Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Fournit des directives détaillées sur le traitement des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
Modification : 2017-04-01

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive entre en vigueur le .
  • 1.2Cette directive remplace la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements datée du .

2. Autorisations et pouvoirs

3. Objectifs et résultats attendus

  • 3.1Les objectifs énoncés à l’article 3 de la Politique sur la gestion financière s’appliquent à cette directive.
  • 3.2Les résultats attendus énoncés à l’article 3 de la Politique sur la gestion financière s’appliquent à cette directive.

4. Exigences

  • 4.1Le dirigeant principal des finances (DPF) a les responsabilités suivantes :
    • 4.1.1Approuver le budget total annuel du ministère pour les voyages, l’accueil et les conférences.
    • 4.1.2Divulguer chaque trimestre tous les frais de voyage et d’accueil ministériels à l’égard des employés de niveau supérieur aux échelons des sous‑ministres, des sous-ministres délégués, des sous‑ministres adjoints et aux échelons équivalents, par l’intermédiaire de son site Web. En outre :
      • 4.1.2.1Les personnes qui occupent ces postes de niveau supérieur à titre intérimaire sont également assujetties à cette obligation de divulgation.
      • 4.1.2.2La divulgation des voyages pour chaque employé de niveau supérieur doit comprendre la durée du voyage, les endroits visités, les frais de transport, d’autres frais (comme le logement et les repas) et le montant total engagé.
      • 4.1.2.3Les reçus, justifiant les demandes d’indemnité de voyages afférentes, seront disponibles sur demande et conformément à la législation sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels.
      • 4.1.2.4La divulgation de l’accueil par chaque employé de niveau supérieur doit comprendre les dates, une description de l’objectif et de la forme d’accueil, les participants (comme le nombre de fonctionnaires et de non‑fonctionnaires), l’endroit et le montant total engagé.
      • 4.1.2.5La divulgation des frais de voyage et d’accueil doit être publiée dans les 30 jours suivant la fin de chaque trimestre.
    • 4.1.3Divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d’accueil et de frais de participation aux conférences respectivement pour le ministère, par le biais de son site Web, y compris les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement.
    • 4.1.4S’assurer que les normes pour les voyages, l’accueil, les conférences et les événements énoncés de l’annexe A à l’annexe D, sont clairement communiquées au personnel ministériel.
  • 4.2Les cadres supérieurs du ministère et les gestionnaires délégués ont les responsabilités suivantes dans leurs secteurs de responsabilité :
    • 4.2.1Tenir compte, dans le processus d’approbation, des solutions de rechange permettant d’éviter ou de réduire au minimum les coûts des voyages, d’accueil, des conférences et des événements;
    • 4.2.2S’assurer que les dépenses se rapportant aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements sont nécessaires à l’appui du mandat, des activités opérationnelles, des objectifs et des priorités du ministère;
    • 4.2S’assurer que les normes pour les voyages, l’accueil, les conférences et les événements énoncés de l’annexe A à l’annexe D sont appliquées.

5. Rôles d’autres organisations gouvernementales

  • 5.1Sans objet.

6. Application

  • 6.1Cette directive s’applique aux organisations énumérées à l’article 6 de la Politique sur la gestion financière.
  • 6.2En ce qui concerne les administrateurs généraux du Bureau du vérificateur général du Canada, du Bureau du directeur général des élections du Canada, du Commissariat au lobbying du Canada, du Commissariat aux langues officielles, du Commissariat à l’information du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et du Commissariat à l’intégrité du secteur public, la directive leur confère l’entière responsabilité de l’exercice du pouvoir d’approbation ministériel, y compris la délégation du pouvoir d’approbation aux gestionnaires appropriés.
  • 6.3L’annexe B de la présente directive ne s’applique pas aux activités d’accueil régies par la politique sur l’accueil officiel à l’étranger (AOE) adoptée par Affaires mondiales Canada, par les directives concernant les chefs de mission et par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur.

7. Références

8. Demandes de renseignements


Annexe A : Normes sur les voyages

A.1 Date d’entrée en vigueur

  • A.1.1La présente norme entre en vigueur le .
  • A.1.2La présente norme remplace l’annexe 1 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements datée du .

A.2 Normes

  • A.2.1La présente norme fournit des précisions sur les exigences indiquées aux sections 4.1 et 4.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
  • A.2.2Le DPF est responsable des normes suivantes :

    Planification

    • A.2.2.1S’assurer que les voyages à l’égard à la fois des fonctionnaires et des non‑fonctionnaires sont évités lorsque cela est approprié et que les voyages sont économiques, y compris :
      • A.2.2.1.1Limiter le nombre de voyageurs ministériels au minimum nécessaire afin de mener les activités du gouvernement;
      • A.2.2.1.2Sélectionner le moyen de déplacement le plus économique au moment de réserver le transport, l’hébergement et les installations de réunion;
    • A.2.2.2S’assurer que les droits liés aux voyages en vertu des dispositions des Directives sur le service extérieur du CNM, de la Directive sur la réinstallation du CNM ou de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du CNM ne sont pas assujettis aux dispositions sur l’engagement des dépenses de voyages aux termes de la présente annexe. Les frais de voyage autorisés par ces directives doivent être codés dans le plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale exclusivement pour ces articles;
    • A.2.2.3Informer les ministres et les membres de leur personnel exonéré que les voyages entrepris à l’appui des opérations ministérielles ne sont pas assujettis aux dispositions sur l’engagement des dépenses de voyages aux termes de la présente annexe.

    Autorisation de voyager (Pouvoir d’approbation nécessaire pour l’engagement des dépenses)

    • A.2.2.4S’assurer que les pouvoirs d’approbation des voyages qui sont délégués aux échelons inférieurs à l’échelon des cadres supérieurs du ministère sont appuyés par les besoins opérationnels qui suivent :
      • A.2.2.4.1Les activités opérationnelles des programmes sont réparties sur plusieurs régions ou pays et il n’y a aucun cadre supérieur du ministère dans certains bureaux;
      • A.2.2.4.2Les exigences opérationnelles en matière de voyages sont fréquentes et pourraient concerner un nombre important de voyageurs et lorsque la concentration des approbations sur un poste pourrait engendrer des retards;
      • A.2.2.4.3Lorsqu’un éventuel retard dans l’obtention de l’approbation pourrait nuire à l’intérêt public ou à la prestation en temps opportun des services ou des activités du ministère.
    • A.2.2.5S’assurer que l’autorisation de voyager est exercée de l’une des manières suivantes :
      • A.2.2.5.1Approbation par le gestionnaire délégué pour un voyage;
      • A.2.2.5.2Approbation par le gestionnaire délégué d’un plan de voyage qui couvre raisonnablement les éléments d’autorisation du tableau 1.
        • A.2.2.5.2.1Les modifications importantes relativement aux voyages figurant dans le plan de voyage doivent être approuvées à nouveau par le gestionnaire délégué;
    • A.2.2.6S’assurer que les pouvoirs d’approbation des voyages exigés aux termes de la présente directive ne s’appliquent pas à ce qui suit :
      • A.2.2.6.1Les déplacements locaux dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituels d’un fonctionnaire;
      • A.2.2.6.2Les déplacements requis pour intervenir rapidement en cas d’événements urgents et imprévus dans le cadre desquels un fonctionnaire doit offrir une expertise ou assurer la prestation de programmes ou de services ministériels visant à protéger la santé et la sécurité;
        • A.2.2.6.2.1L’approbation de l’engagement des dépenses pour ces voyages d’urgence peut être autorisée par le gestionnaire du centre financier approprié et une divulgation subséquente des frais de voyage doit être fournie au cadre supérieur du ministère approprié;
    • A.2.2.7S’assurer que les catégories de voyages suivantes sont indiquées dans le cadre de l’autorisation de voyager pour chaque voyage proposé :
      • A.2.2.7.1Activités opérationnelles – les voyages requis pour appuyer les activités opérationnelles du ministère (autres que les catégories suivantes), les exigences législatives ou juridiques;
      • A.2.2.7.2Principaux intervenants – les voyages nécessaires afin de mobiliser les principaux intervenants relativement à des questions comme la politique, l’élaboration ou le renouvellement de programmes ou de règlements;
      • A.2.2.7.3Gouvernance interne – les voyages nécessaires pour appuyer une bonne gouvernance ministérielle interne;
      • A.2.2.7.4Formation – les voyages qui permettent la formation de fonctionnaires;
      • A.2.2.7.5Autres voyages;
    • A.2.2.8Les données sur les voyages du tableau 1 doivent être incluses, à tout le moins, dans le formulaire d’autorisation de voyager aux fins de l’engagement des dépenses.
      Tableau 1 Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager
      Élément Description
      A. Objectif Résumez l’objectif du voyage
      B. Catégorie Inclure la catégorie applicable selon le paragraphe A.2.2.7. Présentez une explication détaillée concernant le but du voyage si la catégorie « Autres voyages » est sélectionnée.
      C. Voyageur à titre de fonctionnaire ou non-fonctionnaire Indiquez s’il s’agit d’un fonctionnaire ou un non-fonctionnaire
      D. Présence virtuelle ou autres solutions de réunions à distance Raison pour laquelle la présence virtuelle ou une autre solution de réunion à distance n’a pu être appliquée
      E. Nombre de voyageurs Justification du nombre de voyageurs quant à l’applicabilité du voyageur nommé à l’objectif énoncé
      F. Mode de transport Indiquez la raison d’être et le coût estimatif de l’utilisation de chacun des modes de transport applicables : avion, train, taxi, propre véhicule, véhicule loué ou autre.
      G. Hébergement Indiquez la raison d’être et le coût estimatif de l’hébergement sélectionné
      H. Repas Indiquez le coût estimatif des repas fondé sur l’indemnité de repas établie dans la Directive sur les voyages du Conseil National Mixte, excluant les repas qui sont payés dans le cadre de l’activité ou du transport
      I. Frais accessoires et autres Indiquez le coût estimatif des faux frais et autres coûts fondés sur les indemnités prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil National Mixte
    • A.2.2.9Agir en tant que délégataire du pouvoir d’approbation des voyages dans les situations où le voyageur est l’administrateur général;
    • A.2.2.10S’assurer que les autorisations générales de voyager (AGV), comme précisé dans la Directive sur les voyages du Conseil National Mixte incluront tous les renseignements visés au tableau 1 et refléteront les meilleures estimations des coûts connus.

    Rapports supplémentaires

    • A.2.2.11S’assurer que le ministère recueille et conserve ce qui suit dans son système de gestion financière ministériel ou tout système connexe :
      • A.2.2.11.1La catégorie de voyage (élément B) pour les voyages autorisés;
      • A.2.2.11.2Les éléments de données autorisés et réels afférents F à I précisés dans le tableau 1;
    • A.2.2.12Divulguer le cumul des coûts réels des catégories de voyage, indiquées au paragraphe 4.1.3, dans le site Web du ministère.

Annexe B : Normes sur l’accueil

B.1 Date d’entrée en vigueur

  • B.1.1La présente norme entre en vigueur le .
  • B.1.2La présente norme remplace l’annexe 2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements datée du .

B.2 Normes

  • B.2.1La présente norme fournit des précisions sur les exigences indiquées aux sections 4.1 et 4.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
  • B.2.2Le DPF est responsable des normes suivantes :

    Planification

    • B.2.2.1S’assurer que les décisions d’offrir l’accueil sont mûrement réfléchies et sont nécessaires en fonction de la courtoisie, de la diplomatie, du protocole ou pour faciliter le bon déroulement des activités du gouvernement.
    • B.2.2.2S’assurer que l’offre d’aliments et de boissons est conforme aux limites du coût indiqué au tableau 2 lorsque :
      • B.2.2.2.1Le coût standard par personne est le coût du repas par personne qui devrait être appliqué dans des circonstances normales.
        Tableau 2 – Aliments et boissons : Coût maximum par personne (fondé sur les indemnités établies dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte)
        Aliments et boissons Coût standard par personne Coût maximum par personne
        Petit déjeuner 1,5 X indemnité de petit déjeuner 1.5 X coût standard par personne
        Rafraîchissements 0,5 X indemnité de petit déjeuner
        Déjeuner 2,0 X indemnité de déjeuner
        Réception 2,0 X indemnité de petit déjeuner
        Dîner 1,75 X indemnité de dîner
    • B.2.2.3S’assurer que, lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, l’accueil peut uniquement être offert dans des situations où :
      • B.2.2.3.1La participation est requise dans des réunions opérationnelles, de la formation ou des événements qui s’étirent au-delà des heures normales de travail lorsque :
        • B.2.2.3.1.1Il n’y a aucune installation à proximité ou appropriée pour obtenir des rafraîchissements ou des repas; ou
        • B.2.2.3.1.2 La dispersion des membres du personnel n’est ni efficace ni efficiente;
    • B.2.2.4S’assurer que les repas fournis aux fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions, lorsqu’un ministère n’exerce aucun pouvoir discrétionnaire quant à leur fourniture, ne sont pas assujettis à l’autorisation relative aux frais d’accueil en vertu de la présente directive;
    • B.2.2.5S’assurer que l’accueil, y compris l’un des éléments suivants, n’est offert qu’à des non‑fonctionnaires et au nombre minimum requis de fonctionnaires pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole :
      • B.2.2.5.1Boissons alcoolisées;
      • B.2.2.5.2Activités de divertissement;
      • B.2.2.5.3Transport local à transportation à destination et à partir d’un événement ou d’une activité;
      • B.2.2.5.4Location d’installations et des éléments connexes qui sont liés aux fins d’accueil de façon directe et inhérente.

    Autorisation d’accueil (Pouvoir d’approbation requis pour l’engagement des dépenses)

    • B.2.2.6Obtenir l’approbation du ministre pour les éléments suivants des activités d’accueil, à moins qu’un des éléments ou l’ensemble de ceux-ci aient fait l’objet d’une délégation par le ministre à l’administrateur général :
      • B.2.2.6.1Des frais d’accueil associés à un événement dont le coût total dépasse 10 000 $;
      • B.2.2.6.2Des boissons alcoolisées seront servies;
      • B.2.2.6.3Le coût des aliments et boissons dépasse le coût standard par personne, sans dépasser le coût maximum par personne (tableau 2);
      • B.2.2.6.4Le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum par personne (tableau 2);
      • B.2.2.6.5Un divertissement sera offert;
      • B.2.2.6.6Des activités d’accueil ou de divertissement seront offertes à une personne qui accompagne un participant;
      • B.2.2.6.7Les activités d’accueil payées par le gouvernement fédéral se dérouleront dans la résidence d’un fonctionnaire.
    • B.2.2.7Obtenir l’approbation de l’administrateur général pour ce qui suit :
      • B.2.2.7.1Lorsque les frais d’accueil totaux dépassent 3 000 $, sans dépasser 10 000 $, et, si le pouvoir est délégué à l’administrateur général, n’importe lequel des éléments énumérés au paragraphe B.2.2.6 nécessitant l’approbation du ministre qui sont présents.
    • B.2.2.8S’assurer que l’approbation des activités d’accueil par un cadre supérieur du ministère ou par le gestionnaire délégué est obtenue quand le total des frais d’accueil lié à l’événement est inférieur à 3 000 $ et qu’aucun des éléments énumérés aux paragraphes B.2.2.6 n’est présent.
    • B.2.2.9S’assurer que, à l’exception du ministre, l’approbation des frais d’accueil est obtenue auprès d’une autre personne ayant un pouvoir d’approbation approprié lorsque la personne qui approuverait normalement les frais d’accueil est également un participant à l’événement d’accueil;
    • B.2.2.10Approuver les frais d’accueil jusqu’à concurrence des limites établies au paragraphe B.2.2.7 lorsque l’administrateur général est présent à un événement d’accueil et que son approbation des frais d’accueil serait normalement requise.
    • B.2.2.11S’assurer que les autorisations générales pour l’accueil (AGA) pour l’engagement des dépenses, ce qui ne comprend aucun des éléments exigeant l’approbation ministérielle établie au paragraphe B.2.2.6 ou qui sont délégués à l’administrateur général sont :
      • B.2.2.11.1Approuvés aux fins d’utilisation à l’intérieur d’un exercice financier donné;
      • B.2.2.11.2Appuyés par une justification solide et une surveillance adéquate, de la responsabilité et des contrôles, y compris 
        • B.2.2.11.2.1Des rapports trimestriels périodiques portant, à tout le moins, sur les dépenses d’accueil prévues et réelles des autorisations générales pour l’accueil;
      • B.2.2.11.3Approuvés de nouveau pour les frais d’accueil individuels avant leur occurrence, si possible, lorsqu’il existe des exceptions aux paramètres des AGA.

Annexe C : Normes sur les conférences

C.1 Date d’entrée en vigueur

  • C.1.1La présente norme entre en vigueur le .
  • C.1.2La présente norme remplace l’annexe 3 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements datée du .

C.2 Normes

  • C.2.1La présente norme fournit des précisions sur les exigences indiquées aux sections 4.1 et 4.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
  • C.2.2Le DPF est responsable des normes suivantes :

    Planification

    • C.2.2.1S’assurer que l’objectif de participation à une conférence est précisé dans le document applicable autorisant la participation à la conférence. Lorsque des voyages sont prévus, les éléments des autorisations de voyager inscrits au tableau 1 de 1’annexe A s’appliqueront.
    • C.2.2.2Limiter le nombre de fonctionnaires d’un ministère participant à une conférence au minimum nécessaire pour réaliser l’objectif ministériel.

    Autorisation de participation aux conférences Pouvoir d’approbation requis pour l’engagement des dépenses)

    • C.2.2.3S’assurer que l’autorité d’approbation des frais de conférence établie dans le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du ministère correspond au niveau des cadres supérieurs du ministère.
    • C.2.2.4S’assurer que lorsque plusieurs fonctionnaires participent à la même conférence, l’approbation de l’événement est obtenue pour le total des coûts prévus de la conférence, comme décrit à l’annexe D.

Annexe D : Normes sur les événements

D.1 Date d’entrée en vigueur

  • D.1.1La présente norme entre en vigueur le .
  • D.1.2La présente norme remplace l’annexe 4 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements datée du .

D.2 Normes

  • D.2.1La présente norme fournit des précisions sur les exigences indiquées aux sections 4.1 et 4.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
  • D.2.2Le DPF est responsable des normes suivantes :

    Planification

    • D.2.2.1S’assurer qu’un nombre approprié de fonctionnaires participent à un événement lorsque les coûts totaux sont présentés aux fins d’approbation, conformément à ce qui est précisé aux paragraphes D.2.2.3 à D.2.2.6.
    • D.2.2.2S’assurer que les activités de formation ne sont pas considérées comme un événement et qu’elles sont approuvées dans le cadre d’un plan individuel de formation par le gestionnaire délégué et tel qu’énoncé dans le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du ministère.

    Autorisation d’événement (Pouvoir d’approbation requis pour l’engagement des dépenses)

    • D.2.2.3Obtenir l’approbation du ministre lorsque le coût total d’un événement dépasse 50 000 $ pour le ministère.
    • D.2.2.4S’assurer que l’on communique au ministre le coût estimé total pour l’ensemble des ministères participant, y compris le total des frais de voyage estimatifs, à titre indicatif, lorsque son approbation est requise pour un événement organisé par le ministère.
    • D.2.2.5Obtenir l’approbation de l’administrateur général pour les événements dont le coût total pour le ministère dépasse 25 000 $, mais est égal ou inférieur à 50 000 $.
    • D.2.2.6S’assurer que l’approbation d’un cadre supérieur du ministère ou d’un gestionnaire délégué d’un événement est obtenue lorsque le coût total associé à l’événement pour le ministère ne dépasse pas 25 000 $.

Annexe E : Définitions

accueil (hospitality)
Consiste en la fourniture de repas, de boissons et de rafraîchissements dans le cadre d’événements qui sont nécessaires à la conduite efficace des affaires du gouvernement et à des fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
activités de divertissement (entertainment activities)
L’action de se voir offrir de l’amusement ou du plaisir et comprend notamment, mais n’est pas limité aux billets pour assister à des spectacles musicaux, des pièces de théâtre, des événements sportifs ou d’autres activités du même genre, des visites d’attractions touristiques locales ou autres et d’autres activités similaires, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
activités opérationnelles (operational activities)

Signifie les activités entreprises en vue de l’exécution des programmes et de la prestation des services du Ministère, y compris la prestation de services internes ministériels.

Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu’ils entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ou en appui direct à ces dernières, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d’autres documents semblables.

Tout rassemblement de personnes dont l’objectif n’est pas de mener des activités opérationnelles est défini comme un « événement ».

autorisation générale pour l’accueil (blanket hospitality authority)
autorisation d’effectuer des activités d’accueil de nature continuelle ou répétitive, lorsque ce n’est pas pratique ou administrativement efficace d’obtenir une approbation préalable pour chaque activité d’accueil individuelle.
conférences (conferences)
Sont des événements et désigne les congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d’une discipline (par exemple, sciences, économie, technologie, gestion, etc.) ou en sont informés. (La présente définition est fondée sur l’article de dépenses 0823 – Frais de participation aux conférences du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale).
événements (events)

Désigne notamment les rassemblements de personnes (y compris les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du Ministère. Parmi les exemples d’événements, il y a notamment :

  • les journées de réflexion de la direction et du personnel;
  • la participation aux conférences;
  • Les cérémonies de remise de prix et de reconnaissance;
  • les célébrations ministérielles.
formation (training)
Frais payés pour des activités d’apprentissages formelles qui comprennent un plan et des objectifs d’apprentissage établis et lorsque le principal but est de permettre aux participants d’acquérir ou de maintenir à jour ses compétences et ces connaissances.
rafraîchissements (refreshments)
comprennent des boissons ou des aliments, ou les deux (par exemple, des collations) servis entre les repas.
réception (reception)
Une fonction sur période de temps prolongée où des aliments peuvent être servis aux participants, suivis ou non d’un repas.
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