ARCHIVÉ - Guide d'évaluation des investissements en GI/TI

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Questionnaire

Questions du guide d'évaluation des investissements en technologie de l'information

PLANIFICATION

Examen préliminaire des nouveaux projets

1. Existe-t-il un processus déterminé en matière de présentation et d'examen préliminaire des nouvelles propositions de financement aux fins d'étude par la direction? Ce processus fait-il l'objet d'une politique?
2. Dans le cadre de ce processus, définit-on :
   • l'information qui doit être présentée?
   • qui doit approuver (procéder à l'examen préliminaire) l'information avant la présentation officielle?
   • comment on procédera pour déterminer à quel niveau de l'organisation le projet sera examiné?
   • les étapes de l'examen mené par la direction?
3. Les rôles, les responsabilités et l'autorité des personnes et bureaux qui participent à l'examen préliminaire sont-ils clairement définis?
4. Quelle information exige-t-on lorsqu'un projet est présenté aux fins de financement? (Cocher les éléments qui s'appliquent et ajouter, s'il y a lieu, ceux qui ne figurent pas dans la liste.)
   Dans la majorité des cas, cette information peut comprendre :
   • une justification du projet sous forme d'analyse de rentabilisation, y compris :
     • le parrainage clair et indiqué de la haute direction d'un programme ou d'une unité fonctionnelle,
     • les liens avec les objectifs généraux, les objectifs des programmes ou la mission que le projet doit contribuer à réaliser, ainsi qu'une explication de la façon dont l'investissement en GI/TI aidera directement ou indirectement à obtenir les résultats voulus reliés à ces objectifs,
     • une définition claire des avantages prévus (à la fois quantitatifs et qualitatifs),
     • une estimation des coûts et avantages,
   • des analyses des solutions de rechange et de sensibilité,
   • l'indication de la compatibilité avec l'architecture existante de la technologie de l'information,
   • des évaluations des risques,
   • autre
5. Existe-t-il des seuils déterminés en ce qui concerne les rapports coûts-avantages, le calcul du rendement des investissements, l'évaluation des risques, etc.? Ces seuils sont-ils clairement définis et compris?
6. Les demandes de financement sont-elles toutes traitées de la même façon ou les exigences diffèrent-elles selon l'importance, l'étendue, etc. du projet? Ces différentes exigences sont-elles expliquées adéquatement dans des documents?
7. Si des exceptions sont permises à l'examen préliminaire, les conditions de ces exceptions sont-elles clairement expliquées dans des documents?
8. Les mesures pouvant être prises dans le cas de projets financés sans avoir clairement fait l'objet du processus d'examen préliminaire sont-elles clairement énoncées?

   Analyse et classement des projets selon les avantages, les coûts et les risques

   
   
9. L'organisation exige-t-elle que l'information et les données présentées dans les propositions soient validées (exactitude, fiabilité, exhaustivité)? La personne responsable est-elle prévue dans le cadre du processus (parrain, équipe du projet, équipes indépendantes de validation et de vérification, etc.)?
10. Est-il clairement décrit dans le cadre du processus dans quels cas des exceptions à l'étape de la validation sont permises? Si de telles exceptions sont permises, y a-t-il d'autres conditions clairement définies qui doivent être respectées?
11. Existe-t-il un processus officiel écrit pour comparer et classer tous les projets en GI/TI présentés aux fins de financement?
12. Existe-t-il des critères explicites bien définis pour faciliter la comparaison et le classement des projets? Dans la négative, passer au numéro 17. Ces critères touchent-ils les éléments coûts, risques et avantages (p. ex., rapports coûts-avantages, incidence prévue ou réelle sur les priorités en matière d'amélioration du respect de la mission, rapport risques et avantages, etc.)? Les critères sont-ils à la fois de nature quantitative et qualitative (p. ex., calcul du rendement des investissements, résultats des modèles de risques, évaluations des capacités, concordance avec les besoins critiques, etc.)?
13. Les critères de décision sont-ils pondérés? Dans la négative, passer au numéro 14. Si des facteurs de pondération sont associés à divers éléments qui doivent être étudiés par la direction, ces facteurs sont-ils bien définis et compris des participants? Y a-t-il consensus au niveau de la direction quant à l'utilisation du système de pondération? Ces facteurs de pondération sont-ils appliqués uniformément à toutes les propositions de projet? Dans la négative, est-ce que l'organisation a établi différents systèmes de pondération pour différents types de projet?
14. La méthode d'utilisation des critères de décision est-elle clairement expliquée dans le cadre du processus?
15. Si l'organisation utilise un modèle de cotation ou un autre outil d'aide à la décision en plus des critères de décision pour faciliter l'évaluation des coûts, avantages et risques relatifs de chaque projet, existe-t-il une définition précise des divers éléments de ce modèle?
16. Le processus d'analyse et de comparaison des projets en GI/TI doit-il être respecté dans l'ensemble de l'organisation, peu importe à qui revient la décision d'accorder ou d'approuver le financement?
17. Les critères servant à la comparaison et au classement des projets sont-ils pondérés? Comment a-t-on procédé pour déterminer les facteurs de pondération? Ce système de pondération est-il réévalué périodiquement?
18. Des mesures sont-elles prévues pour encourager le respect du processus et pour en dissuader le non-respect? Les rôles et les responsabilités en ce qui a trait à la mise en application du processus sont-ils définis?
19. Exige-t-on que les évaluations faites par la direction, ainsi que les résultats de la cotation, du classement et de l'établissement des priorités soient consignés (soit manuellement, soit au moyen d'un système automatisé, tel un outil d'aide à la décision)?
20. Cette information, avec les données approuvées concernant les coûts, le calendrier et le rendement du projet, doit-elle être regroupée (avec d'autres projets)? Conservée par projet individuel?
21. Cette information doit-elle être introduite dans un système reconnu d'information de gestion? Les données doivent-elles être tenues de façon uniforme?

    Sélection d'un portefeuille de projets

    
    
22. Existe-t-il au sein de l'organisation un processus systématique officiel pour établir les priorités et prendre les décisions en matière de financement? Y indique-t-on clairement qui a la responsabilité, et l'autorité, de prendre les décisions finales en matière de financement lié à la GI/TI? Ces responsabilité et autorité sont-elles clairement établies pour les divers niveaux organisationnels (ministère, direction générale, secteur, direction, région, unité, etc.)?
23. L'organisation a-t-elle mis sur pied un groupe d'examen des investissements en GI/TI (ou prévu un autre mécanisme quelconque d'examen)?
    • Qui fait partie de ce groupe?
    • Les rôles, les responsabilités et l'autorité de ce groupe sont-ils énoncés dans le cadre du processus?
    • Y décrit-on clairement le rôle que jouera ce groupe dans :
      • la sélection, le contrôle et l'évaluation des investissements en GI/TI,
      • la suggestion de changements aux politiques, aux procédures et aux pratiques organisationnelles?
    • Le groupe a-t-il l'autorité nécessaire pour :
      1. approuver, annuler ou retarder des projets,
      2. approuver des plans d'atténuation des risques,
      3. valider les rendements prévus,
      4. imposer des limites aux propositions d'investissement en ce qui concerne l'ampleur et la durée du projet?
    • Prévoit-on dans le cadre du processus les règles et les procédures de fonctionnement de ce groupe (p. ex., en expliquant à quel moment il se réunira, comment il fonctionnera, de quelle façon les décisions seront prises, comment on procédera pour régler les conflits, etc.)?
    • Est-il établi clairement quels projets seront revus par le groupe d'examen des investissements (ou autre groupe de gestion semblable) (p. ex., toutes les propositions touchant la GI/TI ou seulement celles qui égalent ou dépassent des seuils déterminés – fondés sur les coûts, le niveau de risque, les répercussions au niveau interfonctionnel ou au niveau d'une unité ou d'un bureau, ou encore touchant des besoins communs en infrastructure, par exemple sur le plan des télécommunications, des centres ou réseaux informatiques)?
24. Les décisions touchant la GI/TI sont-elles prises dans le cadre d'un processus global de planification des immobilisations ou est-ce que les projets en GI/TI sont pris à part? Le processus explique-t-il de quelle façon les décisions relatives aux dépenses en GI/TI seront incorporées au processus de prise de décisions global de l'organisation en matière d'établissement des budgets ou de programmes d'immobilisations?
25. Exige-t-on dans le cadre du processus la tenue de données sur les engagements, les sorties de fonds et les dépenses réelles pour toutes les dépenses en GI/TI? Les catégories de dépenses en GI/TI sont-elles définies au sein de l'organisation, p. ex., matériel, infrastructure, télécommunications, fonctionnement et entretien, applications (services de traitement des données d'élaboration, personnel, etc.)?
26. L'organisation a-t-elle effectué un examen (interne ou par l'entremise de consultants externes) de son portefeuille actuel de dépenses en GI/TI afin d'en évaluer la compatibilité avec ses besoins, ses priorités, son orientation stratégique ou la reconception de processus importants?
    • Le taux et le type de dépenses en GI/TI concordent-ils avec les attentes de la direction?
    • A-t-on analysé les tendances en matière d'investissements et de dépenses pour voir comment elles évoluaient?
    • A-t-on effectué une analyse pour voir quel effet le portefeuille d'investissements en GI/TI pourrait avoir sur les tendances en matière de dépenses?
    • Existe-t-il un processus pour consigner et diffuser les résultats de cet examen?
27. Définit-on dans le cadre du processus la façon dont les décisions prises au niveau d'une unité ou d'un bureau en matière d'investissements en GI/TI seront revues?

    Établissement de calendriers d'examen des projets

    
    
28. La façon dont la haute direction doit surveiller les projets approuvés à l'occasion de réunions périodiques sur les investissements est-elle énoncée dans le cadre du processus? Existe-t-il des procédures pour ce qui est de communiquer aux gestionnaires de projet les décisions prises par le groupe d'examen des investissements concernant les calendriers de contrôle?
29. Le processus d'examen comporte-t-il des critères bien définis pour ce qui est de décider quels genres de projet seront contrôlés périodiquement par la direction et surveillés par un groupe d'examen des investissements par rapport à ceux qui seront contrôlés exclusivement par des parrains?
30. Le processus établi permet-il au groupe d'examen des investissements, lorsque ce dernier le juge nécessaire, d'effectuer des examens de projet extraordinaires en dehors des réunions ordinaires?
31. Dans le cas des projets à hauts risques, le processus exige-t-il des attestations ou des examens supplémentaires avant la prise de décision (p. ex., plans d'atténuation des risques, attestations supplémentaires des coûts, etc.)?

    Vérification du respect des exigences initiales

    
    
32. En ce qui concerne les propositions de GI/TI soumises pour examen aux fins de financement, l'information ou les données requises ont-elles été préparées et présentées conformément à la méthode prescrite?
33. Y a-t-il une preuve comme quoi les données (coûts, calendrier, rendement, risques) des projets présentés ont été validées – soit indépendamment, soit selon un processus d'auto-évaluation?
34. L'information ou les données présentées dans les propositions provenaient-elles de systèmes d'information reconnus par l'organisation (automatisés ou autre)?
35. Est-il possible d'avoir facilement accès à l'information ou aux données pour un examen plus poussé?

    Analyse des coûts, des avantages et des risques de chaque projet

    
    
36. Les données sur les coûts du projet sont-elles bien identifiées – directs, indirects, permanents? Comprennent-elles les coûts pour le cycle de vie complet du projet? Proviennent-elles d'un système financier reconnu?
37. Les avantages de l'investissement ont-ils été présentés au moyen de données quantitatives ou qualitatives liées directement au soutien de la mission et à l'amélioration du rendement? Détaille-t-on les économies, les hausses de productivité et les améliorations prévues; précise-t-on le laps de temps nécessaire à leur réalisation?
38. A-t-on relevé tous les risques prévisibles? Ces risques peuvent toucher l'aspect technique, la gestion, la capacité, l'approvisionnement, l'impact organisationnel, les intervenants, etc. A-t-on préparé pour le projet une stratégie d'atténuation des risques permettant de remédier à toutes les appréhensions et à tous les problèmes possibles ou d'en tenir compte?
39. Des propriétaires d'entreprise ont-ils participé à la préparation et à l'attestation de l'exactitude des données présentées?
40. Les analyses sont-elles fondées sur des coûts et des données de rendement de base? Cette information est-elle fiable et exacte? En l'absence de données de base, les estimations ont-elles été produites selon une méthode prescrite?
41. Dans le cas des projets pour lesquels on demande un financement continu ou supplémentaire (pour une nouvelle phase, un nouveau module ou en raison d'une augmentation des coûts), peut-on voir que les nouvelles données présentées reflètent tout changement pouvant être survenu sur le plan des coûts, des avantages ou des risques?
42. A-t-on examiné le calendrier du projet en tenant compte des priorités conflictuelles, des compétences, des capacités et de la disponibilité du personnel de l'organisation, de l'expertise et de l'expérience de l'entrepreneur, etc.?
43. Les renseignements fournis sur les coûts et le rendement de l'investissement ont-ils été préparés selon des méthodes et des techniques acceptées (prescrites par l'organisation, prévues par des lois ou selon une pratique acceptée dans l'industrie en général?

    Données sur le portefeuille existant

    
    
44. L'organisation tient-elle de l'information sur son portefeuille courant de dépenses en GI/TI (p. ex., est-ce que l'on définit et consigne les principales catégories de dépenses et d'investissements – telles le fonctionnement et l'entretien, l'élaboration d'applications et de systèmes, les achats de matériel, les télécommunications, le personnel, les marchés de services, l'administration des données, la recherche et développement, etc.)?
45. Les coûts et les rendements du portefeuille de dépenses en GI/TI sont-ils présentés sous forme regroupée (passés, actuels, futurs)? Ou par projet?
46. L'information sur le portefeuille (catégories de dépenses en GI/TI, estimations des coûts et avantages, coûts moyen d'élaboration, etc.) provient-elle de systèmes d'information de gestion reconnus de l'organisation? Utilise-t-on des définitions et des éléments de rapport uniformisés pour assurer la cohérence et l'uniformité?

    Résultats de la cotation et du classement par ordre de priorité

    
    
47. Présente-t-on des résumés des données sur les coûts, les avantages et les risques de chaque projet à la haute direction (groupe d'examen des investissements)?
48. Le groupe d'examen utilise-t-il un système de cotation pour évaluer les points forts et les points faibles relatifs des diverses propositions? Ces évaluations sont-elles mises par écrit et conservées? Les critères utilisés pour la cotation sont-ils définis et utilisés de façon uniforme?
49. Les coûts des projets approuvés aux fins de financement peuvent-ils être rattachés aux fonds disponibles ou se refléter dans les demandes budgétaires?
50. Lorsque la direction approuve le financement de projets qui ne respectent pas les seuils établis (risques élevés, coûts élevés, non-conformité à l'architecture, etc.), doit-elle expliquer ou justifier sa décision? Dans ces cas, prévoit-on des exigences supplémentaires en matière de gestion et de présentation de rapports sur le projet?

    Calendriers d'examen des projets

    
    
51. Une fois que le financement des projets a été approuvé par un groupe d'examen des investissements ou un dirigeant, y a-t-il d'autres exigences en matière de gestion de projet ou de présentation d'information (données, information, analyses) qui sont ajoutées pour les projets à risques et à coûts élevés (en plus de celles prévues dans le cadre des processus en vigueur)?
    • Dans l'affirmative, ces exigences sont-elles clairement définies dans un document et ont-elles été communiquées à l'équipe responsable du projet?
    • La raison pour laquelle ces données sont exigées et ce à quoi elles serviront est-elle claire?
    • A-t-on expliqué à l'équipe du projet en quoi cette information – et l'évaluation qu'en fera la haute direction – peut avoir un effet sur le projet (continuation, report ou annulation)?
52. Les projets approuvés comprenaient-ils un plan ou une stratégie en ce qui concerne les acquisitions qui lui sont nécessaires? Cette stratégie est-elle adéquate compte tenu du type de projet?

    Détermination de la conformité aux exigences prévues

    
    
53. Lorsque l'on décide si un projet présente toutes les conditions requises pour faire l'objet d'un examen officiel, se base-t-on sur une série d'exigences établies dans le cadre d'un processus d'examen préliminaire des projets?
    • Les propositions de projet sont-elles examinées de façon uniforme (selon le processus établi et les exigences en matière d'information)?
    • Les décisions prises suite à l'examen préliminaire sont-elles consignées?
    • Peut-on savoir que des projets ont été rejetés?
    • Dans les cas de rejet, les raisons de la décision sont-elles consignées et communiquées au parrain?
    • Lorsqu'une proposition qui ne respecte pas les critères de l'examenpréliminaire est acceptée, l'explication de cette décision est-elle consignée et acheminée avec la proposition de projet?

    Choix des projets qui composeront le portefeuille global d'investissements en GI/TI

    
    
54. Les systèmes choisis pour le portefeuille actuel sont-ils ceux qui correspondent le mieux aux besoins de l'organisation? Est-ce que tous les projets retenus appuient les objectifs fixés dans le plan stratégique ou le plan de rendement annuel de l'organisation? Ces choix sont-ils tous justifiés du point de vue des coûts, avantages et risques qu'ils représentent? Semblent-il y avoir d'autres facteurs qui aient influencé les décisions des gestionnaires?
55. Dans le cas des projets en cours, a-t-on comparé les coûts réels et les résultats provisoires aux prévisions pour prendre la décision de poursuivre le projet?
56. Les décisions relatives aux projets ont-elles été prises au niveau organisationnel approprié?
57. Connaît-on le pourcentage relatif de financement accordé aux divers types de projets (nouveaux, proposés, en cours de réalisation, opérationnels, etc.) choisis? Cette répartition semble-t-elle appuyer efficacement le plan général et les objectifs de l'organisation?

    SUIVI ET ÉVALUATION

    Surveillance continue des projets

    
    
58. Existe-t-il un processus officiel de suivi et de contrôle des projets en GI/TI? Ce processus définit-il l'objectif des examens des investissements? Voici certains des éléments clés possibles de l'examen :
    • situation du projet, y compris par rapport à l'avancement des autres projets;
    • évaluation préparée par le parrain en ce qui a trait aux coûts réels à ce jour par rapport aux coûts estimatifs;
    • calendrier prévu par rapport aux délais réels;
    • résultats réels des essais modulaires, des essais pilotes, des prototypes ou des essais limités d'installations par rapport aux estimations;
    • rendement technique et incidence prévue sur la performance des programmes ou de l'organisation;
    • mises à jour concernant les activités d'atténuation des risques, y compris tout nouveau risque déterminé et les mesures prises pour régler les questions ou problèmes techniques survenus;
    • rendement de l'entrepreneur; méthodes ou processus d'élaboration de système utilisés;
    • questions imprévues soulevées influant sur l'avancement ou les résultats du projet.
59. Dans le cadre de ce processus, stipule-t-on quelles données ou information doivent être présentées aux fins d'évaluation par la direction?
60. Précise-t-on de quelle façon ces données doivent être vérifiées et validées? Les responsabilités et les rôles relatifs à l'exécution de la vérification et de la validation sont-ils définis?
61. Le processus prévoit-il un groupe (ou groupes) précis de gestionnaires responsables de la tenue de réunions de contrôle des investissements en GI/TI? Comment se nomme ce groupe? Existe-t-il des règles de procédure officielles clairement définies relativement au fonctionnement et à la prise de décisions du groupe d'examen des investissements? Les rôles, les responsabilités et l'autorité de ce(s) groupe(s) sont-ils clairement définis? La fonction du groupe d'examen des investissements est-elle clairement énoncée? Le genre de décisions qui seront prises à l'occasion des réunions de contrôle des investissements en GI/TI est-il bien défini (p. ex., poursuivre, retarder, annuler, conclure, accélérer le projet, etc.)?
62. Si diverses unités de l'organisation ont des processus d'examen des investissements (p. ex., service, direction générale, secteur, région, direction, unité, etc.), ont-elles des politiques, des pratiques et des procédures uniformes relativement au contrôle des projets et à la prise de décision?
63. Le processus permet-il une certaine souplesse (fréquence des examens, rapports requis, etc.) selon le type de projet (risques élevés/faible rendement par rapport à faibles risques/faible rendement)?
64. Dans le cadre du processus, définit-on qui est responsable de prendre les mesures nécessaires à la suite des décisions issues des examens? Est-il clairement établi à qui incombe la responsabilité de différents genres de mesures (p. ex., équipe du projet, personnel du DPI, parrain, personnel des finances?
65. Le processus comporte-t-il une marche à suivre dans le cas des points en suspens? Définit-il les rôles et les responsabilités en matière de décision dans ces cas, ainsi que les critères pour évaluer les mesures prises et déterminer si la question a été résolue?
66. Existe-t-il des mécanismes pour assurer le respect du processus d'examen? Quels sont-ils? A-t-on prévu des mesures pour décourager le non-respect du processus? Est-ce que quelqu'un est chargé de surveiller le processus? Si oui, qui est cette personne? Le processus est-il mis en application de manière fidèle?

    Choix des intervenants

    
    
67. Qui participe aux examens des projets en cours et à la prise de décisions connexe. Les groupes chargés des examens comprennent-ils du personnel des programmes, des services de GI/TI et des finances? Comportent-ils des représentants d'un groupe d'assurance de la qualité ou d'un autre groupe d'évaluation extérieur?
68. Les gestionnaires de projet ou les dirigeants des installations prennent-ils part à l'élaboration et à l'approbation de mesures visant à remédier aux lacunes repérées?

    Consigner les mesures et les décisions importantes

    
    
69. L'organisation définit-elle quelle information doit être conservée et mise à jour? Il pourrait, par exemple, s'agir du genre de renseignements suivants :
    • les décisions prises relativement au projet;
    • les mesures adoptées ainsi que les critères ou les mesures qui serviront à évaluer l'amélioration;
    • les résultats du projet;
    • l'analyse coûts-avantages et autres renseignements connexes sur le projet;
    • l'information relative à l'analyse de rentabilisation.
70. Ces données doivent-elles être conservées sur un support précis (p. ex., le système d'information officiel de l'organisation, selon des normes en matière de données et des méthodes d'introduction uniformisées)?

    Intégration des connaissances acquises

    
    
71. Existe-t-il un processus visant à évaluer les processus de prise de décisions en vigueur et à proposer des modifications à ces processus en fonction des connaissances tirées des examens de contrôle des investissements?
    • Ce processus tient-il compte des différents niveaux de prise de décisions, à savoir celui de la haute direction et celui de la gestion de projet; fait-il la distinction entre ces deux niveaux?
    • Ce processus détermine-t-il à qui incombe la responsabilité de relever les leçons tirées des examens de contrôle des investissements?
72. Existe-t-il un processus visant à parfaire ou à mettre à jour les critères de sélection (utilisés pour l'examen préliminaire et pour le classement) d'après les connaissances acquises?
73. Existe-t-il un processus pour le regroupement des données ou de l'information des principaux projets en GI/TI (ou par catégorie de dépenses) en vue de constituer un dossier des coûts et des avantages attribuables à la GI/TI pour l'ensemble de l'organisation?
    • Y a-t-il une personne (ou un bureau) responsable de cette tâche?
    • Existe-t-il des procédures relativement à la présentation de cette information au groupe d'examen des investissements en GI/TI?
    • Pour sa présentation aux dirigeants de l'organisme?

    Mesure des résultats provisoires

    
    
74. Utilise-t-on des mesures précises du rendement pour contrôler les coûts, le calendrier, les avantages et les risques des projets? Ces mesures sont-elles mises à jour pendant le cycle de vie du projet une fois que l'on connaît mieux les coûts, les avantages et les risques?
75. Utilise-t-on des données pour surveiller le rendement réel du projet (résultats provisoires) par rapports aux estimations utilisées pour le justifier?
76. Est-ce que l'on analyse les écarts et documente les raisons des différences positives ou négatives?
77. La validation ou la vérification des données provisoires sur les coûts, le calendrier, les avantages et les risques est-elle appuyée par des documents? Si les risques ont changé, cette constatation est-elle appuyée par des données ou des analyses consignées?

    Revue des analyses des coûts, avantages, calendrier et risques de chaque projet

    
    
78. L'information des analyses de rentabilisation des projets est-elle mise à jour pour les réunions de contrôle des investissements afin de refléter la situation courante (coûts à ce jour, risques actuels et plans d'atténuation des risques, avantages ou résultats provisoires réalisés, etc.)?
79. Les données propres à chaque projet (actuelles et historiques) sont-elles conservées et mises à jour au moyen de bases de données ou de systèmes d'information approuvés par l'organisation? De quels systèmes d'information ou bases de données s'agit-il?
80. Les changements sur le plan des hypothèses de gestion ou des facteurs environnementaux (politique, financement, appui des intervenants) sont-ils relevés et notés? Si oui, est-ce que l'on évalue l'incidence de ces facteurs sur les résultats du projet?
81. Est-ce que les plans d'atténuation des risques sont mis à jour et les facteurs explicatifs évalués à fond lorsqu'un projet prend du retard?
82. Dans les cas où on a recours aux services d'un entrepreneur, est-ce qu'on en évalue le rendement et communique les résultats de ces évaluations à la direction?

    Annuler, modifier, poursuivre ou accélérer un projet

    
    
83. L'organisation procède-t-elle à des examens de projet et des analyses de données pour décider de l'avenir de chaque projet? Les décisions qui ont été prises étaient-elles raisonnables compte tenu de la situation et de l'état du projet? Dans le cas des projets stables, a-t-on pris la décision consciente de poursuivre le projet ou a-t-on simplement supposé implicitement que le projet continuerait?
84. Dans les cas où des problèmes sont survenus, a-t-on pris une décision quant aux mesures qui s'imposaient? Qui a pris la décision? Une explication ou une justification a-t-elle été fournie à l'appui de cette décision? Les mesures prises étaient-elles appropriées compte tenu de la nature du problème (c.-à-d. s'agissait-il d'un problème de GI/TI ou de gestion/administration)?
85. Quelle preuve existe-t-il, le cas échéant, que des mesures ont été prises suite aux résultats d'examens de projets? Par exemple, si l'organisation a déterminé que de nouvelles exigences s'étaient ajoutées, quelles mesures ont été prises pour répondre à ces exigences supplémentaires? Ces mesures ont-elles été consignées? Ont-elles permis de répondre entièrement aux exigences en question?
86. Lorsqu'une décision vient modifier le financement d'un projet, par exemple l'interruption des fonds ou l'annulation du projet, se reflète-t-elle dans les documents budgétaires et l'information sur les dépenses? Existe-t-il des critères de rétablissement du financement?
87. Les retombées des décisions relatives aux projets sont-elles clairement définies?
88. Un groupe de gestion prend-il périodiquement des décisions concernant la continuation des projets importants en GI/TI conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques de l'organisation?
89. Utilise-t-on les données du projet pour prendre des décisions et des mesures par rapport aux projets qui font l'objet des examens d'investissements?
90. Les décisions sont-elles prises au moment approprié (c.-à-d. tel que prévu dans le cadre du processus de l'organisme ou tel que décidé par la haute direction au moment de l'approbation du projet)?
91. Est-ce que les décisions prises relativement aux projets sont mises à exécution? La responsabilité et le suivi à cet égard sont-ils clairement définis?
92. Est-ce qu'un examen indépendant est effectué par la suite pour vérifier si les mesures voulues ont bel et bien été prises et apporter d'autres changements au besoin?
93. Si l'on permet que des projets continuent alors que les données et les analyses de l'examen des investissements soulèvent des questions importantes à leur sujet, l'explication de cette décision de la direction est-elle présentée par écrit?

    Regroupement des données et examen des mesures prises à ce jour

    
    
94. L'organisation regroupe-t-elle les données afin d'évaluer le rendement organisationnel dans son ensemble et de repérer les tendances? À quels niveaux – unité, division, organisme, ministère – l'information est-elle regroupée? Cette information est-elle communiquée ensuite aux décideurs pour qu'ils puissent en tenir compte?

    ÉVALUATION

    Examens post-mise en œuvre suivant une méthode uniformisée

    
    
95. Existe-t-il un processus défini officiel pour la conduite des examens post-mise en œuvre des projets en GI/TI?
    • L'objet du processus d'examen post-mise en œuvre est-il clairement expliqué et communiqué?
    • Est-il clairement indiqué à quel moment ces examens doivent être effectués?
    • Ces examens doivent-ils être menés périodiquement de manière à assurer que les projets terminés sont vérifiés en temps opportun?
    • Les rôles, les responsabilités et l'autorité des personnes et des bureaux qui prennent part aux examens post-mise en œuvre sont-ils clairement délimités?
    • Le processus établi permet-il d'assurer l'objectivité de ces évaluations?
    • Le mode de communication à la haute direction des conclusions et des recommandations issues des examens post-mise en œuvre et l'étude qu'elle doit en faire sont-ils prévus dans le cadre du processus?
96. L'organisation a-t-elle une méthode uniformisée d'examen post-mise en œuvre? Est-ce que cette méthode comprend, au moins, des évaluations de la satisfaction de la clientèle, de l'incidence sur la mission ou les programmes et du rendement ou des capacités techniques? Cette méthode doit-elle être respectée à tous les niveaux de l'organisation?
97. Le processus prévoit-il la façon dont on doit donner suite aux résultats des examens post-mise en oeuvre? Les rôles et les responsabilités sont-ils définis en ce qui concerne les mesures qui doivent être prises pour régler les questions ou les problèmes soulevés?
98. Quelles mesures l'organisation exige-t-elle pour assurer que ces examens sont menés de façon indépendante et objective? Les résultats de ces examens sont-ils validés ou vérifiés?
99. L'examen post-mise en œuvre permet-il de découvrir les causes des problèmes liés au projet ou aux processus?

    Intégration des connaissances acquises

    
    
100. Est-ce que le processus ou la méthode d'examen post-mise en œuvre de l'organisation prévoit :
     • la modification ou l'amélioration des processus actuels de prise de décisions de gestion;
     • l'amélioration de la gestion au niveau des projets?
101. Existe-t-il un mécanisme de repérage (sur une période de temps et pour différents genres de projets) et de regroupement des résultats des examens post-mise en oeuvre?
     • Les résultats de ces examens sont-ils recueillis et conservés (dans une base de données manuelle ou automatisée)?
     • L'information est-elle présentée en temps opportun?
     • Ces résultats sont-ils facilement disponibles? A-t-on établi les rôles et les responsabilités en ce qui concerne la collecte et l'analyse de l'information présentée dans les rapports d'examen post-mise en œuvre?
102. Existe-t-il des procédures établies relativement à la présentation périodique des résultats des examens post-mise en œuvre à la haute direction? Cette information est-elle fiable, exacte et facilement disponible?
103. Existe-t-il des procédures établies prévoyant l'évaluation périodique du processus d'examen post-mise en œuvre pour en vérifier l'exhaustivité, la qualité et la contribution à la prise de décisions au niveau de la gestion des projets et de la direction?

     Mesure du rendement réel par rapport au rendement prévu

     
     
104. L'organisation recueille-t-elle des données sur les coûts, les avantages et les risques réels par rapport aux estimations dans le cadre des examens post-mise en œuvre?
     • L'information sur les coûts, les avantages et les risques utilisée initialement pour justifier le projet a-t-elle été conservée?
     • A-t-on pris note des changements apportés aux coûts, aux avantages et aux risques? Ces mises à jour ont-elles également été conservées?
     • Les avantages réalisés dans le cadre du projet ont-ils été quantifiés?
     • Dans la négative, utilise-t-on des mesures qualitatives pour déterminer l'incidence?
     • Les données relatives aux coûts ont-elles été vérifiées ou validées?
     • Ces données sont-elles conservées dans une base de données de gestion financière ou de comptabilité reconnue de l'organisation?
105. L'examen post-mise en œuvre comporte-t-il des évaluations de la satisfaction de la clientèle (utilisateurs, parrain, etc.)?
106. L'examen post-mise en œuvre comporte-t-il des évaluations des capacités techniques (p. ex., conformité à la méthode reconnue d'élaboration de systèmes, respect de l'architecture, rendement et surveillance de l'entrepreneur)?

     Dossier (projet et processus)

     
     
107. L'organisation consigne-t-elle habituellement ses activités d'évaluation?
108. L'organisation a-t-elle effectué des analyses des tendances (descriptives ou statistiques) avec les résultats des examens post-mise en œuvre?
     • Dans le cadre de ces analyses, est-ce que l'on tente d'établir le lien entre les résultats réels des projets et les facteurs qui peuvent avoir entraîné ces résultats (positifs ou négatifs)?
     • Les résultats de ces analyses sont-ils normalement présentés à la direction dans le cadre du processus de prise de décisions en matière d'investissements?
     • Est-ce que des rapports spéciaux sont présentés aux cadres de direction?
109. Présente-t-on, dans le cadre des examens post-mise en œuvre, des recommandations relatives à des projets particuliers et aux processus de prise de décisions de la haute direction?
     • Ces recommandations touchent-elles des changements à apporter au processus, aux données ou aux procédures décisionnelles des phase de la planification et du suivi et contrôle?
     • Ces recommandations sont-elles bien documentées et appuyées par des analyses existantes?

     Évaluation de l'incidence du projet sur la mission et détermination de l'avenir du projet

     
     
110. Quelles décisions ont été prises par la haute direction (ou le groupe d'examen des investissements) à savoir si les projets sur pied respectaient les critères de réussite établis?
111. La haute direction a-t-elle inclus dans ses décisions des mesures correctives pour certains projets?
     • La décision comprenait-elle des calendriers et des mesures définies pour la mise en œuvre des changements recommandés?
     • A-t-on prévu des examens de suivi par la direction?
     • L'objet de ces examens a-t-il été clairement défini?
112. A-t-on élaboré un plan décrivant comment on procédera à l'avenir en ce qui concerne les coûts de fonctionnement et d'entretien et les coûts d'aliénation?
113. Dans le cadre des décisions prises au sujet des divers projets, est-ce que l'on tient compte de l'incidence possible (ou réelle) de la décision sur des projets connexes?
114. A-t-on arrêté définitivement les décisions concernant la situation des projets? Les changements demandés ont-ils été communiqués au gestionnaire du projet?

     Révision des phases de la planification et du suivi et contrôle selon les connaissances acquises

     
     
115. Quelles décisions ont été prises dans le but de modifier les processus de gestion des investissements en GI/TI de l'organisation?
     • Ces décisions ont-elles été communiquées au personnel?
     • Les changements des processus, des procédures opérationnelles et des exigences en matière de données en vigueur concordent-ils avec les conclusions et les recommandations issues des examens post-mise en oeuvre?
     • L'organisation a-t-elle déterminé et communiqué clairement à quel moment ces changements entreront en vigueur?

Date de modification : 2003-12-16
 

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