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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes

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Annexe A : Petits ministères et organismes visés par la vérification

  • Conseil canadien des relations industrielles
  • Agence canadienne d'évaluation environnementale
  • Comité des griefs des Forces canadiennes
  • Commission canadienne des droits de la personne
  • Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
  • Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
  • Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada
  • Office national du film
  • Commissariat à la magistrature fédérale Canada
  • Bureau du secrétaire du gouverneur général
  • Commission des relations de travail dans la fonction publique
  • Comité externe d'examen de la GRC
  • Commission de vérité et de réconciliation du Canada
  • Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Les ministères suivants étaient également visés par la vérification parce qu'ils jouent un rôle central dans la prestation de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe B : Liens vers les lois, les cadres, les politiques, les directives et les consignes pertinents

Sources des critères et Adresse Internet

Annexe C : Objectifs et critères connexes

L'objectif de la présente vérification était de déterminer si les PMO et les ministères qui jouent un rôle central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents électroniques.

Sous-objectifs et critères

Les ministères ont des structures de gouvernance en place pour soutenir efficacement une stratégie et des résultats en matière de GI.

  • Des structures, des mécanismes et des ressources de gouvernance sont en place pour assurer une gestion de l'information continue et efficace.
  • Des processus de surveillance et de rapports sont en place pour la GI.
  • Les ministères participent à l'établissement d'une orientation pangouvernementale en ce qui concerne l'information et la tenue de documents.
  • Le Secrétariat appuie l'harmonisation de la stratégie ministérielle et des approches en GI avec les instruments de politiques du gouvernement du Canada.

Les ministères se dotent d'une main-d'œuvre hautement qualifiée pour veiller à ce qu'ils aient la capacité d'atteindre les résultats en matière de GI.  

  • Les ministères ont un ensemble commun de connaissances, d'apprentissage et d'outils d'évaluation.
  • Les ministères ont une compréhension commune des instruments de politique et des outils d'évaluation communs.
  • Le gouvernement du Canada prône et encourage une harmonisation générale des fonctions ministérielles de GI.

Les ministères mettent au point une architecture et des processus d'information adaptés aux risques, aux contrôles et aux exigences opérationnelles en matière de GI.

  • L'information et les documents sont identifiés et gérés comme des ressources précieuses pour appuyer les résultats des programmes et des services, ainsi que pour satisfaire aux besoins et aux responsabilités opérationnels.
  • Les programmes et les services du gouvernement permettent un accès facile à de l'information pertinente, fiable, intégrale et en temps opportun.
  • Les ministères jouant un rôle central en matière de GI aident d'autres ministères à assurer que l'information est partagée le plus largement possible au sein du ministère et avec les autres ministères.

Les outils de GI élaborés et mis en œuvre respectent les besoins quant au contrôle approprié du ministère et des utilisateurs opérationnels, et sont conformes à l'architecture d'information ministérielle et interministérielle.

  • Les ministères élaborent et mettent en œuvre des outils et des applications communs et intégrés.
  • Le gouvernement du Canada a adopté des outils et des applications communs et intégrés.

Les pratiques de tenue de documents font en sorte que l'information est disponible au moment opportun, qu'elle est exacte et qu'elle est accessible aux ministères pour l'exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada.           

  • L'information est gérée de manière à assurer sa pertinence, son authenticité, sa qualité et sa rentabilité tant que celle-ci sera nécessaire pour respecter les responsabilités et les besoins opérationnels.
  • BAC octroie des autorisations de disposition de documents, en vertu de l'article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, pour permettre aux ministères de mettre en œuvre leurs plans de conservation et d'élimination de documents.
  • Les programmes et les services ministériels intègrent les exigences de la GI aux activités de conception, de mise en œuvre, d'évaluation et de préparation de rapports.

Annexe D : Recommandations, par ministère et organisme

La mesure dans laquelle les recommandations suivantes s'appliquent à chaque ministère est variable. Il se peut qu'il y ait des ministères qui n'ont pas commencé à donner suite à certaines de ces recommandations, alors que d'autres sont peut-être plus proches de la mise en œuvre finale.

Recommendations PMO
ACEE CGFC CCPD SCIC CCRI CPPM CANAFE ONF CMF BSGG CRTFP CEE CVR TACRA Évaluation du risque

Légende

A
Applicable
N/A
Non-Applicable
ACEE
Agence canadienne d'évaluation environnementale
CGFC
Comité des griefs des Forces canadiennes
CCDP
Commission canadienne des droits de la personne
SCIC
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
CCRI
Conseil canadien des relations industrielles
CEE
Comité externe d'examen de la GRC
CANAFE
Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
CPPM
Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire du Canada
ONF
Office national du film
CMF
Commissariat à la magistrature fédérale Canada
BSGG
Bureau du secrétaire du gouverneur général
CRTFP
Commission des relations de travail dans la fonction publique
CVR
Commission de vérité et de réconciliation du Canada
TACRA
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
1. Les PMO devraient élaborer des plans de GI adaptés à l'ampleur et à la portée de leurs besoins en matière de GI, y compris des indicateurs de rendement mesurables, afin de pouvoir contrôler l'efficacité des plans. A A A A A A N/A A A A A A A A Élevé
2. Les PMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace. N/A N/A A A A A N/A A A A A N/A A N/A Élevé
3.  Les PMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation de systèmes organisationnels de tenue de documents électroniques au sein de leur ministère. N/A N/A A A A A N/A A A A A A A A Élevé
4.  Les PMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères. A N/A A A A A N/A A A A A N/A A A Élevé
5.  Les PMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation en matière de tenue des documents électroniques du personnel des ministères et mettre en œuvre les mesures requises. N/A N/A A A A A N/A A A A A N/A A A Moyen

[1]. Le Bureau du contrôleur général n'a pas réalisé d'évaluation externe de ses activités de vérification au moins une fois au cours des cinq dernières années pour confirmer qu'il se conformait à ces normes.

[2]. La Collectivité des organismes fédéraux définit la collectivité des PMO de façon plus élargie que la définition contenue dans la Politique sur la vérification interne.