ARCHIVÉ - Définition de la base de référence - Sommaire et analyse des pratiques concernant les projets en technologies de l’information à l’échelle gouvernementale

Cette page a été archivée.

4.    Mot de la fin

4.1    Prochaines étapes

On recommande aux ministères d'utiliser la base de référence pour corroborer les initiatives d'amélioration des pratiques et pour légitimer les futurs plans de mise en œuvre des pratiques exemplaires de l'industrie. Il est également recommandé de passer rapidement aux étapes identifiées ci-dessous afin de profiter du dynamisme actuel des participants.

Création d'une infrastructure « d'amélioration ». Afin d'appuyer leur plan de mise en œuvre de pratiques exemplaires, les ministères devraient élaborer un cadre organisationnel qui comprend une structure appropriée de gestion. Des ressources clés devraient également être allouées.

Phase d'établissement des objectifs. Les ministères devraient ensuite établir des objectifs précis de mise en œuvre de pratiques exemplaires pour la nouvelle année. Les discussions tenues lors des ateliers ont révélé que dans chaque ministère, il existe déjà des plans et des activités afin d'améliorer les secteurs clés évalués. Dans certains cas, ces initiatives visent clairement à s'aligner sur le Cadre amélioré de gestion, tandis que pour d'autres ministères, il s'agit uniquement d'obtenir de la direction qu'elle reconnaisse la nécessité d'apporter des changements; les liens avec le Cadre amélioré de gestion constituent alors une simple coïncidence. Dans l'un ou l'autre cas, les plans et les activités peuvent servir de pierre d'assise pour les plans d'amélioration comme le stipule le document intitulé Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II : Solutions pour l'application des principes. Les objectifs établis dans ce document devraient servir de lignes directrices pour les points de contrôles.

Mise en œuvre et partenariat. Les ministères devraient finalement procéder à la mise en œuvre des pratiques exemplaires et des plans. Étant donné qu'il n'est pas surprenant de constater que les différents ministères ont chacun leurs points forts concernant les divers secteurs clés, dans certains cas, ils pourraient tirer profit de leurs forces respectives en partageant les guides, les cahiers de travail, les procédures, les outils et autres matériels. Le Bureau de gestion des projets du Secrétariat recueillera tout ce matériel afin de bonifier l'ensemble des solutions du Cadre amélioré de gestion et ainsi de lui donner une plus grande portée.

4.2 Recommandations

Le processus d'établissement de la base de référence pour les pratiques actuelles utilisées dans le cadre de projets ne constitue que la première étape de mise en œuvre d'améliorations durables et de pratiques exemplaires de l'industrie liées à la gestion et à la réalisation de projets en technologies de l'information au gouvernement fédéral. L'objectif de cette base de référence est d'encourager les ministères à améliorer leurs capacités de gestion et de réalisation de projets réussis en technologies de l'information. Le présent document sur la base de référence constitue en fait un instantané des efforts du gouvernement en matière de mise en œuvre de ces pratiques.

Comme l'ont indiqué les ateliers dont sont tirés les résultats, chaque ministère devrait maintenant élaborer un plan d'action détaillé afin d'entreprendre des activités d'amélioration. À la suite des résultats des ateliers, on prévoit que ce premier plan d'activités présentera une série de sous-plans ministériels déjà élaborés et approuvés pour l'année prochaine. Le plan devrait fournir des renseignements de haut niveau au sujet du contexte, des raisons administratives et des objectifs des initiatives d'amélioration; des activités; des rôles et responsabilités des intervenants; des points de contrôle clés ainsi que des ressources consacrées aux activités d'amélioration. Le Bureau de gestion des projets peut fournir aux ministères des modèles et des exemples pour la conception de ces plans.

Les ministères doivent également réexaminer leurs organisations et évaluer leurs progrès. Le Bureau de gestion des projets fournira une version améliorée, sous format électronique, du questionnaire ayant servi à élaborer la base de référence. Les ministères seront donc en mesure de répéter cette étape au sein de leur organisation et même peut-être d'y inclure d'autres secteurs non visés la première fois. Ceci s'avérera utile dans le cas où les participants n'ont pas été en mesure de répondre aux questions pour l'ensemble du ministère. Cela s'est avéré particulièrement évident pour les ministères gérant de façon décentralisée les technologies de l'information. En fait, il est clair que certains ministères devraient avoir plusieurs bases de référence afin de tenir compte des différentes pratiques dans divers secteurs plutôt qu'une seule base de référence pour l'ensemble du ministère. Les ministères devraient revoir cette question avec leurs groupes de mise en œuvre des pratiques.

Le document intitulé SEI IDEAL^SM Model remis lors des ateliers présente des explications détaillées sur la méthode de mise en œuvre des pratiques exemplaires de l'industrie. Le document est disponible sur le site WEB du SEI (www.sei.cmu.edu.). Par ailleurs, le Bureau de gestion des projets du Secrétariat parraine également des groupes d'intérêt qui travaillent à la mise en œuvre des pratiques exemplaires décrites dans le présent rapport. Les ministères ne devraient pas hésiter à se servir de ces outils.

4.3 Conclusion

Les technologies de l'information constituent un élément crucial de la prestation efficace et efficiente des programmes et des services gouvernementaux. Les ministères ne peuvent se permettre des projets ratés ou de ne pas profiter des avantages des technologies qu'ils utilisent. Les résultats des ateliers confirment les conclusions des études et des examens antérieurs menés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le BVG et le secteur privé, selon lesquelles il existe des problèmes importants en matière de pratiques de gestion de projets. Les résultats de la base de référence de chaque ministère donnent des indications précieuses sur les améliorations nécessaires à apporter et sur l'établissement des priorités.

L'instauration de pratiques exemplaires de l'industrie constitue une étape majeure vers l'efficacité opérationnelle et une fonction de contrôleur reconnue, dont le gouvernement se fait actuellement l'ardent défenseur au sein même de son administration. Les cadres supérieurs ont la possibilité d'adopter des solutions qui ont fait leurs preuves pour régler un problème largement reconnu; il s'agit là d'une occasion à ne pas manquer. Cela est particulièrement vrai à la lumière des projets de « l'an 2000 » présentement en cours.

Le résumé général que présente ce document ainsi que les rapports sur les bases de référence de chaque ministère peuvent s'avérer des outils précieux conduisant à l'amélioration marquée de la gestion des projets de technologies de l'information. Ils peuvent également constituer un point de repère valable pour permettre à chaque ministère d'évaluer ses propres progrès.

Note fin de page
1. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information, Ottawa, 1996, 128 p.

2. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II : Solutions pour l'application des principes, Ottawa, 1998, 65 p.

3. L'examen du Secrétariat, expliqué dans le document Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information, indique les problèmes liés aux résultats des projets en technologies de l'information. Des études menées par le BVG ont également souligné des problèmes. Ces études sont disponibles sur le site du BVG à l'adresse www.oag-bvg.gc.ca. Des sondages menés dans le secteur privé par le Standish Group aux États-Unis et par KPMG au Canada ont également relevé des problèmes semblables en ce qui concerne les résultats de projets en technologies de l'information. Ces sondages ont été effectués de 1995 à 1997.

4. Capability Maturity Model for Software, Version 1.1, CMU/SEI-93-TR-24, Paulk, Mark C.; Curtis, Bill; Chrissis, Mary Beth; Weber, Charles V.; Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University, Pittsburgh, PA, 1993.

5. Fait à noter, le mécanisme S:PRIME disponible auprès du Applied Software Engineering Centre et de GrafP Technologies Inc. qui est utilisé dans quelques ministères a également été envisagé, car il est aussi fondé sur l'évaluation de l'amélioration continue des processus tout en exigeant moins de ressources. Toutefois, ce questionnaire a des répercussions très fortes sur les organisations, répercussions auxquelles nous ne voulions faire face à ce moment-ci.

6. De brèves définitions des secteurs clés sont fournies à l'annexe 1.

7. Les réponses aux questions sont fondées sur la connaissance et l'expérience des participants dans leur milieu actuel, sauf indication contraire.

8. Le secteur clé « gestion des besoins » a été déplacé afin de faciliter la lecture des résultats de la correspondance.

9. Il faut souligner que les processus utilisés par le BVG pour cerner les principaux problèmes de gestion et de réalisation de projets en technologies de l'information au gouvernement diffèrent de ceux utilisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour établir cette base de référence. Alors que le BVG adoptait une approche ciblée sur des initiatives précises au sein du gouvernement, le Secrétariat étudie la mise en oeuvre de ces mêmes secteurs mais sur le plan corporatif.