ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes

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Sommaire

L'objectif de la présente vérification était de déterminer si les petits ministères et organismes (PMO) et les ministères qui jouent un rôle central satisfont aux exigences de l'ensemble de politiques sur la gestion de l'information (GI), en mettant l'accent sur la tenue des documents électroniques.

Pourquoi est-ce important?

La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada a une incidence sur tous les secteurs d'activité et est un élément important de la prestation des services ministériels. De l'information électronique est créée dans l'ensemble du gouvernement à un taux qui croît de façon exponentielle et, sans la capacité de gérer efficacement cette information, les ministères courent le risque de perdre leur capacité de cerner et de récupérer l'information nécessaire à la prise de décisions de façon organisée et en temps opportun. Cette situation pourrait faire en sorte que l'on ne pourrait répondre aux demandes d'information des Canadiens ni respecter d'autres obligations.

La présente vérification aide le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) à habiliter les ministères et organismes à se conformer aux objectifs en matière de politiques pour la tenue de documents électroniques, et ce, en déterminant les problèmes systémiques et les défis communs relatifs à l'observation de la Politique sur la gestion de l'information.

Principales constatations

Une stratégie et un plan d'action pangouvernemental pour la GI ont été mis en œuvre, et sont activement communiqués aux ministères et organismes. La plupart des PMO n'ont pas de plan de GI et ne surveillent pas l'efficacité de leurs activités de GI.

La majorité des PMO n'ont pas encore établi de cadre pour cerner l'information ayant une valeur opérationnelle. Il s'agit d'une première étape importante qui permettra de conserver l'information ayant une valeur opérationnelle et de l'organiser de façon à ce qu'elle soit facile à récupérer afin de favoriser un processus décisionnel rapide et efficace. De fait, la plupart des PMO n'ont pas encore défini la valeur opérationnelle en ce qui a trait à leurs besoins en GI et offrent peu de consignes à leur personnel, voire aucune.

La plupart des PMO n'ont pas de processus de conservation et d'élimination des documents qui tiennent compte de l'environnement électronique. L'élimination de documents électroniques est principalement effectuée de façon ponctuelle par le personnel et n'est pas liée aux processus de conservation et d'élimination.

Les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas utilisés de manière uniforme par le personnel des ministères. Dans la plupart des PMO, les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est laissée à la discrétion de chacun. Ainsi, les documents électroniques sont sauvegardés sur des lecteurs partagés, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, plutôt que dans un système organisationnel intégré. Même s'il est possible de gérer efficacement l'information ayant une valeur opérationnelle sans système organisationnel, opter pour une telle solution réduit l'efficience de la récupération de l'information en temps opportun et nuit à l'échange de renseignements à l'échelle gouvernementale.

La formation à l'intention des professionnels de la GI est planifiée et coordonnée à l'échelle du gouvernement. Les employés des ministères bénéficient d'une formation sur la tenue des documents électroniques. Il faudrait procéder à d'autres analyses pour cerner les besoins en matière d'apprentissage.

Conclusion

Bien qu'une orientation stratégique pour la tenue de documents électroniques ait été établie au sein du gouvernement du Canada, la mise en œuvre des plans ministériels visant à aborder la stratégie en est à ses premières étapes. Les PMO n'ont pas encore établi un cadre pour cerner les renseignements ayant une valeur opérationnelle permettant d'appuyer la prise de décisions en temps opportun. Les PMO prennent en compte les besoins en formation de leurs professionnels de la GI, mais pas ceux de l'ensemble du personnel. Les PMO ne cernent, ne gèrent, ne conservent et n'éliminent pas les documents électroniques ayant une valeur opérationnelle de façon uniforme.

Conformité aux normes professionnelles

La mission de vérification a été exécutée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes[1].

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

Contexte

La gestion de l'information est depuis longtemps une priorité opérationnelle pour le gouvernement du Canada. Dans le passé, les documents papier étaient gérés par une équipe de responsables spécialisés en gestion de documents qui se chargeait de classer ce qui était souvent la seule copie d'un document.

L'arrivée de l'ère électronique a compliqué les pratiques traditionnelles de tenue de documents. Chaque courriel ou ébauche de document est créé et sauvegardé en tant que document original et, par conséquent, considéré comme étant un document électronique. Une grande partie de l'information générée et gérée par le gouvernement fédéral est sous forme électronique et peut être classée dans l'un des deux groupes suivants : données structurées et données non structurées. 

On entend par données structurées l'information contenue dans les systèmes organisationnels, comme les systèmes financiers et de ressources humaines. L'information est souvent entrée dans ces systèmes organisationnels au moyen de champs préétablis, comme « nom », « numéro de téléphone », etc. Il existe de nombreux contrôles pour gérer les risques liés à ce type d'information, par exemple, qui peut accéder au système et modifier l'information, ou quel type d'information peut être entrée dans des champs particuliers.   

Les données non structurées représentent quant à elles l'information contenue dans les documents de travail, comme les plans de projets, les chiffriers, les courriels et les comptes rendus de décisions. Le fait que les contrôles sont souvent beaucoup moins structurés et souvent effectués de façon ponctuelle constitue l'un des principaux risques associés à la gestion de ces données. Il est donc possible que l'information soit plus difficile à suivre, ou que de multiples versions sauvegardées à de multiples endroits compromettent la fiabilité de l'information. Toutefois, des décisions critiques reposent souvent sur ces données.

La notion d'espace physique utilisé pour conserver en un seul endroit tous les documents n'est plus une réalité. Tous les employés sont maintenant chargés de gérer la multitude de documents qu'ils peuvent créer chaque jour. Le nombre de documents générés par le gouvernement augmente de façon exponentielle, mettant à l'épreuve sa capacité de contrôler et de gérer son information avec autant de certitude et d'efficacité qu'auparavant.  

En 2006, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) a dirigé un effort pangouvernemental pour relever les défis liés à la modernisation de la tenue de documents compte tenu de l'environnement en évolution. Les représentants de multiples ministères gouvernementaux ont participé à l'exercice, et les deux rapports produits ont mené à l'établissement de la base d'une orientation gouvernementale unifiée : Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnelset La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision.

En 2007, le Secrétariat a publié une nouvelle Politique sur la gestion de l'information, ainsi que deux nouvelles directives : la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (2007) et la Directive sur la tenue des documents (2009). Bien que le nouvel ensemble de politiques ait établi les responsabilités relatives à la GI au sein des ministères, c'est la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada (parue en 2008) qui a su harmoniser les buts en matière de GI et fixer des objectifs clairs pour l'ensemble de la collectivité.

La gestion du cycle de vie de l'information est un dénominateur commun dans l'ensemble des politiques sur la GI et dans la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. Plus particulièrement, les ministères doivent déterminer quels documents électroniques valent la peine d'être conservés à long terme (et pour combien de temps), et quels documents devraient être éliminés après une période convenable. On appelle « valeur organisationnelle » la valeur qu'un document a pour les opérations. Comme un grand nombre de documents électroniques sont temporaires, ils ne sont pas perçus comme ayant une valeur à long terme pour les intérêts du gouvernement. Toutefois, ces types de documents sont souvent beaucoup plus nombreux que les documents ayant une plus grande « valeur ».

En attribuant une valeur opérationnelle aux documents électroniques, les professionnels de la GI peuvent établir des paramètres au cycle de vie fondés sur les besoins à long terme. Si ce processus est bien établi, la conservation et l'élimination des documents deviennent des processus automatisés.  

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est l'organisme responsable d'offrir des consignes et du soutien aux ministères pour qu'ils puissent déterminer quels documents doivent être conservés et accorder les pouvoirs délégués permettant d'éliminer des documents ministériels. Ces pouvoirs délégués doivent être obtenus avant l'élimination des documents parce qu'ils précisent quels documents seront détruits et lesquels devraient être archivés au bénéfice à long terme du gouvernement du Canada et dans l'intérêt national.

Objectif et portée de la vérification, et approche utilisée

Objectif et portée

La présente vérification visait à déterminer si les PMO et les ministères qui jouent un rôle central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents.  

Aux fins de la présente vérification, nous avons limité notre portée aux données électroniques non structurées.

La présente vérification horizontale sur la tenue des documents électroniques vise 14 PMO. En outre, le Secrétariat et BAC ont aussi fait l'objet de cette vérification en raison de leurs responsabilités particulières établies dans l'ensemble des politiques sur la GI : le Secrétariat fournit une orientation fonctionnelle et stratégique aux ministères et BAC accorde les autorisations de disposition des documents. La collectivité des PMO au sein du gouvernement fédéral est extrêmement diversifiée, par exemple, sur le plan de la structure organisationnelle et de la taille, du budget, de la nature du travail et des liens avec les grands ministères. Les budgets des PMO ne dépassent pas 300 millions de dollars par année. Leurs équivalents temps plein varient de 6 à 500 employés. Ces facteurs contribuent à la présence de nombreux systèmes et de nombreuses mesures de contrôle liés à la tenue des documents électroniques qu'ils ont mis en place à l'appui des processus décisionnels et de la responsabilisation. (L'annexe A comporte une liste des ministères et organismes visés par la vérification.)