ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes

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Table des mati�res

Sommaire

L'objectif de la pr�sente v�rification �tait de d�terminer si les petits minist�res et organismes (PMO) et les minist�res qui jouent un r�le central satisfont aux exigences de l'ensemble de politiques sur la gestion de l'information (GI), en mettant l'accent sur la tenue des documents �lectroniques.

Pourquoi est-ce important?

La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada a une incidence sur tous les secteurs d'activit� et est un �l�ment important de la prestation des services minist�riels. De l'information �lectronique est cr��e dans l'ensemble du gouvernement � un taux qui cro�t de fa�on exponentielle et, sans la capacit� de g�rer efficacement cette information, les minist�res courent le risque de perdre leur capacit� de cerner et de r�cup�rer l'information n�cessaire � la prise de d�cisions de fa�on organis�e et en temps opportun. Cette situation pourrait faire en sorte que l'on ne pourrait r�pondre aux demandes d'information des Canadiens ni respecter d'autres obligations.

La pr�sente v�rification aide le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat) � habiliter les minist�res et organismes � se conformer aux objectifs en mati�re de politiques pour la tenue de documents �lectroniques, et ce, en d�terminant les probl�mes syst�miques et les d�fis communs relatifs � l'observation de la Politique sur la gestion de l'information.

Principales constatations

Une strat�gie et un plan d'action pangouvernemental pour la GI ont �t� mis en œuvre, et sont activement communiqu�s aux minist�res et organismes. La plupart des PMO n'ont pas de plan de GI et ne surveillent pas l'efficacit� de leurs activit�s de GI.

La majorit� des PMO n'ont pas encore �tabli de cadre pour cerner l'information ayant une valeur op�rationnelle. Il s'agit d'une premi�re �tape importante qui permettra de conserver l'information ayant une valeur op�rationnelle et de l'organiser de fa�on � ce qu'elle soit facile � r�cup�rer afin de favoriser un processus d�cisionnel rapide et efficace. De fait, la plupart des PMO n'ont pas encore d�fini la valeur op�rationnelle en ce qui a trait � leurs besoins en GI et offrent peu de consignes � leur personnel, voire aucune.

La plupart des PMO n'ont pas de processus de conservation et d'�limination des documents qui tiennent compte de l'environnement �lectronique. L'�limination de documents �lectroniques est principalement effectu�e de fa�on ponctuelle par le personnel et n'est pas li�e aux processus de conservation et d'�limination.

Les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas utilis�s de mani�re uniforme par le personnel des minist�res. Dans la plupart des PMO, les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est laiss�e � la discr�tion de chacun. Ainsi, les documents �lectroniques sont sauvegard�s sur des lecteurs partag�s, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, plut�t que dans un syst�me organisationnel int�gr�. M�me s'il est possible de g�rer efficacement l'information ayant une valeur op�rationnelle sans syst�me organisationnel, opter pour une telle solution r�duit l'efficience de la r�cup�ration de l'information en temps opportun et nuit � l'�change de renseignements � l'�chelle gouvernementale.

La formation � l'intention des professionnels de la GI est planifi�e et coordonn�e � l'�chelle du gouvernement. Les employ�s des minist�res b�n�ficient d'une formation sur la tenue des documents �lectroniques. Il faudrait proc�der � d'autres analyses pour cerner les besoins en mati�re d'apprentissage.

Conclusion

Bien qu'une orientation strat�gique pour la tenue de documents �lectroniques ait �t� �tablie au sein du gouvernement du Canada, la mise en œuvre des plans minist�riels visant � aborder la strat�gie en est � ses premi�res �tapes. Les PMO n'ont pas encore �tabli un cadre pour cerner les renseignements ayant une valeur op�rationnelle permettant d'appuyer la prise de d�cisions en temps opportun. Les PMO prennent en compte les besoins en formation de leurs professionnels de la GI, mais pas ceux de l'ensemble du personnel. Les PMO ne cernent, ne g�rent, ne conservent et n'�liminent pas les documents �lectroniques ayant une valeur op�rationnelle de fa�on uniforme.

Conformit� aux normes professionnelles

La mission de v�rification a �t� ex�cut�e en conformit� avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la v�rification interne de l'Institut des v�rificateurs internes[1].

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contr�leur g�n�ral adjoint
Secteur de la v�rification interne, Bureau du contr�leur g�n�ral

Contexte

La gestion de l'information est depuis longtemps une priorit� op�rationnelle pour le gouvernement du Canada. Dans le pass�, les documents papier �taient g�r�s par une �quipe de responsables sp�cialis�s en gestion de documents qui se chargeait de classer ce qui �tait souvent la seule copie d'un document.

L'arriv�e de l'�re �lectronique a compliqu� les pratiques traditionnelles de tenue de documents. Chaque courriel ou �bauche de document est cr�� et sauvegard� en tant que document original et, par cons�quent, consid�r� comme �tant un document �lectronique. Une grande partie de l'information g�n�r�e et g�r�e par le gouvernement f�d�ral est sous forme �lectronique et peut �tre class�e dans l'un des deux groupes suivants : donn�es structur�es et donn�es non structur�es.�

On entend par donn�es structur�es l'information contenue dans les syst�mes organisationnels, comme les syst�mes financiers et de ressources humaines. L'information est souvent entr�e dans ces syst�mes organisationnels au moyen de champs pr��tablis, comme � nom �, � num�ro de t�l�phone �, etc. Il existe de nombreux contr�les pour g�rer les risques li�s � ce type d'information, par exemple, qui peut acc�der au syst�me et modifier l'information, ou quel type d'information peut �tre entr�e dans des champs particuliers.� �

Les donn�es non structur�es repr�sentent quant � elles l'information contenue dans les documents de travail, comme les plans de projets, les chiffriers, les courriels et les comptes rendus de d�cisions. Le fait que les contr�les sont souvent beaucoup moins structur�s et souvent effectu�s de fa�on ponctuelle constitue l'un des principaux risques associ�s � la gestion de ces donn�es. Il est donc possible que l'information soit plus difficile � suivre, ou que de multiples versions sauvegard�es � de multiples endroits compromettent la fiabilit� de l'information. Toutefois, des d�cisions critiques reposent souvent sur ces donn�es.

La notion d'espace physique utilis� pour conserver en un seul endroit tous les documents n'est plus une r�alit�. Tous les employ�s sont maintenant charg�s de g�rer la multitude de documents qu'ils peuvent cr�er chaque jour. Le nombre de documents g�n�r�s par le gouvernement augmente de fa�on exponentielle, mettant � l'�preuve sa capacit� de contr�ler et de g�rer son information avec autant de certitude et d'efficacit� qu'auparavant. �

En 2006, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat) a dirig� un effort pangouvernemental pour relever les d�fis li�s � la modernisation de la tenue de documents compte tenu de l'environnement en �volution. Les repr�sentants de multiples minist�res gouvernementaux ont particip� � l'exercice, et les deux rapports produits ont men� � l'�tablissement de la base d'une orientation gouvernementale unifi�e : Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une �valuation des probl�mes op�rationnelset La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision.

En 2007, le Secr�tariat a publi� une nouvelle Politique sur la gestion de l'information, ainsi que deux nouvelles directives : la Directive sur les r�les et responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information (2007) et la Directive sur la tenue des documents (2009). Bien que le nouvel ensemble de politiques ait �tabli les responsabilit�s relatives � la GI au sein des minist�res, c'est la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada (parue en 2008) qui a su harmoniser les buts en mati�re de GI et fixer des objectifs clairs pour l'ensemble de la collectivit�.

La gestion du cycle de vie de l'information est un d�nominateur commun dans l'ensemble des politiques sur la GI et dans la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. Plus particuli�rement, les minist�res doivent d�terminer quels documents �lectroniques valent la peine d'�tre conserv�s � long terme (et pour combien de temps), et quels documents devraient �tre �limin�s apr�s une p�riode convenable. On appelle � valeur organisationnelle � la valeur qu'un document a pour les op�rations. Comme un grand nombre de documents �lectroniques sont temporaires, ils ne sont pas per�us comme ayant une valeur � long terme pour les int�r�ts du gouvernement. Toutefois, ces types de documents sont souvent beaucoup plus nombreux que les documents ayant une plus grande � valeur �.

En attribuant une valeur op�rationnelle aux documents �lectroniques, les professionnels de la GI peuvent �tablir des param�tres au cycle de vie fond�s sur les besoins � long terme. Si ce processus est bien �tabli, la conservation et l'�limination des documents deviennent des processus automatis�s. �

Biblioth�que et Archives Canada (BAC) est l'organisme responsable d'offrir des consignes et du soutien aux minist�res pour qu'ils puissent d�terminer quels documents doivent �tre conserv�s et accorder les pouvoirs d�l�gu�s permettant d'�liminer des documents minist�riels. Ces pouvoirs d�l�gu�s doivent �tre obtenus avant l'�limination des documents parce qu'ils pr�cisent quels documents seront d�truits et lesquels devraient �tre archiv�s au b�n�fice � long terme du gouvernement du Canada et dans l'int�r�t national.

Objectif et port�e de la v�rification, et approche utilis�e

Objectif et port�e

La pr�sente v�rification visait � d�terminer si les PMO et les minist�res qui jouent un r�le central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents. �

Aux fins de la pr�sente v�rification, nous avons limit� notre port�e aux donn�es �lectroniques non structur�es.

La pr�sente v�rification horizontale sur la tenue des documents �lectroniques vise 14 PMO. En outre, le Secr�tariat et BAC ont aussi fait l'objet de cette v�rification en raison de leurs responsabilit�s particuli�res �tablies dans l'ensemble des politiques sur la GI : le Secr�tariat fournit une orientation fonctionnelle et strat�gique aux minist�res et BAC accorde les autorisations de disposition des documents. La collectivit� des PMO au sein du gouvernement f�d�ral est extr�mement diversifi�e, par exemple, sur le plan de la structure organisationnelle et de la taille, du budget, de la nature du travail et des liens avec les grands minist�res. Les budgets des PMO ne d�passent pas 300 millions de dollars par ann�e. Leurs �quivalents temps plein varient de 6 � 500 employ�s. Ces facteurs contribuent � la pr�sence de nombreux syst�mes et de nombreuses mesures de contr�le li�s � la tenue des documents �lectroniques qu'ils ont mis en place � l'appui des processus d�cisionnels et de la responsabilisation. (L'annexe A comporte une liste des minist�res et organismes vis�s par la v�rification.)

Constatations d�taill�es et recommandations

Premi�re constatation : Orientation politique et strat�gique

La mise en œuvre d'une orientation strat�gique pour la tenue de documents �lectroniques dans les PMO en est encore aux premi�res �tapes.

Nous avons examin� l'orientation strat�gique que le Secr�tariat a fournie aux PMO pour coordonner les activit�s de GI dans l'ensemble du gouvernement. Nous avons v�rifi� les progr�s r�alis�s relativement � la mise en œuvre de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada dans les PMO, y compris les politiques minist�rielles, les plans, les organigrammes et les mandats des comit�s. Enfin, nous avons v�rifi� comment les professionnels de la GI surveillent les progr�s r�alis�s dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans.

L'orientation strat�gique interminist�rielle commune assure l'uniformit� de l'approche relative � la tenue de documents �lectroniques du gouvernement. Les strat�gies de GI font en sorte que les professionnels de la GI b�n�ficient d'une orientation �tablie pour les activit�s de GI qui satisfont aux exigences minist�rielles de l'ensemble des politiques sur la GI. La mesure du rendement et la surveillance aident la haute direction � d�terminer si les plans de GI sont mis en œuvre de fa�on � atteindre les objectifs de la direction.

L'orientation strat�gique de la GI est coordonn�e � l'�chelle du gouvernement.

Le Secr�tariat dirige les efforts visant � renforcer les activit�s de tenue des documents �lectroniques � l'�chelle du gouvernement. Le Secr�tariat a dirig� l'�laboration de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada – de concert avec BAC et les membres de comit�s de divers minist�res et organismes – qui fournit l'orientation strat�gique pour la tenue de documents �lectroniques dans l'ensemble du gouvernement. La strat�gie d�finit les risques pangouvernementaux et �tablit les activit�s des organismes centraux requises pour att�nuer ces risques. Un plan d'action avec des �ch�anciers d�finis a �t� �labor� pour mettre en œuvre la strat�gie, et de multiples documents d'orientation ont �t� produits pour aider les professionnels de la GI et le personnel des minist�res.

La collectivit� des PMO a cr�� un r�seau de comit�s charg�s de discuter des d�fis communs et d'�changer des renseignements touchant les petits organismes, qui ont habituellement moins de ressources et moins de besoins en mati�re d'infrastructure. Ce r�seau est appel� la Collectivit� des organismes f�d�raux[2]. Ses comit�s facilitent l'�change de renseignements et les discussions en vue d'apporter des solutions aux d�fis communs des PMO pour respecter les exigences du gouvernement. Aucun de ces comit�s n'aborde actuellement les d�fis en mati�re de GI des PMO. Cependant, le Comit� des chefs de la TI a annonc� son intention d'inclure les pr�occupations li�es � la GI dans le cadre de ses r�unions futures. L'inclusion de la GI dans le mandat de ce comit� permettra aux PMO de tirer parti des connaissances et de l'exp�rience de chacun en la mati�re.

Le cadre de contr�le de la gestion pour la gestion de l'information au sein des PMO int�gre les exigences des politiques du Conseil du Tr�sor.

Nous avons constat� que les exigences contenues dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Tr�sor et ses directives connexes �taient appropri�es, compte tenu de l'ampleur et la port�e des activit�s de GI dans les PMO. La politique est fond�e sur des principes et fournit un cadre raisonnable d�finissant les r�les et les responsabilit�s des organismes centraux et des diff�rents minist�res et organismes. Conform�ment � la politique du Conseil du Tr�sor, les PMO ont fait de la GI un �l�ment distinct de leur structure organisationnelle. La plupart ont nomm� un agent principal responsable de la GI qui est en mesure d'informer la haute direction des risques li�s aux activit�s de la GI et est responsable de l'�laboration de consignes connexes. Certains PMO ont �tabli des comit�s distincts qui ont des mandats pr�cis en mati�re de GI. La plupart des PMO discutent de la GI au besoin dans le cadre de leurs comit�s de direction ou op�rationnels existants. Afin de renforcer les cadres de contr�le de gestion, les PMO devraient s'assurer que la GI est incluse dans les r�les et les responsabilit�s d'un comit� de haute direction afin que les risques connexes et les autres exigences soient abord�s, au besoin.

La planification de la GI et le contr�le de sa mise en œuvre en sont � leurs premi�res �tapes.

M�me si certains PMO se sont dot�s de plans de GI, la plupart ne l'ont pas fait. En ce qui a trait aux PMO qui ont mis de tels plans en place, la plupart ne contr�lent pas encore l'�tat d'avancement de ceux-ci. Un PMO a officialis� son plan de GI et contr�le l'�tat d'avancement en temps opportun. Ce plan est adapt� � l'ampleur et � la port�e de ses exigences en mati�re de GI et a un caract�re officiel suffisant pour assurer la r�ussite des initiatives. En ce qui a trait aux PMO qui ont peu de besoins en mati�re de GI, il serait tout de m�me opportun d'inclure la planification de la GI dans leur plan minist�riel g�n�ral afin de garantir qu'on tient compte des besoins en la mati�re. Au fur et � mesure que d'importantes priorit�s en GI se pr�senteront et exigeront des ressources suppl�mentaires, il sera important pour les PMO de tenir compte de ces besoins dans leurs activit�s de planification minist�rielles. Les PMO gagneraient � �laborer des indicateurs de rendement pour les aider � contr�ler l'efficacit� de leurs plans en mati�re de GI.

Recommandation

Les PMO devraient �laborer des plans de GI adapt�s � l'ampleur et � la port�e de leurs besoins en mati�re de GI, y compris des indicateurs de rendement mesurables, afin de pouvoir contr�ler l'efficacit� des plans.

Deuxi�me constatation : Conservation de l'information ayant une valeur op�rationnelle

La plupart des PMO n'ont pas encore �tabli un cadre pour cerner et g�rer l'information ayant une valeur op�rationnelle.

Nous avons examin� les m�thodologies utilis�es par les PMO pour d�terminer la valeur op�rationnelle de l'information g�n�r�e. Nous avons aussi examin� de quelle fa�on les minist�res utilisent les outils et les applications li�s � la tenue de documents �lectroniques. Nous avons examin� les processus de conservation et d'�limination et les consignes fournies � l'ensemble du personnel. Enfin, nous avons examin� la m�thode qu'utilise BAC pour octroyer des pouvoirs d'�limination aux minist�res qui ont montr� leur capacit� d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la conserver, r�duisant ainsi le risque d'�liminer des renseignements qui repr�sentent un avantage � long terme pour le gouvernement du Canada et un int�r�t national.

En l'absence de m�thode pour cerner l'information ayant une valeur op�rationnelle, les PMO pourraient surcharger leurs syst�mes avec de l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle � long terme pour le minist�re. Cette situation accro�t aussi la complexit� au moment de r�cup�rer l'information ayant une valeur op�rationnelle lorsqu'elle est n�cessaire � la prise de d�cisions ou en r�ponse � des demandes d'information des Canadiens. Sans les outils et les applications n�cessaires pour g�rer l'information de fa�on centralis�e, les processus de conservation et d'�limination pourraient devenir de plus en plus complexes. Apr�s avoir d�termin� l'efficacit� des processus minist�riels de conservation et d'�limination de l'information, BAC accorde des autorisations de disposition de documents aux minist�res, ce qui permet aux PMO d'�liminer l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle au moyen d'un processus �tabli, augmentant ainsi l'efficacit� de l'�limination et r�duisant les co�ts � long terme li�s � la conservation d'information sans valeur � long terme.

La plupart des PMO n'ont pas encore d�fini l'information ayant une valeur op�rationnelle.

La plupart des PMO n'ont pas encore d�fini la valeur op�rationnelle en fonction des besoins de GI de leur organisation, et offrent habituellement peu de consignes au personnel minist�riel, voire aucune. La plupart des PMO ne donnent des pr�cisions que pour des produits ou documents pr�cis (p. ex., les m�moires au Cabinet), mais aucune consigne suppl�mentaire pouvant �tre interpr�t�e par le personnel des minist�res pour les autres documents g�n�r�s quotidiennement. La plupart des PMO classent encore les documents selon le niveau de s�curit� et/ou les restrictions relatives � l'acc�s; la valeur op�rationnelle n'entre pas en ligne de compte. Par cons�quent, il est possible que les PMO d�pensent des ressources pour faire le suivi, conserver et archiver de l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle � long terme pour le gouvernement du Canada.

Les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas utilis�s de mani�re uniforme par le personnel des minist�res.

Dans la plupart des PMO, l'utilisation d'applications organisationnelles pour la tenue de documents �lectroniques varie d'un employ� � un autre. De fait, les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est libre � chacun dans la plupart des PMO. Par cons�quent, les documents �lectroniques sont sauvegard�s sur des lecteurs partag�s, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, au lieu d'un syst�me organisationnel int�gr�. Certains PMO utilisent �galement de multiples applications organisationnelles pour diff�rents secteurs op�rationnels, dont certaines ne sont pas interexploitables. Puisque l'information existe dans de multiples plateformes au sein des PMO, il est possible que l'information ne soit pas facilement accessible pour permettre aux d�cideurs d'atteindre les objectifs de programme. Il est important que les PMO veillent � ce que leurs syst�mes soient interexploitables avant de mettre en œuvre leur strat�gie de GI.

Il convient de signaler que les syst�mes de tenue de documents �lectroniques organisationnels peuvent �tre trop co�teux pour certains minist�res. Les PMO devraient envisager d'autres options comme travailler avec des partenaires, y compris d'autres minist�res gouvernementaux ou dans le cadre d'initiatives de services partag�s, pour acheter des syst�mes efficaces � moindre co�t.

Un PMO conserve des dossiers papier en raison d'une exigence l�gislative. D'autres PMO conservent des syst�mes papier parce qu'ils ne sont pas encore pass�s � une tenue de documents �lectroniques. Ces PMO cr�ent souvent des documents �lectroniques qui sont ensuite imprim�s pour �tre inclus dans le dossier physique. Cela peut limiter l'efficience des activit�s de GI et augmenter le risque de fournir des documents inexacts aux d�cideurs. La Politique sur la gestion de l'information exige des administrateurs g�n�raux qu'ils s'assurent qu'on privil�gie les syst�mes �lectroniques pour cr�er, utiliser et g�rer l'information au sein d'un minist�re. Les PMO devraient mettre en place des plans afin de respecter cette exigence.

Les processus de conservation et d'�limination ne refl�tent pas l'environnement �lectronique.

La plupart des strat�gies de conservation et d'�limination ont �t� �labor�es pour une tenue de dossiers papier. � mesure que les PMO adoptent des syst�mes de tenue de documents �lectroniques, il est de plus en plus difficile pour eux de conserver et d'�liminer des versions multiples des documents �lectroniques. L'�limination de documents �lectroniques est principalement effectu�e de fa�on ponctuelle par le personnel et n'est pas li�e aux processus �tablis de conservation et d'�limination. En th�orie, le personnel pourrait supprimer des renseignements qui sont importants pour les d�cideurs; r�ciproquement, la conservation de documents �lectroniques inutile pourrait accro�tre le fardeau sur la capacit� de stockage.

BAC a commenc� � mettre en œuvre une m�thodologie normalis�e pour l'octroi d'autorisations de disposition de documents.

BAC a lanc� sa m�thodologie d'octroi d'autorisation de disposition de documents en mai 2011. Cela inclut une �valuation de la capacit� du minist�re � effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la conserver, r�duisant ainsi le risque d'�liminer des renseignements qui pourrait repr�senter un avantage � long terme pour le gouvernement du Canada et �tre dans l'int�r�t national. Auparavant, le processus d'octroi d'autorisations de disposition �tait effectu� de fa�on ponctuelle et occasionnait souvent de longs d�lais. La nouvelle m�thodologie donne la possibilit� � BAC de simplifier le processus et d'accro�tre l'efficience. Il sera important pour BAC de surveiller la progression de sa nouvelle m�thodologie et de continuer � am�liorer le processus de mani�re � optimiser l'efficience du processus de disposition de documents �lectroniques � l'�chelle du gouvernement.

Recommandations

Les PMO devraient d�finir l'information ayant une valeur op�rationnelle pour leur organisation et �laborer des m�thodes pour veiller � ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stock�e de mani�re efficace.
Les PMO devraient �laborer des strat�gies pour accro�tre l'utilisation de syst�mes organisationnels de tenue de documents �lectroniques au sein de leur minist�re.
Les PMO, en collaboration avec BAC, devraient �laborer des processus de conservation et d'�limination officiels pour l'ensemble du personnel des minist�res.

Troisi�me constatation : Apprentissage et sensibilisation

Les PMO tiennent compte des besoins en formation et en sensibilisation pour leurs professionnels de la GI, mais pas de ceux de l'ensemble du personnel.

Nous avons examin� l'orientation fonctionnelle du Secr�tariat pour les professionnels de la GI, et les cours �labor�s pour la collectivit� de la GI. Nous avons v�rifi� la formation obligatoire sur la GI que les PMO donnent � leurs professionnels de la GI. Enfin, nous avons aussi examin� la formation sur la GI donn�e � tout le personnel des PMO autre que celui de la fonction de GI, et v�rifi� si les professionnels de la GI sont capables de d�terminer si la formation actuelle est suffisante pour faciliter la mise en œuvre de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

En collaboration avec l'�cole de la fonction publique du Canada, le Secr�tariat est en mesure de coordonner les nouveaux d�veloppements ou les nouvelles m�thodes li�s � la formation sur la tenue de documents �lectroniques et de les communiquer de mani�re efficace � tous les minist�res pour promouvoir l'uniformit� � l'�chelle du gouvernement. Les plans de formation officiels font en sorte que les minist�res disposent d'une fonction de GI professionnelle et bien inform�e pour mettre en œuvre la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. La formation de GI offerte � l'ensemble du personnel aide les employ�s � comprendre leur r�le li� � la tenue de documents �lectroniques, y compris comprendre comment faire un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et la conserver. Puisque chaque employ� est maintenant consid�r� comme �tant jusqu'� un certain point responsable de la gestion de documents �lectroniques, il est important que le personnel du minist�re ait les connaissances et la formation requises pour atteindre les objectifs strat�giques de la GI.

Le gouvernement du Canada dirige les efforts visant � renforcer la formation et la sensibilisation � l'�gard des fonctions minist�rielles relatives � la GI.

Le Secr�tariat et BAC pr�sident de multiples comit�s et groupes de travail interminist�riels afin de mieux d�terminer les besoins en formation et en sensibilisation de la collectivit�, et pour faire part des faits nouveaux uniform�ment dans l'ensemble de la collectivit�. Le Secr�tariat dirige l'�laboration de cours de formation (de concert avec l'�cole de la fonction publique du Canada) pour les professionnels de la GI. En travaillant directement avec les professionnels de la GI dans les minist�res et les organismes, le Secr�tariat et BAC peuvent garantir que les consignes centralis�es sont adapt�es aux divers niveaux op�rationnels qui mettront en œuvre les strat�gies de GI.

La formation pour les professionnels de la GI est planifi�e et coordonn�e.

La plupart des PMO comptent du personnel form� et chevronn� au sein de leurs fonctions de GI. Le taux de roulement des professionnels de la GI est faible, et les exigences en mati�re de formation peuvent �tre planifi�es efficacement � long terme. Les professionnels de la GI des PMO sont en mesure de mettre en œuvre plus d'avanc�es relatives � la tenue de documents �lectroniques pour les minist�res.

De la formation sur la GI est fournie au personnel des minist�res, mais les besoins en mati�re d'apprentissage n'ont pas �t� cern�s.

La plupart des PMO n'ont pas �tabli de strat�gies d'apprentissage en mati�re de GI pour l'ensemble de leur personnel. La plupart des PMO ont mis au point une ou deux s�ances de formation pour l'ensemble du personnel, mais n'ont pas clairement d�fini les objectifs d'apprentissage. Certains PMO offrent � leurs nouveaux employ�s des s�ances individuelles avec des professionnels de la GI du minist�re. Un PMO offre une formation par rotation de postes aux professionnels de la GI et au personnel du minist�re afin de promouvoir la sensibilisation � la GI � l'�chelle de l'organisation. Les PMO n'ont pas encore mis au point leurs analyses des besoins d'apprentissage en mati�re de tenue des documents �lectroniques pour le personnel des minist�res, car ils proc�dent encore � la mise en œuvre de leurs strat�gies de GI. Les �quipes de la GI ne peuvent garantir que les employ�s des minist�res comprennent ce qu'on attend d'eux relativement � la mise en œuvre de la strat�gie de GI, y compris le besoin d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la r�cup�rer, et quelles formations pourraient �tre requises.

Recommandation

Les PMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation en mati�re de tenue des documents �lectroniques du personnel des minist�res et mettre en œuvre les mesures requises.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite � la pr�sente v�rification ont �t� soumises aux minist�res et organismes vis�s par la v�rification. Le Bureau du contr�leur g�n�ral a demand� � chaque minist�re et organisme ayant re�u des recommandations � la suite de la v�rification de pr�parer un plan d'action de la direction comportant des mesures d�taill�es.

Annexe A : Petits minist�res et organismes vis�s par la v�rification

Conseil canadien des relations industrielles
Agence canadienne d'�valuation environnementale
Comit� des griefs des Forces canadiennes
Commission canadienne des droits de la personne
Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes
Centre d'analyse des op�rations et d�clarations financi�res du Canada
Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada
Office national du film
Commissariat � la magistrature f�d�rale Canada
Bureau du secr�taire du gouverneur g�n�ral
Commission des relations de travail dans la fonction publique
Comit� externe d'examen de la GRC
Commission de v�rit� et de r�conciliation du Canada
Tribunal des anciens combattants (r�vision et appel)

Les minist�res suivants �taient �galement vis�s par la v�rification parce qu'ils jouent un r�le central dans la prestation de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

Biblioth�que et Archives Canada
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

Annexe B : Liens vers les lois, les cadres, les politiques, les directives et les consignes pertinents

Sources des crit�res et Adresse Internet

Annexe C : Objectifs et crit�res connexes

L'objectif de la pr�sente v�rification �tait de d�terminer si les PMO et les minist�res qui jouent un r�le central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents �lectroniques.

Sous-objectifs et crit�res

Les minist�res ont des structures de gouvernance en place pour soutenir efficacement une strat�gie et des r�sultats en mati�re de GI.

Des structures, des m�canismes et des ressources de gouvernance sont en place pour assurer une gestion de l'information continue et efficace.
Des processus de surveillance et de rapports sont en place pour la GI.
Les minist�res participent � l'�tablissement d'une orientation pangouvernementale en ce qui concerne l'information et la tenue de documents.
Le Secr�tariat appuie l'harmonisation de la strat�gie minist�rielle et des approches en GI avec les instruments de politiques du gouvernement du Canada.

Les minist�res se dotent d'une main-d'œuvre hautement qualifi�e pour veiller � ce qu'ils aient la capacit� d'atteindre les r�sultats en mati�re de GI.

Les minist�res ont un ensemble commun de connaissances, d'apprentissage et d'outils d'�valuation.
Les minist�res ont une compr�hension commune des instruments de politique et des outils d'�valuation communs.
Le gouvernement du Canada pr�ne et encourage une harmonisation g�n�rale des fonctions minist�rielles de GI.

Les minist�res mettent au point une architecture et des processus d'information adapt�s aux risques, aux contr�les et aux exigences op�rationnelles en mati�re de GI.

L'information et les documents sont identifi�s et g�r�s comme des ressources pr�cieuses pour appuyer les r�sultats des programmes et des services, ainsi que pour satisfaire aux besoins et aux responsabilit�s op�rationnels.
Les programmes et les services du gouvernement permettent un acc�s facile � de l'information pertinente, fiable, int�grale et en temps opportun.
Les minist�res jouant un r�le central en mati�re de GI aident d'autres minist�res � assurer que l'information est partag�e le plus largement possible au sein du minist�re et avec les autres minist�res.

Les outils de GI �labor�s et mis en œuvre respectent les besoins quant au contr�le appropri� du minist�re et des utilisateurs op�rationnels, et sont conformes � l'architecture d'information minist�rielle et interminist�rielle.

Les minist�res �laborent et mettent en œuvre des outils et des applications communs et int�gr�s.
Le gouvernement du Canada a adopt� des outils et des applications communs et int�gr�s.

Les pratiques de tenue de documents font en sorte que l'information est disponible au moment opportun, qu'elle est exacte et qu'elle est accessible aux minist�res pour l'ex�cution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada.

L'information est g�r�e de mani�re � assurer sa pertinence, son authenticit�, sa qualit� et sa rentabilit� tant que celle-ci sera n�cessaire pour respecter les responsabilit�s et les besoins op�rationnels.
BAC octroie des autorisations de disposition de documents, en vertu de l'article 12 de la Loi sur la Biblioth�que et les Archives du Canada, pour permettre aux minist�res de mettre en œuvre leurs plans de conservation et d'�limination de documents.
Les programmes et les services minist�riels int�grent les exigences de la GI aux activit�s de conception, de mise en œuvre, d'�valuation et de pr�paration de rapports.

Annexe D : Recommandations, par minist�re et organisme

La mesure dans laquelle les recommandations suivantes s'appliquent � chaque minist�re est variable. Il se peut qu'il y ait des minist�res qui n'ont pas commenc� � donner suite � certaines de ces recommandations, alors que d'autres sont peut-�tre plus proches de la mise en œuvre finale.

Recommendations	PMO
Recommendations	ACEE	CGFC	CCPD	SCIC	CCRI	CPPM	CANAFE	ONF	CMF	BSGG	CRTFP	CEE	CVR	TACRA	�valuation du risque
L�gende A Applicable N/A Non-Applicable ACEE Agence canadienne d'�valuation environnementale CGFC Comit� des griefs des Forces canadiennes CCDP Commission canadienne des droits de la personne SCIC Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes CCRI Conseil canadien des relations industrielles CEE Comit� externe d'examen de la GRC CANAFE Centre d'analyse des op�rations et d�clarations financi�res du Canada CPPM Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada ONF Office national du film CMF Commissariat � la magistrature f�d�rale Canada BSGG Bureau du secr�taire du gouverneur g�n�ral CRTFP Commission des relations de travail dans la fonction publique CVR Commission de v�rit� et de r�conciliation du Canada TACRA Tribunal des anciens combattants (r�vision et appel)
1. Les PMO devraient �laborer des plans de GI adapt�s � l'ampleur et � la port�e de leurs besoins en mati�re de GI, y compris des indicateurs de rendement mesurables, afin de pouvoir contr�ler l'efficacit� des plans.	A	A	A	A	A	A	N/A	A	A	A	A	A	A	A	�lev�
2. Les PMO devraient d�finir l'information ayant une valeur op�rationnelle pour leur organisation et �laborer des m�thodes pour veiller � ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stock�e de mani�re efficace.	N/A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	N/A	�lev�
3.� Les PMO devraient �laborer des strat�gies pour accro�tre l'utilisation de syst�mes organisationnels de tenue de documents �lectroniques au sein de leur minist�re.	N/A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	A	A	A	A	A	�lev�
4.� Les PMO, en collaboration avec BAC, devraient �laborer des processus de conservation et d'�limination officiels pour l'ensemble du personnel des minist�res.	A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	�lev�
5.� Les PMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation en mati�re de tenue des documents �lectroniques du personnel des minist�res et mettre en œuvre les mesures requises.	N/A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	A	A	N/A	A	A	Moyen

[1]. Le Bureau du contr�leur g�n�ral n'a pas r�alis� d'�valuation externe de ses activit�s de v�rification au moins une fois au cours des cinq derni�res ann�es pour confirmer qu'il se conformait � ces normes.

[2]. La Collectivit� des organismes f�d�raux d�finit la collectivit� des PMO de fa�on plus �largie que la d�finition contenue dans la Politique sur la v�rification interne.