ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport
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2012-2013
Rapport sur les plans et les priorités
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
La version originale a été signée par
'honorable Peter Penashue
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et Ministre des Affaires intergouvernementales
Table des matières
Section I: Survol de l’organisation
- Raison d’être
- Responsabilités
- Résultat stratégique et Architecture des activités de programme (AAP)
- Priorités organisationnelles
- Analyse des risques
- Sommaire – Rendement
- Profil des dépenses
- Budget des dépenses par crédit voté
Section II: Analyse des activités de programmes par résultat stratégique
- Résultat stratégique
- Activité de programme: Services aux conférences
- Activité de programme: Services internes
- Faits saillants de la planification
Section III: Renseignements supplémentaires
Section IV: Autres sujets d’intérêt
Message du Ministre
À titre de président du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice 2012-2013.
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) fournit des services professionnels à l'égard de l'organisation des réunions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau.
Le Secrétariat permet aux gouvernements d'obtenir des rapports coût-efficacité et de réaliser des économies d'échelle qui prennent de plus en plus d'importance. En outre, le SCIC offre l'avantage marqué de la confidentialité, de la continuité, de la neutralité et de l'expertise en ce qui a trait à l'organisation de ces conférences intergouvernementales.
Pendant l’exercice 2012-2013, le SCIC poursuivra ses stratégies visant à améliorer ses partenariats avec les gouvernements, à rehausser son modèle de prestation de services et à renforcer ses pratiques de gestion en modernisant ses activités, en améliorant son intendance et en recherchant les occasions de recourir à des services partagés.
L’honorable Peter Penashue
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales
Section I: Survol de l’organisation
Raison d’être
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux/territoriaux ayant pour unique mandat de fournir des services administratifs pour la planification et le déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Ces conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement, facilitant ainsi l’élaboration des politiques nationales et/ou provinciales/territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.
En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux du processus des conférences, mais il leur permet également d’obtenir de bons rapports coût-efficacité et de profiter grandement d’importantes économies d’échelle, compte tenu particulièrement de la situation économique actuelle.
Responsabilités
Même si le SCIC a été désigné ministère du gouvernement fédéral quelques mois après sa création en 1973, son caractère intergouvernemental et son impartialité sont garantis par le fait que son budget provient des deux ordres de gouvernement et que son personnel est composé de fonctionnaires des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Le mandat du Secrétariat consiste à fournir des services administratifs continus, efficaces et impartiaux aux ministères clients auxquels il a été demandé de convoquer une réunion intergouvernementale. Ces ministères clients œuvrent dans pratiquement tous les grands secteurs de l'activité intergouvernementale. L'objectif premier du SCIC consiste à soulager les clients et les participants aux réunions des tâches liées au processus administratif, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu'ils doivent aborder.
Résultat stratégique et Architecture des activités de programme (AAP)
Pour s’acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Le SCIC est un micro-organisme n’ayant qu’un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l’architecture des activités de son programme.
Priorités organisationnelles
| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Maintenir et améliorer les partenariats avecles clients. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
| Description | ||
|
Pourquoi s’agit-il d’une priorité?
Plans en vue de donner suite à la priorité
|
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| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Choisir et adopter de nouveaux instruments qui permettront de poursuivre l'amélioration des modèles de prestation de services afin qu'ils demeurent viables et utiles pour les clients du SCIC. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
| Description | ||
|
Pourquoi s’agit-il d’une priorité?
Plans en vue de donner suite à la priorité
|
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| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Renforcer les pratiques de gestion interne en modernisant les activités, en améliorant l'intendance et en recherchant les occasions de recourir à des services partagés. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
| Description | ||
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Pourquoi s’agit-il d’une priorité?
Plans en vue de donner suite à la priorité
|
||
Analyse des risques
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme dont l’unique programme consiste à desservir les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 gouvernements et leurs ministères. Le Secrétariat fait rapport aux gouvernements tous les ans et doit s’assurer que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables pour tous ses clients, mais aussi, et cela est plus important encore, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte susceptible d’être très politique. Le Secrétariat est financé chaque année à un niveau suffisant pour lui permettre de soutenir une centaine de conférences pendant cette période. Toutefois, la situation économique et politique et les importantes réductions budgétaires qui ont cours à tous les paliers de gouvernement ces dernières années ont entraîné un déclin des activités liées aux conférences intergouvernementales de haut niveau.
Les restrictions budgétaires et les pressions économiques ont également des répercussions sur le niveau des services que le SCIC fournit à ses clients. Alors que le Secrétariat recherche activement des économies à réaliser, il comprend aussi les très grands risques que comportent les réductions des budgets gouvernementaux pour le seul et unique programme de son mandat. Le fait que l’on attende de lui qu’il maintienne le même niveau de service en utilisant moins de ressources risque d’affecter la capacité du Secrétariat d’exécuter son mandat. Afin de contrer et d’atténuer cette vulnérabilité, le SCIC insiste davantage sur le recours aux nouvelles technologies (comme la vidéoconférence) afin de mieux rentabiliser ses opérations. Depuis la mise en place de son nouveau site Web, en 2011, le SCIC a élaboré et mis à l’essai, avec succès, de nouvelles applications qui desservent aujourd’hui directement la collectivité intergouvernementale. Ces initiatives entraînent bien sûr des investissements dans les infrastructures nécessaires et dans la formation de son personnel, mais le SCIC est d’avis que les économies qu’il réalisera avec le temps pour tous les intervenants vaudront beaucoup plus que l’investissement de départ.
L’autre grand risque que court le Secrétariat concerne la conservation de la mémoire de l’organisation, des protocoles des conférences intergouvernementales et des pratiques. Le Secrétariat est une micro-organisation dont le travail repose énormément sur l’expertise et le savoir-faire de son personnel. En raison de leurs connaissances de l’appareil intergouvernemental et de l’expérience qu’ils possèdent, les membres des Services aux conférences sont essentiels au succès du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. La gestion du savoir est aujourd’hui essentielle à cause du taux de roulement élevé et du nombre important de fonctionnaires qui quittent l’effectif. Afin de relever ces défis, le SCIC a établi un plan de relève pour les postes clés de l’organisme, et il procède actuellement à l’élaboration d’un guide complet des protocoles internes utilisés à l’occasion des réunions intergouvernementales de haut niveau. De plus, le Secrétariat améliorera et modernisera son fonds d’information et d’archives afin de rendre compte avec exactitude de l’évolution de l’appareil intergouvernemental et plus précisément du milieu des conférences de haut niveau qu’il a desservies depuis toutes ces années!
Le Secrétariat a toujours reconnu l’importance de la gestion du risque et, outre les menaces mentionnées précédemment, il tente constamment d’atténuer les risques suivants aux niveaux de la direction et des opérations :
- le maintien de la crédibilité de l’organisme à titre de fournisseur neutre de services aux conférences de haut niveau;
- le maintien de la capacité des services aux conférences du SCIC et de son infrastructure de soutien;
- toujours faire diligence et présenter des rapports sur les contrôles appropriés, compte tenu de l’accent de plus en plus important mis sur la responsabilisation, la délégation de pouvoirs et la gestion des ressources;
- l’accès au personnel qualifié; et
- bien réagir et s’ajuster tant aux augmentations qu’aux diminutions de la demande de services au SCIC.
En reconnaissant et en relevant ces défis, le Secrétariat continue de progresser vers la mise en œuvre efficace d’un plan de gestion intégrée du risque.
Sommaire – Rendement
Ressources financières (en millions de dollars)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 |
|---|---|---|
| 6.6 | 6.6 | 6.6 |
Ressources humaines (Équivalent temps plein—ETP)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 |
|---|---|---|
| 36 | 36 | 36 |
| Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|
| Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l’organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. | 90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC. |
| Activité de programme | Prévision des dépenses 2011-2012 |
Dépenses prévues | Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | |||
| Services aux conférences | 3.6 | 4.5 | 4.5 | 4.5 | Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces. |
| Total des dépenses prévues | 4.5 | 4.5 | 4.5 | ||
| Activité de programme | Prévision des dépenses 2011-2012 |
Dépenses prévues | ||
|---|---|---|---|---|
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 | ||
| Services internes | 1.9 | 2.1 | 2.1 | 2.1 |
| Total des dépenses prévues | 2.1 | 2.1 | 2.1 | |
Profil des dépenses
Tendances au chapitre des dépenses ministérielles
Budget des dépenses par crédit voté
Pour obtenir plus de renseignements sur nos crédits organisationnels, veuillez consulter le Budget principal des dépenses 2012-2013.
Section II: Analyse des activités de programmes par résultat stratégique
Résultat stratégique:
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activité de programme: Services aux conférences
Descriptions des activités de programme
Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives à l’endroit choisi pour la tenue, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.
Au cours des trois prochaines années, le SCIC aura la capacité de desservir environ 100 conférences par an.
Ressources financières (en millions de dollars)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 |
|---|---|---|
| 4.5 | 4.5 | 4.5 |
Ressources humaines (Équivalent temps plein—ETP)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 014-2015 |
|---|---|---|
| 24 | 24 | 24 |
| Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Cibles |
|---|---|---|
| Organisation et déroulement sans faille des activités. | Résultats des sondages, lettres de satisfaction des clients, nombre stable ou accru de ministères clients faisant appel aux services du SCIC. | 90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC. |
Activité de programme: Services internes
Description de l'activité du programme :
Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.
Ressources financières (en millions de dollars)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 2014-2015 |
|---|---|---|
| 2.1 | 2.1 | 2.1 |
Ressources humaines (Équivalent temps plein—ETP)
| 2012-2013 | 2013-2014 | 014-2015 |
|---|---|---|
| 12 | 12 | 12 |
| Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|---|
| Soutien efficace des besoins des programmes et des autres obligations de l’organisation. | Résultats favorables des sondages, rapports de vérification, rapports aux organismes centraux. | Maintenir le taux de satisfaction de la clientèle et assurer la présentation en temps et lieu de rapports aux organismes centraux. |
| Assurer une saine gestion et l'intendance consciencieuse des biens, des ressources financières et humaines, et des services de TI, conformément aux principes de la fonction de contrôleur moderne. | Résultats positifs d'examens et de vérifications. | Preuves solides de saine gestion dans ce domaine. |
Faits saillants de la planification
Le maintien d’un taux élevé de satisfaction de la clientèle, le respect des obligations de l’organisme et la démonstration d’une saine gestion demeureront les principaux objectifs du Secrétariat pour l’exercice 2012-2013. Le Secrétariat prévoit intégrer de nouvelles technologie dans l’ensemble de l’organisme afin de rendre ses communications plus efficaces, de moderniser sa gamme de services et d’améliorer ses pratiques de gestion pour arriver, en bout de ligne, à réaliser les priorités stratégiques suivantes :
- maintenir et améliorer les partenariats avec les clients afin que le Secrétariat demeure le premier choix des gouvernements pour le soutien de leurs conférences intergouvernementales de haut niveau;
- choisir et adopter de nouveaux instruments qui permettront de poursuivre l'amélioration des modèles de prestation de services afin qu'ils demeurent viables et utiles pour les clients du SCIC; et
- renforcer les pratiques de gestion interne en modernisant les activités, en améliorant l'intendance et en recherchant les occasions de recourir à des services partagés.
Le programme des Services aux conférences vise à assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions. Le programme des Services internes a pour but de soutenir l’organisation dans l’exécution de son mandat grâce à une saine gestion et à une intendance minutieuse des biens, des ressources financières et humaines et des services de technologie de l’information.
Pour évaluer son rendement, le Secrétariat continuera d’analyser divers sondages menés auprès de la clientèle, des lettres exprimant la satisfaction des clients, des résultats de vérifications, ainsi que certains examens des objectifs établis, et de faire rapport sur ces sujets. De plus, le Secrétariat élaborera de nouveaux outils qui lui permettront de mieux évaluer ses services opérationnels et internes.
Section III: Renseignements supplémentaires
Principales données financières
| Variation en dollars | État prospectif 2012-2013 |
État prospectif 2011-2012 |
|
|---|---|---|---|
| Montant total des dépenses | -0.3 |
5.8
|
6.1
|
| Montant total des revenus | 0.0 |
1.1
|
1.1
|
| Coût de fonctionnement net | -0.3 |
4.7
|
5.0
|
| Variation en dollars | État prospectif 2012-2013 |
État prospectif 2011-2012 |
|
|---|---|---|---|
| Total des actifs | 0.0 |
0.9
|
0.9
|
| Total des passifs | -0.1 |
0.9
|
1.0
|
| Capitaux propres | 0.1 |
0.0
|
-0.1
|
| Total | 0.0 |
0.9
|
0.9
|
États financiers prospectifs
Les états financiers prospectifs complets se trouvent sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante : http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=130
Liste des tableaux supplémentaires
La version électronique de tous les tableaux de renseignements supplémentaires qui figurent dans le Rapport sur les plans et les priorités 2012-2013 est disponible sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
- Écologisation des opérations gouvernementales; et
- Source des revenus non disponibles.
Section IV: Autres sujets d’intérêt
Le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Le Secrétariat produit un rapport annuel aux gouvernements dans lequel il fait état en détail de ses activités. On peut consulter ce rapport sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante: http://www.scics.gc.ca/.
Coordonées de la personne-ressource de l’organisation
Daniel Plourde
Secrétaire adjoint
Téléphone: (613) 995-2344
Courriel : daniel.plourde@scics.gc.ca