ARCHIVÉ - Gérance (2009)

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Le régime de contrôle du ministère (biens, argent, effectifs, services, etc.) est intégré et efficace et tous les employés comprennent bien les principes sur lesquels il repose.

12. Efficacité de la gestion de l'information

Éléments de preuve :

12.1 Gouvernance de la gestion de l'information : La structure de cette gouvernance favorise efficacement les secteurs d'activité de l'organisation et la participation à l'établissement d'orientations stratégiques à l'échelle du gouvernement, pour la gestion de l'information

12.2 Planification et application stratégiques de la gestion de l'information : La stratégie de l'organisation en matière de gestion de l'information (GI) appuie une gestion et des documents efficaces pour obtenir les résultats de programmes et de services, répondre aux besoins opérationnels et assumer les responsabilités pertinentes

12.3 Pratiques de gestion de l'information : L'organisation intègre efficacement les pratiques de GI à ses activités opérationnelles

12.4 Accès à l'information : On satisfait aux exigences de la Loi et Règlement sur l'accès à l'information (y compris des rapports publics importants sur l'administration de la Loi)

12.5 Renseignements personnels : On satisfait aux exigences statutaires et de réglementation de la Loi sur la protection des renseignements personnels (y compris de saines pratiques de gestion relativement à la manutention et à la protection de renseignements sur le personnel et à des rapports publics uniformes sur l'administration de la Loi)

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

Pour 2009-2010, on prévoit des ajustements aux éléments de preuve, car l'application de nouvelles politiques se poursuivra. Voici quelle sera la méthodologie employée pour évaluer la GI :

• Continuer à se concentrer sur la gouvernance en GI et sur l'élaboration et la mise en oeuvre de stratégies pertinentes adaptées aux objectifs opérationnels du ministère
• Fournir une assertion de la direction sur la gouvernance de la GI : Les organisations ayant reçu une cote « Fort » pour 12.1 et 12.2 pendant la ronde VI du CRG la conserveront en 12.1 pour la ronde VII et ne devront pas fournir de preuves supplémentaires pour cet élément de preuve. On leur demandera de fournir une assertion de la direction indiquant qu'aucun changement notable ne s'est produit pour les questions évaluées relativement à 12.1, lors de la ronde VI.
• Introduire un nouvel élément de preuve pour la pratique de GI afin d'examiner les preuves et les résultats opérationnels de la planification stratégique, en harmonie avec les politiques et directives de la GI (ces éléments ne seront pas cotés pour la ronde VII).
• Insister davantage sur la qualité des documents de rapports publics nécessaires dans le cadre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, c'est-à-dire, les rapports annuels au Parlement Info Source, les banques de renseignements personnels.

Répercussions des changements / Motif des changements

• Le changement apporté aux éléments de preuve ou à la méthodologie contribuera à insister davantage sur les progrès réalisés à l'égard de la stratégie et du plan d'application sur la GI en vigueur au ministère.
• La méthodologie employée pour les éléments de preuve 12.4 et 12.5 n'impose aux institutions aucun fardeau supplémentaire de rapports, car les sources de preuve actuellement examinées sont déjà produites par les institutions conformément aux exigences statutaires et de politiques.

Pondération

Note : Aucun changement pour la ronde VII du CRG; le nouvel élément de preuve 12.3 n'est PAS COTÉ.

• La cote sera « Attention requise » si l'un des cas suivants se produit :
  • au moins trois éléments de preuve reçoivent cette cote
  • au moins deux éléments de preuve la reçoivent et aucun autre n'a reçu la cote « Acceptable » ou « Fort »
• La cote sera « Possibilité d'amélioration » si l'un des cas suivants se produit :
  • au moins trois éléments de preuve reçoivent cette cote
  • deux éléments de preuve reçoivent la cote « Attention requise », un autre reçoit la cote « Possibilité d'amélioration » et un autre est « Acceptable »
  • deux éléments de preuve sont « Acceptables », un autre reçoit la cote « Possibilité d'amélioration » et un autre « Attention requise »
  • deux éléments de preuve sont « Acceptables » et l'un est « Fort » et l'autre reçoit la cote « Attention requise »
  • quatre éléments de preuve ont reçu respectivement les cotes « Attention requise », « Possibilité d'amélioration », « Acceptable » et « Fort »
  • deux éléments de preuve ont reçu la cote « Possibilité d'amélioration », un autre a reçu « Attention requise » et l'autre est « Acceptable » ou « Fort »
• La cote sera « Acceptable » si l'un des cas suivants se présente :
  • au moins trois éléments de preuve reçoivent cette cote
  • deux éléments de preuve la reçoivent, un autre est « Fort » et un autre présente une « Possibilité d'amélioration »
  • deux éléments de preuve reçoivent la cote « Fort » (pourvu que le premier soit le premier ou le deuxième, et le second soit le troisième ou le quatrième), un autre a reçu la cote « Possibilité d'amélioration » et un autre « Attention requise »
  • Trois éléments de preuve ont reçu la cote « Fort » et un autre, la cote « Possibilité d'amélioration » ou « Attention requise »
• La cote sera « Fort » si le cas suivant se présente :
  • au moins trois éléments reçoivent cette cote et aucun autre n'a reçu la cote « Possibilité d'amélioration » ou « Attention requise ».
• Si les éléments de preuve sont également divisés entre deux niveaux étant
  • adjacents, on attribuera la cote la plus faible (p. ex., dans le cas de deux « Forts » et deux « Acceptables », le résultat sera « Acceptable »)
  • séparés par un niveau, on attribuera le niveau situé entre les deux (p. ex., dans le cas de deux éléments recevant la cote « Fort » et deux autres recevant « Possibilité d'amélioration », la cote finale sera «  Acceptable »)
  • séparés par deux niveaux, on attribuera le niveau situé au-dessus du niveau inférieur (p. ex., dans le cas de deux « Forts » et de deux « Attention requise », la cote finale sera « Possibilité d'amélioration »)

Sources des éléments de preuve

Élément de preuve 12.1 : GÉRANCE DE LA GESTION DE L'INFORMATION

Voici des sources possibles de preuves :

• modèles de gouvernance ministériels
• autres documents sur la gouvernance (structure de comités sous forme de tableau, mandat, composition des comités, comptes rendus des décisions)
• politiques, stratégies, plans de mise en oeuvre, plans de travail, rapports relatifs à la gestion de l'information au sein de l'institution
• participation à des comités de la GI du gouvernement du Canada, à des groupes de travail, ainsi qu'au Répertoire des initiatives de GI

Élément de preuve 12.2 : PLANIFICATION ET APPLICATION STRATÉGIQUES DE LA GESTION DE L'INFORMATION

Voici des sources possibles de preuves :

• Stratégie ministérielle de la GI, plan d'application, plan de ressources, analyse de rentabilisation, charte du projet
• Communications, plan de sensibilisation et documents de sensibilisation

Élément de preuve 12.3 : PRATIQUES DE GESTION DE L'INFORMATION (non cotées)

• Aucune preuve requise pour la ronde VII du CRG

Éléments de preuve 12.4 et 12.5 : ACCÈS À L'INFORMATION et PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sources des éléments de preuve :

• Rapport annuel de 2008-2009 au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information (y compris le rapport statistique)
• Info Source : Sources de renseignements fédéraux 2009 (chapitre consacré à l'institution), y compris les banques de renseignements personnels propres à l'institution (enregistrées ou en cours d'élaboration) et les catégories de renseignements personnels
• Site Web de l'institution
• Rapport annuel de 2007-2008 au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Commissariat à l'information du Canada
• Rapports de 2009 d'autres représentants du Parlement (p. ex., le Vérificateur général)
• Budget des dépenses de 2009-2010 (parties I et II)
• Rapport ministériel sur le rendement de 2007-2008
• Rapport sur les plans et les priorités de 2009-2010
• Rapport sur les progrès de l'institution (document de trois pages au maximum exposant les initiatives ayant des répercussions sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information, et mises en œuvre depuis la présentation du rapport annuel de l'institution)

13. Efficacité de la gestion de la technologie de l'information

Éléments de preuve :

13.1 LEADERSHIP : Un haut fonctionnaire est chargé de s'assurer que la TI soutient la stratégie opérationnelle de l'organisation et les objectifs pangouvernementaux et participe à l'établissement d'orientations stratégiques pangouvernementales en matière de technologie de l'information

13.2 PLANIFICATION : Les plans de TI sont harmonisés avec les activités ministérielles globales du ministère et avec les orientations stratégiques pangouvernementales en TI, et les structures de gouvernance en TI sont intégrées à la structure de gouvernance du ministère et l'on définit les droits de décision appropriés

13.3 VALEUR : Utilisation commune ou partagée des biens et services de la TI dans l'organisation afin d'éviter le double emploi, lorsque ces biens et services sont disponibles et appropriés, ainsi que des outils de mesure du rendement, et utilisation de paramètres pour guider la gestion ministérielle des technologies de l'information en vue d'améliorer l'efficience, l'efficacité et l'innovation

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

Pour 2009-2010, des ajustements mineurs seront apportés aux éléments de preuve, à mesure que se poursuit l'application de la Directive sur la gestion des technologies de l'information (TI) :

• Changer tous les éléments de preuve pour la normalisation des sites et l'accessibilité au site Web :
  13.1 Questions sur le LEADERSHIP ajoutées :
  • à l'envergure du contrôle exercé pour déterminer la relation et la communication entre les technologies du Web et la gestion du Web
  • à la participation aux organisations de gouvernance de l'ensemble du gouvernement canadien sur la normalisation des sites (comme le comité consultatif d'Internet)
  13.2 Questions de PLANIFICATION ajoutées :
  • à la gouvernance exercée sur les applications Internet pour institutionnaliser le processus et attribuer clairement les responsabilités
  • à la planification pour s'assurer que la normalisation des sites est intégrée au plan de la TI et compte des objectifs mesurables de conformité
  13.3 Questions sur la VALEUR, ajoutées :
  • aux progrès réalisés par rapport aux activités planifiées, démontrant l'envergure des améliorations depuis l'année précédente
• Changements spécifiques à l'élément de preuve 13.3 (Valeur)
  • Ajouter une insistance sur les perspectives de réutilisation :
    • processus démontrant comment les ministères enquêtent dans tout le gouvernement du Canada pour trouver en permanence des idées, des biens immobiliers et des conceptions à mettre en oeuvre
    • fournir des exemples de la nouvelle réutilisation cette année (par opposition à un accord de longue durée sur le partage des services)
    • exemples de réutilisation y compris la disposition à partager les idées, des documents, des outils et des solutions avec d'autres ministères, ou la direction d'un groupe de travail
  • Envisager d'autres fournisseurs de services partagés que TPSGC
  • Insister en permanence sur :
    • les progrès réalisés par rapport aux activités prévues et démontrant l'envergure des améliorations depuis l'année dernière
    • le coût total de la propriété et des conditions de base

Répercussions des changements / Motif des changements

• Simplification :
  • Chaque élément de preuve exposera plus clairement les preuves recherchées ou fournira une liste définitive des étapes à franchir pour recevoir des points spécifiques
  • Une importante consultation a eu lieu avec la collectivité au sujet de la planification de la TI, et elle se poursuivra afin de préciser les exigences et la méthodologie à appliquer pour rendre cette dernière et la cotation plus transparentes
• Réduction du fardeau des rapports :
  • collaboration étroite avec la collectivité du dirigeant principal de l'information (DPI), grâce à un dialogue permanent pour établir des documents clairement définis sur les éléments de preuve et fixer une limite sur leur nombre
  • aucune augmentation du fardeau des rapports; les éléments de preuve demandés proviennent de documents ministériels actuels (c'est-à-dire, plans de la TI, rapports sur le rendement, etc.)

Pondération

La cote applicable à cette composante de gestion se fonde sur les cotes attribuées aux éléments de preuve, conformément aux règles suivantes de décision :

• « Attention requise » : Au moins deux éléments de preuve ayant reçu cette cote
• « Possibilité d'amélioration » : Au moins deux éléments de preuve ayant reçu cette cote OU un élément de preuve ayant reçu la cote « Attention requise »
• « Acceptable » : Au moins deux éléments de preuve considérés comme « Acceptables » ET aucun élément de preuve n'ayant reçu la cote « Attention requise » OU un élément de preuve considéré comme présentant une « Possibilité d'amélioration » ET les deux autres éléments de preuve portant la cote « Acceptable » ou « Fort »
• « Fort » : Exige une cote « FORT » pour les deux éléments de preuve 13.2 (Planification) et 13.3 (Valeur) ET une cote « Acceptable » pour l'autre élément de preuve

Sources des éléments de preuve

• Questionnaire de sondage (affiché sur le portail du CRG) à remplir par les ministères
• Plan de la TI ou mise à jour uniquement du plan de l'année dernière, portant sur les progrès réalisés par rapport aux activités prévues et les changements concernant celles-ci. Le questionnaire comporte une liste de vérification des éléments du plan
• S'il n'est pas inclus dans le plan de la TI, un exposé sur la gouvernance en matière de TI (prise de décisions et processus)
• S'il n'est pas inclus dans le plan de la TI, un exposé sur le processus de planification de la TI (son intégration à la planification opérationnelle et ministérielle)
• S'il n'est pas inclus dans le plan de la TI, un texte sur l'adoption (actuelle ou future) de services communs et partagés
• S'il n'est pas inclus dans le plan de la TI, un texte sur le processus de mesure du rendement, les outils, les ICR et l'usage de paramètres
• S'il n'est pas inclus dans le plan de la TI, un texte sur le coût des services pertinents, le coût total de la propriété et celui des conditions de base du service de TI

14. Efficacité de la gestion des biens

Éléments de preuve :

14.1 Un cadre approprié de gestion des biens immobiliers permet de prendre des décisions éclairées et opportunes en matière de gestion des biens immobiliers

14.2 Un cadre approprié de gestion du matériel permet de prendre des décisions éclairées et opportunes en matière de gestion du matériel

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

• Pour mieux refléter l'harmonisation des politiques du Conseil du Trésor régissant la planification des investissements et la gestion des projets, nous proposons d'intégrer l'élément de preuve 14.1 (Planification des investissements) à la composante de gestion 15 (Gestion efficace des projets)
• La langue normalisée pour la composante de gestion 14 a été mise à jour pour plus d'uniformité et de clarté
• Un document d'orientation a été révisé pour simplifier le processus à l'intention des organisations évaluées. Il décrit les cadres de gestion des biens, simplifie les questions afin de diriger les ministères vers les renseignements pertinents à utiliser pour les évaluations, donne des exemples des types de documents à produire, et décrit ce qu'il faut pour obtenir les différentes cotes

Répercussions des changements / Motif des changements

• Assurer la stabilité de l'évaluation et des renseignements requis de la part des organisations
• Simplification en précisant l'information cherchée pour réduire l'effort nécessaire afin d'y répondre, puisque les exigences de rapports sont directement harmonisées avec les exigences des politiques

Pondération

• Les éléments de preuve reçoivent la cote « Acceptable » ou « Possibilité d'amélioration » selon la présence ou l'absence d'éléments de cadres de gestion des biens. Une cote « Attention requise » sera attribuée si rien ne prouve l'existence de pratiques de gestion des biens, et une cote « Fort » sera attribuée si les cadres sont en place et si l'organisation a appliqué de nouvelles pratiques exemplaires et si elle fait office de chef de file parmi les gestionnaires des biens
• On déterminera comme suit la cote de la composante de gestion : Lorsque les cotes des deux éléments de preuve ne sont pas équivalentes, il faudra faire preuve de jugement en se fondant sur les dépenses totales, l'importance critique des biens pour l'exécution des programmes ministériels et la nature des lacunes, à l'égard de chaque élément de preuve

Sources des éléments de preuve

• On demande aux organisations de répondre à 14 questions sur une page accompagnée, le cas échéant, de documents prouvant l'existence de cadres de gestion. Les pages décriront les systèmes de gouvernance et d'information, tandis que les documents ajoutés doivent énumérer les politiques, décrire les processus d'approbation et communiquer les limites des autorisations. On demande que tous les documents produits soient liés à une des 14 questions du questionnaire
• L'évaluation sera également documentée par plusieurs sources internes de données, par des plans sur la gestion des sites contaminés fournis chaque année, par deux bases de gestion des biens immobiliers, par la participation à des groupes de travail et de développement communautaire, ainsi que par les renseignements fournis à l'occasion d'examens antérieurs du CRG

15. Planification des investissements et gestion des projets

Éléments de preuve :

15.1 Planification des investissements

15.2 Gestion des ressources des projets

15.3 Gestion des résultats des projets

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

• Pour mieux refléter l'harmonisation des politiques du Conseil du Trésor régissant la planification des investissements et la gestion des projets, nous proposons d'intégrer l'élément de preuve 14.1 (Planification des investissements) à la composante de gestion 15 (Gestion efficace des projets)
• La composante de gestion révisée 15 (Planification des investissements et gestion des projets) permettra aux ministères de mieux démontrer les importants liens entre la planification des investissements au sein d'un ministère et la gestion de ses projets
• La planification des investissements deviendra l'élément de preuve 15.1 pour la ronde VII, et intégrera l'essentiel de l'ancien élément de preuve 15.1 (Gouvernance et surveillance des projets)

Répercussions des changements / Motif des changements

• Mieux refléter l'orientation des nouvelles politiques du Conseil du Trésor sur la planification des investissements et la gestion des projets, de manière à favoriser les liens entre ces deux domaines
• Réduire vraisemblablement le fardeau des rapports imposés à de nombreux ministères car des renseignements semblables sont déjà requis dans le cadre d'autres évaluations dans ces domaines, et les décisions en matière d'investissement comprendront sans doute des projets et tiendront compte de la capacité et des risques
• Réduire davantage le fardeau des rapports imposé à la plupart des ministères, à mesure qu'ils continuent à produire les renseignements requis pour satisfaire aux attentes des politiques régissant la planification des investissements et la gestion des projets
• Simplification en précisant les renseignements demandés aux ministères dans le gabarit de collecte des données, afin de réduire le plus possible le niveau d'efforts imposé aux ministères pour y répondre

Pondération

Les cotes globales pour cette composante de gestion seront déterminées conformément aux règles de décision suivantes :

• L'élément de preuve 15.1 comptera pour 50 % de la cote totale relative à cette composante de gestion
• L'élément de preuve 15.2 comptera pour 25 % de la cote totale relative à cette composante de gestion
• L'élément de preuve 15.3 comptera pour 25 % de la cote totale relative à cette composante de gestion

Sources des éléments de preuve

• Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet (ECOGP)
• Évaluations de la complexité et des risques des projets (ECRP)
• Plans d'investissement à long terme
• Rapport sur les plans et les priorités, Rapport ministériel sur le rendement
• Chartes des projets
• Analyses de rentabilisation
• Énoncés de projets
• Présentations au Conseil du Trésor
• Documentation sur la gouvernance (mandat, comptes rendus de décisions)
• Notes d'information ou demandes d'intervention approuvées ou signées par les administrateurs généraux
• Approches de la gestion du personnel adoptées par les cadres supérieurs, y compris les paramètres de rendement des projets, des rapports de vérification interne et externe, des rapports sur l'état des projets et des examens postérieurs aux projets
• Cadre de responsabilisation de gestion du projet
• Documents d'examen postérieurs au projet
• Vérifications et évaluations pertinentes
• Rapports sur l'état des projets
• Autres documents relatifs à l'application d'activités, de processus et de politiques favorisant une gestion efficace des projets

16. Approvisionnement efficace

Éléments de preuve :

16.1 Structure de gouvernance et de surveillance des approvisionnements à l'échelle ministérielle

16.2 Capacité de répondre aux besoins opérationnels par le biais des acquisitions

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

• Pour 2009-2010, on apportera des changements ou des perfectionnements aux critères d'évaluation relatifs aux deux éléments de preuve concernant la composante de gestion 16, pour s'assurer que les données sont recueillies en vue d'une bonne évaluation

Répercussions des changements / Motif des changements

• Simplification en précisant les renseignements demandés aux ministères dans le gabarit de collecte des données
• Réduction du fardeau de rapports en utilisant les sources d'information existantes dans la mesure du possible, et en supprimant le sous-élément de preuve concernant les systèmes d'information sur l'approvisionnement déjà prévu dans la composante de gestion 13
• Plus grande insistance sur la planification et la gouvernance des approvisionnements

Pondération

Les cotes globales pour cette composante de gestion seront déterminées conformément aux règles suivantes de décision :

• L'élément de preuve 16.1 comptera pour 60 % de la cote totale relative à cette composante de gestion
• L'élément de preuve 16.2 comptera pour 40 % de la cote totale relative à cette composante de gestion
• Quelle que soit la cote totale attribuée, une cote « Fort » exigera que l'on produise les éléments de preuve spécifiques indiqués dans le gabarit d'évaluation

Sources des éléments de preuve

Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Plans d'investissement à long terme
• Résultats figurant dans le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement
• Présentations au Conseil du Trésor
• Programme de perfectionnement et de certification professionnels
• Réponse aux rapports du Vérificateur général

Ministères :

• Plans opérationnels
• Structures et mandat de gouvernance
• Sites Web des ministères
• Vérifications internes
• Plans des RH
• Plans de formation
• Normes de service
• Rétroaction des clients (p. ex., sondages)
• Suivi des achats
• Plans d'approvisionnement
• Autres documents
• Plans d'achat
• Stratégie d'approvisionnement
• Cadre de délégation
• Politique et orientation ministérielles sur les achats
• Comptes rendus de décisions
• Tous les documents supplémentaires attestant un approvisionnement efficace

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

Éléments de preuve :

17.1 Conformité aux autorisations législatives et aux instruments de politiques

17.2 Qualité des rapports financiers internes et externes

17.3 Solidité des capacités en gestion financière

17.4 Systèmes financiers et cadres de contrôle interne

17.5 Examens indépendants

17.6 Leadership, innovation et nouvelles initiatives dans la collectivité

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

Il y aura un questionnaire en ligne et un questionnaire global regroupant tous les autres éléments de preuve, ainsi que la signature d'approbation du dirigeant principal des finances (DPF). Il y aura aussi une liste des pièces jointes ainsi qu'un lexique.

• Pour 17.1, nous utiliserons un sondage automatisé comme lors de la dernière ronde, et il sera conforme à la nouvelle politique de gouvernance sur la gestion financière ainsi qu'au guide sur les coûts
• Pour 17.2, nous évaluerons la qualité des rapports financiers tant internes (au sein de l'organisation du DPF) qu'externes, y compris les comptes publics, la conformité aux renseignements supplémentaires fournis par la NCCT (Norme comptable du Conseil du Trésor)
• Pour 17.3, on apportera des changements mineurs
• Pour 17.4, nous évaluerons les systèmes financiers au sein des ministères et organisations, ainsi que les cadres de contrôle entourant les rapports financiers, de même que les conclusions provenant du bureau du Vérificateur général (BVG) sur les contrôles internes
• Pour 17.5, nous collaborerons étroitement avec les responsables de la CG 18, et évaluerons les rapports de vérification interne afin de déterminer dans quelle mesure on a procédé aux examens des thèmes de gestion financière, du type d'examen et à une évaluation qualitative du rapport proprement dit. Nous examinerons aussi les lettres à la gestion du BVG
• Pour 17.6, nous évaluerons le leadership communautaire exercé par les organisations qui appliquent avant toutes les autres les grandes initiatives, soit comme participantes à des projets pilotes, soit comme représentantes au sein d'initiatives spéciales, ainsi que l'innovation relative aux résultats positifs et toutes les nouvelles initiatives qui seront examinées davantage au cours de la prochaine ronde
• Les cotes seront examinées pour tous les éléments de preuve

Répercussions des changements / Motif des changements

• La présence d'un seul questionnaire permettra au DPF d'examiner en un seul document toutes les présentations ministérielles avant de les envoyer
• Un questionnaire en ligne à choix multiples simplifiera le processus, plutôt que d'obliger les ministères à envoyer des résumés écrits des documents. Cela simplifiera le processus en évitant le gaspillage de documents. Les ministères trouveront le processus plus simple et plus rapide, mais le SCT consacrera aussi moins de temps à évaluer des documents qui peuvent ou non être pertinents
• Réduire largement le fardeau des rapports en évitant la nécessité d'envoyer des documents. On éliminera la confusion en répondant à de simples questions à choix multiples
• Au cours de cette ronde, reconnaissance des rôles de leadership au sein de la collectivité, des nouvelles initiatives et des innovations

Pondération

Pondération des éléments de preuve :

• 17.1 : 18 %
• 17.2 : 27 %
• 17.3 : 15 %
• 17.4 : 27 %
• 17.5 : 13 %
• 17.6 : 10 %

Le maximum des points disponibles est de 110 %.

Sources des éléments de preuve

Les documents suivants seront requis comme preuve pour appuyer le processus d'évaluation du CRG de la ronde VII.

• 17.1 Réglementation sur la petite caisse et les avances comptables, délégation des pouvoirs et politique sur la vérification des comptes, politique sur les demandes de paiements et le paiement à la date d'échéance, politiques sur les paiements de transfert et la gouvernance en gestion financière, pratiques de gestion régissant la facturation des utilisateurs et conformité au guide sur les coûts
• 17.2 Conformité à la NCCT 1.2, fiches de notation des Comptes publics, erreurs dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF), politiques et pratiques sur les vérifications des comptes publics et les rapports financiers internes, y compris les nouveaux renseignements
• 17.3 Renseignements recueillis auprès de l'organisation de gestion financière
• 17.4 Conformité aux processus opérationnels standard du Bureau du Contrôleur général (BCG), progrès réalisés vers l'établissement d'états financiers vérifiables, contrôles internes sur les rapports financiers et opinions de vérificateurs, le cas échéant
• 17.5 Rapports de vérification interne, rapports de vérification du BCG, lettres à la gestion et autres examens indépendants
• 17.6 Corroboration des rôles de leadership au sein de la collectivité, pratiques innovatrices justifiées par les résultats et nouvelles initiatives

18. Efficacité de la fonction de vérification interne

Éléments de preuve :

18.1 Il existe une structure de gouvernance de la vérification interne

18.2 Des vérifications internes ont lieu conformément à la Politique et aux directives sur la vérification interne

18.3 On progresse dans l'usage des résultats des vérifications et l'élaboration continue d'une capacité de vérification

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

• La ronde VII du CRG continuera à être harmonisée avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, notamment sur le plan de la gouvernance, des pratiques professionnelles, de la capacité de vérification interne et du rendement. Cependant, on simplifiera les éléments de preuve pour 2009-2010 (de quatre à trois), non seulement pour évaluer la conformité aux exigences fondamentales des politiques, mais aussi dans le domaine de la capacité et des résultats de la vérification interne. Le dirigeant principal de la vérification (DPV) et le Comité de vérification du Ministère ont perfectionné leurs critères de gouvernance et de rapports, ce qui dénote une maturité accrue
• Durant toute l'année, le Secteur de la vérification interne (SVI) reçoit des plans de vérification, des rapports et d'autres produits d'assurance, y compris le rapport annuel du DPV et celui du Comité de vérification du Ministère. Ces documents seront évalués en permanence et utilisés pour l'évaluation finale du CRG. De plus, nous compterons de plus en plus sur le travail de surveillance et de liaisons effectuées par le personnel du SVI, car il permettra une rétroaction plus continue et une évaluation opportune des améliorations au besoin. Finalement, l'évaluation de la conformité à la Politique sur la vérification interne utilisera des critères simplifiés pour le CRG (les rapports d'évaluation seront plus stratégiques) dans les domaines ayant reçu la cote « Acceptable » ou « Fort » lors de la ronde VI du CRG; et les domaines ayant reçu la cote « Possibilité d'amélioration » ou « Attention requise » feront l'objet d'une évaluation plus approfondie

Répercussions des changements / Motif des changements

• Simplification : Les éléments de preuve seront regroupés et intégrés
• Réduction du fardeau des rapports : Les ministères dont les critères auront reçu la cote « Fort » ou « Acceptable » ne devront pas présenter de nouveau l'information à moins que les circonstances n'aient changé depuis la dernière évaluation (par exemple, la nomination d'un nouveau DPG, le départ d'employés clés, etc.); et il ne sera pas nécessaire de présenter de nouveau des plans et rapports de vérification ayant déjà été soumis au Secteur de la vérification interne durant toute l'année
• Passage de la conformité à la Politique à la réalisation des objectifs de celle-ci

Pondération

• Veuillez vous reporter au document normalisé sur les langues de la ronde VII du CRG (en cours de réalisation, y compris au moyen de consultations du DPV)

Sources des éléments de preuve

Les documents suivants seront requis comme élément de preuve à l'appui du processus d'évaluation de la ronde VII du CRG :

• 18.1.2 : Plan et rapport annuels du Comité de vérification du Ministère
• 18.2.1 : Plan de vérification annuel basé sur les risques et approuvé
• 18.2.2 : Rapports approuvés d'assurance
• 18.3.1 : État des progrès réalisés à l'intention de l'administrateur général et du Comité de vérification du Ministère pour 2008-2009, provenant du dirigeant principal de la vérification (y compris des rapports périodiques sur le suivi des plans d'action en matière de gestion)
• 18.3.2 : Administration de la fonction de vérification interne : plan des ressources humaines interne et élaboration de capacités

19. Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

Éléments de preuve :

19.1 Mesure dans laquelle un programme ministériel de sécurité est en place et géré conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS), afin de garantir la coordination de l'ensemble des fonctions de politique stratégique et la mise en œuvre des exigences des politiques

19.2 Mesure dans laquelle un programme de sécurité des technologies de l'information (TI) est en place et géré conformément à la norme de gestion de la sécurité des TI (NGSTI), afin de garantir que les renseignements sensibles et les systèmes de TI sont adéquatement protégés

19.3 Mesure dans laquelle un programme de planification de la continuité des activités (PCA) est en place et géré conformément à la norme sur la PCA, afin de garantir qu'il existe des mesures visant à assurer la continuité des services essentiels

Changements apportés à la ronde VII par rapport à la ronde VI

• 19.1 Le programme ministériel de sécurité aura :
  • des exigences réduites en matière d'éléments de preuve (les documents ne devront être présentés au Secrétariat que sur demande)
  • un gabarit révisé de réponse (axé sur une approche d'autoévaluation pour cet élément de preuve)
  • de nouveaux éléments évalués :
    • pratiques ministérielles de planification des programmes de sécurité (non cotées)
    • surveillance et rapports aux cadres supérieurs, et amélioration continue (éléments supplémentaires pour une cote « Fort »)
• 19.2 La gestion de la sécurité en matière de TI (GSTI) présentera :
  • un questionnaire révisé d'autoévaluation pour préciser les questions, réduire les redondances, supprimer les lacunes et assurer des rapports uniformes de la part des ministères et organisations
  • plus de clarté dans les réponses pour mieux refléter la conformité (entièrement conforme, partiellement conforme ou non conforme)
  • des critères d'évaluation révisés :
    • tenant compte des nouvelles réponses
    • comportant une surveillance et des rapports aux cadres supérieurs, ainsi qu'une amélioration continue (éléments supplémentaires pour une cote « Fort »)
• 19.3 Le programme de planification de la continuité des activités (PCA) présentera :
  • des changements mineurs dans son rapport (à définir en coordination avec la Sécurité publique) pour préciser des questions, réduire la redondance, supprimer les lacunes et assurer des rapports uniformes de la part des ministères et organisations
  • une clarté accrue des réponses pour mieux refléter la conformité (en prévoyant une situation « en cours d'exécution »)
  • une définition plus précise des services critiques : les organisations ne pourront plus demander une exemption pour cet élément de preuve
  • des critères de cotation révisés :
    • tenant compte des nouvelles réponses
    • insistant davantage sur les questions relatives à la responsabilité des cadres supérieurs (les questions seront soulignées dans le questionnaire)
    • de nouveaux critères pour la cote « Fort » (harmonisés avec d'autres éléments de preuve, c'est-à-dire le leadership et les contributions à des initiatives gouvernementales de PCA, l'innovation grâce à des pratiques exemplaires, la surveillance et les rapports aux cadres supérieurs, et l'amélioration continue)

Répercussions des changements / Motif des changements

• Simplification :
  • Harmonisation des méthodologies et des critères d'évaluation, et réduction de la redondance entre les trois éléments de preuve.
• Réduction du fardeau des rapports :
  • Réduction des exigences relatives aux éléments de preuve pour 19.1 (Note : Les organisations pourront continuer à réutiliser les éléments de preuve déjà présentés au cours des rondes V et VI).
• Amélioration de la qualité des rapports et des évaluations :
  • Progrès vers une autoévaluation ministérielle pour 19.1
  • Amélioration de la clarté dans les réponses de 19.2 et 19.3 en introduisant des gammes de conformité

Pondération

La cote relative à la composante de gestion (CG) se base sur les cotes attribuées aux trois éléments de preuve, comme suit :

• Au moins deux éléments de preuve ayant reçu la cote « Attention requise » ou un élément de preuve ayant reçu cette cote et au moins un des deux autres ayant reçu une cote inférieure à « Acceptable », donneront lieu à une cote globale « Attention requise » pour la CG.
• L'organisation a besoin d'au moins deux éléments de preuve ayant reçu une cote « Acceptable » et d'aucune cote inférieure à « Possibilité d'amélioration » pour obtenir une cote globale « Acceptable ».
• Il faut au moins un élément de preuve « Fort » et aucune cote inférieure à « Acceptable » afin d'obtenir une cote « Fort » pour la CG.
• Dans chaque élément de preuve, l'omission des « éléments fondamentaux » (p. ex., gouvernance, ressources, politiques) ou des lacunes importantes dans la plupart des éléments d'évaluation entraîneront une cote « Attention requise ». Pour obtenir une cote « Fort », l'organisation doit satisfaire à la plupart, sinon à la totalité des exigences prévues pour l'élément de preuve, posséder des processus permettant d'assurer la participation continue des cadres supérieurs, et démontrer une amélioration continue, un leadership, une innovation et la contribution au programme gouvernemental de sécurité et de continuité des activités.

Sources des éléments de preuve

• ÉLÉMENT DE PREUVE 19.1 : Document de vue d'ensemble (et documents sur le programme ministériel de sécurité, sur demande par le Secrétariat)
  • Document de vue d'ensemble (préparé au moyen du gabarit de réponse) décrivant les activités ministérielles de sécurité, la conformité aux politiques et le rendement en gestion pour chaque élément évalué, et donnant une liste des documents de preuve disponibles sur demande.
  • Note : Le document de vue d'ensemble contient aussi des éléments ayant reçu la cote « Fort » pour 19.2 et 19.3.
• ÉLÉMENT DE PREUVE 19.2 : Questionnaire sur la GSTI
  • Version révisée du questionnaire utilisé pour les quatre dernières rondes du CRG. Les organisations doivent présenter une mise à jour en utilisant le nouveau questionnaire et reflétant le niveau actuel de conformité.
• ÉLÉMENT DE PREUVE 19.3 : Rapport sur la conformité du programme de PCA
  • Des modifications ont été apportées à ce rapport utilisé l'année dernière pour préciser les questions. Les organisations doivent présenter une mise à jour en utilisant le nouveau questionnaire et reflétant le niveau actuel d'élaboration de leur programme de PCA. Le rapport est présenté directement à Sécurité publique Canada aux fins d'analyse et de validation. Les résultats sont fournis au Secrétariat et servent de base à l'évaluation du CRG pour 19.3.