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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale du cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions dans les grands ministères et organismes — Phase 1

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Constatations dtailles et recommandations

Premire constatation – Cadre de contrle de la gestion

Des progrs sont accomplis en vue de l'tablissement d'un cadre de contrle de la gestion normalis dans les ministres et organismes.

Nous avons examin les structures de contrle de la gestion des programmes de subventions et de contributions dans l'administration publique et au sein des GMO, de manire valuer les ventuels problmes systmiques rattachs la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) du Conseil du Trsor. Nous avons valu les rles et les responsabilits noncs dans cette politique ainsi que leur application dans le cadre de la gestion des subventions et des contributions. Nous avons galement examin la conception des processus de surveillance et de responsabilisation servant l'valuation globale des programmes de subventions et de contributions, y compris l'information obtenue par la direction dans le cadre de ces processus. Enfin, nous avons examin le cadre de contrle visant assurer le respect des exigences en matire de politiques du Conseil du Trsor, dont la normalisation des modalits de gestion des programmes, et le rle du SCT au chapitre de la diffusion des pratiques exemplaires dans les organisations.

Il appartient au personnel de direction de dfinir les systmes et les processus devant permettre aux gestionnaires de prendre part la prise des dcisions importantes, de veiller ce que des systmes de contrle soient en place pour attnuer les risques et de surveiller les rsultats obtenus dans le cadre des programmes. Les processus de surveillance et de responsabilisation permettent d'obtenir des renseignements l'appui de la supervision exerce par la direction, de manire s'assurer que les programmes se droulent bien et atteignent leurs objectifs. Les cadres de gestion des programmes aident les organes de gouvernance en faisant en sorte que des contrles soient en place aux fins du respect des exigences en matire de politiques pangouvernementales et de l'attnuation des autres risques dfinis.

Aucune lacune systmique n'a t observe relativement la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert au sein des GMO

Nous n'avons observ aucune lacune systmique en ce qui a trait la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) dans les GMO. Cette politique est fonde sur des principes et met de l'avant un cadre raisonnable quant aux rles et aux responsabilits respectifs des organismes centraux et des ministres et organismes. La Politique et la directive connexe prvoient un ensemble de contrles de base qui devraient tre normaliss afin de garantir une gestion des subventions et des contributions qui soit la fois intgre, transparente et quitable tout en tenant dment compte des risques. La Politique assure que la haute direction se conforme des exigences en matire de rapport au regard de la prise des dcisions importantes et de la surveillance des rsultats obtenus dans le cadre des programmes.

Lorsque des GMO prouvent des difficults mettre en application la Politique sur les paiements de transfert, le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions du SCT facilite la collaboration entre les organisations afin de mettre en commun de bonnes pratiques et de fournir l'interprtation et l'orientation pouvant tre requise.

Les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport sont gnralement bien dfinis et communiqus. Par contre plus d'efforts sont requis.

La plupart des GMO ont labor et mis de l'avant une orientation sur les rles, les responsabilits et les modalits en matire de rapport se rattachant la gestion des subventions et aux contributions. Pour faciliter ces activits, une formation a t fournie la fois aux ministres et l'administration publique dans son ensemble. Certains GMO ont prpar un document nonant la vision sous-jacente leurs programmes de subventions et de contributions, utilisent leur intranet titre de source centrale d'information et ont recours la pratique exemplaire consistant intgrer l'orientation disponible aux systmes de paiements de transferts. Tous les GMO examins disposent d'un centre d'expertise ou d'un service de coordination de la gestion des paiements de transfert. Dans la plupart des cas, ces centres remplissent un rle de premier plan aux fins de la coordination de l'orientation sur la gestion des paiements de transfert. Par contre, dans certains GMO, les rles et les responsabilits des centres pourraient tre amliors et mieux communiqus, de manire appuyer l'efficacit des centres et viter les incohrences ou les fonctions faisant double emploi entre les diffrents secteurs organisationnels excutant des programmes de subventions et de contributions

Les GMO ont labor des stratgies de mesure du rendement, mais les pratiques de surveillance continue doivent tre renforces

La plupart des GMO ont labor des stratgies de mesure du rendement, de surveillance et d'tablissement de rapports relativement l'atteinte des objectifs de leurs programmes de subventions et de contributions. Le plus souvent, ces stratgies comportent un plan d'valuation formelle des programmes selon un cycle de cinq ans. On a constat que, dans le cas de certains des programmes examins, on n'exerait pas une surveillance constante du rendement. En outre, certains GMO n'ont pas labor d'outils pour faire un suivi uniforme du rendement et ne prsentaient pas de donnes actuelles la haute direction l'appui de la gestion des programmes. De ce fait, les GMO en question ne peuvent garantir de faon constante que leurs programmes de subventions et de contributions atteignent leurs objectifs, tant donn que les dcideurs ne reoivent pas sur une base rgulire de renseignements sur le rendement pour pouvoir apporter au besoin des rajustements aux programmes.

Les GMO font des progrs au chapitre de la normalisation

Il est impratif que la direction comprenne les cadres de contrle en place au sein mme de l'organisation afin de s'assurer qu'ils permettent d'attnuer les risques et d'exercer le degr de surveillance ncessaire. Des processus de contrle administratif normaliss servent hausser l'efficience et renforcer le contrle, afin d'attnuer les risques, de tenir compte des possibilits qui s'offrent et d'exercer une supervision uniforme et transparente. La plupart des GMO font des progrs au chapitre de la normalisation des activits administratives dans le cadre de leurs programmes de subventions et de contributions, mais le degr d'avancement cet gard varie d'un organisme l'autre. La plupart des GMO ont conu des processus oprationnels communs, notamment des modles normaliss permettant d'assurer la transparence et la cohrence du processus dcisionnel.

Nous avons pris note de deux initiatives ayant une incidence positive sur les activits de normalisation et qui peuvent constituer de bonnes pratiques. D'abord, dans la plupart des GMO ainsi qu'au SCT, un centre d'expertise ou un service quivalent ayant pour tche d'assurer le recours une approche uniforme de gestion des subventions et des contributions dans l'ensemble de l'organisation a dirig les efforts de normalisation. Ensuite, le recours des systmes automatiss de paiements de transfert, lorsque des processus oprationnels normaliss peuvent tre mis en application et appuys par des contrles automatiss, peut aussi tre une pratique exemplaire de normalisation qui pourrait tre reprise par les GMO ne disposant pas encore de tels systmes.

Recommandations

  • 1. Les GMO devraient envisager de renforcer les rles et les responsabilits rattachs aux subventions et aux contributions dans l'ensemble de leur organisation, et de mieux faire connatre les rles et les responsabilits de leur centre d'expertise sur les subventions et les contributions ou de tout autre service quivalent.
  • 2. Les GMO devraient concevoir les outils ncessaires pour recueillir et analyser de faon continue des renseignements sur le rendement des programmes.

Deuxime constatation – Gestion des programmes

Des processus et des contrles sont en place pour assurer une promotion transparente des programmes et faire preuve de diligence raisonnable l'gard de la slection des bnficiaires.

Nous avons examin la manire dont est fait la promotion des programmes et la mesure dans laquelle l'information sur les programmes a t rendue publique. Nous avons cherch voir si les GMO avaient mis en place des structures et des contrles d'approbation appropris aux fins de la slection des bnficiaires des programmes de subventions et de contributions. Ces structures et contrles comprennent des outils et des modles visant assurer une valuation quitable et transparente des projets.

Les ministres et organismes font la promotion publique des programmes, ce qui inclut leur description et les critres d'admissibilit et d'valuation, de sorte que les bnficiaires admissibles disposent de l'information requise pour que leur demande soit approuve. Les structures d'approbation font en sorte que la slection des bnficiaires et la dtermination du degr de financement des projets se fassent de manire quitable et transparente.

Les programmes sont assortis d'un processus de promotion ouvert et accessible

La plupart des GMO font la promotion de leurs programmes au moyen d'un processus ouvert et accessible. En gnral, ils diffusent une description de leurs programmes, y compris les exigences relatives aux demandes et les critres d'admissibilit, sur leur site Web, au moyen de communiqus de presse ou dans le cadre d'activits de sensibilisation communautaires ou rgionales. Certains GMO commencent examiner la possibilit d'tablir une interface lectronique avec les bnficiaires ventuels, ce qui permettrait de prsenter les demandes en ligne. L'utilisation d'une telle interface constitue une bonne pratique en ce sens qu'elle contribue rationaliser le processus de demande pour les bnficiaires, tandis que l'organisation n'aura pas entrer de nouveau l'information.

Des processus de contrle de la slection des bnficiaires ont t instaurs

Tous les GMO ont mis en place des processus de contrle transparents pour superviser la slection des bnficiaires. Ces processus peuvent prendre la forme de groupes de travail, de groupes de pairs ou de comits d'examen exerant une surveillance du processus, sans oublier la division des responsabilits relatives l'application des processus d'valuation et d'approbation des demandes. Une bonne pratique parfois en vigueur consiste aviser les auteurs d'une demande lorsque celle-ci est rejete.

Troisime constatation – Surveillance des bnficiaires en fonction du risque

La surveillance des bnficiaires en fonction du risque manque parfois d'uniformit.

Nous avons examin les stratgies et les processus auxquels ont recours les GMO pour valuer le risque associ aux bnficiaires aux fins de l'tablissement des exigences en matire de surveillance et de rapport. Nous nous sommes aussi penchs sur la question concernant l'influence que le degr de risque associ un bnficiaire pouvait avoir sur les exigences en matire de surveillance et de rapport applicables et si cette valuation des risques tait conforme la stratgie ou la mthodologie organisationnelle en la matire.

L'valuation du risque associ aux bnficiaires de contributions sert de fondement afin de dterminer le nombre et la frquence la fois des activits de surveillance et des rapports pouvant tre requis pour s'assurer que les bnficiaires se conforment aux modalits de financement. L'utilisation des donnes d'valuation du risque pour dterminer les exigences de surveillance applicables un bnficiaire donn aide concentrer les ressources, qui ne sont pas illimites, sur les lments risque lev, de faon hausser l'efficience et allger le fardeau en matire de surveillance et de rapport pour les bnficiaires prsentant peu de risque. La surveillance et les exigences en matire de rapport sont essentielles si l'on veut s'assurer que les bnficiaires continuent de se conformer aux modalits de financement et d'atteindre les objectifs des programmes.

Des stratgies d'valuation du risque li aux bnficiaires ont t labores mais ne sont pas mises en application

La plupart des GMO ont labor des stratgies d'valuation du risque li aux bnficiaires afin de dterminer le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport prvoir pour chaque bnficiaire. La plupart galement ont amorc un processus visant procder cette valuation du risque au moyen d'outils comme des modles normaliss. Toutefois, en gnral, le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport ne varient pas en fonction du risque valu. Du coup, les bnficiaires prsentant un risque faible ou moyen assument un fardeau administratif et redditionnel plus lourd que ncessaire. Les GMO pourraient hausser l'efficience de leurs activits de surveillance des bnficiaires en appliquant des modalits de surveillance fondes sur le risque. Ils pourraient aussi allger le fardeau redditionnel des bnficiaires en veillant ce que tous les rapports exigs contiennent suffisamment d'information l'intention des agents de programmes pour assurer la bonne excution des programmes. Le fait d'valuer le risque reli aux bnficiaires afin d'adapter les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport peut aider rationaliser et rendre plus efficientes les pratiques administratives.

Une bonne pratiques observe consiste utiliser un systme automatis de paiements de transfert pour fournir une orientation au personnel des programmes lors de l'valuation du risque reli aux bnficiaires, afin d'assurer l'uniformit et la transparence du processus, puis de dterminer le degr de surveillance et les exigences en matire de rapport prvoir, cette information tant ensuite transmise par le systme avant que soit effectu le versement des contributions.

Recommandation

  • 3. Les GMO devraient tablir les activits de surveillance et les exigences en matire de rapport applicables aux bnficiaires en fonction des stratgies d'valuation du risque.

Quatrime constatation – Rforme

Les GMO ont commenc prendre des mesures pour se conformer aux exigences dcoulant de la rforme de la Politique sur les paiements de transfert (2008).

Nous nous sommes penchs sur les progrs accomplis par les GMO en vue de se conformer aux nouvelles exigences de la Politique sur les paiements de transfert. Notamment, nous avons examin les mesures prises pour collaborer avec d'autres ministres et organismes, pour mettre en œuvre des normes de service aux bnficiaires et pour mobiliser les bnficiaires dans le cadre des efforts d'amlioration des programmes de subventions et de contributions. Nous avons aussi tudi le rle jou par le SCT titre de leader et d'agent facilitateur auprs des GMO dans le contexte des initiatives de rforme.

La collaboration interorganisationnelle aide les GMO mettre en commun de bonnes pratiques et dterminer les bnficiaires communs, le but tant de rduire le fardeau redditionnel et d'adopter une approche davantage axe sur le citoyen pour ce qui est de la gestion des subventions et des contributions. Cette collaboration englobe l'harmonisation des programmes de paiements de transfert, grce la conciliation ou l'intgration des programmes qui visent des objectifs similaires ou s'adressent aux mmes bnficiaires. Une fois tablies, les normes de service peuvent tre utilises titre d'indicateurs de rendement mesurables afin de hausser l'efficience et d'amliorer l'excution des programmes. La mobilisation des parties prenantes sert maintenir la pertinence des programmes de subventions et de contributions ainsi qu' hausser l'efficacit et l'efficience.

Certains progrs ont t accomplis sur le plan de la collaboration, mais plus d'efforts sont requis afin de progresser

La plupart des GMO ont commenc envisager la possibilit d'opter pour une gestion et des vrifications coordonnes des bnficiaires l'intrieur mme de leur organisation et avec d'autres fournisseurs de fonds, comme d'autres ministres et organismes fdraux. La plupart ont aussi commenc incorporer des modalits similaires leurs accords avec les bnficiaires d'un programme l'autre, le cas chant. Par l'entremise de la diffusion d'information travers le gouvernement et en encouragent la standardisation des pratiques administratives, le SCT travaille avec les grands ministres afin d'adresser les objectives d'harmonisation de la politique et de la rforme.

La mise en application des normes de service en est encore aux premires tapes

La plupart des GMO ont labor une stratgie de mise en application des normes de service. Certains d'entre eux fixent des cibles cet gard. Certains aussi ont mis au point des processus ou des systmes pour faire le suivi de l'examen et de l'approbation des demandes et des bnficiaires afin de fixer leurs normes de service. Il y a des GMO qui ont commenc publier des normes de service, ce qui constitue une bonne pratique.

Les bnficiaires peuvent formuler des commentaires par des voies informelles ce qui permet d'amliorer les programmes

La plupart des GMO entretiennent des rapports constants avec les bnficiaires, que ce soit au moyen de sondages, d'ateliers ou de groupes de rflexion. Parfois, il s'agit de rapports informels pouvant prendre la forme d'un dialogue continu. Les GMO pourraient renforcer ce processus en rendant publiques les mesures prises dcoulant de la participation des bnficiaires.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite la vrification ont t soumises aux sept GMO viss par la vrification ainsi qu'au SCT en sa qualit d'organisme central. Le Secteur de la vrification interne du Bureau du contrleur gnral a demand chaque GMO ayant particip la vrification de prsenter un plan d'action de la direction comportant des mesures dtailles.