Guide sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Modification : 2017-10-16

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1. Date de publication

Le présent guide a été publié le 15 septembre 2017.

Ce guide remplace la Ligne directrice sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, publiée le 6 janvier 2014.

2. Application, but et portée

Le présent guide s’applique aux organisations énumérées à la section 6 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (la directive du Conseil du Trésor).

Ce guide fait un bref compte rendu des pratiques exemplaires recommandées pour la mise en œuvre de la directive du Conseil du Trésor. Les exemples et les conseils sont donnés à titre indicatif seulement et peuvent ne pas s’appliquer à tous les ministères ou à toutes les situations.

Les paiements de subventions et de contributions effectués conformément à la Politique sur les paiements de transfert ne sont pas assujettis aux dispositions de la directive du Conseil du Trésor.

3. Principes directeurs

Au moment de planifier des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, les personnes ayant le pouvoir d’approbation délégué doivent exercer un jugement professionnel pour déterminer si les dépenses sont conformes à l’objectif de la Politique sur la gestion financière Voir la note de bas de page 1 et s’assurer que les dispositions de la convention collective pertinente sont respectées.

Le tableau 1 indique les principes qui devraient orienter la planification, l’approbation, l’enregistrement et la divulgation des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Les personnes disposant du pouvoir délégué devraient se pencher sur les questions dans la deuxième colonne afin de s’assurer que ces principes sont respectés.

Tableau 1 : principes directeurs pour la planification, l’approbation l’enregistrement et la déclaration des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
Principes directeurs Questions Exemples
Examen du public Les Canadiens conviendraient-ils que les dépenses sont nécessaires pour permettre au ministère d’atteindre ses objectifs? La décision d’un gestionnaire d’utiliser les fonds publics pour acheter du café et des collations pour une réunion d’équipe ne résisterait pas à l’examen du public.
Optimisation des ressources Y a-t-il une manière plus économique d’aider le ministère à atteindre ses objectifs (par exemple, solutions de réunions à distance)?

Est-ce que le nombre minimal de participants voyagent ou participent à l’événement?

Faire venir un gestionnaire régional de Vancouver pour une courte réunion régulière dans la région de la capitale nationale ne représenterait pas une bonne optimisation des ressources. Sa participation par téléconférence serait plus rentable.
Reddition de comptes Des mesures efficaces de surveillance, de reddition de comptes et de contrôle à l’égard des dépenses sont-elles en place au ministère et sont-elles documentées?

Les responsabilités précisées dans la directive du Conseil du Trésor ont-elles été clairement communiquées?

Un ministère examine régulièrement les dépenses de conférences pour s’assurer qu’elles correspondent aux plans approuvés et respectent les niveaux d’autorisation.
Transparence Les renseignements fournis en vue de leur divulgation sont-ils exacts et complets? La décision d’un haut fonctionnaire de ne pas divulguer les dépenses de voyages et d’accueil liés à une activité précise serait contraire aux règles de transparence, puisque les dépenses totales déclarées aux Canadiens seraient inexactes ou incomplètes.

4. Survol des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Les annexes A à D offrent une orientation sur la planification, l’approbation et la déclaration des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Ces annexes expliquent les exigences précises de la directive du Conseil du Trésor en fournissant des pratiques exemplaires et des exemples. L’annexe E décrit de quelle façon les taxes (par exemple, la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée) doivent être prévues et consignées. L’annexe F offre une orientation sur la transparence en matière de ces dépenses, et les annexes G, H et I donnent une orientation sur le rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.

La directive du Conseil du Trésor appuie la mise en œuvre de la Directive sur les voyages et des Autorisations spéciales de voyager du Conseil national mixte (CNM), lesquelles donnent les détails sur les exigences qui doivent être respectées par les fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé, y compris les personnes nommées par le gouverneur en conseil. Communiquez avec votre coordonnateur ministériel désigné de voyages pour obtenir une orientation sur ces exigences.

Le tableau 2 résume les pouvoirs et les seuils d’approbation pour chaque type de dépenses. Plus de renseignements sont fournis aux annexes A à D.

Tableau 2 : résumé des pouvoirs d’approbation pour les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
Type de dépenses Pouvoirs d’approbation Annexes
Voyages Les cadres supérieurs du ministère (CSM) approuvent les dépenses de voyages, mais l’approbation peut être déléguée aux échelons inférieurs à l’échelon des CSM A
Accueil
  • Ministre : montant supérieur à 10 000 $
  • Administrateur général : montant supérieur à 3 000 $ et jusqu’à au plus 10 000 $ 
  • CSM ou délégué : 3 000 $ ou moins
B
Conférence Les CSM approuvent les dépenses de conférences C
Événements
  • Ministre : montant supérieur à 50 000 $
  • Administrateur général : montant supérieur à 25 000 $ et jusqu’à au plus 50 000 $ 
  • CSM ou délégué : 25 000 $ ou moins
D

5. Références

6. Demandes de renseignements

Les membres du grand public peuvent communiquer avec le service des demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’ils ont des questions sur le présent guide.

Les employés des ministères devraient communiquer avec le groupe ministériel des politiques financières s’ils ont des questions à propos du présent guide.

Les employés d’un groupe ministériel des politiques financières peuvent communiquer avec le service des demandes de renseignement sur la gestion financière en ce qui concerne l’interprétation du présent guide.


Annexe A : voyages

A.1 Introduction

La présente annexe décrit les pratiques exemplaires pour élaborer des plans de voyage, explique les pouvoirs d’approbation des voyages et illustre la déclaration des dépenses de voyages.

Les pouvoirs d’approbation des voyages décrits dans cette annexe sont classés selon les réponses aux trois questions suivantes, comme il est indiqué à la figure 1 :

  • Qui voyage?
  • Où vont-ils?
  • À quelle fréquence voyagent-ils?
Figure 1 : survol des pouvoirs d’approbation des voyages
Graphique représentant les différents pouvoirs d’approbation des voyages, version textuelle ci-dessous.
Figure 1 : Version textuelle

Cette figure offre un aperçu des éléments présentés à l’annexe A. Elle décrit les pouvoirs d’approbation des voyages en fonction des réponses aux trois questions suivantes :

  • Qui voyage?
  • Où vont-ils?
  • À quelle fréquence voyagent-ils?
Qui voyage? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sections et sous-sections suivantes
Fonctionnaire À moins qu’elle n’ait été déléguée, l’approbation du cadre supérieur du ministère est requise Section A.3
Non-fonctionnaire (personnes qui reçoivent des services ou programmes ministériels, qui participent à des consultations, qui sont interviewées pour un poste au ministère; ou des entrepreneurs) À moins qu’elle n’ait été déléguée, l’approbation du cadre supérieur du ministère est requise Sous-section A.6.1
Non-fonctionnaire (les ministres et leur personnel exonéré) Consulter la publication « Politiques à l’intention des cabinets des ministres » Sous-section A.6.2
Administrateur général L’approbation du dirigeant principal des finances est requise Sous-section A.5.2
Où vont-ils? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sections et sous-sections suivantes
Voyage local Exclus des approbations de voyages aux termes de la directive du Conseil du Trésor Sous-section A.5.1
Voyage à l’extérieur de la région L’approbation requise dépend de qui voyage Section A.3 et sous-sections A.5.2, A.6.1 et A.6.2
À quelle fréquence voyagent-ils? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sections suivantes
Voyages continus, répétitifs ou fréquents pour un but particulier, dans un emplacement géographique précis Autorisation générale de voyager Section A.4
Voyages peu fréquents qui ne sont pas faciles à prédire ou à prévoir Engagement individuel des dépenses pour chaque voyage approuvé par le cadre supérieur du ministère (à moins qu’il n’y ait une délégation) Section A.3

Légende

DPF :
dirigeant principal des finances
CSM :
cadre supérieur du ministère
Directive du Conseil du Trésor :
Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

A.2 Planification des voyages

Conformément aux principes directeurs à la section 3 du présent guide et à la sous-section A.2.2.1 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (la directive du Conseil du Trésor), le dirigeant principal des finances (DPF) est responsable de s’assurer que les voyages sont évités lorsque cela est approprié et que les voyages sont économiques, y compris :

  • limiter le nombre de voyageurs ministériels au minimum nécessaire afin de mener les activités du gouvernement;
  • sélectionner le moyen de déplacement le plus économique au moment de réserver le transport, l’accueil et les installations de réunion.

Les ministères peuvent utiliser des plans de voyage pour appuyer :

  • le processus ministériel d’approbation de voyage;
  • la surveillance par la gestion et la planification des ressources afin d’assurer des décisions en matière de voyages économiques.

Qu’est-ce qu’un plan de voyage?

Un plan de voyage est un document qui contient des renseignements sur les exigences de voyage pour les employés au cours d’une période précise.

À quel moment un plan de voyage devrait-il être utilisé?

Un plan de voyage peut être utile dans des situations où les ministères peuvent prédire avec précision qui devra voyager, en plus du moment et de l’endroit où le voyage aura lieu.

Que devrait comprendre un plan de voyage?

Lorsque le plan de voyage est utilisé afin d’obtenir l’autorisation d’engager les dépenses, il devrait comprendre des estimations détaillées des coûts de voyage et une justification du voyage, comme il est décrit à la sous-section A.2.2.8 de la directive du Conseil du Trésor.

À quelle fréquence un plan de voyage devrait-il être préparé?

Les plans de voyage peuvent être préparés de façon mensuelle, trimestrielle, bisannuelle ou annuelle, en fonction des besoins opérationnels du ministère.

Quel est le processus d’élaboration et d’approbation des plans de voyage?

Le DPF devrait se charger des fonctions suivantes :

  • élaborer et coordonner le processus de production des plans de voyage du ministère, y compris le format et le contenu des plans;
  • établir des procédures pour approuver les plans de voyage et pour approuver des déplacements non prévus dans ces plans;
  • présenter le plan de voyage consolidé du ministère au comité de gestion des cadres supérieurs afin d’assurer une surveillance efficace et la planification des ressources.

Afin de maximiser l’efficience du processus d’approbation, les approbations des plans de voyages et des événements peuvent être coordonnées (voir la section D.2 du présent guide pour plus de renseignements sur la façon de combiner l’approbation des voyages et l’approbation des événements).

A.3 Délégation du pouvoir d’approbation des voyages

Le cadre supérieur du ministère peut recevoir la délégation du pouvoir d’approuver des dépenses de voyage. Les ministères peuvent décider de déléguer le pouvoir d’approbation des voyages aux échelons inférieurs à l’échelon des cadres supérieurs du ministère si au moins l’un des trois besoins opérationnels suivants, indiqués à la sous-section A.2.2.4 de la directive du Conseil du Trésor , est respecté :

  • les activités opérationnelles des programmes sont réparties sur plusieurs régions ou pays et il n’y a aucun cadre supérieur du ministère dans certains bureaux;
  • les exigences opérationnelles en matière de voyages sont fréquentes et pourraient concerner un nombre important de voyageurs, et lorsque la concentration des approbations sur un poste pourrait engendrer des retards;
  • lorsqu’un éventuel retard dans l’obtention de l’approbation pourrait nuire à l’intérêt public ou à la prestation en temps opportun des services ou des activités du ministère.

Lorsqu’un pouvoir est délégué aux échelons inférieurs à l’échelon des cadres supérieurs du ministère, les ministères devraient déterminer, en fonction des besoins opérationnels, combien de gestionnaires et lesquels devraient exercer le pouvoir délégué.

Dans le cadre de la tenue à jour de la délégation des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers, les DPF devraient documenter officiellement les pouvoirs délégués d’approbations des voyages et les revoir au moins une fois par année, afin de s’assurer qu’ils demeurent pertinents.

Pour obtenir d’autres renseignements sur la documentation des délégations, consultez la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

A.4 Autorisation générale de voyager

Selon la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (la directive sur les voyages du CNM), l’autorisation générale de voyager (AGV) est la permission d’effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu’il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n’est pas pratique ou administrativement efficace d’obtenir une approbation préalable de l’employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l’AGV exigent que chaque voyage soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L’AGV ne s’applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.

Les AGV doivent comprendre une estimation raisonnable des coûts et des éléments connexes de la Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager qui figure à la sous-section A.2.2.8 de la directive du Conseil du Trésor (voir la sous-section A.7.1 du présent guide).

Il est possible d’utiliser les AGV au cours d’un exercice seulement, et elles ne peuvent pas être reportées à l’exercice suivant. L’approbation des AGV dépend du tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du ministère. Les dirigeants principaux des finances doivent s’assurer que l’approbation des AGV est officiellement enregistrée et examinée au moins une fois par année. Les AGV devraient faire partie de la planification des voyages du ministère (voir la sous-section A.2 du présent guide).

Si une personne doit voyager pour participer à un événement, l’approbation d’engager des dépenses relatives à l’événement a préséance sur toute AGV en vigueur pour cette personne. Ainsi, les coûts du voyage qui auraient été autrement approuvés dans le cadre d’une AGV doivent être inclus dans l’estimation ministérielle du total des coûts de l’événement.

La directive sur les voyages du CNM offre une orientation concernant la création et la détermination du contenu des AGV. Communiquez avec votre coordonnateur ministériel désigné de voyages ou votre groupe ministériel des politiques financières pour obtenir davantage de renseignements sur les AGV.

A.5 Traitement d’autres pouvoirs d’approbation des voyages

A.5.1 Exemption pour les déplacements locaux

Les ministères devraient définir le terme déplacement local » de manière à refléter leur contexte opérationnel. La définition devrait comprendre les limites selon lesquelles les déplacements locaux seraient exclus des approbations de voyage prévues dans la directive du Conseil du Trésor.

Les définitions ministérielles de déplacement local s’appliquent à l’autorisation d’engager des dépenses de voyages et sont indépendantes des définitions liées aux indemnités de déplacement qui figurent dans les divers modules de la directive sur les voyages du CNM. Communiquez avec votre coordonnateur ministériel désigné de voyages ou votre groupe ministériel des politiques financières pour obtenir d’autres renseignements.

A.5.2 Pouvoirs d’approbation des voyages par l’administrateur général

Selon la sous-section A.2.2.9 de la directive du Conseil du Trésor, il incombe au DPF d’approuver les voyages de l’administrateur général. Les ministères devraient se doter de politiques ou procédures écrites concernant l’approbation et le paiement des dépenses de voyages de l’administrateur général.

A.6 Voyages de non-fonctionnaires

A.6.1 Voyages de non-fonctionnaires et d’entrepreneurs

Aux fins de la directive du Conseil du Trésor, les non-fonctionnaires comprennent les personnes suivantes :

  • les Canadiens qui voyagent afin de bénéficier de services ou de programmes gouvernementaux;
  • les personnes qui prennent part à des consultations et à des négociations organisées par un ministère;
  • les entrepreneurs qui effectuent le travail précisé dans leur contrat;
  • les personnes qui passent une entrevue d’emploi au ministère.

Lorsqu’un contrat comprend des exigences de voyage et stipule que l’entrepreneur se verra rembourser ses frais de voyage, tous les déplacements de l’entrepreneur doivent être explicitement approuvés. S’il est déterminé que l’entrepreneur devra voyager après la signature du contrat, une approbation de voyage subséquente est requise.

Le ministère devrait déterminer à quelle étape du processus de passation des marchés il est plus efficient et efficace d’obtenir les approbations de voyage nécessaires.

A.6.2 Voyage des ministres et de leur personnel exonéré

Selon la sous-section A.2.2.3 de la directive du Conseil du Trésor, les voyages entrepris à l’appui des opérations ministérielles par les ministres compétents et les membres de leur personnel exonéré ne sont pas assujettis aux dispositions sur l’engagement des dépenses aux termes de la directive du Conseil du Trésor. Ces déplacements relèvent des Politiques à l’intention des cabinets des ministres et des Autorisations spéciales de voyager.

Le DPF devrait informer le chef de cabinet du ministre de l’élaboration de procédures pertinentes.

A.7 Déclaration des dépenses de voyage

A.7.1 Enregistrement des éléments des autorisations de voyager

Lorsqu’ils paient les frais de voyage de fonctionnaires ou de non-fonctionnaires, les ministères doivent s’assurer que les éléments des autorisations de voyager sont compris dans les autorisations de voyager en vue de l’engagement des dépenses.

Les éléments des autorisations de voyager devront être saisis et enregistrés pour chaque voyage ou dans un plan de voyage.

Les éléments des autorisations de voyager, tels que décrits à la sous-section A.2.2.8 de la directive du Conseil du Trésor, sont les suivants :

  1. Objectif;
  2. Catégorie (voir la sous-section A.7.2 du présent guide pour plus de renseignements);
  3. Voyageur à titre de fonctionnaire ou non-fonctionnaire;
  4. Présence virtuelle ou autres solutions de réunions à distance;
  5. Nombre de voyageurs;
  6. Mode de transport (y compris les six modes de transport);
  7. Hébergement;
  8. Repas;
  9. Frais accessoires et autres.

Comme il est décrit à la sous-section A.2.2.11 de la directive du Conseil du Trésor, les éléments d’autorisation de voyage suivants doivent être enregistrés soit dans le système de gestion financière ministériel, un système connexe (comme le module d’autorisation de voyager des Services de voyage partagés ou un système ministériel en ligne) ou un processus ministériel qui utilise des formulaires d’autorisation :

  • B. Catégorie;
  • F. Mode de transport (y compris les six modes de transport);
  • G. Hébergement;
  • H. Repas;
  • I. Frais accessoires et autres.

Il est prévu que le système de gestion financière ministériel saisisse directement les éléments des autorisations de voyager à l’aide des codes du grand livre général correspondant aux 10 codes des articles détaillés dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale (voir la sous-section A.7.3 du présent guide) si le ministère choisit de ne pas utiliser un système connexe.

A.7.2 Catégories de voyage

Selon la sous-section A.2.2.7 de la directive du Conseil du Trésor, l’une des cinq catégories de voyage suivantes doit être enregistrée comme élément B dans les éléments de l’autorisation de voyager (décrits à la sous-section A.7.1 du présent guide) :

  • Activités opérationnelles : les voyages requis pour appuyer les activités opérationnelles du ministère (autres que les catégories suivantes), les exigences législatives ou juridiques;
  • Principaux intervenants : les voyages nécessaires afin de mobiliser les principaux intervenants relativement à des questions comme la politique, l’élaboration ou le renouvellement de programmes ou de règlements;
  • Gouvernance interne : les voyages nécessaires pour appuyer une bonne gouvernance ministérielle interne;
  • Formation : les voyages qui permettent la formation de fonctionnaires.
  • Autres voyages.

Il faut sélectionner la catégorie activités opérationnelles » pour les activités qui sont conformes à la définition d’activités opérationnelles et pour les voyages qui ne correspondent pas à la définition des catégories principaux intervenants », gouvernance interne » ou formation ».

Il faut sélectionner les catégories principaux intervenants » ou gouvernance interne » lorsqu’il s’agit de l’objet principal du voyage, même si le voyage comprend quelques aspects d’activités opérationnelles ».

Les exemples suivants indiquent la sélection de la catégorie de voyage appropriée dans différentes situations :

  • inscrire sous principaux intervenants » le coût des voyages d’employés ministériels visant à mobiliser les intervenants à l’égard de la conception d’un nouveau programme ministériel, même si le programme est considéré comme l’une des activités opérationnelles » du ministère;
  • inscrire les frais de voyages des membres du Comité ministériel de vérification sous gouvernance interne »;
  • inscrire sous activités opérationnelles » les coûts pour qu’un inspecteur des aliments voyage à une usine de transformation de la viande afin d’effectuer une inspection de la salubrité des aliments.

A.7.3 Codes d’article économique pour les voyages des fonctionnaires et des non-fonctionnaires

Les frais de voyage doivent être enregistré sous les codes d’articles économiques qui correspondent à la catégorie appropriée de voyage des fonctionnaires et des non-fonctionnaires; ces codes, inscrits dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale, sont présentés dans le tableau 3.

Tableau 3 : codes d’articles économiques pour les voyages des fonctionnaires et des non-fonctionnaires
Catégorie de voyage Codes d’articles économiques des fonctionnaires Code d’articles économiques des non-fonctionnaires
Nota : Les voyages des non-fonctionnaires incluent ceux des entrepreneurs ainsi que des ministres et de leur personnel exonéré, tel qu’il est décrit aux sous-sections A.6.1 et A.6.2 du présent guide.
Activités opérationnelles 0251 0261
Principaux intervenants 0252 0262
Gouvernance interne 0253 0263
Formation 0254 0264
Autres voyages 0255 0265

Annexe B : accueil

B.1 Introduction

Selon la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor (la directive du Conseil du Trésor), l’accueil consiste en la fourniture de repas, de boissons et de rafraîchissements dans le cadre d’événements qui sont nécessaires à la conduite efficace des affaires du gouvernement et à des fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

Les pouvoirs d’approbation des dépenses d’accueil décrits dans cette annexe sont classés selon les réponses aux trois questions suivantes, comme il est indiqué à la figure 2 :

  • Quel est le coût de l’accueil?
  • Quel type d’activité d’accueil est fourni?
  • Qui bénéficie des activités d’accueil?
Figure 2 : survol des pouvoirs d’approbation des dépenses d’accueil
Graphique représentant les différents pouvoirs d’approbation des dépenses d’accueil, version textuelle ci-dessous.
Figure 2 : Version textuelle

Cette figure offre un aperçu des éléments présentés à l’annexe B. Elle décrit les pouvoirs d’approbation des dépenses d’accueil en fonction des réponses aux trois questions suivantes :

  • Quel est le coût de l’accueil?
  • Quel type d’activité d’accueil est fourni?
  • Qui bénéficie des activités d’accueil?
Quel est le coût de l’accueil? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sections et sous-sections suivantes
Le coût total de l’accueil est supérieur à 10 000 $ L’approbation du ministre est requise Section B.6
Le coût total de l’accueil est supérieur à 3 000 $ et jusqu’à au plus 10 000 $ L’approbation de l’administrateur général est requise Section B.6
Le coût total de l’accueil est de 3 000 $ ou moins L’approbation du cadre supérieur du ministère est requise Section B.6
Le coût des aliments et boissons dépasse le coût standard par personne (sous-section B.2.2.6.3 de la directive du Conseil du Trésor) À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Section B.3
Quel type d’activité d’accueil est fournie? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sections et sous-sections suivantes
Des boissons alcoolisées (sous-section B.2.2.6.2 de la directive du Conseil du Trésor) À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Section B.3
Un divertissement (sous-section B.2.2.6.5 de la directive du Conseil du Trésor) À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Section B.3
Les activités d’accueil ou de divertissement offertes à une personne qui accompagne un participant (sous-section B.2.2.6.6 de la directive du Conseil du Trésor) À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Section B.3
Les activités d’accueil payées par le gouvernement fédéral se déroulant dans la résidence d’un fonctionnaire (sous-section B.2.2.6.7 de la directive du Conseil du Trésor) À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Section B.3
Abonnement à un club privé Pas permis Sous-section B.5.1
Accueil exceptionnel À moins qu’elle ne soit déléguée à l’administrateur général, l’approbation du ministre est requise Sous-section B.5.5
Qui bénéficie des activités d’accueil? Approbation requise Pour plus de renseignements, consulter les sous-sections suivantes
Fonctionnaires seulement :
la participation est requise (au-delà des heures normales de travail, aucune installation appropriée ou à proximité pour obtenir des rafraîchissements ou des repas, ou si la dispersion des membres du personnel n’est ni efficace ni efficiente) L’accueil peut être offert, mais seulement à titre exceptionnel Sous-section  B.5.2
une cérémonie de remise de prix et de reconnaissance L’approbation des dépenses d’accueil et l’approbation de l’événement sont requises Sous-section  B.5.3
aucun pouvoir discrétionnaire quant à la fourniture de l’activité d’accueil L’approbation des dépenses d’accueil en vertu de l’annexe B de la directive du Conseil du Trésor ne s’applique pas Sous-section B 5.4
Administrateur général L’approbation du dirigeant principal des finances est requise Sous-section  B.5.6

Légende

DPF :
dirigeant principal des finances
CSM :
cadre supérieur du ministère
Directive du Conseil du Trésor :
Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

B.2 Planification des activités d’accueil

Les ministères doivent tenter d’éviter ou de réduire au minimum le recours aux activités d’accueil et assurer une surveillance rigoureuse de leurs dépenses d’accueil. Ils doivent s’assurer que les décisions d’offrir des activités d’accueil sont mûrement réfléchies et sont requises pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou pour faciliter le bon déroulement des activités du gouvernement, comme il est énoncé à la sous-section B.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor.

Les ministères pourraient trouver utile d’établir un plan des activités d’accueil afin de simplifier le processus d’approbation lorsqu’un grand nombre d’activités d’accueil doivent être approuvées par le même pouvoir délégué.

Afin de maximiser l’efficience dans le processus d’approbation, les ministères devraient coordonner les approbations des dépenses d’accueil avec les approbations d’événements.

B.3 Délégation du pouvoir d’approbation des dépenses d’accueil

La sous-section B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor indique les éléments des activités d’accueil pour lesquels l’approbation du ministre est requise. Les ministres compétents peuvent choisir de déléguer à l’administrateur général l’approbation d’une partie ou de la totalité des éléments des activités d’accueil qui figurent dans cette sous-section. L’administrateur général ne peut toutefois pas subdéléguer l’approbation de ces éléments des activités d’accueil.

B.4 Autorisations générales pour l’accueil

Selon la directive du Conseil du Trésor, l’autorisation générale pour l’accueil (AGA) est l’autorisation d’effectuer des activités d’accueil de nature continuelle ou répétitive, lorsque ce n’est pas pratique ou administrativement efficace d’obtenir une approbation préalable pour chaque activité d’accueil individuelle.

Les AGA ne peuvent pas inclure les éléments des activités d’accueil qui nécessitent une approbation du ministre conformément à la sous-section B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor.

La sous-section B.2.2.11 de la directive du Conseil du Trésor explique l’autorisation pour l’utilisation des AGA. L’approbation des AGA dépend des éléments inclus dans les AGA. Les dirigeants principaux des finances devraient s’assurer que l’approbation des AGA est officiellement documentée et examinée au moins une fois par année. Une AGA ne peut pas être reportée à l’exercice suivant.

Les renseignements suivants devraient être fournis au moment d’obtenir une approbation pour une AGA :

  • la nature de l’activité d’accueil qui peut être offerte, en s’assurant d’exclure tous les éléments des activités d’accueil et les limites connexes, indiqués à la sous-section B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor;
  • le nombre prévu d’activités d’accueil durant l’exercice;
  • le coût estimatif et le coût maximum de chaque activité d’accueil;
  • les types de participants éventuels (par exemple, des fonctionnaires ou des non-fonctionnaires);
  • le nombre prévu de participants pour chaque activité d’accueil;
  • la période de l’exercice pendant laquelle l’AGA s’appliquera.

Une nouvelle approbation devrait être obtenue s’il y a des changements importants aux renseignements ci-dessus.

Les frais couverts par l’AGA qui sont liés à un événement doivent être pris en compte au moment de calculer le coût total de l’événement aux fins d’approbation de celui-ci. Afin de maximiser l’efficience, les approbations liées à l’accueil peuvent être combinées avec les approbations d’événements.

Les AGA étant considérées comme un processus opérationnel à risque plus élevé, les ministères doivent donc s’assurer que des contrôles adéquats et une surveillance appropriée sont en place. Les contrôles sur les AGA font partie du système de contrôles internes du ministère à l’égard de la gestion financière.

B.5 Traitement de certains types d’activités d’accueil

B.5.1 Abonnement à un club privé

Les ministères ne sont pas autorisés à acheter des abonnements à des clubs privés, soit au nom du ministère ou d’une personne.

Cette restriction s’applique aux abonnements à des clubs privés dans le but d’engager le dialogue avec des intervenants ou de mener les affaires de l’organisation avec les membres du club.

L’abonnement à un club privé ne comprend pas l’adhésion à un organisme professionnel, par exemple, les Comptables professionnels agréés du Canada, l’Association médicale canadienne ou l’Association du Barreau canadien.

B.5.2 Situation où seuls des fonctionnaires sont présents

Dans les situations où seuls des fonctionnaires sont présents, l’activité d’accueil devrait uniquement être offerte à titre exceptionnel. La sous-section B.2.2.3 de la directive du Conseil du Trésor précise que, lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, l’accueil peut uniquement être offert dans des situations où la participation est requise à des réunions opérationnelles, à de la formation ou à des événements qui s’étirent au-delà des heures normales de travail, y compris lorsqu’il n’y a aucune installation à proximité ou appropriée pour obtenir des rafraîchissements ou des repas; ou si la dispersion des membres du personnel n’est ni efficace ni efficiente. L’expression au-delà des heures normales de travail » comprend les situations où les fonctionnaires sont tenus de travailler pendant une pause normale ou une période de repas.

B.5.3 Cérémonies de remise de prix et de reconnaissance pour les fonctionnaires

L’alinéa 12(1)b) de la Loi sur la gestion des finances publiques confère aux administrateurs généraux le pouvoir d’accorder des primes aux employés. Les activités d’accueil offertes dans le cadre d’une cérémonie de remise de prix et de reconnaissance à l’intention de fonctionnaires ne devraient se tenir qu’à titre exceptionnel et devraient suivre le processus d’approbation des dépenses d’accueil. L’approbation de l’événement est également requise.

B.5.4 Situations où le ministère n’exerce aucun pouvoir discrétionnaire quant à la fourniture d’activités d’accueil

La sous-section B.2.2.4 de la directive du Conseil du Trésor reconnaît que, dans certaines circonstances, les ministères doivent fournir des repas aux fonctionnaires. Par exemple, lorsqu’une convention collective stipule que des repas doivent être fournis aux fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions, aucune approbation de l’activité d’accueil n’est requise. Dans ces circonstances, l’annexe B de la directive du Conseil du Trésor ne n’applique pas.

B.5.5 Accueil exceptionnel

L’approbation du ministre compétent est requise pour les dépenses d’accueil qui sont considérées comme exceptionnelles en raison de circonstances inhabituelles et qui ne sont pas visées par le pouvoir d’approbation ministériel énoncé dans la sous-section B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor. Une activité d’accueil exceptionnelle peut être approuvée par le ministre compétent dans la mesure où elle est jugée nécessaire pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou pour faciliter le bon déroulement des activités du gouvernement conformément à la sous-section B.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor. Les ministres compétents peuvent choisir de déléguer à l’administrateur général l’approbation de l’activité d’accueil exceptionnelle conformément à la sous-section B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor. L’administrateur général ne peut toutefois pas subdéléguer l’approbation de l’activité d’accueil exceptionnelle.

B.5.6 Situations où la personne qui approuverait normalement l’activité d’accueil participe également à l’événement

La sous-section B.2.2.9 de la directive du Conseil du Trésor précise que l’approbation des frais d’accueil est obtenue auprès d’une autre personne ayant un pouvoir d’approbation approprié lorsque la personne qui approuverait normalement les frais d’accueil est également un participant à l’événement d’accueil. Seuls les ministres sont exemptés de cette exigence. Le remplaçant doit avoir un pouvoir d’approbation délégué suffisant.

La sous-section B.2.2.10 de la directive du Conseil du Trésor indique que le DPF aura le pouvoir d’approuver les frais d’accueil lorsque l’administrateur général est présent à l’événement et que ce dernier est celui qui approuverait normalement l’activité d’accueil. Afin d’éviter toute perception de conflit d’intérêts visant l’administrateur général, le DPF approuve les frais d’accueil jusqu’à concurrence des limites du pouvoir délégué à l’administrateur général, y compris si le DPF est également présent à cette activité d’accueil.

B.5.7 Coordination des approbations

Afin de maximiser l’efficience, si l’approbation est requise pour un événement et que cet événement comprend des activités d’accueil, l’événement et les activités d’accueil devraient alors être approuvés par le pouvoir d’approbation le plus élevé.

Par exemple, un ministère organise un événement. Les frais de voyage et autres sont peu élevés, mais le coût des aliments et des boissons dépasse le coût standard par personne énoncé à la sous-section B.2.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor. L’approbation du ministre doit donc être obtenue tant pour les dépenses d’accueil que pour les dépenses d’événement, conformément à la sous-section B.2.2.6.3 de la directive du Conseil du Trésor.

Les ministères peuvent déterminer la manière de coordonner les approbations d’événements. Dans les cas où le DPF a approuvé les dépenses d’accueil parce que l’administrateur général participe à l’activité, l’administrateur général approuve l’événement dans les limites du pouvoir d’approbation d’événement, le cas échéant.

B.6 Détermination et surveillance des dépenses d’accueil

Pour déterminer l’approbation requise conformément aux seuils d’approbation des frais d’accueil indiqués dans le tableau 4, le coût total de l’activité d’accueil doit être calculé.

Tableau 4 : seuils d’approbation des frais d’accueil
Pouvoir d’approbation Seuil
Ministre Montant supérieur à 10 000 $
Administrateur général Montant supérieur à 3 000 $ et jusqu’à au plus 10 000 $
Cadre supérieur du ministère ou son délégué 3 000 $ ou moins

Si des aliments et des boissons sont fournis dans le cadre d’une activité d’accueil, les coûts ne devraient normalement pas dépasser le coût standard ou maximum par personne. À moins que le pouvoir d’approbation soit délégué à l’administrateur général, le ministre compétent a le pouvoir d’approbation pour les situations exceptionnelles dans lesquelles il est prévu que le coût standard ou maximum par personne qui figure à la sous-section B.2.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor sera dépassé.

Une approbation modifiée au niveau approprié de délégation est requise s’il y a des changements importants à la nature ou à l’étendue de l’activité d’accueil initialement approuvées avant un événement. Il est prévu que les ministères surveillent les dépenses réelles en les comparant aux frais prévus et qu’ils réduisent les écarts au minimum.

B.7 Enregistrement des dépenses d’accueil

Les dépenses d’accueil sont enregistrées sous l’article économique 0822 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

Dans des situations où les fonctionnaires sont tenus de participer à un événement organisé par une organisation externe à titre de représentants ministériels officiels, tout coût associé à une telle participation (par exemple, les billets) doit être enregistré sous l’article économique 0352 (services de relations publiques) plutôt que l’article économique 0822 (accueil). La participation à de tels événements doit appuyer les activités opérationnelles du ministère et être justifiée de manière appropriée.

Annexe C : conférences

C.1 Définition de conférence

Selon la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor (la directive du Conseil du Trésor), les conférences sont des événements et désignent les congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d’une discipline (par exemple, sciences, économie, technologie, gestion) ou en sont informés.

C.2 Planification d’une conférence

Les ministères devraient planifier la participation du personnel ministériel nécessaire et déterminer si des approbations d’événement ou de voyage supplémentaires sont requises pour les conférences à venir.

C.3 Pouvoirs d’approbation des conférences

Selon la sous-section C.2.2.3 de la directive du Conseil du Trésor, le pouvoir d’approbation de conférence relève du niveau des cadres supérieurs du ministère.

C.4 Types de conférences

La figure 3 illustre comment le but de la participation à la conférence détermine le pouvoir d’approbation requis.

Figure 3 : survol des pouvoirs d’approbation de conférence
Graphique représentant les différents pouvoirs d’approbation de conférence, version textuelle ci-dessous.
Figure 3 : Version textuelle

Cette figure offre un aperçu des pouvoirs d’approbation de conférence. Elle explique comment le but de la participation à la conférence détermine le pouvoir d’autorisation requis.

Si le but de la participation à la conférence est d’obtenir des renseignements sur un produit ou un service, l’approbation de conférence et l’approbation d’événement sont requises.

Si le but de la participation à la conférence est d’en apprendre davantage sur certains sujets ou d’actualiser les connaissances sur une discipline non liée aux tâches courantes, l’approbation de conférence et l’approbation d’événement sont requises.

Si le but de la participation à la conférence est de promouvoir un service ou un programme ministériel, la participation est considérée comme une activité opérationnelle; par conséquent, une approbation d’événement n’est pas requise.

Si le but de la participation à la conférence est de mobiliser des intervenants, la participation est considérée comme une activité opérationnelle; par conséquent, une approbation d’événement n’est pas requise.

Si le but de la participation à la conférence est d’appuyer l’apprentissage et le développement professionnel, consulter la sous-section D.3.2.1.

C.4.1 Participation à une conférence pour partager des renseignements

La participation à une conférence pour partager les récents développements à l’égard d’un produit ou d’un service fourni par une organisation privée ou pour accroître la sensibilisation à un certain sujet nécessite une approbation de conférence et d’événement. Par exemple, une conférence à laquelle assiste un employé pour recueillir des renseignements sur un produit (comme une foire commerciale) que le ministère envisage d’acheter nécessite une approbation de conférence et d’événement.

La participation à une conférence qui n’est pas nécessaire à la réalisation des objectifs du ministère nécessite une approbation de conférence et d’événement. Par exemple, une conférence à laquelle assiste un employé pour en apprendre davantage sur certains sujets ou pour actualiser ses connaissances sur une discipline qui n’est pas liée à ses tâches quotidiennes nécessite une approbation de conférence et d’événement.

C.4.2 Participation à une conférence à l’appui des programmes ministériels

Il pourrait y avoir des situations où la participation à une conférence est requise afin de contribuer à l’exécution des programmes ou à la prestation des services du ministère, comme la promotion d’un programme ou d’un service du ministère ou la mobilisation d’intervenants. Dans ces situations, la participation à la conférence peut être considérée comme une activité opérationnelle; par conséquent, une approbation de conférence et d’événement n’est pas requise. Par exemple :

  • une conférence pendant laquelle un employé donne une présentation ou discute avec des intervenants de la conception d’un programme ministériel pourrait être considérée comme une activité opérationnelle;
  • une conférence d’étudiants pendant laquelle des employés des ressources humaines responsables du recrutement travaillent à un kiosque d’information pour faire la promotion des carrières au gouvernement du Canada pourrait être considérée comme une activité opérationnelle.

C.4.3 Participation à une conférence à l’appui de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel

La participation à une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle à des fins d’apprentissage ou de perfectionnement professionnel (par exemple, les frais pour permettre aux employés de participer à une séance d’apprentissage à grande échelle afin de les aider à maintenir ou à acquérir des compétences ou des connaissances dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions) peut être considérée comme une formation par les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales. Voir la sous-section D.3.2.1 du présent guide pour plus de renseignements.

C.5 Déclaration des dépenses de voyages liées à la participation à une conférence

Les dépenses de conférences doivent être enregistrées sous l’article 0823 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale. Voir la sous-section G.4.3 du présent guide pour plus de renseignements.

Les frais de voyage pour les personnes assistant à une conférence devraient être enregistrés sous la catégorie de voyage appropriée. Les catégories sont indiquées à la sous-section A.7.3 du présent guide.

Annexe D : événements

D.1 Introduction

Selon la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor (la directive du Conseil du Trésor), les événements désignent notamment les rassemblements de personnes (y compris les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du ministère. Parmi les exemples d’événements, il y a notamment :

  • les journées de réflexion de la direction et du personnel;
  • la participation aux conférences;
  • les cérémonies de remise de prix et de reconnaissance;
  • les célébrations ministérielles.

D.2 Planification des événements

Afin de maximiser l’efficience, les approbations des voyages, des activités d’accueil, des conférences et des événements devraient être coordonnées et présentées à l’autorité d’autorisation à l’échelon le plus élevé. Par exemple, la coordination de l’approbation d’un événement et d’une conférence ne peut être approuvée à un échelon inférieur à celui des cadres supérieurs du ministère puisque la participation à une conférence doit être approuvée à cet échelon.

D.3 Détermination de la nécessité d’une approbation d’événement

L’approbation d’événement n’est pas requise pour les activités opérationnelles (voir la sous-section D.3.1 du présent guide) ou de formation (voir la sous-section D.3.2 du présent guide). Pour une orientation quant à la question de savoir si un événement ou une catégorie d’événements nécessite une approbation, les gestionnaires délégués devraient communiquer avec le groupe ministériel des politiques financières.

D.3.1 Activités opérationnelles

Les activités opérationnelles ne nécessitent pas d’approbation d’événement. Selon la directive du Conseil du Trésor, les activités opérationnelles signifient les activités entreprises en vue de l’exécution des programmes et de la prestation des services du ministère, y compris la prestation de services internes ministériels. Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu’ils entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ou en appui direct à ces dernières, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d’autres documents semblables. Tout rassemblement de personnes dont l’objectif n’est pas de mener des activités opérationnelles est défini comme un événement ».

Selon la directive précédente du Conseil du Trésor (2013), le mandat de base » signifiait que les activités liées à la prestation directe du mandat de base d’un ministère pouvaient être exclues de la définition d’événements.

La directive du Conseil du Trésor actuelle (2017) utilise l’expression « activités opérationnelles », qui comprend également les activités qui appuient l’exécution des programmes et la prestation des services.

Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait s’assurer que le ministère a un processus en place pour soutenir les personnes qui ont un pouvoir d’approbation délégué afin de leur permettre de bien distinguer les activités opérationnelles des événements.

On encourage le DPF à confirmer auprès de l’administrateur général le traitement voulu de certaines approbations, y compris le moment auquel un pouvoir discrétionnaire peut être exercé. Des facteurs comme la perception publique, la nature, la portée ou l’importance d’un événement, de même que les attentes ministérielles, peuvent tous influer sur la façon de déterminer si une activité devrait être considérée comme une activité opérationnelle ou un événement.

Par exemple, les voyages des employés qui effectuent des inspections des aliments dans une usine de transformation de la viande seraient considérés comme des activités propres au mandat de base aux termes de la directive de 2013. Selon la directive de 2017, les activités opérationnelles peuvent également comprendre des activités qui soutiennent les inspections, par exemple, les séances de planification.

La figure 4 présente des exemples visant à illustrer les situations où une activité peut être considérée comme une activité opérationnelle ou un événement.

Figure 4 : déterminer si une activité est une activité opérationnelle ou un événement
Graphique représentant les différences entre une activité opérationnelle et un événement, version textuelle ci-dessous.
Figure 4 : Version textuelle

Cette figure présente des exemples d’activités opérationnelles et d’activités qui ne le sont pas, et indique si l’approbation d’événement est requise.

Activité S’agit-il d’une activité opérationnelle? L’approbation d’événement est-elle requise?
Une activité entreprise afin d’exécuter des programmes ou de fournir des services ministériels (par exemple, inspections alimentaires effectuées par des employés de l’Agence canadienne d’inspection des aliments) Oui Non
Une activité entreprise afin d’offrir des services internes qui soutiennent l’exécution de programmes ou la prestation de services ministériels (par exemple, audit interne) Oui Non
Des réunions visant à planifier des activités à l’appui de programmes ou de services ministériels, dont les services internes (par exemple, réunions pour planifier des consultations avec les intervenants dans le cadre de l’élaboration ou de la modification d’un règlement) Oui Non
Des activités de gouvernance qui constituent une partie essentielle de la surveillance ministérielle (par exemple, réunions du Comité de vérification ministériel) Oui Non
Des réunions ayant pour but d’informer le personnel ou de faire le point sur des priorités clés (par exemple, réunions du personnel, séances de réflexion du personnel, séances de réflexion de la direction) Non Oui
Des activités ayant pour objectif de souligner le travail d’équipes ou d’employés (par exemple, célébrations ministérielles et cérémonies de remise de prix et de reconnaissance) Non Oui

D.3.2 Formation

Les activités de formation ne sont pas considérées comme des événements. Elles devraient être approuvées conformément aux processus ministériels établis pour la formation, comme la délégation des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers et la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Ces activités devraient également faire partie du plan de formation annuel de l’employé, comme il est indiqué à la sous-section D.2.2.2 de la directive du Conseil du Trésor.

D.3.2.1 Conférence ou formation : séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle
Que sont les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle?

Les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle sont des conférences qui peuvent servir à appuyer l’apprentissage et le perfectionnement professionnel d’une personne ou à fournir des renseignements sur l’état d’un sujet. Ces séances comportent un nombre important de participants et peuvent inclure des participants du secteur public et du secteur privé. Elles n’incluent pas les formes traditionnelles de formation, comme des cours offerts par l’École de la fonction publique du Canada, une université ou d’autres établissements postsecondaires.

Quel est le rôle des chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales?

Les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (décrits au tableau 5) déterminent de façon objective, au cas par cas, si des séances d’échange de renseignements ou d’apprentissages à grande échelle doivent être considérées comme des conférences ou de la formation.

Par exemple, le contrôleur général du Canada prendra les décisions sur le traitement des séances d’échange de renseignements ou d’apprentissages à grande échelle pour la fonction de gestion financière. La fonction de gestion financière pourrait inclure plusieurs groupes professionnels, par exemple, Gestion financière (FI) et Services administratifs (AS) qui prennent part à la fonction de gestion financière.

Tableau 5 : chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales
Chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale Fonction
Contrôleur général du Canada Gestion financière, audit interne, biens immobiliers, gestion du matériel, approvisionnement et gestion de projets
Dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada Gestion de l’information, technologie de l’information et sécurité
Dirigeant principal des ressources humaines Gestion des personnes et des cadres
Administrateur général du ministère (et non un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale) Autres collectivités où il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, comme la recherche, les services de santé, les services juridiques, les sciences appliquées, les sciences économiques et les services de sciences sociales, etc.
Quelles sont les approbations requises?

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont alors requises.

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une formation, une approbation de conférence et une approbation d’événement ne sont alors pas requises.

  • L’approbation d’une formation doit être obtenue en passant par les processus ministériels établis, tels qu’ils sont décrits à la sous-section D.3.2 du présent guide.
  • Idéalement, avant la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, le DPF devrait fournir à l’administrateur général un rapport à titre indicatif (non aux fins d’approbation) sur le total des coûts et le nombre de participants pour le ministère lorsque le coût total de la séance (y compris les coûts connexes, comme les frais de voyage) dépasse 50 000 $.

La figure 5 présente le processus permettant de déterminer l’approbation requise pour une séance d’échange des renseignements ou d’apprentissage à grande échelle.

Figure 5 : approbation requise pour participer à une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle
Graphique représentant les approbations requises pour participer à une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, version textuelle ci-dessous.
Figure 5 : Version textuelle

Cette figure donne un aperçu du processus d’approbation pour les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle. Elle illustre les différences dans le processus lorsque les décisions sont prises par le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale et par l’administrateur général (lorsqu’il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale).

Processus d’approbation lorsqu’il y a un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale a désigné la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une séance de formation, l’approbation de formation est requise.

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale n’a pas encore désigné une séance comme une formation ou une conférence, on lui demande de prendre une décision. Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une séance de formation, l’approbation de formation est requise. Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont requises.

Processus d’approbation lorsqu’il n’y a pas un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale

S’il n’y a pas un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, il faut suivre un autre processus ministériel comme la consultation d’une liste de séances considérées comme de la formation ou une conférence par l’administrateur général. Ainsi, si la liste indique que l’administrateur général a désigné la séance comme une formation, une approbation de formation est requise. Si l’administrateur général a désigné la séance comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont requises.

Comment les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales communiquent-ils les décisions quant à la façon de désigner une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle?

Lorsque le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale a pris une décision concernant la désignation d’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, il avise sa collectivité au moyen d’une page GCpédia.

Les DPF et les dirigeants des ressources humaines des ministères ont la responsabilité d’examiner régulièrement la page GCpédia afin de s’assurer que les approbations adéquates visant les séances d’échange de renseignements et d’apprentissage à grandes échelles sont obtenues pour les employés de leur ministère.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale?

En l’absence d’un de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, l’administrateur général décidera de la manière dont les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle seront traitées pour leur personnel. Il est recommandé que les administrateurs généraux tiennent à jour une liste de séances qui sont considérées comme de la formation et qu’ils distribuent cette liste au sein du ministère.

Si l’administrateur général désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont alors requises.

Si l’administrateur général désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une formation, une approbation de formation est alors requise, et le DPF devrait fournir à l’administrateur général, idéalement avant la séance, un rapport à titre indicatif (non aux fins d’approbation) sur le total des coûts pour le ministère et le nombre de participants lorsque le coût total de la séance (y compris les coûts connexes, comme les frais de voyage) dépasse 50 000 $.

D.3.3 Enregistrement des dépenses liées aux séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle

Pour assurer un codage uniforme à l’échelle du gouvernement, toutes les dépenses de voyages engagées pour des activités de formation devraient être codées sous le code d’article économique correspondant à la formation, comme il est indiqué au tableau 3 du présent guide.

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une conférence, les dépenses devraient alors être enregistrées sous l’article économique 0823.

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une formation, les dépenses devraient alors être enregistrées sous l’article économique 0447.

D.3.4 Sommaire des situations où le pouvoir d’approbation est requis pour la formation, les conférences et les événements

Le tableau 6 illustre la distinction entre une formation, une conférence et un événement, et indique quand une approbation d’événement est requise.

Tableau 6 : différence entre formation, conférence et événements
Type de dépenses Description  Une approbation d’événement est-elle requise?
Formation Frais payés pour des activités d’apprentissages formelles qui comprennent un plan et des objectifs d’apprentissage établis et lorsque le principal but est de permettre aux participants d’acquérir ou de maintenir à jour ses compétences et ses connaissances. Non
Conférences Sont des événements et désignent les congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d’une discipline (par exemple, sciences, économie, technologie, gestion) ou en sont informés. Oui, à moins que la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle soit considérée comme une formation.
Événements Désigne notamment les rassemblements de personnes (y compris les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du ministère. Oui

D.4 Détermination et surveillance des dépenses d’événement

Pour déterminer l’approbation requise conformément aux seuils d’approbation d’événement dans le tableau 7, le coût total de l’événement doit être calculé.

Tableau 7 : seuils d’approbation d’événement
Pouvoir d’approbation Seuil
Ministre Montant supérieur à 50 000 $
Administrateur général Montant supérieur à 25 000 $ et jusqu’à au plus 50 000 $ 
Cadre supérieur du ministère ou son délégué 25 000 $ ou moins

Le calcul du total des coûts d’un ministère pour un seul événement doit comprendre les montants suivants :

  • frais de conférence;
  • frais de service professionnels;
  • frais d’accueil;
  • coûts d’hébergement;
  • frais de transport;
  • coûts des repas pendant le voyage;
  • taxes, pourboires et frais de service;
  • coûts engagés par le ministre compétent ou son personnel pour les activités liées aux programmes d’un ministère qui sont imputés au budget du ministère;
  • autres coûts pertinents directement attribuables à l’événement.

Ces coûts excluent les coûts salariaux et les autres frais de fonctionnement fixes ministériels engagés dans le cadre des activités courantes du ministère.

Lorsque les coûts initiaux d’un événement important sont payés par un ministère, mais que certains coûts seront remboursés par d’autres ministères ou participants externes, le pouvoir d’approbation de l’événement sera déterminé selon les coûts totaux de l’événement, avant tout remboursement. Les remboursements prévus devraient, toutefois, être communiqués à la personne chargée d’approuver l’événement.

Selon la sous-section D.2.2.4 de la directive du Conseil du Trésor, le DPF doit s’assurer que l’on communique au ministre compétent le coût estimé total pour l’ensemble des ministères participants, y compris le total des frais de voyage estimatifs, à titre indicatif, lorsque son approbation est requise pour un événement organisé par le ministère. Chaque ministère participant devra obtenir ses propres approbations de voyage et d’événement, s’il y a lieu.

Les ministères sont tenus de surveiller les coûts réels des événements en les comparant aux coûts prévus afin de minimiser les augmentations des coûts. Une nouvelle approbation devrait être obtenue s’il y a une hausse importante des coûts pour un événement à venir.

Annexe E : approbations et planification à l’égard des taxes

La taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et la taxe de vente du Québec (TVQ) doivent être incluses dans le total des coûts aux fins de la planification et de l’approbation, afin de déterminer le niveau de pouvoir d’approbation requis pour les voyages, l’accueil, les conférences et les événements. Aux fins de la comptabilisation des dépenses réelles de TPS/TVH et de TVQ, les ministères devraient imputer ces taxes au Compte des avances remboursables de la TPS/TVH ou au Compte d’avances remboursables de la TVQ, respectivement.

Les achats du gouvernement fédéral ne sont généralement pas assujettis à la taxe de vente provinciale (TVP), exception faite de la TVQ. Par contre, lorsqu’un employé utilise son argent ou sa carte individuelle de voyage pour payer des frais qui lui seront remboursés par la suite, comme un repas, un déplacement en taxi, une location de véhicule ou une chambre d’hôtel, la TVP sera imputée sur ces achats. Cette taxe devrait donc être comprise dans le total établi aux fins de planification et d’approbation. Les ministères devraient imputer ces montants au crédit pour dépenses de fonctionnement afin de comptabiliser la TVP remboursée à l’employé.

Annexe F : transparence en matière de dépenses de voyages, d’accueil et de conférence

Les ministères peuvent divulguer leurs dépenses de voyages, d’accueil et de conférence dans leur site Web ou sur le site ouvert.canada.ca. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recommande l’utilisation du site ouvert.canada.ca.

F.1 Divulgation proactive trimestrielle des dépenses de voyages et d’accueil

Les ministères doivent divulguer de façon proactive, chaque trimestre, tous les frais de voyage et d’accueil des employés de niveau supérieur, conformément à la sous-section 4.1.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (la directive du Conseil du Trésor).

Les ministères doivent suivre les consignes du Document d’orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil lorsqu’ils préparent leurs rapports trimestriels sur les dépenses de voyages et d’accueil.

F.2 Divulgation des reçus de voyage

La sous-section 4.1.2.3 de la directive du Conseil du Trésor exige que les reçus, justifiant les demandes d’indemnité de voyages afférentes des hauts fonctionnaires, soient disponibles sur demande et conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les ministères devraient informer les Canadiens que ces reçus sont accessibles sur le site Web ministériel ou le site ouvert.canada.ca, selon le cas. Les ministères devraient avoir établi des processus pour traiter les demandes de reçus de voyage. Ces processus devraient comprendre :

  • le consentement préalable des voyageurs pour la publication des reçus au moment où les reçus de voyage sont présentés;
  • l’examen des reçus, avant leur publication, pour vérifier la conformité à la législation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
  • la publication des reçus (par exemple, traduction et choix du moment).

F.3 Rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

Aux termes des modifications apportées à la directive du Conseil du Trésor en 2017, le total des dépenses de voyages réelles annuelles (cumul des dépenses de voyages totales pour les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) doit être divulgué pour chaque catégorie de voyage sur le site Web du ministère. Des explications continuent d’être requises pour les écarts des dépenses totales de voyages par rapport à l’exercice précédent. Voir les annexes G à I du présent guide pour obtenir les détails.

Annexe G : modèle et orientation pour la production de rapports annuels sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

G.1 Introduction

Le présent modèle et la présente orientation visent à aider les dirigeants principaux des finances (DPF) à planifier et à préparer le rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (VAC) de leur ministère. Ce rapport ne comprend pas les dépenses d’événement. Les sections ci-dessous présentent le contenu et le format attendus du rapport. Le respect du modèle et de l’orientation aidera à assurer l’uniformité et à réduire au minimum les efforts déployés à l’échelle du gouvernement dans la préparation des rapports au public sur les dépenses de VAC.

Selon la sous-section 4.1.3 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (directive du Conseil du Trésor), les ministères doivent divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d’accueil et de conférences sur leur site Web. Ils doivent également indiquer les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du rapport sur les résultats ministériels. Les ministères devraient afficher leurs rapports dans la section de leur site Web portant sur la divulgation proactive ou sur le site ouvert.canada.ca, comme il est indiqué à l’annexe F du présent guide.

G.2 Contenu du rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

Le rapport annuel sur les dépenses de VAC a pour objectif de fournir les éléments suivants :

  • le montant total des dépenses annuelles du ministère au chapitre des voyages, de l’accueil et des conférences;
  • des renseignements sur la façon dont les dépenses ont été engagées relativement au mandat et aux objectifs opérationnels du ministère;
  • une brève explication des écarts importants par rapport aux dépenses de l’exercice précédent, sauf s’il s’agit du premier rapport annuel dans le cas de nouveaux ministères (voir l’annexe H du présent guide).

Au cours des exercices précédents, les rapports annuels sur les dépenses de VAC rendaient compte des dépenses de voyages selon que les voyages étaient effectués par des fonctionnaires ou des non-fonctionnaires. Selon la sous-section A.2.2.11.1 de la directive du Conseil du Trésor, les ministères doivent indiquer les dépenses totales des fonctionnaires et des non-fonctionnaires pour chaque catégorie de voyages à compter de l’exercice 2017-2018.

Des renseignements comparatifs doivent être présentés pour chaque catégorie de voyages, et il faut expliquer les écarts par rapport au montant total des dépenses de voyages de l’exercice précédent. Les ministères ne sont pas tenus de déclarer de nouveau les dépenses de voyages pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017 par catégorie de voyages. Voir les annexes H et I du présent guide pour des modèles de rapports.

Les ministères fourniront également le montant total des dépenses de voyages internationaux de leur ministre et du personnel du ministre lorsque ces dépenses sont imputées au budget de leur ministère dans le cadre d’un programme ministériel (s’il y a lieu). Ces dépenses sont comprises dans les dépenses pour des catégories de voyages précises et sont déclarées de façon distincte au titre des voyages internationaux effectués par le ministre et le personnel du ministre. Consulter les Politiques à l’intention des cabinets des ministres afin d’obtenir une orientation sur les dépenses de voyages des ministres et de leur personnel.

Les nouveaux ministères ne présenteront pas de données pour l’exercice précédent. Ils ne commenceront à faire une comparaison avec l’exercice précédent et à donner des explications des écarts connexes que dans leur deuxième rapport annuel. Les ministères ayant fait l’objet d’une restructuration majeure devraient communiquer avec le Bureau du contrôleur général pour obtenir des conseils précis sur la production de rapports.

Les annexes H et I du présent guide offrent des modèles pour le premier rapport annuel et pour le deuxième rapport annuel et les rapports subséquents concernant les dépenses de VAC, respectivement.

G.3 Publication du rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

Les renseignements qui figurent dans le rapport annuel sur les VAC procurent un complément d’information aux renseignements détaillés sur les voyages et les activités d’accueil qui sont déjà divulgués de façon proactive sur le site Web des ministères ou le site ouvert.canada.ca. Les ministères devraient publier leur rapport annuel sur les VAC sur la même page Web de sorte que les lecteurs puissent trouver facilement ces renseignements.

Tous les rapports annuels sur les dépenses de VAC doivent être accessibles dans la section de leur site Web portant sur la divulgation proactive ou sur le site ouvert.canada.ca, conformément aux exigences en matière de tenue de l’information publique prévues dans la Loi sur l’accès à l’information.

G.4 Catégories de dépenses

G.4.1 Voyages

Les dépenses de voyages comprennent les dépenses suivantes des fonctionnaires et des non-fonctionnaires, y compris lorsqu’une agence de voyages facture les dépenses suivantes à un ministère :

  • le transport de personnes par avion, par train, par bateau, par autocar, par taxi et par taxi aérien ainsi que les péages autoroutiers;
  • les repas, les frais accessoires et les services d’hébergement, comme les hôtels, les motels, les résidences d’affaires, les appartements, les logements particuliers non commerciaux et les locaux d’hébergements du gouvernement ou d’une institution.

Les dépenses de voyages doivent être enregistrées à l’aide des cinq catégories de voyages qui sont présentées dans le tableau 3 du présent guide.

G.4.2 Dépenses d’accueil

Les dépenses d’accueil désignent les montants payés aux personnes pour mener des activités d’accueil conformément à la directive du Conseil du Trésor et pour les activités d’accueil régies par d’autres autorités, comme la politique sur l’accueil officiel à l’étranger, la Directive concernant les chefs de mission et la Directive sur les dépenses de représentation officielle d’Affaires mondiales Canada. Les dépenses d’accueil doivent être enregistrées sous l’article 0822 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

G.4.3 Dépenses de conférences

Les dépenses de conférences désignent les frais payés pour assister à une conférence, à un congrès, à une convention, à un séminaire d’information ou à un autre rassemblement officiel dans un lieu où les participants débattent d’un sujet ou sont avisés de l’état d’une discipline (par exemple, la science, l’économie, la technologie ou la gestion).

Les dépenses de conférences ne comprennent pas les montants engagés pour ce qui suit :

  • assister à un événement dans le but principal de suivre une formation destinée à maintenir ou à acquérir des compétences ou des connaissances (article 0447);
  • voyager afin de participer à une conférence (articles 0251 à 0265);
  • organiser une conférence (par exemple, location d’installations, accueil, location d’équipement);
  • participer à des séances de réflexion et à des réunions de planification du travail.

Les dépenses de conférence doivent être enregistrées sous l’article 0823 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

Annexe H : modèle pour le premier rapport annuel (nouveau ministère)

Rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

[Nom du ministère]

[Le présent modèle fournit du texte générique qui devrait figurer dans le rapport.]

Comme l’exige la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, le présent rapport fournit de l’information sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA, sauf l’information non divulguée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par un ministère ou un organisme fédéral sont liées à des activités qui appuient le mandat du ministère ou de l’organisme et les priorités gouvernementales.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] soutiennent l’exécution des programmes et la prestation des services fondamentaux suivants pour les Canadiens :

  • [Décrivez, en quelques phrases, le mandat du ministère, ses principaux programmes et les liens avec les lois ou les règlements fondamentaux, afin d’aider les lecteurs à comprendre les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par le ministère, et en quoi ces dépenses soutiennent le mandat du ministère.]
  • [Afin d’éviter la répétition de renseignements, incluez des hyperliens vers des sections du plan ministériel du ministère, du rapport sur les résultats ministériels ou d’autres sources de renseignements publics pertinents.]

Dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

[Nom du ministère]

Exercice se terminant le 31 mars AAAA
Catégorie de dépenses Dépenses (en milliers de dollars)
Total [A+B+C] $
Voyages internationaux du ministre et du personnel du ministre (compris dans Voyages) $
Voyages
Activités opérationnelles $
Principaux intervenants $
Gouvernance interne $
Formation $
Autre $
A. Montant total des dépenses de voyages $
B. Accueil $
C. Frais de conférence $

Nota [s’il y a lieu] : Ce ministère est [nouveau/a fait l’objet d’une restructuration]. Par conséquent, aucune comparaison avec l’exercice précédent n’est fournie.

Annexe I : modèle pour le deuxième rapport annuel et les rapports subséquents

Rapport annuel sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

[Nom du ministère]

[Le présent modèle fournit du texte générique qui doit figurer dans le rapport.]

Comme l’exige la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, le présent rapport fournit de l’information sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA, sauf l’information non divulguée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par un ministère ou un organisme fédéral sont liées à des activités qui appuient le mandat du ministère ou de l’organisme et les priorités du gouvernement.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] soutiennent l’exécution des programmes et la prestation des services fondamentaux suivants pour les Canadiens :

  • [Décrivez, en quelques phrases, le mandat du ministère, ses principaux programmes et les liens avec les lois ou les règlements fondamentaux afin d’aider les lecteurs à comprendre les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par le ministère, et en quoi ces dépenses soutiennent le mandat du ministère.]
  • [Afin d’éviter la répétition de renseignements, incluez des hyperliens vers des sections du plan ministériel, du rapport sur les résultats ministériels ou d’autres sources de renseignements publics pertinents.]
  • [Mentionnez les changements importants apportés à la structure ou aux programmes (par exemple, les nouveaux programmes ou les nouvelles initiatives, l’augmentation des budgets des programmes, les fusions avec d’autres ministères ou les programmes qui prennent fin graduellement) si ces changements ont un lien direct avec des écarts par rapport aux dépenses de l’exercice précédent.]

Dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

[Nom du ministère]

Exercice se terminant le 31 mars AAAA
Catégorie de dépenses Dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA (en milliers de dollars) [exercice en cours] Dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA (en milliers de dollars) [exercice précédent] Écart (en milliers de dollars)
Total [A+B+C] $ $ $
Voyages internationaux effectués par le ministre et le personnel du ministre (compris dans Voyages) $ $ $
Voyages
Activités opérationnelles $ $ Sans objet
Principaux intervenants $ $ Sans objet
Gouvernance interne $ $ Sans objet
Formation $ $ Sans objet
Autre $ $ Sans objet
A. Total des dépenses de voyages $ $ $
B. Accueil $ $ $
C. Frais de conférences $ $ $

Écarts importants par rapport à l’exercice précédent

[S’il y a lieu, expliquez brièvement les écarts importants par rapport aux dépenses de l’exercice précédent pour chaque catégorie.]

Voyages : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses de voyages du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].

Accueil : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses d’accueil du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].

Frais de conférence : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les frais de conférence du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution].

Le ministre et le personnel exempté du ministre : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses ministérielles liées aux voyages internationaux du ministre et de son personnel exempté ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].

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