Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Fournit des directives détaillées sur le traitement des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
Modification : 2017-04-01

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Glossaire

accueil (hospitality)
Consiste en la fourniture de repas, de boissons et de rafraîchissements dans le cadre d'événements qui sont nécessaires à la conduite efficace des affaires du gouvernement et à des fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
activités de divertissement (entertainment activities)
L'action de se voir offrir de l'amusement ou du plaisir et comprend notamment, mais n'est pas limité aux billets pour assister à des spectacles musicaux, des pièces de théâtre, des événements sportifs ou d'autres activités du même genre, des visites d'attractions touristiques locales ou autres et d'autres activités similaires, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
activités opérationnelles (operational activities)

Signifie les activités entreprises en vue de l'exécution des programmes et de la prestation des services du Ministère, y compris la prestation de services internes ministériels.

Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu'ils entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ou en appui direct à ces dernières, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d'autres documents semblables.

Tout rassemblement de personnes dont l'objectif n'est pas de mener des activités opérationnelles est défini comme un « événement ».

autorisation générale pour l'accueil (blanket hospitality authority)
autorisation d'effectuer des activités d'accueil de nature continuelle ou répétitive, lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable pour chaque activité d'accueil individuelle.
cadres supérieurs du ministère (senior departmental managers)
Aux fins de la Politique sur la gestion financière, les cadres supérieurs du ministère sont généralement des gestionnaires ministériels qui relèvent directement d'un administrateur général et qui sont responsables d'une gestion financière efficace dans leur domaine de responsabilité.
conférences (conferences)
Sont des événements et désigne les congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d'une discipline (par exemple, sciences, économie, technologie, gestion, etc.) ou en sont informés. (La présente définition est fondée sur l'article de dépenses 0823 – Frais de participation aux conférences du Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale).
contrôle interne en matière de gestion financière (internal control over financial management)
Un ensemble de mesures et d'activités qui fournit une assurance raisonnable de l'efficacité et de l'efficience des activités de gestion financière du ministère.
contrôle interne en matière de rapports financiers (internal control over financial reporting)
Un sous-ensemble du système de contrôle interne de la gestion financière. Il s'agit d'un ensemble de mesures et d'activités qui permettent aux cadres supérieurs et aux utilisateurs d'états financiers d'avoir une assurance raisonnable de la précision et de l'intégralité des états financiers du ministère.
événements (events)

Désigne notamment les rassemblements de personnes (y compris les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du Ministère. Parmi les exemples d'événements, il y a notamment :

  • les journées de réflexion de la direction et du personnel;
  • la participation aux conférences;
  • Les cérémonies de remise de prix et de reconnaissance;
  • les célébrations ministérielles.
formation (training)
Frais payés pour des activités d'apprentissages formelles qui comprennent un plan et des objectifs d'apprentissage établis et lorsque le principal but est de permettre aux participants d'acquérir ou de maintenir à jour ses compétences et ces connaissances.
gestion financière (financial management)
Le continuum des activités à caractère financier entreprises pour assurer une utilisation avisée, prudente, efficace, efficiente et économique des fonds publics.
plan financier ministériel (financial plan)
Un plan pluriannuel fournissant un fondement pour la détermination des éléments du travail et des priorités à livrer pour achever le mandat et les programmes ministériels. Il soutient l'élaboration du budget ministériel en cours d'exercice et des allocations de ressources afférentes.
pouvoirs financiers (financial authorities)

Ce terme englobe :

rafraîchissements (refreshments)
comprennent des boissons ou des aliments, ou les deux (par exemple, des collations) servis entre les repas.
rapport financier (financial reporting)
Rapports financiers et divulgations internes et externes. L'établissement de rapports financiers à l'interne peut comprendre des renseignements financiers qui soutiennent la prise de décision, l'évaluation du risque, la planification, la budgétisation, l'allocation des ressources, la comptabilité et les évaluations et rapports de rendement. L'établissement de rapports externes comprend tous les états financiers, les rapports ou les divulgations, y compris ceux préparés par le Parlement ou faits pour être rendus publics.
réception (reception)
Une fonction sur période de temps prolongée où des aliments peuvent être servis aux participants, suivis ou non d'un repas.
risque financier majeur (critical financial risk)
Dans le cas où il y a une probabilité raisonnable qu'une obligation non financée importante fasse surface, le ministère pourrait ne pas pouvoir remplir son mandat, ou pourrait sérieusement entacher la réputation du gouvernement du Canada. La détermination de risques financiers critiques se fait en fonction de l'environnement opérationnel du ministère et le jugement professionnel des cadres.
système de gestion financière (SGF) (financial management system (FMS))
Il s'agit d'une combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles, cette combinaison étant catégorisée comme un système de programme ou un système central qui produit de l'information financière et de l'information non financière connexe.
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