise en œuvre efficace d’un plan de gestion intégrée du risque.

Sommaire – Rendement

Ressources financières (en millions de dollars)


2012-2013 2013-2014 2014-2015
6.6 6.6 6.6

Ressources humaines (Équivalent temps plein—ETP)


2012-2013 2013-2014 2014-2015
36 36 36


Résultat stratégique: L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multi- latérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Indicateurs de rendement Objectifs
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l’organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. 90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC.

 

Tableau récapitulatif de la planification
(en millions de dollars)
Activité de programme Prévision des
dépenses
2011-2012
Dépenses prévues Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
2012-2013 2013-2014 2014-2015
Services aux conférences 3.6 4.5 4.5 4.5 Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces.
Total des dépenses prévues 4.5 4.5 4.5


Tableau récapitulatif de la planification
(en millions de dollars)
Activité de programme Prévision des
dépenses
2011-2012
Dépenses prévues
2012-2013 2013-2014 2014-2015
Services internes 1.9 2.1 2.1 2.1
Total des dépenses prévues 2.1 2.1 2.1

Profil des dépenses

Tendances au chapitre des dépenses ministérielles

Graphique Tendances au chapitre des dépenses ministérielles

[D]

Budget des dépenses par crédit voté

Pour obtenir plus de renseignements sur nos crédits organisationnels, veuillez consulter le Budget principal des dépenses 2012-2013.