ARCHIVÉ - Définition de la base de référence - Sommaire et analyse des pratiques concernant les projets en technologies de l’information à l’échelle gouvernementale

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1.    Introduction

Voici une présentation de l'initiative d'implantation du Cadre amélioré de gestion au gouvernement fédéral et de son utilisation pour la mise en œuvre et la promotion de pratiques exemplaires en gestion et en réalisation de projets en technologies de l'information.

1.1 Contexte

Le gouvernement s'est engagé à améliorer l'efficacité de ses programmes et de ses services par le biais de l'utilisation des technologies de l'information. Des études sur les projets gouvernementaux en technologies de l'information menées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et le Bureau du vérificateur général (BVG) ont permis de mettre en évidence les problèmes de gestion et de réalisation de projets gouvernementaux en technologies de l'information.

Afin de régler ces problèmes et d'améliorer le cadre de gestion et de réalisation des projets en technologies de l'information, on a créé le Bureau de gestion des projets, SCT. Il est chargé de guider et d'appuyer les ministères afin que les projets en technologies de l'information gouvernementaux :

• répondent aux besoins des fonctions ou des services du programme pour lesquels ils sont conçus;
• présentent tous les avantages prévus;
• respectent le calendrier et le budget établis.

En collaboration avec des ministères, le Bureau a publié en mai 1996 un document énonçant des principes directeurs et des pratiques exemplaires concernant les problèmes de gestion de projets que connaît le gouvernement fédéral. Ce document, Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information,¹ aide les ministères à améliorer leurs pratiques de gestion de projets liés aux technologies de l'information.

Une des orientations comprend la promotion et la mise en œuvre de pratiques exemplaires de l'industrie dans les secteurs pertinents au Cadre amélioré de gestion. Les pratiques actuellement encouragées sont expliquées dans le document intitulé Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information - Partie II : Solutions pour l'application des principes²que l'on peut se procurer par l'entremise du Bureau ou d'Internet (www.tbs-sct.gc.ca). Le Bureau a exigé l'établissement d'une base de référence pour les pratiques liées aux projets, afin d'étoffer et de bonifier cette série initiale de solutions ainsi que d'apporter une aide accrue aux ministères dans leurs efforts d'amélioration.

1.2 Objet

Ce document a comme objectif la présentation des résultats d'une série d'ateliers devant examiner les pratiques gouvernementales actuelles de gestion et de réalisation de projets en technologies de l'information. Le document ne présente que les résultats pour l'ensemble du gouvernement; les résultats par ministère sont présentés dans des documents distincts.

1.3 Justification de l'établissement de la base de référence pour les pratiques actuelles

Seule une bonne compréhension des résultats des projets d'une organisation et des pratiques ayant mené à ces résultats peuvent permettre l'amélioration constante du taux de réussite des projets en technologies de l'information.

On a déjà fait état des irrégularités liées à la gestion et à la réalisation de projets en technologies de l'information du gouvernement fédéral.³ Toutefois, il existe peu de données sur les pratiques ou l'absence de pratiques qui ont mené à ces résultats inadéquats. Afin de mieux orienter et diriger les initiatives d'amélioration, il faut d'abord établir des bases qui permettent d'identifier les points forts et les faiblesses des pratiques. Grâce à une bonne compréhension des lacunes ou des faiblesses, les ministères seront plus en mesure d'établir des liens entre les résultats et les pratiques et ainsi améliorer leur capacité à gérer et à mener à bien des projets réussis en technologies de l'information. Par ailleurs, l'absence chronique de connaissances des pratiques et des répercussions de celles-ci sur les résultats des projets entraînerait probablement des investissements inefficaces ou inappropriés lors de la mise en œuvre de pratiques exemplaires et par conséquent retarderait le rendement sur les investissements en technologies de l'information.

En outre, le besoin d'établir une base de référence pour l'ensemble du gouvernement était nécessaire afin d'établir un point de référence pertinent pour tous les ministères. À l'heure actuelle, les bases de données sur les pratiques ont peu d'exemples provenant des organisations du secteur public et pourraient ne pas refléter la « véritable nature » du service public canadien. C'est la première fois que ce type de base de référence est réalisé pour le gouvernement fédéral.

1.4 Utilisation prévue

La base de référence établie comprend deux composantes : d'abord, une base de référence par ministère et ensuite un sommaire ainsi qu'une analyse des résultats généraux pour l'ensemble du gouvernement. Dans ce contexte, il y a plusieurs utilisations possible des résultats obtenus de la base de référence. La base de référence ministérielle permettra aux responsables des ministères de :

• repérer les points forts et les secteurs devant être améliorés;
• déterminer les priorités d'investissement concernant les améliorations;
• évaluer les progrès réalisés lors de la mise en œuvre de pratiques exemplaires;
• comparer les résultats dans différentes catégories avec d'autres organisations.

Le Secrétariat aura recours aux deux composantes de la base de référence pour :

• examiner les soumissions en fonction des résultats;
• repérer les priorités d'investissement concernant les améliorations;
• promouvoir les activités d'amélioration dans les ministères;
• assurer le suivi des progrès.

La base de référence s'avère un outil pratique pour apporter des améliorations majeures et fournit des données repères pour l'évaluation des progrès.

1.5 Public cible

La base de référence, qui pourrait intéresser plusieurs personnes, est surtout destinée à deux publics cibles au sein des ministères :

• les « fournisseurs » de services ou de produits de technologies de l'information, qui tireront profit d'une meilleure connaissance des points forts et des limites de leur organisation ainsi que des secteurs devant possiblement être améliorés;
• les « acheteurs » de services ou de produits de technologies de l'information, qui tireront profit d'une meilleure compréhension des capacités de leur fournisseur ainsi que de la diversité des pratiques nécessaires à la gestion et à la prestation de projets en technologies de l'information.