ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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5.0 Planifier

Afin d'établir une norme à laquelle peuvent être mesurés les progrès réalisés par les ministères en matière de continuité des opérations, des plans doivent être développés et mis en œuvre. Omettre d'élaborer ces plans peut avoir des répercussions importantes sur le degré de préparation des ministères pour affronter des situations d'urgence.

5.1 Processus

Note : L'activité de planification est inspirée de l'étape « Planifier » de l'IGL [CRM Guidebook, chapitre 6, page 53].

Les trois premières étapes terminées, les ministères peuvent ensuite élaborer des plans pour s'attaquer aux risques et assurer le maintien des opérations. Deux plans doivent être élaborés :

2. Plan d'action contre le risque. Ce plan portera sur les risques connus et contiendra des stratégies précises pour aborder les risques; et
4. Plan de préparation pour la continuité des opérations. Ce plan couvre tous les éléments nécessaires pour intervenir et se remettre en cas de crise. Il comporte des plans de conformité et de mesures d'urgence, lesquels ont été conçus pour s'attaquer à des situations ou à des risques particuliers; des scénarios d'urgence pour faire des liens entre les situations de risque possibles; des plans d'intervention d'urgence et des plans de reprise des activités.

Ces plans devraient être développés par les membres de la structure de gouvernance affectés aux diverses parties du processus de continuité des opérations (c'est-à-dire le plan d'action, la planification de mesures d'urgence, la gestion de crises et la reprise des activités).

Le processus à adopter consiste à fournir les renseignements identifiés dans le gabarit correspondant, et plus particulièrement à mobiliser les ressources pour mettre ces plans en application.

L'objet de cette démarche est de déterminer quelles mesures devraient être prises, le cas échéant, pour atténuer le risque identifié. La planification de mesures de réduction du risque répond aux questions suivantes :

Tableau 7 : Questions visant à élaborer un plan d'action

Question	Explication
À qui appartient le risque ?	La responsabilité doit être déterminée pour chaque élément de risque.
Comment pouvons-nous l'aborder?	Une approche ou une stratégie doivent être élaborées pour s'attaquer à l'élément de risque identifié.
Quelles mesures doivent être prises et quelle sera leur étendue?	Il faut décider des mesures à prendre et prévoir leur portée.

Les plans d'action qui résultent de cette démarche devront ensuite être mis en œuvre en fonction des responsabilités attribuées.

L'objet du plan de préparation pour la continuité des opérations est d'aborder tous les éléments nécessaires pour intervenir et rétablir les opérations quand survient une crise. Essentiellement, ce plan répond également à des questions fondamentales comme celles énoncées dans le tableau suivant :

Tableau 8 : Questions visant à élaborer un plan pour la continuité des opérations

Question	Explication
Où sont les risques? Où devrions-nous développer des mesures d'urgence? Quelles seront ces mesures?	Les ministères doivent concevoir des plans de conformité de même que des plans d'intervention d'urgence dans tous les secteurs qui sont vulnérables.
Quels sont les scénarios vraisemblables en cas de crise?	Les ministères doivent tenter de prévoir des scénarios de crise possibles afin de mettre au point des mesures d'intervention efficaces pour y faire face.
Que faut-il faire pour se remettre de ces crises?	Les ministères doivent déterminer ce qui doit être fait pour reprendre le cours normal des opérations après avoir affronté une situation de crise ou appliqué un plan d'urgence.

Ces deux plans font l'objet d'exemples.

5.2 Circulation des données

Figure 6 – Circulation des données – étape « Planifier »

Les données suivantes sont nécessaires :

Données

Tableau 9 : Entrée de données – étape « Planifier »

Entrée de données	Description
Fiche(s) de renseignements sur le risque	Renseignements sur le risque obtenus au cours de l'étape « Analyser ».
Rapport d'évaluation du risque	Contient des renseignements sur le risque ainsi que d'autres données comme les observations et les problèmes.
Énoncé des besoins pour la continuité des opérations et évaluation de la capacité d'application	Renseignements obtenus au cours de l'étape « Analyser » qui fait état des besoins en matière de planification des mesures d'urgence.

Résultats attendus

Les documents produits au terme de cette étape sont les suivants :

1. Fiches de renseignements sur le risque à jour, incluant des données relatives au plan d'action pour réduire le risque; et
2. Plan de préparation pour la continuité des opérations, contenant des scénarios en cas de crise, des plans d'urgence, un plan d'intervention et un plan de reprise des opérations.

5.3 Techniques et outils

Le tableau 10 résume les techniques et outils employés pour cette étape. On trouvera des précisions à ce sujet dans les annexes ou dans les documents cités.

Tableau 10 : Techniques et outils pour planifier

Activité	Techniques et outils
Planifier	Procédure détaillée — étape « Planifier » (Annexe O); Fiche de renseignements sur le risque (Annexe I); Diagramme décisionnel [CRM Guidebook, chapitre A-21, page 411); Remue-méninges [CRM Guidebook, chapitre A-7, page 295].
Élaborer un plan de préparation pour la continuité des opérations	Table des matières — Exemple de planification de mesures d'urgence (Annexe P). Procédure détaillée — Définition de scénarios en cas de crise (Annexe Q). Table des matières — Exemple de plan d'intervention en cas de crise (Annexe R). Table des matières — Exemple de plan de reprise des opérations (Annexe S).

5.4 Lignes directrices et conseils

Voici des lignes directrices et des conseils qui peuvent faciliter la réalisation de cette étape.

1. Planifier en fonction des risques importants d'abord (ceux qui sont susceptibles de se produire dans un avenir rapproché et d'entraîner des répercussions importantes);
2. Planifier efficacement (garder en tête la rentabilité des plans proposés);
3. Faire en sorte que les plans d'action s'attaquent à la source du risque;
4. Veiller à ce que les intervenants majeurs soient présents et participent à la démarche de planification;
5. Appliquer les plans d'action en temps opportun pour contrôler les risques de manière efficace;
6. Informer les membres de la structure de gouvernance de la stratégie de réduction du risque et des plans d'action (conformément aux fiches actualisées de renseignements sur le risque); et

S'assurer que les efforts consacrés à l'élaboration de plans d'urgence soient proportionnels au degré d'exposition de chacune des fonctions (c.-à-d. plus le degré d'exposition est élevé, plus l'effort consacré à la planification d'urgence sera important).