ARCHIVÉ - Agence de la fonction publique du Canada

Cette page a été archivée.

Section IV : Autres sujets d'intérêt

Activité de programme : Services internes

La réussite des efforts déployés par l'Agence dans le cadre de ses trois activités de programme est étroitement liée à la capacité d'obtenir des services efficaces et efficients en temps opportun à l'interne. L'objectif est de réunir les efforts de spécialistes provenant de diverses fonctions de services internes et l'expertise en matière de politique et de programmes, et ce, dans toute l'Agence en vue de créer une organisation intégrée, bien gérée, qui fonctionne bien et qui est en mesure de soutenir ses initiatives et ses efforts à l'échelle de la fonction publique.

Affaires publiques/Services de communication

La Direction des communications fournit un soutien étendu en matière de communications stratégiques et opérationnelles au ministre, à la présidente, à la première vice-présidente, aux vice-présidents et aux employés dans toute l'Agence. L'objectif est de faire en sorte que l'Agence s'exprime d'une seule voix et que celle-ci soit claire et bien comprise, peu importe le client ou le groupe ciblé. De façon continue, elle vise à faciliter les communications avec le personnel, en collaboration avec l'équipe de gestion de l'Agence.

Au cours de l'année à venir, nous accorderons la priorité à l'élaboration et à la mise en oeuvre d'un cadre organisationnel pour les communications de l'Agence. Voici les domaines prioritaires à l'intérieur de ce cadre :

• contribuer à établir et à promouvoir la fonction publique en tant que milieu de travail de choix pendant que l'Agence continue à appuyer le renouvellement de la fonction publique;
• mettre en oeuvre la stratégie Internet de l'Agence, dont l'objet est de fournir des outils pertinents et opportuns ainsi que des renseignements au sujet de la gestion des personnes à l'intention des gestionnaires et des spécialistes des ressources humaines à tous les niveaux de la fonction publique et de servir de source fiable de données et d'information concernant l'état de la fonction publique;
• élaborer des stratégies de communication qui permettront à l'Agence de communiquer ses politiques, ses services et ses résultats de recherche à ses groupes cibles au moyen de communications pertinentes, opportunes et ouvertes, entre autres des publications, du marketing, des activités de rayonnement et d'un service d'information sans frais.

Services de gestion et de surveillance

Pour toute organisation, la gestion efficace repose sur la planification stratégique. Celle-ci sert de mécanisme permettant d'établir des priorités, de suivre les progrès réalisés, d'assurer les résultats et la responsabilité, somme toute, de surveiller le bon fonctionnement de l'organisation. Il est d'autant plus important de bien exécuter les fonctions de planification stratégique compte tenu de l'intégration de la planification des activités et des ressources humaines et financières.

Nous accordons souvent une grande importance au plan, mais la clef de la planification judicieuse est la « planification » elle-même. Ce processus dynamique se produit au cours de l'année à mesure que se déroule le cycle de planification. Tout au long de l'année, ces efforts sont agrémentés d'activités d'appréciation des risques, de vérification et d'évaluation et de mesure du rendement. Grâce à la gestion de projet, au suivi des activités de l'Agence et à l'intégration de toutes les activités de planification aux opérations et à la gouvernance de l'Agence, il est possible d'assurer le suivi des efforts déployés par l'Agence au cours de l'année et ainsi de maximiser l'efficience et l'efficacité de l'Agence.

Services de gestion des ressources humaines

Les services de gestion des ressources humaines de l'Agence servent de centre de référence pour l'élaboration de fonctions et de programmes intégrés de politiques et conseils en RH, la prestation de fonctions opérationnelles en ressources humaines, le renforcement des relations syndicales-patronales et de la capacité de planification des ressources humaines de l'Agence. Dans cette période de planification, l'Agence se concentre principalement sur l'attraction et le maintien en fonction d'employés talentueux à l'interne.

Voici d'autres priorités clés visées durant la période de planification :

• faire en sorte que la structure organisationnelle appuie les secteurs d'activité de l'Agence;
• simplifier les processus organisationnels des RH et investir dans des solutions automatisées pour améliorer l'efficacité de la gestion;
• renforcer la capacité et l'avancement de carrière dans les domaines suivants : élaboration de politiques en RH, conception de programmes, soutien administratif de base et spécialistes en RH;
• élaborer des nouvelles normes de service pour la prestation de services en RH aux clients internes;
• améliorer les renseignements démographiques disponibles aux gestionnaires de l'Agence à l'appui de l'intégration efficace de la planification des ressources humaines aux activités.

Services de gestion financière

Les services de gestion financière appuient les fonctions de gérance et de responsabilité comptable de la haute direction et de l'Agence dans son ensemble. Pour ce faire, ils s'assurent que les fonds octroyés à l'Agence sont dépensés conformément à la politique gouvernementale et servent à financer des programmes et des services approuvés par le Parlement. Ils font aussi en sorte que les gestionnaires qui exercent des responsabilités financières ont accès à des conseils d'experts en matière de finances et que les contrôles pertinents sont en place pour protéger la sécurité des fonds publics. Certains services financiers opérationnels sont fournis par l'Agence en vertu d'un protocole d'entente de services partagés entre l'Agence et la Direction des services ministériels du ministère des Finances Canada.

Voici quelques-unes des priorités courantes :

• permettre aux gestionnaires de gérer leurs ressources financières en améliorant la prestation des opérations comptables;
• préparer des états financiers en vue d'assurer la transparence conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux exigences en matière de responsabilité financière;
• élaborer un barème tarifaire pour ses services;
• appuyer l'examen des présentations au Conseil du Trésor.

Services de chaîne d'approvisionnement

Les services d'approvisionnement et de passation de marchés sont fournis à l'Agence en vertu d'un protocole d'entente conclu entre la Direction des services ministériels (DSM) du ministère des Finances et l'Agence. Les contrats de services de l'Agence sont examinés par le Comité d'examen des marchés du SCT et de l'Agence. De plus, l'approvisionnement et la passation de marchés sont centralisés au sein de l'Agence, à l'exception des acquisitions par carte d'achat. Aussi, toutes les activités d'acquisition et de passation de marchés font l'objet d'un examen approfondi par l'Agence et les spécialistes des acquisitions de la DSM.

Afin de simplifier les processus de passation de marchés et d'en améliorer les services au profit des clients de l'Agence, celle-ci mettra sur pied son propre comité d'examen des marchés. Elle compte ainsi simplifier à la fois les processus de l'Agence et les activités administratives internes grâce à une utilisation plus efficace de la technologie.

L'Agence a pris l'engagement de préparer un guide d'approvisionnement écologique tel que mentionné dans les Stratégies ministérielles de développement durable. Le guide a été conçu afin de fournir aux employés à qui l'on a confié des responsabilités d'acquisition, de l'information sur la façon de rendre les acquisitions ministérielles plus écologiques. Il énonce également des critères d'évaluation des avantages écologiques d'articles à l'étude en vue de l'acquisition, tout en reconnaissant que l'on doit également tenir compte de facteurs non écologiques lors de la prise de décisions. Le guide n'impose pas de règles rigoureuses concernant l'utilisation d'articles coûteux ou inadéquats uniquement en raison de leurs qualités écologiques.

Services de gestions des locaux/des biens

La gestion des locaux revêtira une grande importance au cours de la période de planification. Durant les années à venir, l'Agence devra se pencher en priorité sur la pénurie de bureaux, l'amélioration des locaux et la nécessité de déménager et de regrouper de façon stratégique ses bureaux. Elle élaborera un plan de locaux à long terme en vue de réunir l'Agence en un endroit. De cette façon, elle compte favoriser l'intégration et la gestion horizontale de programmes de l'Agence et réduire les coûts associés aux locaux à long terme.

Services de gestion/de technologie de l'information (GI/TI)

À compter de septembre 2007, la fonction de dirigeant principal de l'information (DPI) a été transférée au service de l'infrastructure stratégique et de la gestion de l'information (ISGI) au sein du secteur de l'Infrastructure stratégique, de l'Organisation et de la Classification. L'Agence obtient du soutien informatique grâce à un protocole d'entente de services partagés entre l'Agence et la Direction des services ministériels du ministère des Finances Canada.

Voici quelques-unes des priorités d'ISGI pour 2008-2009 :

• mettre en oeuvre le Cadre de régie de la GI/TI;
• promouvoir la sensibilisation au sujet de la GI et l'utilisation du SGDDI;
• participer à l'élaboration de directives sur la dotation et à la conception et à l'acquisition de contrats ayant une composante GI/TI;
• élaborer et mettre en oeuvre un cadre de gestion de projet qui comprend un cycle d'élaboration des systèmes.

Services de vérification interne

L'évaluation de 2006 selon le CRG de la fonction de vérification interne de l'Agence a conclu qu'il s'agissait d'un domaine où une « attention était requise ». C'est pour cela que la fonction est devenue une priorité en 2007-2008, afin de garantir que d'importantes améliorations étaient mises en oeuvre pour renforcer les activités de vérification de l'Agence.

Comme première étape, l'Agence a d'abord mis en place un comité de vérification interne de haut niveau. De plus, l'Agence a fait du progrès significatif pour obtenir l'approbation pour que son organisation ait le statut de « petit ministère ou organisme (PMO) » aux fins de vérification interne en vertu de la politique du Conseil du Trésor sur les vérifications internes. En ce sens, les exigences fondamentales de vérification de l'Agence seront respectées grâce aux activités du Bureau du contrôleur général (BCG), qui assumera la responsabilité fonctionnelle de répondre aux besoins de l'Agence dans ce domaine. En complément, l'Agence tentera de se faire représenter au comité indépendant de vérification interne des PMO du BCG, et la fonction de vérification sera entièrement transférée au BCG le 1^er avril 2009.

En outre, l'indépendance de la fonction de vérification (ainsi que la fonction d'évaluation) au sein de l'Agence pendant la période de transition a été encore renforcée grâce au transfert de la responsabilité organisationnelle dans ce domaine au secteur de la Politique stratégique, de la Planification et de la Recherche de l'Agence, qui devra aussi assurer la liaison avec le BCG et le Bureau du vérificateur général. La mise à jour du plan de vérification axé sur le risque à court terme, une étape clé dans le processus de transition, est actuellement examinée et elle sera remise au comité de vérification interne avant que la présidente l'approuve et la transmette au BCG. Parallèlement, les travaux actuels de vérification de l'Agence continuent.

Services d'évaluation

La fonction d'évaluation de l'Agence sera beaucoup renforcée pendant la période 2008-2009. Alors qu'auparavant les activités d'évaluation étaient intermittentes et se déroulaient « selon les besoins » de secteurs particuliers au sein de l'Agence, elles sont désormais redistribuées dans l'organisation, dans le cadre du secteur de la Politique stratégique, de la Planification et de la Recherche de l'Agence. Cette réorganisation renforcera beaucoup la nature stratégique de la fonction d'évaluation et permettra également de tirer profit des économies d'échelle liées à la consolidation.

Une importante activité de mesure efficace (évaluation) pour 2008-2009 sera l'élaboration d'une vaste évaluation horizontale (à l'échelle du gouvernement) de divers projets parallèles de gestion des personnes. Elle fait partie de la mise en oeuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et elle engagera divers partenaires dans l'ensemble du gouvernement fédéral. On estime qu'il faudra 18 mois pour terminer tout le travail de mesure des résultats liés aux diverses mesures entreprises. En parallèle, on élabore aussi une série d'indicateurs avancés à court terme des succès de la LMFP à long terme. La plupart de ces travaux combinés s'intègreront au processus imminent de révision législative (lié à la LFMP).