ARCHIVÉ - Définition de la base de référence - Sommaire et analyse des pratiques concernant les projets en technologies de l’information à l’échelle gouvernementale

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3. Résultats des ateliers

Cette section présente un résumé des résultats des ateliers pour l'ensemble des ministères participants, une analyse détaillée des résultats généraux et les lignes directrices concernant la lecture et l'interprétation de ces résultats. Les auteurs ont également apporté leurs commentaires, le cas échéant.

3.1 Méthode de lecture et d'interprétation des résultats

La base de référence a comme objectif d'inciter les ministères à améliorer leurs capacités à gérer et à réaliser avec succès des projets en technologies de l'information. C'est donc à la lumière de cette prémisse qu'il faut lire et interpréter les résultats présentés dans cette section. Même si les résultats donnent un bon aperçu des capacités du gouvernement en matière de gestion et de réalisation de projets, il faut souligner que les participants ne constituent qu'un petit échantillon de spécialistes qui exploitent et gèrent les technologies de l'information. Les lecteurs ne doivent donc pas tirer de conclusions hâtives ni juger les capacités de gestion et de réalisation de projets gouvernementaux en technologies de l'information uniquement à partir de cette base de référence.

Des éléments précis de la base de référence des ministères peuvent être comparés aux divers résumés de profils fournis dans ce rapport. Plusieurs analyses ont été effectuées et peuvent servir à établir diverses comparaisons. Celles-ci peuvent en outre donner des renseignements sur la position d'un ministère par rapport aux autres.

3.2 Résultats

3.2.1 Résultats généraux
Le rapport présente d'abord les résultats généraux, afin de brosser un tableau d'ensemble de la mise en œuvre des pratiques à l'égard des projets à l'échelle gouvernementale.

Le graphique n^o 1 ci-dessous illustre les résultats généraux. Chaque bande du graphique représente le niveau de satisfaction pour chaque secteur clé. Les secteurs sont inscrits sur l'axe « Y », et le niveau de satisfaction à l'égard de ces secteurs sont sur l'axe « X ».

Graphique 1 – Résultats généraux

Remarques
Les taux de satisfaction les plus élevés ont été atteints pour les pratiques suivantes :

• gestion de la sous-traitance (85 %);
• gestion des exigences (69 %);
• coordination intergroupes (69 %);
• planification de projets (69 %);
• conception de systèmes et acquisition de logiciels (69 %);
• suivi et supervision de projets (63 %).

Les taux de satisfaction les plus faibles ont été atteints pour les pratiques suivantes :

• gestion de projets intégrée (11 %);
• revues par les pairs (17 %).

Analyse des résultats généraux
L'analyse des résultats généraux établit quels sont les points forts de la gestion et de la réalisation de projets en technologies de l'information, tels qu'indiqués ci-dessus.

Il y a également des secteurs où des améliorations devraient être apportées. Il s'agit des secteurs suivants.

• Gestion de projets. Les ministères ont obtenu une note particulièrement faible en ce qui concerne la gestion de projets et la prise de décisions fondée sur le risque, telles que définies par le Cadre amélioré de gestion. Les ministères ont notamment obtenu une note de 20 % en ce qui a trait aux exigences précises en matière de compétences pour les gestionnaires de projet et 30 % pour le recours aux techniques d'atténuation des risques, notamment l'établissement de points de contrôle précis, la gestion structurée des risques, les procédures d'examen des points de fonction ainsi que la gestion de la valeur ajoutée.
• Focalisation organisationnelle sur les processus et définition du processus de l'organisation. Peu de ministères élaborent et améliorent systématiquement les processus normalisés utilisés dans le cadre des projets. Même si 70 % des ministères affirment avoir défini des processus normalisés et en assurer le maintien, ils obtiennent moins de 30 % pour les volets suivants :
• élaboration de plans d'action pour corriger les lacunes des processus;
• formation des employés concernant les processus;
• planification d'activités de conception ou d'amélioration des processus;
• diffusion du matériel lié aux processus pour réutilisation par les ministères.
• Gestion de projets intégrée. Les ministères obtiennent une note de 11 % en moyenne pour la méthode de gestion des projets et la plupart d'entre eux n'ont pas de procédure normalisée de collecte de données sur les efforts, les coûts et les progrès de réalisation du projet.
• Ingénierie de produits logiciels. Les ministères ont obtenu un score inférieur à 40 % en matière d'ingénierie de produits logiciels (par exemple, cycle de vie du système ou du logiciel, méthode de conception de logiciels ou de systèmes), aspect qui est au cœur de la réalisation des projets de technologies de l'information.
• Gestion des configurations et assurance-qualité. Les ministères enregistrent un taux de satisfaction inférieur à 40 % pour la gestion des configurations et l'assurance-qualité. Bien que ce faible taux s'explique principalement par le manque d'uniformité lors de la mise en œuvre, certains ministères n'utilisent même pas ces processus.
• Revues par les pairs. Les ministères ont obtenu une note de 17 % au chapitre des revues par les pairs dans le cadre de leurs approches de gestion et de réalisation de projets en technologies de l'information.
• Collecte et gestion des données des projets antérieurs. En moyenne, moins de 10 % des ministères effectuent la collecte et la gestion de données de projets antérieurs pour utilisation actuelle et future dans le cadre des processus de planification ou des initiatives d'amélioration des processus.

3.2.2 Résultats pondérés
Les mêmes résultats sont maintenant présentés avec un facteur de pondération qui tient compte de la taille relative de chaque ministère, établie d'après le total des fonds alloués aux technologies de l'information par rapport aux dépenses totales de l'ensemble des ministères examinés.

Le graphique n^o 2 ci-dessous présente les résultats pondérés. Chaque bande du graphique représente le taux pondéré de satisfaction pour chaque secteur clé. On a établi le facteur de pondération en calculant le rapport entre les dépenses liées aux technologies de l'information d'un ministère et les dépenses totales en technologies de l'information de tous les ministères participant à l'étude. Le résultat pondéré a ensuite été obtenu en additionnant le taux de satisfaction de chaque ministère au facteur de pondération. L'axe « Y » illustre les secteurs et l'axe « X », le niveau de satisfaction.

Graphique 2 – Résultats pondérés

Remarques
Les répercussions des facteurs de pondération sur les résultats généraux ont été généralement favorables, car les facteurs ont contribué à relever le niveau de satisfaction des pratiques exemplaires suivantes :

• gestion de la sous-traitance (94 %, hausse de 9 %);
• gestion des exigences (73 %, hausse de 4 %);
• coordination intergroupes (73 %, hausse de 4 %);
• planification de projets (82 %, hausse de 13 %);
• conception de systèmes et acquisition de logiciels (77 %, hausse de 8 %);
• suivi et supervision de projets (69 %, hausse de 6 %).

Les niveaux de satisfaction les plus faibles ont été enregistrés pour les pratiques suivantes :

• gestion de projets intégrée (même taux à 11 %);
• revues par les pairs (13 %, baisse de 4 %).

Analyse des résultats pondérés
En général, les résultats pondérés améliorent le rendement global du gouvernement, en raison principalement des processus bien implantés dans les plus grands ministères.

3.2.3 Résultats généraux par niveau des dépenses en technologies de l'information
Afin de permettre la comparaison du rendement d'un ministère par rapport à celui d'un autre ministère ayant un niveau similaire de dépenses en technologies de l'information, les résultats généraux sont présentés en fonction de l'importance des dépenses en technologies de l'information. Les résultats sont fournis au tableau n^o 1 ci-dessous et au graphique n^o 3. Quatre catégories ont été établies pour le présent rapport :

• ministères dont les dépenses en technologies de l'information sont inférieures à 25 millions de dollars (5 ministères);
• ministères dont les dépenses en technologies de l'information sont supérieures à 25 millions de dollars mais inférieures à 50 millions de dollars (8 ministères);
• ministères dont les dépenses en technologies de l'information sont supérieures à 50 millions de dollars mais inférieures à 100 millions de dollars (4 ministères);
• ministères dont les dépenses en technologies de l'information sont supérieures à 100 millions de dollars (3 ministères).

On a confirmé le montant des dépenses en technologies de l'information avec les ministères au cours du processus de validation des résultats. Parmi ces dépenses, on inclut tous les frais liés aux technologies de l'information, soit la conception et la gestion de logiciels ainsi que les dépenses en capitaux pour l'infrastructure et les dépenses d'exploitation et d'entretien.

Tableau 1 – Résultats généraux par niveau des dépenses en technologies de l'information

Le tableau n^o 1 est illustré dans le graphique suivant.

Graphique 3 – Résultats généraux par niveau des dépense en technologies de l'information

Analyse des résultats par niveau des dépenses en technologies de l'information
Aucune tendance claire ne se dégage des résultats par niveau des dépenses en technologies de l'information, sauf qu'il semble y avoir un lien entre la taille du ministère et le niveau de satisfaction pour chaque secteur. En général, les grands ministères (c'est-à-dire ceux ayant un niveau élevé de dépenses en technologies de l'information) obtiennent de meilleurs résultats pour la mise en œuvre et l'utilisation systématiques des processus. Toutefois, les ministères dans la catégorie de ceux ayant des dépenses de 50 à 100 millions semblent généralement plus satisfaits des pratiques de projets que ceux dans la catégorie des dépenses supérieures à 100 millions. Ces résultats peuvent s'expliquer de plusieurs façons, notamment par le fait que les ministères ayant des dépenses élevées en technologies de l'information ont la possibilité de refaire à plusieurs reprises les activités de gestion et de réalisation des processus et deviennent donc meilleurs à ce chapitre.

3.2.4 Résultats par modèle de gestion des technologies de l'information
Les résultats généraux sont présentés en fonction du mode de gestion « décentralisée » ou « centralisée » des ministères en ce qui a trait aux technologies de l'information. Certains ministères ont un style de gestion centralisée en ce qui a trait aux technologies de l'information, où pratiquement « tout » est effectué à l'interne pour les clients. D'autres ont un mode de fonctionnement décentralisé où les responsabilités concernant les réseaux, l'infrastructure informatique et les applications sont partagées entre divers groupes. Les réponses fournies par ces deux catégories de ministère étant différentes, les représentants du Bureau de gestion des projets du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada voulaient que les ministères puissent se comparer aux ministères ayant le même style de gestion qu'eux.

Le graphique n^o 4 ci-dessous illustre les résultats par mode de gestion des technologies de l'information. La bande inférieure de chaque paire représente le niveau de satisfaction pour chaque secteur utilisé par les ministères « centralisateurs ». La bande supérieure représente le taux de satisfaction pour chaque secteur mis en œuvre par les ministères décentralisés. L'axe « Y » représente les secteurs et l'axe « X », le niveau de satisfaction.

Graphique 4 – Résultats par mode de gestion des technologies de l'information

Analyse des résultats par mode de gestion des technologies de l'information
Une tendance intéressante se dégage des résultats de la base de référence évaluée en fonction du mode de gestion. Il semble que la gestion centralisée des technologies de l'information obtient constamment des taux de satisfaction supérieurs pour les 15 secteurs clés, à l'exception de la formation. Cela peut s'expliquer par le fait que les ministères qui centralisent la gestion des technologies de l'information exercent un meilleur contrôle sur les pratiques et les ressources de mise en œuvre des processus. Ce résultat n'est pas vraiment surprenant. Cependant, étant donné qu'il existe plusieurs raisons administratives valables pour justifier une décentralisation de la gestion des technologies de l'information, les lecteurs ne doivent pas tirer de conclusions trop hâtives après l'examen des résultats. Les ministères ayant un mode de gestion décentralisée des technologies de l'information pourraient établir une base de référence de leurs pratiques dans certains secteurs et utiliser les résultats qui en découlent pour cerner les pratiques exemplaires et ensuite se servir de celles-ci comme effet multiplicateur pour l'ensemble du ministère.

3.2.5 Résultats par mode de prestation de services de technologies de l'information
Cette section présente les résultats par ministère, classés selon le mode de prestation de services de technologies de l'information, c'est-à-dire « interne » ou « externe ». Certains ministères sont dotés d'un important effectif en informatique pour effectuer la majeure partie de leur travail avec des ressources internes. Lorsqu'ils ont recours à la sous-traitance, ces ministères conservent dans une large mesure la responsabilité générale des résultats du projet. D'autres ministères ont recours à des services de sous-traitance pour effectuer la majeure partie du travail nécessaire aux projets en technologies de l'information. Ces ministères ont tendance à faire assumer la majorité des risques par les sous-traitants. Ici encore, les problèmes liés à chaque approche varient et les ministères pourraient juger bon de se comparer aux autres ministères faisant partie de la même catégorie en matière de prestation de services de technologies de l'information.

Le graphique n^o 5 ci-dessous illustre les résultats par mode de prestation de services de technologies de l'information. La bande inférieure de chaque paire représente le taux de satisfaction pour chaque secteur des ministères qui utilisent des ressources « internes ». La bande supérieure illustre le taux de satisfaction pour chaque secteur des ministères qui ont recours à des ressources « externes ». Les secteurs sont inscrits sur l'axe « Y » et le niveau de satisfaction, sur l'axe « X ».

Analyse des résultats par mode de prestation de services de technologies de l'information
En ce qui concerne les taux de satisfaction, les résultats généraux établis par mode de prestation de services de technologies sont révélateurs. Il semble que les ministères utilisant des ressources internes obtiennent un taux de satisfaction supérieur pour tous les secteurs clés, à l'exception de la gestion des besoins, du suivi et de la supervision de projets et de la gestion des configurations. Cette tendance pourrait être liée au fait que les ministères utilisant les ressources internes pour la prestation de services de technologies de l'information peuvent exercer un meilleur contrôle sur les pratiques et les ressources utilisées pour la mise en œuvre des processus.

Graphique 5 – Résultats par mode de prestation de services de technologies de l'information

3.2.6 Établissement de la correspondance entre les résultats et les objectifs du Cadre amélioré de gestion
La présente section établit une correspondance entre les résultats généraux et les objectifs établis par le Bureau de gestion des projets dans le document intitulé Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II : Solutions pour l'application des principes. Ce document établissait les objectifs d'amélioration selon les étapes suivantes :

• Étape 0 (mars 1998) Les ministères s'assurent d'avoir en place les solutions de base nécessaires à l'amorce et à la gestion de projets ainsi qu'un plan pour passer à l'étape suivante.
• Étape 1 (mars 1999) Les ministères s'assurent d'avoir une planification adéquate des projets et de rendre les progrès en cours assez visibles pour que la direction puisse intervenir lorsqu'il y a déviation du plan établi.
• Étape 2 (mars 2000) Les ministères dotent les projets de contrôles et de procédures efficaces et homogènes de sorte qu'il y ait une gestion du changement, que le produit conserve son intégrité durant tout le cycle de vie du projet et que la qualité du produit soit acceptable compte tenu des paramètres définis.
• Étape 3 (mars 2002) Les ministères s'assurent de faire des pratiques et des procédures établies précédemment la règle d'opération de tous les projets de l'administration fédérale.
• Étape 4 (en permanence) Les ministères continuent d'améliorer leur efficacité en ce qui a trait à la gestion et à la réalisation de projets.

Afin d'obtenir une meilleure idée des résultats généraux par rapport à ces étapes, le tableau 2 illustre le niveau de satisfaction des secteurs pour chaque étape.

Tableau 2 – Correspondance entre les résultats et les objectifs du Cadre amélioré de gestion⁸

Analyse des résultats de la correspondance par rapport aux objectifs du Cadre amélioré de gestion
Comme nous l'avons indiqué à la section 3.2.1, le volet qui est particulièrement préoccupant est celui de la gestion de projet, tel que le définit le Cadre amélioré de gestion. Les activités prévues pour ce volet visent à s'assurer que les projets sont dans la bonne voie. Cela inclut une structure de gestion efficace au sein du ministère; l'élaboration d'une analyse de rentabilisation appropriée pour la sélection de projets; un mémoire de projet final et un système intégré de responsabilisation et de comptabilité; une approche rigoureuse en matière de formation; la sélection et le perfectionnement des gestionnaires de projets et un système efficace de gestion des risques. Toutes ces composantes sont essentielles à la gestion et à la réalisation de projets réussis en technologies de l'information et il est absolument crucial que ces fondements soient établis correctement.

Sachant que les pratiques de niveau supérieur peuvent rarement être améliorées sans la mise en œuvre de pratiques uniforme aux niveaux inférieurs, la présente analyse vise à fournir une orientation et des conseils pour la réalisation d'initiatives d'amélioration à l'échelle gouvernementale.

3.2.7 Établissement de la correspondance entre les résultats et les conclusions du BVG
La présente section fait une comparaison entre les résultats de la base de référence et ceux établis par le BVG dans le cadre de ses études sur les systèmes en développement au cours des trois dernières années (1995 à 1997)⁹. Les résultats des études du BVG se trouvent sur le site web de l'organisme à l'adresse www.oag-bvg.gc.ca. Les questions principales soulevées par le BVG sont inscrites dans la première colonne, à côté de celle indiquant l'année où elles ont été signalées. Les deux dernières colonnes fournissent les références à la base de référence et le niveau de satisfaction pour ces activités. Les chiffres indiqués dans la troisième colonne correspondent aux questions présentées dans l'annexe 1. (GP=Gestion de projets, CS=Conception de systèmes/acquisition de logiciels, CMM=modèle d'évolution des capacités logicielles).

Tableau 3 – Comparaison des résultats de la base de référence avec les conclusions du BVG

Conclusions du vérificateur général	Référence du BVG	Référence à la base de référence	Moyenne du % du niveau de satisfaction
Fractionnement des projets	BVG 95	GP 4.1, GP 4.2, GP 4.3	35
Parrainage efficace de projets	BVG 95	GP 2.1	70
Besoins clairement définis	BVG 95	CMM 1	69
Participation active des utilisateurs	BVG 95	CS 1 CMM 12 CMM 1.1, 1.4, 2.3, 2.5, 3.5	75
Ressources consacrées aux projets	BVG 95	GP 2.4, GP 4.8, CMM 11.8	59
Responsabilisation	BVG 96	GP 2	58
Établissement des besoins	BVG 96	CMM 1	69
Amélioration des processus de conception logicielle	BVG 96	CMM 7, CMM 8	34
Établissement des priorités	BVG 96	GP 1	56
Évaluation de l'état des projets	BVG 96	GP 4.7, GP 4.1, CMM 3	44
Mise en œuvre des nouvelles directives du gouvernement	BVG 96	CMM 7, CMM 8	34
Planification	BVG 97	CMM 2	69
Supervision	BVG 97	GP 4.7, GP 4.1 CMM 3	44
Assurance de la qualité	BVG 97	CMM 5	40

Analyse des résultats de la correspondance avec les conclusions du BVG
En établissant une correspondance entre les résultats de la base de référence et les conclusions du BVG, on remarque la présence d'irrégularités similaires en matière de pratiques de gestion et de réalisation de projets. Dans le rapport sur la base de référence on a toutefois noté que des améliorations devraient éventuellement être apportées en ce qui concerne :

1. le parrainage de projets;
2. la gestion des besoins;
3. la participation des utilisateurs;
4. la planification.