ARCHIVÉ - Commissariat à l’information du Canada - Rapport

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Message de la commissaire à l’information du Canada

J’ai le plaisir de présenter le Rapport sur les plans et les priorités du Commissariat à l’information pour 2012−2013. Ce rapport fait état de nos initiatives et de nos efforts continus pour bien défendre le droit des Canadiens d’accéder à l’information du secteur public et ainsi accroître la reddition de comptes et la transparence gouvernementale.

Il y a trois ans, le Commissariat a introduit une nouvelle façon de procéder, de manière stratégique et dynamique. Nous avons entrepris d’éliminer l’arriéré des plaintes accumulées au fil du temps, lequel nous empêchait d’offrir aux Canadiens un service opportun. Nous avons rationalisé nos processus de façon à résoudre rapidement les plaintes plus simples de nature administrative pour ainsi permettre aux enquêteurs de mieux se concentrer sur les dossiers plus exigeants concernant les refus d’accès à l’information. Il en a résulté une diminution importante de notre inventaire de plaintes.

Nous intensifions maintenant nos efforts pour mieux faire face aux dossiers de refus, complexes et souvent volumineux. L’application d’une gestion de portefeuille et notre démarche à l’égard des plaintes concernant les délicates questions de sécurité nationale ont prouvé leur mérite. Nous nous appuierons sur ces stratégies pour améliorer notre capacité à traiter les dossiers complexes et prioritaires. Pour soutenir ces efforts, nous devons assurer un bon environnement de travail, doté d’outils, de moyens de formation, de normes de service et de contrôles adéquats.

Il nous faut aussi affronter d’importants défis. Non les moindres proviennent des pressions financières accrues qu’entraîne la réduction de notre crédit parlementaire annoncée dans le Budget de 2012. Les coupures budgétaires et la réduction des effectifs à l’échelle de l’administration pourraient bien avoir un impact tout aussi important sur le système d’accès à l’information.

Notre priorité fondamentale qui est d’accroître notre efficacité à enquêter et à résoudre les plaintes tout en maintenant des normes de qualité supérieure est maintenant à risque. Une telle situation aura une incidence défavorable sur le droit d’accès des Canadiens. Nous devrons revoir nos plans et nos activités en conséquence.

Cette année, tandis que les institutions s’efforcent d’augmenter leur efficience, le trentième anniversaire de la Loi sur l’accès à l’information fournit une occasion propice d’explorer collectivement comment des projets de réforme pourraient améliorer l’efficacité du régime d’accès à l’information. La modernisation tant attendue de la Loi permettrait de mettre le régime à l’heure numérique et à niveau avec les modèles de transparence les plus progressistes.

Aujourd’hui, de nombreuses nations à travers le monde en sont à élaborer ou à raffiner des projets de gouvernement ouvert. Une véritable ouverture exige bien plus que des données ouvertes. Sans l’accès à l’information, ces projets se résument aux données que les institutions veulent bien diffuser. Un régime d’accès moderne et efficace fournirait les moyens d’accéder à l’information que les demandeurs recherchent et le contrepoids que notre démocratie mérite.

 

 

Section I : Survol organisationnel

Raison d’être

Responsabilités

Le Commissariat est un organisme gouvernemental indépendant, créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.Sa mission consiste à mener des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur les plaintes concernant le traitement par les institutions fédérales des demandes d’accès à l’information. Il a pour but de maximiser la conformité à la Loi et la divulgation de l’information du secteur public par l’emploi de l’éventail des outils, activités et pouvoirs à la disposition de la commissaire, depuis l’information et la médiation jusqu’à la persuasion et au recours aux tribunaux, au besoin.^{Note 2}

Le Commissariat fait appel à la médiation et à la persuasion pour résoudre les plaintes et il offre aux plaignants, aux dirigeants des institutions fédérales et à tous les tiers touchés par les plaintes une possibilité raisonnable de présenter des observations. Au nom de la transparence et de la reddition de comptes, il encourage les institutions à divulguer leur information dans le cadre de leurs activités courantes et à respecter le droit des Canadiens de demander et d’obtenir de l’information. Il porte des affaires devant la Cour fédérale pour veiller à ce que la Loi soit correctement appliquée et interprétée afin de maximiser la divulgation de l’information.

Le Commissariat soutient également la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions se rapportant à l’accès à l’information. Il fait la promotion active d’un plus grand accès à l’information au Canada au moyen d’initiatives ciblées comme la Semaine du droit à l’information^{Note 3}et à un dialogue continu avec les Canadiens, le Parlement et les institutions fédérales.

Le schéma suivant illustre la structure organisationnelle du Commissariat.

[Version text]

Les Services juridiques représentent la commissaire devant les tribunaux et offrent des conseils juridiques relativement aux enquêtes et aux questions législatives ou administratives. Ils font un suivi de près des différents dossiers qui ont des incidences potentielles sur le mandat du Commissariat et sur l’accès à l’information en général. Ils assistent également les enquêteurs en leur fournissant des outils de référence à jour et adaptés à leurs besoins concernant les subtilités de la jurisprudence et son évolution.
La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi enquête sur les plaintes individuelles relatives au traitement des demandes d’accès à l’information, mène des activités de règlement des différends et, au besoin, formule des recommandations officielles aux institutions. La direction évalue également le respect des institutions de leurs obligations en vertu de la Loi et effectue des enquêtes et des analyses systémiques.

Les Services organisationnels assurent un leadership stratégique et institutionnel en matière de planification, reddition de comptes, communications, ressources humaines, gestion financière, services de sécurité et administratifs, vérification interne et technologie et gestion de l’information. Elle dirige les relations externes avec un large éventail d’intervenants, notamment le Parlement, le gouvernement et les représentants des médias. Cette direction générale est également responsable de l’Unité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au sein du Commissariat.

Résultat stratégique et activités de programme

 

Priorités organisationnelles

Priorité	Type	Activité de programme
Une prestation de services exemplaire à l’intention de la population canadienne − Améliorer l’efficacité des enquêtes et de la résolution de tous les types de plaintes tout en maintenant des normes de qualité supérieure.	Priorité déjà établie	Respect des obligations liées à l’accès à l’information
Description
Pourquoi s’agit-il d’une priorité? Tout comme les Canadiens ont le droit d’avoir accès à l’information gouvernementale en temps opportun, les plaignants ont droit au règlement rapide des plaintes qu’ils déposent auprès de la commissaire à l’information. Des enquêtes rapides et efficaces représentent l’objectif ultime du modèle opérationnel de gestion du Commissariat, dont la mise en œuvre a débuté en 2008. Depuis, différents moyens ont permis au Commissariat d’améliorer considérablement ses opérations : rationalisation des processus opérationnels nouveau système de gestion des dossiers, suivi étroit des dossiers et des paramètres de rendement, deux vérifications internes, et stratégies sophistiquées de gestion des dossiers. L’inventaire des plaintes a ainsi été réduit de 27 % depuis 2008−2009. Le Commissariat intensifie maintenant ses efforts pour limiter son report de dossiers en fin d’exercice à un niveau gérable de 500 dossiers d’ici la fin de 2015−2016. Plans pour atteindre cette priorité Stratégies de gestion des dossiers Élargir l’emploi de l’approche par portefeuille, en vertu de laquelle on enquête sur de grands ensembles de plaintes semblables, et la peaufiner en fonction des secteurs d’activité des institutions, des exceptions invoquées et des sujets. Poursuivre la mise en œuvre et l’évaluation de la stratégie du Commissariat pour enquêter sur les refus d’accès à l’information portant sur des questions sensibles de sécurité nationale, d’affaires internationales et de défense. Appliquer et évaluer une stratégie équivalente pour clore les enquêtes prioritaires dans un délai de six mois. En ce qui concerne les retards et les prorogations de délai déraisonnables, continuer, dans le cadre de la stratégie, à officialiser rapidement les rapports d’enquête remis aux dirigeants des institutions. Consolider les acquis de l’amélioration des processus opérationnels pour atteindre l’objectif de 85 % de règlement des plaintes administratives dans un délai de trois mois. Maintenir un dialogue ouvert entre le Commissariat et les institutions aux échelons supérieurs dans le but de communiquer les attentes et de promouvoir le règlement rapide des plaintes. Outils, systèmes, processus et normes Offrir de la formation, du mentorat et des outils sur mesure aux enquêteurs pour les aider dans le traitement des plaintes de refus. Intégrer les systèmes de gestion des dossiers pour les enquêtes et les questions litigieuses. Élaborer des processus normalisés pour faciliter la coordination entre la Direction des enquêtes et les Services juridiques. Établir des normes de service pour enquêter sur les refus d’accès à l’information et renforcer l’obligation de rendre compte des résultats.

Les types se définissent comme suit : priorité déjà établie – priorité établie au cours du premier ou du second exercice précédant l’exercice visé par le rapport; priorité permanente – priorité établie au moins trois exercices avant l’exercice visé par le rapport; et nouvelle priorité – priorité établie pendant l’année visée par le Rapport sur les plans et les priorités ou le Rapport ministériel sur le rendement.

Priorité	Type	Activité de programme
Rapidité des réponses aux demandes d’accès à l’information − Achever le diagnostic relatif aux problèmes de retard et faire le suivi des progrès accomplis par les institutions.	Priorité déjà établie	Respect des obligations liées à l’accès à l’information
Description
Pourquoi s’agit-il d’une priorité? Répondre aux demandes d’accès à l’information en temps opportun est une des pierres angulaires de la Loi sur l’accès à l’information. En 2009, le Commissariat a entrepris un exercice triennal visant à évaluer et à documenter les causes fondamentales des problèmes de retard.Note 4 La méthodologie adoptée regroupait les conclusions des enquêtes sur les plaintes, les évaluations du rendement de groupes d’institutions choisies et une analyse approfondie des problèmes systémiques ou récurrents. L’objectif était de donner au Parlement des conseils bien étayés et d’aider les organismes centraux et les différentes institutions à mettre en œuvre des mesures correctives efficaces. L’exercice avait également pour but d’encourager les établissements à mieux se conformer, de manière proactive, à leurs obligations en matière d’accès à l’information. En 2012−2013, le Commissariat terminera son diagnostic et évaluera dans quelle mesure les recommandations d’amélioration ont été mises en œuvre. Plans pour atteindre cette priorité Produire et déposer les fiches de rendement des 18 institutions ayant obtenu des résultats médiocres en matière d’accès à l’information ou ayant été considérées comme étant à risque en raison de leur rendement en 2008−2009. Faire le suivi des progrès de la Société Radio-Canada et de la Société canadienne des postes par rapport à leur évaluation du rendement en 2009−2010. Préparer et déposer le rapport de l’enquête systémique sur les causes et les sources des retards dans le traitement des demandes d’accès à l’information, enquête qui porte sur les retards résultant des consultations obligatoires ainsi que des ingérences. Peaufiner la méthodologie du Commissariat pour l’utilisation et la communication des avis de prorogation présentés à la commissaire en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi, dans le cas des prorogations de plus de 30 jours.

Priorité	Type	Activité de programme
Expertise pour un régime moderne d’accès à l’information  − Continuer à promouvoir la modernisation de l’accès à l’information comme élément clé de la notion plus large d’un gouvernement ouvert.	Priorité déjà établie	Services juridiques et Services internesNote 5
Description
Pourquoi s’agit-il d’une priorité? Les initiatives en matière de gouvernement ouvert et un régime d’accès à l’information désuet tendent à masquer le fait que l’accès à l’information demeure le rempart principal et la mesure clé de l’ouverture et de la transparence gouvernementales. Avec le temps, de nombreux intervenants ont élaboré des programmes de réforme, mais la législation est demeurée essentiellement intacte. En 2011, le discours du Trône et plusieurs autres développements ont ouvert la voie vers la transparence au gouvernement fédéral. Dans sa lettre à la secrétaire d’État des États-Unis, Mme Hillary Clinton, le 19 septembre 2011, le ministre Baird communiquait l’intention du Canada de se joindre au Partenariat international pour un gouvernement ouvert. Les intervenants s’entendent sur le fait qu’une réforme législative et une plus grande conformité aux obligations en matière d’accès à l’information doivent faire partie du plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert. En 2012−2013, le Commissariat apportera sa contribution éclairée sur les modifications nécessaires à la Loi sur l’accès à l’information à l’aube de son trentième anniversaire. Plans pour atteindre cette priorité Procéder à un examen comparatif de la législation sur l’accès à l’information en consultation avec les différents intervenants. Présenter des observations, au besoin, au Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique ou à d’autres comités parlementaires de la Chambre des communes.

Priorité	Type	Activité de programme
Un milieu de travail exceptionnel − Mettre en œuvre le plan d’activités intégré des ressources humaines du Commissariat, en mettant l’accent sur le perfectionnement, le recrutement et le maintien d’un personnel compétent.	Priorité déjà établie	Services internes
Description
Pourquoi s’agit-il d’une priorité? Bâtir et maintenir un milieu de travail exceptionnel est un objectif clé du plan stratégique du Commissariat pour 2011−2014.Note 6 La gestion des talents permettra de pourvoir au perfectionnement du personnel, d’attirer et de maintenir en poste des personnes dotées des compétences requises. Le Commissariat renforcera également son infrastructure habilitante en améliorant ses façons de faire, ses outils et son milieu de travail. Ce faisant, il adoptera de nouvelles technologies, favorisera la collaboration et l’innovation, et facilitera la gestion de l’information et des connaissances. Dans la mesure où le milieu de travail du Commissariat traduit et repose sur des valeurs que ses membres partagent comme individus et fonctionnaires, la prestation de ses services et ses interactions avec ses diverses clientèles en bénéficieront également. Plans pour atteindre cette priorité Gestion des talents Officialiser le programme de gestion des talents du Commissariat, y compris la gestion du rendement, le perfectionnement du personnel, la planification de la relève et le transfert des connaissances, en tenant compte des contraintes budgétaires et des exigences organisationnelles d’ensemble. Infrastructure habilitante Intégrer l’infrastructure technologique et de gestion de l’information du Commissariat, conformément à la stratégie de renouvellement de la GI/TI pour 2009‑2014. Lancer l’élaboration d’un système exhaustif de gestion des connaissances avec la mise en œuvre du cadre de gestion de l’information. Concevoir une stratégie pour guider et promouvoir diverses activités et initiatives institutionnelles et professionnelles sur le Web, qui vont de la recherche à la collaboration. Planifier le déménagement, prévu à l’été 2013, et trouver une source de financement. Valeurs et éthique Finalize our organizational code of conduct, which amalgamates OIC core values and the Code for the Public Sector, and includes guidelines on conflict of interest and post-employment.  Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux Élaborer et mettre en œuvre un plan d’action pour donner suite aux conclusions du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011.

Priorité	Type	Strategic Outcome(s) and/or Program Activity(ies)
Gouvernance − Garantir et faire preuve d’une responsabilité financière et d’une gestion responsable.	Priorité déjà établie	Respect des obligations liées à l’accès à l’information et Services internes
Description
Pourquoi s’agit-il d’une priorité? En période de restrictions budgétaires, les institutions du secteur public doivent repenser leurs activités de programme et leur prestation de services sous l’angle des résultats, de l’efficience, de l’efficacité et des économies potentielles. À titre de « fonctions d’arrière-plan », les services internes sont souvent les plus vulnérables aux restrictions budgétaires. Pourtant, c’est à ces moments que leur apport est le plus précieux : pour informer et mobiliser, pour mesurer et évaluer le rendement, pour diriger la recherche d’une plus grande efficience, pour atténuer les risques et veiller à la conformité constante à toutes les lois et politiques applicables. Le Parlement et les Canadiens veulent être rassurés quant à l’intendance prudente des fonds publics, la protection des biens publics et l’utilisation efficace des ressources publiques. C’est la raison pour laquelle ils s’attendent à des rapports fiables sur la façon dont les fonds publics sont dépensés pour donner des résultats pour le Canada et sa population. Pour répondre à ces attentes, le Commissariat renforcera et documentera davantage son système de contrôle interne en 2012−2013. Il mettra au point le cadre de mesure du rendement, qui sera appliqué à l’ensemble de l’organisme, en plus de participer aux services partagés qui lui permettra de réduire les risques et les coûts, tout en améliorant la prestation des services. Plans pour atteindre cette priorité Conformité aux politiques Mettre à jour de l’évaluation des risques organisationnels du Commissariat et modifier le plan de vérification axé sur les risques en conséquence. Continuer de renforcer et de documenter le système de contrôle interne, en particulier en ce qui concerne la dotation, la sécurité et la gestion financière. Achever la mise en œuvre des initiatives de sécurité, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Veiller à une conformité constante aux instruments de politique du Conseil du Trésor, élaborés ou renouvelés dans le cadre de l’intégrité de l’ensemble des politiques. Mesure et évaluation du rendement Établir des normes de service et des mesures de rendement de référence pour les services internes. Établir une fonction d’évaluation dans le but de créer une base de preuves exhaustive et fiable pour l’amélioration du programme, l’élaboration des politiques, la gestion des dépenses et les rapports publics. Services partagés Obtenir des services de ressources humaines à partir d’une plateforme de services partagés. Étudier les autres possibilités de services partagés.

Analyse des risques

L’exercice de planification stratégique^{Note 7} que le Commissariat a mené en 2010 et la mise à jour ultérieure de son plan de vérification axé sur les risques^{Note 8} ont permis l’examen des risques organisationnels et la conception des réponses ou des stratégies d’atténuation appropriées. Depuis, ces stratégies et les développements en cours ont considérablement modifié le profil de risque du Commissariat. La section suivante résume les risques les plus importants, leurs causes, leur incidence potentielle ou leurs résultats possibles, ainsi que les stratégies d’atténuation déjà en place ou à mettre en œuvre.

Ressources financières

Le gel du budget de fonctionnement imposé par le Budget de 2010 a fait disparaître la flexibilité financière limitée dont le Commissariat disposait auparavant. La péremption de fonds à la fin des deux derniers exercices financiers représentait 1,7 pourcent et 1,2 pourcent de son crédit parlementaire. En 2010-2011, le Commissariat a dû demander l’autorisation d’accéder à des fonds additionnels de 400 000 dollars pour répondre à l’augmentation de la charge de travail associée aux litiges et aux dossiers complexes.

L’examen du programme et des dépenses du Commissariat, effectué dans le cadre du Plan d’action de réduction du déficit du gouvernement, indique que toute diminution des crédits existants aurait des conséquences considérables sur les résultats du programme.^{Note 9} Une telle situation compromettrait la capacité du Commissariat à faire face aux exigences de l’inventaire actuel des plaintes et à respecter d’autres obligations organisationnelles, dont la conformité aux politiques. Si un événement imprévu avait une incidence sur sa charge de travail, il serait aux prises avec des pressions financières importantes.

À ces facteurs s’ajoute l’incertitude liée au déménagement des bureaux en 2013. Selon les estimations préliminaires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le coût pourrait s’élever à 3 millions de dollars et le Commissariat n’a pas encore trouvé le financement nécessaire.

Charge de travail et de gestion de projet

La charge de travail du Commissariat est largement tributaire de la manière dont les institutions fédérales traitent les demandes d’information, ainsi que du nombre, de la complexité et de la priorité des plaintes déposées par la suite devant la commissaire. Le rythme et le résultat des enquêtes complexes ou systémiques dépendent de plusieurs facteurs, parmi lesquels la coopération des institutions, des plaignants et des témoins est particulièrement importante. Les décisions de la Cour dans les cas d’accès à l’information peuvent également avoir une incidence sur la charge de travail du Commissariat. Des fluctuations importantes et imprévues de sa charge de travail risquent de l’empêcher d’atteindre ses objectifs quantitatifs et de s’acquitter de ses autres obligations en temps opportun.

Selon les statistiques de 2010–2011 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les demandes d’accès à l’information auprès des institutions ont connu une hausse de 18 %.^{Note 10} Historiquement, 5 % ou 6 % des demandes donnent lieu à des plaintes au Commissariat. Si cette tendance se confirme, le Commissariat pourrait devoir composer avec un afflux de 2 000 à 2 500 nouvelles plaintes en 2012−2013. En outre, plusieurs des 10 principales institutions à recevoir des demandes d’accès à l’information sont aussi parmi les 10 principales institutions qui génèrent des plaintes. Il y a donc risque d’accroissement de la charge de travail.

À ce risque s’ajoute le fait que les institutions, en période de restrictions, ont tendance à réduire leurs services internes, qui comprennent les programmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Les risques découlant de ces compressions pourraient comprendre l’incapacité de respecter les exigences de la Loi, une baisse de rendement et la multiplication des plaintes au Commissariat.

En outre, l’inventaire de plaintes a considérablement évolué ces dernières années. En 2007−2008, il se divisait à parts égales entre plaintes administratives et plaintes de refus. Les premières concernent les retards, les prorogations de délai, les frais ou des problèmes similaires, tandis que les plaintes de refus concernent l’application ou l’interprétation des exceptions au droit d’accès à l’information, notamment les exceptions relatives à l’information de sécurité nationale et d’autres questions sensibles.

À l’heure actuelle, 88 % de la charge de travail du Commissariat est constituée de plaintes de refus. Ce changement est attribuable à une plus grande efficience dans le règlement des plaintes administratives, mais également à une proportion accrue des nouvelles plaintes de ce type. Le Commissariat note également une augmentation mesurable de la complexité des plus récents dossiers d’enquête.

Vu leur nature, les enquêtes sur les plaintes de refus sont généralement plus complexes ou plus litigieuses et, par conséquent, elles peuvent être plus longues, exigeant même dans certains cas le recours aux pouvoirs d’enquête officiels de la commissaire (p. ex. assignations à comparaître et audiences sous serment). Les plaintes de refus peuvent également donner lieu à des poursuites devant la Cour fédérale lorsque l’on doit clarifier l’interprétation et l’application de la Loi ou veiller au respect de la législation.

Les dossiers litigieux peuvent avoir une incidence sur la charge de travail du Commissariat, puisqu’ils ont parfois pour effet de suspendre des enquêtes pendant de longues périodes. L’an dernier, par exemple, la Cour d’appel fédérale a rendu une décision concernant l’application d’une nouvelle disposition de la Loi fédérale sur la responsabilité, qui a entraîné la réactivation de 174 dossiers, en suspens depuis environ deux ans.

Pour gérer les risques relatifs à sa charge de travail et à ses exigences opérationnelles, le Commissariat a introduit des stratégies pour traiter les dossiers complexes et prioritaires. Une vérification interne menée au printemps 2011 a donné lieu à des améliorations dans la documentation des dossiers et l’analyse de l’environnement, nécessaires au maintien d’une gestion des dossiers efficiente et rapide.^{Note 11} En 2012−2013, l’instauration d’une fonction d’évaluation contribuera à atténuer les risques que représente le fait de ne pas atteindre les objectifs établis en donnant de la rétroaction sur le rendement. En outre, le Commissariat suivra de près l’incidence des plans de réduction du déficit sur les opérations d’AIPRP dans l’ensemble du système.

Litiges

Le Commissariat vit constamment avec la possibilité de litiges avec les institutions qui ne se conforment pas à la Loi et aux décisions des tribunaux. L’augmentation du pourcentage des plaintes de refus a accentué ce risque. Pour l’atténuer, le Commissariat recourt à divers moyens de son « continuum de conformité », notamment l’emploi d’outils d’enquête qui réduisent la demande auprès des institutions, l’intervention précoce des Services juridiques, ainsi que la présence de la haute direction pour communiquer les attentes et maintenir un climat de coopération.^{Note 12}

En mai 2011, la Cour suprême du Canada a rendu une décision concernant l’accès à l’information aux documents qui se trouvent dans les bureaux du premier ministre et des ministres. La Cour a élaboré un test en deux étapes pour déterminer si ces documents sont contrôlés par l’institution fédérale. Toutefois, en l’absence d’une distinction claire entre un document ministériel et un document fédéral, les enquêtes pourraient s’avérer longues et difficiles, exigeant éventuellement l’exercice des pouvoirs officiels de la commissaire, en plus d’entraîner une augmentation des procédures judiciaires, avec celle, en parallèle, du temps et des ressources nécessaires pour bien préparer et présenter les arguments de la commissaire.

Il en va de même de certaines nouvelles exceptions apportées par la Loi fédérale sur la responsabilité, qui pourraient faire en sorte que de plus en plus d’institutions et de demandeurs soient tentés de tester les limites de ces dispositions devant les tribunaux.

En 2011−2012, le Commissariat a accru sa capacité juridique interne pour apporter de l’aide aux enquêtes officielles et aux litiges devant toutes les instances judiciaires, contribuant ainsi à réduire sa dépendance à l’égard de services professionnels externes coûteux. Il a également entrepris un examen de la législation en matière d’accès à l’information pour en cerner et en documenter les lacunes, notamment les questions susceptibles d’accroître les risques de litige.

Ressources humaines et gestion des connaissances

Il existe deux principaux types de risques associés aux ressources humaines. Il y a d’abord le risque que le nombre de ressources, ou la capacité, ne suffise pas à répondre aux besoins organisationnels, suivi du risque que le niveau d’habileté et d’expérience, ou les compétences, ne soit pas suffisant, compte tenu de la nature ou de l’évolution de ces besoins.

En 2009 et 2010, le Commissariat a accompli un certain nombre de mesures de dotation en vue de pourvoir tous ses postes d’enquêteurs. Depuis, les stratégies de recrutement du Plan intégré des RH pour 2009‑2014 ont démontré leur efficacité à réduire l’incidence du roulement constant du personnel, causé notamment par les départs à la retraite et la forte demande pour des professionnels de l’accès à l’information. Cependant, en raison de la petite taille du Commissariat, des congés temporaires pour maladie ou obligations familiales, par exemple, entraînent le risque d’entraves considérables à sa productivité. Le déménagement des bureaux en 2013 comporte également des risques pour la productivité et le maintien de l’effectif.

En ce qui concerne les compétences, la particularité du programme du Commissariat et le pourcentage élevé de nouvelles recrues entraînent un défi important. En janvier 2011, les statistiques sur le personnel indiquaient que 57 % des enquêteurs comptaient moins de trois années d’expérience au sein du Commissariat. De plus, près du tiers des enquêteurs et plusieurs directeurs seront bientôt admissibles à la retraite.

S’ajoute à ces risques le fait que la mémoire institutionnelle et les compétences intégrées reposent sur les épaules d’un petit nombre d’individus, qui occupent souvent des postes uniques, de gestion ou à fonctions multiples.

À titre de stratégie d’atténuation critique, la gestion des talents permet au Commissariat de développer et de maintenir une expertise dans les domaines particuliers de sa fonction d’enquête. Il doit également concevoir des plans de relève et des processus d’ensemble adéquats, afin de veiller à une transition en douceur et au transfert des connaissances dans les cas de roulement du personnel.

Gestion et technologie de l’information

Maintenant dans sa quatrième année, la stratégie quinquennale de renouvellement de la gestion et de la technologie de l’information (GI/TI) du Commissariat sera consacrée à l’intégration des infrastructures et le renforcement du réseau. L’intégration offre un moyen de réaliser d’importantes économies tout en améliorant la performance et en permettant la prise en charge des augmentations futures de la capacité.

À la lumière d’une évaluation des risques effectuée en 2010, le renforcement du réseau préviendra les failles de sécurité grâce à des mises à jour logicielles, de nouveaux systèmes de sécurité et de meilleures configurations et politiques d’exploitation. Ces mesures veilleront à ce que le Commissariat dispose d’une technologie conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement et compatible avec l’orientation globale du gouvernement et les lignes directrices en matière de communication et de gestion de l’information.

Alors que le Commissariat se préparer à la transition vers le Milieu de travail 2.0, il doit également achever l’élaboration et la mise en œuvre de son cadre de gestion de l’information. Ce cadre doit lui permettre, en particulier, de réaliser pleinement l’objectif de la Directive sur la tenue de documents du gouvernement.

Malgré de nombreux avantages potentiels, l’utilisation du Web 2.0 entraîne son lot de risques et de défis. Il pourrait, par exemple, être difficile de concilier certaines obligations politiques (comme l’égalité dans l’utilisation des langues officielles) et certaines contraintes technologiques (comme le nombre de caractères par message). Des renseignements officiels pourraient être mal utilisés ou communiqués hors contexte, ce qui pourrait donner lieu à une mauvaise interprétation ou à des perceptions négatives. Les interactions en ligne entre les citoyens et le personnel entraînent également des risques en matière de protection de la vie privée. Outre l’atténuation de ces risques, le Commissariat doit se conformer aux nouvelles normes régissant l’accessibilité des sites Web et la facilité d’utilisation des données, des outils et des services Web.

Étant donné le nombre et la complexité des projets concernés, il existe un risque de ne pas atteindre la pleine conformité pour tous les instruments de politiques relatifs à la GI/TI dans les délais prévus. Comme l’on s’attend à ce que le Commissariat applique des pratiques exemplaires, sa réputation pourrait être grandement entachée par des problèmes de ce type.

Obligation de rendre compte et conformité aux politiques

Tout comme d’autres institutions fédérales, le Commissariat est régi par un certain nombre de politiques et de règlements du gouvernement. En raison des changements continus, ces instruments doivent être constamment contrôlés, et l’on doit réévaluer le caractère adéquat des contrôles internes en conséquence, ce qui représente un défi pour un organisme de petite taille comme le Commissariat.

Un autre défi réside dans le fait que la commissaire, à titre d’agente du Parlement indépendante, est seule responsable du suivi et de la vérification de la conformité à certaines dispositions politiques, le cas échéant. Dans certains domaines, la responsabilité de la commissaire en matière de conformité est accrue en raison de son rôle d’administratrice des comptes et de son obligation de comparaître devant les comités parlementaires sur demande.

En 2012−2013, le Commissariat se consacrera à la mise en application des contrôles clés relatifs à la gestion des ressources humaines. Il a engagé des discussions pour obtenir des services de ressources humaines auprès de l’Unité des services partagés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le Commissariat travaillera également avec la Commission de la fonction publique pour mettre en œuvre, le cas échéant, les recommandations de la vérification de la dotation amorcée à la fin de 2011−2012.

Sommaire de la planification

Depuis 2008, le Commissariat gère l’insuffisance des ressources, dans toute la mesure du possible, au moyen de réaffectations et de restructurations internes. Il a poursuivi l’amélioration de ses processus opérationnels, ce qui a donné lieu à d’importantes économies de fonctionnement, qu’il a réinvesties pour renforcer la prestation des services, gérer des fluctuations imprévues de la charge de travail et fonctionner dans le cadre de son enveloppe budgétaire.

À la suite du gel du budget de fonctionnement imposé en 2010, le Commissariat a élaboré une stratégie visant à réduire sa dépendance à l’égard de son budget de fonctionnement et d’entretien (F et E) pour couvrir les augmentations de salaire prévues aux conventions collectives. Cette stratégie l’a pourvu de suffisamment de fonds de F et E pour couvrir les frais de fonctionnement fixes et les coûts liés au programme.

Dans le cadre du plan d’action de réduction du déficit du gouvernement, le Commissariat a revu son programme, son fonctionnement et ses services internes pour en évaluer les résultats, la possibilité d’en accroître l’efficience et l’efficacité, et des économies potentielles.^{Note 13} L’examen a révélé que toute diminution de ses crédits existants aurait des conséquences considérables sur les résultats du programme. De telles réductions éroderaient les avantages et l’efficience apportés par les investissements précédents dans le programme et en compromettraient la viabilité future.

Le Commissariat a également effectué une analyse comparative sur quatre ans de ses dépenses de fonctionnement par rapport à d’autres ministères de taille similaire. Cette analyse a permis de démontrer que la moyenne des frais F et E par équivalent temps plein au Commissariat se situe dans l’extrémité inférieure de la fourchette des dépenses et qu’elle sera encore réduite d’ici 2014−2015. Le Commissariat prévoit une diminution de 50 % de ses dépenses de F et E par rapport à 2010−2011.

Le tableau des ressources financières ci-dessous affiche le total des dépenses prévues (incluant les régimes d’avantages sociaux) du Commissariat à l’information pour les trois prochains exercices. Les variations d’une année sur l’autre sont principalement attribuables aux initiatives de gestion et de technologie de l’information (GI/TI). Ces chiffres ne tiennent pas compte de la réduction des crédits parlementaires annoncée dans le Budget de 2012.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012–13	2013-14	2014-15
11 708	11 760	11 493

Le tableau ci-dessous résume les ressources humaines prévues au Commissariat à l’information pour les trois prochains exercices. Le nombre ne tient pas compte de l’incidence possible des coupures budgétaires annoncées.

Ressources humaines (équivalents temps plein, ou ETP)

2012–13	2013-14	2014-15
106	106	106

Tableau sommaire de la planification

Le tableau suivant affiche la répartition des ressources financières entre les activités du programme fondamental et les services internes du Commissariat. En 2011-2012, la différence de 1 836 000 $ par rapport à 2012-2013 au chapitre des dépenses prévues est principalement attribuable au financement reçu pour les besoins de rémunération, soit 1 300 000 $. Ces besoins se rapportent aux exigences législatives du gouvernement à titre d’employeur, pour des postes budgétaires comme les prestations parentales et les indemnités de départ. Au cours de 2011-2012, en raison des modifications apportées aux conventions collectives, les membres de certaines unités de négociation pouvaient choisir le paiement immédiat de leur indemnité de départ cumulative. La différence dans les prévisions de la planification résulte également d’un report de 235 000 $, d’un ajustement de 2 000 $ à la convention collective, ainsi que d’ajustements budgétaires de 31 000 $ aux régimes d’avantages sociaux et de 268 000 $ pour les initiatives de renouvellement de la GI/TI (en 2012-2013).

Tableau sommaire de la planification
(en milliers de dollars)

Activité de programme	Prévision des dépenses   2011–12	Dépenses prévues			Harmonisation avec les résultats du gouvernement du Canada
		2012–13	2013-14	2014-15
Respect des obligations liées à l’accès à l’information	8 701	8 701	8 701	8 701	Affaires gouvernementales :un gouvernement fédéral transparent, responsable et sensible aux besoins de ses citoyens
Services internes	4 821	3 534	3 586	3 319
Total prévu	13 522
Total des dépenses prévues		11 708	11 760	11 493

Remarque : Les dépenses prévues comprennent les niveaux de référence approuvés de la mise à jour annuelle des niveaux de référence de l’exercice précédent et les ajustements à ces niveaux de référence, comme les montants reçus dans le cadre du budget supplémentaire des dépenses.

Profil des dépenses

En 2012−2013, le Commissariat prévoit dépenser un total de 11 708 000 $ pour atteindre les résultats prévus de ses activités de programme et contribuer à son résultat stratégique à long terme. Le Commissariat s’est engagé à utiliser ses ressources financières de la manière la plus stratégique et la plus responsable qui soit pour continuer à accroître l’efficacité de sa prestation de services aux Canadiens ainsi que l’incidence des activités favorisant un régime d’accès à l’information de premier plan.

Environ 75 % du budget du Commissariat sera affecté aux salaires et 25 % ira aux dépenses de fonctionnement et entretien (F et E). Un tiers du budget F et E concerne des coûts fixes.

La figure suivante illustre l’évolution des dépenses du Commissariat de 2009−2010 à 2014−2015. Cette évolution indique une augmentation des dépenses réelles en raison de la dotation et du financement des initiatives de renouvellement de GI/TI. L’augmentation des dépenses prévues reflète principalement les exigences en matière de rémunération associées au paiement des indemnités de départ cumulées. Le Commissariat devra revoir ses prévisions de dépenses à la lumière du Budget de 2012.

[Version text]

Estimations par crédit

Pour un supplément d’information sur les crédits organisationnels ou les dépenses statutaires, voir le Budget principal des dépenses 2012−2013.