Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
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Questions et réponses
Introduction
Ces questions et réponses peuvent vous aider à interpréter le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive. Lorsqu'il faut donner des avis dans ce domaine, il est recommandé d'utiliser son jugement et de tenir compte de la culture de l'organisation.
1. Pourquoi le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique s'applique-t-il exclusivement aux fonctionnaires qui œuvrent au sein des ministères, organismes et autres institutions publiques mentionnées à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique? Le Code ne devrait-il pas s'appliquer à toutes personnes travaillant à la fonction publique ?
Le Conseil du Trésor et l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), n'agissent pas à titre d'employeur pour toutes les institutions gouvernementales mais seulement pour les organisations mentionnées à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Pour cette raison, la majorité des politiques émises par le Conseil du Trésor et administrées par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), ne peuvent s'appliquer qu'à ces dernières. Toutefois, en ce qui concerne le Code, les autres organismes gouvernementaux sont encouragés à suivre l'esprit du Code et à adopter des dispositions semblables au sein de leur organisation.
2. Le fonctionnaire est-il tenu de signer un document attestant la lecture, la compréhension et l'acceptation des exigences du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique comme condition d'emploi?
L'article11(2)(i) de la loi sur la gestion des finances publiques permet au Conseil du Trésor, à titre d'employeur, de définir les conditions d'emploi des fonctionnaires. Cette autorité fut déléguée à la nouvelle Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant) par un Ordre-en-Conseil le 12 décembre 2003. C'est ce qu'ils font avec le Code, au même titre que la politique sur la prévention du harcèlement en milieu de travail par exemple. Le Code constitue en soi une condition d'emploi raisonnable. Que le fonctionnaire signe ou non un document d'attestation, il est néanmoins soumis aux conditions d'emplois établis par l'employeur. L'élimination de l'obligation de signer un document d'attestation représente un allègement administratif qui ne modifie en rien l'obligation de respecter la nouvelle condition d'emploi, en l'occurrence le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. L'employeur a la responsabilité d'informer les fonctionnaires de leurs conditions d'emploi, la lettre d'offre est un véhicule d'information privilégié qui permet de satisfaire cette exigence, c'est pourquoi le document « Attestation de l'employé » n'est plus requis.
3. Que doit faire l'employé pour se conformer au Code?
Les gens doivent se comporter en conformité avec les valeurs énoncées au Chapitre 1. Par exemple, les fonctionnaires doivent être prudents avec les fonds publics et doivent traiter leurs collègues et les citoyens avec respect.
L'employé se conforme au Code en évitant les risques de conflit, en se départissant de tout ce qui peut constituer un risque de conflit et en rédigeant un rapport confidentiel.
Évitement des risques de conflit : en évitant les activités ou circonstances susceptibles de le placer en situation réelle, éventuelle ou apparente de conflit d'intérêts par rapport à ses fonctions et responsabilités officielles ou en se retirant de telles activités.
Présentation d'un rapport confidentiel : en présentant à l'agent désigné une déclaration écrite faisant état du titre de propriété qu'il possède à l'égard d'un élément d'actif, de la réception d'un cadeau, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages ou de la participation à un emploi ou à une activité quelconque ne faisant pas partie de ses fonctions officielles et susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts.
Cession : dans les cas où le maintien du droit de propriété par l'employé risque de constituer un conflit d'intérêts réel ou éventuel avec les fonctions et les responsabilités officielles de l'intéressé, ce dernier peut décider de vendre l'élément d'actif à un acheteur « indépendant » ou de confier l'élément d'actif en question en fiducie.
Naturellement, cette liste n'est pas exhaustive.
4. À quoi s'expose l'employé qui néglige de se conformer au Code?
La conformité avec les dispositions du Code constitue une condition d'emploi.
À défaut de se conformer aux mesures énoncées dans le Code, l'intéressé s'expose à des mesures disciplinaires pouvant aller de l'avertissement verbal jusqu'au renvoi de la fonction publique inclusivement.
5. Qui vérifie si les fonctionnaires se conforment ou non au Code?
Les responsabilités sont clairement définies. Il incombe à chaque fonctionnaire de respecter les exigences du Code. Les administrateurs-généraux ont des responsabilités particulières quant à la mise-en-œuvre et à l'application du Code. L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), évaluera sur une base régulière la performance des ministères dans l'application du Code.
6. Dans les cas où l'employé et l'agent officiel désigné divergent d'opinion en ce qui a trait à l'administration du Code, existe t il un mécanisme particulier ou une procédure particulière de redressement et quel genre de mesure disciplinaire est applicable?
Non, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), n'a intégré aucun mécanisme particulier de redressement au Code.
La procédure habituelle de règlement des griefs est applicable. Le droit de présenter un grief est accordé à l'article 91 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En cas de désaccord, les employés doivent se conformer à la demande de leur supérieur et présenter leurs griefs ultérieurement. Les autres fonctionnaires, y compris les étudiants, travailleurs occasionnels et à temps partiel peuvent déposer une plainte par écrit auprès de leur gestionnaire.
Lorsque l'employé refuse de se conformer aux exigences du code, on doit adhérer au principe de l'application de mesures disciplinaires progressives.
Dans tous les cas, il faut consulter le conseiller ministériel en relations de travail.
7. Qui est assujetti aux mesures d'observation relatives aux activités d'après mandat?
Les mesures qui suivent s'appliquent précisément aux fonctionnaires occupant un poste classé au niveau de cadre supérieur (EX) ou son niveau équivalent, ainsi qu'aux niveaux EX moins 1 et EX moins 2 et leurs niveaux équivalents (p. ex., PM-06, IS-05, AS-07). Un administrateur général peut désigner d'autres postes visés par ces mesures (lorsque le poste implique des fonctions officielles qui soulèvent des inquiétudes quant à l'après-mandat) ou exclure certains postes de l'application des mesures relatives à l'après-mandat (lorsque les fonctions officielles de ces postes ne soulèvent aucune inquiétude relativement à l'après-mandat). Auparavant, l'administrateur général doit consulter l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), ainsi que les agents négociateurs appropriés, le cas échéant.
8. Pourquoi les mesures concernant l'après-mandat s'appliquent-elles à des fonctionnaires classés à des niveaux moins élevés, tels que les niveaux EX moins 1 et EX moins 2?
Le Code tient compte du fait que, de plus en plus, les responsabilités sont déléguées à des fonctionnaires qui ne font pas partie du groupe EX ou équivalents. Plusieurs EX moins 1 et EX moins 2 ont accès à des documents et à de l'information qui pourraient les placer potentiellement dans une situation de conflit d'intérêts au même titre que les cadres supérieurs. Il faut y voir une mesure de prévention.9. Quelles sont les mesures qu'un ministère peut instaurer pour vérifier qu'un ancien fonctionnaire assujetti aux mesures d'observation relatives à l'après mandat (niveau EX, EX moins 1, EX moins 2 et leurs équivalents) observe les mesures en question?
En premier lieu, les ministères ont le devoir de veiller à ce qu'avant que les fonctionnaires quittent leur bureau, on leur rappelle, soit de vive voix, soit par écrit, les mesures d'observation applicables à l'après mandat afin de vérifier qu'ils saisissent bien l'objet de ces mesures et les restrictions qu'elles comportent.
D'un point de vue technique, une fois que les fonctionnaires ont quitté, il n'existe pas de mesures élémentaires qu'un ministère puisse instaurer pour vérifier qu'un ancien fonctionnaire assujetti aux mesures d'observation applicables à l'après mandat se conforme aux dites mesures. Le fardeau du respect de ces mesures repose sur les intéressés.
Une fois qu'ils ont quitté le bureau, les intéressés ne sont plus fonctionnaires; par conséquent, les gestionnaires n'ont plus aucun pouvoir sur eux.
10. L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), a-t-elle publié des critères à l'intention des ministères désireux de compléter les mesures d'observation supplémentaires? Quelles sont les mesures acceptables?
Non, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), n'a pas publié ni critères ni d'exemples de mesures acceptables ou non. Lorsqu'ils envisagent d'ajouter des mesures d'observation supplémentaires, les ministères doivent tenir compte des scénarios susceptibles de comporter d'importantes répercussions en matière de conflit d'intérêts.
Les ministères doivent veiller à ce que les mesures supplémentaires d'observation soient justes et équitables. On doit s'assurer que les mesures ne soient pas perçues comme excessives par une tierce partie. Le bon sens et le respect des droits et de la liberté des fonctionnaires doivent présider aux décisions prises en la matière.
Par exemple, les Musées nationaux exigent que leurs employés déclarent toutes les œuvres d'art ou tous les artefacts à l'égard desquels ils détiennent un titre de propriété, pour éviter tout danger de conflit d'intérêts.
Les ministères doivent consulter l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (SCT auparavant), avant de mettre en vigueur de nouvelles mesures d'observation.
11. Lorsqu'un fonctionnaire, qui n'est pas assujetti à la période de restriction, tel que décrit au Chapitre 3 du Code, quitte le gouvernement, peut-il représenter une entreprise auprès de son ancien ministère?
Le Chapitre 3 Code précise qu'à l'expiration de leur mandat, les fonctionnaires ont le devoir de ne pas tirer un avantage indu de la charge publique qu'ils ont occupée.
La signification de l'expression avantage indu est déterminée par les circonstances propres à chaque cas et elle doit être à la hauteur de ce qu'une personne raisonnable serait censée considérer comme approprié. C'est pourquoi les cas de ce genre doivent être examinés un par un.
12. Les fonctionnaires qui sont en congé non rémunéré sont-ils assujettis au Code?
Oui. Les fonctionnaires qui sont en congé non rémunéré sont assujettis au Code. Toutes les règles et tous les règlements continuent de s'appliquer. Ils conservent leur statut d'employé jusqu'à ce qu'ils quittent leur fonction.
13. Existe t il des lignes directrices générales sur lesquelles il conviendrait d'attirer l'attention des fonctionnaires si ces derniers songent à entreprendre des activités quelconques en dehors de leurs fonctions officielles?
Les activités ne faisant pas partie des fonctions officielles du fonctionnaire ne doivent pas diminuer son rendement dans l'accomplissement de ses fonctions officielles.
Les fonctionnaires ne devront pas utiliser les biens appartenant au gouvernement. Ils ne doivent pas profiter en toute connaissance de cause ni tirer parti de renseignements obtenus dans l'exercice de leurs fonctions officielles, et qui ne sont pas accessibles au grand public.
Pendant leurs périodes de loisir, ils doivent mener des activités non reliées à leurs fonctions officielles.
Ils ne doivent percevoir aucun bénéfice monétaire et l'entreprise qui les emploie ne doit pas tirer avantage de leur emploi au sein de l'administration fédérale.
14. Un fonctionnaire manifeste le désir d'utiliser une salle de réunion pendant la pause déjeuner pour vendre des articles d'artisanat. L'intéressé vous a également fait savoir que toutes les transactions seront faites en espèces seulement et qu'il utilisera le courrier électronique pour inviter ses collègues à participer à cette activité. Y a t il conflit d'intérêts?
Oui, il est explicitement indiqué dans le Code que les fonctionnaires ne sont pas autorisés à utiliser les locaux du gouvernement à d'autres fins que les activités officiellement approuvées.
De plus, de façon générale, le courrier électronique doit être utilisé exclusivement aux fins des activités du bureau, et non pas pour faire de la publicité entourant des activités personnelles.
L'indication selon laquelle les transactions se feront « en espèces seulement » soulève certaines questions. Si cette précision signifie que la TPS et les autres taxes ne seront pas perçues, le ministère ne peut pas approuver les activités qui ne respectent pas les lois en vigueur (impôt).
15. Un fonctionnaire peut-il être surveillant de son conjoint ou d'un membre de sa famille?
Oui, aucune disposition de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ne l'interdit. Le principe du mérite sera applicable.
Certains ministères se sont dotés de lignes directrices concernant les relations de travail avec les parents afin de gérer ces situations.
Vous trouverez plus bas des explications plus détaillées concernant cette question.
Pistes de solution
NOTE : Tableau donne l'exemple du cheminement à suivre pour solutionner un dilemme éthique, demander une interprétation, faire une divulgation d'actes fautifs au travail relié au Code ou contester une décision s'appliquant aux mesures d'observation concernant les conflits d'intérêts ou l'arpès-mandat.
| Le fonctionnaire qui a un dilemme éthique ou sollicite une interprétation du Code doit : | Le fonctionnaire voulant divulguer un acte fautif au travail doit : | Le fonctionnaire est en désaccord avec la ou les mesures d'observation prescrites par l'administrateur général ou son délégué, doit : |
| 1. Discuter avec son gestionnaire afin de trouver une solution ou la clarification recherchée
2. Discuter avec le cadre supérieur, nommé par l'administrateur général en vertu du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, afin de trouver une solution ou la clarification recherchée
3. L'administrateur général tranche et rend une décision ou clarifie l'interprétation.
4. Procédure de griefspour les employés. Les autres fonctionnaires peuvent déposer une plainte par écrit auprès de leur gestionnaire. |
1. Discuter de la situation avec son gestionnaire afin de clarifier ou solutionner la situation.
2. Discuter avec l'agent supérieur ministériel, désigné en conformité avec la Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail. Ce dernier peut recevoir la divulgation, faire enquête et, le cas échéant, soumettre son rapport à l'administrateur général.
4. L'Agent de l'intégrité de la fonction publique, reçoit la divulgation, fait enquête, le cas échéant, et soumet son rapport à l'administrateur général. |
1. Discuter de son dossier avec l'administrateur général ou la personne délégué par ce dernier, pour agir en son nom dans les dossiers de conflits d'intérêts ou d'après-mandat.
2. Procédure de griefspour les employés. Les autres fonctionnaires peuvent déposer une plainte par écrit auprès de leur gestionnaire. |
Chapitre 1 : Valeurs professionnelles vs valeurs liées aux personnes*
Cas 1 : Suivre les règles ou démontrer de la compassion lorsque l'on sert le public
Isabelle gère une unité qui fournit directement des services au public, dont une gamme de prestations sociales à partir d'un « guichet unique ». Déjà, la charge de travail des fonctionnaires de l'unité est considérable parce que les gens se tournent vers eux pour obtenir de l'aide à propos de nombreuses questions qui ne font pas partie du mandat de l'unité. Isabelle a essayé de diminuer le temps consacré à ces questions, mais admet que son personnel est fermement convaincu de l'importance de cette aide supplémentaire pour certains clients nécessiteux.
Un de ses agents, Daniel, a dernièrement été perturbé par un cas particulier et exerce de fortes pressions pour une interprétation généreuse des règles. Dans ce cas particulier, le client perdrait ses prestations si les critères d'admissibilité étaient appliqués de façon stricte et les faits le concernant ne sont pas tout à fait clairs. Les préjudices que causerait à cette personne, méritante par ailleurs, la perte de ses prestations seraient considérables.
Isabelle doit décider si elle doit insister pour que Daniel respecte les règles ou permettre que l'on fasse preuve de compassion dans leur interprétation. Il est évident que la décision relative à ce cas aura une incidence sur la façon dont les autres agents traiteront les cas dans le futur.
Facteurs à prendre en compte
- La possibilité de retirer des prestations à une personne.
- L'impact sur toutes les demandes similaires à l'avenir.
- Balancer l'intérêt de l'organisation et celle du prestataire.
Référence
Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
Chapitre 1 : Valeurs professionnelles : « Les fonctionnaires doivent s'assurer de l'utilisation adéquate, efficace et efficiente des deniers publics ». « Au sein de la fonction publique, la manière d'atteindre une fin doit être tout aussi importante que les fins en soi ». « Les fonctionnaires doivent constamment renouveler leur engagement à servir les Canadiens et Canadiennes en améliorant continuellement la qualité du service, en innovant pour s'adapter aux nouveaux besoins et en accroissant l'efficacité et l'efficience des programmes et services gouvernementaux offerts dans les deux langues officielles ».
Chapitre 1 : Valeurs liées aux personnes : « Le respect de la dignité humaine et la reconnaissance de la valeur de chaque personne doivent toujours inspirer l'exercice de l'autorité et de la responsabilité ».
Pistes, considérations suggérées
1-Premier point de vue : des règles justes
Les programmes doivent être administrés de façon objective pour le bien de l'ensemble de la collectivité, plutôt que de façon subjective, pour le bien de particuliers. En venant en aide à une personne qui, de leur point de vue personnel, est dans le besoin, les fonctionnaires risquent de nuire à d'autres personnes qui sont également dans le besoin.
Les fonctionnaires doivent également être protégés des pressions exercées indûment par certains clients. Ils méritent d'avoir des règles sur lesquelles s'appuyer. Si les règles sont claires, les clients savent à quoi s'attendre. Lorsque ces règles ne sont pas claires, les fonctionnaires ne servent pas bien leurs clients. Les règles existent pour protéger tant les clients que les fonctionnaires.
2-Deuxième point de vue : servir les Canadiens et Canadiennes avec compassion.
Daniel exerce de fortes pressions pour que les règles soient interprétées généreusement. Cette position s'appuie sur trois idées sous-jacentes.
- L'interprétation des règles et des règlements devrait être libérale et juste. Nous devons interpréter les règles en pensant d'abord aux citoyens.
- Tous les fonctionnaires doivent agir avec humanité. La compassion est l'une de nos préoccupations fondamentales. C'est parce qu'elles s'identifient à ces éléments de notre mission que plusieurs personnes veulent devenir fonctionnaires.
- En tant que fonctionnaires, nous devons faire preuve de courage en mettant de l'avant des points de vue qui ne sont peut être pas populaires. Le fonctionnaire de première ligne est responsable de l'évaluation des cas tandis que le gestionnaire a la responsabilité de lui fournir les outils et les ressources nécessaires.
3-Troisième point de vue : participation des fonctionnaires à la solution du dilemme.
Les fonctionnaires doivent être prêts à prendre un certain recul et à se demander si les règles sont appliquées de façon appropriée. Les gestionnaires doivent faire participer leur personnel à des discussions sur la marche à suivre pour procéder à cette évaluation. Le Code fournit l'orientation nécessaire à une interprétation équilibrée des règles et des valeurs de la fonction publique. Un dialogue continu entre les fonctionnaires et la gestion sur des questions d'éthique permet d'anticiper et de résoudre des situations de valeurs conflictuelles.
Cas 2 : L'équilibre entre la compassion envers les fonctionnaires et les contraintes du travail.
Bianca gère une petite unité de travail. Une employée, Nathalie, arrive souvent en retard et disparaît pendant de longues périodes. Nathalie est chef d'une famille monoparentale. Elle a l'impression de faire son travail et, à l'occasion, demande la permission d'apporter du travail à la maison pour faire les heures de travail requises.
Parallèlement, une autre employée, Sophie compromet sa santé physique et mentale en acceptant du travail additionnel. Bianca craint que Sophie ait bientôt besoin d'un congé de maladie prolongé.
Bianca doit trouver une façon de concilier les besoins personnels de ses employées et les besoins professionnels de son organisation.
Facteurs à prendre en compte
- Le niveau de flexibilité à accorder à l'horaire de travail de Nathalie.
- L'impact de cette flexibilité sur les autres fonctionnaires de l'unité de travail.
- L'équité dans le fardeau de travail.
Référence
Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
Chapitre 1 : Valeurs professionnelles : « Au sein de la fonction publique, la manière d'atteindre une fin doit être tout aussi importante que les fins en soi ». « Les fonctionnaires doivent constamment renouveler leur engagement à servir les Canadiens et Canadiennes en améliorant continuellement la qualité du service, en innovant pour s'adapter aux nouveaux besoins et en accroissant l'efficacité et l'efficience des programmes et services gouvernementaux offerts dans les deux langues officielles ».
Chapitre 1 : Valeurs liées aux personnes : « Le respect de la dignité humaine et la reconnaissance de la valeur de chaque personne doivent toujours inspirer l'exercice de l'autorité et de la responsabilité ». « Les organisations de la fonction publique doivent être dirigées dans un souci de participation, d'ouverture et de communication, ainsi que dans le respect de la diversité et des langues officielles du Canada ».
Le conflit se situe ici entre les valeurs liées aux personnes et les valeurs professionnelles. Il faut réconcilier les valeurs de Nathalie concernant la famille et les enfants et les valeurs professionnelles relatives aux normes de service et de travail.
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