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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale du cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions dans les grands ministères et organismes — Phase 1

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Mai 2011

Bureau du contrleur gnral



Table des matires



Sommaire

L'objectif de la vrification consistait fournir des assurances quant l'excution, en conformit avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trsor (version de 2008), des processus de gouvernance, de gestion du risque et de contrle relatifs aux programmes de subventions et de contributions.

Pourquoi est-ce important?

Le gouvernement du Canada engage des dpenses d'environ 29 milliards de dollars par anne[1] au titre des subventions et des contributions non lgislatives.  Les paiements de transfert reprsentent une grande partie des dpenses du gouvernement du Canada affectant quotidiennement la vie des Canadiens et d'autres personnes dans tous les secteurs de la socit. […]  [Les subventions et les contributions] favorisent et sollicitent la mobilisation de ressources et de comptences trs diverses de l'extrieur du gouvernement fdral, qui facilitent l'atteinte des buts du Canada et qui contribuent la construction d'une socit forte et une nation comptitive, la fois inclusive et respectueuse des valeurs canadiennes et de la dualit linguistique.[2]

La gestion et l'excution des programmes de subventions et de contributions font l'objet d'une surveillance troite de la part du public. Les Canadiens tiennent ce que ces programmes soient grs de telle sorte que les bnficiaires obtiennent un financement appropri et que les rsultats escompts soient atteints. Il doit donc exister un cadre de contrle de la gestion clairement document pour tayer la prise de dcisions et assurer la transparence des dcisions cls relies la gestion des subventions et des contributions.

Principales constatations

Il appartient l'quipe de direction de dfinir les systmes et les processus devant permettre aux gestionnaires de prendre part la prise des dcisions importantes, de veiller ce que des systmes de contrle soient en place pour attnuer les risques et de surveiller les rsultats obtenus dans le cadre des programmes.

Nous n'avons observ aucune lacune systmique en ce qui a trait la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008). Les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport que comportent les cadres de contrle de la gestion dans les grands ministres et organismes (GMO) l'appui du processus dcisionnel sont gnralement bien dfinis et bien communiqus, mais les rles et les responsabilits des centres d'expertise ministriels ou des services quivalents pourraient tre resserrs et mieux communiqus. Cela permettrait d'accrotre l'efficacit de ces centres et d'viter les incohrences et les fonctions faisant double emploi entre les diffrents secteurs organisationnels excutant des programmes de subventions et de contributions.

Il faut disposer d'outils pour procder la collecte et l'analyse des donnes sur les rsultats des programmes en cours l'appui de la prise de dcisions en temps opportun, de manire ce que les GMO soient plus mme de mettre en œuvre leurs stratgies de mesure du rendement et d'assurer que les rsultats des programmes sont atteints. On a accord beaucoup d'attention la normalisation des modalits de gestion des subventions et des contributions, et les GMO font des progrs. Les centres d'expertise et les services quivalents, la fois dans les GMO et au sein du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT), ont rempli un rle de chefs de file cet gard et misent sur de bonnes pratiques, comme des systmes automatiss contribuant l'uniformit des pratiques. On a mis en place des processus et des contrles relativement aux programmes examins afin d'assurer une promotion la fois ouverte et accessible des programmes de subventions et de contributions. Des processus de contrle transparents sont galement en place aux fins de supervision de la slection des bnficiaires.

Nous avons constat que la plupart des GMO ont labor des stratgies d'valuation du risque pour dterminer le degr de surveillance et de reddition de comptes requis de la part des bnficiaires; toutefois, peu de ces GMO avaient mis les dites stratgies en œuvre.

Nous avons galement constat que les GMO ont commenc prendre des mesures pour se conformer aux exigences faisant suite la rforme de la Politique sur les paiements de transfert (2008). Les GMO envisagent de recourir une approche comportant des programmes excuts et grs de faon coordonne et en collaboration, la fois au sein des organisations et entre organisations. De plus, certains ministres et organismes ont tabli et publi des normes de service, mais la plupart des GMO en sont encore aux premires tapes de l'laboration de stratgies de mise en œuvre gnrale et de la dfinition de cibles. Les bnficiaires sont galement mobiliss dans un cadre informel, ce qui leur permet de formuler des commentaires en vue de l'amlioration des programmes.

Conclusion

Dans l'ensemble, la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) ne soulve aucun problme systmique. Les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport sont dans l'ensemble bien dfinis et communiqus l'intrieur du cadre de contrle de la gestion; toutefois, on pourrait renforcer le rle des centres d'expertise au sein des GMO.  Des processus et des contrles sont en place pour assurer la promotion ouverte et accessible des programmes de subventions et contributions ainsi que la supervision de la slection des bnficiaires. Des paramtres de mesure du rendement et des stratgies d'valuation du risque associ aux bnficiaires existent, mais ils ne sont pas intgralement mis en œuvre ou ne sont pas appliqus. Des progrs sont raliss en vue de normaliser les procdures administratives et les nouveaux volets de la Politique sur les paiements de transfert dcoulant de la rforme des subventions et des contributions.

Conformit aux normes professionnelles

La mission de vrification a t excute en conformit avec les Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada, qui englobent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne de l'Institut des vrificateurs internes[3].

Brian M. Aiken, CIA, CFE

Contrleur gnral adjoint

Secteur de la vrification interne, Bureau du contrleur gnral

Contexte

Les subventions et les contributions constituent des ressources financires accordes par le gouvernement du Canada – sans recevoir en contrepartie de biens, de services ou d'autres actifs – pour appuyer un objectif stratgique ou une priorit.

Les subventions et les contributions constituent pour le gouvernement du Canada un moyen efficace d'atteindre ses objectifs en mobilisant des ressources non gouvernementales, par exemple des organismes but non lucratif et des installations de recherche prives; il peut ainsi appuyer l'investissement dans la recherche, l'innovation, le dveloppement social et communautaire, les soins de sant, et mme des initiatives internationales.

Les programmes de subventions et de contributions du gouvernement du Canada sont rgis par la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trsor et la Directive sur les paiements de transfert qui s'y rattache. Aux termes de cette politique, les programmes de subventions et de contributions doivent tre grs de faon intgre, transparente et responsable, en tenant dment compte des risques. Ils doivent aussi tre axs sur les citoyens et tre conus et excuts de manire donner des rsultats probants dans l'intrt des Canadiens[4].

Il a toujours t difficile d'en arriver un juste quilibre entre rglementation et marge de manœuvre lorsqu'il est question de la gestion des programmes de subventions et de contributions. En 2006, le prsident du Conseil du Trsor a confi un groupe d'experts indpendant la tche de  recommander les mesures prendre pour rendre l'excution des programmes de subventions et de contributions plus efficace, tout en assurant une plus grande responsabilisation . Dans son rapport intitul Des lourdeurs administratives des rsultats clairs, le Groupe d'experts a fait tat du besoin fondamental de modifier la manire dont l'tat envisage, conoit et gre les programmes de subventions et de contributions, de mme que les modalits en matire de rapport connexes. Il indiquait aussi que la responsabilisation associe la gestion de ces programmes pouvait tre amliore en rationalisant les exigences administratives applicables aux bnficiaires ainsi que l'administration des programmes.

En 2008, pour donner suite aux recommandations du Groupe d'experts indpendant et dans le cadre du Plan d'action du gouvernement du Canada pour rformer l'administration des programmes de subventions et de contributions, de nouvelles exigences ont t incorpores la Politique sur les paiements de transfert. Notamment, cette politique exige que les ministres et les organismes travaillent de concert rationaliser les exigences des programmes afin d'en rendre l'application plus claire et plus simple, la fois pour l'tat et pour les bnficiaires ventuels. Elle exige galement l'tablissement de normes ministrielles de service, tandis que le gouvernement doit communiquer avec les demandeurs afin de recueillir leurs commentaires sur la faon d'amliorer les programmes de subventions et de contributions. La plupart des programmes examins dans le cadre de cette vrification avaient t approuvs ou continus aprs l'entre en vigueur de la Politique sur les paiements de transfert (2008).

Certaines subventions et contributions sont le fait d'exigences lgislatives ou sont dtermines au moyen de formules. Ces subventions et contributions particulires – appeles  autres paiements de transfert  dans la Politique – n'entraient pas dans le champ de la vrification.

Objectif et porte de la vrification, et approche utilise

Objectif et porte

L'objectif de la vrification consistait fournir des assurances quant l'excution, en conformit avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trsor (version de 2008), des processus de gouvernance, de gestion du risque et de contrle relatifs aux programmes de subventions et de contributions.

La vrification a comport l'examen d'un chantillon de programmes de subventions et de contributions excuts par de grands ministres et organismes (GMO); la plupart de ces programmes taient nouveaux ou avaient t continus ou modifis de manire tre conformes la Politique sur les paiements de transfert[5].

Les critres de vrification et les constatations sont prsents en concordance avec le cycle de vie administrative du processus de gestion des subventions et des contributions relativement quatre thmes cls :

  • Cadre de contrle de la gestion – Ce cadre dfinit le rle de la direction au chapitre de la prise de dcisions et de la surveillance des programmes de subventions et de contributions, sans oublier le suivi des rsultats en regard des objectifs de chaque programme ainsi que la conception des systmes et des pratiques permettant de garantir que les processus administratifs font l'objet d'un contrle adquat dans une optique de transparence et de responsabilisation.
  • Gestion des programmes – Ce thme comprend la promotion des programmes, l'valuation des demandeurs et le processus d'approbation.
  • Surveillance des bnficiaires en fonction du risque – Une fois les bnficiaires choisis dans le cadre d'un programme de contributions, les GMO doivent dterminer le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport applicables en fonction du risque associ chaque bnficiaire. Les exigences en matire de surveillance et de rapport sont souvent rattaches aux paiements effectuer dans l'avenir. Les subventions sont des paiements de transfert qui ne sont assortis d'aucune condition; une fois qu'un projet est approuv, aucune exigence en matire de surveillance ou de rapport ne devrait habituellement plus s'appliquer.
  • Rforme – Ce thme est rattach aux progrs accomplis au chapitre des nouvelles exigences incorpores la Politique sur les paiements de transfert (2008) la suite de la rforme. Les programmes de subventions et de contributions des GMO tant de plus en plus renouvels et leurs modalits continues aux termes de cette politique, les GMO se penchent sur les moyens de donner suite aux nouvelles exigences et sur les rpercussions que cela aura sur leurs processus oprationnels.

Un chantillon compos de sept GMO a t tabli pour la vrification en fonction de facteurs comme les dpenses engages au titre des subventions et des contributions, la collaboration avec le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions du SCT ainsi que la participation des vrifications horizontales antrieures (la liste des GMO viss par la vrification est prsente l'annexe A). Les paiements de transfert non lgislatifs (subventions et contributions) effectus par ces GMO en 2009-2010 ont totalis environ 13 208 millions de dollars[6], soit 46 % de l'ensemble des dpenses fdrales au titre des subventions et des contributions. Le SCT fait galement partie du champ de la vrification, en raison de ses responsabilits l'gard de la Politique sur les paiements de transfert, sans compter son Centre d'expertise sur les subventions et les contributions.

Approche de vrification

Planification

l'tape de la planification de la vrification, nous avons procd une analyse du contexte entourant la gestion des programmes de subventions et de contributions afin d'laborer des critres dtaills. L'analyse a comport des discussions avec des spcialistes stratgiques du SCT; l'examen des politiques et directives du Conseil du Trsor en matire de paiements de transfert; l'examen du rapport du Groupe d'experts indpendant sur les programmes de subventions et de contributions intitul Des lourdeurs administratives des rsultats clairs et l'examen du Plan d'action du gouvernement du Canada pour rformer l'administration des programmes de subventions et de contributions. Nous avons galement rencontr des reprsentants des GMO ayant dj men des vrifications dans ce domaine afin de tirer parti de leur exprience. On trouvera l'annexe B une liste de lois, de cadres, de politiques, de directives et d'autres instruments d'orientation ayant t utiliss aux fins de cette vrification.

Examen

Durant la priode entre juin 2010 et novembre 2010, les quipes de vrification interne de chque GMO ont men un examen minutieux en se fondant sur les critres de vrification exposs l'annexe C. Cet examen a comport des entrevues et une revue de la documentation pertinente.

Rapport

Aprs avoir valid les constatations de la vrification auprs des GMO participants, nous avons formul des constatations horizontales partir des rsultats de l'examen dtaill. Une version provisoire du rapport et un rsum des recommandations ont t transmis aux GMO ayant particip la vrification. Nous avons demand que soient prpars des plans d'action de la direction afin de donner suite aux constatations et aux recommandations. On trouvera l'annexe D la liste des recommandations, tandis que l'annexe E prsente le classement de ces recommandations en fonction du risque correspondant.



Constatations dtailles et recommandations

Premire constatation – Cadre de contrle de la gestion

Des progrs sont accomplis en vue de l'tablissement d'un cadre de contrle de la gestion normalis dans les ministres et organismes.

Nous avons examin les structures de contrle de la gestion des programmes de subventions et de contributions dans l'administration publique et au sein des GMO, de manire valuer les ventuels problmes systmiques rattachs la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) du Conseil du Trsor. Nous avons valu les rles et les responsabilits noncs dans cette politique ainsi que leur application dans le cadre de la gestion des subventions et des contributions. Nous avons galement examin la conception des processus de surveillance et de responsabilisation servant l'valuation globale des programmes de subventions et de contributions, y compris l'information obtenue par la direction dans le cadre de ces processus. Enfin, nous avons examin le cadre de contrle visant assurer le respect des exigences en matire de politiques du Conseil du Trsor, dont la normalisation des modalits de gestion des programmes, et le rle du SCT au chapitre de la diffusion des pratiques exemplaires dans les organisations.

Il appartient au personnel de direction de dfinir les systmes et les processus devant permettre aux gestionnaires de prendre part la prise des dcisions importantes, de veiller ce que des systmes de contrle soient en place pour attnuer les risques et de surveiller les rsultats obtenus dans le cadre des programmes. Les processus de surveillance et de responsabilisation permettent d'obtenir des renseignements l'appui de la supervision exerce par la direction, de manire s'assurer que les programmes se droulent bien et atteignent leurs objectifs. Les cadres de gestion des programmes aident les organes de gouvernance en faisant en sorte que des contrles soient en place aux fins du respect des exigences en matire de politiques pangouvernementales et de l'attnuation des autres risques dfinis.

Aucune lacune systmique n'a t observe relativement la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert au sein des GMO

Nous n'avons observ aucune lacune systmique en ce qui a trait la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) dans les GMO. Cette politique est fonde sur des principes et met de l'avant un cadre raisonnable quant aux rles et aux responsabilits respectifs des organismes centraux et des ministres et organismes. La Politique et la directive connexe prvoient un ensemble de contrles de base qui devraient tre normaliss afin de garantir une gestion des subventions et des contributions qui soit la fois intgre, transparente et quitable tout en tenant dment compte des risques. La Politique assure que la haute direction se conforme des exigences en matire de rapport au regard de la prise des dcisions importantes et de la surveillance des rsultats obtenus dans le cadre des programmes.

Lorsque des GMO prouvent des difficults mettre en application la Politique sur les paiements de transfert, le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions du SCT facilite la collaboration entre les organisations afin de mettre en commun de bonnes pratiques et de fournir l'interprtation et l'orientation pouvant tre requise.

Les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport sont gnralement bien dfinis et communiqus. Par contre plus d'efforts sont requis.

La plupart des GMO ont labor et mis de l'avant une orientation sur les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport se rattachant la gestion des subventions et aux contributions. Pour faciliter ces activits, une formation a t fournie la fois aux ministres et l'administration publique dans son ensemble. Certains GMO ont prpar un document nonant la vision sous-jacente leurs programmes de subventions et de contributions, utilisent leur intranet titre de source centrale d'information et ont recours la pratique exemplaire consistant intgrer l'orientation disponible aux systmes de paiements de transferts. Tous les GMO examins disposent d'un centre d'expertise ou d'un service de coordination de la gestion des paiements de transfert. Dans la plupart des cas, ces centres remplissent un rle de premier plan aux fins de la coordination de l'orientation sur la gestion des paiements de transfert. Par contre, dans certains GMO, les rles et les responsabilits des centres pourraient tre amliors et mieux communiqus, de manire appuyer l'efficacit des centres et viter les incohrences ou les fonctions faisant double emploi entre les diffrents secteurs organisationnels excutant des programmes de subventions et de contributions

Les GMO ont labor des stratgies de mesure du rendement, mais les pratiques de surveillance continue doivent tre renforces

La plupart des GMO ont labor des stratgies de mesure du rendement, de surveillance et d'tablissement de rapports relativement l'atteinte des objectifs de leurs programmes de subventions et de contributions. Le plus souvent, ces stratgies comportent un plan d'valuation formelle des programmes selon un cycle de cinq ans. On a constat que, dans le cas de certains des programmes examins, on n'exerait pas une surveillance constante du rendement. En outre, certains GMO n'ont pas labor d'outils pour faire un suivi uniforme du rendement et ne prsentaient pas de donnes actuelles la haute direction l'appui de la gestion des programmes. De ce fait, les GMO en question ne peuvent garantir de faon constante que leurs programmes de subventions et de contributions atteignent leurs objectifs, tant donn que les dcideurs ne reoivent pas sur une base rgulire de renseignements sur le rendement pour pouvoir apporter au besoin des rajustements aux programmes.

Les GMO font des progrs au chapitre de la normalisation

Il est impratif que la direction comprenne les cadres de contrle en place au sein mme de l'organisation afin de s'assurer qu'ils permettent d'attnuer les risques et d'exercer le degr de surveillance ncessaire. Des processus de contrle administratif normaliss servent hausser l'efficience et renforcer le contrle, afin d'attnuer les risques, de tenir compte des possibilits qui s'offrent et d'exercer une supervision uniforme et transparente. La plupart des GMO font des progrs au chapitre de la normalisation des activits administratives dans le cadre de leurs programmes de subventions et de contributions, mais le degr d'avancement cet gard varie d'un organisme l'autre. La plupart des GMO ont conu des processus oprationnels communs, notamment des modles normaliss permettant d'assurer la transparence et la cohrence du processus dcisionnel.

Nous avons pris note de deux initiatives ayant une incidence positive sur les activits de normalisation et qui peuvent constituer de bonnes pratiques. D'abord, dans la plupart des GMO ainsi qu'au SCT, un centre d'expertise ou un service quivalent ayant pour tche d'assurer le recours une approche uniforme de gestion des subventions et des contributions dans l'ensemble de l'organisation a dirig les efforts de normalisation. Ensuite, le recours des systmes automatiss de paiements de transfert, lorsque des processus oprationnels normaliss peuvent tre mis en application et appuys par des contrles automatiss, peut aussi tre une pratique exemplaire de normalisation qui pourrait tre reprise par les GMO ne disposant pas encore de tels systmes.

Recommandations

  • 1. Les GMO devraient envisager de renforcer les rles et les responsabilits rattachs aux subventions et aux contributions dans l'ensemble de leur organisation, et de mieux faire connatre les rles et les responsabilits de leur centre d'expertise sur les subventions et les contributions ou de tout autre service quivalent.
  • 2. Les GMO devraient concevoir les outils ncessaires pour recueillir et analyser de faon continue des renseignements sur le rendement des programmes.

Deuxime constatation – Gestion des programmes

Des processus et des contrles sont en place pour assurer une promotion transparente des programmes et faire preuve de diligence raisonnable l'gard de la slection des bnficiaires.

Nous avons examin la manire dont est fait la promotion des programmes et la mesure dans laquelle l'information sur les programmes a t rendue publique. Nous avons cherch voir si les GMO avaient mis en place des structures et des contrles d'approbation appropris aux fins de la slection des bnficiaires des programmes de subventions et de contributions. Ces structures et contrles comprennent des outils et des modles visant assurer une valuation quitable et transparente des projets.

Les ministres et organismes font la promotion publique des programmes, ce qui inclut leur description et les critres d'admissibilit et d'valuation, de sorte que les bnficiaires admissibles disposent de l'information requise pour que leur demande soit approuve. Les structures d'approbation font en sorte que la slection des bnficiaires et la dtermination du degr de financement des projets se fassent de manire quitable et transparente.

Les programmes sont assortis d'un processus de promotion ouvert et accessible

La plupart des GMO font la promotion de leurs programmes au moyen d'un processus ouvert et accessible. En gnral, ils diffusent une description de leurs programmes, y compris les exigences relatives aux demandes et les critres d'admissibilit, sur leur site Web, au moyen de communiqus de presse ou dans le cadre d'activits de sensibilisation communautaires ou rgionales. Certains GMO commencent examiner la possibilit d'tablir une interface lectronique avec les bnficiaires ventuels, ce qui permettrait de prsenter les demandes en ligne. L'utilisation d'une telle interface constitue une bonne pratique en ce sens qu'elle contribue rationaliser le processus de demande pour les bnficiaires, tandis que l'organisation n'aura pas entrer de nouveau l'information.

Des processus de contrle de la slection des bnficiaires ont t instaurs

Tous les GMO ont mis en place des processus de contrle transparents pour superviser la slection des bnficiaires. Ces processus peuvent prendre la forme de groupes de travail, de groupes de pairs ou de comits d'examen exerant une surveillance du processus, sans oublier la division des responsabilits relatives l'application des processus d'valuation et d'approbation des demandes. Une bonne pratique parfois en vigueur consiste aviser les auteurs d'une demande lorsque celle-ci est rejete.

Troisime constatation – Surveillance des bnficiaires en fonction du risque

La surveillance des bnficiaires en fonction du risque manque parfois d'uniformit.

Nous avons examin les stratgies et les processus auxquels ont recours les GMO pour valuer le risque associ aux bnficiaires aux fins de l'tablissement des exigences en matire de surveillance et de rapport. Nous nous sommes aussi penchs sur la question concernant l'influence que le degr de risque associ un bnficiaire pouvait avoir sur les exigences en matire de surveillance et de rapport applicables et si cette valuation des risques tait conforme la stratgie ou la mthodologie organisationnelle en la matire.

L'valuation du risque associ aux bnficiaires de contributions sert de fondement afin de dterminer le nombre et la frquence la fois des activits de surveillance et des rapports pouvant tre requis pour s'assurer que les bnficiaires se conforment aux modalits de financement. L'utilisation des donnes d'valuation du risque pour dterminer les exigences de surveillance applicables un bnficiaire donn aide concentrer les ressources, qui ne sont pas illimites, sur les lments risque lev, de faon hausser l'efficience et allger le fardeau en matire de surveillance et de rapport pour les bnficiaires prsentant peu de risque. La surveillance et les exigences en matire de rapport sont essentielles si l'on veut s'assurer que les bnficiaires continuent de se conformer aux modalits de financement et d'atteindre les objectifs des programmes.

Des stratgies d'valuation du risque li aux bnficiaires ont t labores mais ne sont pas mises en application

La plupart des GMO ont labor des stratgies d'valuation du risque li aux bnficiaires afin de dterminer le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport prvoir pour chaque bnficiaire. La plupart galement ont amorc un processus visant procder cette valuation du risque au moyen d'outils comme des modles normaliss. Toutefois, en gnral, le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport ne varient pas en fonction du risque valu. Du coup, les bnficiaires prsentant un risque faible ou moyen assument un fardeau administratif et redditionnel plus lourd que ncessaire. Les GMO pourraient hausser l'efficience de leurs activits de surveillance des bnficiaires en appliquant des modalits de surveillance fondes sur le risque. Ils pourraient aussi allger le fardeau redditionnel des bnficiaires en veillant ce que tous les rapports exigs contiennent suffisamment d'information l'intention des agents de programmes pour assurer la bonne excution des programmes. Le fait d'valuer le risque reli aux bnficiaires afin d'adapter les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport peut aider rationaliser et rendre plus efficientes les pratiques administratives.

Une bonne pratiques observe consiste utiliser un systme automatis de paiements de transfert pour fournir une orientation au personnel des programmes lors de l'valuation du risque reli aux bnficiaires, afin d'assurer l'uniformit et la transparence du processus, puis de dterminer le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport prvoir, cette information tant ensuite transmise par le systme avant que soit effectu le versement des contributions.

Recommandation

  • 3. Les GMO devraient tablir les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport applicables aux bnficiaires en fonction des stratgies d'valuation du risque.

Quatrime constatation – Rforme

Les GMO ont commenc prendre des mesures pour se conformer aux exigences dcoulant de la rforme de la Politique sur les paiements de transfert (2008).

Nous nous sommes penchs sur les progrs accomplis par les GMO en vue de se conformer aux nouvelles exigences de la Politique sur les paiements de transfert. Notamment, nous avons examin les mesures prises pour collaborer avec d'autres ministres et organismes, pour mettre en œuvre des normes de service aux bnficiaires et pour mobiliser les bnficiaires dans le cadre des efforts d'amlioration des programmes de subventions et de contributions. Nous avons aussi tudi le rle jou par le SCT titre de leader et d'agent facilitateur auprs des GMO dans le contexte des initiatives de rforme.

La collaboration interorganisationnelle aide les GMO mettre en commun de bonnes pratiques et dterminer les bnficiaires communs, le but tant de rduire le fardeau redditionnel et d'adopter une approche davantage axe sur le citoyen pour ce qui est de la gestion des subventions et des contributions. Cette collaboration englobe l'harmonisation des programmes de paiements de transfert, grce la conciliation ou l'intgration des programmes qui visent des objectifs similaires ou s'adressent aux mmes bnficiaires. Une fois tablies, les normes de service peuvent tre utilises titre d'indicateurs de rendement mesurables afin de hausser l'efficience et d'amliorer l'excution des programmes. La mobilisation des parties prenantes sert maintenir la pertinence des programmes de subventions et de contributions ainsi qu' hausser l'efficacit et l'efficience.

Certains progrs ont t accomplis sur le plan de la collaboration, mais plus d'efforts sont requis afin de progresser

La plupart des GMO ont commenc envisager la possibilit d'opter pour une gestion et des vrifications coordonnes des bnficiaires l'intrieur mme de leur organisation et avec d'autres fournisseurs de fonds, comme d'autres ministres et organismes fdraux. La plupart ont aussi commenc incorporer des modalits similaires leurs accords avec les bnficiaires d'un programme l'autre, le cas chant. Par l'entremise de la diffusion d'information travers le gouvernement et en encouragent la standardisation des pratiques administratives, le SCT travaille avec les grands ministres afin d'adresser les objectives d'harmonisation de la politique et de la rforme.

La mise en application des normes de service en est encore aux premires tapes

La plupart des GMO ont labor une stratgie de mise en application des normes de service. Certains d'entre eux fixent des cibles cet gard. Certains aussi ont mis au point des processus ou des systmes pour faire le suivi de l'examen et de l'approbation des demandes et des bnficiaires afin de fixer leurs normes de service. Il y a des GMO qui ont commenc publier des normes de service, ce qui constitue une bonne pratique.

Les bnficiaires peuvent formuler des commentaires par des voies informelles ce qui permet d'amliorer les programmes

La plupart des GMO entretiennent des rapports constants avec les bnficiaires, que ce soit au moyen de sondages, d'ateliers ou de groupes de rflexion. Parfois, il s'agit de rapports informels pouvant prendre la forme d'un dialogue continu. Les GMO pourraient renforcer ce processus en rendant publiques les mesures prises dcoulant de la participation des bnficiaires.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite la vrification ont t soumises aux sept GMO viss par la vrification ainsi qu'au SCT en sa qualit d'organisme central. Le Secteur de la vrification interne du Bureau du contrleur gnral a demand chaque GMO ayant particip la vrification de prsenter un plan d'action de la direction comportant des mesures dtailles.



Annexe A – Grands ministres et organismes viss par la vrification, et leurs programmes de subventions et de contributions

Grand ministre ou organisme Programme
Agriculture et Agroalimentaire Canada
  • Agri-marketing
  • Programme pour le dveloppement des collectivits
  • Programme d’innovation en matire de bioproduits agricoles (PIBA)
  • Initiative pour un investissement coagricole dans les biocarburants (IIEB)
Agence canadienne de dveloppement international
  • Programme pour la Jordanie
  • Programme pour la Tanzanie
  • Direction gnrale des partenariats avec les Canadiens / Direction de la croissance conomique et de l’environnement
Sant Canada
  • Programme d’aide prscolaire aux Autochtones
  • Programme de contribution pour les langues officielles en sant
  • Programme de contributions pour les politiques en matire de soins de sant
Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada
  • Programme Nouveaux Horizons pour les ans (PNHA)
  • Programme de reconnaissance des titres de comptences trangers (PRTCE)
  • Programme Partenariat pour les comptences et l’emploi des Autochtones (PCEA)
  • Programme des affaires du travail lies au commerce international (PATCI)
Affaires indiennes et du Nord Canada
  • Programme d’immobilisations et d’entretien (PIE) – Grands projets d’immobilisations et Fonds d’infrastructure pour les Premires nations (FIPN) – Grands projets d’immobilisations
  • Programme d’immobilisations et d’entretien (PIE) – Logements
Ressources naturelles Canada
  • Fonds pour l’nergie propre
  • Programme d’cologisation des ptes et papiers
  • Programme conergie pour les biocarburants
Diversification de l’conomie de l’Ouest Canada
  • Programme de diversification de l’conomie de l’Ouest (PDEO)
  • Plan d’action conomique (Fonds d’adaptation des collectivits et Programme d’Infrastructures de loisirs Canada)
  • Programme de dveloppement des collectivits
  • Programme de prts et d’investissements

Annexe B – Liens vers les lois, les cadres, les politiques, les directives et les autres instruments d'orientation pertinents

Annexe C – Objectifs et critres connexes

L'objectif de la vrification consistait fournir des assurances quant l'excution, en conformit avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trsor (version de 2008), des processus de gouvernance, de gestion du risque et de contrle relatifs aux programmes de subventions et de contributions.

Sous-Objectifs Critres
Les ministres et les organismes ont mis en place des processus de gouvernance et de contrle efficaces l’appui de l’excution des programmes de subventions et de contributions.
  • Les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport sont clairement dfinis et communiqus.
  • Les ministres ont normalis les processus que comporte leur cadre de contrle.
  • Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT) exerce un leadership et une surveillance et fournit un soutien aux fins de la normalisation des procdures et processus administratifs ainsi que de la mise en commun de bonnes pratiques.
Les programmes sont grs avec diligence raisonnable et transparence, en conformit avec les modalits approuves.
  • La promotion des programmes et le traitement des demandes se font de faon quitable et accessible.
  • Il existe des processus de contrle transparents afin d’assurer l’uniformit des valuations et de l’approbationdes demandes dans l’optique de l’atteinte des objectifs des programmes.
Les ministres et les organismes exercent des activits de contrle, de surveillance et de supervision fondes sur le risque dans le cadre des programmes desubventions et de contributions.
  • Le degr de surveillance des bnficiaires est proportionnel au risque associ ces derniers et est conforme aux modalits du programme.
  • Des processus de surveillance et de rapport sont en place l’appui de l’examen des programmes et de la stratgie ministrielle de mesure du rendement.
Les ministres et les organismes commencent faire des progrs en vue de se conformer aux exigences dcoulant de la rforme des subventions et des contributions.
  • On mise sur la collaboration au sein des ministres et organismes ainsi qu’entre ministres et organismes en vue d’harmoniser les programmes de subventions et de contributions.
  • Les ministres et les organismes ont une stratgie de mise en application de normes de service.
  • Les bnficiaires prennent part aux efforts visant appuyer la transparence, l’innovation et l’amlioration continue.
  • Le SCT exerce un leadership et offre un soutien afin de promouvoir et de faciliter la collaboration entre ministres et organismes l’appui de l’harmonisation des programmes de paiements de transfert dans l’ensemble de l’administration publique.

Annexe D – Recommandations, par ministre et organisme

Lgende
Abrviation Dfinition
AAC Agriculture et Agroalimentaire Canada
ACDI Agence canadienne de dveloppement international
SC Sant Canada
RHDCC Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada
AINC Affaires indiennes et du Nord canadien
RNCan Ressources naturelles Canada
SCT Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada
DEO Diversification de l’conomie de l’Ouest Canada

Recommandations AAC ACDI SC RHDCC AINC RNCan DEO SCT
1. Les GMO devraient envisager de renforcer les rles et les responsabilits rattachs aux subventions et aux contributions dans l’ensemble de leur organisation, et mieux faire connatre les rles et les responsabilits de leur centre d’expertise sur les subventions et les contributions ou autre service quivalent. Non Applicable Applicable Applicable Non Applicable Applicable Non Applicable Non Applicable Non Applicable
2. Les GMO devraient concevoir les outils ncessaires pour recueillir et analyser de faon continue des renseignements sur le rendement des programmes. Applicable Non Applicable Non Applicable Non Applicable Applicable Non Applicable Applicable Non Applicable
3. Les GMO devraient tablir les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport applicables aux bnficiaires en fonction des stratgies d’valuation du risque. Applicable Applicable Non Applicable Non Applicable Applicable Non Applicable Applicable Non Applicable

Annexe E – Classement des recommandations en fonction du risque

Le tableau qui suit prsente les recommandations et leur attribue un ordre de priorit fond sur le risque (lev, moyen, faible), en fonction de l'importance relative des recommandations et de la mesure dans laquelle celles-ci refltent une non-conformit aux politiques du Conseil du Trsor.

Lgende

GMO  Grands ministres et organismes

SCT  Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada

Recommandations Degr de priorit
  • 1. Les GMO devraient envisager de renforcer les rles et les responsabilits rattachs aux subventions et aux contributions dans l'ensemble de leur organisation, et mieux faire connatre les rles et les responsabilits de leur centre d'expertise sur les subventions et les contributions ou autre service quivalent.
  • 2. Les GMO devraient concevoir les outils ncessaires pour recueillir et analyser de faon continue des renseignements sur le rendement des programmes.
  • 3. Les GMO devraient tablir les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport applicables aux bnficiaires en fonction des stratgies d'valuation du risque.
lev


[1]. Comptes publics du Canada, 2009. Ce chiffre correspond une anne normalise, excluant les fonds affects dans le cadre du Plan d'action conomique.

[2]. Politique sur les paiements de transfert, Conseil du Trsor.

[3]. Le Bureau du contrleur gnral n'a fait l'objet d'aucune valuation externe au cours des cinq dernires annes, ni d'valuations internes priodiques de ses activits de vrification interne horizontale qui permettraient de confirmer qu'il observe les normes en question.

[4]. Politique sur les paiements de transfert, Conseil du Trsor.

[5]. Les objectifs et les critres de vrification noncs l'annexe C s'appliquent aux programmes antrieurs la promulgation de la Politique sur les paiements de transfert (2008), exception faite du dernier objectif touchant la rforme des subventions et des contributions. Aucune recommandation n'a t formule l'gard des GMO relativement cet objectif.

[6]. Les chiffres sur les dpenses ministrielles rattaches aux subventions et aux contributions non lgislatives sont tirs des Comptes publics du Canada de 2009.